10 Passi per Migliorare l’Esperienza di Offboarding dei Dipendenti
Il processo di offboarding dei dipendenti è sempre una questione delicata.
Indipendentemente dalla posizione ricoperta dal dipendente in azienda, le sue dimissioni daranno il via a una serie di passaggi logistici che devono essere completati prima del suo ultimo giorno di lavoro.
In questo articolo ti guiderò passo dopo passo nel processo di offboarding dei dipendenti e ti fornirò una checklist che potrai personalizzare per la tua organizzazione.
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Cos'è l'offboarding?
L'offboarding è il processo formale di separazione di un dipendente dalla propria organizzazione. Nella maggior parte dei casi, il processo di offboarding inizia una volta che un dipendente ha consegnato una lettera di dimissioni. Ma non è sempre così. Anche il pensionamento può innescare il processo di offboarding, così come i licenziamenti involontari o i tagli al personale.
Discuterò ciascuno di questi passaggi in dettaglio più avanti, ma gli elementi chiave di un processo di offboarding ben organizzato dovrebbero includere i seguenti punti:
- Informare le figure chiave nelle Risorse Umane, IT, Operations, Area Legale, Payroll e nel management di alto livello
- Comunicare in modo riservato il cambiamento al diretto supervisore del dipendente in uscita e ai colleghi
- Sviluppare un piano di transizione e riassegnare le responsabilità
- Assicurare un passaggio di conoscenza fluido agli altri membri del team
- Condurre un colloquio di uscita per raccogliere feedback sinceri
- Recuperare tutte le attrezzature aziendali
- Disattivare l’accesso del dipendente agli asset e alle tecnologie aziendali.
Perché è importante l'offboarding?
L'esperienza di offboarding è importante da affrontare per diversi motivi chiave. Questi includono:
- È un'opportunità per raccogliere feedback, ottenere indicazioni su potenziali problemi da risolvere, chiudere eventuali falle informatiche e assicurarsi che non restino questioni irrisolte.
- I dipendenti possono trovare una chiusura rispetto al loro percorso in azienda, trasferire le loro conoscenze al personale rimanente e lasciare l’organizzazione in buoni rapporti.
- Garantendo che coloro che se ne vanno abbiano la possibilità di fornire feedback e facilitando una transizione agevole delle loro responsabilità verso altri, lasceranno l’azienda con un’ultima impressione più professionale.
- Il risultato è che saranno più propensi a consigliare la tua azienda come un buon posto di lavoro.
- Aiuta anche a lasciare aperta la porta per il riassorbimento di dipendenti boomerang—cioè dipendenti che lasciano l’azienda per lavorare altrove, salvo poi tornare dopo alcuni anni.
Offboarding vs Onboarding
L’onboarding e l’offboarding sono due processi fondamentali nel ciclo di vita del dipendente, ciascuno con uno scopo distinto. Se l’onboarding riguarda l’inserimento di nuovi collaboratori in azienda, l’offboarding è il processo formale di separazione di un dipendente dall’organizzazione.
Onboarding: Introduzione e Integrazione
Onboarding è la fase iniziale d’integrazione di un nuovo dipendente nell’organizzazione. Si concentra sull’aiutare i nuovi assunti a comprendere la cultura aziendale, allinearsi agli obiettivi e dotarli degli strumenti e delle conoscenze necessarie per svolgere efficacemente la propria mansione.
Immagina un nuovo marketing manager che entra in un’azienda tecnologica. Durante l’onboarding, riceve formazione sui prodotti aziendali, conosce i membri del suo team e viene aggiornato sui progetti in corso.
Inoltre, riceve informazioni su politiche, valori ed aspettative aziendali.
Offboarding: Uscita formale e Transizione
Ora immaginiamo un dipendente che decide di lasciare l’azienda per una nuova opportunità. Durante l’offboarding, consegna i suoi progetti, restituisce tutta l’attrezzatura aziendale e comunica le sue motivazioni per l’addio e ciò che avrebbe potuto evitarlo in un colloquio di uscita. Questo processo aiuta l’azienda a individuare aree di miglioramento e assicura una transizione fluida delle responsabilità.
L’obiettivo dell’offboarding è mantenere un rapporto positivo con i dipendenti in uscita, oltre a garantire conformità e sicurezza.
Questo processo aiuta anche l’azienda a comprendere le aree di miglioramento e garantisce un passaggio di consegne senza intoppi.
Saluta i dipendenti nel modo giusto con la nostra checklist gratuita per l’offboarding.
Come eseguire correttamente l’offboarding
Segui questi 10 semplici passaggi per assicurarti che il processo di separazione dei dipendenti venga eseguito in modo coerente per ogni uscita di un collaboratore.
1. Documenta le dimissioni o il licenziamento
Per rendere ufficiali le dimissioni ai fini delle risorse umane, è importante richiedere una lettera formale di dimissioni che attesti la decisione del dipendente di dimettersi volontariamente dal proprio incarico.
La lettera dovrebbe inoltre specificare:
- L’ultimo giorno lavorativo del dipendente
- Se intende lavorare fino all'ultimo giorno o utilizzare le ferie residue.
Se un dipendente viene licenziato involontariamente, sarà necessario documentare questo fatto con una lettera ufficiale di licenziamento.
A seconda della natura del licenziamento, il team delle risorse umane preparerà la lettera riportando:
- Se il licenziamento è avvenuto con o senza giusta causa.
- Se sono previsti pagamenti di fine rapporto o altri benefici per il dipendente licenziato.
Entrambe le lettere di licenziamento sono documenti legali importanti, poiché la formulazione utilizzata può definire l’idoneità o meno del ex dipendente a ricevere ulteriori sostegni finanziari dal governo, dove applicabile.
Potresti valutare di semplificare le uscite dal personale utilizzando un software per le firme elettroniche per gestire in modo efficiente e sicuro i documenti di offboarding.
2. Comunica con gli stakeholder chiave
Una volta che un dipendente si è ufficialmente dimesso, occorre comunicare la notizia agli stakeholder chiave dell’azienda.
Per velocizzare il processo, consiglio di creare una mailing list di offboarding che includa tutti i contatti principali delle seguenti aree.
- Risorse umane
- IT
- Operations
- Payroll
- Alta direzione
- Colleghi
- Il responsabile del dipendente
Una cosa da evitare è cercare di mantenere segreta la partenza del dipendente. È importante dare alle persone l’opportunità di salutarsi—sia per loro che per chi lascia l’azienda.
Ciò offrirà anche la possibilità di gestire il passaggio di consegne delle conoscenze e ridurre il rischio di pettegolezzi.
3. Sviluppa un piano di transizione
Elaborare un piano di transizione dovrebbe essere la massima priorità per il responsabile del dipendente che lascia.
Il primo passo consiste nel lavorare con il dipendente per creare un elenco di tutte le responsabilità attuali. Questo dovrebbe includere tutte le attività settimanali, mensili, trimestrali, annuali o altre di cui sono responsabili.
Sarà poi necessario determinare chi potrebbe essere formato per assumere questi compiti, sia a breve che a lungo termine.
Parte del piano di transizione deve anche prevedere la definizione di aspettative su ciò che il dipendente uscente può attendersi e su ciò che vorresti facesse durante i suoi ultimi giorni.
Un piano di transizione rappresenta anche una buona occasione per valutare altri membri del team che potrebbero essere pronti per un’opportunità di mobilità interna attraverso un cambio di ruolo, come una promozione o una rotazione di responsabilità.
Cerca di riassegnare i compiti puntando alla soluzione più adatta in base alle competenze e all’esperienza.
Se hai un team piccolo, puoi anche considerare di chiedere a ciascun membro quali responsabilità desidera assumere o sarebbe interessato a ereditare.
4. Avvia le attività di trasferimento delle conoscenze
Il dipendente in uscita dovrebbe incontrare frequentemente i colleghi per spiegare le attività e guidarli passo dopo passo attraverso i nuovi processi. Può anche essere utile scrivere delle istruzioni per riferimento futuro (questa è un’attività in cui l’uso dell’AI nell’offboarding dei dipendenti può risultare utile) o persino registrare video che mostrino come svolgere le attività chiave dall’inizio alla fine.
È importante che il dipendente uscente lasci ampio tempo per rispondere a eventuali domande dei colleghi che assumeranno nuove responsabilità.
Se il trasferimento delle responsabilità è precario o temporaneo, ha senso formare più dipendenti su come completare le attività. Questo include il diretto supervisore o il team leader del dipendente, se non sanno già cosa fare.
Se il piano è assumere un nuovo dipendente per sostituire quello in uscita, allora è opportuno ottenere quanta più documentazione scritta o video possibile.
5. Conduci un Colloquio di Uscita
I colloqui di uscita sono un'occasione preziosa per comprendere il turnover dei dipendenti, poiché aiutano a scoprire feedback sinceri sul motivo per cui i dipendenti lasciano l'azienda.
Questi feedback possono aiutare i team HR a individuare tendenze emergenti nell'ambiente di lavoro, o a generare nuove idee per strategie di retention che potrebbero essere implementate.
Un colloquio di uscita dovrebbe sempre essere condotto da un membro del team delle risorse umane e mai dal diretto supervisore del dipendente in partenza.
I feedback devono essere trattati come riservati e generalmente non dovrebbero essere condivisi con altri membri del team HR fino a dopo l'ultimo giorno di lavoro del dipendente.
6. Organizza un Saluto o Un'altra Forma di Riconoscimento
È consuetudine e professionalità fornire una qualche forma di riconoscimento pubblico per il contributo del dipendente all'azienda prima del suo ultimo giorno.
Se la persona ha lavorato solo per un breve periodo, può essere sufficiente un semplice riconoscimento tramite email aziendale a tutti.
Può sembrare strano regalare un dono a un dipendente in partenza. Tuttavia, è un gesto facile che migliora la loro esperienza di offboarding e potrebbe persino portarli a diventare un dipendente boomerang in futuro.
7. Recupera le Attrezzature Aziendali
Nelle grandi aziende, questa fase viene spesso affidata al personale IT o operativo. Le azioni non possono essere completate fino all'ultimo giorno di lavoro, ma si può annotare in anticipo tutta l'attrezzatura aziendale in possesso del dipendente in uscita.
Questo è particolarmente importante nell'attuale periodo di lavoro ibrido, poiché i dipendenti hanno maggiori probabilità di possedere beni aziendali come:
- Computer portatili
- Monitor
- Sedie da scrivania
- Telefoni
- Badge e tessere identificative
- Pass per il parcheggio
- Carta di credito aziendale
Per le aziende di grandi dimensioni, in cui molti dipendenti entrano ed escono, potrebbe essere utile utilizzare un sistema di tracciamento degli asset per facilitare questa parte del processo di separazione.
8. Disattiva l’Accesso alle Tecnologie Aziendali
La disattivazione dell'accesso alla rete e ad altre tecnologie dovrebbe essere effettuata anche dal personale IT o operativo.
Assicurati di avere comunicato chiaramente sia al personale IT che al dipendente in uscita quando il loro accesso verrà interrotto.
Assicurati che il personale IT o operativo sia avvisato di eventuali modifiche all'ultimo giorno di lavoro del dipendente.
Per i dipendenti che vengono licenziati o allontanati involontariamente, è opportuno disabilitare l'accesso IT immediatamente per prevenire eventuali violazioni della sicurezza da parte di collaboratori insoddisfatti.
9. Fai un Punto con i Dipendenti Rimasti
A seconda dell'importanza del dipendente che se ne va, gli altri dipendenti potrebbero ritrovarsi ad affrontare nuove sfide legate al carico di lavoro.
I responsabili o team leader dovrebbero trovare il tempo per confrontarsi con ciascun membro del team uno a uno, per capire come stanno e se hanno bisogno di ulteriore supporto.
I membri rimanenti del team vorranno anche sapere quale sarà il piano a lungo termine per la posizione del collega che ha lasciato. Verrà sostituito o ci si aspetta che il resto del team assorba tutto il lavoro di quella persona?
È meglio essere onesti in queste conversazioni e non dare per scontato che tutto vada bene.
10. Gestisci i Feedback dai Colloqui di Uscita
Non ha senso chiedere feedback nei colloqui di uscita se poi non si intende farne nulla.
Cerca opportunità d’azione che possano essere realizzate subito, così come temi che potrebbero essere approfonditi come obiettivi a lungo termine.
Ad esempio, se un dipendente afferma di aver sentito che la formazione ricevuta non era sufficiente per una determinata mansione, verifica subito l’opportunità di formazione supplementare per i restanti membri del team.
Al contrario, se un dipendente dichiara di voler lasciare l’azienda a causa di un problema più ampio, come la mancanza di sviluppo della propria carriera, questo dovrebbe essere segnalato per discussioni di livello superiore volte a capire come lo staff dirigenziale possa contribuire ulteriormente a migliorare gli obiettivi di crescita professionale del proprio team.
Best practice per l’offboarding
Ecco alcune best practice per condurre un processo di offboarding efficace.
1. Conduci colloqui di uscita approfonditi
È importante affrontare questi colloqui in modo costruttivo, incoraggiando una comunicazione onesta e aperta. Ciò può aiutare a individuare aree di miglioramento potenziale, a celebrare ciò che funziona bene e a mantenere un rapporto positivo con il dipendente in uscita.
Punto chiave: I colloqui di uscita sono un’opportunità per ottenere feedback sinceri e comprendere i motivi che portano un dipendente a lasciare l’azienda, elementi che possono rivelarsi determinanti per il miglioramento dell’organizzazione.
2. Garantire una transizione fluida delle responsabilità
È fondamentale avviare questo processo molto prima dell’ultimo giorno lavorativo del dipendente per evitare interruzioni nel flusso di lavoro. Una comunicazione chiara sul piano di transizione al resto del team è inoltre importante per gestire le aspettative e mantenere la produttività.
Punto chiave: Una gestione ottimale della transizione delle mansioni aiuta a mantenere la continuità e a ridurre l’impatto dell’uscita di un dipendente sulle attività dell’organizzazione.
Prepararsi per il futuro
L’offboarding dei dipendenti è un processo fondamentale che, se gestito con cura e precisione, può apportare notevoli benefici sia all’azienda che al dipendente in uscita.
Aspetti fondamentali
L’offboarding è molto più che una serie di compiti amministrativi. Rappresenta l’opportunità di chiudere un capitolo professionale in modo positivo, raccogliere spunti preziosi e garantire il successo e la sicurezza duratura dell’azienda.
Anche se potrebbe sembrare una procedura semplice, l’offboarding ha un impatto molto più ampio. Un offboarding efficace lascia un’impressione duratura e positiva sui dipendenti che se ne vanno, aprendo la strada a future collaborazioni o persino ad un loro eventuale ritorno come "boomerang employee".
In sostanza, un processo di offboarding ben eseguito è importante quanto l’onboarding per plasmare l’esperienza del dipendente e rafforzare il brand del datore di lavoro.
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