Comment aborder l’embauche et le recrutement lorsque vous n’avez pas de service RH (avec Joel Peterson d’Arbutus Search Group)

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Tim Reitsma

En tant que propriétaire ou dirigeant d’une organisation, vous pouvez être responsable de beaucoup de choses. Vous devez recruter de nouveaux talents au fur et à mesure de votre croissance ou lorsque des employés partent, mais vous ne disposez pas d’un recruteur ou d’une équipe RH dédiée pour vous aider. Alors, que faites-vous ? Externalisez-vous le recrutement ? Faites-vous tout vous-même ? Et si vous le faites vous-même, savez-vous comment procéder ? Publiez-vous simplement une offre d’emploi partout et espérez trouver de bons candidats ? Il y a des coûts associés à ces deux approches, en argent, mais aussi en temps, sans oublier la crainte de faire une mauvaise embauche. Joel Peterson est entrepreneur, chasseur de têtes et consultant en recrutement. Il a créé sa propre entreprise, Arbutus Search Group, en 2017. Il possède beaucoup d’expérience, mais devinez quoi ? Il rencontre lui aussi les mêmes difficultés lorsqu’il développe son entreprise.

Merci de nous écouter. Je suis Tim Reitsma, l’animateur attitré de People Managing People. Bienvenue dans le podcast consacré aux personnes qui dirigent des personnes et qui souhaitent mieux diriger et gérer. Nous sommes propriétaires d’entreprise, fondateurs, entrepreneurs, cadres intermédiaires et chefs d’équipe. Nous gérons des personnes et, oui, nous travaillons dans les ressources humaines, mais pas comme une fonction administrative traditionnelle. Notre mission est d’aider les personnes à diriger et à gérer leurs équipes et leurs organisations plus efficacement. Alors, si vous voulez mieux diriger et gérer, si vous voulez devenir un meilleur dirigeant organisationnel et un gestionnaire de personnes plus efficace, rejoignez-nous. Continuez à écouter le podcast pour découvrir les conseils, astuces et outils dont vous avez besoin pour recruter, fidéliser, gérer et diriger vos équipes. Pendant votre écoute, abonnez-vous et inscrivez-vous à notre liste de diffusion sur PeopleManagingPeople.com afin de rester au courant de toute notre actualité.

Bienvenue, Joel. Je vous remercie sincèrement d’avoir pris le temps de participer aujourd’hui au podcast People Managing People. Pour commencer, j’aimerais savoir ce qui vous enthousiasme en ce moment et ce qui vous préoccupe le plus. Imaginons que mon entreprise soit en phase de croissance et que je doive embaucher dix personnes supplémentaires. Dois-je recruter en fonction du poste, de l’adéquation avec l’entreprise — ses valeurs et sa culture — ou d’une combinaison des deux ? Dois-je simplement choisir les dix premiers candidats qui se présentent parce que j’ai peur de les perdre ? Cette question contient beaucoup d’éléments, mais je pense qu’elle est au cœur des préoccupations de nombreuses personnes. Que dois-je faire ?

Joel Peterson

Merci de m’avoir invité. Je suis heureux d’être ici avec vous. On dirait que vous voulez savoir par où commencer. Je pense que la première chose qu’une organisation devrait faire avant de se lancer sur le marché, qu’elle recrute pour un ou deux postes ou pour plusieurs, est de bien comprendre ses propres valeurs et sa propre culture. Il est très important aujourd’hui que les candidats comprennent ce que signifie travailler dans cette organisation. Eric Tremouende l’a très bien expliqué : imaginez dix organisations dans une même ville qui cherchent chacune à embaucher dix comptables différents. Toutes leurs descriptions de poste pourraient être pratiquement identiques : les compétences, les tâches quotidiennes et le poste. Pourtant, l’expérience réelle de la personne assise à ce bureau pourrait être radicalement différente d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi il est essentiel de définir vos valeurs, les éléments de votre culture, ce que vous représentez en tant qu’organisation et l’expérience que vivra un employé qui rejoint l’entreprise. Commencez par établir cela avec votre équipe de direction et votre personnel. Il peut s’agir d’une enquête sur l’engagement des employés ou simplement d’une rencontre informelle de quelques minutes. Une fois ces éléments établis, vous pouvez les intégrer à la description du poste avec les autres informations, exigences et qualifications. Vous dépeignez ainsi non seulement le travail quotidien, mais aussi l’expérience proposée. C’est, à mon avis, le meilleur point de départ.

Tim Reitsma

C’est ce que j’entends également sur le marché : il ne s’agit pas seulement de satisfaire aux qualifications requises. C’est beaucoup plus que cela. Inversions les rôles un instant. Si une personne qui écoute le podcast cherche un nouvel emploi ou souhaite commencer sa carrière, elle trouvera les sites web des entreprises qui décrivent leur culture et ce que signifie travailler pour elles. Comment peut-elle savoir qu’il ne s’agit pas simplement d’un discours de façade ?

Joel Peterson

C’est une excellente question. Les entreprises sont devenues plus avisées et mettent en avant une marque employeur particulière auprès des futurs employés et des candidats. Il revient au candidat de vérifier si cette présentation est exacte. Cela passe notamment par des conversations avec des personnes qui travaillent dans l’entreprise. Je recommande de contacter quelqu’un que l’on connaît dans l’organisation ou une personne avec laquelle on peut entrer en relation par l’intermédiaire d’une recommandation, afin de savoir ce que signifie réellement y travailler. Pendant l’entretien, demandez pourquoi cette personne aime travailler là et ce qui l’a attirée dans cette organisation. Je pose également ces questions à mes clients lorsque nous préparons le recrutement et les entretiens. Qu’est-ce qui les maintient engagés et les incite à revenir chaque jour ? Les candidats disposent aujourd’hui de nombreuses possibilités. Il est donc important de comprendre ce qui les retient dans cette organisation et les y épanouit.

Tim Reitsma

C’est une excellente question. Je l’ai posée dans le passé et on me l’a également posée lorsque j’ai recruté plusieurs personnes au cours de ma carrière. Il est essentiel d’avoir une bonne réponse. Les candidats attentifs observeront même votre langage corporel et les mots que vous choisissez. Ils verront si vous récitez simplement le texte du site web ou si vous appréciez réellement votre travail.

Joel Peterson

Absolument. La plupart des gens savent désormais que le processus d’entretien fonctionne dans les deux sens. Vous évaluez l’entreprise autant qu’elle vous évalue. Que vous soyez employeur ou futur employé, vous devez donner le meilleur de vous-même, tout en restant attentif aux signaux d’alerte. Les deux parties observent le langage corporel, les manières et la cohérence des réponses. Cela fonctionne dans les deux sens.

Tim Reitsma

J’aimerais orienter la conversation vers une autre question. Vous êtes propriétaire d’une entreprise depuis quelques années et vous avez créé une société de recherche de talents. Vous portez plusieurs casquettes : opérations, recrutement, facturation et paie. Que faites-vous lorsque vous devez embaucher quelqu’un ? Faites-vous appel à une autre société de recrutement ou publiez-vous l’offre partout ? Ciblez-vous certains canaux, et comment ?

Joel Peterson

Je ne peux pas dire qu’il existe une seule approche. Je fais ce que je recommande à mes clients : ouvrir la porte à de nombreuses possibilités. Je recherche des recommandations auprès de mon réseau, je publie sur les réseaux sociaux et je fais de la publicité. Il est important de faire savoir que l’on recrute actuellement, mais aussi de renforcer sa marque employeur et de montrer que l’entreprise est toujours à la recherche de bons talents. Je demande également à mes employés qui ils connaissent et qui pourrait me mettre en relation avec un candidat. Si vous faites suffisamment bien ce travail en interne, vos employés vous recommanderont toujours leurs amis et leurs contacts.

Tim Reitsma

C’est un excellent point. Au lieu de diffuser une description de poste partout sur Internet et d’espérer trouver un bon candidat, commencez par regarder à l’intérieur de votre entreprise. Publiez l’offre en interne. Certaines entreprises offrent une prime ou un jour de congé lorsqu’un employé recommande une personne recrutée. Les employés ne veulent pas mettre leur réputation en jeu en recommandant quelqu’un sans raison. Il faut donc commencer par son propre réseau, notamment LinkedIn, qui est là pour durer.

Joel Peterson

Oui, LinkedIn se développe très rapidement. De plus en plus de professionnels l’utilisent chaque jour. La plateforme permet de créer des relations en ligne et hors ligne, d’apprendre, de développer son réseau et de recruter. C’est également un bon moyen de faire connaître sa marque sur Internet.

Tim Reitsma

Votre entreprise est spécialisée dans le recrutement. Supposons que je dirige une petite ou moyenne entreprise sans équipe de soutien RH. À quel moment devrais-je faire appel à quelqu’un comme vous ?

Joel Peterson

Vous pouvez faire appel à une société de recrutement à tout moment. Nous avons créé Arbutus Search Group afin d’offrir un autre niveau de service, presque comme un service de recrutement interne, sans avoir à ajouter un poste à l’effectif. Nous travaillons avec des organisations allant d’une douzaine à environ 250 employés. Nous les aidons à définir rapidement la bonne offre d’emploi, le bon titre et la manière de présenter le poste afin que les candidats puissent le comprendre et s’y reconnaître. Nous pouvons intervenir avant même la rédaction de la description du poste, après une recherche infructueuse ou lorsqu’une entreprise rencontre des difficultés liées au salaire, aux offres refusées ou à la concurrence. Nous aidons les organisations à traverser toutes ces situations et à présenter la bonne valeur aux candidats, tout en avançant rapidement et avec méthode afin de retenir le bon talent.

Tim Reitsma

Ce qui m’intéresse dans votre entreprise, c’est qu’il ne s’agit pas simplement de trouver quelqu’un pour occuper un siège. Vous accordez de l’importance à la raison d’être, aux valeurs et à une approche empreinte d’humilité. Lorsqu’une entreprise est en croissance, il est important de travailler avec une société de recrutement qui partage ses valeurs et comprend le type de personnes qu’elle souhaite attirer.

Joel Peterson

Je suis heureux que cela vous parle. Je recrute depuis environ 13 ou presque 14 ans sur le marché de la Colombie-Britannique, et j’ai également recruté en Australie, au Japon et aux États-Unis. Pour éviter qu’une personne quitte son poste après trois ou six mois, il faut s’assurer que les candidats correspondent aux valeurs, aux intérêts, aux passions, à la mission, à la vision et à la culture de l’organisation. Cela nécessite de véritables conversations, et souvent plusieurs échanges. Les entretiens doivent se dérouler dans un environnement calme qui permet aux personnes de parler naturellement de ce qui les passionne et de ce qu’elles aiment faire. Les entretiens comportementaux sont particulièrement importants : demandez au candidat de décrire une situation réelle, ce qu’il a fait, la solution proposée et le résultat obtenu, plutôt que de lui demander ce qu’il ferait dans une situation hypothétique.

Il faut également donner aux candidats un aperçu réaliste du poste et de la culture. Faites-leur rencontrer les équipes, visiter les locaux et découvrir l’ambiance. Après plusieurs entretiens et rencontres, les deux parties devraient pouvoir déterminer si l’adéquation est réelle. Les mauvaises embauches sont difficiles pour tout le monde et coûtent cher, notamment en temps. C’est pourquoi nous ne nous contentons pas de vérifier des cases ou de rechercher uniquement des compétences précises. Nous nous intéressons aussi à la culture et à l’adéquation globale.

Tim Reitsma

C’est un excellent conseil pour les personnes qui font appel à une société de recrutement ou qui embauchent pour la première fois. Il ne suffit pas de vérifier des cases, et les tactiques d’intimidation ne permettent pas nécessairement d’obtenir les bons candidats.

Joel Peterson

Il ne faut pas relever les chaises. On n’obtient pas une représentation fidèle d’une personne en essayant de lui faire peur. Les tactiques fondées sur la peur ne produisent pas une bonne performance dans un environnement professionnel. Je ne vois donc pas pourquoi elles fonctionneraient en entretien.

Tim Reitsma

J’aimerais vous interroger sur les vérifications de références. Les candidats choisissent généralement des personnes qui parleront favorablement d’eux. Dans un cas, trois références sur trois nous ont dit de ne pas embaucher un candidat. Quelle est votre opinion sur les références ?

Joel Peterson

Les références sont effectivement biaisées puisqu’elles sont sélectionnées par le candidat. Elles ne devraient représenter qu’environ 10 à 12 % de la décision globale. Il ne faut donc pas embaucher automatiquement parce qu’une référence est excellente, ni rejeter automatiquement une candidature parce qu’elle est négative. Je détermine avec mon client quelles références doivent être fournies. Il faut privilégier les deux derniers responsables hiérarchiques directs, plutôt qu’un ancien collègue, un ami ou un professeur rencontré quinze ans plus tôt. L’objectif est de comprendre la performance récente du candidat dans un contexte professionnel pertinent.

Il ne s’agit pas de chercher des informations compromettantes, mais de comprendre comment la personne se comporte dans une situation donnée et comment tirer le meilleur parti de ses compétences. Il faut ensuite replacer chaque réponse dans le contexte du poste. Si une personne a eu des difficultés avec des clients hostiles, mais que le poste n’est pas en contact avec la clientèle, ce point n’aura peut-être pas la même importance. Il peut néanmoins révéler une compétence à développer.

Tim Reitsma

Je pense que c’est important. En entretien, nous pouvons dire ce que nous voulons pour nous mettre en valeur, mais les références permettent de replacer ces affirmations dans leur contexte. Une autre question : lorsqu’une offre attire 20, 30, 40 ou 50 candidatures, comment rester organisé si l’on doit examiner soi-même les CV ? Faut-il utiliser un fichier Excel, un logiciel payant ou imprimer les documents ?

Joel Peterson

J’ai utilisé des outils très performants et coûteux au cours de mes 13 années de recrutement. Ce que j’ai constaté, c’est que les outils d’intelligence artificielle et les algorithmes qui évaluent les candidatures selon des mots-clés ne fonctionnent pas toujours de manière fiable. Ils peuvent éliminer davantage de mauvaises candidatures, mais ils risquent aussi d’écarter de très bons candidats. Si vous recevez plusieurs centaines de candidatures, il faut probablement lire les CV. Il n’y a pas de solution simple.

À un niveau élémentaire, utilisez un tableau ou un espace partagé pour conserver les CV, lettres de motivation et documents associés. Le tableau doit également permettre de suivre les notes, les commentaires, les prochaines étapes, les dates et la source de chaque candidature. Vous pourrez ainsi savoir quels canaux produisent les meilleures embauches. Une page LinkedIn d’entreprise est également utile pour publier les offres et permettre à vos employés de les partager avec leur réseau. Pour une solution plus complète, un système de suivi des candidatures peut centraliser les documents et les notes, parfois pour environ 50 $ par mois et par utilisateur.

Tim Reitsma

Je retiens surtout qu’il faut s’organiser, que ce soit avec un fichier Excel ou un système de suivi. Les outils qui analysent les CV et les profils LinkedIn selon des mots-clés ne vont probablement pas disparaître. Les candidats doivent donc se renseigner sur le secteur et l’offre afin de comprendre comment être repérés par les recruteurs et les logiciels.

Vous avez recruté des centaines de personnes et dirigé une équipe qui en embauchait environ 250 par an pendant quatre ans. Pourriez-vous raconter une mauvaise embauche et expliquer ce que vous en avez appris ?

Joel Peterson

Après 13 années de recrutement, il y a forcément eu quelques embauches qui n’étaient pas adaptées. Je préfère parler de mauvaise adéquation plutôt que de mauvaise embauche. La personne peut ne pas convenir à l’organisation ou ne pas posséder les compétences nécessaires pour le poste. Une telle situation ralentit les autres membres de l’équipe et oblige l’organisation à consacrer du temps à trouver des solutions ou à remodeler le travail.

En 2015, alors que je dirigeais une équipe de recrutement, nous avons embauché une personne au sein de l’équipe RH. Nous avions été impressionnés par les entreprises prestigieuses mentionnées sur son CV, mais nous n’avions pas suffisamment examiné ses réalisations personnelles et les résultats dont elle était directement responsable. Nous avions surtout regardé ce que l’équipe entière avait accompli. Une fois en poste, nous avons compris que cette personne dépendait fortement de l’équipe précédente et ne disposait pas de l’autonomie nécessaire pour réaliser les projets seule. Comme notre équipe était réduite, nous ne pouvions pas lui offrir le même soutien. Cette expérience nous a appris à examiner précisément la contribution individuelle d’un candidat, et pas seulement la réputation des organisations pour lesquelles il a travaillé.

Tim Reitsma

Merci d’avoir partagé cette expérience. Les grands noms sur un CV peuvent être impressionnants, mais il est essentiel d’aller plus loin et de comprendre précisément ce que la personne a accompli. Je vous remercie, Joel, d’avoir participé aujourd’hui et d’avoir partagé vos conseils sur l’organisation, le recrutement et la recherche des bons talents. Nous inclurons le nom d’Arbutus Search Group et un lien vers votre profil LinkedIn dans les notes de l’émission. Merci encore et j’espère vous reparler bientôt.

Joel Peterson

Merci, Tim. Je pourrais parler de ce sujet toute la journée. J’apprécie vraiment votre temps et cette conversation. J’espère que vos auditeurs en tireront quelque chose d’utile. Bon recrutement à tous. Le marché est concurrentiel, mais c’est une période très intéressante.

Tim Reitsma

Très bien. Prenez soin de vous.

Joel Peterson Merci.