Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?
Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) sont utilisés par de nombreuses organisations pour faciliter le recrutement de nouveaux collaborateurs et la gestion de leur progression tout au long du processus d’embauche.
Si vous êtes responsable du recrutement au sein d’une organisation ou en tant que consultant externe, vous avez sans doute entendu parler des systèmes de suivi des candidatures (ATS). Mais, puisqu’il y a de fortes chances que vous soyez ici, peut-être n’êtes-vous pas totalement certain de leur fonctionnement.
Dans cet article, nous vous expliquerons comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures et comment ils peuvent vous aider à chaque étape du processus de recrutement.
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À retenir
- Les systèmes de suivi des candidatures permettent de centraliser les informations sur les candidats dans une base de données et d’assurer leur progression fluide tout au long du processus d'embauche.
- Les ATS vous aident à créer votre propre vivier de candidats qualifiés que vous pouvez entretenir sur la durée.
- Un ATS facilitera la mesure et le reporting des principaux indicateurs de recrutement.
Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidatures ?
Un système de suivi des candidatures (ATS) est un type de logiciel de recrutement conçu pour rendre le processus de recrutement plus efficace, réduire le travail manuel et améliorer la qualité des embauches en aidant les entreprises à identifier et à gérer rapidement les candidats qualifiés.
Les systèmes de suivi des candidatures fonctionnent en automatisant et en rationalisant diverses tâches comme la publication des offres d’emploi, la communication avec les candidats, le suivi des candidatures à travers les différentes étapes du processus d’embauche, et l’organisation des informations des candidats dans une base de données centralisée.
Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?
Fondamentalement, l’ATS est conçu pour aider les recruteurs à gérer les candidats depuis le premier contact jusqu’à l’entretien final et, idéalement, l’acceptation de l’offre.
Selon l’application, ils peuvent aussi assister le responsable du recrutement dans la publication d’annonces, la recherche directe de candidats, l’analyse et l’évaluation des profils, les entretiens et la création de propositions tout au long du processus d’embauche.
Le cœur de tout logiciel de suivi de candidatures est une base de données qui stocke les informations du candidat ainsi que les détails relatifs à sa candidature comme le CV, la lettre de motivation et les retours d’entretien.
Les équipes de recrutement peuvent alors configurer l’outil selon leur processus de recrutement et faire avancer les candidats à mesure qu’ils franchissent chaque étape. Fini les tableurs fastidieux !
Les automatisations intégrées, comme les rappels, permettent de s’assurer qu’aucune étape n’est oubliée et qu’aucun candidat « ne passe à travers les mailles du filet ».
D’autres fonctionnalités utiles incluent la possibilité d’envoyer des refus groupés par e-mail selon certains critères.
Les professionnels RH qui participent à des conférences ou salons dédiés aux solutions de recrutement développent souvent une compréhension plus approfondie de l’intégration efficace des systèmes de suivi de candidatures. Ces événements permettent de constater comment les ATS rendent le recrutement plus fluide et aident à repérer les meilleurs talents plus rapidement.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un système de suivi des candidatures ?
Comme tout logiciel de recrutement, chaque fournisseur d’ATS propose ses propres options et fonctionnalités.
Certains, par exemple, vous aideront à prospecter le marché pour trouver des candidats ainsi qu’à analyser les candidatures.
D’autres permettent d’automatiser des processus de recrutement comme la planification des entretiens. Les principales fonctionnalités d’un système de suivi des candidatures incluent :
Publication d’offres
Certains ATS font également office de plateformes de publication d’offres d’emploi et vous permettent de diffuser rapidement des fiches de poste sur la page carrières de votre entreprise, sur un site d’offres d’emploi ou sur les réseaux sociaux.
Les avantages de cette fonctionnalité : *un gain de temps considérable et des annonces cohérentes* immédiatement visibles !
Envoi d’e-mails de prise de contact
Une fois que vous avez identifié une liste de candidats potentiels, la plupart des ATS peuvent vous aider à structurer, envoyer, suivre et optimiser des e-mails personnalisés dans le cadre du processus d’acquisition de talents.
Base de données candidats
Les informations sur les candidats, y compris toutes les interactions avec eux, sont conservées (veillez toutefois à vérifier la durée de conservation autorisée légalement), ce qui vous permet de constituer une base de données de candidats et de développer des relations dans le temps. C’est pourquoi les ATS sont parfois appelés logiciels de bases de données de recrutement.
Importation de CV
Après que les candidats ont commencé à répondre à votre offre d'emploi, il est probable que vous receviez des CV de nombreuses sources.
Certains candidats pourraient même choisir la méthode traditionnelle et vous envoyer leur CV par courrier ou vous remettre une copie papier.
La meilleure solution ATS proposera des options d’importation flexibles, allant de la numérisation des copies papier à l'intégration des candidatures Indeed dans votre base de données. (L'utilisation d'un logiciel de présélection de CV complémentaire peut également rendre ce processus plus efficace si vous gérez de grands volumes de candidats).
Le logiciel ATS facilite la centralisation de toutes vos candidatures en un seul endroit.
Les CV électroniques sont rapidement importés dans le système, les copies papier sont transformées en documents numériques pouvant être analysés à la recherche de mots-clés et d’indicateurs d’expérience appropriés, et les données provenant de sites externes sont converties en quelque chose d’utile et lisible pour l’utilisateur final.
Analyse des CV
La fonction d’analyse de CV est idéale lorsque vous recevez un grand nombre de candidatures, car elle permet d’analyser rapidement des centaines de CV en utilisant des critères prédéfinis.
Un scan ATS facilite également la recherche d'informations pertinentes, peu importe où elles se trouvent dans le document.
Bien qu’il existe certains standards de format de CV, chaque CV est différent. Par exemple, certaines personnes indiquent leurs compétences sous chaque expérience professionnelle tandis que d'autres créent une section séparée à la fin pour les lister.
La fonctionnalité d’analyse de CV extrait les mots-clés de chaque candidature, quel que soit le format, et classe chaque candidat en fonction de sa correspondance avec la description du poste.
Planification des entretiens
L’ATS peut se synchroniser avec les calendriers et utiliser un logiciel de planification d’entretiens intégré pour automatiser la programmation des entretiens ainsi que l’envoi des informations nécessaires et des rappels.
Suivi des candidats
Un système ATS aide l’équipe des ressources humaines à garder une trace des personnes contactées, du stade auquel se trouve chaque candidat, et à déterminer la meilleure date pour une relance. Cela permet de rationaliser le processus de recrutement et d’assurer une excellente expérience candidat.
Analyse des données
Si votre équipe RH doit répondre à des quotas, la plateforme ATS doit aussi pouvoir les suivre et les rapporter.
Vous pourrez suivre et rapporter des indicateurs clés des recrutement tels que les sources les plus efficaces, ou à quelle étape la plupart des candidats abandonnent-ils ?
Des analyses plus avancées pourraient être plus coûteuses, alors assurez-vous de vérifier ce qui est inclus dans votre tarification ATS.
Quels sont les avantages d’utiliser un ATS ?
Nous détaillons ce sujet dans notre article sur les avantages de l’ATS, mais en résumé, utiliser un ATS peut bénéficier à votre organisation de plusieurs façons :
- Efficacité et gain de temps : Centralise la gestion des données et rationalise le processus de recrutement.
- Meilleure expérience candidat : Simplifie le processus de candidature et automatise les communications, contribuant ainsi à une meilleure expérience pour les candidats.
- Meilleure organisation et collaboration : Standardise les processus et améliore la collaboration au sein de l’équipe.
- Rapports et analyses avancés : Des outils d’analyse du recrutement intégrés fournissent des données pour des décisions éclairées et garantissent la conformité.
- Scalabilité : Gère des volumes importants et des workflows RH personnalisables.
- Réduction des coûts : Réduit la dépendance aux recruteurs et les coûts administratifs.
- Meilleure qualité des candidats : Cible la diffusion des offres d’emploi et améliore la correspondance des compétences.
Dans l’ensemble, un ATS rationalise le recrutement, améliore les décisions d’embauche et renforce la stratégie de recrutement.
De nombreuses entreprises utilisent-elles des logiciels ATS ?
Au moins 40 % des entreprises utilisent actuellement une plateforme ATS. Cependant, cette tendance est à la hausse, car les entreprises du monde entier cherchent à devenir plus pertinentes technologiquement à l’ère d’internet, du big data et des écosystèmes en ligne.
La plupart des grandes entreprises utilisent depuis longtemps des ATS ou d'autres types de logiciels de recrutement, qu'il s'agisse d'un système externe ou d'un portail candidat intégré à leur propre logiciel RH.
Cependant, bonne nouvelle, il existe désormais des solutions permettant aux petites et moyennes entreprises d'investir dans ces systèmes et d'en tirer profit.
C'est pourquoi nous avons compilé cette liste utile des meilleurs systèmes de suivi des candidatures pour les petites entreprises.
Une meilleure expérience de recrutement pour les deux parties
Un logiciel ATS peut vous faire gagner du temps, et donc de l'argent, en automatisant une grande partie du processus de recrutement de nouveaux collaborateurs.
Cela est particulièrement vrai pour les systèmes ATS modernes alimentés par l'IA, car ils accélèrent considérablement le processus de présélection des candidats.
Ce qui est plus efficace pour les équipes de recrutement l'est aussi pour les candidats, et les ATS amélioreront probablement l'expérience des candidats tout en veillant à ce qu'aucun ne passe à travers les mailles du filet. Il reste cependant important de choisir l'ATS le mieux adapté à vos besoins.
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