Avantages de l'embauche de salariés à distance

Avant d’entrer dans les recommandations pratiques pour l'embauche de salariés à distance, quelques mots sur les raisons qui peuvent vous inciter à vous lancer dans cette démarche.

• Accès à un vivier de talents élargi : Un processus de recrutement à distance vous permet de puiser dans un vivier de talents mondial, sans limite géographique. Cela signifie donc une meilleure chance de trouver la personne idéale pour un poste spécifique, avec une variété de compétences et d’expériences.
• Réduction des coûts : Vous pouvez faire des économies sur les frais liés à la maintenance d’un espace de bureau physique, y compris le loyer, les services publics et les fournitures. De plus, les salariés à distance peuvent accepter des salaires plus bas en échange de la flexibilité et des économies sur les trajets domicile-travail.
• Équipe plus diversifiée : Le recrutement à distance facilite la constitution d’une équipe plus diversifiée, car les employeurs ne sont pas limités à recruter dans une région donnée. Cette diversité apporte des perspectives et des idées différentes, favorisant ainsi l’innovation et la créativité.
• Bien-être des employés amélioré : Le travail à distance peut mener à une meilleure santé mentale et un bien-être général supérieur pour les employés, puisqu’ils ont plus de contrôle sur leur environnement de travail et peuvent préserver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
• Continuité de l’activité : Une équipe à distance peut être disponible en continu et rendre votre entreprise plus résiliente en période de crise.

Je me souviens avoir dû chercher un ingénieur iOS à Grimsby, au Royaume-Uni, simplement parce que notre bureau s’y trouvait et, je peux vous le dire, personne n’y trouvait son compte. Ni nous, ni l’équipe, ni les candidats.

Après des mois de recherches infructueuses, nous avons décidé de recruter à distance et nous avons bouclé le recrutement en moins d’un mois.

Le recrutement à distance permet également de recentrer les efforts sur vos valeurs d’entreprise et ce qui rapproche réellement les gens—peu importe l’endroit où ils se trouvent. Lorsque je vois des organisations paniquer à l’idée de perdre leur “culture d’entreprise” en fermant un bureau, je leur réponds : "Je suis désolé, vous n’aviez pas une culture d’entreprise, vous aviez une culture de bureau".rnrn

Comment recruter des salariés à distance

Passons aux choses concrètes. Recruter des travailleurs à distance implique d’adapter votre processus de recrutement en tenant compte de nouveaux aspects comme les différences linguistiques ou l’endroit où chercher des candidats. 

Voici les points clés à surveiller :

Adapter les descriptions de poste

Une des premières étapes consiste à revoir vos offres d’emploi pour qu’elles soient facilement compréhensibles par des publics variés. Cela signifie qu’elles doivent être rédigées dans un langage accessible, sans expressions idiomatiques. 

Par exemple, essayez d’éviter les clichés comme « fonceur » ou de mentionner un « bon sens de l’humour » comme une obligation.

Les candidats peuvent très bien maîtriser l’anglais sans forcément comprendre toutes les expressions, et personne ne devrait devoir lire votre annonce avec un dictionnaire. 

Assurez-vous que toutes les limitations éventuelles, telles que le salaire, le fuseau horaire ou les plages horaires, soient mises en évidence dans la description du poste.

J’apprécie aussi toujours de préciser le type de mentalité recherchée, c’est-à-dire une personne entreprenante et proactive.

Le travail à distance implique généralement moins de microgestion, mais demande donc pas mal d’autonomie.

Les candidats potentiels doivent être prêts à cela, et capables de le démontrer en entretien, en donnant des exemples de situations où ils ont été proactifs pour anticiper des problèmes et les résoudre ou de moments où ils ont su communiquer efficacement avec divers intervenants afin de livrer un projet complexe à distance.

Pour en savoir plus sur la rédaction d’une description de poste, consultez mon article sur comment rédiger une offre d’emploi.

Diversifier la diffusion des offres d’emploi

Alors que certaines plateformes d’emploi classiques tentent de s’adapter à la montée des postes à distance, il peut être utile de regarder du côté de sites spécialisés dans le travail à distance.

La plupart sont payants, mais il en existe quelques-uns gratuits. Voici mes suggestions : 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Un bon logiciel de suivi des candidatures vous aidera à constituer votre vivier de candidats et à les gérer tout au long du processus.

Il est également important de développer une page de recrutement solide pour promouvoir les opportunités ouvertes auprès des candidats potentiels qui pourraient suivre directement votre entreprise.

Un logiciel de page carrières peut faciliter grandement la gestion de ce processus tout en garantissant que vos offres d'emploi restent cohérentes avec votre marque employeur.

Encore un peu de préparation à l'entretien

Les entretiens à distance peuvent nécessiter un peu plus de préparation de votre part et de celle des membres de votre équipe qui les mèneront.

Vous devez vous assurer d'être prêt à la fois en termes d'équipement et d'état d'esprit :

Assurez-vous de disposer d’une bonne installation pour les entretiens à distance. Pas besoin d'une caméra 4K et d'un équipement de niveau streamer/Youtubeur, mais veillez à être bien visible à l'écran et à limiter les distractions lorsque vous menez les entretiens. 

Idéalement, vous êtes à un bureau — évitez de passer des entretiens dans une voiture ou en déplacement, vous serez distrait et c’est un manque de respect pour le temps de la personne. 

Soyez toujours en visioconférence pour créer une connexion avec la personne et, autant que possible, demandez-lui également d’être en vidéo au moins une fois au cours du processus. 

Vous devrez interpréter beaucoup de choses lors d’un appel vidéo — ce qui peut s’avérer plus difficile — et cela signifie généralement que vous devrez passer plus de temps avec chaque candidat. 

Et, de la même façon que vous aurez peut-être besoin de plus de temps pour mieux comprendre le candidat, il lui en faudra aussi pour apprendre à vous connaître ainsi que votre entreprise. 

Concentrez-vous sur le fait de passer du temps avec chaque candidat afin de l’aider à comprendre votre culture d’entreprise et les objectifs de l’équipe/de la société.

Peut-être viennent-ils d’une culture différente ; il est alors essentiel de vous assurer qu’ils comprennent les attentes et les normes, et qu’ils y adhèrent.

Par exemple, si vous êtes une équipe très collaborative, mais que le candidat a surtout travaillé comme prestataire à qui on confie un projet à livrer sans trop communiquer, veillez à bien lui expliquer la différence et à vérifier qu’il y soit à l’aise.

De plus, si vous recrutez à distance alors que vous travaillez au bureau, soyez prêt à répondre aux questions concernant la façon dont votre entreprise équilibre les opportunités et la visibilité entre les employés au bureau et en télétravail. 

Petit mot sur les entretiens interculturels. Si vous élargissez votre vivier de candidats à l’international, vous devez vous attendre à toutes sortes de styles de communication. 

Je recommande The Culture Map d’Erin Meyer comme excellente introduction à la communication interculturelle.

Pour plus de conseils sur les entretiens en général, consultez mon article la clé d’un entretien efficace et engageant, où je détaille les entretiens structurés et standardisés (d’autant plus essentiels en recrutement à distance).

En complément, si vous avez besoin d’aide pour trouver un logiciel permettant de faciliter les entretiens à distance, consultez l’article de People Managing People sur les meilleurs logiciels d’entretien vidéo du marché actuel.

Plus de patience lors de la proposition d'embauche 

Comme toujours, assurez-vous d’être bien informé et correctement équipé pour faire une offre avant même d’atteindre cette étape.

Une offre peut nécessiter un peu plus d’allers-retours avec des candidats à distance, et possiblement un accompagnement plus poussé afin de guider les personnes à travers votre processus, surtout s’il s’agit de leur première expérience avec une entreprise de votre pays. 

Munissez-vous de patience. 

Pour aller plus loin sur la proposition d’embauche, consultez mon article sur comment faire une offre d’emploi.

Meilleures pratiques pour recruter des employés à distance

Recruter des employés à distance nécessite d’adapter ses processus et méthodes. Voici quelques bonnes pratiques à suivre lorsque vous développez votre équipe à distance.

Renseignez-vous sur la législation locale du travail

Lorsque vous embauchez des collaborateurs à distance, il est essentiel de prendre connaissance de la législation du travail des états ou pays de résidence de vos futurs employés. 

Cela inclut la compréhension de la réglementation concernant les horaires de travail, le salaire minimum, les avantages sociaux et les procédures de licenciement.

Élaborez une stratégie de rémunération globale

Au final, la rémunération reste la principale raison pour laquelle la majorité d’entre nous travaille, il est donc utile de réfléchir à la façon dont vous allez l’aborder lors de l’embauche à distance.

Comme le conseille Liam Reese dans son excellent article sur la rémunération à l'échelle mondiale : « La plupart des organisations choisiront d'adapter la rémunération de base au niveau local, c'est donc là que vous devez prendre le temps de rechercher les taux du marché local et d’ajuster ensuite en fonction de votre stratégie pour chaque poste (sous le marché, s’aligner sur le marché ou aller au-delà du marché).

Bien entendu, il vous faut également prendre en compte les régulations locales, notamment les lois sur le salaire minimum, la réglementation des heures supplémentaires, les incidences fiscales et les obligations en matière d’avantages sociaux.

Si vous manquez de ressources pour mener ce type d’analyse pour chaque poste dans chaque pays, vous pouvez toujours ajuster en fonction du coût de la vie. Cela peut également être pertinent pour les pays où vous n’avez que peu de postes. »

Mettez en avant votre culture du travail à distance dès le début

Lorsque vous recrutez à distance, les candidats n'ont pas le luxe de traverser vos bureaux, de voir comment les équipes collaborent ou de percevoir votre culture lors d’interactions informelles. 

Cela signifie qu’il vous revient de leur montrer activement à quoi ressemble le travail au sein de votre équipe.

Cela signifie les présenter à leurs futurs collègues, pas seulement aux responsables de recrutement, et leur permettre de découvrir comment les gens communiquent et collaborent. 

Vous pouvez également partager des éléments comme votre charte de bonnes pratiques Slack, un extrait de votre livret d’entreprise, voire une brève vidéo Loom montrant vos rituels d’équipe.

Vous pouvez aussi donner aux candidats un aperçu concret de vos valeurs en action. Si vous affirmez fonctionner en asynchrone ou accorder beaucoup d’autonomie, montrez comment cela se manifeste—précisez comment vous organisez vos points quotidiens ou prenez des décisions sans réunions interminables.

Mieux encore, soyez honnête sur les défis rencontrés (« Nous cherchons encore notre rythme idéal de réunions »). Cette sincérité suscite la confiance et aide les candidats à avoir le sentiment de faire un choix éclairé, et non seulement d’adhérer à un discours bien rôdé.

Faites appel à des experts si besoin

Naviguer dans la multitude de lois sur l’emploi et de processus de paie inconnus dans une nouvelle juridiction peut s’avérer trop complexe pour certaines organisations.

C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de recourir à un service d’employeur officiel. Cela vous permet de recruter rapidement des employés à temps plein sans devoir créer de structure étrangère ni gérer la paie à l’étranger.

Autrement, vous pouvez engager des prestataires indépendants ou éventuellement créer une entité à l’étranger et collaborer avec un PEO local ou un cabinet de conseil RH pour vous assurer de faire les choses correctement.

Points à prendre en compte pour l’embauche de salariés à distance

Étendre le vivier de talents auquel vous avez accès semble formidable, mais cela peut entraîner quelques complications.

Gestion de la paie

La gestion de la paie peut être complexe, en particulier pour les petites entreprises. Traiter la paie dans différentes juridictions ajoute de la complexité et des risques si ce n’est pas fait correctement.

Calcul de la rémunération

Déterminer une rémunération équitable pour les travailleurs à distance implique de prendre en compte les salaires locaux, le coût de la vie et les avantages attendus.

Risque d’établissement stable

Avoir une présence commerciale dans un autre pays peut vous soumettre à des impôts sur les sociétés et à des exigences supplémentaires en matière de conformité.

L’établissement stable fait référence au seuil minimum à partir duquel une entreprise est assujettie à l’imposition et à la réglementation dans un autre pays.

Mauvaise classification des salariés comme sous-traitants

La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des amendes, sanctions et contentieux. C’est pourquoi il est important de bien définir les fonctions de poste et d’envisager de convertir des sous-traitants en salariés pour rester en conformité (pour vous guider sur ce point complexe, je vous recommande de lire notre explication sur la mauvaise classification des salariés et comment l’éviter).

Droits de propriété intellectuelle et d’invention

Les embauches internationales compliquent la protection de la propriété intellectuelle (PI) à cause des différentes lois et des environnements de travail à distance.

Imposition des salariés à distance

Déterminer où les salariés à distance doivent s’acquitter de leurs impôts est crucial. Comprendre comment gérer cette situation peut être difficile et nécessiter le recours à un prestataire qui saura vous aider à maîtriser les enjeux de conformité et les pratiques fiscales à l’étranger.

Mettre les salariés à distance dans les meilleures conditions pour réussir

J’ai dirigé des équipes à distance depuis quelques années maintenant, et je voulais donc partager quelques enseignements pour aider à placer vos salariés à distance dans les meilleures conditions pour réussir.

Un onboarding complet 

L'intégration de quelqu'un à distance est plus difficile que de l'accueillir dans un bureau, car cela se résume souvent à réunion après réunion, avec des moments d'inactivité où la personne doit soit simplement lire sans réfléchir, soit attendre la prochaine action.

Voici quelques éléments sur lesquels je me concentre pour rendre le processus d'intégration à distance aussi fluide que possible: 

• Assurez-vous d'être prêt à envoyer toutes les informations et le matériel à l'avance.
• Commencez à les inviter aux réunions d'équipe debout (stand-ups) et aux appels même avant le premier jour, afin qu'ils puissent déjà reconnaître des noms et savoir à qui s'adresser lorsqu'ils commenceront.
• Si vous avez un voyage d'entreprise prévu près de la date de début, demandez si votre nouveau collaborateur peut y participer (mais veillez à respecter la disponibilité du nouvel arrivant, il n'est pas toujours possible d'assister à toutes les réunions/voyages, car il peut avoir besoin de finaliser son précédent poste).

Pour aller plus loin, découvrez 11 conseils pour intégrer des salariés à distance.

Adapter les retours

Lorsque vous gérez une équipe à distance, vous devez souvent compter sur l'ingéniosité et l'esprit d'initiative de vos collaborateurs. 

Comme mentionné ci-dessus, j'aime ajouter cet aspect à mes descriptions de poste. Mais il faut s'assurer de continuer à donner à chacun des retours et des conseils en temps utile. 

Il se peut que vous n'ayez pas eu l'occasion de créer une relation aussi proche avec vos collègues, du fait de la distance

C'est pourquoi il est essentiel de bien comprendre la situation et la façon de penser de la personne avant de lui donner du feedback. 

Veillez à poser des questions telles que « Où en est-on ? Quels obstacles anticipons-nous/avons-nous ? De quoi as-tu besoin de ma part pour t’aider à accomplir cette tâche ? ». 

J’aime aussi discuter des objectifs que je fixe pour le trimestre à venir avec mon équipe, pour vérifier ce qui se passe pour chacun individuellement, puis pour l'ensemble du groupe. Je définis et vérifie les principaux objectifs une fois par trimestre, puis nous faisons un point chaque mois sur l'avancement. 

Je fais aussi régulièrement le point sur les objectifs individuels lors de nos 1:1 toutes les deux semaines, et j’utilise aussi ce temps pour prendre des nouvelles de la personne.

Vous ne voyez pas les gens dans la vie réelle, donc vous ne savez pas si leur enfant est malade, ou s'ils rencontrent des difficultés qui peuvent impacter temporairement leur travail, alors n'allez pas trop vite en besogne. 

Vous pouvez commencer les réunions par un code rouge/jaune/vert, ou une note sur 10, pour prendre la température de l'équipe. Veillez à assurer un suivi auprès des personnes qui donnent des signaux (notes basses ou jaune/rouge).

Le contexte est capital, mais il se perd plus facilement à distance, donc consacrez du temps à mieux comprendre votre équipe et ne vous contentez pas de points superficiels.

Cohésion d'équipe 

Pour créer du lien, j’aime consacrer du temps à des interactions informelles et non professionnelles. Cela peut être un moment convivial autour d’un apéritif ou d’un thé en équipe.

Il peut aussi s’agir d'une session de jeux sur la pause déjeuner ou de créer un serveur Discord où les membres de l’équipe peuvent aller dans un salon audio (pour lutter contre la fatigue vidéo) et interagir autant qu’ils le souhaitent tout en travaillant.

Il est possible de partager plusieurs écrans à la fois pour faciliter la collaboration également.

En ce moment même, alors que j'écris ces lignes, je suis sur un serveur Discord après le travail avec mes amis, qui jouent à des jeux, et je ne me sens pas du tout fatigué après une journée entière de visioconférences. 

Recruter à distance peut vous aider à atteindre vos objectifs

Recruter à distance est une excellente façon de s’assurer de trouver la meilleure personne pour le poste, plutôt que de se limiter aux candidats dans un certain périmètre géographique.

Oui, cela peut demander beaucoup d’efforts pour que cela fonctionne, mais les bénéfices sont immenses grâce à la diversité des points de vue apportée.

Dans mon entreprise, nous aimons vraiment écouter des perspectives différentes puisque nous cherchons à créer un produit global.

Le travail à distance n’est pas une mode, ce n’est plus réservé aux quelques « digital nomads », c’est un changement de paradigme dans le monde du travail.

Pour trouver plus facilement les talents dont vous avez besoin, vous pouvez consulter ces conseils pour sourcer des candidats, ces conseils spécifiques pour recruter à l’international ou encore des recommandations pour bâtir une marque employeur forte afin d’attirer les meilleurs profils.

FAQ sur le recrutement à distance

Quels sont les métiers courants pour les travailleurs à distance ?

Les postes fréquemment exercés à distance incluent :

• Développeurs de logiciels
• Marketeurs
• Agents du support client
• Designers
• Créateurs de contenu
• chefs de projet.
  

Les postes qui dépendent d’outils numériques et d’un travail autonome s’adaptent généralement bien au télétravail.

Quel est le meilleur moyen de rémunérer les employés à distance ?

Si vous gérez cela vous-même, vous pouvez utiliser des plateformes de paie internationales comme Deel, Remote.com ou Papaya Global afin de gérer la conformité, les taxes et les conversions de devises.

Autrement, recrutez via un Employer of Record (EOR) si vous ne disposez pas d’une entité locale dans le pays de l’employé.

Est-il moins cher d’avoir des employés à distance ?

Souvent, oui : les entreprises économisent sur l’espace de bureau, les charges, les frais de déménagement et, dans certains cas, sur les salaires selon le coût de la vie géographique.

Cependant, des coûts comme les allocations informatiques, les services de paie internationaux et les frais de conformité locaux doivent également être pris en compte.

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