Ritorno in Ufficio: Errore o Vantaggio per il Business?

Purtroppo, dopo aver percorso un’ora di tragitto verso l’ufficio ha scoperto che, poiché una figura chiave della riunione non poteva essere presente, l’incontro era stato rinviato. 

Questa storia, di per sé, non sarebbe un grosso problema se si trattasse di un episodio isolato o se i datori di lavoro concedessero una certa flessibilità per compensare la giornata di lavoro remoto persa, aspetto che lei, come molti altri dipendenti nell’economia della conoscenza, apprezza davvero. 

Ma ciò che fa emergere sono problematiche più ampie riguardo agli standard, alle aspettative sulla presenza in ufficio e alle migliori pratiche per i modelli di lavoro ibridi, che oggi rappresentano solo una delle tre opzioni a disposizione delle aziende. 

“È una mancanza di rispetto ed è il tipo di mancanza di rispetto che crea una frattura tra le persone e il loro lavoro,” afferma Jan van der Hoop, Presidente di Fit First Technologies, una piattaforma di matching dei talenti focalizzata sull’idoneità lavorativa. “L’organizzazione deve ascoltare e affermare che servono regole di base sulla frequenza e sulle finalità degli incontri in presenza. Se dobbiamo vederci un certo numero di giorni a settimana o al mese, allora mettiamoci d’accordo su quali saranno quei giorni così che tutti arriviamo sapendo cosa dobbiamo realizzare.”

La pressione per il ritorno in ufficio e il ripristino delle modalità operative precedenti alla pandemia era inevitabile, se non altro per via dei costosi spazi di immobili commerciali nei quali le aziende avevano investito che, lavorando tutti da casa, venivano sprecati. Ma la questione va oltre i soli costi di affitto.

Perché le organizzazioni stanno imponendo il ritorno in ufficio

Spesso, la collaborazione è la principale ragione per il ritorno in ufficio, partendo dal presupposto che le riunioni di persona e la presenza di persone nello stesso luogo aumenteranno la produttività e miglioreranno la gestione delle performance. 

“Le organizzazioni stanno tornando in ufficio per rendere le loro operazioni più efficienti,” afferma Harrison Tang, CEO e Co-fondatore del motore di ricerca per persone Spokeo. “Il lavoro da remoto ha reso difficile la comunicazione e ciò ritarda decisioni importanti.”

Spokeo ha più di 180 dipendenti. Per incentivare il ritorno in ufficio, Tang ha raccolto feedback e preoccupazioni dai dipendenti e si è impegnato per risolvere i problemi evidenziati. Ad esempio, molti erano preoccupati per il tragitto casa-lavoro, così l’azienda ha offerto loro un servizio di trasporto. 

Tang ha inoltre implementato soluzioni di lavoro flessibile, con orari ibridi che consentono ai dipendenti di scegliere i propri giorni in presenza. Questa flessibilità può aiutare la transizione e rispettare le preferenze individuali di non lavorare cinque giorni in ufficio.

Tornare a un ambiente di lavoro tradizionale potrebbe portare anche benefici ai dipendenti in termini di sensazione di sicurezza lavorativa e fiducia nel proprio potenziale di guadagno. I dati di un rapporto ADP intitolato “People at Work 2023: A Global Workforce View” indicano che: 

• Il 51% dei lavoratori da remoto si aspetta un aumento di stipendio nell’anno successivo, rispetto al 61% dei lavoratori in sede e al 67% dei lavoratori ibridi.
• Il 31% dei lavoratori da remoto si aspetta un bonus nell’anno successivo, contro il 38% dei lavoratori in sede e il 48% degli ibridi.
• Il 49% dei lavoratori da remoto non si sente sicuro del proprio impiego, rispetto al 36% di quelli in sede e il 36% degli ibridi.

Le politiche di ritorno in ufficio che sono state introdotte non sono state accolte con grande entusiasmo, una reazione che comporta dei costi. I dati di Gallup mostrano che solo il 29% dei dipendenti in sede si sente coinvolto, rispetto al 37% dei lavoratori da remoto. 

Le cronache sono piene di storie di dipendenti che lasciano le aziende dopo l’introduzione dell’obbligo di rientro e di manager che le giustificano sostenendo una perdita di produttività e accusando i lavoratori di approfittare della flessibilità.

Questa è una narrazione spesso ripetuta e riduttiva da parte di aziende che non hanno imparato a gestire la performance dei dipendenti da remoto e applicano l’obbligo di ritorno in ufficio per riprendere il controllo su come lavorano le persone.

Anche se può sembrare una buona idea, i mandati di ritorno in ufficio possono mettere a dura prova il rapporto tra datore di lavoro e dipendente, specialmente nei casi in cui il lavoratore percepisca che il lavoro da remoto non influenzi le sue prestazioni o che abbia cambiato città quando sembrava che il lavoro in presenza non dovesse più tornare. 

"Le aziende che spingono per un ritorno in ufficio devono rivedere il loro approccio," afferma Crystal Pinney-Ramos, Stratega della Tecnologia HR presso cClearHR. "Invece di costringere le persone a tornare, concentratevi sul fornire gli strumenti giusti per il lavoro da remoto e abbiate fiducia che i dipendenti sappiano gestire il proprio tempo."

A questo si aggiungono le potenziali complicazioni legate alla normativa sul lavoro a distanza prevista dall’Americans with Disabilities Act (ADA).

Ciò che è adatto per un’organizzazione e i suoi dipendenti dipende in gran parte dalle necessità. Ma la realtà è che i bisogni dei talenti di punta devono essere rispettati. 

"Non credo esista una risposta unica che valga per tutti. Cambia da persona a persona e da cultura a cultura," ha dichiarato van der Hoop. "Qualsiasi azienda che impone a tutti il rientro in ufficio a tempo pieno rischia di perdere i suoi migliori talenti. Quelle persone hanno molte opzioni sul mercato del lavoro. I top performer possono portare le loro competenze altrove e trovare un nuovo impiego. E posso dirvi in prima persona, parlando con datori di lavoro che hanno adottato queste regole rigide, che hanno perso persone."

Perché alcune organizzazioni restano remote

Ci sono molte ragioni per restare in modalità remota, non solo la soddisfazione dei dipendenti per la flessibilità aziendale e gli sforzi evidenti volti a favorire la retention.

La pandemia ci ha dimostrato quanto si possa realizzare anche fuori dal modello tradizionale basato sulla co-localizzazione e ora molti dipendenti si aspettano di poter disporre del lavoro da remoto come benefit. 

Per l’organizzazione, adottare il lavoro totalmente da remoto permette di risparmiare sui costi per creare e gestire gli spazi d’ufficio. Questo è particolarmente vero per le piccole aziende che non dispongono del budget necessario per competere con gli spazi di lavoro lussuosi delle grandi imprese. 

Linda Ho, Chief People Officer di Seismic, non crede sia necessario un ritorno in ufficio per tutti. Preferisce invece mettere i dipendenti nella condizione di massimizzare la produttività secondo le proprie modalità, piuttosto che vederli semplicemente svolgere compiti in presenza ogni giorno.

"La nostra priorità numero uno è sempre stata quella di mantenere le nostre persone felici e produttive," ha sottolineato Ho. "Se l’andare in ufficio non produce questo risultato in alcuni dipendenti, sono liberi di continuare a lavorare da remoto."

Dal punto di vista della gestione dei talenti, offrire lavori da remoto ha il vantaggio evidente di eliminare la geografia come fattore chiave e di ampliare il bacino di candidati. 

"Abbiamo abbracciato il modello totalmente remoto", ha dichiarato Daniel Cooper, Managing Partner di Lolly, agenzia di sviluppo software con sede nel Regno Unito. "Eravamo un’azienda ibrida fino all’arrivo del Covid, ma i benefici inattesi dell’adozione della piena remotizzazione ci hanno portati a chiudere definitivamente l’ufficio. Uno dei maggiori vantaggi è che ora possiamo assumere i migliori talenti, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Questo ha ampliato notevolmente la nostra rosa di candidati e ci ha dato un vantaggio competitivo."

Cooper ammette che il mantenimento della cultura aziendale in questo nuovo ambiente risulta una sfida. Va coltivata con impegno e coerenza.

Per questo, Lolly organizza regolarmente attività virtuali di team building e promuove una comunicazione aperta tramite diversi canali per mantenere viva la cultura aziendale e il senso di squadra. 

"Curiosamente, abbiamo riscontrato un notevole aumento delle performance da quando lavoriamo da remoto. La flessibilità e il comfort del lavoro da casa hanno incrementato la produttività," afferma Cooper. "Questo però ha presentato una nuova sfida: prevenire il burnout. Con i confini tra lo spazio lavorativo e quello domestico sempre più sfumati, per i dipendenti è facile lavorare troppo."

Queste sfide non sono però universali. Alcuni dipendenti avevano già esperienza di lavoro ibrido o remoto prima della pandemia e hanno imparato a massimizzare le proprie prestazioni in quel contesto. Altri potrebbero invece necessitare ancora della struttura e dei vantaggi del lavoro in presenza.

"Se i dipendenti si trovano in una fase della vita lavorativa in cui ormai sanno adattarsi e lavorare via Zoom restando connessi a team e manager per portare a termine il lavoro, allora li perderete se non vogliono passare due ore al giorno in viaggio. Se dite loro di farsene una ragione, li perderete," ha aggiunto van der Hoop.  

La necessità di equilibrio

La posizione di Ho in Seismic non deriva da interesse personale o dalla volontà di risparmiare sui costi degli immobili commerciali.

L’azienda ha recentemente annunciato l’apertura di un nuovo ufficio a San Diego, ma ha scelto di non obbligare nessuno al rientro in ufficio, preferendo offrire a ciascun dipendente l’esperienza che più si avvicina alle sue preferenze. 

"Le best practice di settore non bastano per essere veramente all’avanguardia sul benessere dei dipendenti, quindi ogni esperienza lavorativa è personalizzata secondo le esigenze specifiche di ciascuno," spiega. "Abbiamo progettato i nostri uffici e le policy di lavoro ibrido puntando tutto sulla flessibilità e sull’adattamento ai bisogni in evoluzione della nostra forza lavoro."

Guardando alle strategie di ritorno in ufficio attraverso una prospettiva di Diversità, Equità e Inclusione (DEI), ognuno ha esigenze diverse quando si tratta di equilibrio tra vita privata e lavoro. Quindi, chi è un buon candidato per tornare in ufficio? 

“Persone diverse hanno bisogni diversi a seconda della loro età e del punto in cui si trovano nella loro carriera”, ha detto van der Hoop. “Le persone più giovani tendono ad avere bisogno di connessioni sociali e mentoring in modo diverso rispetto a chi è già più affermato. È semplicemente un dato di fatto per molti: la tua rete sociale è in parte radicata nella tua rete lavorativa. Quando stai crescendo, imparando e mettendoti alla prova, è importante avere quella rete sociale vicina a te in un modo che è difficile replicare solo tramite strumenti di lavoro a distanza.”

La risposta alla domanda se sia giusto tornare in ufficio può essere contestuale, ma la lezione che molte aziende stanno imparando oggi, alcune a proprie spese, è che imporre un obbligo non è la strada giusta. 

“Tutto si riduce al rispetto e all’onorare la relazione”, ha detto van der Hoop. “In qualsiasi relazione rispettosa, non si impone la propria volontà dicendo che le cose andranno in un certo modo; si apre una conversazione su ciò che è importante e perché lo è, cercando di arrivare a un consenso. Qualsiasi organizzazione che stabilisce un obbligo dall’alto si condanna a restare solo con persone che non hanno scelta se non quella di rimanere. Quelle che si sentono come prigioniere.”

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