Comment aborder le recrutement et l’embauche lorsqu’on n’a pas de service RH (avec Joel Peterson, Arbutus Search Group)

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Tim Reitsma

En tant que propriétaire ou dirigeant d'une entreprise, vous pouvez être responsable de, eh bien, beaucoup de choses. Vous devez recruter de nouveaux talents au fur et à mesure de votre développement ou lorsque des personnes partent, mais vous n'avez pas de recruteur ou d'équipe RH dédiée pour vous aider. Que faire dans ce cas ? Externaliser ? Ou faire tout soi-même ? Et si vous faites tout vous-même, savez-vous comment vous y prendre ? Faut-il poster des offres d'emploi partout et croiser les doigts pour recevoir de bons candidats et espérer le meilleur ? Il y a un coût à chacune de ces options, en argent bien sûr, mais aussi en temps, sans compter la peur de faire une erreur de recrutement. Joel Peterson est entrepreneur, chasseur de têtes et consultant en recrutement. Il a fondé sa propre agence, Arbutus Search Group, en 2017. Il a une grande expérience, mais devinez quoi ? Il rencontre aussi les mêmes difficultés en développant son entreprise.

Merci d'être à l'écoute. Je suis Tim Reitsma, l'animateur attitré de People Managing People. Bienvenue dans le podcast où l'on parle de management humain. Notre mission : mieux diriger et mieux manager. Que l'on soit propriétaires, fondateurs, entrepreneurs, managers intermédiaires ou chefs d'équipe, on manage des personnes. Et oui, on fait des ressources humaines sans être forcément dans la conformité classique RH. Notre objectif est d'aider chacun à mieux diriger et manager ses équipes. Donc si vous souhaitez progresser dans votre rôle de leader ou devenir un meilleur manager et leader organisationnel, rejoignez-nous. Continuez d'écouter ce podcast pour découvrir des astuces, conseils et outils qui facilitent le recrutement, la rétention, la gestion et l'animation de vos équipes. Et pendant que vous écoutez, abonnez-vous et rejoignez notre liste d'envoi sur PeopleManagingPeople.com pour rester informés de toute notre actualité.

Eh bien, bienvenue Joel. Je te remercie de prendre le temps d'intervenir sur People Managing People. Premièrement, qu'est-ce qui t'enthousiasme en ce moment ? Qu'est-ce qui occupe ton esprit ? Disons que j'ai une entreprise en pleine croissance et que j'ai besoin d'embaucher dix personnes. Dois-je recruter selon le poste ou l'adéquation avec l'entreprise, c'est-à-dire les valeurs et la culture, ou une combinaison des deux ? Dois-je embaucher les 10 premiers candidats, de peur de les perdre ? Il y a beaucoup de choses dans une seule question, mais c'est vraiment une préoccupation pour beaucoup. Que faut-il faire ?

Joel Peterson

Oui, merci de m'accueillir, je suis ravi d'être avec vous. Il semble que tu veuilles savoir par où commencer ? Selon moi, la chose la plus importante que devrait faire une organisation avant de diffuser une offre — que ce soit pour un ou plusieurs postes — c'est de bien comprendre ses propres valeurs et sa culture d'entreprise. C'est vraiment important de savoir à quoi ressemblera la vie au sein de l'organisation. Je crois qu'Eric Tremuende l'a très bien dit : il peut y avoir 10 entreprises en ville, cherchant 10 comptables, toutes avec des fiches de poste quasiment identiques. Les compétences, les tâches quotidiennes, le job… Mais l'expérience réelle vécue par la personne à ce poste, dans chacune de ces 10 sociétés, peut être radicalement différente. Voilà pourquoi il faut clarifier ses valeurs, les éléments de sa culture, ce que l'on défend en tant qu'organisation et ce que vivra concrètement le salarié qui nous rejoint. Mettez tout cela au clair, impliquez votre équipe dirigeante et les collaborateurs : enquête d'engagement salariés, réunions informelles... Si vous avez une équipe RH ou quelques leaders pour sonder l'ambiance, faire remonter les ressentis des employés, foncez ! Ensuite, intégrez tout cela dans la fiche de poste, avec les autres critères (compétences, diplômes, missions...). Cela permettra de présenter non seulement les tâches du quotidien, mais aussi la vraie expérience au sein de l'entreprise. C'est vraiment le meilleur point de départ, selon moi.

Tim Reitsma

Ce que j'entends du marché, c'est qu'il ne suffit plus de répondre aux qualifications. C'est bien plus que ça. Je retourne la question : Imaginons qu'une personne qui nous écoute cherche un nouvel emploi, ou débute sa carrière. Elle trouve le site d'une entreprise qui présente sa culture et son environnement. Mais comment savoir si tout ça n'est pas du vent ?

Joel Peterson

Très bonne question. Il y a effectivement un changement. Les entreprises sont plus malignes et marketent leur marque employeur auprès des candidats. Mais c'est à vous, postulant(e), de vérifier si c'est sincère. Cela passe par des échanges avec des gens qui y travaillent. Je recommande à chacun de contacter quelqu'un dans l'entreprise ou d'obtenir une recommandation pour obtenir des retours sur l'ambiance, partager une expérience vécue. Il faut aussi demander cela en entretien : Pourquoi aimez-vous travailler ici ? Qu'est-ce qui vous a donné envie de rejoindre cette entreprise ? J'aime bien demander cela à mes clients, quand on prépare une embauche pour un poste : ils ont souvent une vision très personnelle de ce qui fait qu'on reste fidèle à l'organisation, malgré toutes les offres concurrentes possibles — il y a pénurie de talents actuellement, dans certains secteurs. Donc autant comprendre ce qui retient vraiment les équipes, ce qui les épanouit et motive.

Tim Reitsma

C'est une excellente question. Je l'ai déjà posée — et on me l'a parfois posée — lors de mes recrutements. Et il faut une réponse sincère et préparée à cette question. Les candidats font attention, même à votre langage corporel, à vos mots. Ils verront si vous ressortez la fiche corporate du site ou si vous aimez vraiment être là. C'est déterminant, à la fois pour les candidats et pour les recruteurs : il faut s'y préparer.

Joel Peterson

Absolument. Aujourd'hui, tout le monde sait que l'entretien est un échange à double sens. Vous évaluez l'entreprise autant qu'elle vous juge. Que vous soyez l'employeur ou l'employé potentiel, il faut montrer son meilleur côté, mais aussi rester attentif aux signaux d'alerte. Comme dans tout entretien, vous observez le langage corporel, les manières, ce qui est sincère ou non. C'est valable dans les deux sens.

Tim Reitsma

Je veux aborder un autre sujet, par curiosité. Tu es entrepreneur depuis quelques années, tu as monté ta société de recrutement. Tu portes plusieurs casquettes : opérationnel, recrutement, paie, gestion... Tu fais beaucoup ! Alors, quand tu dois embaucher quelqu'un, comment t'y prends-tu ? Tu fais appel à un cabinet comme le tien ? Tu postes partout ? Ou tu cibles différemment ?

Joel Peterson

Très bonne question. Honnêtement, je n'ai pas de méthode unique. Je conseille à mes clients d'explorer beaucoup de pistes différentes. Par exemple, je demande à mon réseau, car il y a toujours quelqu'un qui connaît quelqu'un. Je rends l'offre publique sur les réseaux sociaux. Bien sûr que je diffuse aussi des annonces. C'est une façon de rappeler que nous recrutons, que nous sommes attractifs comme employeur en Colombie-Britannique, et que nous restons en recherche perpétuelle de talents. Cela fait partie du travail sur la marque employeur ! Mais je fais aussi appel aux recommandations, je sollicite mon réseau, mes collaborateurs pour savoir qui ils connaissent, qui pourrait apporter une plus-value à l'équipe. Si vous avez une bonne ambiance en interne, vos collaborateurs voudront recommander des gens. Les recommandations internes viennent en priorité.

Tim Reitsma

Absolument, au lieu de balancer une fiche de poste partout et d'espérer tomber sur la perle rare, commencez d'abord par sonder vos équipes. Certaines entreprises offrent même des primes ou des avantages (journée offerte, bonus…) pour remercier un collaborateur qui recommande un bon contact. On hésite à mettre sa réputation en jeu pour quelqu'un d'inadéquat, donc ça fonctionne. Autre conseil : exploitez votre réseau, LinkedIn, qu'on l'aime ou pas, est incontournable. Publiez-y vos besoins, on voit souvent des gens annoncer que leur entreprise recrute tel ou tel profil, et d'autres les taguent aussitôt dans les commentaires. C'est un excellent canal !

Joel Peterson

Exactement. LinkedIn, c'est un réseau expansif, chaque jour de nouveaux pro s'y inscrivent. Je n'ai plus le chiffre exact, mais c'est impressionnant. Les mises en relation, apprentissages, recrutement… tout y est possible. C'est aussi parfait pour diffuser sa marque employeur et se faire connaître du plus grand nombre.

Tim Reitsma

Hmm-hmm. Et alors, imaginons : je suis une PME sans service RH, je n'ai personne à qui dire « Occupe-toi du recrutement ». Que dois-je faire, et à quel moment faire appel à une personne comme toi ?

Joel Peterson

Vous pouvez faire appel à un cabinet de recrutement comme le nôtre à tout moment. Il n’y a aucune restriction. D’ailleurs, la raison d’être d’Arbutus Search Group, c’est de proposer un service de recrutement quasi-internalisé, sans ajouter de personnel RH au sein de votre effectif. Nous travaillons souvent avec des entreprises de 12 à 250 salariés — notre cible principale — et nous avons aidé des structures à doubler leur effectif (de 12 à 35, ou de 35 à 87). En accompagnant la croissance, nous aidons à définir rapidement la bonne offre à publier, le bon intitulé, les besoins précis pour que l’annonce touche la bonne audience. Ensuite, nous identifions vraiment les talents pertinents et faisons émerger les meilleures opportunités en adéquation avec le poste. Parfois, nous intervenons alors même que la fiche de poste n’existe pas encore, nous la rédigeons ensemble. D’autres fois, après des recherches vaines, on intervient pour décrypter les raisons de l’échec (salaire trop bas, refus répétés, concurrence plus rapide…). Nous sommes là pour naviguer entre toutes les difficultés, aligner les processus, aller droit au but (sans précipitation mais avec efficacité), pour maximiser les chances de faire une offre acceptée par le bon candidat.

Tim Reitsma

Ce que j’ai compris de ton approche, c’est que tu ne te limites pas à remplir un poste, tu recherches vraiment l’adéquation en termes de valeurs, d’humilité et d’alignement. D’autres cabinets font du placement, point barre, mais toi tu proposes vraiment un accompagnement spécifique aux entreprises qui partagent ton état d’esprit. Ça compte beaucoup, car on n’aura pas les mêmes candidats selon l’agence. C’est une distinction importante.

Joel Peterson

Merci d’avoir relevé cela. J’évolue dans le recrutement depuis 13-14 ans, aussi bien en C.-B., qu’en Australie ou au Japon. Ce qui compte, c’est qu’un recrutement pérenne, ce n’est pas seulement cocher des cases — il faut aussi qu’il y ait un vrai écho entre les valeurs, centres d’intérêt et passions du candidat avec la culture et la mission de l’entreprise : cela ne s’obtient qu’en plaçant l’humain et le dialogue au centre, qu’on soit employeur ou partenaire. J’ai vu des entretiens basés sur l’intimidation ou le stress (comme un dirigeant qui surélevait sa chaise et rabaissait celle du candidat !), mais ce n’est pas comme ça qu’on découvre les vraies qualités d’une personne. Il faut mettre les gens à l’aise pour qu’ils se révèlent, abordent ce qui les passionne et les motive. Les entretiens comportementaux sont très utiles : “Racontez-moi une situation où… Que s’est-il passé ? Quelle solution avez-vous apportée ? Quel a été le résultat ?” — C’est plus précieux que des scénarios imaginaires.

Finalement, pour garantir la compatibilité, il faut offrir une vue réaliste du poste et de l’environnement de travail, laisser le candidat rencontrer l’équipe, sentir l’ambiance. En multipliant les échanges, on jugera bien si l’intégration sera réussie. J’ai connu des erreurs de casting, où la personne n’était pas adaptée, ou cherchait autre chose que ce que le poste proposait — c’est compliqué pour tout le monde. Reconnaître ce problème est essentiel. C’est pourquoi, chez nous, on ne cherche pas seulement à cocher des cases : on vise le matching culturel et comportemental avant tout.

Tim Reitsma

Un bon rappel pour quiconque embauche pour la première fois : le recrutement, ce n’est pas qu’une affaire de cases à cocher. Mieux vaut éviter l’intimidation façon « hausse de chaise » : ça ne mène à rien !

Joel Peterson

Ne haussez pas les chaises !

Tim Reitsma

Ni les chaises, ni les sièges : soyez naturel. (Rires)

Joel Peterson

À la rigueur, amusez-vous avec la posture, bon flic/mauvais flic, mais ne cherchez pas à déstabiliser à tout prix. Les entretiens basés sur la peur ne révèlent rien de valable — ni pour l’évaluation ni, plus tard, au travail. Donc, non, ce n’est pas un bon conseil selon moi.

Tim Reitsma

Petite question qui me trotte dans la tête : les vérifications de références. On en demande toujours, mais au final, on contactera des personnes sélectionnées par le candidat, donc a priori favorables. J’ai connu un cas où trois références d’un même candidat l’ont toutes déconseillé. C’était très honnête — mais surprenant. Quelle est ta vision là-dessus ?

Joel Peterson

Question intéressante… Je suis curieux, l’avez-vous embauché malgré tout ?

Tim Reitsma

Non, cela a suffi à lever un drapeau rouge ; nous avons donné une seconde chance, mais entre réponses évasives et tensions, nous avons préféré opter pour un autre candidat.

Joel Peterson

C’est logique. Les références, c’est un sujet intéressant : elles sont biaisées dans le sens où elles sont choisies. Mais il faut remettre ça en contexte : pour moi, elles ne représentent que 10 à 12% du processus de décision au total. Il ne faut pas s’y fier à 100%. Pour plus d’objectivité, c’est à moi (ou à mon client) de dicter quelle référence je veux : pas un ancien collègue ou un professeur, mais les deux derniers managers directs. Qu’importe si le candidat n’a plus de contacts, on peut retrouver tout le monde sur LinkedIn avec son autorisation. Ainsi, on cartographie les compétences récentes, et non celles acquises il y a dix ans en école. Le but n’est pas de piéger ou de trouver la faille, c’est de comprendre comment chacun s’adapte à un contexte, pour mieux l’accompagner ensuite. Exemple : si on signale que la personne gère mal les clients hostiles — est-ce vraiment bloquant ? Si elle travaille en interne, non. Mais en centre d’appel, peut-être. Il faut relativiser les retours selon le poste visé, creuser les raisons, et considérer le contexte.

Tim Reitsma

C’est très éclairant. On peut embellir son parcours en entretien, mais il faut contextualiser. Une dernière question : imaginons que vous recevez 30, 40, 50 candidatures, voire plus. Quel outil ou méthode conseiller pour rester organisé ? Un simple Excel ? Un logiciel payant ? Tout imprimer et surligner ?

Joel Peterson

Ma réponse ne va pas plaire aux éditeurs de logiciels RH locaux… (rire). Honnêtement, en 13 ans de recrutement, j’ai utilisé plein de solutions très chères ou complètes, mais l’IA et les algorithmes qui filtrent par mots-clés restent très imparfaits. Oui, ils éliminent la plupart des candidatures inadaptées, mais il arrive qu’un excellent profil passe à la trappe. Si vous dépendez à 100% du système, vous risquez de louper des talents. Donc, pour moi, il faut parcourir soi-même les CV reçus, même en grand nombre. Certes, c’est chronophage, mais il existe des outils pour simplifier la gestion des dossiers (tableurs partagés, drive commun, etc.), y stocker CV, lettres et suivre les étapes, feedbacks, origine des candidatures. Cela permet aussi d’identifier les sources qui rapportent le plus de profils pertinents, et d’y investir davantage. Un compte LinkedIn entreprise, des annonces et du contenu social partagé aident aussi à toucher les bonnes personnes, et chacun peut relayer via son réseau. Pour des solutions plus pointues, il existe des systèmes de suivi candidats (ATS) accessibles dès 50 $ par mois et par utilisateur, afin de centraliser, classer et suivre efficacement chaque processus, même sans service RH structuré.

Tim Reitsma

En résumé : structurez-vous, peu importe le support (Excel, ATS…), puis diversifiez vos canaux à mesure que vous grandissez. L’automatisation et l’IA font parler d’elles, mais il reste important, côté candidat, d’adapter son CV aux mots-clés et attentes du secteur visé. Merci pour tous ces conseils. Pour conclure, pourrais-tu nous raconter une anecdote sur une « mauvaise embauche » ? Avec plus de 1000 recrutements supervisés, tu en as sûrement ! Qu’as-tu appris ?

Joel Peterson

En 13 ans, j’ai eu mon lot d’embauches ratées… et tu fais bien de différencier entre « erreur de casting » et « mauvais recrutement ». Parfois, ce n’est simplement pas le bon fit, ni le bon timing pour la personne ou pour l’équipe. On le ressent vite : ça perturbe l’ensemble, force à s’adapter, à réorganiser les missions chaque jour, et cela consomme un temps précieux, surtout pour le dirigeant. Les coûts du recrutement, en termes de temps et d’énergie, sont énormes ! Je me souviens d’un recrutement en 2015, dans une équipe RH : candidat(e) au parcours impressionnant sur le papier, sociétés prestigieuses… On est passé à côté de certains signaux, trop focalisés sur les noms plutôt que sur les résultats concrets de la personne. Au final, la personne n’avait pas l’autonomie nécessaire, avait besoin du soutien d’une grosse équipe, ce que nous n’avions pas en PME. C’était compliqué pour tout le monde.

Tim Reitsma

Merci pour ce partage : on a tendance à se laisser impressionner par un beau CV, mais il faut vraiment creuser les compétences et les réalisations concrètes. Merci Joel pour tous tes éclairages sur le recrutement, l'organisation, l'importance d'y consacrer du temps et de bien réfléchir à qui l'on recrute. Nous ajouterons les coordonnées d’Arbutus Search Group et ton lien LinkedIn dans les notes de l’épisode. Encore merci !

Joel Peterson

Merci Tim, ravi d’avoir échangé avec toi. Je pourrais discuter recrutement toute la journée ! Merci pour ta disponibilité, j’espère que nos auditeurs trouveront matière à réflexion. Bon recrutement à tous : le marché est concurrentiel, mais aussi passionnant en ce moment.

Tim Reitsma

Bonne continuation !

Joel Peterson Merci.