Comment un logiciel de gestion des contacts peut bénéficier à votre entreprise
Votre réseau est un élément clé de votre réussite. Au cours d’une semaine de travail, il se peut que vous soyez au téléphone avec un ancien contact, que vous ajoutiez une nouvelle personne à votre réseau, que vous facilitiez une introduction pour quelqu’un d’autre, ou que vous preniez simplement des nouvelles d’un vieil ami pour savoir comment il va.
Avec un réseau aussi vaste, comment diable pourriez-vous vous souvenir de tous ces numéros de téléphone ? Il est impossible de retenir toutes les informations de contact dans votre tête, même avec une mémoire impressionnante.
Il y a cinquante ans, vos réponses se seraient trouvées dans un répertoire de fiches cartonnées reposant en permanence sur votre bureau, quelque part entre votre cendrier fourni par l'entreprise et votre téléphone à cadran rotatif. Aujourd’hui, les bureaux ont complètement changé et votre ancien répertoire se trouve désormais dans un musée.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Pour continuer à gérer efficacement votre entreprise, il vous faut un référentiel centralisé pour suivre vos contacts. Voici les logiciels de gestion de contacts.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contacts ?
La gestion de contacts consiste à utiliser un système automatisé pour garder tous vos contacts à portée de main et facilement accessibles en un seul endroit. Pensez-y comme à un carnet d’adresses virtuel.
Les systèmes de gestion de contacts enregistrent le nom, l'adresse, l'employeur, la localisation, le numéro de téléphone et l’e-mail de chaque personne, pour que vous les ayez directement à portée de main, sans avoir à mobiliser votre mémoire pour retrouver quelqu’un.
La principale qualité d’un système de gestion de contacts efficace est de garder les personnes les plus importantes pour votre activité facilement joignables. À l’instar d’un logiciel de centre d’appels, un logiciel de gestion de contacts garantit à votre équipe de pouvoir répondre, voire surpasser, les attentes sans cesse changeantes de vos clients.
Si votre entreprise dépend, d’une manière ou d’une autre, de relations humaines — que ce soit avec des clients, pour effectuer des transactions commerciales ou pour reprendre contact — vous savez que la clé réside dans le suivi. Un logiciel de gestion de contacts performant prendra en charge ces données essentielles dont dépend votre entreprise.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de contacts ?
Imaginez avoir tout l’historique des interactions clients à portée de clic. Un logiciel de gestion de contacts dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour vous permettre non seulement de visualiser tous vos contacts en un seul endroit, mais aussi de suivre l’historique de vos échanges avec eux.
Chaque appel téléphonique, chaque e-mail, chaque déjeuner peut être consigné dans votre logiciel de gestion de contacts. Quand avez-vous appelé cette personne pour la dernière fois ? Que vous a-t-elle dit sur son expérience en tant que candidat, ou sur son expérience client ? Prévoyez-vous de lui écrire et découvrez-vous alors qu’un membre de votre équipe commerciale l’a déjà contactée hier ?
À ce titre, votre logiciel de gestion de contacts est essentiel pour votre équipe de vente afin de l’aider à gérer ses affaires. Les commerciaux et les recruteurs s’appuient sur leur réseau de contacts, et une bonne gestion des contacts est cruciale pour leur réussite dans une petite entreprise.
Comment pourriez-vous vous rappeler quand relancer un prospect ou un candidat ? Ou quand souhaiter un bon anniversaire à votre fournisseur préféré ? La possibilité de programmer des notifications dans votre logiciel garantit que vous ne manquerez jamais une date clé pour reprendre contact.
L’avantage réel d’une gestion digitale de vos contacts est leur accessibilité totale, où que vous soyez. En tant que petite entreprise, vous êtes peut-être constamment en déplacement, et il se peut que votre équipe commerciale ne tienne jamais en place. Cela leur permet de garder leur pipeline de ventes à portée de main et de rester confiants quant à l’accès à cette ressource essentielle, sans rien manquer.
Fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion de contacts
Même si nous tenons pour acquises certaines applications informatiques de base que nous utilisons, ces fonctionnalités de gestion de contacts peuvent s’avérer déterminantes lorsqu’il s’agit de piloter vos relations.
Par exemple, un logiciel de gestion de contacts basé sur le cloud peut se connecter à l’ensemble du système de gestion documentaire de l’entreprise, ce qui facilite alors le partage de fichiers entre contacts. Si vous souhaitez, par exemple, envoyer des documents pour une campagne marketing, ou automatiser des actions marketing pour vos prospects, la possibilité de transmettre des fichiers facilement peut s’avérer essentielle pour la réussite de votre campagne.
Un logiciel de gestion de contacts est aussi un outil important pour dialoguer via les réseaux sociaux de votre entreprise. Avec la possibilité de connecter les contacts à leurs comptes sociaux, vous pouvez savoir ce que vos clients et prospects disent publiquement de votre société en temps réel.
Bénéficient-ils d’interactions positives ? Ont-ils laissé un excellent témoignage sur une plateforme très utilisée ? Ce type d’information client est essentiel pour suivre la satisfaction de votre clientèle.
Logiciel de gestion de contacts vs CRM
Bien trop souvent, les logiciels de gestion de contacts sont confondus avec les systèmes de gestion de la relation client, plus connus sous le nom de systèmes CRM ou simplement « CRM ». Cette confusion est compréhensible, car la gestion des contacts est au cœur de ce que fait un logiciel de gestion de la relation client.
La différence réside dans le fait que la gestion des contacts n'est qu'une partie de ce que fait un logiciel CRM. La gestion de la relation client est conçue pour montrer l'ensemble du parcours du client tout au long du processus de vente : en documentant chaque interaction, chaque transaction et chaque élément du pipeline commercial.
Pour la plupart des petites entreprises, la différence se joue généralement sur le prix et le flux de travail. Un CRM propose généralement de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, que la majorité des petites entreprises n’utiliseront pas.
Adopter un CRM nécessite qu’une entreprise et ses représentants commerciaux repensent complètement leur organisation de gestion des ventes, y compris leur processus de saisie de données et la façon dont ils suivent leurs données de contacts.
De plus, une plateforme CRM complète est bien plus onéreuse qu'une solution simple de gestion de contacts. Les solutions CRM sont généralement conçues pour les grandes entreprises et sont donc tarifées en conséquence.
Les bons outils de gestion de contacts peuvent parfaitement répondre aux besoins de votre entreprise sans exploser votre budget. Si votre société évolue au-delà de ce dont une solution de gestion de contacts est capable, alors un outil CRM pourrait représenter l’avenir.
À découvrir : 10 meilleurs fournisseurs de logiciels de gestion de la performance d’entreprise (EPM)
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de contacts ?
Il existe d’excellents exemples d’outils de gestion de contacts disponibles selon vos besoins spécifiques.
Pour certaines petites entreprises, un carnet d’adresses dans Gmail peut suffire. D’autres outils comme Hubspot offrent des versions gratuites qui s’intègrent facilement à Gmail et permettent de suivre toutes vos interactions par e-mail et vos contacts professionnels.
Hubspot, par exemple, vous permet également de créer des modèles pour faciliter encore plus vos communications par e-mail. Gmail et Hubspot présentent aussi l’avantage de proposer des applications mobiles, rendant leur utilisation simple même en déplacement.
Au fur et à mesure de votre croissance, des fournisseurs reconnus sur le marché comme Zoho ou Salesforce proposent des solutions CRM complètes. Quels que soient vos besoins, il existe une solution capable de gérer vos listes de contacts et de rendre votre organisation beaucoup plus simple.
Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de contacts disponibles actuellement sur le marché.
À consulter également :
