10 Passi per Migliorare l’Esperienza di Offboarding dei Dipendenti
Il processo di offboarding dei dipendenti è sempre una questione delicata.
Indipendentemente dalla posizione del dipendente all’interno dell’azienda, le sue dimissioni daranno il via a una serie di step logistici che devono essere completati prima del suo ultimo giorno.
In questo articolo ti guiderò passo dopo passo nel processo di offboarding del dipendente e ti fornirò una checklist che puoi personalizzare per la tua organizzazione.
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Cos’è l’Offboarding?
L’offboarding è il processo formale di separazione di un dipendente dalla tua organizzazione. Nella maggior parte dei casi, il processo di offboarding ha inizio quando un dipendente consegna una lettera di dimissioni. Ma non è sempre così: può anche essere avviato dal pensionamento, o da risoluzioni involontarie del rapporto, come licenziamenti collettivi.
Descriverò ognuno di questi passaggi più nel dettaglio qui sotto, ma gli elementi chiave di un processo di offboarding ben strutturato dovrebbero includere i seguenti punti:
- Informare gli stakeholder chiave delle risorse umane, IT, operations, legale, payroll e del management di alto livello
- Informare con discrezione il diretto responsabile e i colleghi del dipendente in uscita
- Definire un piano di transizione e riassegnare le responsabilità
- Assicurarsi che il trasferimento delle conoscenze agli altri membri del team sia fluido
- Effettuare un colloquio di uscita per raccogliere feedback sinceri
- Recuperare tutte le attrezzature aziendali
- Disattivare gli accessi del dipendente alle risorse e alle tecnologie aziendali.
Perché l’Offboarding è Importante?
L’esperienza di offboarding è importante da gestire per diversi motivi chiave. Questi includono:
- È un’opportunità per raccogliere feedback, identificare eventuali criticità da affrontare, chiudere possibili falle IT e assicurarsi che non ci siano questioni in sospeso.
- I dipendenti possono avere una chiusura positiva della loro esperienza lavorativa, trasferire conoscenze allo staff rimanente e lasciare l’azienda in buoni rapporti.
- Assicurandosi che i dipendenti in uscita abbiano la possibilità di fornire feedback e facilitare una transizione fluida delle proprie responsabilità ad altri, lasceranno l’azienda lasciando un’impressione professionale.
- Il vantaggio di questo è che saranno più propensi a raccomandare la tua azienda come un buon posto in cui lavorare.
- Aiuta inoltre a mantenere aperta la porta per nuove assunzioni di boomerang employees—i dipendenti che lasciano l’azienda per lavorare altrove, per poi tornare dopo qualche anno.
Offboarding vs Onboarding
L’onboarding e l’offboarding sono due processi fondamentali nel ciclo di vita del dipendente, ciascuno con una funzione specifica. Se l’onboarding serve a integrare i nuovi assunti nell’azienda, l’offboarding è il processo di separazione formale del dipendente dall’organizzazione.
Onboarding: Introduzione e Integrazione
Onboarding è la fase iniziale di integrazione di un nuovo dipendente nell’organizzazione. Si concentra sull’aiutare i nuovi assunti a comprendere la cultura aziendale, allinearsi agli obiettivi e fornire loro gli strumenti e le conoscenze necessari per svolgere efficacemente il loro ruolo.
Immagina un nuovo responsabile marketing che entra in una tech company. Durante l’onboarding, riceve una formazione sui prodotti dell’azienda, conosce i colleghi e viene aggiornato sui progetti in corso.
Viene inoltre guidato attraverso le policy, i valori e le aspettative dell’azienda.
Offboarding: Uscita Formale e Transizione
Ora immaginate un dipendente che decide di lasciare per una nuova opportunità. Nell’offboarding, consegna i suoi progetti, restituisce tutte le attrezzature aziendali e condivide in un colloquio di uscita le ragioni dell’addio e cosa avrebbe potuto impedirlo. Questo processo aiuta l’azienda a capire le aree di miglioramento e garantisce un passaggio di consegne fluido.
L’offboarding mira a mantenere un buon rapporto con i dipendenti in uscita e a garantire conformità e sicurezza.
Questo processo aiuta anche l’azienda a comprendere le aree di miglioramento e a garantire una transizione delle responsabilità senza intoppi.
Saluta i dipendenti nel modo giusto con la nostra checklist gratuita per l’offboarding.
Come fare un offboarding efficace
Segui questi 10 semplici passaggi per assicurarti che il processo di separazione dei dipendenti venga portato avanti in modo coerente ogni volta che un dipendente lascia l'azienda.
1. Documenta le dimissioni o il licenziamento
Per rendere ufficiali le dimissioni ai fini delle risorse umane, è importante richiedere una lettera formale di dimissioni che indichi la decisione del dipendente di dimettersi volontariamente dal proprio incarico.
La lettera dovrebbe anche specificare:
- L’ultimo giorno di lavoro del dipendente
- Se il dipendente intende lavorare fino all’ultimo giorno o utilizzare le ferie residue.
Se un dipendente viene licenziato involontariamente, sarà necessario documentare la cosa con una lettera ufficiale di licenziamento.
A seconda della natura del licenziamento, il tuo team delle risorse umane preparerà la lettera indicando:
- Se il licenziamento è con o senza giusta causa.
- Se sono previsti pagamenti di liquidazione o altri benefici per il dipendente licenziato.
Entrambe le lettere di licenziamento diventano documenti legali importanti, poiché la formulazione utilizzata determinerà se il dipendente licenziato potrà avere o meno diritto a ulteriori sostegni finanziari statali, se previsti.
Potresti prendere in considerazione la possibilità di semplificare le uscite dei dipendenti utilizzando software di firma elettronica per gestire i documenti di offboarding in modo efficiente e sicuro.
2. Comunica con gli stakeholder chiave
Una volta che un dipendente si è ufficialmente dimesso, è necessario comunicare la notizia a tutti gli stakeholder chiave dell’azienda.
Per velocizzare questo processo, consiglio di creare una mailing list di offboarding che includa tutti i riferimenti principali delle seguenti aree.
- Risorse umane
- IT
- Operations
- Payroll
- Alta direzione
- Colleghi
- Il responsabile del dipendente
Una cosa che non dovresti fare è cercare di mantenere segreta la partenza del dipendente. È importante dare a tutti la possibilità di salutare, sia per loro stessi sia per il dipendente in uscita.
Questo garantirà anche la possibilità di scambi di conoscenza e limiterà i possibili pettegolezzi.
3. Elabora un piano di transizione
Elaborare un piano di transizione dovrebbe essere la massima priorità per il responsabile del dipendente in uscita.
Il primo passo è lavorare con il dipendente per creare un elenco di tutte le sue attuali responsabilità. Questo dovrebbe includere tutte le attività settimanali, mensili, trimestrali, annuali o di altro tipo di cui è responsabile.
Dopodiché sarà necessario individuare chi può essere formato per assumere tali compiti, sia temporaneamente che in modo permanente.
Parte del piano di transizione dovrebbe includere la definizione delle aspettative su cosa può aspettarsi il dipendente in uscita e cosa desideri che faccia durante i suoi ultimi giorni.
Un piano di transizione è anche una buona occasione per valutare altri membri del team che potrebbero essere pronti per una mobilità interna tramite un cambio di posizione, come una promozione o una variazione laterale delle responsabilità.
Cerca di riassegnare le responsabilità tenendo conto del miglior potenziale abbinamento in base a competenze ed esperienza.
Se hai un team ristretto, potresti anche considerare di chiedere a ciascun membro individualmente quali responsabilità siano interessati ad assumere.
4. Avvia attività di trasferimento delle conoscenze
Il dipendente in uscita dovrebbe incontrare spesso i colleghi per spiegare loro i compiti e accompagnarli passo dopo passo in eventuali nuovi processi. Può inoltre aiutare scrivendo istruzioni che serviranno come materiale di riferimento futuro (questa è un’attività in cui l’IA nell’offboarding dei dipendenti può essere utile) o addirittura registrando video che mostrino come completare le attività chiave dall’inizio alla fine.
È importante assicurarsi che il dipendente in uscita lasci molto tempo per le domande da parte dei membri del team che assumeranno nuove responsabilità.
Se il trasferimento delle responsabilità è incerto o temporaneo, ha senso formare più dipendenti su come completare le attività. Questo include il diretto supervisore o il team leader del dipendente se non sono già a conoscenza delle procedure.
Se si prevede di assumere un nuovo dipendente per sostituire quello in uscita, allora è consigliabile raccogliere quanta più documentazione scritta o video possibile.
5. Conduci un colloquio di uscita
I colloqui di uscita offrono una preziosa opportunità per comprendere il turnover dei dipendenti, poiché aiutano a raccogliere feedback sinceri sulle motivazioni dell’uscita dei lavoratori.
Questi feedback possono aiutare i team HR a individuare tendenze emergenti nell’ambiente lavorativo, oppure a generare nuove idee per strategie di fidelizzazione da attuare.
Un colloquio di uscita dovrebbe sempre essere condotto da un membro del team delle risorse umane e mai dal diretto supervisore del dipendente in uscita.
I feedback devono essere trattati come informazioni confidenziali e, di norma, non dovrebbero essere condivisi con altri membri del team HR fino a dopo l’ultimo giorno di lavoro del dipendente.
6. Organizza un saluto o un altro riconoscimento
È consuetudine e professionalità offrire un riconoscimento pubblico per il contributo del dipendente all’azienda prima del suo ultimo giorno.
Se la persona è stata impiegata soltanto per un breve periodo, può bastare una semplice email di riconoscimento indirizzata a tutta l’azienda.
Potresti trovare strano fare un regalo a un dipendente in uscita. Tuttavia, è un gesto semplice che può migliorare la sua esperienza di offboarding e potrebbe persino portare a renderlo un dipendente boomerang in futuro.
7. Recupera le attrezzature aziendali
Nelle grandi aziende, questa fase ricade spesso sul reparto IT o sul personale operativo. Le azioni non possono essere completate fino all’ultimo giorno, ma puoi annotare in anticipo quali attrezzature aziendali sono in possesso del dipendente in uscita.
Questo è particolarmente importante nell’attuale contesto di lavoro ibrido, poiché è più probabile che i dipendenti abbiano in uso beni aziendali come:
- Laptop
- Monitor
- Sedie da ufficio
- Telefoni
- Badge e tessere di riconoscimento
- Pass parcheggio
- Carta di credito aziendale
Nelle aziende di grandi dimensioni, con molti dipendenti che entrano ed escono, potresti voler utilizzare un sistema di tracciamento degli asset per facilitare questa parte del processo di separazione.
8. Disattiva l’accesso alla tecnologia aziendale
La disattivazione dell’accesso alla rete e ad altre tecnologie dovrebbe essere effettuata sempre dal reparto IT o dal personale operativo.
Assicurati di aver comunicato chiaramente sia al personale IT sia al dipendente in uscita quando il loro accesso verrà revocato.
Assicurati che il personale IT o operativo sia informato riguardo a eventuali cambiamenti dell’ultimo giorno di lavoro del dipendente.
Per i dipendenti licenziati o allontanati involontariamente, conviene disabilitare l’accesso IT immediatamente per evitare possibili violazioni della sicurezza da parte di soggetti scontenti.
9. Confrontati con i dipendenti rimanenti
A seconda dell’importanza del dipendente che ha lasciato, gli altri potrebbero affrontare nuove sfide in termini di carico di lavoro.
I manager o team leader dovrebbero trovare il tempo per confrontarsi individualmente con ogni membro del team per sapere come stanno e se hanno bisogno di supporto aggiuntivo.
I membri rimanenti del team vorranno anche sapere quale sarà il piano a lungo termine per la posizione lasciata vacante. Saranno sostituiti o ci si aspetta che il team assuma tutte le mansioni di quella persona?
È meglio essere sinceri in queste conversazioni e non dare per scontato che vada tutto bene.
10. Affronta i feedback dei colloqui di uscita
Chiedere dei feedback nei colloqui di uscita è inutile se poi non si agisce di conseguenza.
Cerca opportunità di azione immediata, oltre a temi che potrebbero essere esplorati come obiettivi a più lungo termine.
Ad esempio, se un dipendente segnala di non aver ricevuto una formazione adeguata per una certa mansione, intervieni subito con formazione aggiuntiva per i membri rimasti nel team.
Al contrario, se un dipendente afferma di voler lasciare l'azienda a causa di un problema più ampio, come la mancanza di sviluppo professionale personale, ciò dovrebbe essere segnalato per discussioni a un livello superiore al fine di affrontare come il management possa ulteriormente migliorare gli obiettivi di sviluppo di carriera del team.
Best practice per l'offboarding
Ecco alcune best practice per condurre un offboarding efficace.
1. Conduci accurate interviste di uscita
È importante affrontare queste interviste in modo costruttivo, incoraggiando una comunicazione aperta e onesta. Questo può aiutare a individuare potenziali aree di miglioramento, celebrare ciò che funziona e mantenere un rapporto positivo con il dipendente in uscita.
Punto chiave: Le interviste di uscita sono un'opportunità per ottenere feedback sinceri e comprendere le ragioni della partenza di un dipendente, elementi fondamentali per migliorare l'organizzazione.
2. Garantire una transizione fluida delle responsabilità
È fondamentale avviare questo processo molto prima dell’ultimo giorno del dipendente, per evitare interruzioni nel flusso di lavoro. Una comunicazione chiara sul piano di transizione al resto del team è anch’essa importante per gestire le aspettative e mantenere la produttività.
Punto chiave: Una transizione ben gestita delle mansioni aiuta a mantenere la continuità e a ridurre l’impatto dell’uscita di un dipendente sulle operazioni dell’azienda.
Prepararsi per il futuro
L'offboarding dei dipendenti è un processo cruciale che, se gestito con cura e precisione, può portare benefici significativi sia all'organizzazione che al dipendente in uscita.
Punti chiave
L’offboarding è molto più di una semplice serie di attività amministrative. È un’opportunità per chiudere un capitolo professionale in modo positivo, raccogliere informazioni preziose e garantire il successo e la sicurezza continua dell’azienda.
Sebbene l’offboarding possa sembrare una procedura semplice, il suo impatto è ampio. Un offboarding efficace è fondamentale per lasciare un’impressione positiva e duratura sui dipendenti in uscita, facilitando possibili collaborazioni future o anche un loro ritorno come boomerang employees.
In sostanza, un processo di offboarding ben eseguito è importante quanto l’onboarding nel determinare l’esperienza dei dipendenti e rafforzare il brand del datore di lavoro.
Per saperne di più su come creare un’esperienza lavorativa eccellente dal primo giorno fino all’offboarding, iscriviti alla nostra newsletter!
