Guide du Manuel de l’Employé [Exemples + Modèle]
Les guides de l’employé ont considérablement évolué depuis la première fois que j’en ai créé un, et j’ai beaucoup appris sur l’importance des relations avec les employés pendant cette période.
Aujourd’hui, les employés attendent d’un manuel qu’il soit non seulement informatif (définissant chaque politique de l’entreprise) mais aussi engageant, attrayant et plus facile à assimiler que les mastodontes de 60 pages d’autrefois.
Cette longueur est sans doute la raison pour laquelle on estime que 60% des employés évitent de lire le guide de l’employé.
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Alors, sans plus attendre, voyons ce qu’un guide de l’employé moderne peut accomplir, ce qu’il faut y inclure, et comment s’assurer qu’il réponde à ses objectifs.
Qu’est-ce qu’un guide de l’employé ?
Un guide de l’employé sert de référence à l’ensemble de l’organisation, en exposant les politiques, procédures et attentes de l’entreprise, afin de garantir une compréhension claire des normes de milieu de travail et des obligations légales.
Le guide comprend généralement des sections sur la culture d’entreprise, les valeurs de base et la mission, ainsi que des informations pratiques telles que les horaires de travail, le code vestimentaire et les politiques de congés.
Ci-dessous, j’ai divisé le guide en sections, avec des conseils sur ce qu’il convient d’inclure dans chacune :
- Démission et licenciement des employés.
- Accueil et introduction
- Principes de base de l’emploi
- Politiques de l’environnement de travail
- Informations sur l’intégration des nouveaux employés
- Développement personnel et professionnel
- Récompenses, avantages et privilèges des employés
- Informations générales sur le lieu de travail.
Que faut-il inclure dans un guide de l’employé ?
Autrefois, le guide de l’employé servait principalement de manuel des politiques et procédures de ressources humaines (RH).
Aujourd’hui, les guides de l’employé contiennent généralement un mélange de différents éléments essentiels, tant pour les salariés actuels que pour les nouveaux employés au moment de leur intégration et de leur orientation.
Accueil et introduction
La plupart des organisations débutent le guide de l’employé par une lettre d’accueil — ou mieux encore, par une vidéo d’accueil comme celle ci-dessous chez Uber — de la part du fondateur, du PDG, ou de l’équipe de direction.
Cela permet aux nouveaux membres ou aux membres potentiels de l’équipe d’avoir un aperçu précieux de l’entreprise, des raisons de son existence, du rôle que jouent les employés dans la réussite de l’organisation, ainsi que de l’objectif même du guide de l’employé.
Vous pouvez retrouver un exemple de lettre d’accueil pour nouvel employé dans notre modèle gratuit de guide de l’employé à la fin de l’article.
Présentation de l’entreprise et de la culture
Cette section de votre guide est importante pour aider les nouveaux employés ou les candidats à comprendre la mission, la culture et l’histoire de votre entreprise.
Votre guide devrait regrouper les éléments suivants, l’ordre étant laissé à votre discrétion :
- Déclaration de vision : Quel est l’objectif de votre entreprise ; pourquoi existez-vous ?
- Historique et chronologie : D’où vient votre entreprise et comment a-t-elle évolué ?
- Déclaration de mission : Comment votre organisation atteindra-t-elle sa vision et ses objectifs ?
- Valeurs fondamentales : Quelles croyances organisationnelles guident les comportements et décisions de vos équipes ?
- Structure organisationnelle : Comment les équipes et les employés sont-ils structurés ?
Le Culture Book de Zappos est un excellent exemple de la façon dont un guide de l’employé peut servir à transmettre l’essence même de qui ils sont aux futurs collaborateurs.
Remarque : Il s'agit de la partie du manuel de l'employé que les organisations ont généralement tendance à rendre publique.
Principes de base de l'emploi
La section sur les principes de base de l'emploi fournit aux salariés une compréhension claire de leur relation de travail avec l'entreprise.
Elle décrit les principales classifications d'emploi et attentes afin d'assurer la cohérence et la transparence.
- Classifications d’emploi : Classification des emplois à plein temps, à temps partiel, temporaires et contractuels, éligibilité aux avantages en fonction de la classification, périodes d’essai, le cas échéant, etc.
- Égalité des chances et non-discrimination : Une déclaration indiquant que l’organisation s’engage à promouvoir un environnement de travail diversifié et inclusif, comprenant les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi (EEO), des politiques contre la discrimination et le harcèlement, ainsi que des aménagements raisonnables pour les employés en situation de handicap.
- Présence et horaires de travail : Horaires de travail standards (ex. : heures de bureau, équipes ou options de travail à distance), attentes en matière de présence, y compris politiques sur les retards et absences, procédures pour demander des changements d’horaires ou des congés d’absence.
Politiques de l’environnement de travail
De nombreuses entreprises ont leurs politiques et procédures de l'environnement de travail détaillées dans un manuel séparé, et n'abordent dans leur livret d'employé que les plus importantes.
Cela est particulièrement judicieux si l’objectif de votre manuel de l’employé est de promouvoir la culture de votre entreprise, plutôt que d’énumérer une liste de règles.
Si vous ne savez pas quelles politiques RH inclure dans votre manuel, voici quelques exemples pour démarrer :
- Diversité, équité et inclusion
- Sécurité et santé au travail
- Harcèlement et harcèlement sexuel
- Télétravail et travail à distance
- Médias sociaux
- Congés payés (PTO), congés annuels
- Éligibilité aux congés, ex. congé maladie, devoir de juré.
Informations sur l’intégration des nouveaux employés
Cette partie de votre manuel de l’employé couvrira ce à quoi un nouvel arrivant peut s’attendre lors de son premier jour et pendant sa (ses) première(s) semaine(s) de travail, telles que :
- Visite des bureaux / locaux
- Présentation de l’équipe
- Code vestimentaire (le cas échéant)
- Calendrier de formation
- Outils et ressources
- Contacts clés.
Par exemple, l’entreprise de logiciels RH People propose un aperçu dans son excellent manuel de l’employé de ce à quoi s'attendre pour les nouveaux collègues le premier jour et durant leur premier mois.
Développement personnel et professionnel
Selon le rapport LinkedIn Workforce Learning 2018, pas moins de 93 % des salariés resteraient plus longtemps dans une entreprise si celle-ci investissait dans leur carrière.
En résumé : la formation et le développement sont essentiels pour fidéliser les talents et, bien sûr, faire en sorte que votre personnel dispose des compétences nécessaires au succès à long terme de votre organisation.
Cette section de votre manuel de l’employé doit aborder des sujets tels que :
- Votre processus de gestion de la performance
- Candidature aux offres d’emploi internes
- Programmes de formation interne
- Aide à la formation et aux études.
Récompenses, avantages et privilèges pour les employés
C'est votre opportunité de mettre en avant la rémunération et les récompenses que votre organisation propose aux employés que vous souhaitez recruter, et d'informer et d'enthousiasmer les nouveaux employés.
Cette section peut inclure des informations telles que :
- Philosophie des récompenses : Par exemple, payez-vous au-dessus du marché ?
- Éléments de rémunération : Salaire, primes, options d'achat d'actions, heures supplémentaires, etc.
- Revue de rémunération : À quelle fréquence, quel est le processus et quel est l'impact sur la rémunération.
- Programmes d'avantages sociaux : Assurance santé, programmes de bien-être, REER / 401(k), etc.
- Privilèges : Indemnité automobile, compte de frais, avantages technologiques, participation à des activités sportives, etc.
À titre d’exemple, dans leur Guide de culture d'entreprise, Netflix explique très bien sa philosophie des récompenses et la gestion annuelle des revues de rémunération.
Informations générales sur le lieu de travail
Ceci peut être une catégorie fourre-tout pour tout autre renseignement que vous jugez important à partager avec les nouveaux employés, les employés actuels et les candidats potentiels afin de leur faire découvrir la culture du milieu de travail et leur donner envie de travailler chez vous, tels que :
- Informations sur les bureaux et les installations
- Environnement de travail, par exemple : open space, bureaux privés, espaces repas, espaces partagés
- Installations récréatives, par exemple : tables de ping-pong
- Événements d'équipe, par exemple : fêtes de fin d'année, barbecues estivaux
- Venir travailler avec ses animaux de compagnie.
Le Manuel de l'employé Valve est un excellent exemple d’ouvrage permettant aux futurs employés de bien comprendre à quoi ressemble le quotidien au sein de l'entreprise.
Démission et fin d'emploi
Cette section décrit les procédures que doivent suivre les employés et les employeurs lorsque la relation d'emploi prend fin. Elle assure une transition en douceur tout en maintenant le professionnalisme et la conformité avec les exigences légales.
- Procédures de démission et délais de préavis : Le processus à suivre lorsqu’un employé décide de quitter l’entreprise, par exemple : remettre une lettre de démission officielle à son supérieur ou aux RH, fournir un préavis, etc.
- Traitement du solde de tout compte et avantages : Le processus pour verser le dernier salaire, poursuivre certains avantages, restituer le matériel, etc.
- Politiques et protocoles en matière de licenciement : Raisons pour lesquelles une organisation peut décider de mettre un terme à un contrat de travail, dont des problèmes de performance, une violation des politiques de l’entreprise, faute grave ou une restructuration/licenciement économique.
4 raisons pour lesquelles un manuel de l'employé est important
Le manuel de l’employé est une source d’information sur l’organisation à laquelle les nouveaux et actuels employés peuvent se référer et s'instruire.
Selon un sondage mené par People Managing People sur LinkedIn, 71 % des personnes interrogées ont indiqué que leur organisation disposait déjà d'un manuel de l’employé, tandis que 19 % prévoyaient d’en développer un, ou étaient en train d’en rédiger un.
Un manuel de l’employé peut être extrêmement bénéfique pour les membres de l'équipe et l'organisation tout entière dans de nombreux domaines.
Intégrer avec succès les nouveaux employés
Un manuel de l’employé est un outil essentiel pour l’orientation des nouveaux arrivants et leur intégration (onboarding). Une étude de Glassdoor a révélé que les organisations dotées d'un processus d'intégration solide améliorent la rétention des nouveaux employés de 82 % et leur productivité de plus de 70 %.
Un manuel de l’employé sert à informer les nouveaux arrivants sur les règles et procédures qui régissent la relation de travail, ainsi que sur les droits, responsabilités et comportements attendus de l'employeur et de l’employé.
C'est aussi un outil précieux pour aider les nouveaux membres de l’équipe à comprendre tout ce qu’implique leurs premières semaines et mois de travail, jusqu’à la façon de s’habiller au travail (note : attention aux codes vestimentaires !).
Pour cette raison, il n'est pas inutile de diffuser un manuel de l'employé lors du processus de pré-intégration. L’ajouter à la lettre de bienvenue constitue une bonne tactique.
Construire une culture d’entreprise forte
Un manuel de l’employé est bien plus qu’un simple recueil de politiques RH. Il offre l’opportunité de définir avec des mots et des images votre culture d’entreprise, et de la communiquer aussi bien aux nouveaux employés qu'à ceux déjà en poste.
Un élément clé dans la construction d’une culture forte est d’articuler la vision de votre entreprise, de définir ses valeurs fondamentales et ses croyances, ainsi que de décrire quels comportements et actions vous attendez des membres de l’équipe pour soutenir ces valeurs.
Patagonia illustre parfaitement cela dans son manuel de l'employé, où l’entreprise décrit son but par : « Nous existons pour sauver la planète », et exprime sa mission d’entreprise ainsi : « Fabriquer les meilleurs produits, ne causer aucun tort inutile, utiliser le monde des affaires pour inspirer et mettre en œuvre des solutions à la crise environnementale. »
Attirer et recruter les meilleurs talents
Un excellent manuel de l’employé peut constituer un avantage concurrentiel pour les organisations en quête de talents. Beaucoup d’entreprises ont rendu leur manuel public, et l’ont présenté de manière innovante afin de donner envie aux potentiels candidats de les rejoindre.
Par exemple, Valve a publié publiquement son manuel de l'employé en 2012, ce qui a généré de nombreux échos positifs grâce à son style unique et aux descriptions colorées de son environnement de travail.
Vous pouvez utiliser votre manuel pour mettre en avant et promouvoir ce qui rend votre organisation spéciale, ses avantages uniques pour les employés, ainsi que votre position sur les enjeux actuels comme l’égalité des chances, la non-discrimination, et la sécurité liée au COVID-19.
Respecter les exigences légales et le droit du travail
Un manuel de l’employé vous aide à documenter et organiser les informations directement liées au contrat de travail et à la relation d’emploi (ex. emploi à volonté), ainsi qu’à la législation du travail applicable (lois provinciales ou d’État, lois fédérales).
Par exemple, des textes de loi comme le Family and Medical Leave Act (FMLA) aux États-Unis, et la Employment Standards Act de la Colombie-Britannique au Canada, définissent les obligations minimales des employeurs concernant nombre de ces politiques.
Qui est responsable de la création du manuel de l’employé ?
Les ressources humaines coordonnent généralement la création du manuel de l’employé. Cependant, dans les organisations sans équipe ou responsable RH, la responsabilité peut incomber à :
- Le fondateur ou le propriétaire de l’entreprise ;
- Un(e) assistant(e) administratif(ve) ou de direction ;
- Un consultant RH externe ; ou
- Un comité de rédaction du manuel
Cette personne sera en charge de réunir les informations nécessaires à travers des entretiens avec les employés clés, la recherche de politiques et de procédures existantes, ainsi qu’une analyse des meilleures pratiques dans le secteur.
Qu’est-ce qu’un comité du manuel de l’employé ?
Un comité du manuel peut exister dans les grandes organisations et inclut souvent des dirigeants, des responsables et des collaborateurs issus de divers secteurs de la société. Il est généralement chargé de :
- Déterminer l’objectif stratégique du livret d’employé ;
- Fournir des directives générales sur le contenu et le ton ;
- Décider de la manière dont le livret doit être utilisé par l’organisation ;
- Superviser la création du livret ; et
- Rassembler tout le contenu du livret.
Comment devrais-je appeler mon livret d'employé ?
« Livret d’employé » est l’appellation la plus utilisée car elle est plus largement comprise, tandis que des titres comme « manuel de l’employé » ou « manuel des politiques RH » sont moins souvent employés car ils paraissent trop bureaucratiques, rigides et formels.
Le nom que vous donnez à votre livret d’employé fera partie des décisions à prendre en cours de route. Cette décision sera guidée par ce que vous estimez être l’objectif principal du livret, par la culture de votre entreprise et par votre préférence personnelle.
Par exemple, de nombreuses organisations telles que Netflix ou HubSpot qualifient leur livret de « Code de culture » ou « Guide de culture », afin d’indiquer que le livret a pour vocation d’être un outil de construction de la culture d’entreprise, plutôt qu’un simple recueil de politiques et procédures.
3 bonnes pratiques pour créer un livret d’employé réussi
Un livret d’employé efficace est un outil qui implique et informe les nouveaux comme les anciens employés, incite les futurs collaborateurs à rejoindre l’organisation, et favorise le développement tant des salariés que de l’entreprise.
Voici quelques-uns des principaux facteurs de réussite qui peuvent faire la différence pour créer un excellent livret d’employé :
1. Un contenu captivant et organisé
Comme pour un bon roman, il est essentiel que le contenu de votre livret d’employé soit bien rédigé, intéressant, et si possible, divertissant par moments.
La structure et l’ordre dans lesquels les informations sont présentées doivent être logiques et intuitifs.
Incluez des liens hypertextes (pour les versions numériques), une table des matières, un index pour faciliter la recherche d’informations par les employés, ainsi qu’un glossaire pour permettre de retrouver rapidement le sens des acronymes et du jargon propres à l’entreprise. Un bon exemple est celui de GitLab.
Enfin, inspirez-vous du contenu des nombreux exemples de livrets d’employé mentionnés tout au long de cet article pour élaborer vos propres textes, plutôt que de partir de zéro.
Pensez cependant à respecter les droits d’auteur, en particulier si vous prévoyez de publier votre livret publiquement.
Un aspect et un ton attrayants
L’« aspect et ressenti » ou le ton d’un livret doit correspondre à la culture et aux valeurs de l’entreprise. Le ton approprié, associé à un contenu engageant, permet de créer une ressource informative et agréable à lire à laquelle les salariés s'intéressent réellement.
Le livret de Valve est un excellent exemple d’utilisation de divers éléments comme :
- Tonalité conversationnelle : utilisez des contractions comme « c’est » au lieu de « cela est », pour rendre le texte plus accessible et plus facile à lire.
- Photos et illustrations : ajoutez des images représentant par exemple des employés réels et des espaces de travail pour aider les nouveaux arrivants à mieux appréhender l’organisation.
- Visuels créatifs : utilisez des infographies, des dessins amusants et des listes à puces autant que possible pour exploiter la préférence du cerveau pour les images et les visuels.
L’humour : une touche d’humour rend l’expérience plus agréable, même lorsqu’il s’agit d’aborder des sujets moins passionnants mais essentiels.
Par exemple, pensez à introduire la politique de congé parental par une touche légère et sympathique, du type : « Un heureux événement en perspective ? Accueillir un bébé est un moment de fierté pour les parents, il est donc normal que vous puissiez tous les deux en profiter pleinement et prendre le temps de vous remettre. »
Facilement accessible
Vous pourriez créer le meilleur manuel de l’employé au monde, mais cela n’aurait pas beaucoup d’importance si personne ne sait où il se trouve, ou si son format rend sa distribution difficile.
Bien qu’il soit important de laisser la possibilité d’imprimer un manuel, celui-ci devrait idéalement être disponible avant tout en format numérique, et facilement accessible depuis l’intranet de votre entreprise ou un dossier réseau partagé.
Essayez de tirer parti de logiciels de création de manuels de l’employé proposés par des sociétés telles que AirMason et Blissbook pour vous aider à créer et à maintenir facilement un manuel visuellement attrayant.
Ou soyez créatif comme la société de logiciels Trello, qui utilise sa propre plateforme comme manuel de l’employé.
Lecture associée : Vous envisagez un intranet pour les employés ? Lisez ceci d’abord
Régulièrement mis à jour
Votre organisation évolue constamment, votre manuel de l’employé devrait en faire autant.
Considérez votre manuel comme un document vivant nécessitant une maintenance régulière.
Recueillez les retours des nouveaux employés lors de leur intégration sur ce qui pourrait être ajouté ou amélioré, suivez les dernières tendances RH et les meilleures pratiques en matière d’intégration, et restez informé des dernières évolutions du droit du travail pour savoir quelles politiques et procédures d’entreprise pourraient nécessiter une mise à jour.
9 étapes pour créer un manuel de l’employé
Rome ne s’est pas faite en un jour, et votre manuel de l’employé non plus. Mettre en place un excellent manuel prendra du temps, de la patience et le soutien de plusieurs personnes dans l’organisation.
Voici les étapes que vous, ou votre comité de rédaction, devrez suivre pour lancer votre nouveau manuel :
1. Obtenir l’adhésion de la direction
Si vous n’êtes pas un cadre supérieur dans votre organisation, votre manuel restera lettre morte sans son approbation et son soutien.
Conseils pratiques :
- Présentez les enjeux pour l’entreprise — Mettez en avant comment le manuel va améliorer l’intégration, la conformité et l’engagement des employés.
- Montrez des exemples — Inspirez-vous des meilleures pratiques du secteur pour illustrer sa valeur.
- Trouvez un champion — Un sponsor exécutif (par exemple Directeur RH, COO) peut favoriser son adoption.
2. Définir l’objectif
Identifiez votre vision pour le manuel et les objectifs à atteindre ; ceux-ci guideront bon nombre de vos choix de contenu et de diffusion.
Conseils pratiques :
- Déterminez s’il s’agit principalement d’un outil pour la conformité, pour renforcer la culture d’entreprise ou de référence pour les employés.
- Pensez aux besoins du public—les nouvelles recrues auront peut-être besoin d’un format plus engageant, tandis que les employés expérimentés requièrent un accès facile aux politiques.
- Alignez l’objectif avec les valeurs de l’entreprise et l’image de marque employeur.
3. Recherchez les obligations légales
Évitez les écueils juridiques et travaillez avec votre avocat spécialisé en droit du travail si vous avez des doutes sur ce que vous pouvez ou non inclure dans votre manuel.
Conseils pratiques :
- Consultez un avocat spécialisé en droit du travail ou un expert en conformité RH pour garantir l’exactitude.
- Restez informé sur la législation du travail (ex. : FMLA, ADA, EEO, réglementations sur les heures supplémentaires) impactant les politiques internes.
- Si votre entreprise intervient dans plusieurs pays, envisagez des versions localisées du manuel.
4. Passez en revue les meilleures pratiques et des exemples
Vous avez déjà accompli une partie de cette étape en lisant cet article ! Pensez aussi à consulter les exemples de manuels de l’employé listés tout au long.
Conseils pratiques :
- Analysez les leaders du secteur (par exemple, Netflix, Buffer, GitLab) et observez leur approche en matière de culture, de ton et d’accessibilité.
- Utilisez les retours d’expérience réels des employés pour comprendre quelles informations sont réellement nécessaires.
5. Créez le contenu et la structure
Rassemblez toutes les informations que vous souhaitez inclure, réfléchissez à la manière de les organiser, puis lancez-vous dans la rédaction !
Conseils pratiques :
- Utilisez un langage simple et concis : évitez le jargon juridique autant que possible.
- Divisez le contenu en sections (par exemple, Principes de l'emploi, Politiques internes, Avantages, Code de conduite).
- Incluez des exemples, des FAQ et des situations réelles pour rendre les politiques plus parlantes.
- Ajoutez un index ou une fonctionnalité de recherche s’il s’agit d’un document numérique.
6. Choisissez le format et l’accès
Déterminez si votre livret sera publié sous forme de diaporama, de page web, etc. ; s’il pourra être téléchargé/imprimé ; et où les collaborateurs pourront y accéder.
Conseils pratiques :
- Choisissez un format : PDF, page intranet, site web interactif ou diaporama.
- Déterminez comment les collaborateurs y accèderont : par email, via le portail RH ou par copies imprimées.
- Veillez à ce qu’il soit adapté aux mobiles si votre personnel inclut des employés à distance ou sur le terrain.
7. Faites relire par la direction et le service juridique
Obtenez l’accord final et la validation des décideurs.
Conseils pratiques :
- Organisez une revue croisée avec les RH, le service juridique et les responsables de service.
- Obtenez l’approbation finale de la direction pour garantir son autorité.
- Élaborez un plan de communication pour présenter le livret aux employés.
8. Publiez et célébrez
Diffusez le livret, organisez un petit événement, faites-en la promotion lors de votre prochaine réunion générale et encouragez son utilisation !
Conseils pratiques :
- Annoncer la publication lors d’une réunion générale ou dans la newsletter de l’entreprise.
- Encouragez les managers à présenter les sections principales à leurs équipes.
9. Passez en revue et mettez à jour régulièrement
Ah, vous pensiez avoir terminé une fois publié ? Détrompez-vous… :-)
Conseils pratiques :
- Prévoyez un calendrier de révision (par exemple, trimestriel ou annuel).
- Désignez un membre de l’équipe RH pour suivre les évolutions des politiques et effectuer les modifications nécessaires.
- Recueillez les retours des employés pour améliorer la clarté et la pertinence au fil du temps.
Modèle gratuit de livret d’accueil pour les employés
Juste ici ! Nous avons créé un document Word que vous pouvez utiliser comme guide pour créer votre propre livret. Il s’agit d’un modèle de livret destiné à une entreprise fictive, FACT Technology, et il contient de nombreux exemples pour vous aider à démarrer et stimuler votre créativité !
Mais avant de vous lancer, gardez en tête les points suivants :
- Le ton et le contenu de votre livret doivent correspondre à votre organisation.
- Le modèle ne contient que du texte. Votre livret final ne devrait pas.
- Le modèle est un document Word. Votre livret final peut aussi l’être, mais envisagez aussi des alternatives en ligne comme AirMason, qui vous permet d’importer votre document Word.
Téléchargez le modèle ci-dessous !
Obtenez notre modèle de livret d’accueil !
Qu’en pensez-vous ?
Quel est le meilleur exemple de livret d’accueil que vous ayez rencontré ? Qu’est-ce qui le rendait exceptionnel ? Quel était le pire, et pourquoi ? Selon vous, quel contenu est absolument indispensable dans la première version d’un livret, et pourquoi ?
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