Dentro la Settimana Lavorativa di 4 Giorni: Com’è Davvero Nella Realtà?
Come lavoratore nei primi anni del XX secolo, molto probabilmente ti saresti trovato a svolgere un turno di 6 giorni a settimana.
Questo, fino a quando Henry Ford prese la decisione calcolata di ridurre i giorni lavorativi obbligatori nelle sue fabbriche automobilistiche da 6 a 5.
I suoi colleghi industriali lo derisero, ma Ford trasse beneficio da un aumento di produttività e profitti grazie a questa scelta.
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Da allora, la maggior parte di noi lavora dalle 9 alle 17 per 5 giorni a settimana, nonostante i progressi tecnologici che molti influenti economisti del XX secolo avevano predetto ci avrebbero permesso di lavorare solamente 15 ore settimanali a questo punto.
Questa utopia non si è realizzata per vari motivi che non affronterò qui, ma sta crescendo un movimento per ridurre la settimana lavorativa a 4 giorni.
Di fatto, attualmente è depositato un disegno di legge alla Camera dei Rappresentanti per ridurre legalmente la settimana lavorativa a 32 ore, quindi potrebbe valere la pena anticipare i tempi!
Uno studio recente nel Regno Unito ha indicato che una riduzione dei giorni lavorativi potrebbe portare enormi benefici ai lavoratori, i quali hanno riportato minori livelli di stress e meno giorni di malattia.
Dal punto di vista organizzativo, non sono stati riscontrati cali significativi della produttività e le candidature sono aumentate del 22%. Tra le organizzazioni che hanno partecipato allo studio, il 92% continuerà con la settimana lavorativa di 4 giorni.
Tuttavia, rimane quell’8% che non ha scelto di proseguire con la settimana lavorativa di 4 giorni dopo la sperimentazione.
Come mai?
Abbiamo quindi deciso di raccogliere alcune prove e parlare con delle organizzazioni che hanno implementato la settimana lavorativa di 4 giorni per scoprire vantaggi e criticità e ottenere suggerimenti per un’implementazione efficace.
Vantaggi della settimana lavorativa di 4 giorni
Iniziamo quindi dai benefici riportati.
Maggiore benessere dei dipendenti
Analogamente allo studio britannico, il messaggio dei dipendenti che lavorano 4 giorni alla settimana è che il loro benessere complessivo è migliorato.
Da Buffer, ad esempio, il 73,1% dei membri del team ha dichiarato di sentirsi più energico, e il 99,1% di essere meno stressato.
Le persone hanno riferito di avere più tempo da trascorrere con i propri cari, lavorare a progetti personali, unirsi a gruppi comunitari o persino ottenere nuove qualifiche.
Un effetto indiretto è che le persone prendono meno giorni di malattia ed assenze prolungate: “Non abbiamo avuto congedi per malattia a lungo termine in due anni da quando abbiamo iniziato lo studio”, ha riferito Rita Wittek, People Leader di Homerun.
Inoltre le persone sono in uno stato mentale e fisico migliore per affrontare il lavoro in modo più efficace.
“È un circolo virtuoso: se sei felice al lavoro, ciò si riflette nella tua vita personale. Se hai la flessibilità di prenderti cura della tua salute, fare esercizio, passare del tempo con la famiglia e seguire idee creative, porti quell’energia con te anche sul lavoro. La settimana di 4 giorni dà spazio alle persone per vivere questa idea”, afferma Stella Garber, fondatrice di Hoop.
Reclutamento più facile
Tutti quelli con cui abbiamo parlato hanno affermato che l’introduzione della settimana lavorativa di 4 giorni li ha aiutati a reclutare e trattenere talenti.
“Facevamo pubblicità per buoni lavori, ben pagati, e talvolta ricevevamo relativamente pochi candidati. Ma dall’inizio di quest’anno [dopo l’implementazione della settimana di 4 giorni] questa situazione praticamente non esiste più. Ora abbiamo una buona affluenza di candidati di qualità”, ha dichiarato Adrian Cruden, Head of People di Friends of the Earth.
Inclusività
Un ulteriore potenziale beneficio è che la riduzione dell’orario aiuta a livellare il campo di gioco per i genitori che riducono il proprio orario per prendersi cura dei figli.
“Spesso nei Paesi Bassi, le donne riducono le proprie ore lavorative dopo aver avuto un figlio. E da quel momento in poi, ci sono molti dati che dimostrano che ricevono meno promozioni, meno aumenti, hanno meno opportunità. Quindi, livellando il campo imponendo a tutti i 4 giorni lavorativi, si può essere anche un’azienda più inclusiva”, ha dichiarato Wittek.
Sfide della settimana lavorativa di 4 giorni
Mantenere la produttività
Come ha scoperto Buffer, mentre molte persone sono riuscite a portare a termine il proprio lavoro in 4 giorni, circa il 40% non è riuscita a completarlo nei tempi previsti e talvolta ha dovuto lavorare anche il quinto giorno.
Questo evidenzia la difficoltà di mantenere lo stesso livello di output in meno tempo.
Pianificazione
Alcuni team devono essere disponibili per almeno 5 giorni alla settimana, quindi è stato necessario lavorare per garantire che quei team fossero sempre disponibili (ne parleremo tra poco).
Potresti anche provare a implementare altre varianti di turnazione, come il programma di lavoro 9/80 o il programma 2-2-3 (noto anche come "Panama schedule").
Connessione
Il lavoro è un'importante attività sociale per molte persone e, a causa delle ore compresse, c'erano anche preoccupazioni sul rischio di diventare "solo lavoro, niente divertimento", come afferma l'amministratore delegato di Hutch, Shaun Rutland, nel loro blog.
Suggerimenti per implementare la settimana lavorativa di 4 giorni
Tenendo a mente le sfide sopra elencate, ecco alcune best practice che ti aiuteranno nel passaggio.
Coinvolgi il tuo personale
Come per ogni progetto che ha un impatto sulle persone, una buona tattica è coinvolgerle il più possibile nella sua implementazione.
“Non abbiamo fatto una sperimentazione pilota come molte organizzazioni, ma abbiamo impiegato 10 mesi per prepararci al cambiamento. È così importante fare molte consultazioni e parlare con le persone di cosa pensano e di cosa potrebbe aiutarle. Inoltre, questo periodo ha permesso alle persone di entrare nello spazio psicologico giusto, riallineare i processi e riflettere su cosa potevano fare in modo diverso e migliore”, ha dichiarato Cruden.
Nota anche come il coinvolgimento delle persone abbia aiutato a organizzare i turni per i team che dovevano essere operativi 5 giorni alla settimana.
“Abbiamo lavorato con i team leader e i manager per capire come potesse funzionare, e poi abbiamo parlato con ciascun membro del personale per capire quali fossero le loro scelte e cosa desiderassero. Nella stragrande maggioranza dei casi, siamo riusciti ad accontentare le loro richieste.”
Audit delle riunioni
Nel liberare tempo alle persone per adattarsi all'orario ridotto, le riunioni sono naturalmente finite sotto la lente d'ingrandimento.
"Abbiamo fatto un audit delle riunioni e ridotto drasticamente il numero di riunioni in tutta l'azienda. Inoltre, abbiamo introdotto delle linee guida per garantire che le riunioni fossero efficienti anche rispetto agli invitati", ha scritto Rutland.
Altre tecniche per migliorare la produttività includono:
- Tecnica del Pomodoro
- Ore silenziose senza email e messaggi istantanei
- Time blocking
Dai potere alle persone
Il cambiamento ha anche reso necessario responsabilizzare le persone affinché prendano decisioni e gestiscano meglio il loro tempo.
“Penso che la lezione più grande che abbiamo imparato sia stata la conversazione sulla produttività e sul fatto che le persone riflettano su come usano il loro tempo. Le persone devono pensare in anticipo e prendersi più responsabilità, perché dobbiamo comunque andare avanti e prendere decisioni rapidamente. Non vogliamo ritardare l'esecuzione, quindi a volte le persone devono essere creative,” ha dichiarato Wittek.
Strettamente collegato a questo aspetto c’è la necessità di fornire aspettative chiare, permettendo però alle persone di scegliere come lavorano meglio, compresi orari e luoghi.
“Siamo molto chiari su quale lavoro ci aspettiamo da loro. Ma poi ci tiriamo un po’ indietro e permettiamo loro di svolgere il lavoro senza tenerli bloccati in riunione. Se dovessi descrivere il nostro sistema oggi, forse non lo chiamerei neppure una settimana lavorativa di 4 giorni. Probabilmente sì, perché tecnicamente lo è, ma penso che la cosa che le persone desiderano di più sia semplicemente la flessibilità del proprio tempo e del modo in cui svolgono il proprio lavoro,” ha dichiarato Garber.
Una cosa che la nostra ricerca ha evidenziato è che le persone a volte usano il giorno extra come una sorta di giorno jolly.
Questo può accadere perché devono finire un lavoro, o magari hanno deciso di prendersi un pomeriggio libero durante la settimana, oppure, come nota Garber, “Il venerdì [il loro giorno libero designato] è un giorno più tranquillo e tendo ad avere le idee più creative proprio il venerdì.”
Nelle organizzazioni che offrono flessibilità su quali giorni prendersi come riposo, ad esempio scegliendo tra lunedì-giovedì o martedì-venerdì, capita che per chi sceglie i giorni meno comuni si crei in modo naturale una giornata più tranquilla.
