Comment Maintenir l’Expérience Candidat Lors d’une Croissance Rapide
Créer une excellente expérience candidat est essentiel si vous souhaitez recruter les bonnes personnes pour vos postes.
Bien que le processus de recrutement soit une période excitante au sein d'une organisation, il n'est pas sans défis et il existe un risque de générer une mauvaise expérience pour les candidats.
Chargés d’intégrer rapidement de nouveaux recrutements, la plupart commenceront à parler d’automatisation et de marketing de masse à grande échelle auprès des candidats.
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Cependant, vous pouvez remarquer que vos scores de retour des candidats, que ce soit dans vos enquêtes ou sur Glassdoor, baissent en conséquence.
Pourquoi ?
Parce qu’il existe une idée reçue selon laquelle offrir une bonne expérience candidat et recruter rapidement à grande échelle seraient incompatibles.
Mais ce n’est pas vrai !
Pendant mon passage chez un FAANG, j’ai doublé les effectifs EMEA tout en doublant simultanément notre score de satisfaction candidat.
Cet article expliquera comment mon équipe et moi avons accompli cela. Mais avant tout, une brève définition.
Qu’est-ce que l’expérience candidat ?
L’expérience candidat est le ressenti des candidats lorsqu’ils traversent votre processus de recrutement.
Elle est influencée par des éléments tels que la communication, la durée, la difficulté, la qualité des entretiens et l’efficacité globale du processus.
Pourquoi l’expérience candidat est-elle importante ?
Travailler à offrir une expérience candidat positive a de nombreux avantages, notamment :
- Signer plus de recrutements
- Recevoir de meilleurs candidats en termes de qualité
- Prendre de meilleures décisions d’embauche
- Économiser du temps et des ressources en interne
- Renforcer la marque employeur.
Cela peut même impacter l’engagement et la rétention des employés, car vos collaborateurs seront sensibles à la façon dont vous traitez les candidats — certains pouvant être eux-mêmes des personnes recommandées par leurs soins !
Comment créer une excellente expérience candidat
Voici mes stratégies pour concilier croissance des recrutements et expérience candidat afin d’éviter d’acquérir la réputation d’une entreprise qui considère ses candidats comme des numéros dans une boule de loto.
En observant ce qui suit, il est important de considérer tous les points de contact existants et de réfléchir à la manière de les utiliser au mieux afin de renforcer la relation candidats de votre entreprise.
Élaborez un plan de talents clair
Cela paraît basique et peut sembler indirectement lié, mais commencer avec un bon plan de gestion des talents, que ce soit au début du trimestre, de l’année ou après une levée de fonds, est capital.
Rencontrez tous les responsables d’activité et assurez-vous de programmer un moment pour discuter de la santé de leur équipe et de la façon dont les objectifs de l'entreprise impacteront les ressources à prévoir.
Dans mes entretiens, j’aborde toujours les points suivants :
Compétences et ressources actuelles
- Qu’est-ce qui est facile pour eux et quels sont les points forts de l’équipe actuelle ?
- Qui sont les talents clés, y a-t-il un candidat prometteur sur le point d’être promu et doit-on le remplacer ?
Lacunes en compétences
- Sur quoi l’équipe rencontre-t-elle des difficultés ?
- Faut-il recruter de nouvelles compétences ou développer celles-ci en interne (éventuellement en collaboration avec la formation et le développement) ?
- Qui sous-performe et doit-on envisager de le remplacer ?
Les descriptions de poste et entretiens structurés dépendent de la justesse de ces informations.
Il existe souvent une tendance à réutiliser d’anciennes descriptions de poste, annonces ou questions d’entretien, mais je vous encourage à les réviser et à voir si elles sont vraiment pertinentes pour ces nouveaux recrutements.
Vous économiserez beaucoup de temps par la suite si vous n’avez pas à sans cesse réajuster les descriptions de poste.
Recrutons-nous pour accompagner la croissance ou pour la générer ?
C’est une distinction très importante. Généralement, dans les équipes produit, ingénierie ou support, il s’agit de recruter pour répondre à la croissance, tandis que les équipes commerciales sont là pour créer la croissance.
Veillez à échanger avec les dirigeants afin d’assurer un équilibre entre ces deux types de recrutements (les postes générateurs de revenus doivent très souvent rester la priorité !).
Que se passe-t-il si nous n’embauchons pas ?
C’est un excellent point de référence pour tout le monde—Talent et l’entreprise—afin de comprendre et de garder à l’esprit l’impact que cela aurait. Cela incitera Talent à continuer de chercher les bonnes personnes et le responsable de l’entreprise à rester réactif dans ses prises de décisions.
Priorisation entre les postes
S’il y a plusieurs postes, et que vous travaillez avec de nombreux partenaires internes, vous ne pourrez pas tout pourvoir en même temps—particulièrement lorsque vous dépassez la barre des 30 postes nécessitant chacun un gros travail de sourcing.
Amener le responsable d’équipe à réfléchir à la priorisation dès le début vous aidera par la suite à définir vos propres priorités ainsi que celles de l’équipe Talent.
Cela devrait signifier que, lorsque vous serez prêt à publier l’offre, vous éviterez de faire perdre du temps aux candidats en les engageant puis en mettant le poste en pause brusquement, ou à devoir sans cesse retravailler la définition du poste en cours de processus.
Le temps perdu est l’une des principales causes d’une mauvaise expérience candidat, suivi de près par des processus d’entretien frustrants.
Pour aller plus loin sur ce sujet, lisez mon article sur la création d’un plan de recrutement durable.
Faites-en un effort collaboratif
Si certains d’entre vous ont déjà travaillé chez Amazon, vous en avez peut-être assez d’entendre ceci, alors voici une variante : « Que faut-il pour y arriver ? ».
Vous devriez avoir un ordre d’idée de chiffres comme les taux de clôture : par exemple, pour votre entreprise cela peut être 4 acceptations pour 5 offres. Si vous avez le chiffre exact pour votre organisation, commencez alors à raisonner à rebours—une pyramide au lieu d’un entonnoir.
Cela donne une idée générale de l’ampleur du travail. Vous pouvez alors appliquer cela à votre outil de gestion de projet préféré—Kanban pour une vue d’ensemble ou Gantt si vous avez une campagne de recrutement à court terme, par exemple.
Ci-dessous un exemple de mon tableau Kanban avec au moins des objectifs numériques approximatifs à atteindre.
L’étape suivante est très importante : partagez la carte du projet avec le responsable du recrutement et l’équipe recrutant !
Faites-en un travail d’équipe et invitez-les à participer. Ainsi, vous pouvez leur permettre de s’approprier davantage le processus.
Chacun doit savoir ce qui arrive dans le calendrier et, si le développement de l’entreprise l’exige, alors chacun doit prioriser absolument le recrutement et cela implique de savoir à quel niveau ils devront s’investir dans le processus de recrutement.
Peu importe à quel point votre processus de recrutement est rationalisé, cela demande beaucoup de temps. Rendre le recrutement collaboratif aide à répartir la charge et améliore l’expérience de tous.
Veillez à ce que les entretiens soient efficaces et engageants
Quand je parle d’efficacité, ne pensez pas tout de suite que le processus d’entretien doit être bâclé—ce n’est pas le but !
Mais, si vous recrutez rapidement, il faudra peut-être concentrer beaucoup d’entretiens donc il est crucial d’optimiser votre temps.
Voici un guide simple de ce qu’il faut vérifier pour garantir à vos candidats une expérience positive.
Étape 1 : Standardisez le processus d’entretien.
Cela vous aidera à comparer rapidement les candidats entre eux et à minimiser l’apparition de certains biais.
Étape 2 : Examinez les questions posées en entretien et à quel moment vous les posez.
Commencez par les questions qui vous donneront un aperçu des compétences essentielles requises pour le poste, puis allez vers celles qui portent sur des compétences plus souhaitées. Ainsi, vous passez des candidats qualifiés aux meilleurs candidats.
Veillez à ce qu’il s’agisse de questions bien conçues visant à aller au fond de l’expérience. En cas de doute, demandez toujours Quoi, Comment et Pourquoi.
Racontez-moi une fois où vous avez réussi à convaincre un client particulièrement difficile. Qu’est-ce qui le rendait difficile ? Comment avez-vous retourné la situation ? Pourquoi avoir utilisé cette méthode/information/stratégie plutôt qu’une autre ?
Étape 3 : Passez en revue les évaluations
Assurez-vous que chaque évaluation est adaptée à l'objectif recherché ainsi qu’au poste à pourvoir. Elle doit représenter un défi tout en n’étant ni trop gourmande en temps pour le candidat, ni pour vous lors de sa relecture. Vous ne voulez pas tomber dans le recrutement vampire.
Pour approfondir le sujet des entretiens ciblés et engageants, consultez mon article sur comment mener un entretien.
N’oubliez pas les fondamentaux
Avec toutes ces discussions sur l’optimisation des entretiens, il ne faut pas perdre de vue que, lorsqu’il s'agit de l’expérience candidat, l’entretien peut vraiment tout changer.
C’est lors de cet échange que les candidats passent le plus de temps avec vous et, même si vous n’avez pas eu le temps de créer une page carrières ultra moderne et interactive, offrir une belle expérience en entretien peut largement compenser.
Cela ne veut pas dire que l’entretien doit être facile ! En réalité, la plupart des candidats préfèrent des entretiens qui les stimulent et les amènent à réfléchir à leur domaine d’expertise, donc les conseils ci-dessus pour un entretien efficace restent d’actualité.
Cependant, ce à quoi je souhaite vous sensibiliser, ce sont ces bases qui, si elles sont bien appliquées, ne reçoivent sans doute pas une salve d’applaudissements mais, en cas d’erreur, vous vaudront des critiques méritées.
Pensez toujours à :
- Vous présenter ainsi que votre rôle dans l’entreprise
- Si c’est le premier entretien, présenter également l’entreprise
- Donner le contexte et expliquer ce que vous souhaitez aborder lors de cet entretien
- Rassurer le candidat, que ce soit en ligne ou en personne, quant au fait qu’il peut faire une pause pour boire de l’eau ou aller aux toilettes si besoin. Nous sommes tous humains
- S’assurer d’avoir examiné le CV du candidat en amont et préparer des questions pertinentes à son profil
- Être ponctuel (même arriver un peu en avance en tant qu’hôte)
- Garder l’œil sur l’horloge et veiller à ce que le candidat ait le temps de poser ses questions
- Sourire et faire preuve de curiosité envers la personne que vous rencontrez !
Cela semble évident, et pourtant on observe encore souvent des situations où plusieurs de ces règles sont oubliées, ce qui finit toujours par se remarquer.
Tout cela ne coûte rien à mettre en œuvre mais peut réellement faire la différence dans l’expérience candidat, surtout dans un environnement où beaucoup d’employeurs font l’impasse sur ces détails tout en misant sur des sites carrières tape-à-l’œil.
Mettez en place quelques automatisations pour gagner en efficacité
Notez bien l’usage du terme « quelques » !
La formule classique veut que plus un candidat investit de temps dans le processus d’entretien, plus vous devez en retour lui accorder du feedback, des conseils et de l’attention.
C’est une relation de réciprocité : proposer un retour constructif au candidat vous aidera, vous comme votre équipe, à progresser.
Y aura-t-il 1 ou 2 candidats sur tous qui essaieront d’en abuser ?
Oui, mais tous les autres retiendront que vous avez su humaniser une démarche de recherche d’emploi parfois très stressante.
Les logiciels de gestion des candidatures (ATS) et solutions de recrutement modernes offrent l’automatisation à tous les niveaux. En voici quelques exemples à exploiter :
- Envois d’e-mails en masse/préprogrammés : utiles pour les refus, les notifications ou encore la planification des prochaines étapes avec les candidats
- Gestion de la page carrières pour donner une excellente première impression
- Questions de candidature : anticiper certaines questions « à cocher » permet de fluidifier le processus
- Chatbots pouvant répondre à certaines FAQ de candidats
- Enquêtes sur l’expérience candidat : automatisées à des moments clés du process (je recommande à la fin).
Par exemple, vous pouvez automatiser les raisons les plus fréquentes de refus après l’examen des CV : peut-être que le profil ne correspond pas au niveau de compétences attendu ou que la personne réside dans un fuseau horaire incompatible. Créez quelques modèles adaptés à ces motifs fréquents.
Cela prend à peine deux secondes de plus pour choisir la raison appropriée, et même s’il y a la crainte que des candidats prennent la mouche ou s’offusquent d’une expérience négative, la plupart apprécieront que vous ayez vraiment pris le temps d’examiner leur situation.
C’est le reflet de la culture de votre entreprise, et ils sauront alors s’ils doivent postuler à vos futures offres !
Vous pouvez également automatiser certains e-mails à mesure que vous faites passer un candidat potentiel d’une étape à une autre et lors des relances. Par exemple, dans l’e-mail pour planifier les premiers entretiens, vous pouvez inclure une vidéo préenregistrée/Loom (ou un autre outil d’entretien vidéo) expliquant au candidat quelle sera la prochaine étape de son parcours de candidature.
J’ai constaté qu’il est utile de créer une représentation visuelle de ce à quoi le processus de recrutement ressemblera pour eux—comme une carte !
Quand ne pas automatiser
Comme mentionné plus haut, plus le candidat passe de temps à échanger lors des entretiens, moins il devrait recevoir de communications automatisées.
Dès qu’ils arrivent aux dernières étapes, commencez à les appeler et à interagir en direct (cela peut être vous ou le manager qui recrute).
Vous devez commencer à évaluer si la nouvelle recrue est enthousiaste à propos du poste. L’enthousiasme ne sera pas le même chez tous, alors assurez-vous d’approfondir leurs motivations !
Soyez curieux des attentes des candidats, ils deviendront peut-être bientôt vos collègues ! Cela aide aussi pour la phase de l’offre d’emploi plus tard.
Voici un exemple de processus que je mets en place :
Certains d’entre vous se disent peut-être « C’est beaucoup de travail ! » Oui, en effet, mais il faut beaucoup d’efforts pour évoluer et vous ne pouvez pas tout automatiser au détriment des relations humaines.
Ce sont des personnes qui recrutent d’autres personnes, pas des entreprises, pas des algorithmes, pas Zapier.
Pensez aux refus non automatisés
Vous aurez des candidats que vous avez présélectionnés ou qui auront passé X étapes du processus d’entretien et qui seront refusés.
Là encore, plus ils ont investi de temps avec votre entreprise, plus leur refus devra être personnalisé.
Fournissez un véritable retour d’expérience au candidat
Le feedback est super important pour 2 raisons :
- Il donne aux candidats une marge de progression
- Il oblige les managers qui recrutent à justifier pourquoi ils refusent un candidat. Cela veut dire qu’il n’y aura plus de « ils ne correspondent pas à la culture » sans expliquer pourquoi. Parfois, les raisons ne sont pas glorieuses, alors l’équipe recrutement devra creuser davantage. J’espère que vous ne tomberez sur rien de problématique, mais c’est tout à fait possible !
En EMEA, avec la montée des DSAR liées au RGPD, le feedback ne peut plus être refusé, donc les candidats peuvent demander toutes leurs informations, y compris leurs formulaires et grilles d’évaluation.
Assurez-vous que les équipes de recrutement en ont conscience afin qu’elles réfléchissent vraiment aux raisons d’accepter ou refuser un candidat. Demandez-leur de le présenter comme un dossier business.
Même Amazon ne peut plus dire qu’ils ne donnent pas de feedback—je devrais le savoir, j’étais là à traiter les DSAR !
Révisez régulièrement les retours et grilles d’évaluation
Pensez à examiner régulièrement les grilles d’évaluation issues des entretiens pour vérifier leur pertinence !
Quelques questions à se poser :
- Fournissent-ils un véritable dossier business ?
- Y a-t-il bien un compte-rendu clair des questions posées et des réponses reçues ?
- Le niveau de détail est-il suffisant ?
- La conclusion finale est-elle en phase avec le retour global ou y a-t-il des biais ?
Tous ces éléments vous indiqueront où intervenir pour rectifier le tir auprès d’intervieweurs qui ne questionnent pas équitablement les candidats ou dégradent l’expérience.
Une grille d’évaluation résumée en trois phrases après un entretien de 45 minutes me fait me demander si quelqu’un a réellement prêté attention !
Vous pouvez maîtriser une grande partie du processus, mais ce sont les interactions lors de l’entretien qui constitueront l’essentiel de l’expérience candidat. À vous de surveiller et d’épingler si vous voyez que cela ne répond pas aux standards.
Lorsque vous parlez avec le candidat après les entretiens, ou lors de la dernière étape, demandez-lui comment il a vécu son parcours d’entretien jusque-là.
Conseils bonus
N'oubliez pas que les gens sont plus enclins à laisser un avis négatif qu'un avis positif. Veillez à ce que moins de personnes quittent votre processus avec une expérience vraiment négative et restez attentif aux retours reçus.
Est-ce qu’un ou deux candidats risquent d’être écartés au cours du processus ?
Peut-être—aucun processus n'est parfait—mais vous ne voulez pas être connu comme l’entreprise qui ne répond jamais, qui ne donne la priorité qu’aux candidats qui vont jusqu’au bout du processus et qui laisse les autres sans nouvelles.
Quelques astuces supplémentaires :
- Réduisez le nombre de réunions : Si vous avez suivi ce qui précède et que les talents, le recruteur et l’équipe de recrutement sont alignés, limitez le nombre de réunions. Si vous avez plus de 4 postes avec le même responsable, 2 réunions par semaine peuvent être nécessaires, mais sinon, limitez-vous à une.
- Ne négligez pas la planification. Consacrez 10 % de temps supplémentaire à la planification par rapport à ce que vous estimez nécessaire.
- Prenez le téléphone et appelez la personne. Je sais que vous pensez être très occupé et ne pas avoir le temps, mais si un appel prend 3 minutes (par exemple pour une réponse négative ou autre)—faites-le simplement. Si vous vous y mettez, vous pouvez passer de nombreux appels en seulement une demi-heure !
- Suivez les indicateurs et données du recrutement. Utilisez un tableau de gestion de projet, par exemple Kanban, comme référence pour vérifier si vous atteignez vos étapes clés dans les temps. Sinon, tirez la sonnette d’alarme plus tôt que tard et préparez-vous à faire appel à l’aide de votre équipe ou des responsables de recrutement (faites-les sourcer aussi !).
Souvenez-vous, offrir une meilleure expérience candidat, même en pleine croissance rapide, ne signifie pas prendre des décisions hâtives ou organiser des entretiens faciles. Cela signifie avoir un processus de recrutement fluide et mener les entretiens avec un objectif clair.
Participez à la conversation
Bonne chance pour vos démarches de croissance, et pensez à utiliser quelques outils d’automatisation du recrutement si vous avez besoin d’un coup de pouce dans ce domaine.
Si vous avez des questions ou des idées à partager, retrouvez-moi dans la Communauté People Managing People — une communauté bienveillante de leaders RH et d’entreprises qui partagent leur savoir et leurs idées pour vous aider à évoluer dans votre carrière et à avoir davantage d’impact dans votre organisation.
