Avantages de l’embauche d’employés à distance

Avant d’aborder les aspects opérationnels du recrutement à distance, quelques mots sur les raisons pour lesquelles vous pourriez envisager cette démarche.

• Accès à un vivier de talents plus large : Un processus de recrutement à distance vous permet de puiser dans un vivier de talents mondial, sans être limité par des frontières géographiques. Cela augmente vos chances de trouver la personne idéale pour chaque poste, avec un panel de compétences et d’expériences variées.
• Réduction des coûts : Vous pouvez économiser sur les frais liés à la gestion d’un espace de bureau physique, comme le loyer, les charges et les fournitures. De plus, les employés à distance peuvent accepter des salaires plus bas en échange de la flexibilité et des économies de transport.
• Équipe diversifiée : Le recrutement à distance favorise une main-d’œuvre plus diversifiée, puisque les employeurs ne sont pas limités à une région spécifique. Cette diversité apporte de nouveaux points de vue et idées, stimulant l’innovation et la créativité.
• Bien-être accru des employés : Le travail à distance peut améliorer la santé mentale et le bien-être global des employés, en leur permettant de mieux contrôler leur environnement de travail et d’équilibrer plus facilement vie professionnelle et personnelle.
• Continuité des activités : Une équipe à distance peut travailler en continu et rendre votre organisation plus résiliente en temps de crise.

Je me souviens d’une fois où je devais chercher un développeur iOS à Grimsby, au Royaume-Uni, car notre bureau s’y trouvait et, pour être honnête, personne n’était vraiment ravi. Ni nous, ni l’équipe, ni les candidats.

Après des mois de recherches infructueuses, nous avons opté pour un recrutement à distance, et le poste a été pourvu en moins d’un mois.

Le recrutement à distance offre également l’opportunité de recentrer ses efforts sur vos valeurs d’entreprise et sur ce qui rassemble les personnes, peu importe le lieu. Quand je vois des organisations paniquées à l’idée de perdre leur “culture d’entreprise” avec la fermeture d’un bureau, je réponds : "Je suis désolé, vous n’aviez pas une culture d’entreprise, mais une culture de bureau".rnrn

Comment embaucher des employés à distance

Entrons dans le vif du sujet. Embaucher des travailleurs à distance implique d’adapter votre processus de recrutement actuel afin de prendre en compte, par exemple, les différences de langue ou les lieux où chercher les candidats. 

Voici les points sur lesquels vous concentrer :

Adapter les offres d’emploi

L’une des premières étapes consiste à revoir vos descriptions de poste pour s’assurer qu’elles sont compréhensibles pour différents publics. Cela signifie des offres rédigées avec un langage accessible et sans expressions familières. 

Par exemple, évitez d’utiliser des clichés comme « fonceur » ou d’exiger « un bon sens de l’humour ».

Des personnes peuvent très bien parler anglais sans pour autant saisir toutes les expressions idiomatiques, et personne ne devrait lire une offre avec un dictionnaire à la main. 

Veillez à ce que toute contrainte éventuelle, comme le salaire, le fuseau horaire ou les horaires de travail, soit clairement indiquée dans la description du poste.

J’aime aussi indiquer le type de mentalité recherchée, par exemple quelqu’un d’entrepreneur et proactif.

Le travail à distance implique en général moins de micro-management, ce qui signifie qu’il faut accomplir beaucoup de tâches de manière autonome.

Les candidats potentiels doivent être prêts à cela, et capables de le démontrer lors d’un entretien, par exemple en illustrant des situations où ils ont fait preuve de proactivité pour anticiper et résoudre des problèmes, ou où ils ont su communiquer efficacement avec de multiples parties prenantes pour mener à bien un projet complexe à distance.

Pour en savoir plus sur la rédaction d’offres d’emploi, consultez mon article sur comment rédiger une description de poste.

Diversifier la publication des offres d’emploi

Bien que certains sites d’emploi classiques essaient de s’adapter au travail à distance, il peut être intéressant de consulter des plateformes spécialisées dans les offres à distance.

La plupart sont payantes, mais il existe aussi des options gratuites. Voici mes suggestions : 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Un bon logiciel de suivi des candidatures vous aidera à constituer votre vivier de talents et à les gérer tout au long du processus.

Il est également important de créer une page de recrutement solide afin de promouvoir les offres d’emploi auprès des candidats potentiels qui suivent directement votre entreprise.

Un logiciel de page carrière peut grandement faciliter la gestion de ce processus tout en maintenant la cohérence de vos offres d’emploi avec votre marque employeur.

Quelques conseils supplémentaires pour la préparation des entretiens

Les entretiens à distance peuvent demander un peu plus de préparation de votre part ainsi que de celle de tous les membres de votre équipe qui y participent.

Vous devez vous assurer d’être prêt aussi bien au niveau du matériel que de l’état d’esprit :

Assurez-vous de disposer d’un bon environnement pour mener un entretien à distance. Il n’est pas nécessaire d’avoir une caméra 4K et du matériel professionnel de streamer/Youtubeur, mais veillez à être bien visible à l’écran et à réduire au maximum les distractions durant l’entretien. 

Idéalement, vous êtes installé à un bureau : évitez de passer l’entretien en voiture ou en chemin, vous seriez distrait et cela serait irrespectueux envers le temps du candidat. 

Essayez toujours d’activer la vidéo pour pouvoir établir un vrai contact avec votre interlocuteur. Demandez-leur, si c’est possible, d’activer leur vidéo au moins une fois pendant le processus. 

Vous aurez beaucoup à comprendre via un appel vidéo — ce qui peut s’avérer plus difficile — et cela signifie probablement que vous devrez consacrer plus de temps à chaque candidat. 

Et, tout comme vous avez besoin de temps pour bien cerner leur personnalité, eux aussi auront besoin de davantage de temps pour apprendre à vous connaître ainsi que votre entreprise. 

Accordez du temps à chaque candidat afin de leur permettre de découvrir votre culture et les objectifs de votre équipe/entreprise.

Il se peut que le candidat vienne d’une culture différente : il faut donc bien expliquer les attentes et les normes, et vous assurer qu’il s’y adapte.

Par exemple, si votre équipe est très collaborative, mais que le candidat a été prestataire sur des missions indépendantes avec peu d’échanges, prenez le temps d’expliquer la différence et de vérifier s’il est à l’aise avec ce mode de fonctionnement.

En outre, si l’entretien a lieu à distance alors que vous êtes au bureau, préparez-vous à répondre aux questions portant sur la manière dont l’entreprise équilibre les opportunités et la visibilité entre employés en présentiel et employés en télétravail. 

Une remarque sur les entretiens interculturels. Si vous ouvrez votre vivier de candidats au monde entier, attendez-vous à rencontrer toutes sortes de styles de communication. 

Je recommande The Culture Map d’Erin Meyer, excellent ouvrage pour s’initier à la communication interculturelle.

Pour plus de conseils sur la conduite d’entretiens performants, consultez mon article la clé d’entretiens engageants et ciblés, où j’aborde la question des entretiens structurés et standardisés (encore plus essentiels en recrutement à distance).

Également, si vous avez besoin d’aide pour trouver un logiciel pour faciliter vos entretiens à distance, consultez l’article de People Managing People sur les meilleures solutions d’entretien vidéo sur le marché aujourd’hui.

Un peu plus de patience lors de la proposition d'embauche 

Comme toujours, assurez-vous d’être bien informé et correctement préparé avant d’envisager de faire une proposition.

Une offre peut nécessiter davantage d’échanges avec un candidat à distance, ainsi qu’un accompagnement supplémentaire pour guider la personne tout au long de votre processus, car il se peut que ce soit la première fois que le candidat collabore avec une entreprise de votre pays. 

Armez-vous de patience. 

Pour en savoir plus sur la procédure de proposition, consultez mon article sur comment faire une offre d’emploi.

Bonnes pratiques pour l'embauche d’employés à distance

Recruter des employés à distance requiert des processus et pratiques différents. Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour développer votre équipe à distance.

Renseignez-vous sur les lois locales en matière d’emploi

Lorsque vous embauchez des collaborateurs à distance, il est crucial de bien vous informer sur la législation du travail des États ou des pays où résident vos futurs salariés en télétravail. 

Cela inclut la compréhension des règles concernant les horaires de travail, le salaire minimum, les avantages sociaux et les procédures de rupture de contrat.

Élaborez une stratégie de rémunération à l'échelle mondiale

Au final, la rémunération reste la motivation principale pour la plupart d’entre nous, il est donc important de bien réfléchir à la façon dont vous l’aborderez dans le cadre de l’embauche à distance.

Comme le conseille Liam Reese dans son excellent article sur la rémunération à l'échelle mondiale : « La plupart des organisations choisiront de localiser en ce qui concerne la rémunération de base. Vous devez donc prendre le temps de rechercher les taux du marché local puis d’ajuster en fonction de votre stratégie par poste (alignement inférieur, égal ou supérieur au marché).

Bien sûr, vous devez également prendre en compte la réglementation locale, y compris les lois sur le salaire minimum, la législation sur les heures supplémentaires, les implications fiscales et les obligations en matière d'avantages sociaux.

Si vous n'avez pas les ressources pour effectuer ce type d’analyse pour chaque poste dans chaque pays, vous pouvez toujours ajuster en fonction du coût de la vie. Cela peut également être pertinent pour les pays dans lesquels vous n’avez que peu de postes. »

Mettez en avant votre culture du travail à distance dès le début

Lorsque vous recrutez à distance, les candidats n'ont pas le privilège de visiter vos locaux, d'observer comment les équipes collaborent ou de percevoir votre culture à travers des échanges informels. 

Il vous revient donc de leur montrer activement à quoi ressemble le travail au sein de votre équipe.

Cela implique de les présenter à leurs futurs collègues, pas seulement aux responsables du recrutement, et de leur laisser entendre comment les gens communiquent et collaborent. 

Vous pouvez également partager des éléments comme votre étiquette sur Slack, un extrait de votre livret d'entreprise, ou encore une courte vidéo Loom présentant vos rituels d'équipe.

Vous pouvez aussi offrir aux candidats un aperçu de vos valeurs en action. Si vous dites prioriser l’asynchrone ou favoriser l’autonomie, montrez comment cela se traduit dans la pratique — mentionnez comment vous organisez vos standups ou prenez des décisions sans réunions interminables.

C’est aussi une bonne idée d’être transparent sur vos défis (« Nous cherchons encore notre rythme idéal pour les réunions »). Cette honnêteté inspire confiance et aide les candidats à sentir qu'ils font un choix éclairé, et non qu'ils succombent simplement à un discours trop lisse.

Envisagez de faire appel à des experts

Se retrouver face à la multitude de législations sociales méconnues et de processus de paie inédits dans une nouvelle juridiction peut être trop compliqué pour certaines organisations.

C’est pourquoi beaucoup d’organisations font appel à un service d’employer of record. Cela permet d’embaucher rapidement des employés à temps plein sans avoir à créer d'entité étrangère ni à gérer la paie à l’international.

De façon alternative, vous pouvez engager des prestataires ou bien créer une entité locale et travailler avec un PEO local ou un cabinet de conseil RH pour garantir votre conformité.

À prendre en compte lors du recrutement d’employés à distance

Élargir votre vivier de talents semble très attractif, mais cela peut aussi entraîner certaines complications.

Gérer la paie

La gestion de la paie peut être complexe, surtout pour les petites entreprises. Effectuer la paie dans différentes juridictions augmente la complexité et le risque si ce n'est pas bien géré.

Calculer la rémunération

Définir une rémunération juste pour les travailleurs à distance implique de prendre en compte les taux locaux, le coût de la vie et les avantages attendus.

Risque d’établissement stable

Avoir une présence commerciale dans un autre pays peut vous exposer à l’impôt sur les sociétés et à des obligations de conformité supplémentaires.

La notion d’établissement stable se réfère au seuil minimal à partir duquel une entreprise devient imposable et soumise au droit du pays étranger.

Mauvaise classification des employés comme sous-traitants

La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des amendes, des pénalités et des litiges juridiques. C’est pourquoi il est essentiel de définir clairement les fonctions et d’envisager de convertir les sous-traitants en employés pour rester en règle (pour vous guider dans ce sujet complexe, je vous recommande de lire notre explication sur la mauvaise classification des employés et comment l’éviter).

Propriété intellectuelle et droits sur les inventions

Les embauches internationales peuvent compliquer la protection de la propriété intellectuelle (PI) à cause de la diversité des législations et du contexte du travail à distance.

Fiscalité des employés à distance

Déterminer où les employés à distance doivent payer leurs impôts est crucial. Comprendre comment gérer cette question peut être complexe et nécessiter de consulter un prestataire externe capable de vous orienter sur la conformité et les pratiques fiscales à l’international.

Assurer la réussite des employés à distance

Après avoir dirigé des équipes à distance pendant plusieurs années, je souhaite terminer en partageant quelques enseignements pour vous aider à offrir les meilleures conditions de réussite à vos collaborateurs distants.

Une intégration approfondie 

L'intégration d'une nouvelle personne à distance est plus difficile que de l'accueillir dans un bureau, car cela se résume souvent à une succession de réunions et à des temps morts entre celles-ci où elle doit soit lire de façon machinale, soit attendre la prochaine action.

Voici quelques points sur lesquels je me concentre pour rendre le processus d'intégration à distance aussi fluide que possible :

• Assurez-vous d’être prêt à envoyer à l’avance toutes les informations et le matériel nécessaires.
• Commencez à inviter la nouvelle recrue à des stand-ups et des appels avant même son premier jour, afin qu'elle puisse déjà reconnaître des noms et savoir à qui s’adresser potentiellement dès ses débuts.
• Si un voyage d’entreprise est prévu peu de temps après la date d’entrée, demandez si votre nouvelle recrue peut y participer (mais veillez à respecter son temps, il se peut qu’elle ne puisse pas assister à toutes les réunions ou à tous les déplacements, car elle doit peut-être terminer son emploi précédent).

Pour aller plus loin, consultez ces 11 conseils pour l’intégration des employés à distance.

Adapter le feedback

Quand vous gérez une équipe à distance, vous devez souvent compter sur l’ingéniosité et l’esprit d’initiative de vos collaborateurs. 

Comme mentionné ci-dessus, j’aime ajouter ceci à mes descriptions de poste. Mais vous devez veiller à fournir à chacun un retour et des conseils en temps voulu 

Il se peut que vous n’ayez pas eu l’occasion d’entretenir une relation aussi étroite avec les membres de votre équipe, puisqu’ils sont à distance.

C’est pourquoi il est essentiel d’essayer de bien comprendre la situation et la réflexion de la personne avant de donner un feedback. 

Assurez-vous de poser des questions telles que « Où en sommes-nous à ce sujet ? Quels obstacles anticipons-nous/rencontrons-nous ? De quoi avez-vous besoin de ma part pour que vous puissiez réaliser cela ?» 

J’aime aussi discuter des objectifs que je fixe pour le trimestre à venir avec mon équipe, afin de comparer avec ce qui se passe pour chacun individuellement puis pour tout le groupe. Les principaux objectifs sont vérifiés et définis chaque trimestre, puis nous faisons le point chaque mois sur la progression. 

Je m’assure également de vérifier régulièrement les objectifs individuels lors de nos entretiens 1:1 toutes les deux semaines, et j’en profite pour prendre des nouvelles de la personne.

Vous ne voyez pas les gens en vrai, donc vous ne savez pas si leur enfant est malade, ou s’ils rencontrent des problèmes qui pourraient impacter temporairement leur travail, alors évitez de tirer des conclusions hâtives. 

Vous pouvez démarrer les réunions avec un code rouge/jaune/vert, ou une note sur 10, pour prendre la température de votre équipe. Pensez à faire un suivi auprès de ceux qui donnent des signaux (notes basses ou jaune/rouge).

Le contexte est essentiel, mais il se perd plus facilement dans un environnement distant. Assurez-vous donc d’y consacrer du temps, de mieux connaître votre équipe, et pas seulement de faire des points superficiels.

Cohésion d'équipe

Pour créer du lien, j’aime prendre du temps pour des échanges informels en dehors du travail. Cela peut être un moment convivial autour d’un verre ou d’un thé avec l’équipe.

Ce peut aussi être une session de jeu vidéo sur l’heure du déjeuner, ou la création d'un serveur Discord où chacun peut aller dans un salon audio uniquement (pour combattre la fatigue vidéo) et interagir aussi peu ou autant qu’il le souhaite tout en travaillant.

Plusieurs personnes peuvent aussi partager leur écran en même temps pour faciliter la collaboration.

En ce moment, pendant que j’écris ces lignes, je suis sur un serveur Discord avec des amis après le travail. Ils jouent à des jeux vidéo et je ne me sens pas du tout fatigué, même après toute une journée d’appels vidéo. 

Recruter à distance peut vous aider à atteindre vos objectifs

Recruter à distance est un excellent moyen de vous assurer d’obtenir la meilleure personne pour votre poste, plutôt que la meilleure personne dans un certain périmètre.

Oui, cela demande parfois beaucoup d’efforts, mais les bénéfices sont énormes car cela permet d’avoir une grande diversité de points de vue.

Dans mon entreprise, nous apprécions vraiment d’entendre les différentes perspectives, puisque nous cherchons à créer un produit mondial.

Le travail à distance n’est pas une mode passagère, ce n’est plus réservé à quelques “nomades digitaux”, mais c’est bien un changement de paradigme du travail.

Pour aller plus loin dans votre recherche de talents, consultez ces conseils pour identifier des candidats, ces astuces pour recruter à l’international, ou encore des conseils pour bâtir une marque employeur forte qui saura attirer les candidats.

FAQ : Comment recruter des employés à distance

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Quels sont les rôles courants des travailleurs à distance ?

Voici des exemples de postes courants en télétravail :

• Développeurs de logiciels
• Marketeurs
• Agents du support client
• Designers
• Créateurs de contenus
• Chefs de projet.
  

Les postes qui reposent sur des outils numériques et un travail autonome s’adaptent généralement bien au travail à distance.

Quelle est la meilleure façon de rémunérer les employés à distance ?

Si vous gérez cela par vous-même, vous pouvez utiliser des plateformes de paie internationales comme Deel, Remote.com ou Papaya Global pour gérer la conformité, les taxes et les conversions de devises.

Sinon, embauchez via un Employer of Record (EOR) si vous ne disposez pas d’une entité légale dans le pays de l’employé.

Est-il moins cher d’employer des collaborateurs à distance ?

Souvent, oui : les entreprises économisent sur les locaux, les services publics, la relocalisation et, dans certains cas, sur les salaires selon le coût de la vie dans la région.

Toutefois, il ne faut pas négliger les coûts comme les indemnités technologiques pour le télétravail, les services de paie à l’international et les frais de conformité locale.

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