Lavoro Asincrono: Guida Alle Migliori Pratiche
Se hai mai cercato di destreggiarti tra gli impegni personali e professionali, collaborare con colleghi in diversi fusi orari, o semplicemente pensi che non ci siano abbastanza ore nella giornata per inserire tutte le riunioni di team che sembrano necessarie, allora il lavoro asincrono potrebbe essere il contrappeso che cerchi per il caos attuale.
Ma come si fa ad allontanarsi da una cultura dell’immediatezza e dalla tentazione di “veloci check-in” per discutere ogni piccolo intoppo che si presenta durante la giornata lavorativa?
Qui illustrerò i benefici del lavoro asincrono, le sfide e le migliori pratiche su come superare queste sfide per ottimizzare la comunicazione asincrona nella tua organizzazione.
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- Cos'è il lavoro asincrono?
- Vantaggi del lavoro asincrono
- Sfide del lavoro asincrono e come superarle
Iniziamo.
Cos'è il lavoro asincrono?
Il lavoro asincrono si riferisce a uno stile di comunicazione che avviene quando due persone non stanno interagendo in diretta o nello stesso momento. A differenza della comunicazione sincrona, che avviene di persona, tramite videochiamate o tramite audio dal vivo, la comunicazione asincrona non è in tempo reale.
Esempi di comunicazione asincrona includono:
- Messaggi video preregistrati (come Loom)
- Messaggi audio preregistrati
- Corrispondenza scritta quando non ci si aspetta una risposta immediata (questo può includere email, messaggi istantanei o SMS, a seconda di come la tua azienda usa questi strumenti)
- Documentazione più formale (ad esempio, policy, comunicazioni ufficiali, presentazioni oppure articoli.)
- Feedback in spazi di lavoro condivisi come Google Docs o Adobe Xd.
Anche lavorando in un contesto 100% in presenza, una parte del nostro lavoro sarà probabilmente asincrona.
Vantaggi del lavoro asincrono
Per iniziare, vediamo i vantaggi del lavoro asincrono così da capire come passare a una modalità "async first" potrebbe aiutare la tua organizzazione.
Maggiore produttività
Chi lavora nella gestione delle persone — anzi, chiunque lavori con le informazioni — è abituato ad avere il calendario pieno di riunioni dalle 9 o 10 del mattino fino alle 5 o 6 di sera.
Possono esserci piccoli intervalli qua e là tra una riunione su Zoom e l'altra, dove si cerca di svolgere il vero lavoro facendo attenzione al flusso quasi continuo di notifiche e interruzioni. Ma, realisticamente, questa modalità non funziona. Il passaggio di contesto da solo è davvero un ostacolo.
Poiché non abbiamo abbastanza tempo significativo durante la giornata per portare a termine attività che richiedono concentrazione, ci troviamo a dover lavorare oltre l'orario oppure a multitasking durante altre riunioni per riuscire a completare il lavoro.
Ora immagina di far parte di una cultura lavorativa asincrona:
- Molte delle riunioni di routine nel tuo calendario si trasformano in report di avanzamento da leggere con calma quando vuoi.
- Non chiedi più automaticamente una riunione o scrivi un messaggio a qualcuno quando hai una domanda. Invece, consulti la documentazione esistente e, se non trovi risposta, formuli un messaggio ponderato che ti aiuta ad articolare le tue idee e offre al destinatario l’opportunità di rispondere con la stessa attenzione.
- Il tuo calendario appare molto più libero. Sostituisci il tempo delle riunioni con periodi di lavoro concentrato che favoriscono il completamento di attività analitiche o creative.
Maggiore flessibilità
Se non sei più vincolato alla disponibilità in uno specifico orario, si apre un mondo intero di nuove possibilità per il work-life balance.
Lavorando tra diversi fusi orari, puoi decidere quali ore saranno comunemente disponibili per la collaborazione sincrona e impegnarti a fissare riunioni solo in quei blocchi di tempo.
Improvvisamente, il tuo programma può includere blocchi liberi che puoi destinare ad attività di concentrazione o a gestire necessità personali, anche durante la giornata lavorativa tradizionale.
Un ambiente di lavoro asincrono ti dà la libertà di scegliere quando lavorare e da dove, purché tu svolga il tuo lavoro e rimanga ragionevolmente disponibile per rispondere alle domande dei colleghi.
Dal punto di vista del datore di lavoro, il lavoro flessibile è un fattore significativo per l'assunzione e la fidelizzazione dei talenti.
Inclusività
Con il lavoro flessibile arriva l'inclusività. Ora che non richiedi più la presenza fisica in orari specifici o "in ufficio", puoi attrarre un bacino di talenti più diversificato. Questo può includere persone che hanno:
- Obblighi di assistenza a persone a carico
- Disabilità
- Una condizione socio-economica che trae beneficio dal risparmiare sui costi di spostamento, dei pasti e/o dell'abbigliamento
- Origini diverse e sono più suscettibili a microaggressioni in un ambiente in presenza.
- Personalità più introverse che trovano difficile la comunicazione sincrona.
5 sfide del lavoro asincrono e come superarle
È evidente che il lavoro asincrono non è tutto rose e fiori 24 ore su 24, 7 giorni su 7, altrimenti la nostra società avrebbe adottato più diffusamente il lavoro da remoto, il lavoro ibrido e altre modalità flessibili ben prima della pandemia.
In questa sezione, analizzeremo alcune delle principali sfide associate al lavoro asincrono e alcune potenziali soluzioni per superarle.
Sfide nella comunicazione
Molti sarebbero d'accordo che il lavoro sincrono sia preferibile all'asincrono in alcune situazioni: c'è un motivo se tendiamo a riservare le conversazioni importanti a quando siamo faccia a faccia o perché online sembra molto più facile dare il via a polemiche.
Quando comunichi di persona o anche in videochiamata dal vivo, puoi cogliere molti segnali contestuali che ti aiutano a trasmettere e ricevere i messaggi in modo più efficace. Linguaggio del corpo, inflessione e tono della voce possono influenzare il modo in cui si interpreta il contenuto di queste comunicazioni.
Questa comprensione va persa quando si comunica in modalità asincrona, il che può a volte portare a fraintendimenti. Inoltre, la comunicazione asincrona può richiedere più tempo per essere trasmessa.
Potresti chiederti perché dovresti metterlo per iscritto quando potresti semplicemente fare una chiamata su Zoom. Potresti anche preoccuparti di non ricevere risposta nei tempi di cui hai bisogno.
Come affrontare le sfide della comunicazione asincrona
Ecco alcune strategie da considerare per affrontare le sfide della comunicazione asincrona:
- Investi in strumenti di comunicazione adeguati. Assicurati di scegliere con attenzione il tuo stack tecnologico per la comunicazione in base agli obiettivi organizzativi. Ancora più importante, definisci i protocolli su come utilizzare quello stack HR tech affinché tutti comprendano i diversi canali comunicativi e come utilizzarli.
Una guida chiara e coerente = meno tempo perso a cercare informazioni. In questo modo, inizi già a vedere i benefici del passaggio all'asincrono. Le informazioni escono dalle teste delle persone e diventano accessibili a tutti.
- Punta sulla qualità, non sulla quantità. Valuta quali tipi di conversazioni traggono maggior vantaggio dalla comunicazione in tempo reale e limita le riunioni a quelle esigenze. Ad esempio, i team remoti potrebbero non avere bisogno di una riunione per aggiornamenti sullo stato di un progetto, ma può essere importante mantenere una riunione 1:1 con il proprio diretto per coltivare una relazione solida e rafforzare la fiducia.
- Stabilisci aspettative ragionevoli a livello aziendale o di team per i tempi di risposta. Se le persone non si sentono obbligate a rispondere immediatamente ai messaggi, questo riduce lo stress e le aiuta a mantenere il focus sui compiti prioritari. Inoltre, aumenta la probabilità che rispondano in modo ponderato, invece che di impulso durante altre riunioni.
- Comunica spesso utilizzando canali diversi. Questo è necessario sia nelle organizzazioni sincrone che asincrone, ma è importante ribadire che, con meno tempo trascorso insieme, gli aggiornamenti aziendali dovrebbero essere condivisi regolarmente e tramite canali multipli, con archivi corrispondenti per la consultazione.
Ricorda inoltre che un modello di lavoro asincrono può essere più semplice per alcune persone, come i neurodivergenti, in quanto riduce la necessità di interpretare segnali sociali.
Sfide legate all'accountability
Oltre alle semplici sfide comunicative, vi è la percezione che il lavoro da remoto o asincrono distrugga la responsabilità individuale.
Manager e lavoratori non possono più giudicare la performance in base a chi arriva per primo e chi esce per ultimo dall'ufficio, quindi diventa allettante misurare quanto spesso i lavoratori remoti sono online sulle chat come parametro sostitutivo.
No, no, no, no, no.
Adottare strumenti di sorveglianza per il lavoro da remoto è il modo più rapido per erodere la fiducia e distruggere la tua strategia di acquisizione dei talenti. Inoltre, non è una vera misura della produttività.
Come affrontare le sfide dell'accountability
Ecco alcuni modi alternativi per valutare la responsabilità e il coinvolgimento dei dipendenti:
- Documenta, documenta, documenta. Affinché la tua azienda abbia successo nel lavoro asincrono, è fondamentale adottare una cultura della trasparenza in tutta l'organizzazione.
I lavoratori asincroni non possono imparare per osservazione, poiché trascorrono meno tempo insieme fisicamente. Invece, dovrai spiegare loro cosa significa avere successo. Questo include la definizione dei risultati di cui sono responsabili, non del tempo che passano alla scrivania.
- Allinea le aspettative di performance dei dipendenti con gli obiettivi organizzativi. Chiarire ruoli e responsabilità non solo riduce il rischio di lavoro duplicato, ma aumenta anche la motivazione dei dipendenti.
I dipendenti coinvolti vedono come il loro lavoro quotidiano si collega a ciò che l'azienda sta cercando di raggiungere e sono quindi meno suscettibili al burnout. Psst: li rende anche più produttivi.
- Usa strumenti di project management e workflow per monitorare i progressi rispetto agli obiettivi. Spetta ai dipendenti misurare la propria performance investendo negli strumenti di collaborazione asincrona appropriati. Punto extra: tutti in azienda sanno cosa sta succedendo nei tuoi progetti, così avrai bisogno di meno riunioni ricorrenti di aggiornamento 😎.
Sfide di connessione del team
Un'altra lamentela comune sui team asincroni è che diventa più difficile instaurare forti relazioni con colleghi che magari non si sono mai incontrati o con cui si passa poco tempo di persona.
Il lavoro sincrono ci costringe a coltivare le relazioni interpersonali, il che costruisce la fiducia più rapidamente e migliora il lavoro di squadra.
Inoltre, alcuni leader sostengono che stiamo perdendo l'ispirazione creativa che nasce dalle chiacchiere informali davanti alla macchinetta del caffè.
Come affrontare le sfide di connessione del team
Le sfide di connessione del team non sono insormontabili in un ambiente principalmente asincrono: semplicemente richiedono un po' di impegno iniziale per essere risolte. Ecco alcune strategie che hanno funzionato bene per il mio team:
- Crea un'esperienza di onboarding di alto livello. Un buon onboarding è una cosa bellissima. Rafforza il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti nei primi mesi critici di lavoro, riduce il tempo per raggiungere la piena produttività e offre un valido mezzo per raccogliere feedback sinceri su come i leader possono migliorare.
In un ambiente asincrono, l'onboarding è il regalo che continua a dare. Nomina una persona per ogni dipartimento (idealmente a rotazione per distribuire le responsabilità) responsabile di mantenere il materiale di onboarding aggiornato, rilevante e parte di un ciclo di feedback continuo in coordinamento con il team HR.
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- Investi nella crescita di manager solidi. In un ambiente asincrono, non sottovalutare il potere di una cultura di incontri individuali ricorrenti per favorire la connessione, facilitare la comunicazione e mantenere il coinvolgimento dei dipendenti. Gli studi hanno dimostrato che i manager intermedi sono fondamentali per la salute mentale dell'organizzazione: trascurarli a tuo rischio e pericolo!
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- Favorisci opportunità (opzionali) di connessione. Scopri cosa vogliono i dipendenti per restare connessi e poi mettiti all'opera. Magari si tratta di un ritiro in presenza trimestrale, una serie di canali Slack divertenti, o degli "orari d'ufficio" opzionali per chiacchierare di argomenti extra-lavorativi.
Un avvertimento importante: se questi eventi sono davvero opzionali, assicurati che i dipendenti non subiscano penalità nascoste scegliendo di non partecipare.
Sfide nel processo decisionale
Il processo decisionale può risultare complesso anche in un ambiente asincrono: come garantire che le persone giuste intervengano per prendere decisioni di qualità in modo tempestivo, specialmente quando non puoi prenotare una sala riunioni per ragionare insieme alla lavagna?
Come affrontare le sfide decisionali
Contrariamente all'opinione comune, il decision making asincrono può portare a risultati migliori rispetto a una sessione tradizionale di brainstorming.
Se il problema viene presentato correttamente e vengono coinvolte le giuste persone, il processo decisionale asincrono può effettivamente alimentare la creatività e contrastare il conformismo del gruppo.
Pensaci: in una riunione sincrona spesso prevale la voce più rumorosa (o quella di grado più elevato) nella stanza.
Nonostante i tuoi migliori sforzi per rendere la riunione il più inclusiva possibile, altri partecipanti potrebbero sentirsi troppo intimoriti per intervenire, oppure il loro tipo di personalità potrebbe richiedere più tempo per elaborare le informazioni prima di sentirsi a proprio agio nell'esprimere un'opinione.
Stabilire una cultura della scrittura nella tua organizzazione semplifica il processo decisionale. Incoraggia le persone a:
- Riassumere in modo conciso il problema
- Ricercare possibili soluzioni
- Raccomandare una soluzione basata su prove empiriche e sulla propria esperienza
- Richiedere prospettive diverse per confermare o smentire la raccomandazione.
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Ritardi nell'approvazione e completamento dei documenti
I ritardi nell'ottenere l'approvazione e la firma dei documenti sono un problema comune nelle modalità di lavoro asincrone, soprattutto quando i membri del team sono distribuiti in diversi fusi orari o hanno orari differenti.
Attendere le firme può rallentare tutto, creare colli di bottiglia e ridurre la produttività complessiva. Senza collaborazione in tempo reale, questi ritardi possono accumularsi e bloccare progetti o accordi importanti.
Come combattere i ritardi nell'approvazione e nel completamento dei documenti
- Il software per firme elettroniche può aiutare permettendo alle persone di firmare i documenti quando è più comodo per loro, velocizzando il processo e mantenendo tutto in movimento, anche con fusi orari diversi.
- Usa promemoria automatici per avvisare i firmatari quando è necessaria la loro approvazione, riducendo le possibilità di ritardi dovuti a dimenticanze o email perse.
- Implementa flussi di lavoro chiari che definiscono chi deve approvare o firmare i documenti, assicurando che tutti conoscano il proprio ruolo nel processo, minimizzando confusione e perdite di tempo.
- Archivia i documenti in un sistema centralizzato basato su cloud dove i membri del team possono accedervi e visionarli facilmente in qualsiasi momento, evitando ritardi dovuti alla ricerca dei file.
- Stabilisci delle scadenze per approvazioni e firme per creare un senso di urgenza e mantenere il processo di approvazione dei documenti sotto controllo.
- Offri opzioni mobile-friendly per la firma dei documenti, consentendo ai membri del team di approvare i documenti ovunque si trovino, anche quando non sono alla scrivania.
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Come avrai sicuramente capito, ci sono molti vantaggi nell'adottare una cultura di lavoro più asincrona.
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