Come Licenziare una Persona nel Modo Giusto: 10 Cose Da Fare Assolutamente

Mike Gibbons

on Jun 23, 2026

Terminare il rapporto di lavoro con qualcuno non è mai facile. Essendo stato io stesso nella posizione di dover licenziare dei dipendenti, so bene che si tratta di una delle responsabilità più difficili, emotivamente intense e stressanti che un leader o un piccolo imprenditore possa avere. A seconda delle circostanze, può anche diventare una situazione complessa.

Adottare queste azioni appropriate al momento di licenziare una persona creerà le migliori condizioni possibili sia per te in quanto datore di lavoro, sia per il dipendente, che potrà comunque sentirsi trattato con rispetto e lasciare il ruolo con un certo livello di dignità.

Motivi per licenziare una persona

Quando si termina il rapporto di lavoro con qualcuno, è importante ricordare l’impatto che ciò può avere su di lui, sulla sua famiglia e sui colleghi che lascia.

Esistono anche aspetti legali ed etici da considerare. Per questo motivo, documenta tutto.

Prestazioni costantemente insufficienti

Quando un dipendente non riesce in modo costante a rispettare gli standard di performance aziendali nonostante abbia ricevuto una formazione e un supporto adeguati, potrebbe essere necessario procedere con il licenziamento.

L’incapacità o la mancanza di volontà di adattarsi a cambiamenti significativi all’interno dell’ambiente di lavoro, come nuove tecnologie, processi o riorganizzazioni aziendali, possono ostacolare lo sviluppo e il progresso dell’azienda.

Violazione delle politiche aziendali o del codice di condotta

Comportamenti che violano le politiche organizzative o i codici di condotta, come molestie, violenza, discriminazione o furto, possono costituire motivo di licenziamento. In questo modo si preserva un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso.

Attività illegali o gravi violazioni etiche

Il coinvolgimento in attività illegali o in serie violazioni etiche, come frode, appropriazione indebita o violazione della riservatezza, può essere sufficientemente grave da giustificare il licenziamento.

Motivi per non licenziare una persona

Prima di prendere una decisione così concreta come quella di terminare un rapporto di lavoro, valuta se sia possibile risolvere la situazione diversamente.

Prestazioni temporaneamente insufficienti

Se un dipendente che solitamente si comporta bene sta vivendo un calo di performance, non devi agire impulsivamente.

Potrebbe attraversare difficoltà personali, oppure non avere chiari il proprio ruolo e le proprie responsabilità. A volte può bastare una semplice conversazione.

Offrire supporto, magari attraverso un piano di miglioramento delle prestazioni, un cambio di mansione o persino un periodo di pausa, prima di arrivare al licenziamento favorirà la lealtà e la produttività a lungo termine.

Come terminare correttamente il rapporto di lavoro

Segui queste buone pratiche per garantire che il processo sia il meno doloroso possibile sia per il diretto interessato che per il resto del team.

Azione fondamentale #1: Evita di usare la parola “licenziato”

Nonostante il titolo di questo articolo, non amo usare parole come “licenziato” o “terminato” quando si parla di concludere il rapporto di lavoro di qualcuno.

Pur avendo il pregio della chiarezza, queste espressioni risultano dure e trasmettono mancanza di rispetto ed empatia nei confronti delle persone coinvolte. empatia verso le persone interessate.

D’altra parte, se si è troppo vaghi, il dipendente potrebbe restare senza sapere quale sia effettivamente il suo status lavorativo.

Ad esempio, un “licenziamento temporaneo” avviene quando non c’è abbastanza lavoro per il dipendente in quel momento, ma egli rimane comunque in forza all’azienda.

“Lasciare andare” fa sembrare che sia stata una decisione del dipendente e che tu… lo abbia semplicemente lasciato andare?

Preferisco dire che il rapporto di lavoro “si è concluso”, un’espressione chiara, ma meno spiacevole di “terminato”.

Azione fondamentale #2: Sii certo che licenziare sia la MIGLIORE opzione

Ci sono molte ragioni valide che potrebbero averti condotto a questo punto, come prestazioni insufficienti ripetute, disallineamento con la vision e i valori dell’organizzazione, oppure il fatto che la persona non sia il giusto “fit” caratteriale per te o per il team.

Qualunque sia la ragione, in questi casi assicurati prima di porti alcune delle seguenti domande prima di ricorrere al licenziamento di qualcuno:

Ho fatto un ragionevole sforzo per correggere le prestazioni insufficienti?
Ho implementato un piano di miglioramento delle prestazioni?
Ho condotto regolari valutazioni delle prestazioni e check-in individuali 1:1?
Esiste un'altra posizione all'interno dell’organizzazione per cui potrebbero essere più adatti?
Ho verificato le mie osservazioni con altri membri del team e manager?
Sarà una completa sorpresa per questo dipendente e per i suoi colleghi?

Ovviamente, nel caso in cui vi siano questioni più gravi o addirittura illegali, come frode, furto, molestie sessuali o violenza, la decisione di porre fine all’occupazione di qualcuno potrebbe essere molto più semplice.

Must-Do #3: Metti i puntini sulle i e rispetta gli obblighi legali

Una volta deciso di terminare il rapporto di lavoro, è necessario essere consapevoli delle seguenti questioni legali e di policy relative al licenziamento di qualcuno:

Politiche aziendali sui licenziamenti, sia che siano scritte in un manuale per i dipendenti sia che rappresentino semplici prassi comunemente adottate dall’azienda;
Contratti di lavoro, che disciplinano contrattualmente il rapporto datore di lavoro/dipendente e spesso includono clausole di cessazione;
Diritti umani fondamentali a protezione delle persone contro discriminazioni, ad esempio il Civil Rights Act degli Stati Uniti e il Canadian Human Rights Act;
Leggi sul lavoro, che possono essere statali, provinciali (come il British Columbia Employment Standards Act), o leggi federali (come il Canada Labour Code o il WARN Act negli Stati Uniti)
Prassi di common law, che, secondo il Dipartimento di Giustizia del Canada, sono “leggi che non sono trascritte come legislazione, ma si sono evolute in un sistema di regole basate sul precedente.”

I responsabili delle risorse umane o un avvocato giuslavorista possono aiutarti ad evitare trappole comuni su temi legali come i periodi di prova, l'impiego at-will e le differenze fra licenziamento per giusta causa o senza causa. Possono anche rispondere a domande comuni come:

Quanti giorni di preavviso o quanta indennità di licenziamento devo concedere?
Il preavviso o l’indennità di licenziamento dipendono dalla ragione del licenziamento?
Posso licenziare un dipendente per qualsiasi motivo in qualsiasi momento?
Posso semplicemente demansionare un dipendente o ridurgli lo stipendio sperando che si dimetta?

Ad esempio, in British Columbia, i dipendenti vengono licenziati più comunemente “senza causa”, il che significa che il rapporto di lavoro può essere terminato senza specificare un motivo.

Tuttavia, se il dipendente ha superato il periodo di prova, avrà diritto a una qualche forma di preavviso o indennità di licenziamento. Questi licenziamenti sono diversi da quelli “per giusta causa”, che sono solitamente collegati a violazioni chiare, evidenti e gravi di leggi societarie o di policy aziendali.

Must-Do #4: Redigi la lettera di licenziamento

Una volta presa la decisione di licenziare qualcuno e aver verificato con le risorse umane o il tuo avvocato del lavoro, sono necessarie diverse attività prima dell’incontro di cessazione.

Queste azioni devono essere svolte in modo silenzioso e riservato, e soltanto le altre persone che devono essere coinvolte o informate sono il tuo responsabile HR, il tuo manager e il responsabile IT.

La lettera di licenziamento è una versione scritta dei messaggi che verranno comunicati durante l’incontro e viene consegnata al dipendente nel corso dello stesso.

La lettera riporta solo i fatti e non include le motivazioni dietro il licenziamento. È cortese, rispettosa e concisa, e contiene le seguenti informazioni:

Data effettiva del licenziamento;
Se il licenziamento è avvenuto con o senza giusta causa;
Dettagli sul trattamento di fine rapporto (retribuzione, benefit, assicurazione sanitaria, stock option, ecc.);
Benefici di licenziamento ai quali il dipendente può avere diritto, ad es. orientamento professionale;
Informazioni post impiego ad es. rilascio ufficiale del Certificato di Servizio, restituzione dei beni aziendali; e
Nome e contatto di riferimento per eventuali domande.
Saluto cordiale finale augurando sinceramente al dipendente buona fortuna per il futuro.

NOTA: In alcuni casi in cui viene offerta una liquidazione supplementare, può essere richiesto in cambio che il dipendente firmi una lettera di esonero entro una certa data (spesso entro una settimana).

Cosa fare #5: Prepara una comunicazione per il team

Può essere uno shock per i colleghi vedere un dipendente andare via, soprattutto se non erano a conoscenza delle sue prestazioni o di altre problematiche.

Prepara una comunicazione via email da inviare al resto del team e/o all’organizzazione (se si tratta di una piccola azienda) subito dopo il colloquio di licenziamento.

Assicurati anche di parlare di persona con le persone più coinvolte dall’uscita del dipendente, sia perché erano amici, lavoravano a stretto contatto o perché ora dovranno assumersi più lavoro e responsabilità. Come gestirai questa comunicazione sarà determinante per ricostruire la fiducia dopo una ristrutturazione con le persone interessate.

In tutte le email e conversazioni in presenza, ricordati di rispettare il tuo ex dipendente, evitare commenti denigratori e non condividere i motivi della tua decisione.

Può essere uno shock per i colleghi vedere un dipendente andare via, soprattutto se non erano a conoscenza delle sue prestazioni o di altre problematiche.

Prepara una comunicazione via email da inviare al resto del team e/o all’organizzazione (se si tratta di una piccola azienda) subito dopo il colloquio di licenziamento.

Assicurati anche di parlare di persona con le persone più coinvolte dalla partenza del dipendente, sia perché erano amici, lavoravano insieme o si troveranno ad assumere maggiori responsabilità e carico di lavoro.

In tutte le email e conversazioni in presenza, ricordati di rispettare il tuo ex dipendente, evitare commenti denigratori e non condividere i motivi della tua decisione.

Cosa fare #6: Prepara un piano di transizione per il team

Ogni volta che un dipendente lascia l’azienda, volontariamente o meno, ci sono molte attività di offboarding necessarie.

Tuttavia, quando una persona viene licenziata, molte di queste attività dovranno essere svolte in modo riservato.

Alcune di queste attività includono:

Contattare i clienti o i fornitori interessati.
Trasferire le responsabilità agli altri membri del team.
Disattivare l’accesso a strutture, reti e altri sistemi IT.

In alcuni casi, potrebbe essere opportuno valutare il coinvolgimento o l’assunzione di personale di sicurezza per agevolare l’uscita del dipendente dagli uffici.

Lo consiglio solo nei casi in cui si abbia il timore che il dipendente possa reagire in modo aggressivo o violento, o se c’è un rischio significativo di furto o danni ai beni aziendali.

Cosa fare #7: Scegli il momento e il luogo giusti (e abbi un testimone)

Prepara un colloquio di licenziamento senza intoppi scegliendo il posto, il giorno e l’orario più adatti. Ecco alcune buone pratiche che ho imparato in questi anni:

Garantisci privacy e tranquillità

Scegli una sala riunioni senza finestre, oppure con tende o coperture. Evita luoghi pubblici come ristoranti e non usare il tuo ufficio per non essere interrotto dal team.

Evita i venerdì

Essere licenziati può essere traumatico e spesso le risorse di supporto come i consulenti o gli psicologi non lavorano nel fine settimana. Inoltre, evitare i venerdì ti assicura di essere disponibile il giorno successivo, così come il responsabile HR, nel caso il dipendente abbia domande.

Evita i periodi di ferie

Salvo particolari urgenze legate al licenziamento, non interrompere il rapporto proprio prima che la persona vada, ad esempio, in ferie per una settimana.

Scegli un momento più tranquillo della giornata

Cerca di organizzare l'incontro di licenziamento in un momento in cui ci sono meno persone presenti. Ad esempio, se il dipendente è spesso in ufficio la mattina presto prima dei colleghi, prova a condurre la riunione allora.

Incontra di persona

Essere licenziati può essere un evento traumatico nella vita, quindi evita di dare la notizia via email, messaggio o telefono: fallo di persona.

Se lavori in un ambiente di lavoro ibrido, cerca di tenere il colloquio in presenza in un giorno in cui sai che il dipendente è in ufficio. Se invece lavori completamente da remoto, allora puoi farlo virtualmente (per loro sarebbe strano essere convocati in ufficio per una "riunione speciale").

Avere un testimone presente

È importante avere qualcun altro nella stanza per ridurre al minimo qualsiasi discussione legale su ciò che è stato detto o meno.

In genere, questa persona dovrebbe essere qualcuno delle risorse umane, ma se l'azienda è piccola potrebbe essere un assistente amministrativo o un altro membro del team di tua fiducia.

Cosa Fare #8: Prova, prova, prova

Licenziare qualcuno può essere un’esperienza stressante, soprattutto se è la tua prima volta.

L’esito dell’incontro di licenziamento dipenderà molto da come tu e il responsabile delle risorse umane vi comportate, quindi prepara uno script, fai role-play e prova. Detto ciò, è importante essere pronti a qualsiasi eventualità, inclusa la possibilità che lo script si discosti dal previsto.

Puoi aspettarti varie reazioni emotive dal dipendente licenziato. Ho assistito a sorpresa e shock anche in casi in cui avevo già comunicato chiaramente le scarse performance e avvertito che il posto di lavoro era a rischio.

Ho visto persone arrabbiarsi, piangere, trattare o semplicemente restare sedute impassibili e in silenzio. Tuttavia, se tu e il tuo rappresentante HR esercitate i vostri ruoli e mantenete attivo il flusso dell’incontro, andrà tutto bene.

Cosa Fare #9: Comunica la cattiva notizia in modo rapido e rispettoso

È il momento di mettere in pratica pianificazione, preparazione e prove. Di seguito ti propongo una serie di passaggi che ho utilizzato per le riunioni di licenziamento in passato. Tieni presente, però, che ogni organizzazione e ogni situazione sono uniche, quindi adatta questi passaggi in base alle esigenze.

Fase 1: Accompagna il dipendente nella sala riunioni

Questa può spesso essere una fase difficile e imbarazzante per diversi motivi.

Innanzitutto, la riunione non è programmata nel calendario del dipendente, quindi speri che sia presente e non sia uscito a prendere un caffè o altro. A volte dovrai solo aspettare che rientri.

Quando riesci a incontrarlo, puoi dire qualcosa del genere:

“[Nome del dipendente], ho bisogno che mi segua per una breve riunione in sala conferenze.”

A questo punto potrebbe sospettare di stare per essere licenziato e iniziare a farti delle domande. Continua semplicemente a ripetere: “Ne parleremo una volta in sala riunioni.”

Fase 2: Vai dritto al punto ed evita le chiacchiere

Non appena il dipendente vede il responsabile delle risorse umane seduto nella stanza con un’espressione seria, sospetterà che stia succedendo qualcosa.

Siediti il più velocemente possibile, evita chiacchiere o conversazioni inutili e vai subito al punto in modo gentile ma fermo. Ecco un esempio di script per il licenziamento senza giusta causa:

“[Nome del dipendente], sono qui a comunicarti che il nostro rapporto di lavoro finisce oggi, senza giusta causa. [Nome del responsabile HR] è qui per illustrarti i prossimi passi, spiegarti dettagli come liquidazione e benefici, e fornirti alcune risorse per aiutarti nella transizione verso un nuovo lavoro. [Nome del dipendente], ti auguro ogni successo per il futuro. Abbi cura di te e in bocca al lupo.”

A questo punto, idealmente, puoi alzarti ed uscire dalla stanza. Tuttavia, il tuo ormai ex dipendente potrebbe iniziare a fare domande, tentare una trattativa o manifestare rabbia o accuse. Continua semplicemente a ripetere quanto segue:

“[Nome del dipendente], ti ho fornito tutte le informazioni a mia disposizione. Ora ti consiglio di lasciare che [Nome del responsabile HR] ti accompagni attraverso tutta la procedura, così potrai concentrarti sul prossimo passo per te. Abbi cura di te e in bocca al lupo.”

Fase 3: Chiudi la riunione

Se hai un rappresentante HR, probabilmente sarà lui ad occuparsi di questa parte. In caso contrario, potrebbe toccare a te. Ecco alcune cose da gestire dopo aver dato la cattiva notizia:

Documentazione: consegna loro la lettera di licenziamento, la lettera di rilascio (se applicabile) e il Certificato di Servizio, spiegando nel dettaglio cosa significano questi documenti.
Pacchetto di fine rapporto: se sono stati licenziati senza giusta causa e hanno diritto al preavviso, spiega come funziona, cosa succede con l'assicurazione sanitaria, i benefici, ecc.
Sicurezza e proprietà: recupera qualsiasi pass, badge, telefono, laptop, ecc. che permettono loro di accedere alla proprietà o alla rete.

Fase 4: Accompagna il dipendente all’uscita

Un rappresentante HR può accompagnare il dipendente alla propria scrivania per raccogliere effetti personali, chiavi dell’auto, ecc.

Se però hanno accumulato 20 anni di cose, consiglio di fissare un appuntamento al di fuori dell’orario di lavoro per permettere loro di recuperarle. Potrebbero voler parlare con i colleghi, ma è meglio interrompere queste conversazioni dicendo:

“[Nome dipendente], dobbiamo chiederti di raccogliere le tue cose e andare, ma sentiti libero di contattare chiunque una volta a casa.”

Infine, accompagna il dipendente fuori dall’ufficio o dall’edificio, assicurandoti che sia nelle condizioni di tornare a casa in sicurezza. Se, ad esempio, è sconvolto, offrigli di chiamare un taxi per il rientro.

Cosa fare #10: Metti in atto i tuoi piani post-licenziamento

Ti ricordi tutto il lavoro svolto per preparare la comunicazione al team, organizzare il piano di transizione, e far sì che l’IT fosse pronto a disattivare l’accesso del dipendente alla rete?

Bene, appena il dipendente lascia l’edificio è il momento di mettere in pratica questi piani.

Come avrai notato, anche se il colloquio di licenziamento è importante, gran parte del lavoro consiste nella pianificazione e nella preparazione. Lavorando bene in anticipo, massimizzi le possibilità che la transizione di uscita del dipendente dall’organizzazione avvenga senza problemi.

Licenziare qualcuno è una parte spiacevole dell’esperienza lavorativa

Durante l’intero processo di licenziamento di una persona, ricorda che i colleghi rimasti osserveranno molto attentamente come hai gestito la situazione.

Sei stato empatico e rispettoso, oppure sprezzante e superficiale?

È stata una grande sorpresa per tutti, compreso il dipendente licenziato, oppure tutti hanno visto che hai fatto ogni possibile tentativo per evitare una misura così drastica?

Il modo in cui ti comporti in queste situazioni di stress può costruire o distruggere il rapporto con il tuo team e impattare sull’esperienza lavorativa complessiva dei dipendenti.

Il software per l’esperienza dei dipendenti aiuta in attività come la comunicazione, il supporto, la gestione delle prestazioni e la definizione degli obiettivi.

Aiutano ad evitare situazioni spiacevoli come la cessazione del rapporto di lavoro e a migliorare coinvolgimento, fidelizzazione e performance.

Punti chiave

Prima considera le alternative e l’impatto: Prima di decidere di licenziare un dipendente, valuta tutte le possibili azioni correttive come i piani di miglioramento delle prestazioni.
Preparazione legale ed etica: Assicurati di rispettare le normative legali ed etiche documentando attentamente il processo, consultando professionisti HR o legali, e redigendo una lettera di licenziamento rispettosa e oggettiva.
Comunicazione efficace e comportamento: Gestisci il processo di licenziamento con empatia e rispetto, scegliendo linguaggio e tempismo appropriati e preparandoti per diverse reazioni. Dopo il licenziamento, comunica con efficacia al team e gestisci la transizione in modo fluido per mantenere un ambiente lavorativo positivo.

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