Comment maintenir une expérience candidat lors d’une croissance rapide
Créer une excellente expérience candidat est essentiel si vous souhaitez recruter les bonnes personnes pour vos postes. Bien que le processus d'embauche soit une période passionnante au sein d'une organisation, il n'est pas sans défis et il existe un risque que de mauvaises expériences candidates s’installent.
Chargés d'intégrer rapidement de nouvelles recrues, la plupart évoqueront l'automatisation et la communication de masse auprès des candidats. Cependant, vous pourriez remarquer que vos scores de retour d’expérience des candidats, que ce soit via vos enquêtes ou sur Glassdoor, diminuent en conséquence.
Cela s’explique par la fausse idée que la bonne expérience candidat et le recrutement rapide à grande échelle sont incompatibles. Mais durant mon expérience dans un FAANG, j’ai doublé l’effectif EMEA tout en doublant simultanément notre score de satisfaction candidat.
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Qu’est-ce que l’expérience candidat ?
L’expérience candidat correspond au vécu des candidats tout au long de votre processus de recrutement.
Elle est influencée par des facteurs tels que la communication, la durée, la difficulté, la qualité des entretiens et l’efficacité du processus dans son ensemble.
Pourquoi l’expérience candidat est-elle importante ?
Investir dans l’amélioration de l’expérience candidat présente de nombreux avantages, notamment :
- Conclure davantage d’embauches
- Recevoir des candidats de meilleure qualité
- Prendre de meilleures décisions de recrutement
- Économiser du temps et des ressources en interne
- Créer une marque employeur plus forte.
Cela peut même avoir un impact sur l’engagement et la fidélisation des employés, car vos collaborateurs observeront sûrement la façon dont vous traitez les candidats—certains étant sans doute leurs propres recommandations !
Comment créer une excellente expérience candidat
Voici mes stratégies pour concilier expansion et expérience candidat, afin d'éviter que l’on dise que votre entreprise traite les candidats comme de simples numéros d’une loterie.
En examinant les points ci-dessous, il est important de penser à tous les points de contact potentiels et à la manière de les utiliser au mieux pour renforcer la relation de votre entreprise avec les candidats.
Élaborez un plan de gestion des talents clair
Cela semble basique et peut-être moins directement lié, mais démarrer avec une bonne planification des talents, en début de trimestre, d’année ou même après une levée de fonds, est fondamental.
Rencontrez tous les responsables de l’entreprise et assurez-vous de planifier un temps d’échange sur la santé de leur équipe et sur la manière dont les objectifs métier impacteront les ressources nécessaires.
Lors de mes réunions, j’aborde toujours les points suivants :
Compétences actuelles dans l’équipe
- Qu’est-ce qui est facile pour eux et quel est le point fort actuel de l’équipe ?
- Qui sont les talents, y a-t-il un potentiel à promouvoir et devons-nous prévoir de remplacer ce poste ?
Lacunes de compétences
- Avec quoi l’équipe a-t-elle des difficultés ?
- Quels besoins recruter versus développer en interne (en travaillant avec la formation si nécessaire) ?
- Qui est en sous-performance et devons-nous commencer à envisager un remplacement ?
Les descriptions de poste et les entretiens structurés reposent sur l’exactitude de ces informations.
L’envie de réutiliser de vieilles fiches de poste, des annonces ou des questions d’entretien est fréquente, mais je vous encourage à les relire pour voir si elles sont vraiment pertinentes pour ces recrutements.
Cela vous fera gagner beaucoup de temps à terme si vous n’êtes pas obligé de revoir sans cesse la description du poste.
Recrutons-nous pour répondre à la croissance ou pour la créer ?
Une distinction en réalité très importante. Généralement, dans les équipes comme le produit, l’ingénierie ou le support, il s’agit de recruter pour répondre à la croissance, tandis que pour les équipes commerciales, il s’agit de la créer.
Assurez-vous d’échanger avec la direction pour équilibrer ces deux types de recrutement (les postes générateurs de revenus doivent presque toujours être la priorité !).
Que se passe-t-il si nous ne recrutons pas ?
C'est une excellente base pour tout le monde—le Talent et l'entreprise—afin de comprendre et garder à l'esprit quel serait l'impact. Cela encourage l’équipe Talent à chercher les bonnes personnes et le leader de l'entreprise à rester réactif dans la prise de décision.
Priorisation entre les postes
S'il y a plusieurs postes et que vous travaillez avec de nombreux partenaires métiers, vous ne pourrez pas pourvoir tous les postes en même temps—surtout si vous dépassez la trentaine de postes à pourvoir qui demandent chacun beaucoup de sourcing.
Faire réfléchir le leader de l'entreprise à la priorisation dès le départ vous aidera par la suite à prioriser pour vous-même et pour l’équipe Talent.
Cela signifie que, lorsque vous serez prêt à publier une offre, vous éviterez de faire perdre du temps aux candidats en les engageant puis en gelant soudainement le poste, ou en devant constamment réadapter la fiche de poste tout au long du processus.
Faire perdre du temps est l'une des principales causes d'une mauvaise expérience candidat, suivie de près par des processus d'entretien frustrants.
Pour approfondir ce sujet, lisez mon article sur la création d’un plan de recrutement durable.
Faites-en un effort collaboratif
Si vous avez déjà travaillé pour une entreprise Amazon, cette phrase va peut-être vous lasser, donc voici une reformulation : « Que faut-il pour y arriver ? »
Vous devriez avoir une idée approximative de certains indicateurs, comme le taux de clôture : par exemple, pour votre entreprise, il peut être de 4 acceptations pour 5 offres. Si vous connaissez ce chiffre précisément pour votre organisation, vous pouvez alors raisonner à rebours—une pyramide au lieu d’un entonnoir.
Cela donne une idée générale de l’ampleur du travail à accomplir. Vous pouvez alors commencer à appliquer ce principe à votre outil de gestion de projet préféré—Kanban pour une vue d’ensemble ou Gantt si vous avez un recrutement intensif à court terme, par exemple.
Voici un exemple de tableau Kanban que j’ai utilisé, avec au moins des ordres de grandeur à atteindre.
L’étape suivante est très importante : partagez la cartographie du projet avec le manager recruteur et l’équipe de recrutement !
Faites-en une démarche collaborative et invitez-les à participer. Vous les aiderez ainsi à s'approprier davantage le processus.
Tout le monde doit savoir ce qui arrive dans le calendrier et, si le développement de l’entreprise nécessite de l’embauche, cela signifie que chacun doit vraiment donner la priorité au recrutement et savoir à quel niveau d’implication il devra s'engager dans le processus.
Peu importe à quel point votre processus est optimisé, embaucher reste chronophage. En rendant le recrutement plus collaboratif, vous partagerez la charge et améliorerez l’expérience de tous.
Assurez-vous que les entretiens soient efficaces et engageants
Quand je parle d’efficacité, ne pensez pas immédiatement que le processus doit être expédié—pas du tout !
Cependant, si vous recrutez à grande vitesse, vous devrez sans doute enchaîner de nombreux entretiens, donc valoriser votre temps est crucial.
Voici un guide simple pour vérifier que vos candidats vivent une expérience positive.
Étape 1 : Standardisez le processus d’entretien.
Cela vous aidera à comparer rapidement les candidats entre eux et à minimiser certains biais.
Étape 2 : Examinez les questions d’entretien posées et à quel moment les poser.
Commencez par les questions qui vous apporteront des indices sur les compétences essentielles pour ce poste, puis passez aux compétences plus "bonus". Ainsi, vous partez des candidats qualifiés pour aller vers les meilleurs profils.
Veillez à élaborer des questions bien pensées visant à révéler la réalité de l’expérience du candidat. En cas de doute, demandez toujours Quoi, Comment et Pourquoi.
Parlez-moi d'une fois où vous avez réussi à conclure un client particulièrement difficile. Qu'est-ce qui était difficile chez lui ? Comment avez-vous renversé la situation ? Pourquoi avez-vous choisi cette méthode, ces informations ou cette stratégie plutôt qu'une autre ?
Étape 3 : Passez en revue les évaluations
Assurez-vous que toute évaluation soit adaptée à l'objectif et au poste. Elle doit être stimulante mais aussi pas trop chronophage, ni pour le candidat à réaliser, ni pour vous à corriger. Vous ne voulez pas tomber dans le recrutement vampire.
Pour approfondir les entretiens ciblés et engageants, consultez mon article sur comment mener un entretien.
N'oubliez pas les bases
Avec tout ce discours sur l'entretien efficace, n'oubliez pas que l'entretien est le moment où l'expérience candidat peut vraiment faire la différence.
C'est à ce moment-là que les candidats passent le plus de temps avec vous et, même si vous n'avez pas eu le temps de créer une page carrières ultra moderne et interactive, offrir une belle expérience d'entretien peut largement compenser.
Cela ne veut pas dire pour autant que l'entretien doit être facile ! La plupart des candidats préfèrent en fait les entretiens qui les challengent et leur font réfléchir sur leur domaine d'expertise, donc les conseils ci-dessus sur l'efficacité restent valables.
Cependant, ce sur quoi j'aimerais attirer votre attention, ce sont les bases qui, si vous les maîtrisez, ne vous vaudront sans doute pas une ovation, mais, si vous les bâclez, vous aurez bien droit aux critiques.
Pensez toujours à :
- Vous présenter et expliquer votre rôle dans l'entreprise
- S'il s'agit du premier entretien, présenter l'entreprise également
- Donner le contexte sur ce que vous souhaitez aborder durant cet entretien
- Rassurer le candidat, que ce soit en ligne ou en présentiel, sur le fait que s'il a besoin de prendre une pause pour boire ou aller aux toilettes, il peut le faire. Nous sommes tous humains
- Vous assurer d'avoir consulté leur CV en amont et d'avoir préparé des questions en lien avec leur parcours
- Être ponctuel (voire un peu en avance en tant qu'hôte)
- Gérer votre temps et veiller à ce que le candidat puisse aussi poser ses questions
- Sourire et faire preuve de curiosité envers la personne en face de vous !
Cela paraît basique, mais je vois encore des situations où ces éléments sont oubliés, et cela se remarque toujours.
Ce qui précède ne coûte rien mais peut faire toute la différence auprès des candidats, dans une mer d’employeurs qui négligent ces étapes de base mais tentent de compenser avec des sites carrières tape-à-l'œil.
Mettez en place certaines automatisations pour gagner en efficacité
Notez bien l'utilisation du mot « certaines » !
La règle générale est que plus un candidat a passé de temps à passer des entretiens avec le recruteur, plus vous devez consacrer d’efforts à lui donner un retour, des orientations et de l'attention.
C'est une relation de réciprocité : fournir un bon feedback candidat aidera à la fois les candidats et votre équipe à progresser.
Y aura-t-il 1 ou 2 candidats qui en profiteront parmi beaucoup d'autres ?
Oui, mais pour tous les autres, vous aurez fait la différence en humanisant ce qui peut parfois sembler être une recherche d'emploi très stressante.
Les logiciels de suivi des candidatures (ATS) modernes et logiciels de recrutement offrent toutes sortes d'automatisations et voici quelques exemples dont vous pouvez profiter :
- E-mails groupés/planifiés — peuvent être utilisés pour envoyer des refus, des notifications ou organiser les prochaines étapes avec les candidats
- Gestion de la page carrières pour offrir une excellente première impression
- Questions de candidature — intégrer d’emblée certaines des questions “case à cocher” facilite le processus de candidature
- Chatbots capables de répondre à certaines questions fréquentes des candidats
- Enquêtes sur l'expérience candidat — automatisées à certaines étapes du processus d’entretien (je recommande à la fin).
Par exemple, vous pouvez automatiser les raisons les plus courantes de refus lors de la présélection des CV — peut-être que le candidat n’atteint pas le niveau attendu ou réside dans un fuseau horaire inadapté. Vous pouvez créer quelques modèles pour couvrir ces situations.
Cela prend peut-être 2 secondes de plus pour choisir la bonne raison et, même s'il existe la peur que les candidats réagissent mal ou se plaignent de leur supposée mauvaise expérience, la plupart du temps les candidats refoulés apprécient que vous ayez examiné leur situation et réagi en fonction.
Cela reflète la culture de votre entreprise et permettra aussi aux candidats de savoir s'ils doivent postuler à vos prochaines offres !
Vous pouvez également automatiser certains e-mails au fur et à mesure que vous déplacez un candidat potentiel entre les différentes étapes et relances. Par exemple, dans l'email de planification des premiers entretiens, vous pouvez inclure une vidéo ou un Loom préenregistré (ou un autre outil d’entretien vidéo) expliquant la prochaine étape de leur parcours de candidature.
J’ai constaté qu’il est utile de créer une représentation visuelle de ce à quoi ressemblera pour eux le processus d'embauche—comme une carte !
Quand ne pas automatiser
Comme mentionné ci-dessus, plus le candidat passe de temps à interviewer, moins il doit recevoir de communications automatisées.
Dès qu'ils arrivent dans les étapes avancées, commencez à les appeler et à interagir avec eux (cela peut être vous ou le manager du recrutement).
Vous devez commencer à mesurer si le nouveau recruté est enthousiaste par le poste. L’enthousiasme ne sera pas identique chez tout le monde, alors assurez-vous d’explorer en profondeur leurs motivations !
Soyez curieux vis-à-vis des personnes et des attentes des candidats, car ils pourraient bientôt devenir vos collègues ! Cela vous aidera également lors de l'étape de l'offre d'emploi.
Voici un exemple de processus que je mets en place :
Certains parmi vous disent peut-être « C'est beaucoup de travail ! » Oui, c'en est, mais la montée en puissance demande du travail et vous ne pouvez pas tout automatiser au détriment du lien humain.
Ce sont les personnes qui recrutent, pas les entreprises, ni les algorithmes, ni Zapier.
N’oubliez pas les refus non automatisés
Vous aurez des candidats que vous avez présélectionnés ou qui sont allés jusqu'à une certaine étape du processus d'entretien et qui n'ont pas été retenus.
Là encore, plus ils ont passé de temps avec votre entreprise, plus leur refus devra être traité avec attention.
Donnez un vrai retour aux candidats
Le feedback est très important pour deux raisons :
- Il donne aux candidats une orientation sur ce qu'ils peuvent améliorer.
- Il rend les responsables de recrutement et les équipes RH responsables des raisons pour lesquelles ils écartent des candidats. Cela signifie terminées les raisons vagues du type « ils ne correspondent pas à la culture » sans explication. Parfois, les réponses au « pourquoi » ne sont pas extraordinaires, alors l’équipe devra approfondir. J’espère que vous ne trouverez rien de grave, mais cela peut arriver !
Dans la région EMEA, avec la montée des DSAR liées au RGPD, le feedback ne peut maintenant plus être refusé et les candidats peuvent demander toutes leurs informations y compris leurs formulaires et grilles d'évaluation.
Assurez-vous que les équipes de recrutement en soient conscientes afin qu'elles réfléchissent vraiment aux raisons de la poursuite ou du refus d'une candidature. Faites-leur présenter cela comme un cas d’entreprise.
Même Amazon ne peut plus dire qu'ils ne donnent pas de feedback—je le sais, j'étais chargée de traiter les DSAR !
Revoir régulièrement les retours et grilles d’évaluation
Examinez régulièrement les grilles d’évaluation de votre panel d’entretien pour vérifier qu’elles sont à la hauteur !
Quelques questions à se poser :
- Présentent-ils un véritable cas d'entreprise ?
- Les questions posées et les réponses sont-elles bien consignées ?
- Le niveau de détail est-il suffisant ?
- La conclusion finale correspond-elle au retour global ou y a-t-il un biais quelque part ?
Toutes ces questions vous donneront une idée du moment où vous devrez intervenir et rectifier le tir auprès des intervieweurs qui n'évalueraient pas équitablement les candidats ou offriraient une mauvaise expérience.
Une grille d'évaluation de trois phrases pour un entretien de 45 minutes me fait douter que quelqu’un ait suivi l’entretien attentivement !
Vous pouvez contrôler de nombreux aspects du processus, mais les interactions durant l'entretien constituent l’essentiel de l’expérience candidat. Vous devez les surveiller et signaler tout manquement aux standards.
Lorsque vous parlez au candidat après les entretiens, ou lors de la dernière étape, demandez-lui comment il a vécu son expérience d'entretien jusque-là.
Conseils bonus
N'oubliez pas que les gens sont plus enclins à laisser un avis négatif qu'un avis positif. Veillez à minimiser les expériences vraiment négatives et restez attentif aux retours.
Est-ce qu'un ou deux candidats risquent d'être écartés au cours du processus ?
Peut-être — aucun processus n'est parfait — mais vous ne voulez pas être connu comme l'entreprise qui ne donne jamais de retour, qui ne priorise que les candidats qui vont jusqu'au bout du processus et qui laisse les autres sans nouvelles.
Quelques conseils bonus :
- Ayez moins de réunions : Si vous avez suivi ce qui précède et que les talents, le responsable du recrutement et l'équipe de recrutement sont alignés — organisez moins de réunions. Si vous avez plus de 4 postes avec le même responsable de recrutement, deux réunions par semaine peuvent être nécessaires, mais sinon limitez-vous à une seule.
- Ne négligez pas la planification. Passez 10% de temps en plus sur la planification que ce que vous pensez nécessaire.
- Prenez le téléphone et appelez la personne. Je sais que vous pensez être très occupé et ne pas avoir le temps, mais si un appel ne prend que 3 minutes (par exemple un refus ou autre) — faites-le simplement. Si vous vous y mettez, vous pouvez passer beaucoup d’appels en une demi-heure !
- Suivez les indicateurs et données de recrutement. Utilisez un tableau de gestion de projet unique, par exemple Kanban, comme référence pour savoir si vous atteignez vos objectifs dans les temps. Sinon, tirez la sonnette d’alarme plus tôt que tard et préparez-vous à solliciter l'aide de votre équipe ou des responsables du recrutement (faites-les sourcer aussi !).
N'oubliez pas que créer une meilleure expérience candidat, même lors d'une croissance rapide, ne signifie pas prendre des décisions précipitées ou proposer des entretiens faciles. Cela signifie avoir un processus de recrutement fluide et mener les entretiens avec un objectif clair.
Participez à la conversation
Bonne chance dans vos efforts de croissance, et pensez à utiliser certains outils d'automatisation du recrutement si vous avez besoin d’aide dans ce domaine.
Si vous avez des questions ou des idées à partager, retrouvez-moi dans la Communauté People Managing People — une communauté bienveillante de professionnels RH et de dirigeants d’entreprise qui partagent leurs connaissances et idées pour vous aider à progresser dans votre carrière et accroître votre impact dans votre organisation.
