Lavoro Asincrono: Guida alle Migliori Pratiche
Se hai mai provato a conciliare impegni personali e professionali, a collaborare con colleghi situati in fusi orari diversi, o semplicemente a constatare che non ci sono abbastanza ore in una giornata per far stare tutte le riunioni di team che sembrano necessarie, allora il lavoro asincrono potrebbe essere la soluzione che cerchi al caos attuale.
Ma come si fa ad allontanarsi da una cultura dell'immediato e dalla tentazione di “verifiche rapide” per discutere ogni piccolo problema che sorge durante la giornata lavorativa?
Qui spiegherò i vantaggi del lavoro asincrono, le difficoltà che comporta e le migliori pratiche per superare queste sfide e ottimizzare la comunicazione asincrona nella tua organizzazione.
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Che cos'è il lavoro asincrono?
Il lavoro asincrono si riferisce a uno stile di comunicazione che avviene quando due persone non interagiscono in diretta o contemporaneamente. A differenza della comunicazione sincrona, che avviene faccia a faccia, tramite videochiamate o audio in diretta, la comunicazione asincrona non è in tempo reale.
Esempi di comunicazione asincrona includono:
- Messaggi video preregistrati (come Loom)
- Messaggi audio preregistrati
- Corrispondenza scritta quando non si aspetta una risposta immediata (ciò può valere per email, messaggi istantanei o SMS, a seconda di come la tua azienda usa questi strumenti)
- Documentazione più formale (ad es., policy, promemoria, presentazioni o articoli.)
- Feedback in aree di lavoro condivise come Google Docs o Adobe Xd.
Anche in un ambiente di lavoro interamente in presenza, una parte delle nostre attività è probabilmente asincrona.
Vantaggi del lavoro asincrono
Per iniziare, analizziamo i vantaggi del lavoro asincrono così da capire come l'adozione di un modello "async-first" possa aiutare la tua organizzazione.
Maggiore produttività
Noi che lavoriamo nella gestione delle persone, o anche tutti i lavoratori della conoscenza in generale, siamo abituati a un'agenda quotidiana piena di riunioni dalle 9 o 10 del mattino alle 5 o 6 di sera.
Ci sono solo brevi momenti tra una videoriunione su Zoom e un'altra in cui tentiamo di inserire il lavoro effettivo, mentre gestiamo un flusso costante di notifiche. Ma, realisticamente, questo approccio non funziona. Il cambio continuo di contesto è già di per sé deleterio.
Poiché durante la giornata non abbiamo abbastanza tempo di qualità per svolgere compiti che richiedono concentrazione, ci troviamo a lavorare fuori orario o a fare multitasking durante altre riunioni per portare avanti le attività.
Immagina invece di far parte di una cultura di lavoro asincrona:
- Molte delle riunioni di stato ricorrenti diventano report di avanzamento da leggere quando più ti è comodo.
- Non dai più per scontato che sia necessario chiedere una riunione o scrivere a qualcuno ogni volta che hai una domanda. Invece, consulti la documentazione esistente e, se ciò non basta, componi un messaggio ponderato che ti aiuta a chiarire le idee e dà all'altra persona l'opportunità di rispondere con altrettanta riflessione.
- La tua agenda appare molto più libera. Sostituisci il tempo delle riunioni con dei blocchi di lavoro focalizzato che favoriscono il completamento di compiti analitici o creativi.
Più flessibilità
Se non sei più vincolato dalla necessità di essere disponibile in orari precisi, si apre un nuovo mondo di possibilità per l'equilibrio fra lavoro e vita privata.
Lavorando su fusi orari diversi, puoi decidere quali ore dedicare di comune accordo alla collaborazione sincrona e impegnarti a pianificare riunioni solo in quei blocchi di tempo.
All’improvviso, puoi avere momenti disponibili nella tua agenda da dedicare a lavoro profondo o ad esigenze personali, anche in piena giornata lavorativa.
Un contesto di lavoro asincrono offre la libertà di scegliere orari e luoghi di lavoro, purché si completino i compiti previsti e si rimanga ragionevolmente reperibili per rispondere ai colleghi.
Per i datori di lavoro, la flessibilità è un fattore determinante nell’attrazione e fidelizzazione dei talenti.
Inclusività
Con il lavoro flessibile arriva l'inclusività. Ora che non imponi più orari specifici in presenza o “in ufficio”, puoi attrarre un bacino di talenti più diversificato. Questo può includere persone che hanno:
- Obblighi di assistenza a persone a carico
- Disabilità
- Uno status socioeconomico che trarrebbe vantaggio dal risparmio su spese di pendolarismo, pasti e/o abbigliamento
- Background diversi e sono più soggetti a microaggressioni in un ambiente in presenza.
- Tipi di personalità più introversi che trovano difficile la comunicazione sincrona.
5 sfide del lavoro asincrono e come superarle
È evidente che il lavoro asincrono non è tutto rose e fiori 24/7, altrimenti la nostra società avrebbe adottato molto prima il lavoro da remoto, quello ibrido e altre forme flessibili, ben prima della pandemia.
In questa sezione, vedremo alcune delle principali sfide associate al lavoro asincrono e alcune possibili soluzioni per superarle.
Sfide della comunicazione
Molti sarebbero d’accordo che in alcune situazioni il lavoro sincrono sia preferibile a quello asincrono: c’è un motivo se tendiamo a riservare conversazioni importanti quando siamo faccia a faccia o perché online è più facile accendere discussioni accese.
Quando comunichi di persona o anche dal vivo tramite video, puoi cogliere molti segnali contestuali che ti aiutano a trasmettere e recepire meglio i messaggi. Il linguaggio del corpo, l’inflessione e il tono della voce possono giocare un ruolo nell’interpretare il significato di queste comunicazioni.
Questa conoscenza si perde quando si comunica in modo asincrono, il che a volte può portare a fraintendimenti. Inoltre, può volerci più tempo per comunicare in modo asincrono.
Potresti chiederti perché dovresti scrivere qualcosa quando potresti semplicemente fare una chiamata su Zoom. Potresti anche temere di non ricevere una risposta nei tempi che ti servono.
Come affrontare le sfide della comunicazione asincrona
Ecco alcune strategie da considerare quando ci si trova ad affrontare le sfide della comunicazione asincrona:
- Investi in strumenti di comunicazione adeguati. Assicurati di selezionare con attenzione la tua infrastruttura tecnologica per la comunicazione in base agli obiettivi organizzativi. Ancora più importante, definisci i protocolli su come utilizzare quello stack di tecnologie HR affinché tutti comprendano i diversi canali di comunicazione e come utilizzarli.
Indicazioni chiare e coerenti = meno tempo speso a cercare informazioni. In questo modo, inizi già a vedere i benefici del passaggio all’asincrono: le informazioni escono dalla testa delle persone e diventano accessibili a tutti.
- Concentrati sulla qualità, non sulla quantità. Valuta quali tipi di conversazioni trarrebbero maggior vantaggio dalla comunicazione in tempo reale e limita gli incontri a queste interazioni. Ad esempio, i team remoti potrebbero non aver bisogno di una riunione per un aggiornamento sullo stato di un progetto, ma avrebbe senso mantenere incontri 1:1 con i propri collaboratori diretti per coltivare una relazione solida e consolidare la fiducia.
- Stabilisci aspettative ragionevoli a livello aziendale o di team per quanto riguarda i tempi di risposta. Se le persone non sentono la necessità di rispondere ai messaggi immediatamente, si riduce lo stress e si mantiene la concentrazione sui compiti prioritari. Diventa anche più probabile che rispondano in modo ponderato, invece che di fretta tra una riunione e l’altra.
- Comunica spesso utilizzando diversi canali. Questo è necessario sia per organizzazioni sincrone che asincrone, ma è utile ricordare che, con meno tempo trascorso insieme, gli aggiornamenti aziendali devono essere comunicati con regolarità e diffusi tramite diversi canali, con archivi corrispondenti per la consultazione.
Tieni anche presente che un modello di lavoro asincrono può essere più semplice per alcune persone, come i neurodivergenti, perché riduce la necessità di interpretare segnali sociali.
Sfide della responsabilità
Oltre alle difficoltà strettamente comunicative, c’è la percezione che il lavoro da remoto, o il lavoro asincrono, distrugga la responsabilità.
Manager e lavoratori non possono più valutare la performance in base a chi entra per primo e esce per ultimo dall’ufficio, quindi diventa allettante misurare quanto spesso i lavoratori remoti siano online tramite messaggistica istantanea come metro di paragone.
No, no, no, no, no.
Adottare strumenti di sorveglianza del lavoro da remoto è il modo più rapido per minare la fiducia e rovinare la tua strategia di acquisizione dei talenti. Oltretutto, non è una misura reale della produttività.
Come affrontare le sfide della responsabilità
Ecco alcuni modi alternativi per valutare la responsabilità e il coinvolgimento dei dipendenti:
- Documenta, documenta, documenta. Affinché la tua azienda abbia successo nel lavoro asincrono, è fondamentale adottare una cultura della trasparenza in tutta l’organizzazione.
I lavoratori asincroni non possono essere messi nella condizione di imparare attraverso l’osservazione, dato che trascorrono meno tempo insieme fisicamente. Invece, è necessario chiarire cosa significa avere successo per loro. Questo include definire gli output di cui sono responsabili, non quanto tempo passano alla scrivania.
- Allinea le aspettative di performance dei dipendenti con gli obiettivi organizzativi. Non solo chiarire ruoli e responsabilità riduce il rischio di lavoro duplicato, ma aumenta anche la motivazione dei dipendenti.
I dipendenti coinvolti vedono come il loro lavoro quotidiano si collega agli obiettivi dell’azienda e quindi sono meno inclini al burnout. Psst: li rende anche più produttivi.
- Utilizza strumenti e flussi di lavoro di project management per monitorare il progresso rispetto agli obiettivi. Affida ai dipendenti la responsabilità di misurare la propria performance investendo nei giusti strumenti di collaborazione asincrona. Punti extra: tutti in azienda sanno cosa succede nei progetti, e avrai bisogno di meno riunioni di aggiornamento ricorrenti 😎.
Sfide nella connettività del team
Un’altra lamentela comune nei team asincroni è che diventa più difficile instaurare relazioni solide con colleghi che non si sono mai incontrati di persona o con cui si passa poco tempo insieme dal vivo.
Il lavoro sincrono ci costringe a coltivare relazioni interpersonali, il che costruisce fiducia più rapidamente e migliora il lavoro di squadra.
Inoltre, alcuni leader sostengono che stiamo perdendo l’ispirazione creativa generata dalle chiacchiere informali davanti alla macchinetta del caffè.
Come affrontare le sfide di connettività del team
Le sfide di connettività del team non sono insormontabili in un ambiente "async first"—richiedono solo un certo impegno iniziale per essere risolte. Ecco alcune strategie che hanno funzionato bene per il mio team:
- Crea un onboarding di altissimo livello. Un onboarding ben fatto è qualcosa di prezioso. Rafforza l’engagement e la fidelizzazione dei dipendenti nei primi mesi cruciali sul lavoro, riduce il tempo per essere produttivi e offre una buona occasione per raccogliere feedback su come i responsabili possono migliorare.
In un contesto asincrono, l’onboarding è il regalo che continua a dare. Nomina una persona per ogni dipartimento (idealmente a rotazione per condividere la responsabilità) che sia responsabile di mantenere il materiale di onboarding aggiornato, pertinente e parte di un ciclo di feedback continuo in coordinamento con il team HR.
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- Investi nella crescita di manager competenti. In un ambiente asincrono, non sottovalutare il potere di una cultura di incontri 1:1 ricorrenti per favorire la connessione, facilitare la comunicazione e mantenere l’engagement dei dipendenti. Gli studi hanno dimostrato che i manager intermedi sono fondamentali per il benessere mentale dell’organizzazione—sottovalutali a tuo rischio e pericolo!
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- Favorisci (opzionali) occasioni di connessione. Scopri cosa desiderano i dipendenti per rimanere in contatto e agisci di conseguenza. Magari si tratta di un ritiro trimestrale in presenza, una serie di canali Slack divertenti o “office hour” facoltative per parlare di argomenti non lavorativi.
Una precisazione importante: se questi eventi sono davvero opzionali, assicurati che nessun dipendente sia svantaggiato nel caso in cui scelga di non partecipare.
Sfide nel processo decisionale
Anche il processo decisionale può essere complicato in un ambiente asincrono—come garantire che le persone giuste siano coinvolte per prendere decisioni di qualità in tempi rapidi, soprattutto quando non c’è la possibilità di prenotare una sala riunioni per fare brainstorming alla lavagna?
Come affrontare le sfide nel processo decisionale
Contrariamente a quanto si pensa, prendere decisioni in modo asincrono può portare a risultati migliori rispetto a una tradizionale sessione di brainstorming.
A patto che il problema sia ben definito e che le persone giuste vengano coinvolte, il processo decisionale asincrono può davvero alimentare la creatività e combattere il pensiero di gruppo.
Pensaci: in una riunione sincrona, spesso è la voce più forte (o la più anziana) a prevalere.
Nonostante i tuoi sforzi per rendere la riunione il più inclusiva possibile, altri partecipanti potrebbero essere troppo intimiditi per intervenire, oppure il loro tipo di personalità potrebbe richiedere più tempo per elaborare le informazioni prima di sentirsi a proprio agio nell’offrire un’opinione.
Creare una cultura della scrittura nella tua organizzazione semplifica il processo decisionale. Incoraggia le persone a:
- Riassumere in modo conciso il problema
- Ricercare possibili soluzioni
- Raccomandare una soluzione basata su dati empirici e sulla propria esperienza
- Richiedere prospettive diverse per confermare o smentire la raccomandazione.
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Ritardi nell'approvazione e nel completamento dei documenti
I ritardi nell’ottenere l’approvazione e la firma dei documenti sono un problema comune nelle modalità di lavoro asincrone, soprattutto quando i membri del team sono distribuiti su diversi fusi orari o hanno orari diversi.
Attendere le firme può rallentare tutto, creare colli di bottiglia e danneggiare la produttività complessiva. Senza collaborazione in tempo reale, questi ritardi possono accumularsi e bloccare progetti o accordi importanti.
Come contrastare i ritardi nell'approvazione e nel completamento dei documenti
- I software di firma elettronica possono aiutare permettendo alle persone di firmare i documenti quando è più comodo per loro, accelerando il processo e mantenendo tutto in movimento, anche con fusi orari diversi.
- Usa promemoria automatici per avvisare i firmatari quando è richiesta la loro approvazione, riducendo le possibilità di ritardi causati da dimenticanze o email perse.
- Implementa flussi di lavoro chiari che definiscono chi deve approvare o firmare i documenti, in modo che tutti conoscano il proprio ruolo, riducendo confusione e perdite di tempo.
- Archivia i documenti in un sistema centralizzato basato sul cloud, dove i membri del team possono facilmente accedervi e consultarli in qualsiasi momento, evitando ritardi dovuti a ricerche di file.
- Stabilisci scadenze per approvazioni e firme per creare senso di urgenza e mantenere il processo di approvazione dei documenti nei tempi previsti.
- Offri opzioni per la firma dei documenti compatibili con dispositivi mobili, permettendo ai membri del team di approvare da qualsiasi luogo, anche quando non sono alla scrivania.
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Come avrai capito, ci sono molti vantaggi nell’adottare una cultura lavorativa più asincrona.
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