Comment Mener un Entretien : Guide d’Expert + Modèle Gratuit
Dans mon précédent article, j'ai abordé l'importance de fournir des retours réguliers aux responsables du recrutement et aux équipes concernant le processus d'entretien.
Parallèlement, je consacre beaucoup de temps à former les membres de l’équipe impliqués dans les entretiens, afin qu'ils puissent mener des discussions ciblées tout en rendant l'expérience plus attrayante pour les candidats.
Au fil des années, j'ai constaté que, dans de nombreux cas, nous pouvons faire plus en moins de temps sans donner aux candidats l'impression d'être soumis à l'Inquisition espagnole.
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Donc, sans plus attendre, voici mon guide pour conduire des entretiens ciblés et engageants.
Pourquoi les entretiens sont-ils importants ?
Nous menons des entretiens afin d’évaluer les qualifications, les compétences en communication et les motivations des candidats, tout en vérifiant la véracité de leur candidature.
De l'autre côté, les postulants peuvent mettre en valeur leurs aptitudes, mieux comprendre le poste et créer un lien avec leurs futurs employeurs potentiels.
Les deux parties peuvent clarifier les attentes, négocier les conditions et prendre des décisions éclairées, ce qui réduit le risque de turnover et favorise un bon « fit ».
En définitive, l'objectif est d'approfondir la vérification des compétences, des comportements et des motivations nécessaires, et de garantir une excellente expérience candidat quel que soit le résultat.
Comment mener un entretien : un processus en 7 étapes
Je ne suis pas sûr de vouloir compter le nombre de personnes que j'ai accompagnées en entretien au fil des années, et il n’y en a jamais deux identiques (c’est aussi ce qui fait le charme du métier).
Quel que soit le poste ou l’entreprise, voici ma méthode, étape par étape, pour préparer et mener un entretien efficace :
1. Définir un objectif
La première étape consiste à fixer un objectif à vos entretiens. Est-ce pour tester les compétences techniques, les comportements, ou bien les deux ?
Pour bien cerner cela, commencez par écrire tout ce que vous devez savoir d’une personne pour pouvoir l’embaucher en toute confiance au poste visé. Ce sera la base de la structure et du contenu de l'entretien.
Exemple :
Vous recherchez un(e) commercial(e) senior pour lancer votre produit sur un nouveau marché. Cette personne doit idéalement avoir des contacts parmi les clients clés que vous ciblez : concentrez-vous là-dessus !
Souhaitez-vous également que cette personne devienne par la suite chef d’équipe ? Prévoyez quelques questions à ce sujet également.
Pensez-vous que votre produit se vende mieux selon une approche plutôt qu’une autre ? Veillez à bien comprendre leur style de vente.
Et continuez ainsi jusqu’à réunir tout ce dont vous avez besoin pour être en mesure de recruter la personne.
Ensuite, priorisez les questions dont vous avez le plus besoin des réponses pour pouvoir y consacrer plus de temps, et commencez à élaborer vos modèles de questions (vous pouvez utiliser les miens à la fin de cet article pour vous aider).
Prendre le temps de cet exercice pose ainsi un cadre clair sur ce que vous allez chercher à évaluer lors de chaque entretien—en toute transparence vis-à-vis des candidats par la suite.
En parallèle, réfléchissez à qui doit évaluer chaque dimension et à la façon dont les candidats seront notés. Je vous conseille d’éviter d’impliquer tout le monde (que le CEO rencontre chaque candidat n’est pas vraiment un atout comme certaines entreprises aiment à le penser—j’y reviendrai).
Cela dit, se reposer uniquement sur le manager en charge du recrutement peut aussi poser problème à terme, aussi bien pour le candidat que pour l’entreprise.
Il s’agit de trouver le juste équilibre entre les écueils d’un avis unique et ceux de la « décision par comité » (synonyme de processus d’embauche interminable). Mon article sur le recrutement collaboratif détaille ce point, et vous pourrez également consulter des exemples de schémas de processus de recrutement pour visualiser la démarche.
Exemple :
Le poste de responsable de la mise en œuvre exige à la fois une relation client et des compétences techniques. Demandez à un(e) gestionnaire de compte expérimenté(e) d’évaluer la dimension relationnelle, et à quelqu’un du Produit ou de l’Ingénierie de s’occuper de la technique. Chacun pourra ainsi se concentrer sur son domaine et tirer le meilleur du/de la candidat(e).
2. Concevoir la structure de l'entretien
Une fois l'objectif défini, vous pouvez songer à la structure à adopter.
Je recommande généralement de structurer les entretiens comme un entonnoir : commencer par les compétences incontournables lors des premiers échanges, puis évaluer les compétences secondaires ou optionnelles au fil des étapes.
Exemple :
- Première étape : Approfondissement de leur expérience avec des questions spécifiques, en commençant par les expériences indispensables, puis en évoluant vers les expériences facultatives.
- Deuxième étape : Entretien « technique », qui peut inclure une tâche, permettant d’évaluer les compétences clés et de mieux comprendre (selon les performances du candidat lors du premier entretien) leurs compétences « souhaitables ».
- Troisième étape : Accent mis sur l’apport culturel du candidat et son adéquation comportementale.
En découpant l'entretien comme dans l’exemple ci-dessus, vous ne dévalorisez pas la culture d’entreprise en la plaçant en dernier, mais vous évitez surtout de faire avancer des personnes qui n’ont pas les compétences requises, ce qui ferait perdre du temps à tout le monde. Cela est particulièrement crucial pour les recrutements de profils seniors.
De plus, cette organisation de l’entretien vous permet de puiser dans les informations des étapes précédentes pour ajuster le niveau d’exigence à chaque étape suivante.
Par exemple, si vous recrutez un contrôleur financier senior et qu’un candidat a évoqué durant la première étape une expérience de reporting financier complexe correspondant justement à la tâche de la deuxième étape…
Lors de la réalisation de la tâche, vous vous attendez à ce qu’il applique l’expertise évoquée et vous pouvez alors vérifier s’il dispose réellement du savoir-faire mis en avant.
3. Préparer les questions
Il y a de fortes chances que vous ayez déjà participé à quelques entretiens, que ce soit en tant que recruteur ou que candidat.
Vous pouvez certainement vous rappeler d’un moment où vous aviez le sentiment de répondre à une question sans pertinence, ou inversement, d’avoir reçu une réponse d’un candidat qui sonnait comme une pièce de théâtre.
Le secret d’une bonne question d’entretien est de susciter une vraie conversation avec le candidat.
Pour cela, posez des questions ouvertes (Qui, Quand, Comment, Pourquoi, Où) ou demandez des exemples. Cela incitera des réponses plus développées, ce qui vous apportera une meilleure compréhension grâce aux détails concrets.
Exemple :
« Avez-vous de l’expérience en test logiciel ? » (mauvais) vs « Quelle est votre expérience des tests logiciels ? » (bon)
Servez-vous de ces questions pour comprendre l’expérience de la personne et sa façon de prendre des décisions. J’ai tellement appris en interviewant des candidats !
L’autre aspect important : peler l’oignon, c’est-à-dire poser des questions de relance.
Ce sont ces questions qui permettent aux experts de se distinguer et d’aider les personnes ayant le plus de potentiel à sortir du lot. En général, si quelqu’un tente d’inventer une histoire pour simuler de l’expérience, il se fait démasquer dès la deuxième ou troisième relance.
Portez attention à la réponse de la personne à votre première grande question et notez les sujets que vous souhaitez creuser (si vous ne pouvez pas l’interrompre directement). Cela rendra vos relances plus pertinentes, mais voici quelques exemples de questions universelles :
- Pourquoi cette décision a-t-elle été prise ?
- Quelles étaient les alternatives et pourquoi n’étaient-elles pas envisageables ?
- Comment les choses se sont-elles déroulées ?
- Que pourrait-on améliorer ?
- Comment les autres membres de l’équipe ont-ils accueilli cette décision ?
- Comment ont-ils communiqué avec les autres ?
Enfin, soyez curieux·se et posez vos questions avec intérêt — sans devenir un inquisiteur !
Être agressif dans vos questions est le signe d’un interviewer faible ou peu sûr de lui, et cela donne rarement les meilleurs résultats si vous affichez une posture “dure” face aux candidats.
La seule exception : si c’est dans la culture de votre entreprise — dans ce cas, soyez aussi agressif que nécessaire pour que les candidats sachent où ils mettent les pieds le plus tôt possible !
Questions à éviter
Il existe certains types de questions que l’on aime poser mais qui, historiquement, n’apportent rien.
Questions pièges
Par exemple : « Combien y a-t-il de fenêtres à Canary Wharf ?», ou encore mon grand favori personnel, « Combien y a-t-il d’accordeurs de pianos aux Pays-Bas ? » (une question qui m’a réellement été posée lors d’un entretien et que je n’oublierai jamais).
On prétend que ces questions servent à vérifier les « compétences en résolution de problèmes » du candidat. À l’époque, j’avais vu un piano peut-être deux fois dans ma vie, donc je ne savais même pas en quoi consistait l’accordage.
Cela dit, je connais pas mal de gens qui ont une guitare et s’accordent tout seuls. J’ai donc répondu à cette question : « Demandez-vous les gens qui s’accordent eux-mêmes ou les professionnels ? »
Apparemment, ma réponse n’a pas du tout plu au recruteur !
Ce type de questions pousse les gens à jouer la comédie et peut également exclure certaines personnes sur le plan culturel. Tout ce qu’elles font, c’est gaspiller un précieux temps d’entretien qui pourrait être utilisé pour poser de meilleures questions.
Meilleure alternative :
Proposez-leur un petit scénario qu'ils pourraient rencontrer dans leur futur poste et demandez-leur de vous expliquer comment ils le résoudraient. C’est un exemple ancré dans la réalité, qui sera bien plus parlant pour le candidat.
Exemple pour un commercial senior :
« Comment aborderiez-vous un nouveau marché, dominé par quelques marques très établies, avec une nouvelle marque challenger que très peu de gens connaissent ? »
Cela peut même donner lieu à toute une session d’idéation !
Questions farfelues
« Quel est votre Pokémon de départ ? » ou « Si vous étiez un animal, lequel seriez-vous ? »
J’aimerais vous dire que j’invente ça. Mais la question sur Pokémon provenait réellement d’une personne lors d’une formation à l’entretien, qui, d’ailleurs assez courageusement, l’a reconnu et expliqué qu’elle posait systématiquement cette question.
J’ai demandé pourquoi, et il a répondu : « Je saurai tout ce dont j’ai besoin à leur sujet grâce à ça ». Je lui serai éternellement reconnaissant d’avoir avoué cela pendant la formation afin que je puisse y mettre fin dans l’œuf. À ce stade, autant leur demander leur signe astrologique !
J’ai joué à de nombreux jeux vidéo, mais jamais à Pokémon. Je me demande ce que cela révèle sur moi ?
Meilleure alternative :
Il n’y a aucune meilleure alternative à ces questions. Passez votre chemin et utilisez votre temps pour poser des questions plus utiles !
Vendez-moi X
Je maudirai à jamais Le Loup de Wall Street d’avoir mis dans la tête des gens que la question « vendez-moi ce stylo » soit la clé de toute vente.
Une variante récente que j’ai rencontrée lors d’un entretien était quand on m’a demandé de vendre l’entreprise pour laquelle je postulais.
Je suis recruteur et l’on s’attend à ce que je connaisse plus que ce qui est indiqué sur le site web, ce qui suppose effectivement d’être en poste. Sinon, les candidats peuvent aussi lire par eux-mêmes !
Meilleure alternative :
« Vendez-moi votre produit actuel ou votre entreprise actuelle ».
Cela permet de tester leur capacité à raconter une histoire ou leur style de vente sur quelque chose qu’ils doivent normalement bien connaître.
Questions trop ouvertes
« Parlez-moi de vous ».
« Eh bien, je viens de [insérer le pays], je suis Poissons, j’adore nager. »
Ai-je répondu à la question ? – Oui. Vais-je avoir le poste ? Évidemment non.
Autre exemple : « Quels problèmes pouvez-vous résoudre pour nous » – Mais de quels problèmes s’agit-il ?
« Quels sont vos points faibles ? » – Voilà une question faible !
Meilleure alternative :
Parlez-leur d’un problème réel que vous avez actuellement et invitez-les à y réfléchir avec vous. Posez une question plus guidée, comme « Parlez-moi de votre expérience sur le projet X », en choisissant un élément de leur CV.
Une alternative à la question des faiblesses consiste à leur demander de raconter une expérience où ils n’ont pas réussi quelque chose et ce qu’ils en ont tiré.
Pourquoi devrions-nous vous embaucher ?
Eh bien, c’est précisément le but de l’entretien, non ?
4. Créez un cadre d’évaluation
Le cadre d’évaluation sert à garantir que la structure et les questions soient appliquées de manière uniforme lors de chaque entretien.
Il existe plusieurs façons de noter les réponses, par exemple avec des valeurs numériques (1 à 5 ou 1 à 10) ou bien avec les points forts/pour et points faibles/contre.
Ma préférée est l’échelle Non franc, Non, Oui et Oui franc, car elle est très simple à utiliser et évite toute ambigüité.
Quelle que soit celle que vous choisissez, donnez du sens aux scores afin que les recruteurs sachent ce qu’ils doivent rechercher.
Sauf en cas de question technique précise qui exige une bonne réponse, le cadre sert plus à donner aux recruteurs une vision de ce qu’est une bonne réponse, et non à désigner ce qui serait la « bonne » réponse donnée par un candidat.
Par exemple, pour un de nos derniers recrutements d’ingénieurs de haut niveau, nous avons retenu des critères techniques et comportementaux, identifié 3 à 4 questions pour chacun et 3 à 4 compétences/traits correspondants pour chaque question.
L’un des critères pour l’ingénieur principal était de comprendre pourquoi il avait mis en place certains frameworks, nous avons donc conçu le cadre suivant pour évaluer ce critère :
- Non ferme - aucune compréhension des cadres mis en place
- Non - aucune compréhension des raisons pour lesquelles les cadres ont été mis en place et aucune introspection sur ce qui aurait pu être envisagé d'autre.
- Oui - Bonne compréhension des cadres mis en place et des raisons de leur mise en œuvre
- Oui ferme - Très bonne compréhension des différents cadres et des raisons pour lesquelles chacun peut être choisi, en plus de pouvoir expliquer quelles autres solutions alternatives ont été envisagées et pourquoi elles n'ont pas fonctionné.
5. Mener l'entretien
Quand il s'agit de l'expérience candidat, c'est lors de l'entretien que tout se joue.
C'est à ce moment-là que les candidats passent le plus de temps avec vous et, même si vous n'avez pas eu le temps de créer une page carrières ultra stylée avec de l'interactivité partout, offrir une belle expérience d'entretien peut compenser ce manque.
Cela ne veut pas dire que l'entretien doit être facile ! Les bons candidats préfèrent en réalité les entretiens qui les challengent et les poussent à réfléchir sur leur domaine d'expertise, donc les conseils ci-dessus pour des entretiens efficaces restent valables.
Cependant, ce que je souhaite attirer à votre attention dans cette section, ce sont les bases qui, si elles sont bien réalisées, ne vous vaudront sans doute pas de louanges, mais si vous échouez, vous aurez la critique méritée. Ainsi, assurez-vous toujours de :
- Vous présenter ainsi que votre rôle dans l'entreprise
- Si c'est le premier entretien, présentez également l'entreprise
- Donner le contexte de ce que vous souhaitez aborder lors de cet entretien
- Rassurer le candidat, que ce soit en ligne ou en personne, sur le fait qu'il peut faire une pause pour aller boire de l'eau ou aller aux toilettes s'il en a besoin. Nous sommes tous humains.
- Vous assurer d'avoir préalablement consulté son CV et d'être prêt avec des questions pertinentes
- Être ponctuel (voire un peu en avance en tant qu'hôte)
- Garder un œil sur le temps et vous assurer que le candidat ait le temps de poser ses questions
- Sourire et vous montrer curieux de la personne en face de vous !
Cela semble basique mais il m'arrive encore de voir des situations où des personnes oublient l'une ou l'autre de ces choses, et cela se remarque toujours.
Savoir interviewer efficacement implique aussi de bien gérer le temps grâce à un logiciel de coordination d'entretiens.
Astuces pour prendre des notes d'entretien efficaces
Prendre de bonnes notes lors des entretiens est une compétence que vous devrez développer, et j'ai bien peur de ne pas avoir de raccourci.
Au début, je trouvais plus simple d'avoir un stylo et du papier devant moi. Je notais les questions posées pendant l'entretien et les numérotait, puis, lorsqu'une nouvelle question surgissait, je notais juste son numéro. Après cela, je suis passé à taper les réponses au fur et à mesure.
Que ce soit en sténo ou en texte complet, l'essentiel est d'avoir assez d'informations sur ce qu'a dit le candidat pour pouvoir justifier votre prise de décision.
La plupart des logiciels de suivi des candidatures modernes (ATS) proposent un outil permettant de conserver des notes lors des entretiens (cela peut s'appeler un "kit d'entretien", un "scorecard" ou un "formulaire de feedback").
Selon l'ATS, vous pouvez également avoir des étoiles ou des "oui/non" ou encore un score numérique à attribuer. Parlez-en à votre fournisseur ATS ou à votre équipe recrutement pour configurer ces options si elles vous sont utiles.
S'assurer d'avoir de bonnes notes de chaque personne du panel de recrutement donne la meilleure vue d'ensemble sur la performance de chaque candidat tout au long du processus.
Personnellement, j'ai toujours trouvé Non ferme, Non, Oui et Oui ferme les plus utiles.
Les notes numériques et les étoiles prennent généralement beaucoup de temps, une équipe de recrutement solide et de nombreuses données et exemples de feedback d'entretien pour former tout le monde à discerner la différence entre 3 et 4 étoiles. Cela peut amener plus de subjectivité.
Bonne pratique : il est recommandé d’inscrire vos retours dans le système et de prendre une décision dans les 24 heures qui suivent l’entretien. C’est essentiel pour se rappeler tout ce qui s’est passé. Il arrive parfois qu’il faille prendre un peu de recul, et ce n’est pas problématique, mais combien de fois ai-je vu un manager qui n’a pas donné son feedback sur une semaine, me dire "j’avais besoin d’y réfléchir", puis finalement donner son retour sur le mauvais candidat !6. Évaluez le ou la candidate et prenez une décision
Évaluez la personne à l’aide de vos critères définis à l’étape 4.
Obtenir des retours de plusieurs personnes est bénéfique pour la prise de décision et pour réduire les biais, mais, comme vous le savez sûrement, rassembler un consensus de groupe peut être difficile.
La décision finale doit être prise par une personne ou un groupe, ce qui ne reflétera pas forcément l’avis de tous les individus impliqués.
La décision finale doit être respectée et adoptée en veillant à ne pas générer de friction dans les équipes existantes.
L’équipe de recrutement collaborative doit établir une liste restreinte de candidats et donner un retour sur chacun pour que le manager ou le jury puisse en tenir compte.
La personne décisionnaire dans le processus doit ensuite pouvoir fournir ses observations et justifier la décision prise.
7. Donnez et demandez du feedback
L’expérience du ou de la candidate ne s’arrête pas à la fin de l’appel Zoom ou quand elle quitte les locaux.
Les périodes entre les étapes d’entretien ou juste avant la proposition sont cruciales—profitez-en au maximum.
Des retours dans les temps
Il est très important de donner un retour, surtout aux candidats qui n’ont pas franchi certaines étapes.
Tou·te·s les candidat·e·s apprécieront d’apprendre ce qui a bien fonctionné lors de leur entretien ou moins bien, et, s’ils poursuivent, la suite du processus.
Pour vous aider, consultez mon article sur comment donner un feedback d’entretien.
Demandez du feedback
L’intervalle entre les entretiens est un bon moment pour solliciter un retour. Personnellement, je ne suis pas adepte des questionnaires ou sondages envoyés à chaque étape—cela peut vite devenir lassant.
Cependant, une simple question par email—lorsque vous transmettez leur retour ou leur annoncez la progression vers l’étape suivante—peut suffire à recueillir leur ressenti sur ce qu’ils ont apprécié ou ce qu’ils n’ont pas compris.
Donnez des nouvelles rapidement
Si vous avez besoin de quelques jours ou attendez un élément qui retarde le processus de retour (que ce soit un refus ou une progression), prévenez les candidats !
Idéalement, les candidats doivent être informés de l’issue de leur entretien sous quelques jours—l’objectif étant de ne pas dépasser 72 heures dans la mesure du possible.
Cependant, s’il y a un retard, j’envoie toujours une petite note pour leur signifier que je ne les ai pas oubliés, et que l’entreprise n’est pas en train de les "ghoster" : il y a juste un imprévu quel qu’il soit.
Checklist entretien
Avant de vous lancer, vérifiez les éléments suivants :
- Avez-vous une liste standard de questions à poser à chaque candidat·e ?
- Cette liste est-elle divisée par entretien et par intervenant ?
- Chaque question a-t-elle un objectif précis qui se rapporte à la description du poste ?
- Avez-vous réfléchi à quelques questions de relance ?
- Les différentes étapes de l’entretien sont-elles standardisées et prêtes (vous pouvez aussi les inclure dans l’annonce) ?
- À distance, êtes-vous dans un lieu où vous ne serez pas dérangé·e par d’autres personnes ou par le bruit ?
- En visioconférence, votre plateforme d’entretien vidéo est-elle à jour et prête à l’emploi ?
- En présentiel, avez-vous réservé la salle et vous êtes-vous assuré·e d’être prêt·e à accueillir la personne ?
Une des meilleures façons d’offrir une excellente expérience candidat est d’être préparé. J’ai donc créé un modèle téléchargeable pour vous aider à organiser votre réflexion pour chaque entretien et à préparer votre panel d’intervieweurs.
Modèle d’entretien
Obtenez votre modèle d’entretien !
Ce formulaire passe en revue les questions une par une, en particulier celles que le responsable du recrutement laisse à d’autres membres du panel d’entretien.
Bien que cela puisse paraître long au début, vous le ferez bientôt instinctivement et il est essentiel que toutes les personnes qui mènent l’entretien soient sur la même longueur d’onde. Sinon, vous poserez à un même candidat des questions très différentes et nul ne peut être tout pour tout le monde !
Meilleures pratiques pour les entretiens
Petit rappel de quelques meilleures pratiques abordées ci-dessus :
- Clarifiez l’objectif : Avant de commencer, soyez au clair sur le but de l’entretien, c’est-à-dire ce que vous devez savoir pour proposer le poste à quelqu’un. Cela déterminera la structure de l’entretien et les questions à poser.
- Questions ouvertes : Posez des questions ouvertes (Qui, Quand, Comment, Pourquoi, Où) ou demandez des exemples concrets.
- Utilisez la technologie : Les systèmes de gestion des candidatures et autres types de logiciels de recrutement peuvent vous aider à prendre des notes et à évaluer les candidats.
- Retour rapide : Fournissez un retour d’information détaillé et dans un délai raisonnable, en fonction du niveau d’avancement du candidat dans le processus. Pensez également à demander du feedback.
Vers des entretiens ciblés et engageants
Un entretien d’embauche ne doit pas être un bras de fer : vous pouvez obtenir bien plus en considérant les candidats comme de vraies personnes !
Je vais même jusqu’à envoyer aux candidats des conseils généraux d’entretien ou des informations sur les étapes qui seront abordées avant l’entretien. Sans donner les réponses, cela permet de réduire encore la pression.
Pensez à témoigner, tout au long de l’entretien, les courtoisies que vous accorderiez à des invités chez vous et soyez curieux de leur personnalité. N’oubliez pas non plus de laisser du temps à la fin de l’entretien pour qu’ils puissent poser leurs questions !
L’entretien est votre récompense à la fin d’une période parfois longue et éreintante de recherche de candidats, alors profitez-en !
