Qu’est-ce que l’intégration des employés ? Guide Expert + Modèle
Une première impression positive est cruciale pour poser les bases d'une collaboration réussie.
Cet article vous guide dans la création d'un programme d'intégration percutant qui impressionnera les nouveaux employés et les préparera à exceller.
Nous allons passer en revue ce qu'est l'intégration, pourquoi elle est importante, et les 10 activités incontournables à inclure dans votre programme d'orientation des nouveaux employés, avec quelques bonus pour les travailleurs à distance.
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Plongeons-nous dans le sujet.
Qu'est-ce que l'orientation des employés ?
L’orientation des employés est le processus qui consiste à présenter aux nouveaux venus la mission, la culture et la structure de l’entreprise, tout en explicitant leur rôle et les attentes à leur égard.
Ce processus comprend une présentation de la mission et des valeurs de l'organisation, des politiques de l'entreprise, des avantages sociaux, des présentations, ainsi que les outils qu'ils utiliseront.
Un programme d’orientation efficace :
- Fait connaître aux nouveaux membres de l'équipe les politiques de l'entreprise et les attentes
- Les aide à compléter les formalités administratives essentielles à l'embauche
- Répond à toutes leurs questions ou préoccupations avant leur prise de fonction
- Leur offre l’opportunité de rencontrer des collègues, de socialiser et de commencer à tisser des liens.
Cela contribue à une excellente expérience globale d’intégration, aide les nouveaux arrivants à être opérationnels plus rapidement et réduit le taux de rotation du personnel.
De nombreux éléments peuvent être standardisés, par exemple une présentation introductive obligatoire et la lecture du manuel de l'employé, cependant, l’expérience différera bien sûr légèrement d’une personne à l’autre.
Intégration vs Orientation des nouveaux employés
La principale différence entre l’intégration et l’orientation des nouveaux employés réside dans leur portée et leur durée :
- L’orientation des nouveaux employés est un événement unique axé sur la présentation de l’entreprise, la couverture des notions de base comme les politiques, les avantages sociaux, et une vue d’ensemble du poste.
- L'intégration est un processus plus long (s’étalant sur plusieurs semaines ou mois) conçu pour intégrer complètement les employés à l'organisation, les aider à nouer des relations, développer leurs compétences et atteindre une productivité à long terme.
En résumé, l’orientation fait partie du processus d’intégration, qui est plus vaste et plus approfondi.
| Orientation | Intégration |
| 1 semaine | 90+ jours |
| Quelques activités sélectionnées axées sur la socialisation | Ensemble complet des activités d’intégration |
Bénéfices d’une bonne orientation des employés
Imaginez que vous ayez passé l’étape du pré-accueil et qu’il s’agisse de votre premier jour dans un nouvel emploi. Mais votre première semaine semble désorganisée et peu accueillante. Pas la meilleure des premières impressions, n’est-ce pas ?
Un bon programme d’orientation aura pour résultat :
Favoriser l’engagement et la satisfaction des employés
Un programme d’orientation bien mené peut considérablement accroître l’engagement des nouveaux employés et leur satisfaction professionnelle, en les faisant se sentir valorisés, soutenus et intégrés à l’équipe.
Productivité accélérée
Une orientation efficace aide les nouveaux venus à mieux comprendre leurs rôles et responsabilités, ce qui permet une montée en compétence plus rapide et efficace.
Ils auront une vision claire de ce que l’on attend d’eux, de leur place au sein de la structure globale de l’organisation, des personnes vers qui se tourner pour obtenir du soutien, et des outils qui seront mis à leur disposition.
Diminution du turn-over
Un rapport Job Seeker Nation a révélé que 30 % des personnes quittent leur poste durant les 90 premiers jours dans un nouvel emploi.
L’orientation permet à chacun de mieux comprendre son rôle et de se sentir accompagné, ce qui signifie en général qu’ils sont moins enclins à partir. Cela réduit les coûts et les perturbations liés à un taux élevé de rotation du personnel.
Une culture d'entreprise renforcée
Comme évoqué précédemment, les programmes d’orientation présentent la culture, les valeurs et les normes de l’entreprise aux nouveaux employés.
Cela les aide à s’intégrer plus rapidement et à adapter leur comportement aux attentes de l’entreprise, favorisant ainsi une culture de travail plus cohésive et solide.
Achèvement de la formation sur la conformité et la sécurité
L'intégration est une occasion d’informer les nouveaux employés sur les questions de conformité, les politiques de l’entreprise et les protocoles de sécurité, réduisant ainsi le risque d’incidents en milieu de travail et de problèmes juridiques.
Meilleures pratiques pour l’intégration des nouvelles recrues
Ayez un objectif clair
Définissez clairement l’expérience que vous souhaitez offrir à une nouvelle recrue lors de son premier jour et de sa première semaine, ainsi que l’objectif principal (par exemple, les personnes, les produits, la culture, etc.).
Minimisez les surprises
Informez les nouvelles recrues à l’avance de ce à quoi ressembleront leur première journée et leur première semaine, de tout ce qui concerne le code vestimentaire (ou l’absence de code!), à ce qu’elles doivent apporter. Cela aide à diminuer le stress que pourrait ressentir une nouvelle recrue avant son arrivée.
Préparez-vous à l’avance
Créez une checklist pour les nouvelles recrues, planifiez les réunions et sessions de formation à l’avance, préparez leur poste de travail et informez les autres membres de l’équipe pour qu’ils puissent aider.
Installer une structure permettra à chacun de connaître son rôle et d’éviter d’oublier des éléments importants.
Vous pouvez utiliser notre modèle de checklist d’intégration des employés pour vous lancer.
Rendez l’accueil chaleureux
Créer un accueil chaleureux et personnalisé qui reflète votre culture aidera les nouvelles recrues à se sentir valorisées.
De petits gestes, comme un kit de bienvenue ou un poste de travail personnalisé, peuvent laisser une impression positive et durable.
Mettez l’accent sur la culture
L’intégration est une occasion idéale pour immerger les nouvelles recrues dans la culture de l’entreprise.
Partagez la mission, la vision et les valeurs de l’organisation, en utilisant des exemples ou anecdotes réels illustrant ces principes en action.
Cela aide les employés à se connecter émotionnellement à la mission de l’entreprise.
Équilibrez le flux d’informations
Évitez de submerger les nouvelles recrues d’informations dès le premier jour. Divisez les contenus en séances plus courtes et utilisez des formats engageants comme des vidéos, des jeux de rôle ou des discussions interactives pour rendre l’expérience vivante et marquante.
Adoptez un rythme raisonnable et prévoyez de nombreuses pauses et du temps libre.
Faites preuve de patience
Sachez que votre nouveau collègue fera presque certainement des erreurs, oubliera des parties de son programme d’intégration, et sautera peut-être quelques étapes en prenant ses repères.
Clarifiez les attentes
Aidez les nouvelles recrues à démarrer du bon pied en définissant clairement les attentes liées à leur poste et leurs premiers objectifs. Présentez-leur les outils clés, les processus et les modes de fonctionnement essentiels pour assurer leur réussite.
Favorisez la connexion
Facilitez les opportunités pour que les nouvelles recrues établissent des liens au sein de l’organisation. Prévoyez des présentations d’équipe, des rencontres individuelles avec les gestionnaires ou des rencontres informelles comme des pauses-café pour qu’elles se sentent intégrées et soutenues dès le premier jour.
Tirez parti de la technologie
Des outils comme les logiciels SIRH, les systèmes de gestion de l’apprentissage, les logiciels de formation et les outils d’intégration offrent des solutions automatisées et intégrées pour aider à gérer la multitude de tâches d’intégration.
Recueillez les impressions
Les retours sont essentiels pour améliorer le processus d’intégration. Demandez aux nouveaux employés de partager leur expérience et servez-vous de leurs remarques pour affiner et améliorer votre programme d’intégration pour les futurs arrivants.
En plus de recueillir des retours en personne, les sondages d’intégration sont utiles pour obtenir des retours sur l’ensemble du processus d’intégration.
Quelles sont les 10 principales activités d’intégration des nouvelles recrues ?
Les types d’activités d’intégration varient d’une organisation à l’autre. Elles dépendent en grande partie des politiques et processus existants en place, et du temps consacré à l’intégration.
Si vous travaillez dans une petite entreprise ou une start-up où le temps est limité et où il y a peu de règles ou procédures formelles, votre programme d’intégration sera peut-être simplement une journée de rencontre avec l’équipe et de mise en place de votre environnement de travail.
Si vous faites partie d’une organisation plus structurée, il comportera probablement un nombre plus important d’activités d’intégration.
- Rencontrer en tête-à-tête le manager direct
- Se connecter avec les nouveaux collègues
- Avoir un temps d’échange avec l’équipe dirigeante
- Être accompagné d’un binôme ou d’un mentor
- Remplir les formulaires et la paperasse obligatoires
- Lire le livret d’accueil et les politiques de l’entreprise
- Visite des locaux ou du bureau
- Installation de l’espace de travail et du poste de travail
- Manipuler les produits et/ou services de l’entreprise
- Fixer des objectifs et organiser la formation
1. Rencontrer en tête-à-tête le manager direct
Les entretiens individuels (1:1) sont un élément essentiel pour établir et développer des relations positives et productives entre vous et les membres de votre équipe.
Vous pouvez utiliser votre première réunion 1:1 pour examiner le programme d’intégration, créer un pacte de confiance, expliquer certaines règles d’équipe et même parcourir la fiche de poste de la personne.
Vous pouvez aussi profiter de ce moment pour rassurer votre nouveau collaborateur en répondant à ses éventuelles inquiétudes et en l’enthousiasmant !
Astuce pro : Lancez vos entretiens individuels sans attendre ; cela peut être la toute première action le jour d’arrivée de votre nouveau collaborateur.
2. Se connecter avec les nouveaux collègues
Ce n’est jamais facile d’être le petit nouveau. Il existe de nombreuses façons de soutenir votre nouvel employé afin qu’il se connecte à sa nouvelle équipe et favorise son sentiment d’appartenance et d’inclusion. N’hésitez pas à faire preuve de créativité !
Astuce pro : Les nouveaux arrivants chez le fournisseur de logiciels basé à Vancouver, Thinkific, remplissent un questionnaire avant leur premier jour avec quelques anecdotes, comme leur plat préféré ou leur plus grande fierté. À leur arrivée, les réponses sont partagées dans un canal Slack pour donner à tous un aperçu de leur personnalité. Les membres actuels de l’équipe peuvent alors participer à la discussion pour leur souhaiter la bienvenue.
3. Avoir un temps d’échange avec l’équipe dirigeante
Faire intervenir un cadre dirigeant comme le PDG ou le fondateur lors de l’intégration, que ce soit pour faire visiter les locaux ou présenter l’entreprise, offre l’opportunité d’aider les nouveaux employés à comprendre la culture de la société, de les informer sur l’histoire de l’entreprise, d’expliquer les valeurs et comportements attendus, et de détailler les objectifs stratégiques.
Cela permet aussi au nouvel employé de se sentir valorisé et connecté à la direction.
Astuce pro : Dans mon ancienne vie de cadre dirigeant, je consacrais une heure à chaque nouvel arrivant lors de l’intégration (cela peut se faire virtuellement aujourd’hui) pour expliquer notre vision et notre mission, la façon dont nos clients utilisent nos produits, et la manière dont le nouveau collaborateur contribue à l’atteinte de nos objectifs.
4. Être accompagné d’un binôme ou d’un mentor
Selon Greenhouse, fournisseur de plateforme de recrutement, « Une manière d’aider vos tout nouveaux employés à se sentir plus à l’aise est de mettre en place un système de parrainage qui associe chaque nouvelle recrue à une personne ayant un peu plus d’ancienneté dans l’entreprise. »
Chez Greenhouse, chaque nouvel employé est jumelé avec quelqu’un d’un autre service. Les « parrains » font visiter les locaux à leur nouveau filleul juste après la première session d’intégration, puis tous déjeunent ensemble lors de cette première journée.
Cela permet au nouvel arrivant de toujours avoir un visage connu au bureau et un pair vers qui se tourner pour les questions du quotidien.
5. Remplir les formulaires et la paperasse obligatoires
La paperasse est une étape nécessaire, mais souvent rébarbative, du processus d'intégration des nouveaux employés. Il est donc préférable que votre nouvelle recrue remplisse le plus de formulaires possible avant son premier jour.
De nombreux systèmes SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) permettent de remplir numériquement les principaux documents d'intégration, ce qui facilite la tâche des nouveaux employés, qui peuvent s'en acquitter avant même leur arrivée. Cette méthode vous permet de vous concentrer sur les aspects plus importants et motivants de leur nouveau poste une fois qu'ils sont prêts à commencer.
Lors de l'orientation, les ressources humaines peuvent aider votre nouvel employé à vérifier et compléter toute la paperasse qu'il resterait à faire.
Astuce pro : Un conseil de Jordan Boogaard chez Eddy HR consiste à utiliser les informations recueillies auprès des employés lors de l'intégration pour récompenser les nouveaux arrivants lorsqu'ils terminent leur paperasse, par exemple : si vous connaissez leur restaurant préféré, offrez-leur un bon cadeau.
6. Passez en revue le manuel de l'employé et les politiques de l'entreprise
Le manuel de l'employé est un outil essentiel pour l'intégration des nouveaux employés et il doit être examiné entre l'employé et vous (ou les RH) lors du processus d'intégration.
Il sert à informer les nouveaux collaborateurs des règles et procédures qui régissent la relation de travail, des droits, responsabilités et comportements attendus de l'employeur et de l'employé.
Certains employés peuvent ignorer ce qu'est un employeur officiel ou ce qu'est une organisation professionnelle d'employeurs. Le manuel doit donc préciser la structure de la relation et les interlocuteurs à consulter dans différentes situations.
Astuce pro : Le manuel de l'employé et les politiques RH clés, telles que celles concernant le harcèlement, la diversité et l'équité, les congés ou la santé et sécurité, doivent être envoyés à l'avance dans le kit de bienvenue du nouvel employé. Ainsi, le temps d'orientation peut être consacré à répondre aux questions ou préoccupations. Un logiciel de gestion de manuel d'employé peut vous aider à élaborer et maintenir un manuel efficace.
7. Faites une visite des locaux ou du bureau
Selon la taille de votre organisation, vous pouvez disposer d'un petit espace de bureau ou d'un bâtiment entier.
Dans tous les cas, il est important d'accompagner votre nouveau collaborateur lors d'une visite des locaux afin qu'il se familiarise avec leur environnement de travail. C'est aussi une excellente occasion pour rencontrer ses futurs collègues (veillez simplement à ne pas l'assommer de visages et de noms).
Astuce pro : N'hésitez pas à rendre cette visite ludique. Par exemple, transformez-la en chasse au trésor avec un service comme Strayboots ou Goosechase.
8. Préparez l'espace de travail et le poste de travail
Que ce soit aussi simple qu'un ordinateur portable livré au domicile d'un employé à distance pour du travail virtuel, ou un espace de bureau dédié entièrement équipé en mobilier, ordinateur, imprimante et téléphone portable, il est important que tout le nécessaire soit prêt à l'avance pour que votre nouvel employé puisse démarrer dans les meilleures conditions.
Astuce pro : Prévoyez une liste complète de tous les outils et équipements nécessaires dans votre checklist d'intégration pour que rien ne soit omis (je me souviens d'une fois où un responsable avait oublié de commander un ordinateur portable à son nouvel employé, qui a donc dû attendre deux semaines !)
9. Mettez-vous concrètement dans la peau du client pour découvrir les produits et/ou services de l'entreprise
Il n'y a pas de meilleure façon d'informer un collaborateur sur ce qu'une organisation fournit à ses utilisateurs et clients que de lui permettre de l'expérimenter lui-même.
Par exemple, les baristas chez Starbucks doivent être capables d'expliquer les différences entre une grande variété de boissons. Dès leur premier jour de travail, les nouveaux employés participent à des dégustations de café animées par le responsable du magasin.
De la même façon, dans mon ancienne entreprise, chaque nouvel employé avait l'occasion de tester l'une de nos caméras numériques industrielles et de visiter l'espace de production.
10. Fixez des objectifs et coordonnez la formation et le développement
Le programme d'orientation des nouveaux employés n'est qu'une partie du parcours d'intégration global. Pour bien amorcer ce parcours, travaillez avec votre nouvelle recrue afin de :
- Fixer des objectifs de performance à 30, 60 et 90 jours ;
- Prévoir des formations et des actions de développement des compétences ;
- Poursuivre l'intégration dans la culture et l'équipe.
Ces activités représentent une charge de travail importante et la période d’intégration peut être chargée, alors ne vous inquiétez pas si vous n’arrivez pas à tout faire le premier jour ou même la première semaine de votre nouvel employé. Veillez simplement à les réaliser aussi rapidement que possible pour que l’intégration se passe dans de bonnes conditions !
BONUS : Comment rendre l’intégration à distance/virtuelle ludique et engageante
Créer un environnement engageant pour favoriser la création de liens peut s’avérer difficile. Gardez à l’esprit la culture de votre organisation afin d’intégrer des éléments pertinents et appropriés à l’intégration virtuelle.
Voici cinq façons de rendre votre intégration à distance plus efficace et stimulante :
1. Envoyez un « kit de bienvenue/de survie »
Expédiez un coffret de bienvenue au domicile des salariés à distance afin de créer dès avant le premier jour une relation avec eux. Cela les aidera à se sentir rapidement membres de l’organisation. Voici quelques idées pour composer votre package d’accueil :
- Produits de l’entreprise (si pertinent), comme des t-shirts et divers articles de marque
- Une bague lumineuse pour les visioconférences qu’ils seront amenés à faire
- Une bouteille isolante à double paroi aux couleurs de l’entreprise (par exemple, un Thermos)
- Un mot personnel du PDG ou du responsable de service pour souhaiter la bienvenue dans l’organisation
2. Offrez une carte-cadeau électronique
Offrez le petit-déjeuner ou le déjeuner à votre nouvelle recrue à distance pendant l’intégration, et partagez un repas virtuel avec tous les nouveaux salariés pour favoriser la convivialité.
Pensez bien sûr aux éventuelles restrictions alimentaires et aux préférences de chacun. Pour éviter toute surprise, vous pouvez leur envoyer un questionnaire préalable, demander discrètement leurs plats ou restaurants préférés, et leur adresser un bon cadeau correspondant.
3. Prévoyez des intervenants lors de l’intégration
Faites intervenir des personnes de leur propre équipe/service ainsi que d’autres départements dont ils auront besoin :
- Certaines sessions d’intégration peuvent inclure la participation du manager de chaque nouveau salarié, qui rejoint la session virtuelle et participe à une salle de discussion dédiée (par exemple, pendant 30 minutes). Cela aide les nouveaux arrivants à faire connaissance avec leur manager dès le premier jour
- Faites intervenir des membres de l’équipe RH pour présenter les aspects liés à leurs missions (ex. : un expert avantages sociaux pour parler des avantages)
- Faites intervenir à tour de rôle des cadres dirigeants pour parler de la culture d’entreprise, ou enregistrez et diffusez une vidéo dans laquelle les dirigeants évoquent la mission, les valeurs, etc. de l’entreprise.
- Organisez des pauses café virtuelles avec les dirigeants tout au long de l’intégration. Un cadre peut animer un jeu ou une conversation informelle entre deux sessions plus formelles pour maintenir l’engagement des nouveaux collaborateurs
4. Partagez une bibliothèque numérique pour les nouveaux salariés
Ajoutez des procédures opérationnelles standards, des astuces, conseils et guides pour permettre aux nouveaux employés de mieux s’orienter rapidement.
Ceci peut inclure un lexique des termes de l’entreprise, des abréviations, etc. ainsi que des formations et vidéos utiles sur l’entreprise et sa culture
5. Organisez une chasse au trésor virtuelle
Plus tard durant l’intégration, proposez une chasse au trésor virtuelle pour aider à renforcer les informations clés.
Les éléments à inclure peuvent concerner la culture et l’histoire de l’entreprise, des activités visant à identifier des membres de la direction, ainsi que des informations ou exemples de produits et services offerts par l’entreprise
Pimentez la chasse au trésor en la thématisant autour d’une fête, d’un événement ou d’un film à venir, tout en mettant en avant les informations clés sur l’entreprise et l’équipe.
Liste de vérification pour l’intégration des salariés
Avant le premier jour
- Préparation
- Préparer le poste de travail, les outils et le matériel (ordinateur, téléphone, accès à l’email, aux logiciels, etc.).
- Élaborer un planning pour le déroulement de l’intégration.
- Informer l’équipe de la date d’arrivée du collaborateur.
- Envoyer un email de bienvenue avec les informations pratiques de la première journée (heure d’arrivée, tenue vestimentaire, contact référent).
- Documents administratifs
- Préparer les documents contractuels (contrats, formulaires fiscaux, formulaires de virement bancaire).
- Organiser les documents d’adhésion aux avantages sociaux.
Premier jour
- Accueil et introduction
- Souhaitez la bienvenue à la nouvelle recrue dès son arrivée.
- Présentez-la à son responsable et à ses collègues d'équipe.
- Remettez un kit de bienvenue (ex : goodies de l'entreprise, livret d'accueil, liste de contacts).
- Présentation de l’orientation
- Partagez le programme de la journée/semaine.
- Expliquez le but du processus d'intégration.
- Présentation de l'entreprise
- Présentez l’histoire de l’entreprise, sa mission, sa vision et ses valeurs.
- Présentez la structure organisationnelle et les membres clés de la direction.
- Politiques et procédures
- Revue du livret d’accueil salarié.
- Discussion des politiques internes (présence, code vestimentaire, télétravail).
- Visite des locaux
- Faites découvrir les locaux ou, à distance, les outils de travail virtuels.
- Montrez les espaces clés (salles de pause, sanitaires, sorties de secours).
Première semaine
- Rôle et attentes professionnelles
- Expliquez le poste de la nouvelle recrue, ses responsabilités et ses objectifs.
- Présentez les outils, méthodes de travail et tâches principales.
- Avantages et rémunération
- Revue des avantages, des bonus et des processus de paie.
- Aide à l'inscription aux avantages si nécessaire.
- Formation et ressources
- Présentation des programmes et supports de formation obligatoires.
- Attribution de premières missions ou projets pour apprendre sur le terrain.
- Création de liens
- Organisez des réunions avec l’équipe, les managers et les parties prenantes clés.
- Planifiez des moments informels ou des activités de cohésion d’équipe.
Exemple de modèle pour un programme d'intégration de nouveaux employés
Vous devriez maintenant avoir une bonne idée de ce qu’est l’intégration des employés, pourquoi elle est importante et quelles activités y figurent habituellement. Mais vous vous demandez peut-être : « Comment tout organiser et quelles activités doivent passer en premier, en second, etc. ? »
Pour vous aider, nous vous proposons un exemple de programme sur deux jours, que vous pouvez télécharger ci-dessous. Vous pouvez l’utiliser comme checklist pour l’intégration des nouveaux employés afin de ne rien oublier.
Téléchargez notre modèle d'intégration des employés !
Vers l’intégration des employés et au-delà
L’intégration est une étape importante dans votre processus d’onboarding, un de ces « moments de vérité » pour reprendre un terme du monde de l’expérience salarié.
La réussir contribuera à améliorer la productivité, l’engagement, le taux de rétention et à offrir un meilleur retour sur investissement de l’onboarding.
Points clés à retenir
- Démarrez l’intégration des employés même avant leur premier jour pour maximiser son impact
- Assurez-vous que les nouveaux collaborateurs passent suffisamment de temps avec leur responsable et leurs collègues
- L’attribution d’un binôme ou d’un mentor accélère l’apprentissage et favorise l’engagement.
Plus globalement, il est important que les nouveaux salariés bénéficient d’un accompagnement maximal durant leurs premiers mois dans leur nouveau poste.
Cela inclut des points réguliers avec leur manager et vous pouvez aussi envisager un accompagnement par binôme ou mentorat.
Il est considéré comme une bonne pratique de créer un plan sur 30, 60, 90 jours qui comporte des éléments standards mais reste personnalisable pour chaque poste et chaque individu.
En outre, il est recommandé de vous pencher sur la façon d’évaluer le succès de l’intégration afin d’optimiser votre processus et de continuer à l’améliorer.
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