Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?
Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) sont utilisés par de nombreuses organisations pour faciliter le recrutement de nouveaux employés et gérer leur progression tout au long du processus d'embauche.
Si vous êtes responsable du recrutement au sein d'une organisation ou en tant que consultant externe, vous avez sans doute entendu parler des systèmes de suivi des candidatures (ATS). Mais, comme vous êtes ici, il se peut que vous ne sachiez pas exactement comment ils fonctionnent.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures et de quelle manière ils peuvent vous accompagner à chaque étape du processus de recrutement.
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Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures ?
Un système de suivi des candidatures (ATS) est un type de logiciel de recrutement conçu pour rendre le processus de recrutement plus efficace, réduire le travail manuel et améliorer la qualité des embauches en aidant les entreprises à identifier et gérer rapidement les candidats qualifiés.
Les systèmes de suivi des candidatures fonctionnent en automatisant et rationalisant diverses tâches comme la publication d'offres d'emploi, la communication avec les candidats, le suivi des candidats à travers les différentes étapes du processus d'embauche ainsi que l’organisation des informations dans une base de données centralisée.
Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?
Au fond, l'ATS est conçu pour aider les recruteurs à gérer les candidats depuis le premier contact jusqu'à l'entretien final et, idéalement, jusqu’à l’acceptation d’une offre.
Selon l’application, il peut aussi aider un responsable du recrutement à publier des offres d’emploi, rechercher activement des profils, analyser et évaluer les candidats, mener les entretiens et proposer une offre tout au long du parcours d'embauche.
Le cœur de tout logiciel de suivi des candidatures est une base de données qui stocke les informations des candidats ainsi que les détails de leur candidature, par exemple le CV, la lettre de motivation et les retours d'entretien.
Les équipes de recrutement peuvent ensuite configurer l’outil en fonction de leur processus de recrutement et faire avancer les candidats à chaque étape du parcours. Fini les tableurs monotones !
Des automatisations intégrées au logiciel, telles que les rappels, garantissent qu'aucune étape n'est oubliée et qu’aucun candidat « ne passe à travers les mailles du filet ».
D’autres fonctionnalités utiles incluent la capacité d’envoyer des mails de rejet en masse selon certains critères.
Les professionnels RH qui participent à des sommets sur les solutions de staffing acquièrent souvent une compréhension approfondie sur la manière d’intégrer efficacement les systèmes de suivi des candidatures. Assister à ces sommets permet de découvrir comment ces outils rationalisent le recrutement et facilitent l’identification rapide des meilleurs talents.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un système de suivi des candidatures ?
Comme tout logiciel de recrutement, chaque fournisseur d’ATS propose des fonctionnalités et options différentes.
Certains, par exemple, vous aideront à explorer le marché et à sourcer des candidats, ainsi qu’à analyser les candidatures.
D’autres vous permettront d’automatiser des processus de recrutement comme la planification d'un entretien avec un candidat. Les principales fonctionnalités d’un système de suivi des candidatures comprennent :
Publication d’offres d’emploi
Certains ATS servent aussi de plateformes de publication d’annonces qui vous permettent de publier rapidement des offres d’emploi sur les pages carrières de votre entreprise ainsi que sur une plateforme d’annonces et sur les réseaux sociaux.
Les avantages sont immédiatement visibles : *gain de temps précieux et annonces d’emploi uniformes* !
Contact par email
Après avoir identifié une liste de candidats potentiels, la plupart des ATS peuvent vous aider à structurer, envoyer, suivre et optimiser des emails personnalisés dans le cadre du processus de recrutement.
Base de données candidats
Les informations sur les candidats, y compris toutes les interactions avec eux, sont conservées (vérifiez cependant pendant combien de temps cela est légalement autorisé), ce qui vous permet de constituer une base de données candidats et d'entretenir la relation dans le temps. C'est pourquoi les ATS sont parfois désignés comme logiciels de gestion de base de données de recrutement.
Importation de CV
Après la publication de votre annonce d’emploi, vous recevrez probablement des CV provenant de nombreuses sources différentes.
Certains candidats choisissent même la méthode classique et envoient leur CV par courrier ou vous en remettent une version papier.
La meilleure solution ATS offre des options d’importation flexibles, allant de la numérisation de copies papier à l’intégration des candidatures Indeed dans votre base de données. (Utiliser en complément un logiciel de présélection de CV peut également rendre ce processus plus efficace si vous gérez de grands volumes de candidats).
Un logiciel ATS permet de regrouper facilement toutes vos candidatures en un seul endroit.
Les CV électroniques sont rapidement importés dans le système, les copies papier sont converties en documents numériques pouvant être analysés selon les mots-clés appropriés et les indicateurs d’expérience, et les données provenant de sites web externes sont transformées en informations utiles et lisibles pour l’utilisateur final.
Lecture automatisée des CV
La fonction de lecture automatique des CV est idéale lorsque vous recevez une grande quantité de candidatures, car elle vous permet d’analyser rapidement des centaines de CV à l’aide de critères préalablement sélectionnés.
Un scan ATS facilite également la recherche d’informations pertinentes, quel que soit l’emplacement sur le document.
Bien qu’il existe certaines normes de format de CV, chacun est différent. Par exemple, certaines personnes répertorient leurs compétences sous chaque expérience professionnelle, tandis que d’autres créent un titre séparé pour les lister à la fin.
La fonctionnalité d’analyse de CV extrait les mots-clés de chaque document, quel que soit le format, et catégorise chaque candidat selon la correspondance avec la description du poste.
Planification des entretiens
L’ATS peut se synchroniser avec les calendriers et utiliser des logiciels de planification d’entretiens intégrés pour automatiser la prise de rendez-vous ainsi que l’envoi d’informations et de rappels nécessaires.
Suivi des candidats
Un système ATS aide l’équipe des ressources humaines à suivre les candidats contactés, à repérer où en est chaque candidature et à déterminer la meilleure date de relance. Cela permet de fluidifier le processus de recrutement et garantit une excellente expérience candidat.
Analyse des données
Si votre équipe RH doit atteindre des quotas, la plateforme ATS doit pouvoir assurer le suivi et le reporting de ceux-ci.
Vous pourrez suivre et analyser les principaux indicateurs de recrutement, tels que les sources les plus efficaces ou les étapes où les candidats abandonnent le plus.
Les analyses plus avancées peuvent engendrer un coût supplémentaire, alors assurez-vous de vérifier ce qui est inclus dans votre tarification ATS.
Quels sont les avantages liés à l’utilisation d’un ATS ?
Nous abordons ce point plus en détail dans notre article sur les avantages d’un ATS. En résumé, l’utilisation d’un ATS peut apporter les bénéfices suivants à votre organisation :
- Efficacité et gain de temps : Centralise la gestion des données et simplifie le processus de recrutement.
- Amélioration de l’expérience candidat : Simplifie le processus de candidature et automatise les communications, offrant ainsi une meilleure expérience aux postulants.
- Meilleure organisation et collaboration : Standardise les processus et renforce la collaboration des équipes.
- Reporting et analyses renforcés : Outils d’analytique de recrutement intégrés pour fournir des informations orientées données et assurer la conformité.
- Scalabilité : Gère de gros volumes et propose des workflows RH personnalisables.
- Réduction des coûts : Diminue la dépendance aux recruteurs et réduit les coûts administratifs.
- Meilleure qualité de candidats : Cible la diffusion des offres d’emploi et améliore l’adéquation des compétences.
Dans l’ensemble, un ATS fluidifie le recrutement, améliore les décisions d’embauche et optimise la stratégie de recrutement.
Beaucoup d’entreprises utilisent-elles un logiciel ATS ?
Au moins 40% des entreprises utilisent actuellement une plateforme ATS. Cependant, cette tendance est à la hausse, car les sociétés du monde entier cherchent à devenir plus compétitives sur le plan technologique à l’ère d’Internet, du big data et des écosystèmes en ligne.
La plupart des grandes entreprises utilisent depuis longtemps des ATS ou d’autres types de logiciels de recrutement, qu’il s’agisse de systèmes externes ou de portails candidats intégrés à leurs propres logiciels RH.
Cependant, heureusement, il existe désormais des options permettant aux petites et moyennes entreprises d’investir dans ces systèmes et d’en récolter les bénéfices.
C’est pourquoi nous avons compilé cette liste utile des meilleurs systèmes de suivi des candidatures pour les petites entreprises.
Une meilleure expérience de recrutement pour les deux parties
Un logiciel ATS peut vous faire gagner du temps, et donc de l’argent, en automatisant une grande partie du processus de recrutement de nouveaux employés.
C’est particulièrement vrai pour les systèmes ATS modernes alimentés par l’IA, car ils peuvent accélérer considérablement le processus de sélection des candidats.
Ce qui est plus efficace pour les équipes de recrutement l’est aussi pour les candidats, et les ATS amélioreront probablement l’expérience des candidats et aideront à s’assurer qu’aucun ne passe à travers les mailles du filet. Cependant, il est important de choisir l’ATS le mieux adapté à vos besoins.
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