Qu’est-ce qu’un système ERP—Comment fonctionnent-ils et pourquoi en utiliser un ?
ERP, ou planification des ressources d'entreprise, est un système logiciel qui regroupe des fonctions clés de l'entreprise telles que les ressources humaines, la chaîne d'approvisionnement, la gestion de la relation client (CRM) et la finance sur une seule plateforme. Si vous en avez assez de gérer ces tâches séparément, les systèmes ERP vous aident à automatiser les processus, accroître l'efficacité et vous fournir des informations précises en temps réel pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.
Dans cet article, je vais expliquer ce qu'est l'ERP, comment il fonctionne et pourquoi il pourrait grandement faciliter votre travail.
Qu'est-ce qu'un système ERP ?
ERP est un acronyme pour planification des ressources d'entreprise, un logiciel de gestion d'entreprise. Dans un article publié pour le site d'actualités pour les DSI et les décideurs informatiques, CIO.com, le chroniqueur invité Bart Perkins propose une définition complète d'un système ERP.
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Il le définit comme un « système d'applications logicielles intégrées qui standardise, rationalise et intègre les processus métier couvrant la finance, les ressources humaines, les achats, la distribution et d’autres départements. »
La multinationale américaine spécialisée dans les technologies informatiques, Oracle, définit l’ERP comme « un type de logiciel que les organisations utilisent pour gérer les activités quotidiennes, comme la comptabilité, l’approvisionnement, la gestion de projets, la gestion des risques et de la conformité, ainsi que des opérations de chaîne d’approvisionnement. »
Oracle ajoute que pour qu'une suite ERP soit considérée comme complète, elle doit comprendre des logiciels permettant d'aider les organisations à planifier, à gérer la performance de l'entreprise (gestion de la performance d'entreprise), à budgétiser, à faire des prévisions et à créer des rapports détaillant les résultats financiers de l'organisation.
Les systèmes ERP peuvent également être étendus grâce à des applications tierces afin d'accéder à des fonctionnalités comme la gestion du cycle de vie des produits, l’e-procurement, la gestion des données produits, l’exploration de données (data mining), et bien d’autres fonctions similaires. L’extension du système ERP se fait généralement via des interfaces fournies par l’éditeur.
Brève histoire de l’ERP
Les systèmes ERP ont été introduits vers 1990 principalement pour un usage dans les entreprises manufacturières. Le concept provient de systèmes tels que la planification des besoins de production II (MRP II) développée en 1983, la MRP en 1964, et la méthode « quantité économique à commander » (EOQ), qui existe depuis 1913.
Selon le fournisseur de logiciels ERP, QAD.Inc, le terme ERP a été inventé par le Gartner Group pour distinguer les systèmes ERP des systèmes MRP dans les années 1990. QAD.Inc précise que, durant cette période, les systèmes ERP ont commencé à intégrer la business intelligence « tout en gérant également d’autres fonctions, comme l’automatisation des forces de vente (SFA), l’automatisation du marketing et le commerce électronique. »
En raison de certains défis liés aux ERP sur site, les fournisseurs ont commencé à développer des ERP cloud afin de proposer des solutions ERP SaaS (ERP fourni comme service logiciel par les éditeurs). Parmi les inconvénients du déploiement sur site figurent le coût de la mise en œuvre, les licences et la durée souvent longue de mise en place, entre autres.
Par contraste, le SaaS est plus simple et moins coûteux à mettre en œuvre puisque l’on paie généralement un abonnement mensuel. Les utilisateurs peuvent personnaliser le logiciel selon les besoins spécifiques à leur secteur. Cela rend le système adapté même à une petite entreprise.
Principales caractéristiques du système ERP
Un système de planification des ressources d’entreprise présente quatre principales caractéristiques : une conception modulaire, une base de données ouverte, centralisée et flexible, et la génération automatique d’informations. Ce système logiciel fonctionne en temps réel depuis une base de données générale qui prend en charge tous les modules. Cela entraîne une présentation cohérente et uniforme dans chaque module ERP.
L'objectif principal d’une solution ERP est de rassembler toutes les unités d’opération de l’entreprise pour atteindre les objectifs opérationnels rapidement. Tous les processus de l’entreprise sont intégrés à l’ensemble des unités dans une approche complète afin de rationaliser les processus et les informations sur toute l’organisation.
Perkins donne un excellent exemple de la façon dont un ERP utilise les données en temps réel pour intégrer différents processus métier. Il cite l’exemple d’une entreprise pour laquelle les clients passent des commandes en ligne. Dès qu’une commande est finalisée, l’ERP vérifie automatiquement le prix et initie un contrôle de crédit si nécessaire. Il vérifie la disponibilité du produit et notifie l’unité qui planifiera la livraison. Une fois la commande livrée, une facture est envoyée et le service comptabilité met à jour ses comptes.
Regardons de plus près certaines fonctionnalités d’un système ERP moderne :
Apparence et ergonomie cohérentes
L’aspect uniforme de l’ERP aide une entreprise à réduire le coût de la formation. Perkins note que les premiers fournisseurs ont compris qu’une apparence cohérente permettait à l’organisation de paraître plus professionnelle. Les employés, travaillant dans différents secteurs de l’entreprise, peuvent se fier aux mêmes informations pour répondre aux besoins spécifiques des clients.
L’intégration ERP permet à une organisation de présenter un visage cohérent au marché, que l’on regarde son logiciel comptable, son système de gestion d’entrepôt ou de simples feuilles de calcul issues de processus manuels.
Toutes les applications sont prises en charge à partir d’une base de données commune
Un des grands défis des organisations est que les différents services fonctionnent en silos (unités disjointes). Cela peut mener à des situations embarrassantes où chaque département donne des informations contradictoires aux clients, ce qui nuit à la qualité de votre service client.
Un système ERP garantit qu’une base de données partagée supporte toutes les applications pour assurer le succès client. Cela signifie que les employés des différentes unités peuvent compter sur les mêmes informations issues de la base de données pour leurs activités quotidiennes et tous les besoins métiers.
Fonctionne en temps réel
À l’ère de l’Internet des objets (IoT), où les appareils sont constamment connectés grâce à des technologies comme l’edge computing, la fonctionnalité de temps réel garantit que chaque processus métier peut accéder rapidement aux informations dont il a besoin. L’edge computing est un système qui rapproche le stockage et le traitement des données de l’endroit où elles seront utilisées.
La fonctionnalité temps réel de l’ERP aide à identifier rapidement les problèmes et donne aux dirigeants le temps de corriger d’éventuelles difficultés.
Types de systèmes ERP
On distingue principalement trois types de systèmes ERP : le logiciel sur site, le logiciel basé sur le cloud et le logiciel hybride. Le type précis que nécessite une organisation dépend essentiellement de la taille de l’entreprise, des dispositifs informatiques disponibles et de la capacité du système à répondre aux besoins de l’entreprise.
Regardons de plus près ces trois types :
Logiciel ERP sur site
Comme son nom l’indique, le logiciel ERP sur site est déployé dans vos locaux. Il est en grande partie géré par votre entreprise après l’installation, ou par un consultant ERP. C’est la solution ERP qu’il vous faut si vous souhaitez garder un contrôle total sur la sécurité du système. Toutefois, la mise en œuvre de cette application ERP nécessite la présence de ressources informatiques dédiées sur place pour assurer la maintenance applicative et serveur.
Le logiciel ERP sur site offre plusieurs avantages, notamment :
- Vos données confidentielles n’ont pas besoin d’être manipulées par un tiers.
- Chaque module ERP peut être personnalisé selon vos besoins métier spécifiques.
- Fournit de solides possibilités d’intégration avec vos autres systèmes (y compris votre logiciel CRM).
Système ERP basé sur le cloud
Ce type de système ERP est souvent appelé logiciel en tant que service (SaaS), ce qui implique qu’un tiers gère ce service. Sa conception flexible permet à vos équipes de stocker et de naviguer dans les données depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet. Habituellement, la tarification est basée sur un abonnement périodique.
L’inconvénient principal de ce type de solution ERP est que vous devez confier certaines de vos données sensibles à un fournisseur externe. Cependant, elle présente plusieurs avantages. Par exemple, il n’est pas nécessaire d’effectuer un important investissement initial. Il n’est pas non plus indispensable de disposer de matériels ou de compétences spécialisés pour déployer le système.
Système ERP hybride
Le système ERP hybride est parfois appelé ERP à deux niveaux. Il permet à votre entreprise de combiner des solutions ERP cloud et sur site. Ce système est pertinent si vous souhaitez profiter des avantages des deux mondes. Par exemple, vous pouvez exploiter l’expertise du consultant ERP sans être obligé de lui donner accès à l’ensemble de vos informations.
Comment fonctionne un système ERP ?
Un système ERP fonctionne en réduisant le nombre de ressources nécessaires pour gérer l’entreprise de façon optimale, tout en garantissant la rentabilité et l’amélioration des performances.
L’ERP se distingue d’une application isolée du fait qu’il permet à plusieurs modules métiers de fonctionner à partir d’une base de données unique.
Le système collecte des données provenant de différents départements de l’entreprise et les centralise dans un emplacement unique où les salariés pouvant en avoir besoin y ont accès. Il démantèle les silos dont souffrent de nombreuses entreprises et garantit la disponibilité des informations adéquates à ceux qui en ont besoin.
Supposons que le système ERP de votre entreprise soit presque entièrement automatisé. L’ERP effectue les saisies de données pour vous en arrière-plan et échange également les informations avec les autres unités qui en ont besoin.
Par exemple, lorsqu'un ordre d’expédition est initié pour le dernier article en stock, les modules de gestion des stocks doivent enregistrer cette information et informer les départements concernés afin que le stock puisse être réapprovisionné. L’équipe commerciale sera également informée afin de ne pas promettre des articles qui ne pourront pas être livrés.
En savoir plus sur le fonctionnement des ERP et comment les utiliser à votre avantage ici.
Pourquoi pourriez-vous avoir besoin d’un système ERP ?
Voyons quelques raisons pour lesquelles les entreprises de différentes tailles peuvent bénéficier de la mise en place d’un ERP.
Partage d’informations : Le système ERP peut automatiquement partager des informations cruciales entre les différents départements de votre entreprise, favorisant ainsi la collaboration grâce à un partage intégré des données.
Amélioration des performances de l’entreprise : Le système intégré permettra aux départements de se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que de chercher l'information dont ils ont besoin. Par exemple, un système ERP pourrait améliorer les performances de votre entreprise en matière de prévisions des ventes grâce au suivi des commandes, au suivi des revenus et à la génération des bons de commande.
Facilité de gestion : Avec la croissance rapide des technologies, les systèmes ERP deviennent de plus en plus simples à gérer et à utiliser. C’est particulièrement utile pour les entreprises qui n’ont pas les compétences ou ressources nécessaires pour intégrer leurs systèmes. Pour les grandes entreprises, l’ERP peut réduire les ressources requises pour gérer des systèmes disjoints.
Rapports standardisés : Si vous souhaitez que votre organisation communique vers le marché, il faut que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. L’ERP garantira que les informations transmises par votre organisation sont cohérentes.
Réduction des coûts : Selon les Business Automation Specialists, un fournisseur de solutions ERP, comptables et d’automatisation, « les entreprises manufacturières ayant mis en place les meilleures pratiques à l’aide d’un système ERP ont pu réduire leur niveau de stock de 22 % ». Ils ajoutent : « Ces mêmes entreprises ont également observé une réduction des coûts globaux proche de 20 %. »
Pour approfondir le sujet, consultez cet article sur les 9 avantages des logiciels ERP.
Vous cherchez autre chose ?
Si vous cherchez un logiciel autre qu’un ERP, découvrez les solutions suivantes :
- Logiciel de gestion du capital humain (HCM) — un logiciel conçu pour gérer les employés, planifier les ressources humaines, gérer les talents et optimiser les effectifs.
- Logiciel de gestion de la performance — un logiciel permettant de gérer la performance et le comportement au travail de chaque collaborateur au sein de l’organisation.
- Logiciel de gestion des effectifs — une solution pour gérer les différents aspects de la main-d’œuvre d’une organisation, incluant la planification, la gestion de la présence, les congés, l’intégration, et bien plus.
Enfin, si vous ne savez pas si vous avez besoin d’un système ERP ou CRM, vous pourriez en fait avoir besoin des deux ! Cet article vous guide à travers les similitudes et différences entre les logiciels ERP et CRM afin de vous aider à faire le bon choix.
