4 façons d’automatiser le processus d’intégration des employés
Offrir une expérience d’intégration des employés complète est une étape que de nombreuses organisations négligent. Selon Gallup, seulement 12 % des employés estiment que leur organisation excelle dans l’intégration de nouveaux collaborateurs.
Nous le comprenons, tout le monde est occupé et il y a des tonnes de projets qui se déroulent en même temps.
Comment pouvez-vous gérer le processus d’intégration aussi efficacement et rapidement que possible tout en aidant vos nouveaux employés à démarrer dans les meilleures conditions ?
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Réponse : l’intégration automatisée.
Dans cet article, je vais expliquer comment simplifier l’intégration des nouvelles recrues en retirant certaines tâches répétitives des mains des RH et des managers. Un processus d’intégration automatisé aidera vos nouveaux employés à se sentir les bienvenus, intégrés, et prêts à être opérationnels immédiatement.
Qu’est-ce que l’intégration automatisée ?
L’intégration automatisée désigne le processus d’intégration des employés en utilisant une combinaison de flux de travail numériques et de logiciels d’automatisation.
Vous pouvez mettre en place une intégration automatisée à l’aide de divers systèmes logiciels, notamment des logiciels d’intégration dédiés, des systèmes de gestion des ressources humaines, ou parfois même des logiciels de recrutement.
En résumé, vous pouvez utiliser ces plateformes pour automatiser l’accueil des nouveaux employés en déclenchant des actions prédéfinies associées à des événements clés tout au long du cycle de vie du nouvel employé.
Vous pouvez vous en servir pour notifier les nouvelles recrues, les managers, ou l’ensemble du service RH de toute tâche d’intégration incomplète, les incitant ainsi subtilement à agir pour garantir la réussite du processus.
D’autres fois, le logiciel d’intégration automatisée demande à des applications intégrées de modifier des données. Globalement, c’est une manière simple d’augmenter le retour sur investissement de votre processus d’intégration.
Voici quelques exemples de tâches d’intégration facilement automatisables par un logiciel :
- Créer de nouveaux comptes utilisateurs dans un annuaire d’entreprise
- Accorder l’accès à des applications ou autres systèmes informatiques
- Demander le matériel nécessaire aux nouvelles recrues
- Planifier des réunions d’accueil et d’orientation
- Demander des signatures sur les documents d’intégration
- Établir le lien entre les nouveaux employés et leurs « buddies » (parrains/marraines)
- Envoyer des enquêtes de satisfaction sur le processus d’intégration.
Tout processus qui peut être automatisé via un système RH ou un système de gestion de projet doit l’être. Cela augmente l’efficacité et réduit le risque que certaines tâches passent entre les mailles du filet, ce qui pourrait nuire à l’opinion du nouvel arrivant sur l’organisation.
Mais, avant de nous pencher sur le pourquoi de l’intégration automatisée, rappelons pourquoi il s’agit d’un véritable enjeu au départ.
Les défis de l’intégration manuelle des employés
Si cela fait un moment que vous n’avez pas accueilli de nouveaux collaborateurs mais que vous vous préparez à une vague de recrutements, voici ce qu’il vous faut absolument éviter :
1. Moins d’efficacité
Un processus d’intégration manuel est chronophage pour toutes les parties prenantes. Qu’il s’agisse du personnel RH, des équipes informatiques ou des managers, cocher chaque point de la liste d’intégration pour chaque nouvel arrivant prend du temps.
De plus, lorsqu’on est absorbé par des projets générateurs de revenus, l’intégration des employés n’est généralement pas une priorité. Et s’investir à fond pour personnaliser l’expérience d’intégration consommera encore davantage votre temps.
Les processus traditionnels reposant sur le manuel sont aussi pénibles pour les entreprises moins matures et avec un effectif limité. Par exemple, la documentation des données des employés et l’attribution des tâches d’intégration leur prennent beaucoup de temps.
L’automatisation est un moyen d’optimiser l’intégration en réduisant le nombre de tâches manuelles.
2. Moins d’enthousiasme chez les nouveaux arrivants
Si les nouveaux employés passent leur premier jour ou leur première semaine à essayer d’accéder aux applications, à courir après les documents dans tous les systèmes de l’entreprise, et à demander au manager de réexpliquer les attentes du poste, vous avez un problème.
Vous voyez, les nouveaux recrutés gagnent rapidement en motivation à leur prise de poste. Et si vous tentez de bâtir une expérience d’intégration engageante manuellement, vous risquez de sacrifier la personnalisation au profit de la rapidité, ce qui tue l’enthousiasme des nouveaux venus.
C’est pourquoi il est judicieux d’apporter une touche personnelle à votre processus d’intégration également.
3. Davantage d’erreurs humaines
Les tâches d’intégration manuelles sont sujettes aux erreurs. Par exemple, l’équipe RH pourrait prendre du retard dans la collecte et la sauvegarde de toutes les informations nécessaires des employés pour la paie, les avantages sociaux et la conformité de l’intégration.
Ou bien, elle pourrait oublier de stocker ces données dans tous les emplacements requis, voire oublier où elles ont été sauvegardées.
Ces erreurs affectent également votre capacité à mesurer le succès de l’intégration.
Heureusement, un logiciel d’automatisation peut prendre en charge pour vous la saisie des données sujette à l’erreur ainsi que d’autres tâches administratives.
4. Manuel = Non évolutif
Si votre entreprise, comme la plupart, prévoit de se développer, vous voudrez éliminer bon nombre de processus manuels pour rendre les choses évolutives.
Les processus que vous aviez mis en place pour intégrer vos 10 ou 20 premiers collaborateurs pouvaient fonctionner à l’époque, mais tout peut rapidement devenir ingérable lorsque vous devez intégrer un plus grand nombre de personnes.
Au lieu de cela, prenez du recul et cherchez des façons de repenser votre programme d’intégration afin de tirer parti des workflows automatisés, des fonctions en libre-service et des processus simples à reproduire, comme l’envoi d’enquêtes d’intégration ou des modèles adaptés à différents cas d’usage d’employés.
En tant que principale interlocutrice RH pour l’intégration, personne ne saurait comment s’y prendre si je m’absentais. L’automatisation de certaines étapes clés du processus a vraiment permis de fluidifier la gestion. Une fois qu’un candidat signait son contrat de travail, une série de workflows automatisés informait les parties prenantes des tâches à accomplir, ce qui empêchait tout oubli lié aux processus manuels.
À présent, entrons dans les détails spécifiques expliquant quoi automatiser, et comment.
4 étapes pour automatiser l’intégration
Si vous vous demandez quelles sont les étapes à suivre pour automatiser votre processus d’intégration manuel, nous avons ce qu’il vous faut.
Ci-dessous, j’ai mis en avant plusieurs domaines clés où vous pouvez automatiser votre processus de recrutement, que vous intégriez de nouveaux collaborateurs à distance ou en présentiel.
1. Définir les tâches de pré-intégration
Vous effectuez généralement quelques tâches avant le premier jour de vos nouveaux collaborateurs, n’est-ce pas ? L’automatisation de l’intégration des employés peut grandement vous aider sur ce point. Suivez simplement les étapes suivantes.
La première consiste à répertorier les tâches de pré-intégration que vous effectuez généralement, telles que :
- Créer le profil de l’employé dans votre système d’information des ressources humaines (SIRH) afin de recueillir son poste, ses coordonnées, détails bancaires et informations fiscales
- Envoyer à la nouvelle recrue un email de bienvenue ainsi qu’un formulaire pour recueillir des informations comme les tailles de vêtements (pour les cadeaux de bienvenue de l’entreprise !) afin de préparer un kit d’accueil
- Créer un nouveau compte utilisateur dans votre plateforme de gestion des identités (ex : Active Directory, Okta, etc.)
- Configurer le compte du nouvel arrivant dans votre système de gestion des services informatiques
- Informer les parties prenantes clés des informations du nouveau collaborateur
- Ajouter le nouvel employé aux canaux appropriés sur votre plateforme de messagerie d’entreprise
- Demander à son manager d’indiquer les applications nécessaires à son poste (ainsi que le niveau d’accès requis)
- Notifier l’équipe de support informatique pour vérifier les licences disponibles et accorder l’accès
- Alerter le manager et les collègues du nouvel arrivant pour bloquer du temps dans leur agenda pour les appels de présentation.
À ce stade du processus d’intégration, vous êtes prêt pour le premier jour des recrues. Cela signifie que vous êtes un pas plus près d’avoir une nouvelle équipe productive
2. Standardiser les étapes d’orientation
Pendant l’accueil d’un nouvel employé, nous vous recommandons :
- Planifiez une réunion d'orientation avec les nouvelles recrues dès leur premier jour
- Mettez les nouvelles recrues en contact les unes avec les autres
- Faites-leur rencontrer individuellement les membres de leur nouvelle équipe
- Diffusez les documents administratifs pour les nouveaux employés et
- Fournissez aux nouveaux employés un manuel de l'employé complet ou un manuel abrégé pour le nouveau personnel, en particulier.
Cela peut sembler intimidant au début. Mais, avec un processus d'intégration automatisé, vous n'êtes pas obligé de tout faire manuellement. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser des workflows automatisés pour vous assister.
Il vous suffit de bien connaître les étapes de votre workflow d'orientation afin de configurer la bonne solution logicielle qui les suivra. C’est ainsi que vous accélérez le processus et garantissez la cohérence, en exécutant les mêmes étapes exactes à chaque accueil d’un nouveau collaborateur.
Par exemple, veillez à ce que le workflow d'orientation comprenne l'ajout de chaque nouvel employé à votre espace de travail Microsoft SharePoint, ou à un canal de communication professionnelle destiné aux recrues.
3. Structurez le workflow d'intégration
Jusqu'à présent, nous avons discuté de l’orientation, mais le workflow d'intégration ne s'arrête pas là. Le processus inclut d'autres workflows, tels que
- Workflows de documentation (y compris les permissions de compte utilisateur)
- Workflows de formation (incluant des quiz d’évaluation de suivi)
- Workflows de suivi de progression (y compris les bilans réguliers)
- Workflows de retour d’expérience (y compris les enquêtes de satisfaction)
Mais, avant tout, vous devez concevoir un processus clair qui standardise autant que possible l’expérience d’intégration et fournit une checklist des processus RH à destination des personnes chargées de l’intégration. Notre conseil est de développer un plan sur 30-60-90 jours.
Si vous ne savez pas ce que c’est ni comment le mettre en place, consultez notre guide sur la rédaction d’un plan 30-60-90 jours pour l’intégration dans votre organisation, qui inclut également un modèle.
Si vous avez déjà créé votre plan d’intégration sur 30-60-90 jours, l’étape suivante consiste à le décliner pour chaque phase du plan. Celui-ci doit inclure les éléments suivants :
- Dossiers de documentation et documents auxquels les nouveaux employés doivent avoir accès
- Cours de formation ou tutoriels internes de formation à compléter
- Réunions de suivi auxquelles ils doivent assister
- Enquêtes de satisfaction à remplir
Une fois cela fait, vous êtes prêt à automatiser les tâches d’intégration que vous venez d’organiser et de décrire.
4. Investissez dans le bon logiciel
Prenez en compte les étapes et le calendrier de votre plan 30-60-90 jours, ainsi que les rôles impliqués à chaque étape. Ce sont les données nécessaires pour configurer un logiciel d'intégration automatisée des employés afin de lancer les workflows que vous venez de définir.
En réalité, il vous faut également un ensemble d’outils adéquats disposant de fonctionnalités d'intégration automatisée. En d'autres termes, vous aurez besoin de tout ou partie des systèmes suivants :
- Un système de suivi des candidatures (ATS)
- Un SIRH
- Une solution de signature électronique
- Une plateforme de communication interne
- Une plateforme de manuel de l’employé ou un système de gestion documentaire
- Une application de création de formulaires en ligne
- Une application de stockage cloud
- Un système de gestion de l’apprentissage (LMS)
- Un logiciel d’automatisation des workflows qui intégrera toutes les applications ci-dessus
Vous noterez que certains systèmes sont déjà intégrés les uns aux autres ou possèdent des fonctionnalités similaires. Par exemple, certains SIRH disposent d'une solution intégrée de signature électronique et certains LMS s’intègrent à des plateformes de communication interne.
Cela vous revient d’évaluer si vous avez besoin d’un tout nouvel outil ou s’il est possible de vous contenter des solutions RH déjà en place. Il vous faudra aussi choisir quel type de logiciel d’intégration est à privilégier : des plateformes tout-en-un ou des solutions RH dédiées et autonomes.
Vous devrez également évaluer le prix des logiciels d'intégration afin de choisir l'option la plus adaptée à votre budget.
Que peuvent automatiser ces systèmes logiciels ?
Quelle que soit votre décision, voici des exemples de ce qu'une plateforme d'automatisation des flux de travail peut faire pour vous (automatiquement) :
- Déclencher le processus de pré-intégration dès que vous marquez un candidat comme recruté dans l'ATS
- Demander à votre logiciel de signature électronique de
- Envoyer les contrats de travail à tous les signataires concernés, pour relecture et signature dans un ordre défini à l'avance (c'est également un domaine où l’IA dans la gestion des contrats peut vous aider)
- Rappeler les délais à ces personnes
- Les notifier, en temps réel, dès qu'une signature est recueillie
- Transférer les contrats signés vers votre application de stockage cloud
- Demander à l'HRIS d'envoyer des formulaires en ligne aux nouveaux employés pour collecter leurs informations
- Demander à votre plateforme de communication professionnelle de
- Ajouter les nouveaux arrivants à un canal d'intégration
- Les présenter à leur binôme d'intégration
- Suggérer aux nouveaux de consulter les vidéos d'entreprise, les politiques et procédures internes, la documentation sur les avantages sociaux et les organigrammes, stockés dans l'application cloud
- Communiquer avec votre LMS pour
- Inscrire les nouveaux employés dans les parcours de formation pertinents
- Partager les liens vers les modules ou formations adaptés au bon moment
- Informer les binômes d'intégration de la progression des nouveaux arrivants dans le parcours d'intégration
En outre, le logiciel d'automatisation des flux de travail vous décharge également des tâches suivantes :
- Demander à l’équipe support informatique de fournir les logiciels nécessaires au nouvel employé
- Assigner un binôme d'intégration à chaque nouvelle recrue
- Notifier ces binômes de leur mission
- Planifier dans l’agenda des personnes concernées des réunions d’orientation, des appels d’intégration et des points réguliers avec les nouveaux arrivants
- Envoyer des rappels en temps voulu à toutes les personnes impliquées
Comment automatiser l'offboarding
De la même façon que l'automatisation optimise l'intégration, elle peut aussi simplifier et fluidifier votre processus d'offboarding.
L'utilisation de l'automatisation et de l'IA dans l'offboarding des salariés pour cette dernière phase du parcours collaborateur réduit la charge administrative et garantit qu’aucun point important ne sera omis.
Voici plusieurs façons d'automatiser le processus d'offboarding d’un salarié grâce à un logiciel RH :
- Planifiez un entretien de départ. Mettez en place une automatisation pour envoyer automatiquement aux employés quittant l’entreprise une invitation à un entretien de départ, incluant un lien de prise de rendez-vous et une copie de votre questionnaire d’entretien de départ. Cela aidera votre équipe à recueillir des retours précieux tout en facilitant la transition pour l’employé.
- Informez les employés de la fin de leur couverture sociale. Vos employés sur le départ voudront savoir quand leur couverture prendra fin et s’ils disposent d’options pour en poursuivre la souscription de manière privée, comme COBRA aux États-Unis ou des dispositifs équivalents dans d’autres pays. Cela garantit la transparence et aide les employés à prendre des décisions éclairées concernant leur couverture.
- Révoquez automatiquement l'accès aux systèmes et aux comptes utilisateurs. Vous pouvez utiliser l'automatisation pour désactiver les comptes de l’employé quittant l’entreprise sur tous les systèmes internes, y compris la messagerie électronique, les outils de gestion de projet et le logiciel RH, à leur dernier jour de travail. Cela prévient les risques en matière de sécurité et garantit la conformité avec les politiques de protection des données.
- Générez les documents standards pour les employés quittant l’entreprise. Si votre entreprise détient des informations confidentielles à protéger, vous pouvez demander aux employés partants de signer un accord de confidentialité. Ce processus peut être automatisé afin que tous les employés ayant accès à ces informations reçoivent bien ce formulaire.
- Suivez et récupérez les équipements de l’entreprise. Mettez en place un processus automatisé qui notifie les équipes informatiques et des services généraux pour la restitution de tout matériel appartenant à l'entreprise (ordinateurs portables, badges d’accès, dispositifs mobiles, etc.) devant être retourné. Ainsi, les registres des équipements sont à jour et cela évite la perte de ressources précieuses.
- Retirez l’employé des annuaires internes et structures d’équipe. Utilisez une automatisation via un logiciel RH pour mettre à jour automatiquement les organigrammes, listes de diffusion, canaux Slack et annuaires internes. Cela garantit l’exactitude des outils de communication et évite toute confusion sur le statut de l’employé.
- Envoyez une annonce d’au revoir. Automatisez l’envoi d’un message de départ à l’ensemble de l’organisation ou à l’équipe concernée afin de reconnaître les contributions de l’employé et communiquer les modalités de son départ. Cela favorise une expérience de offboarding positive et aide les collègues à préparer toute transition.
Et ensuite ?
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