Il fondatore HR Tech afferma che la maggior parte dei progetti di IA sono solo “rossetto digitale” su processi difettosi
Scopri come un fondatore HR tech utilizza l’IA per automatizzare le attività di routine, migliorare l’esperienza dei dipendenti e aiutare i team HR a diventare più strategici senza perdere il tocco umano.
Impatto-IA: L’IA trasforma le risorse umane automatizzando i processi, offrendo approfondimenti e consentendo decisioni informate.
Sfide: Le principali sfide HR includono carichi amministrativi e dati frammentati, limitando il potenziale strategico.
Opportunità: L’IA può elevare l’HR da funzione di supporto a strategica con analisi predittive ed esperienze personalizzate.
Etica: Utilizzare l’IA in modo etico nelle HR richiede supervisione umana e il contrasto dell’amplificazione dei bias.
Azioni rapide: Inizia l’adozione dell’IA con attività come automazione delle FAQ, dei flussi di lavoro, della gestione documentale e della reportistica.
Jay Polaki è cofondatrice e CEO di HR Geckos, un'azienda tecnologica specializzata in risorse umane che aiuta le organizzazioni ad automatizzare i processi HR mantenendo le persone al centro. In passato ha ricoperto ruoli dirigenziali nell'ambito HR.
Sfruttare l’IA per una trasformazione strategica delle risorse umane
Ciao, sono Jay Polaki, CEO e Chief Gecko di HR Geckos. Prendendo in prestito un termine dalla botanica, ho avuto un inizio variopinto — un inizio molto colorato — nella mia carriera HR. La mia formazione e il mio background in psicologia I/O mi hanno portata a lavorare per organizzazioni di vari settori e industrie, da grandi multinazionali e agenzie governative a piccoli studi di consulenza. Ho imparato tantissimo su come le persone siano il cuore pulsante e la linfa vitale di ogni organizzazione.
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HR Geckos, la mia azienda di tecnologia HR, è nata grazie a queste esperienze vissute nella mia carriera nelle risorse umane. La mia missione è automatizzare i processi HR, preservare il lato umano e connettere i sistemi HR intorno a ciò che conta di più: le persone.”
Perché l’IA sta ridefinendo la leadership HR e il design organizzativo
Utilizzo la tecnologia per risolvere le sfide che oggi affliggono i dipartimenti HR, tra cui offrire un’esperienza al dipendente di livello consumer, fornire insight guidati dai dati e snellire i flussi di lavoro.
Dopo oltre vent’anni alla guida di team HR, ho notato un modello ricorrente. Professionisti HR brillanti e dediti desideravano avere un impatto strategico, ma alcuni punti dolenti chiave li frenavano costantemente.
Primo: il tapis roulant amministrativo! Ho visto con i miei occhi quanto i processi manuali assorbissero il tempo dell’HR — rispondere sempre alle stesse domande sulle politiche aziendali, inseguire pratiche cartacee, o destreggiarsi tra sistemi obsoleti.
Secondo: la disconnessione tra i dati. Avevamo i dati dei dipendenti nell'HRIS, i dati dei candidati nell’ATS, quelli payroll in un altro sistema e i risultati dei sondaggi sull'engagement in un foglio di calcolo.
Rispondere a una domanda apparentemente semplice del mio CEO, come “Qual è il tasso di turnover degli high performer nel nostro dipartimento di ingegneria?”, richiedeva un enorme sforzo manuale per esportare, pulire e unire i dati. Avevamo tanti dati ma pochi insight, e questo ostacolava la nostra capacità di essere veri consulenti strategici.
La frustrazione di voler avere un impatto maggiore, ma di essere appesantiti da incombenze amministrative e disconnessioni nei dati, mi ha motivata fortemente.
Il mio ruolo si sta spostando dal risolvere personalmente tutto al creare le condizioni per decisioni migliori, esecuzione più rapida e responsabilità più chiare. In un mondo orientato all’IA, la leadership richiede chiarezza, regole precise e giudizio, non solo supervisione.
Ho abbandonato l'idea che le migliori organizzazioni siano le più centralizzate. L’IA sta abilitando decisioni sempre più distribuite, ma al contempo rafforza l’importanza del giudizio umano, dell’empatia e del contesto, specialmente nei momenti decisivi per la cultura aziendale e la fiducia.
Come evitare di trattare l’IA come "trucco digitale"
È un periodo estremamente entusiasmante, e le opportunità sono enormi. Vedo un potenziale incredibile nello spostare il focus dall’automazione dei processi all’aumento delle capacità. L’IA e l’automazione possono elevare le risorse umane da funzione di supporto a vero motore strategico, abilitando l’analisi predittiva per la pianificazione della forza lavoro, esperienze personalizzate per i dipendenti e compliance senza soluzione di continuità. Così facendo, l’HR diventa una funzione predittiva e guidata dai dati, anziché esclusivamente reattiva.
Tuttavia, il principale rischio è quello di trattare la trasformazione digitale come un progetto isolato o limitarsi a sovrapporre la tecnologia a processi difettosi — una sorta di "trucco digitale" su un flusso di lavoro inefficace.
Senza una gestione del cambiamento consapevole e una forte attenzione all’esperienza utente, rischiamo una scarsa adozione e ancora più frustrazione con gli strumenti tecnologici. La vera trasformazione richiede di ripensare i flussi di lavoro, formare i team e cambiare la mentalità collettiva del dipartimento.
Inoltre, se automatizziamo senza attenzione, rischiamo di creare un’esperienza per i dipendenti fredda e impersonale. Non si dovrebbe mai automatizzare una conversazione empatica. L’obiettivo è usare la tecnologia per gestire le attività transazionali, così che le persone possano dedicare più tempo a interazioni significative ed empatiche, soprattutto nei momenti delicati come problemi di performance o crisi personali.
Infine, i modelli di intelligenza artificiale imparano dai dati che forniamo loro. Se i dati storici sulle assunzioni o sulle promozioni contengono bias nascosti, l’IA può involontariamente perpetuarli o addirittura amplificarli su larga scala. È fondamentale scegliere partner etici nell’ambito dell’IA e mantenere sempre il controllo umano.
La chiave è un approccio centrato sulla persona. Manteniamo le persone al centro della trasformazione e utilizziamo la tecnologia per valorizzare, non sostituire, il tocco umano nelle Risorse Umane.
Come ottenere risultati rapidi con l’IA
Per liberare capacità strategica, consiglio ai team di iniziare da attività ad alto volume, basso giudizio e basate su regole. Queste azioni rapide portano un ROI immediato liberando tempo prezioso.
I miei quattro principali casi d’uso per ottenere vittorie rapide sono:
Domande di livello base dei dipendenti: Questa è l’opportunità più semplice. Una base di conoscenza o chatbot alimentato da IA risponde a domande comuni su policy, buste paga e benefit, sollevando immediatamente il team HR e offrendo risposte istantanee ai dipendenti.
Workflow di onboarding e offboarding: Questi processi sono molto strutturati e coinvolgono molteplici stakeholder (IT, amministrazione paghe, responsabile delle assunzioni). Automatizzare checklist, notifiche e pratiche amministrative garantisce un’esperienza coerente, conforme e di alta qualità per tutte le persone coinvolte.
Generazione e gestione documentale: Pensiamo a lettere di offerta, lettere di verifica dell’impiego e conferme delle policy. Automatizzare creazione, firma e archiviazione di questi documenti elimina un carico amministrativo significativo e riduce gli errori.
Aggregazione dei dati per report normativi: Raccogliere e formattare manualmente i dati per report come EEO-1 o i Piani di Azione Affirmativa è noioso e soggetto a errori. L’automazione gestisce l’aggregazione dei dati, consentendo all’HR di concentrarsi sull’analisi dei risultati e sulla definizione dei piani d’azione.
Automatizzare queste attività fondamentali crea la base per l’eccellenza operativa, conferendo credibilità e capacità alle Risorse Umane per assumere un ruolo più strategico.
Perché adottare l’IA riguarda più il comportamento che la tecnologia
Le ricerche del 2026 hanno dimostrato che l’adozione dell’IA riguarda meno la tecnologia e più il comportamento, la fiducia e il ripensamento del modo in cui il lavoro viene svolto. Sono rimasto sorpreso da quanto l’IA costringa i leader a rivedere le loro ipotesi sul controllo.
I risultati migliori si ottengono quando i leader smettono di cercare di adattare l’IA ai vecchi processi e invece riprogettano i processi intorno a ciò che umani e macchine fanno meglio. Per me, questo significa che l’IA non è semplicemente uno strato di produttività. È una disciplina di leadership che mi impone di essere più chiaro su workflow, responsabilità e su dove il giudizio umano rimane centrale.
Pensieri di Jay
I risultati migliori si ottengono quando i leader smettono di cercare di adattare l’IA ai vecchi processi e invece riprogettano i processi intorno a ciò che umani e macchine fanno meglio.
Come costruire alfabetizzazione e preparazione all’IA nei team HR
Come professionista HR e ora imprenditore nel settore HR Tech, ho riflettuto a lungo su cosa significhi essere “pronti all’IA”. La maggior parte delle conversazioni sull’IA si concentra su strumenti, automazione e disruption, ma non dà abbastanza attenzione alle persone.
Come leader HR e aziendali, sappiamo che la trasformazione non avviene quando viene introdotta una nuova tecnologia. Avviene quando le persone partecipano, si fidano del processo e si sentono pronte a prosperare.
L’IA sta accelerando più velocemente di quanto la maggior parte delle organizzazioni riesca ad adattarsi. Eppure il divario maggiore non è tecnico, ma culturale e umano. L’HR non è più solo una funzione, ma una bussola strategica che guida l’integrazione dell’IA nella cultura, nella progettazione del lavoro e nei modelli di talento.
Guidiamo fiducia, equità e inclusione nelle decisioni guidate dall’IA — dagli algoritmi di selezione alla gestione delle performance. Nessuno di noi ha costruito la propria organizzazione per servire la tecnologia — l’abbiamo costruita per servire le persone!
La sfida? La preparazione organizzativa.
Nel nostro recente roadshow "Pronti all’IA o no", abbiamo visitato cinque città degli Stati Uniti e parlato direttamente con leader HR e di business. Oltre il 70% dei leader aziendali ha citato ostacoli fondamentali come la qualità dei dati, problemi di integrazione e processi legacy come i principali impedimenti al passaggio dall’idea all’impatto reale dell’IA.
Inoltre, quasi tutti hanno ammesso di non avere conoscenze sufficienti sull’IA, evidenziando un grande bisogno di formazione e trasparenza nella funzione HR.
Questo è un momento cruciale per le Risorse Umane. Man mano che le organizzazioni passano dalla sperimentazione all’esecuzione dell’IA, i leader HR devono non solo promuovere l’adozione, ma anche guidare risultati aziendali misurabili — assunzioni più rapide, coinvolgimento più intelligente e una migliore retention — grazie a strumenti potenziati dall’IA.
Tuttavia, il percorso raramente è lineare: resistenza culturale, carenza di competenze e casi d’uso poco chiari spesso rallentano i progressi.
Cosa possono fare i team HR per accelerare la prontezza all’IA e ottenere risultati?
Investire in formazione e sviluppo di competenze: Diffondere la conoscenza dell’IA all’interno del team HR e permettere agli early adopter di condividere casi di successo.
Dare priorità alla qualità e connessione dei dati: Dati puliti e collegati sono la base di ogni iniziativa di IA di successo.
Favorire una cultura della sperimentazione e trasparenza: Coinvolgere i dipendenti nel processo, affrontare apertamente le preoccupazioni e celebrare i successi rapidi per costruire fiducia.
Allineare i progetti di IA alle priorità aziendali: Concentrarsi su casi d’uso che risolvono problemi concreti come l’automazione del recruiting, la personalizzazione della formazione o il miglioramento della retention, invece di inseguire mode del momento.
Le riflessioni di Jay
Man mano che le organizzazioni passano dalla sperimentazione all’esecuzione dell’IA, i leader HR devono non solo promuovere l’adozione, ma anche guidare risultati aziendali misurabili — assunzioni più rapide, coinvolgimento più intelligente e una migliore retention — grazie a strumenti potenziati dall’IA.
Come i workflow agentici ridefiniscono le strategie HR con l’IA
L’IA agentica porterà la tecnologia HR, nel 2026, da semplici strumenti intelligenti a collaboratori digitali semi-autonomi che i leader HR dovranno assumere, integrare, governare e misurare come parte della forza lavoro.
Siamo più vicini di quanto si pensi a workflow agentici circoscritti, mirati e ben definiti. Siamo invece molto più lontani da un’HR completamente autonoma e credibile.
L’ambito HR non può affidarsi completamente agli agenti. Il nostro lavoro è troppo sfaccettato perché molto di ciò che facciamo possa essere automatizzato — ricordiamoci che la “H” in “HR” significa ancora “Umane”.
Gli agenti eccellono nei compiti ripetibili, basati su regole e multi-step come lo smistamento dei ticket, il rispondere a domande sulle policy, la convalida dei dati e il guidare i dipendenti nei processi. Non sono pronti — e forse mai lo saranno completamente — per attività che richiedono profonda comprensione del contesto, giudizio politico, empatia nei conflitti o la capacità di interpretare il “clima” culturale.
Le Risorse Umane sono una delle funzioni aziendali con il maggiore carico di contesto ed emotività. La stessa policy applicata a due persone può avere implicazioni totalmente diverse a seconda di storia, dinamiche di potere, equità e cultura.
Questa sfumatura è il motivo per cui crediamo che l’IA agentica debba alleggerire il lavoro degli esseri umani, non sostituirli. La ‘H’ di HR resta umana—soprattutto quando sono in gioco fiducia, equità e dignità.
Le Risorse Umane sono una delle funzioni aziendali con il maggiore carico di contesto ed emotività. La stessa policy applicata a due persone può avere implicazioni totalmente diverse a seconda di storia, dinamiche di potere, equità e cultura.
Perché i leader HR devono trattare l’IA come una sfida di progettazione del lavoro
Il mio consiglio ai leader HR è di smettere di trattare l’IA come un progetto laterale e iniziare a considerarla una questione di progettazione del lavoro. I vincitori del 2026 saranno quei team che abbineranno un caso d’uso concreto a una solida governance, ridisegnando così flussi di lavoro, diritti decisionali e abitudini manageriali attorno a esso.
Per i leader HR: Iniziate in piccolo, ma iniziate con qualcosa di concreto. Scegliete un processo critico e problematico dove l’IA può ridurre le frizioni—come i servizi HR, l’onboarding, il recupero della conoscenza o il triage dei casi — e misurate se migliora velocità, qualità ed esperienza dei dipendenti. L’adozione dell’IA fallisce ancora quando i leader confondono la sperimentazione con la trasformazione, quindi l’obiettivo è cambiare il modo in cui il lavoro viene svolto, non solo aggiungere un nuovo strumento.
Per tutti i leader: Il mio consiglio più ampio è di guidare con curiosità, ma anche con disciplina. La maturità nell’IA non dipende da quanti strumenti si adottano; conta sapere dove l’IA crea valore, dove genera rischi e dove il giudizio umano deve restare fondamentale.
In parole semplici: non automatizzate la disfunzione. Sistemate il flusso di lavoro, definite i limiti e usate l’IA per rendere più facile fare un grande lavoro.
