Qu’est-ce que le suivi du temps et comment peut-il vous être bénéfique ?
Le suivi du temps est le processus qui consiste à enregistrer le nombre d'heures travaillées par les employés, sur une certaine période ou sur un projet particulier.
Si, en entendant « suivi du temps », vous imaginez des ouvriers poinçonnant leur carte dans une usine, ce n’est pas la seule chose sur laquelle nous allons nous concentrer ici. Nous allons aller plus loin pour comprendre ce qu’est réellement le suivi du temps et pourquoi il est crucial pour les chefs d’entreprise et les responsables RH.
Pourquoi le suivi du temps est-il important ?
Noël approche, et j’essaie de finir le travail plus tôt la plupart des jours. J’envoie un message à mon ami, une fois ma journée terminée, pour lui demander s’il veut aller manger un morceau après son travail.
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« Apporte à manger ! » m’a-t-il dit. Et me voilà parti.
Installés autour d’un délicieux repas thaï, nous avons commencé à discuter. Je lui ai demandé si son manager était mécontent parce qu’il avait pris une pause non prévue au milieu de la journée. « Non, il ne me reste qu’une heure de travail pour finir le projet. »
Pendant un instant, j’ai pensé que c’était une pause sans conséquence… mais l’est-elle vraiment ?
Les pauses personnelles apportent plusieurs avantages. Mais mon cerveau est câblé comme celui d’un comptable. J’ai immédiatement compris où la pause de mon ami allait finalement apparaître : dans le résultat net de l’entreprise.
Comment ? Bonne question.
Supposons par exemple que votre entreprise utilise la méthode des coûts standards pour fixer les prix avec précision. Sans logiciel de suivi du temps, l’entreprise ne disposera pas des données nécessaires pour intégrer les heures non productives – ou temps d’inactivité normal en langage comptable – dans son coût standard. En conséquence, ce coût standard ne reflétera pas le coût réel de l’entreprise.
Ce dont vous avez besoin pour surmonter cela, et bien d’autres défis, c’est du suivi du temps.
Comment un logiciel de suivi du temps peut-il vous aider ?
Toutes les entreprises visent les mêmes objectifs : des systèmes de gestion RH fluides, des coûts de main-d’œuvre maîtrisés et une réduction au minimum des pertes de productivité. Mais sans données, vous n’êtes pas en mesure de chanter cette chanson. Pour atteindre vos objectifs de productivité et d’efficacité, il vous faut des données fiables sur le temps.
Dans cette optique, voyons comment un logiciel de suivi du temps apporte de la valeur aux entreprises et les aide à atteindre leurs objectifs.
Automatiser la gestion des feuilles de temps et la facturation
Le tout premier bénéfice, le plus évident, d’une application de suivi du temps est de se débarrasser d’une montagne de paperasse. Qui a encore besoin d’archives papier ou de feuilles de calcul Excel quand les employés peuvent eux-mêmes enregistrer leurs heures facturables ?
Les feuilles de calcul traditionnelles ne suffisent plus. Vous avez besoin d’une solution de suivi du temps performante, automatisée, permettant d’accéder en temps réel aux données de présence des employés, et offrant des intégrations avec vos outils de facturation et de gestion de projets.
Plus les employés saisissent souvent leurs feuilles de temps, plus elles sont précises.
« Les personnes qui enregistrent leur temps au moins une fois par jour sont précises à 66 %, tandis que celles qui le font une fois par semaine ne sont précises qu’à 47 %, et celles qui complètent leur feuille de temps moins d’une fois par semaine n’atteignent que 35 % de précision, » selon une étude d’AffinityLive.
Ces chiffres démontrent l’importance d’utiliser le suivi en temps réel et comment cela peut réduire la marge d’erreur et faire économiser beaucoup d’argent à votre entreprise.
Si vous embauchez des indépendants ou des sous-traitants et que vous avez convenu d’un tarif horaire, ils peuvent enregistrer leur temps facturable de manière à ce qu’il s’intègre directement à votre gestionnaire de projets.
Inversement, si vous facturez vos clients à l’heure, le suivi du temps peut éliminer la nécessité des feuilles de temps manuelles. Une fois votre projet terminé, l’intégration du module facturation et paie du suivi du temps génèrera automatiquement la facture.
Amélioration de la rentabilité
Avec un outil de suivi du temps, vous aurez accès à des analyses beaucoup plus fines concernant les coûts d’un projet, comme les coûts liés aux retouches, à la communication ou à la production.
Une fois que vous disposez de suffisamment de données de suivi du temps, vous serez en meilleure position pour élaborer une structure de coût précise pour vos futurs projets et les tarifer plus compétitivement.
Lorsque vous avez les données des feuilles de temps, vous pouvez examiner combien de temps vos employés ont mis, en moyenne, pour réaliser la tâche X dans le passé. Ajoutez la moyenne des heures d’inactivité normales, puis calculez les coûts de main-d’œuvre pour un projet. Si vous ne tenez pas compte de ces heures d’inactivité, vous risquez de sous-évaluer le prix du projet.
Les données de suivi du temps peuvent réellement ouvrir les yeux et motiver les équipes à améliorer leur gestion du temps. Réfléchissez-y : que ressentiriez-vous en découvrant que vous passez 30 minutes de votre journée de travail à faire défiler votre fil Twitter ?
Une tarification appropriée et une meilleure gestion du temps peuvent collectivement améliorer la rentabilité. Vous pouvez même décider de tirer parti d’outils de surveillance des employés pour automatiser le suivi et la génération de rapports.
Rationaliser la gestion de projet grâce aux intégrations
Lorsque les employés n’entrent pas de données précises dans les feuilles de temps, cela coûte cher à l’entreprise. Pour cette raison, quand vous intégrez votre application de suivi du temps avec votre logiciel de gestion de projet comme Trello ou Asana, vous vous rendez service à vous-même.
Une fois l’intégration effectuée, le traceur de temps alimentera automatiquement le gestionnaire de projet avec des données horaires précises.
Selon les tâches que vous attribuez à vos employés, ils peuvent également avoir besoin d’enregistrer leur temps lorsqu’ils travaillent en dehors des locaux de l’entreprise. Un traceur de temps disposant d’une application mobile pour tous les appareils, y compris Android et iOS, permettra à vos employés de continuer à enregistrer leur temps où qu’ils soient.
Gestion de la performance
La gestion de la performance vise désormais l’amélioration plutôt que la responsabilité. Votre objectif n’est pas de sermonner un employé sur son inefficacité, mais d’avoir des conversations constructives qui peuvent le préparer à de meilleures performances futures.
Bien sûr, pour aider les membres de l’équipe à s’améliorer, il vous faut toujours des données. Vous devez regarder le temps qu’ils ont mis pour effectuer une tâche donnée et le comparer à un temps standardisé.
Munis de ces données, vous pouvez utiliser des outils de gestion de la performance ou des techniques comme l’analyse des écarts. Une fois que vous avez un aperçu des performances des employés, vous pouvez proposer des incitations pour les encourager à devenir plus productifs.
Comment utiliser les données temporelles
Vous vous êtes muni de données sur le temps de travail des employés.
Alors, quelle est la prochaine étape ?
Maintenant que vous savez comment les données temporelles peuvent vous aider, parlons de la façon de les utiliser. Avant de pouvoir prendre des décisions basées sur ces données, il faut comprendre les types de données temporelles.
Les données de temps des employés peuvent être classées comme productives ou non productives.
Heures productives
Les heures productives sont celles où l’activité progresse. Ce sont des heures qu’un client veut payer. Pensez au temps de travail passé à faire fonctionner une machine, emballer un produit ou fournir un support client – selon votre secteur d’activité.
Heures non productives
Les heures non productives incluent toutes les heures qui sont payées mais qui ne sont pas consacrées à un travail productif. Ces heures sont intégrées dans votre tarification mais, idéalement, votre client ne souhaiterait pas les payer. Les heures non productives comprennent le temps passé à consulter des e-mails, obtenir des validations du manager, ou prendre des pauses personnelles.
Vous devez viser à minimiser les heures non productives dans le cadre de vos efforts de contrôle des coûts, mais elles ne peuvent pas être totalement éliminées et ce n’est d’ailleurs pas le but.
Vous souhaitez minimiser, pas éliminer car elles contribuent souvent à la productivité globale d’un employé. Idéalement, les heures non productives doivent rester raisonnables. Plus important encore, elles doivent être prises en compte lors du calcul du prix de votre produit ou service.
Voici un exemple simple d’utilisation des données temporelles dans votre entreprise.
Supposons que vous êtes consultant. Vous fixez vos honoraires pour un certain type de projet – projet A – à 1000 $. En général, vous avez besoin d’un employé par client pour un projet de type A, qui nécessite dix heures productives pour être terminé.
La rémunération de votre employé est de 1 500 $ par semaine pour une semaine de 30 heures de travail. Cela signifie aussi que le coût salarial du projet A s’élève pour vous à 500 $. En supposant que vous n’ayez pas de frais généraux, vous gagnerez 500 $ par projet A complété (c’est-à-dire 1 000 $ de prix - 500 $ de coût salarial).
Cependant, après avoir commencé à suivre le temps, vous vous rendez compte que votre employé consacre en réalité 12 heures à tous les projets de type A. L'employé passe deux heures de son temps à communiquer avec le client au sujet du projet : il fournit des mises à jour, répond aux questions et demande des informations.
Ces deux heures supplémentaires vous coûtent 100 $ de plus à chaque fois que vous terminez un projet de type A. Sans données de suivi du temps, vous ne sauriez pas combien de temps votre employé consacre à un projet en particulier et, de ce fait, vous ne pourriez pas fixer le bon prix.
Le suivi du temps peut vous aider à identifier rapidement les écarts dans votre tarification, pour les grandes comme pour les petites entreprises. Une fois les données en main, il suffit de faire les calculs. Vous serez surpris à quel point les données temporelles peuvent être révélatrices, surtout lorsque vous commencez à les utiliser.
Mais il y a un bémol : annoncer à vos employés que vous allez suivre les données de temps peut souvent être perçu négativement.
Accompagnez les employés dans l'adoption du suivi du temps
Vous connaissez les avantages des outils de suivi du temps, mais vos employés, non. Et ils ne seront probablement pas ravis d'utiliser un outil de ce type. Personne n’aime être surveillé, donc la résistance n’a rien de surprenant.
Les craintes de vos employés reposent sur la fausse idée que les données seront utilisées pour du micro-management. Il appartient toutefois au manager d'expliquer la véritable raison d'être du suivi du temps.
Il est important de comprendre qu’on ne peut pas les brusquer. Aidez-les à voir que le suivi du temps apporte de la valeur à la fois pour eux et pour l'entreprise, en prenant le temps d’en discuter avant de mettre en place un système. Communiquer sur le changement est essentiel pour minimiser les frictions et mettre en place la nouveauté avec succès.
Maintenant que vous savez ce qu'est le suivi du temps, ses bénéfices et les défis potentiels de sa mise en œuvre, vous devriez consacrer un peu de temps à apprendre comment faciliter le changement pour vos employés et l'appliquer sans gêner le fonctionnement de l'entreprise.
Il est également pertinent d'explorer les avantages des logiciels de gestion du temps et de la présence pour compléter vos efforts de suivi du temps. Ces applications et outils RH peuvent vous offrir une perspective plus large, afin de vous aider à affiner vos stratégies pour une meilleure productivité et efficacité.
