Guide du Manuel de l’Employé [Exemples + Modèle]
Les manuels des employés ont beaucoup évolué depuis la première fois où j'en ai rédigé un, et j’ai beaucoup appris sur l’importance des relations avec les employés au fil du temps.
Aujourd’hui, les employés attendent de leur manuel qu’il soit non seulement informatif (définissant chaque politique de l’entreprise) mais aussi engageant, attrayant et plus facile à lire que les versions de 60 pages d’autrefois.
Cette longueur explique peut-être pourquoi on estime que 60 % des employés évitent de lire le manuel de l’employé.
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Alors, sans plus tarder, examinons ce qu’un manuel de l’employé moderne peut accomplir, ce qu’il doit contenir et comment s’assurer qu’il atteindra ses objectifs.
Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé ?
Le manuel de l’employé sert de guide pour toute l’organisation en présentant les politiques, procédures et attentes de l’entreprise, afin d'assurer une compréhension claire des normes du lieu de travail et des obligations légales.
Le manuel inclut généralement des sections sur la culture d’entreprise, les valeurs fondamentales et la mission, ainsi que des informations pratiques comme les horaires de travail, le code vestimentaire et les politiques de congés.
Ci-dessous, j’ai divisé le manuel en sections avec des conseils sur ce qu’il faut inclure dans chacune :
- Démission et fin d’emploi de l’employé.
- Accueil et introduction
- Notions de base sur l’emploi
- Politiques du lieu de travail
- Informations d’orientation pour les nouveaux employés
- Développement personnel et professionnel
- Récompenses, avantages et privilèges pour les employés
- Informations générales sur le lieu de travail.
Que doit contenir un manuel de l’employé ?
Auparavant, le manuel de l’employé servait principalement de manuel des politiques et procédures des ressources humaines (RH).
Aujourd’hui, les manuels de l’employé contiennent généralement un mélange d’éléments essentiels aussi bien pour les employés existants que pour les nouveaux lors de l’intégration et de l’accueil.
Accueil et introduction
La plupart des organisations commencent le manuel de l’employé par une lettre d’accueil—ou mieux encore, une vidéo d’accueil comme celle ci-dessous d’Uber—de la part du fondateur, du PDG ou de l’équipe dirigeante.
Cela permet aux nouveaux membres de l’équipe ou à ceux qui envisagent de rejoindre l’entreprise d’obtenir un aperçu précieux de la société, de comprendre pourquoi elle existe, quel est le rôle des employés dans son succès, et l’objectif même du manuel de l’employé.
Vous trouverez un exemple de lettre d’accueil au nouvel employé dans notre modèle gratuit de manuel de l’employé à la fin de l’article.
Présentation de l’entreprise et de la culture
Cette section de votre manuel est importante pour aider les nouveaux employés ou candidats à comprendre la mission, la culture et l’histoire de votre société.
Votre manuel devrait contenir les éléments suivants, libre à vous d’en choisir l’ordre :
- Déclaration de vision : Quel est le but de votre entreprise ; pourquoi existez-vous ?
- Historique et chronologie : D’où vient votre société et quelle a été son évolution ?
- Déclaration de mission : Comment votre organisation atteindra-t-elle sa vision et ses objectifs ?
- Valeurs fondamentales : Quelles croyances organisationnelles guident les comportements et les décisions ?
- Structure organisationnelle : Comment les équipes et les employés sont-ils organisés ?
Le livre de la culture de Zappos est un excellent exemple de la manière dont un manuel de l’employé peut servir à communiquer l’essence même de l’entreprise auprès des potentiels candidats.
Remarque : Il s'agit de la partie du manuel de l'employé que les organisations ont généralement tendance à rendre publique.
Principes de base de l'emploi
La section des principes de base de l'emploi permet aux employés de bien comprendre leur relation de travail avec l'entreprise.
Elle décrit les principales catégories d'emploi et les attentes, afin de garantir la cohérence et la transparence.
- Catégories d'emploi : Classification des emplois à temps plein, à temps partiel, temporaire et en contrat, éligibilité aux avantages en fonction de la catégorie, périodes d'essai le cas échéant, etc.
- Égalité des chances et non-discrimination : Déclaration selon laquelle l'organisation s'engage à promouvoir un environnement de travail diversifié et inclusif, y compris l’égalité des chances à l’emploi (EEO), politiques contre la discrimination et le harcèlement, et aménagements raisonnables pour les employés en situation de handicap.
- Présence et horaires de travail : Horaires de travail standards (par exemple, heures de bureau, équipes, ou options de travail à distance), attentes en matière de présence, y compris politiques sur les retards et absences, procédures de demande de modification d’horaires ou de congés.
Politiques en milieu de travail
De nombreuses entreprises regroupent leurs politiques et procédures en milieu de travail dans un manuel distinct, et n'abordent que les plus importantes dans leur manuel de l'employé.
Cela est particulièrement pertinent si le but de votre manuel de l’employé est de promouvoir la culture de l’entreprise, plutôt que de lister une série de règles.
Si vous ne savez pas quelles politiques RH inclure dans votre manuel, en voici quelques-unes pour commencer :
- Diversité, équité et inclusion
- Sécurité et santé au travail
- Harcèlement et harcèlement sexuel
- Télétravail et travail à distance
- Médias sociaux
- Congés payés (PTO), vacances
- Éligibilité aux congés (ex. : congé maladie, jury citoyen).
Informations sur l'intégration des nouveaux employés
Cette partie du manuel d’employé décrit à quoi un nouveau membre de l’équipe peut s’attendre lors de son premier jour et de ses premières semaines de travail, comme :
- Visite des locaux/bâtiment
- Présentation de l’équipe
- Code vestimentaire (le cas échéant)
- Calendriers de formation
- Outils et ressources
- Contacts clés.
Par exemple, l’éditeur de logiciels RH People inclut dans son excellent manuel de l’employé un aperçu de ce à quoi les nouveaux membres peuvent s’attendre lors de leur premier jour et de leur premier mois.
Développement personnel et professionnel
Selon le rapport Workforce Learning de LinkedIn de 2018, pas moins de 93% des employés resteraient plus longtemps dans une entreprise si celle-ci investissait dans leur développement professionnel.
En résumé, la formation et le développement sont essentiels pour la fidélisation mais aussi pour s’assurer que votre personnel possède les compétences nécessaires à la réussite de l’organisation sur le long terme.
Cette section de votre manuel de l’employé doit couvrir des points tels que :
- Votre processus de gestion de la performance
- Candidature aux postes internes
- Programmes de formation interne
- Aide à la formation et aux frais de scolarité.
Récompenses, avantages et privilèges pour les employés
C’est votre occasion de mettre en avant la rémunération et les récompenses offertes par votre organisation aux employés que vous souhaitez recruter, et d’informer et enthousiasmer les nouveaux collaborateurs.
Cette section peut inclure des informations telles que :
- Philosophie des récompenses : Par exemple, payez-vous dans le haut du marché ?
- Éléments de la rémunération : Salaire, primes, options d’achat d’actions, heures supplémentaires payées, etc.
- Revues de rémunération : À quelle fréquence, quel est le processus, et impact sur la rémunération.
- Programmes d’avantages sociaux : Assurance santé, programmes de bien-être, REER / 401(k), etc.
- Privilèges : Allocation voiture, compte de frais, avantages technologiques, subvention fitness, etc.
Par exemple, dans leur Guide de culture d’entreprise, Netflix explique de manière exemplaire sa philosophie des récompenses et la façon dont les revues annuelles de rémunération sont gérées.
Informations générales sur le lieu de travail
Cela peut regrouper toutes les autres informations que vous jugez importantes à partager avec les nouveaux, actuels et futurs employés afin de les informer sur la culture de votre entreprise et de susciter leur enthousiasme à l’idée de travailler avec vous, telles que :
- Informations sur les bureaux et installations
- Environnement de travail, p. ex. cubicules, bureaux, espaces de restauration, espaces partagés
- Installations de loisirs, p. ex. tables de ping-pong
- Événements d’équipe, p. ex. fêtes de fin d’année, BBQ d’été
- Venir avec ses animaux de compagnie au travail.
Le Manuel de l’employé Valve est un excellent exemple de la façon de donner une vision claire et complète de ce que cela signifie de travailler chez eux.
Démission et fin de contrat des employés
Cette section présente les procédures que les employés et les employeurs doivent suivre lorsqu’une relation d’emploi prend fin. Elle garantit une transition en douceur tout en maintenant le professionnalisme et la conformité aux obligations légales.
- Procédures de démission et préavis : Les étapes à suivre lorsqu’un employé décide de quitter l’entreprise, p. ex. remettre une lettre de démission formelle à son manager ou aux RH, respecter un délai de préavis, etc.
- Paiement final et traitement des avantages : Processus d’émission du dernier salaire, maintien des avantages, restitution du matériel, etc.
- Procédures et protocoles de licenciement : Raisons pour lesquelles une organisation peut décider de mettre fin à un contrat, incluant des problèmes de performance, infraction aux politiques de l’entreprise, faute grave, ou restructuration ou licenciement collectif.
4 raisons pour lesquelles il est important d’avoir un manuel de l’employé
Le manuel de l’employé est un recueil d’informations sur l’organisation auquel les collaborateurs actuels et nouveaux peuvent se référer et s’informer.
Selon un sondage réalisé par People Managing People sur LinkedIn, 71 % des répondants ont indiqué que leur organisation possède déjà un manuel de l’employé, tandis que 19 % ont répondu qu’ils avaient l’intention d’en développer un, ou étaient en train de le faire.
Un manuel de l’employé peut être extrêmement bénéfique pour les membres de l’équipe et pour l’ensemble de l’organisation dans plusieurs domaines.
Intégrer avec succès de nouveaux employés
Le manuel de l’employé est un outil essentiel pour l’accueil des nouvelles recrues et l’intégration. Une étude menée par Glassdoor a révélé que les organisations dotées d’un processus d’intégration solide améliorent la rétention des nouvelles recrues de 82 % et leur productivité de plus de 70 %.
Un manuel de l’employé permet de former les nouveaux employés sur les règles et processus qui régissent la relation d’emploi, ainsi que sur les droits, devoirs et comportements attendus tant de la part de l’employeur que de l’employé.
C’est aussi un outil important pour permettre aux nouveaux membres d’équipe de comprendre à quoi ressembleront leurs premières semaines et premiers mois, ou encore quelle tenue porter au travail (attention néanmoins aux codes vestimentaires !).
C’est pourquoi il peut être judicieux de diffuser un manuel de l’employé lors du processus de préintégration. L’attacher à la lettre de bienvenue est une bonne tactique.
Forger une culture d’entreprise solide
Un manuel de l’employé est bien plus qu’un simple recueil de politiques RH. Il vous offre l’opportunité de définir par les mots et les images votre culture d’entreprise et de la communiquer aux nouveaux comme aux anciens employés.
Un aspect clé pour bâtir une grande culture consiste à exprimer la vision de votre entreprise, définir ses valeurs fondamentales et les convictions de votre organisation, et à décrire les comportements et actions attendus de la part des membres de l’équipe pour soutenir ces valeurs.
Patagonia le fait admirablement bien dans son manuel de l’employé, où l’entreprise décrit sa raison d’être ainsi : « Nous sommes en affaires pour sauver la planète », et sa mission comme suit : « Construire le meilleur produit, ne causer aucun tort inutile, utiliser l’entreprise pour inspirer et mettre en œuvre des solutions à la crise environnementale. »
Attirer et recruter des talents exceptionnels
Un bon manuel de l’employé peut créer un avantage concurrentiel pour les organisations qui cherchent à recruter les meilleurs talents. De nombreuses entreprises ont rendu leur manuel public et l’ont présenté de manière innovante afin de donner envie aux candidats potentiels de les rejoindre.
Par exemple, Valve a publié en 2012 son propre manuel de l’employé et a obtenu une couverture médiatique très positive grâce à son style unique et à ses descriptions colorées de l’environnement de travail de l’entreprise.
Vous pouvez utiliser votre manuel pour exprimer et promouvoir ce qui rend votre organisation unique, mettre en avant des avantages spécifiques pour les employés et exposer clairement votre position sur des questions actuelles telles que l’égalité des chances à l’emploi, la non-discrimination ou la sécurité liée au COVID-19.
Répondre aux exigences légales et du droit du travail
Un manuel de l’employé vous aide à documenter et organiser les informations directement liées au contrat de travail dans la relation d’emploi (par exemple : emploi à volonté) et à la législation du travail applicable (lois provinciales / d’État, lois fédérales).
Par exemple, des législations comme le Family and Medical Leave Act (FMLA) aux États-Unis, ou la Loi sur les normes d’emploi de la Colombie-Britannique au Canada, établissent les exigences minimales des employeurs en matière de politiques de ce type.
Qui est responsable de la création d’un manuel de l’employé ?
La création d’un manuel de l’employé est généralement coordonnée par les ressources humaines. Toutefois, dans les organisations qui ne disposent pas d’une équipe ou d’un responsable RH, cette responsabilité peut incomber à :
- Le ou la fondateur·rice ou propriétaire de l’entreprise ;
- Assistant administratif ou de direction ;
- Consultant RH externe ; ou
- Comité de rédaction du manuel
Cette personne aura pour mission de recueillir les informations nécessaires par le biais d’entretiens avec des employés clés, de recherches sur les politiques et procédures existantes et de recherches sur les meilleures pratiques du secteur.
Qu’est-ce qu’un comité de rédaction du manuel de l’employé ?
On peut trouver un comité de rédaction du manuel dans les grandes organisations, et il comprend généralement des cadres, des responsables et des membres issus de différents secteurs de l’organisation. Ce comité est généralement chargé de :
- Déterminer l’objectif stratégique du livret d’accueil ;
- Fournir des orientations générales sur le contenu et le ton ;
- Décider comment le livret d’accueil doit être utilisé par l’organisation ;
- Superviser la création du livret ; et
- Rassembler tout le contenu du livret d’accueil.
Comment devrais-je appeler mon livret d'accueil des employés ?
« Livret d’accueil des employés » est l’expression la plus couramment employée car elle est largement comprise, tandis que des titres comme « manuel de l’employé » ou « manuel des politiques RH » sont moins utilisés car ils paraissent trop bureaucratiques, rigides et formels.
Le nom que vous donnerez à votre livret d’accueil fera partie des décisions à prendre tout au long du processus. Cette décision sera guidée par ce que vous considérez comme l’objectif principal du livret, la culture de votre entreprise et votre propre préférence.
Par exemple, de nombreuses organisations, telles que Netflix et HubSpot, appellent leur livret « Code Culturel » ou « Guide Culturel » afin de montrer que le but du livret est d’être un outil de développement de la culture d’entreprise, plutôt qu’un simple manuel de politiques et procédures internes.
3 bonnes pratiques pour créer un livret d’accueil des employés réussi
Un livret d’accueil efficace est celui qui implique et informe les nouveaux employés comme les anciens, motive les candidats potentiels à rejoindre l’organisation, et favorise l’épanouissement des collaborateurs comme de l’entreprise.
Voici quelques grands facteurs de succès qui peuvent faire la différence pour un excellent livret d’accueil :
1. Un contenu engageant et bien organisé
Comme pour un bon roman, il est nécessaire de veiller à ce que le contenu de votre livret soit bien rédigé, intéressant, et idéalement parfois même divertissant.
La structure, ainsi que l’ordre de présentation des informations, doivent être logiques et intuitifs.
Incluez des liens hypertextes (pour la version numérique), une table des matières et un index afin de faciliter la recherche d’informations par les employés, ainsi qu’un glossaire permettant de retrouver rapidement les acronymes et le jargon propres à l’entreprise. Un bon exemple de cela vient de GitLab.
Enfin, utilisez le contenu de nombreux exemples de livrets d’accueil présentés tout au long de cet article comme point de départ pour développer votre propre contenu, au lieu de partir de zéro.
Cependant, veillez au respect du droit d’auteur, notamment si vous prévoyez de publier votre livret publiquement.
Un aspect visuel attrayant
L’« aspect visuel » ou le ton d’un livret d’accueil doit être aligné avec la culture et les valeurs de l’entreprise. Le bon ton peut, associé à un contenu engageant, créer une ressource informative et plaisante que les salariés auront réellement envie de lire.
Le livret d’accueil de Valve est un excellent exemple qui utilise les éléments suivants :
- Tonalité conversationnelle : utilisez des contractions comme « c’est » au lieu de « cela est » pour rendre le texte plus accessible et agréable à lire.
- Photos et images : insérez des photos de vrais collaborateurs et des espaces de travail pour aider les nouveaux venus à mieux comprendre l’organisation.
- Visuels créatifs : utilisez des infographies, des illustrations ludiques, et des listes à puces partout où cela est possible afin de tirer parti de la préférence du cerveau pour les images et le visuel.
Humour : une touche d’humour légère peut grandement faciliter l’abord de sujets plus arides mais nécessaires.
Par exemple, vous pouvez introduire une politique de congé parental sur une note légère et sympathique, comme : « Un heureux événement en vue ? Accueillir un bébé est un moment de fierté pour les parents. Il est donc tout naturel que vous puissiez tous les deux bénéficier d’un congé pour savourer l’expérience et récupérer. »
Facilement accessible
Vous pourriez créer le meilleur manuel de l'employé au monde, cela importerait peu si personne ne sait où il se trouve, ou si le format rend sa distribution compliquée.
Bien que vous souhaitiez offrir la possibilité d’imprimer un manuel, il devrait idéalement être disponible principalement sous format numérique et facilement accessible sur l’intranet de votre entreprise ou sur un lecteur réseau partagé.
Pensez à utiliser un logiciel de manuel de l’employé fourni par des entreprises comme AirMason et Blissbook pour vous aider à créer et à maintenir facilement un manuel attrayant sur le plan visuel.
Ou faites preuve de créativité comme l’entreprise de logiciels Trello, qui utilise sa propre plateforme pour son manuel de l’employé.
À lire aussi : Vous envisagez un intranet pour les employés ? Lisez ceci d'abord
Constamment mis à jour
Votre organisation évolue constamment, votre manuel de l’employé doit en faire autant.
Considérez votre manuel comme un document vivant nécessitant une maintenance régulière.
Recueillez les commentaires des nouveaux employés au fur et à mesure de leur intégration sur ce qui peut être ajouté ou amélioré, surveillez les dernières tendances RH et les meilleures pratiques concernant l’intégration des employés, et restez en veille sur l’actualité du droit du travail pour savoir quelles politiques et procédures de l’entreprise nécessitent une mise à jour.
9 étapes pour créer un manuel de l’employé
Rome ne s’est pas faite en un jour, et votre manuel de l’employé non plus. Créer un excellent manuel nécessite du temps, de la patience et le soutien de personnes de toute l’organisation.
Voici les étapes à suivre, par vous-même ou par le comité de rédaction du manuel, pour lancer votre nouveau manuel :
1. Obtenir l’adhésion de la direction
Si vous n’êtes pas le dirigeant principal de votre organisation, votre manuel ne verra jamais le jour sans leur approbation et leur soutien.
Conseils pratiques :
- Exposez l'intérêt stratégique—Mettez en avant l’amélioration de l’intégration, de la conformité et de l’engagement des employés.
- Présentez des exemples—Utilisez les meilleures pratiques des leaders du secteur pour illustrer la valeur du manuel.
- Sécurisez un ambassadeur—Le soutien d’un dirigeant (ex. : Directeur RH, COO) peut accélérer l’adoption.
2. Définissez l’objectif du manuel
Définissez votre vision du manuel et les objectifs à atteindre, cela orientera de nombreux choix de contenu et de format.
Conseils pratiques :
- Déterminez s’il sert principalement de référence pour la conformité, la culture ou les employés.
- Prenez en compte les besoins du public—les nouveaux arrivants préféreront sans doute un format attrayant, alors que les collaborateurs expérimentés ont besoin d’un accès facile aux politiques.
- Alignez le but avec les valeurs de l’entreprise et l’image employeur.
3. Faites des recherches sur les exigences légales
Évitez les pièges juridiques et travaillez avec votre avocat spécialisé dans l’emploi si vous n’êtes pas sûr de ce que vous pouvez ou non inclure dans le manuel.
Conseils pratiques :
- Consultez un avocat en droit du travail ou un spécialiste de la conformité RH pour garantir l’exactitude.
- Restez informé concernant les lois du travail (ex.: FMLA, ADA, EEO, réglementations sur les heures supplémentaires) qui influent sur vos politiques internes.
- Si votre entreprise opère dans plusieurs pays, envisagez différentes versions localisées du manuel.
4. Étudiez les meilleures pratiques et exemples
Vous avez déjà commencé ce travail en lisant cet article ! Consultez également les excellents exemples de manuel de l’employé mentionnés tout au long du texte.
Conseils pratiques :
- Analysez les leaders du secteur (par exemple, Netflix, Buffer, GitLab) et notez leur approche de la culture, du ton et de l'accessibilité.
- Utilisez les retours réels des employés pour comprendre quelles informations ils recherchent réellement.
5. Créez le contenu et la structure
Rassemblez toutes les informations à inclure, déterminez comment les organiser et lancez-vous dans la rédaction !
Conseils pratiques :
- Utilisez un langage simple et concis — évitez le jargon juridique lorsque c’est possible.
- Divisez le contenu en sections (par exemple, Principes de l’emploi, Politiques du lieu de travail, Avantages, Code de conduite).
- Incluez des exemples, des FAQ et des scénarios concrets pour rendre les politiques plus parlantes.
- Ajoutez un index ou une fonction de recherche si c’est un document numérique.
6. Choisissez le format et l'accès
Déterminez si votre livret sera publié sous forme de diaporama, de page web, etc. ; s’il pourra être téléchargé/imprimé ; et où les collaborateurs pourront y accéder.
Conseils pratiques :
- Choisissez un format : PDF, page intranet, site interactif ou diaporama.
- Définissez comment les employés y accéderont — via l’e-mail d’entreprise, le portail RH ou des copies imprimées.
- Rendez-le compatible mobile si vos équipes sont à distance ou sur le terrain.
7. Passez en revue avec la direction et le service juridique
Obtenez la validation finale et l’accord des décideurs.
Conseils pratiques :
- Procédez à une relecture croisée avec les RH, le service juridique et les responsables d’équipe.
- Faites valider en dernier lieu par la direction pour asseoir l’autorité du document.
- Préparez un plan de communication pour présenter le livret aux collaborateurs.
8. Publiez et célébrez
Diffusez le livret, organisez une petite fête, faites-en la promotion à votre prochaine réunion générale, et incitez les collaborateurs à l’utiliser !
Conseils pratiques :
- Annoncez-le lors d’une réunion générale ou dans la newsletter de l’entreprise.
- Encouragez les managers à présenter les sections clés à leurs équipes.
9. Passez régulièrement en revue et tenez à jour
Vous pensiez en avoir fini après la publication ? Détrompez-vous… :-)
Conseils pratiques :
- Établissez un calendrier de révision (par exemple, tous les trimestres ou chaque année).
- Désignez un membre de l’équipe RH pour suivre les mises à jour de politique et faire les modifications nécessaires.
- Recueillez les retours des collaborateurs pour améliorer la clarté et la pertinence dans le temps.
Modèle gratuit de livret d’employé
C’est ici ! Nous avons créé un document Word que vous pouvez utiliser comme guide pour réaliser votre propre livret d’employé. Il s’agit d’une structure type d’un livret d’employé pour une entreprise fictive, FACT Technology, avec plusieurs exemples de contenus pour vous aider à démarrer et nourrir votre créativité !
Mais avant de vous lancer, gardez à l’esprit les points suivants :
- Le ton et le contenu de votre livret doivent correspondre à votre organisation.
- Le modèle contient uniquement du texte. Votre livret final ne doit pas se limiter à cela.
- Le modèle est un document Word. Votre livret peut l’être aussi, mais pensez également à des alternatives web comme AirMason, dans lequel vous pouvez importer votre document Word.
Téléchargez le modèle ci-dessous !
Téléchargez notre modèle de livret d’employé !
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Quel est le meilleur exemple de livret d’employé que vous ayez vu ? Qu’est-ce qui le rendait si efficace ? Quel est le pire que vous ayez rencontré, et pourquoi ? Quel est, selon vous, le contenu le plus important à inclure dans la première version d’un livret, et pourquoi ?
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