Qu’est-ce qu’un système ERP : comment fonctionnent-ils et pourquoi en utiliser un ?
Les responsables de la gestion des personnes dans les entreprises modernes, quelle que soit leur taille, doivent jongler avec plusieurs fonctions métier. Celles-ci incluent les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion de la relation client (CRM) et la planification des ressources de production, parmi d’autres opérations. Gérer manuellement ou de manière indépendante tous ces aspects de l’entreprise peut vite devenir accablant.
C’est pourquoi il est compréhensible que des systèmes comme la planification des ressources de l’entreprise (ERP) deviennent de plus en plus populaires. Les systèmes ERP sont conçus pour intégrer toutes les fonctions de l’entreprise, créant ainsi des flux de travail et des processus décisionnels plus faciles à gérer. Les organisations disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.
Des études montrent qu’une plateforme ERP peut apporter de nombreux avantages à toute entreprise. Hamidreza Vakilifard, Shahla Abbaszadeh Meinagh et Mohammad Reza Khataee ont mené une étude publiée par le Journal européen en ligne des sciences naturelles et sociales.
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Les résultats de l’étude « ont indiqué que les systèmes ERP avaient un impact sur la performance des organisations. » Ils notent que la mise en place d’un ERP entraîne « des informations plus précises disponibles en temps réel. »
Dans cet article, je définis ce qu’est un système ERP et comment il fonctionne. J’explique aussi pourquoi les gestionnaires qui souhaitent automatiser et améliorer la fonctionnalité dans des domaines tels que l’administration, la personnalisation de produits, la comptabilité, la gestion financière, la gestion de la relation client et les achats, peuvent envisager un logiciel de planification des ressources de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un système ERP ?
ERP est l’acronyme de « Enterprise Resource Planning », un logiciel de gestion d’entreprise. Dans un article produit pour le site d’actualités dédié aux DSI et aux responsables des technologies d’entreprise, CIO.com, le chroniqueur invité Bart Perkins fournit une définition complète d’un système ERP.
Il le définit comme un « système d’applications logicielles intégrées qui standardise, rationalise et intègre les processus métier à travers la finance, les ressources humaines, les achats, la distribution et d’autres départements. »
La multinationale américaine spécialisée dans les technologies informatiques, Oracle, définit l’ERP comme « un type de logiciel qu’utilisent les organisations pour gérer les activités quotidiennes, telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projet, la gestion des risques et de la conformité, ainsi que les opérations de la chaîne d’approvisionnement. »
Oracle ajoute que pour qu’une suite ERP soit définie comme complète, elle doit inclure des logiciels permettant d’aider les organisations sur la planification, la gestion de la performance d’entreprise, la budgétisation, la prévision, ainsi que la création de rapports détaillant les résultats financiers de l’organisation.
Les systèmes ERP peuvent également être enrichis grâce à des applications tierces pour accéder à des fonctionnalités telles que la gestion du cycle de vie des produits, l’e-approvisionnement, la gestion des données produit, l’exploration de données et d’autres fonctions similaires. Généralement, l’extension du système ERP se fait via des interfaces fournies par les éditeurs.
Brève histoire de l’ERP
Les systèmes ERP ont été introduits autour de 1990, principalement pour être utilisés dans le secteur manufacturier. Le concept provient de systèmes comme la planification des besoins matière II (MRP II) développée en 1983, le MRP en 1964, et le calcul du lot économique (EOQ) apparu en 1913.
Selon le fournisseur de solutions ERP QAD.Inc, le terme ERP a été inventé par le Groupe Gartner afin de distinguer les systèmes ERP des systèmes MRP dans les années 1990. QAD.Inc précise que, durant cette période, les ERP ont commencé à intégrer l’informatique décisionnelle « tout en gérant d’autres fonctions, telles que l’automatisation des forces de vente (SFA), l’automatisation du marketing et le commerce électronique. »
En raison de certains défis liés aux ERP installés sur site, les éditeurs ont commencé à développer des ERP sur le cloud, proposant une solution ERP en mode SaaS (ERP fourni comme service logiciel par les éditeurs). Parmi les inconvénients du déploiement sur site figurent le coût de mise en œuvre, les licences et une durée de déploiement plus longue, entre autres.
À l’inverse, le SaaS est plus simple et moins coûteux à mettre en place, car il repose généralement sur un abonnement mensuel. Les utilisateurs peuvent personnaliser le logiciel en fonction des besoins spécifiques à leur secteur. Cela rend le système adapté même à une petite entreprise.
Les principales caractéristiques du système ERP
Un système de planification des ressources de l’entreprise possède quatre principales caractéristiques : une structure modulaire, une grande flexibilité, une base de données ouverte et centralisée, et la génération automatique d’informations. Ce système logiciel fonctionne en temps réel, à partir d’une base de données générale qui alimente tous les modules logiciels. Cela se traduit par une interface homogène à travers chaque module de l’ERP.
L’objectif principal d’une solution logicielle ERP est de rassembler toutes les unités des opérations de l’entreprise afin d’atteindre rapidement les objectifs opérationnels. Tous les processus de l’entreprise sont intégrés à travers toutes les unités pour aboutir à une approche complète visant à rationaliser les processus et l’information dans l’ensemble de l’organisation.
Perkins fournit un excellent exemple de la façon dont l’ERP utilise les données en temps réel pour intégrer divers processus métier. Il utilise l’exemple d’une entreprise qui exige que les clients passent des commandes en ligne. Dès qu’une nouvelle commande est effectuée, l’ERP vérifie automatiquement le prix et effectue, si nécessaire, une vérification de crédit. Il vérifie si le produit est disponible et avertit l’unité qui devra planifier la livraison. Dès que la commande est livrée, une facture est envoyée et l’unité de comptabilité peut mettre à jour ses comptes.
Examinons plus en détail les différentes fonctionnalités d’un ERP moderne :
Apparence et Expérience Utilisateur Cohérentes
Une apparence et une expérience utilisateur cohérentes de l’ERP aident une entreprise à réduire les coûts de formation. Perkins souligne que les premiers fournisseurs avaient compris qu’une cohérence visuelle et ergonomique permet à une organisation d'avoir une image plus professionnelle. Les employés travaillant dans différents services d'une entreprise peuvent ainsi s'appuyer sur les mêmes informations pour répondre aux besoins spécifiques des clients.
L’intégration ERP permet à une organisation de présenter une image cohérente au marché, que ce soit via son logiciel de comptabilité, son système de gestion d’entrepôt, ou même à travers des feuilles de calcul utilisées dans des processus manuels.
Toutes Les Applications Alimentées Par Une Base De Données Commune
L’un des défis majeurs rencontrés par les organisations est que les différents départements fonctionnent en silos (unités cloisonnées). Cela peut entraîner des situations embarrassantes où des services différents communiquent des informations contradictoires aux clients, ce qui nuit à la qualité de votre service client.
Un système ERP veille à ce qu’une base de données commune alimente toutes les applications afin de garantir la satisfaction client. Cela signifie que les employés des différents services peuvent s’appuyer sur les mêmes données issues de la base pour leurs tâches quotidiennes et tous les besoins métiers.
Fonctionne En Temps Réel
À l’ère de l’Internet des Objets (IoT), où les appareils sont sans cesse connectés grâce à des technologies comme le edge computing, la fonctionnalité temps réel garantit que chaque processus métier peut rapidement accéder aux informations nécessaires. Le edge computing est un système qui rapproche le stockage et le traitement des données du lieu où elles seront utilisées.
La fonctionnalité temps réel de l’ERP permet d’identifier rapidement les problèmes et offre aux décideurs le temps nécessaire pour corriger les éventuelles anomalies.
Types De Systèmes ERP
Il existe essentiellement trois types de systèmes ERP : les logiciels sur site, les solutions cloud, et les logiciels hybrides. Le choix du système dépend principalement de la taille de l’entreprise, du matériel informatique disponible, et de la capacité du système à répondre aux besoins de l’organisation.
Regardons de plus près les trois types :
Logiciel ERP Sur Site
Comme son nom l’indique, le logiciel ERP sur site est installé localement. Il est principalement géré par votre entreprise après installation ou par un consultant ERP. Ce type de solution ERP est adapté si vous souhaitez avoir le contrôle total sur la sécurité de votre système ERP. Toutefois, la mise en œuvre de cette solution impose de disposer de ressources informatiques dédiées sur place pour assurer la maintenance de l’application et du serveur.
Le logiciel ERP sur site présente plusieurs avantages, parmi lesquels :
- Vos données confidentielles ne doivent pas être confiées à un tiers.
- Chaque module ERP peut être personnalisé selon vos besoins précis.
- Il offre de solides options d’intégration avec vos autres systèmes (y compris votre logiciel CRM).
Système ERP Basé Sur Le Cloud
Ce type de système ERP est souvent appelé logiciel en tant que service (SaaS), ce qui signifie qu’il est géré par un prestataire tiers. Sa conception flexible permet à votre personnel de stocker et de consulter les données depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. En général, le tarif est basé sur un abonnement périodique.
Le principal inconvénient de ce mode de déploiement tient au fait que vous devez faire confiance à un fournisseur ERP pour la gestion d’une partie de vos données sensibles. Cependant, il présente de nombreux avantages. Par exemple, il n’est pas nécessaire d'investir massivement au départ pour bénéficier du système. De plus, il n’est pas indispensable de disposer de matériel ou de compétences techniques spécifiques pour sa mise en œuvre.
Système ERP Hybride
Le système ERP hybride est parfois désigné sous le terme d’ERP à deux niveaux (two-tier ERP system). Il permet à l’entreprise de combiner un système ERP cloud et une solution sur site. Ce choix s’impose lorsque vous souhaitez profiter des avantages des deux mondes. Par exemple, il est ainsi possible de bénéficier de l’expertise du consultant ERP sans pour autant lui donner accès à toutes vos données.
Comment Fonctionne Un Système ERP ?
Un système ERP fonctionne en réduisant le nombre de ressources nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise, tout en garantissant la rentabilité et l’amélioration de votre activité.
Le système ERP se distingue d’une application unique car il permet aux autres modules d’entreprise de votre société de fonctionner à partir d’une base de données unique.
Le système collecte les données provenant de différentes parties de l’entreprise. Il place ces données à un endroit central où les employés qui en ont besoin peuvent y accéder. Il supprime les cloisonnements dont souffrent de nombreuses entreprises et garantit que les informations nécessaires sont disponibles pour ceux qui en ont besoin.
Supposons que le système ERP de votre entreprise soit presque entièrement automatisé. L’ERP saisit les données pour vous en back-end et échange également les informations avec les autres unités qui en ont besoin.
Par exemple, lorsqu’un bon de livraison est émis pour le dernier article en stock, les modules de gestion des stocks doivent enregistrer cette information et informer les services concernés afin que le stock puisse être réapprovisionné. L’équipe commerciale sera aussi informée afin qu’elle n’avance pas des promesses qu’elle ne pourrait pas tenir.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’ERP et comment vous pouvez l’utiliser à votre avantage ici.
Pourquoi pourriez-vous avoir besoin d’un système ERP ?
Voyons quelques-unes des raisons pour lesquelles les entreprises de différentes tailles peuvent bénéficier de la mise en place d’un ERP.
Partage des informations : Le système ERP peut partager automatiquement des informations cruciales entre les différents services de votre entreprise et, par conséquent, il favorise la collaboration grâce à l’intégration du partage d’informations.
Amélioration des performances de l’entreprise : Le système intégré veillera à ce que les services consacrent du temps à la gestion de leur cœur de métier, plutôt que de chercher activement les informations qui leur seraient utiles. Par exemple, un système ERP peut améliorer les performances de votre entreprise en matière de prévision des ventes grâce au suivi des commandes, du chiffre d'affaires et à la génération de bons de commande.
Facile à gérer : Avec la croissance rapide de la technologie, les systèmes ERP deviennent de plus en plus faciles à gérer et à utiliser. C’est particulièrement le cas pour les entreprises qui ne disposent pas des compétences ou des ressources pour intégrer leurs systèmes. Pour les grandes entreprises, l’ERP peut réduire les ressources nécessaires à la gestion de systèmes disjoints.
Rapports standardisés : Si vous souhaitez que votre organisation communique avec le marché, il est essentiel que tout le monde dans l’organisation ait accès aux mêmes informations. L’ERP garantit la cohérence des informations délivrées par votre organisation.
Coûts réduits : Selon les Business Automation Specialists, fournisseur de solutions ERP, comptables et d’automatisation, « Les entreprises manufacturières dotées des meilleures pratiques et utilisant des systèmes ERP ont pu réduire leurs niveaux de stock de 22 %. » Il ajoute : « Ces mêmes entreprises ont également constaté une réduction de presque 20 % de leurs coûts globaux. »
Pour approfondir encore davantage, consultez cet article sur les 9 avantages des logiciels ERP.
Vous en voulez plus ?
Si vous cherchez un logiciel autre que les logiciels ERP, consultez les suivants :
- Logiciel de gestion du capital humain (HCM) — un logiciel conçu pour gérer les employés, effectuer la planification de la main-d'œuvre, gérer les talents et optimiser la gestion du personnel.
- Logiciel de gestion de la performance — un logiciel destiné à gérer la performance et le comportement au travail des employés individuellement au sein d’une organisation.
- Logiciel de gestion de la main-d'œuvre — un logiciel pour gérer différents aspects du personnel d’une organisation, notamment la planification, la gestion de la présence, les congés, l’intégration et plus encore.
Enfin, si vous ne savez pas si vous avez besoin d’un système ERP ou CRM, vous pourriez en réalité avoir besoin des deux ! Cet article vous guide à travers les similitudes et différences entre les logiciels ERP et CRM pour vous aider à faire le bon choix.
