10 Passi per Migliorare l’Esperienza di Offboarding dei Tuoi Dipendenti
Il processo di offboarding dei dipendenti è sempre una delicata danza.
Indipendentemente dalla posizione del dipendente in azienda, le sue dimissioni daranno il via a una serie di passaggi logistici che devono essere completati prima del suo ultimo giorno.
In questo articolo ti guiderò passo dopo passo attraverso il processo di offboarding dei dipendenti e ti fornirò una checklist che potrai personalizzare per la tua organizzazione.
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Che cos’è l’Offboarding?
L’offboarding è il processo formale di separazione di un dipendente dalla tua organizzazione. Nella maggior parte dei casi, il processo di offboarding inizia quando un dipendente presenta una lettera di dimissioni. Ma non è sempre così. Anche il pensionamento può avviare un processo di offboarding, così come i licenziamenti involontari o le riduzioni di personale.
Parlerò di ciascuna di queste fasi più in dettaglio qui sotto, ma i componenti fondamentali di un processo di offboarding ben progettato dovrebbero includere i seguenti punti:
- Informare i principali stakeholder all’interno delle risorse umane, IT, operazioni, legale, paghe e management di alto livello
- Informare con discrezione il diretto superiore e i colleghi del dipendente in uscita
- Elaborare un piano di transizione e riassegnare le responsabilità
- Assicurarsi che il trasferimento di conoscenze ai membri del team avvenga senza intoppi
- Condurre un colloquio di uscita per raccogliere feedback sinceri
- Recuperare tutte le attrezzature aziendali
- Disattivare l’accesso del dipendente agli asset e alla tecnologia aziendale.
Perché l’Offboarding è Importante?
L’esperienza di offboarding è importante da considerare per diversi motivi chiave. Questi includono:
- È un’opportunità per raccogliere feedback, ottenere informazioni su possibili problemi da affrontare, chiudere eventuali falle informatiche e assicurarsi che non rimangano questioni in sospeso.
- I dipendenti possono chiudere il proprio percorso in azienda, trasferire le proprie conoscenze al personale restante e lasciare l’azienda in buoni rapporti.
- Assicurando ai dipendenti in uscita la possibilità di fornire feedback e facilitando una transizione fluida delle responsabilità verso altri, essi lasceranno l’azienda con un’ultima impressione più professionale.
- Il risultato è che saranno più inclini a raccomandare la tua azienda come un buon posto dove lavorare.
- Aiuta inoltre a mantenere aperta la porta per il riassorbimento dei boomerang employees—cioè quei dipendenti che lasciano l’azienda per lavorare altrove e poi rientrano dopo alcuni anni.
Offboarding vs Onboarding
L’onboarding e l’offboarding sono due processi fondamentali nel ciclo di vita del dipendente, ognuno con uno scopo distinto. Mentre l’onboarding consiste nell’integrare i nuovi dipendenti in azienda, l’offboarding è il processo di separazione formale di un dipendente dall’organizzazione.
Onboarding: Introduzione e Integrazione
Onboarding è la fase iniziale di integrazione di un nuovo dipendente nell’organizzazione. Si concentra sull’aiutare i nuovi assunti a comprendere la cultura aziendale, allinearsi agli obiettivi e dotarli degli strumenti e delle conoscenze necessari per svolgere efficacemente il proprio ruolo.
Immagina un nuovo responsabile marketing che entra in una società tecnologica. Durante l’onboarding, riceve formazione sui prodotti aziendali, conosce i membri del team e viene aggiornato sui progetti in corso.
Viene anche guidato attraverso le politiche, i valori e le aspettative dell’azienda.
Offboarding: Uscita formale e transizione
Ora immaginiamo un dipendente che decide di lasciare per una nuova opportunità. Durante l’offboarding, consegna i suoi progetti, restituisce tutte le apparecchiature aziendali e condivide le sue motivazioni per l’uscita e ciò che avrebbe potuto evitarla durante il colloquio di uscita. Questo processo aiuta l’azienda a comprendere le aree di miglioramento e garantisce un passaggio di consegne senza intoppi.
L’offboarding mira a mantenere un rapporto positivo con i dipendenti in uscita e a garantire la conformità e la sicurezza.
Questo processo aiuta anche l’azienda a individuare le aree di miglioramento e garantisce un passaggio di consegne fluido.
Saluta i dipendenti nel modo giusto con la nostra checklist gratuita di offboarding.
Come Fare Offboarding in Modo Corretto
Segui questi 10 semplici passaggi per assicurarti che il processo di separazione dei dipendenti sia svolto in modo coerente per ogni uscita.
1. Documenta le Dimissioni o il Licenziamento
Per rendere ufficiali le dimissioni ai fini delle risorse umane, è importante richiedere una lettera di dimissioni formale che attesti la decisione del dipendente di lasciare volontariamente la propria posizione.
La lettera dovrebbe anche specificare:
- L'ultimo giorno di lavoro del dipendente
- Se hanno intenzione di lavorare fino all’ultimo giorno o di utilizzare il tempo di ferie residuo.
Se un dipendente viene licenziato involontariamente, sarà necessario documentarlo con una lettera di licenziamento ufficiale.
A seconda della natura del licenziamento, il tuo team delle risorse umane preparerà la lettera indicando:
- Se il licenziamento avviene con o senza giusta causa.
- Se sono previsti pagamenti di liquidazione o altri benefici a favore del dipendente licenziato.
Entrambe le lettere di licenziamento diventano documenti legali importanti, poiché la formulazione utilizzata può qualificare o squalificare il dipendente per eventuali ulteriori sostegni finanziari statali, se applicabile.
Potresti semplificare le uscite dei dipendenti utilizzando software di firma elettronica per gestire i documenti di offboarding in modo efficiente e sicuro.
2. Comunica con gli Stakeholder Chiave
Una volta che un dipendente si è ufficialmente dimesso, è necessario comunicare la notizia alle figure chiave della tua azienda.
Per rendere più efficiente questo processo, ti consiglio di creare una mailing list di offboarding che includa tutti i contatti principali delle seguenti aree.
- Risorse umane
- IT
- Operations
- Amministrazione stipendi
- Alta direzione
- Colleghi
- Il responsabile del dipendente
Una cosa che non vuoi fare è tentare di mantenere segreta l’uscita del dipendente. È importante dare a tutti la possibilità di salutare—sia per loro stessi che per il dipendente in partenza.
Questo garantirà anche che ci siano opportunità per passaggi di consegne e limiterà il potenziale di pettegolezzi.
3. Sviluppa un Piano di Transizione
La creazione di un piano di transizione dovrebbe essere la priorità assoluta per il responsabile del dipendente in uscita.
Il primo passaggio è collaborare con il dipendente per creare un elenco di tutte le sue responsabilità attuali. Questo deve includere qualsiasi compito settimanale, mensile, trimestrale, annuale o altri incarichi di cui si occupa.
Successivamente bisogna stabilire chi può essere formato per svolgere questi compiti, sia a breve che a lungo termine.
Parte del piano di transizione deve prevedere la chiarificazione delle aspettative su cosa il dipendente in uscita può attendersi e cosa ci si aspetta da lui nei suoi ultimi giorni.
Un piano di transizione è anche una buona occasione per valutare altri membri del team che potrebbero essere pronti per una mobilità interna tramite un cambiamento di posizione, come una promozione o una variazione laterale delle responsabilità.
Cerca di riassegnare le responsabilità tenendo conto delle migliori combinazioni possibili tra competenze ed esperienza.
Se hai una squadra ridotta, potresti anche pensare di chiedere a ciascun membro del team individualmente quali responsabilità vorrebbero ereditare e a quali sono interessati.
4. Avvia le Attività di Trasferimento della Conoscenza
Il dipendente in uscita dovrebbe incontrare frequentemente i colleghi per spiegare le attività e illustrarli qualsiasi nuovo processo passo dopo passo. Può anche aiutare scrivendo istruzioni da utilizzare come materiale di riferimento futuro (questo è qualcosa per cui l'intelligenza artificiale nell’offboarding dei dipendenti può essere utile) o persino registrando dei video per mostrare come eseguire le attività principali dall’inizio alla fine.
È importante assicurarsi che il dipendente in uscita lasci molto tempo per domande da parte dei membri del team che assumeranno nuove responsabilità.
Se il trasferimento delle responsabilità è tenue o temporaneo, ha senso formare più dipendenti su come svolgere le attività. Questo include il diretto supervisore o il team leader del dipendente, se non sono già a conoscenza di cosa fare.
Se il piano è assumere un nuovo dipendente per sostituire quello in uscita, è consigliabile raccogliere quanta più documentazione scritta o video possibile.
5. Conducete un Colloquio di Uscita
I colloqui di uscita sono una preziosa finestra per capire il turnover dei dipendenti, poiché aiutano a far emergere feedback sinceri sul motivo delle dimissioni.
Questi feedback possono aiutare i team HR a individuare trend emergenti nell'ambiente di lavoro o a generare nuove idee per strategie di retention che potrebbero essere implementate.
Un colloquio di uscita dovrebbe essere sempre condotto da un membro dell'ufficio risorse umane e mai dal diretto supervisore del dipendente in uscita.
I feedback devono essere trattati in modo confidenziale e generalmente non dovrebbero essere condivisi con altri membri del team HR fino a quando non sarà trascorso l’ultimo giorno di lavoro del dipendente.
6. Organizzate un Saluto o un’altra Forma di Riconoscimento
È consuetudine e segno di professionalità offrire una qualche forma di riconoscimento pubblico del contributo dato dal dipendente all’azienda prima del suo ultimo giorno.
Se la persona è stata dipendente solo per un breve periodo, può bastare un semplice messaggio di riconoscimento inviato via email a tutta l’azienda.
Potresti trovare insolito fare un regalo a un dipendente in uscita. Tuttavia, è un gesto semplice che può migliorare la loro esperienza di offboarding e potrebbe anche portarli a diventare, in futuro, un boomerang employee.
7. Recuperate le Attrezzature Aziendali
Nelle grandi aziende, questa fase spesso viene affidata allo staff IT o operativo. Le azioni non possono essere completate fino all’ultimo giorno effettivo, ma è possibile annotare in anticipo quali attrezzature aziendali sono in possesso del dipendente che lascia l'azienda.
Questo è particolarmente importante nell’attuale periodo di lavoro ibrido, in quanto i dipendenti hanno più probabilità di avere in dotazione beni aziendali come:
- Portatili
- Monitor
- Sedie da scrivania
- Telefoni
- Badge identificativi e carte magnetiche
- Pass auto
- Carta di credito aziendale
Per le aziende di grandi dimensioni, con molti dipendenti che entrano ed escono, potreste voler utilizzare un sistema di tracciamento degli asset per rendere questa parte del processo di uscita più semplice.
8. Disattivate l’Accesso alla Tecnologia Aziendale
La disattivazione dell’accesso ai sistemi informatici ed altre tecnologie dovrebbe essere a cura del personale IT o operativo.
Assicuratevi di comunicare chiaramente sia al personale IT che al dipendente in uscita quando l’accesso verrà revocato.
Assicuratevi che il vostro staff IT o operativo sia aggiornato su qualsiasi cambiamento relativo all’ultimo giorno lavorativo di un dipendente.
Per i dipendenti licenziati o terminati involontariamente, è necessario disabilitare immediatamente l’accesso ai sistemi IT per prevenire potenziali rischi di sicurezza da parte di dipendenti scontenti.
9. Confrontatevi con i Dipendenti Rimasti
A seconda dell’importanza del dipendente che ha lasciato, gli altri dipendenti potrebbero trovarsi ad affrontare nuove sfide di carico di lavoro.
Manager o team leader dovrebbero dedicare tempo per confrontarsi individualmente con ciascun membro del team, per capire come stanno e se necessitano di ulteriore supporto.
I membri rimanenti del team vorranno anche conoscere il piano a lungo termine per la posizione lasciata libera. Sarà sostituita o ci si aspetta che il team assorba tutte le attività del collega uscente?
È meglio affrontare queste conversazioni con sincerità, senza semplicemente dare per scontato che vada tutto bene.
10. Affrontate i Feedback del Colloquio di Uscita
Non ha senso raccogliere feedback dal colloquio di uscita se poi non se ne fa niente.
Individuate opportunità di intervento da mettere in atto subito, oltre a tematiche che potrebbero essere esplorate come obiettivi a più lungo termine.
Ad esempio, se un dipendente segnala di aver ricevuto una formazione insufficiente per una determinata attività, valutate subito una formazione aggiuntiva per gli altri membri del team.
Al contrario, se un dipendente afferma di voler lasciare l’azienda a causa di un problema più ampio, come la mancanza di sviluppo professionale personale, questo dovrebbe essere segnalato per discussioni a un livello superiore che affrontino come il management possa ulteriormente migliorare gli obiettivi di crescita professionale del proprio team.
Best practice per l’Offboarding
Ecco alcune best practice per condurre un offboarding efficace.
1. Conduci approfonditi colloqui di uscita
È importante affrontare questi colloqui con un approccio costruttivo, incoraggiando una comunicazione aperta e onesta. Questo può aiutare a identificare aree di miglioramento, celebrare ciò che funziona bene e mantenere un rapporto positivo con il dipendente in uscita.
Punto chiave: I colloqui di uscita sono un’opportunità per ottenere feedback sinceri e comprendere le motivazioni che hanno portato alla partenza di un dipendente, il che può essere fondamentale per migliorare l’organizzazione.
2. Garantisci una transizione fluida delle responsabilità
È fondamentale avviare questo processo molto prima dell’ultimo giorno di lavoro del dipendente per evitare interruzioni nel flusso di lavoro. Comunicare chiaramente il piano di transizione al resto del team è inoltre importante per gestire le aspettative e mantenere la produttività.
Punto chiave: Una transizione ben gestita dei compiti aiuta a mantenere la continuità e a ridurre l’impatto della partenza di un dipendente sulle attività dell’organizzazione.
Prepararsi per il futuro
L’offboarding dei dipendenti è un processo fondamentale che, se gestito con attenzione e precisione, può offrire notevoli benefici sia all’organizzazione che al dipendente in uscita.
Punti chiave
L’offboarding è molto più di una semplice serie di attività amministrative. È un’opportunità per chiudere un capitolo professionale in modo positivo, acquisire preziose informazioni e tutelare il successo e la sicurezza dell’azienda nel tempo.
Sebbene l’offboarding possa sembrare una procedura semplice, il suo impatto è ampio. Un processo di offboarding efficace contribuisce a lasciare un’impressione positiva e duratura sui dipendenti in uscita, aprendo la strada a future collaborazioni o addirittura al loro ritorno nel ruolo di "boomerang employees".
In sostanza, un processo di offboarding ben eseguito è importante quanto quello di onboarding nel definire l’esperienza dei dipendenti e rafforzare il brand del datore di lavoro.
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