Guida di un Esperto su Come Condurre Valutazioni delle Prestazioni Più Efficaci + Modello

Come prepararsi a una valutazione delle prestazioni

Prepararsi a facilitare una valutazione delle prestazioni non è un compito da prendere alla leggera, e sicuramente non è qualcosa da fare la sera prima di doverla consegnare!

Le valutazioni delle prestazioni richiedono tempo per essere redatte. Se la fai di fretta, i tuoi collaboratori se ne accorgeranno. 

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Fase 1: Rifletti sulle prestazioni del tuo team e del dipendente

Il primo passo nel prepararsi a una valutazione delle prestazioni è riflettere sulle prestazioni dell’individuo e anche del team.

Considera cosa è successo di positivo, neutro o negativo. Cosa è accaduto che era fuori dal controllo del team o dell’individuo? In che modo l’individuo contribuisce al team? Una riflessione su questi punti è un ottimo modo per iniziare.

Un’altra cosa da considerare è la tua stessa percezione. Se non lavori con l’individuo nel quotidiano, chi lo fa e chi potrebbe darti informazioni su come il membro del team ha lavorato di recente?

Soprattutto nei casi in cui gestisco dipendenti altamente autonomi, raccogliere feedback dai colleghi può essere estremamente utile per condurre valutazioni delle prestazioni eque, accurate e di valore.

Spesso viene utilizzato un processo di feedback a 360 gradi, ma può risultare dispendioso in termini di tempo. Puoi raccogliere velocemente feedback dai colleghi sulle prestazioni del tuo membro del team usando Google o Microsoft Forms.

Quando rifletto sulle prestazioni di un individuo per preparare una valutazione, spesso scrivo gli spunti o le domande della valutazione fornite dalla mia azienda. Poi uso degli elenchi puntati per identificare alcune cose per ciascun dipendente sotto ogni punto.

In sostanza, sto facendo una versione in forma abbreviata della valutazione delle prestazioni che poi espanderò nella mia narrazione includendo esempi e raccomandazioni per il futuro.

Author's Tip

 

Anche il dipendente che stai valutando trarrà beneficio dal riflettere sulle proprie prestazioni e sui contributi nel proprio ruolo. Molti processi formali di valutazione delle prestazioni iniziano con un’auto-valutazione del dipendente. Questo passaggio aiuta a sostenere una conversazione più focalizzata e proficua durante la valutazione delle prestazioni dal vivo.

Fase 2: Scrivi il tuo feedback e collegalo alle aspettative del ruolo 

Una volta raccolte le tue riflessioni, eventuali feedback dei colleghi e delineata la valutazione, sei pronto a scrivere la narrazione.

Scrivere la narrazione è una delle parti più importanti della valutazione.

Si può sostenere che questa fase sia più importante della conversazione dal vivo stessa, soprattutto quando stai dando un feedback di sviluppo e ti aspetti che una persona cambi comportamento come conseguenza dell’incontro.

La narrazione, in forma scritta, è un documento al quale le persone torneranno per rivedere i feedback ricevuti, ed è anche un documento ufficiale che descrive le prestazioni e il feedback sulle prestazioni per un dipendente.

Le narrazioni delle valutazioni delle prestazioni (la parte scritta) dovrebbero sempre includere dichiarazioni sulle prestazioni, confronti con le aspettative o i comportamenti attesi, esempi dettagliati di buone o scarse prestazioni e come le loro performance influenzano gli altri.

I KPI e i parametri sono ottimi strumenti di misurazione da utilizzare per valutare le prestazioni, identificare opportunità e fissare obiettivi futuri.

Ad esempio, se qualcuno lavora nelle vendite, puoi descrivere la qualità del suo lavoro e il suo senso di responsabilità indicando quanto sia riuscito a raggiungere gli obiettivi e i parametri stabiliti. Proprio come gli obiettivi dovrebbero essere misurabili, così dovrebbero esserlo anche le prestazioni.*

Esempio di narrazione

“Brent continua ad avere difficoltà con l'attenzione ai dettagli, soprattutto quando configura il nostro sistema di gestione dell'apprendimento. Il fatto che Brent non presti attenzione ai dettagli, come l'iscrizione ai corsi, comporta che i dipendenti non vengano assegnati ai corsi che devono completare. Quando le persone non vengono assegnate ai corsi corretti, come la formazione sulla conformità, ciò significa che come azienda siamo fuori norma perché non abbiamo facilitato efficacemente la formazione obbligatoria sulla conformità.”

Oltre alla narrazione con esempi concreti e misurabili, tu come valutatore e leader dovresti anche essere pronto a descrivere come aiuterai la persona a migliorare le sue competenze o ad adottare il comportamento desiderato.

Sì, le narrazioni delle valutazioni delle prestazioni possono essere lunghe, ma, secondo la mia esperienza, una narrazione più lunga e dettagliata è molto più utile quando si lavora per aiutare i dipendenti a comprendere la loro performance e per documentarla nel lungo periodo.

*Articolo utile per definire gli obiettivi: Mettere le organizzazioni sulla strada del successo utilizzando il metodo degli obiettivi a cascata

Passo 3: Prepararsi a consegnare la valutazione delle prestazioni

Una volta raccolti i tuoi pensieri ed eventuali feedback aggiuntivi, riflettuto sulle prestazioni della persona e scritto la narrazione, sei ora pronto a prepararti per la consegna della valutazione delle prestazioni.

Se ti stai preparando ad affrontare una conversazione difficile, pianifica come inizierai la discussione e valuta alcune domande che pensi il membro del team potrebbe avere subito. Sii pronto a parlare di ogni punto con esempi concreti.

Personalmente, mi piace iniziare in modo positivo, valorizzare i buoni contributi che la persona ha apportato al team nel periodo di valutazione, per poi passare alle critiche costruttive e alle opportunità di crescita spiegando anche come intendo supportare il dipendente nel suo percorso. 

Suggerimento Pro: Spesso preferisco inviare la mia narrazione al membro del team proprio prima di iniziare la conversazione dal vivo. Preferisco lo stesso da parte loro, ma solo dopo che ho scritto la mia narrazione.

Questo metodo di scrivere le valutazioni delle prestazioni si chiama valutazione in doppio cieco. Trovo che questo metodo aiuti ciascuna persona a svolgere il proprio lavoro (senza quella assurdità dell'autovalutazione copiata e incollata nella revisione del manager) e a presentarsi alla conversazione con riflessioni personali.

Come condurre una valutazione delle prestazioni

Hai fatto la preparazione, la riflessione, raccolto i feedback e scritto la narrazione. Ora arriva la parte più importante: la conversazione.

È qui che la valutazione delle prestazioni passa dall'essere una semplice formalità a diventare qualcosa di utile. La conversazione dal vivo offre a te e al membro del team la possibilità di allinearvi, aggiustare il tiro e ritrovare l'entusiasmo attorno al lavoro e a ciò che vi attende. 

Ma non aspettarti di seguire il copione al cento per cento. 

Le migliori conversazioni spesso nascono dall'imprevisto. Quando un dipendente solleva qualcosa di sorprendente, magari persino qualcosa che ti sembra fuori luogo, non è una distrazione. È un prezioso spunto.

Quando accade, il tuo compito è ascoltare, restare curioso e mantenere la conversazione produttiva e umana. Ecco come condurre la valutazione in modo che sia davvero significativa.

1. Imposta il giusto tono

Inizia incorniciando la conversazione. Devi chiarire che non è un giudizio definitivo sulle prestazioni, ma un momento condiviso per riflettere e pianificare. Creare quell'atmosfera di sicurezza fin dall'inizio può alleviare eventuale tensione e aprire la strada a un dialogo onesto.

Esempio: “Ti ringrazio per aver dedicato tempo a questo incontro oggi. Il mio obiettivo è illustrarti i feedback che ho preparato, ma altrettanto importante è per me ascoltarti riguardo la tua esperienza lavorativa e dove vedi opportunità di crescita.”

Impostare questo tono sin dall'inizio crea sicurezza psicologica e fa sapere al tuo collaboratore che la conversazione è per e con lui, non solo su di lui.

2. Rivedi obiettivi e aspettative

Prima di entrare nei feedback, allineatevi rivedendo i goal e le aspettative originari per il periodo di valutazione. 

Tira fuori la documentazione relativa a obiettivi, target o ciò che il dipendente aveva dichiarato avrebbe fatto e fai una rapida verifica sul raggiungimento di questi punti entro il tempo previsto. 

Questo aiuta a riportare la conversazione su ciò che era stato concordato, e offre a entrambi un punto di riferimento comune per valutare le prestazioni.

Se le priorità sono cambiate a metà ciclo, riconoscilo. Se le aspettative non erano chiare, assumiti la responsabilità anche di questo. Contestualizzare la conversazione la mantiene equa e focalizzata.

3. Condividi il tuo feedback chiaramente

Adesso è il momento di presentare il tuo feedback in modo diretto, ponderato e basato su elementi specifici. 

Comincia da ciò che funziona bene—sottolinea le vittorie, i punti di forza e i comportamenti positivi che hai notato, poi passa alle opportunità di crescita. 

Utilizza esempi concreti per illustrare i tuoi punti e sii chiaro sull'impatto. Modelli come Situazione–Comportamento–Impatto (SBI) possono aiutarti a strutturare il messaggio.

Quando comunichi le tue osservazioni, concentrati sui comportamenti e sui risultati, non su supposizioni o impressioni. Questo aiuta il membro del team a comprendere non solo ciò che hai notato, ma anche perché è importante.

Tieni presente che il feedback viene recepito in modo diverso da ciascuno. Alcune persone annuiscono; altre potrebbero avere bisogno di tempo per elaborare. Crea spazio facendo una pausa e chiedendo il loro punto di vista:

• “Questo corrisponde a come l’hai vissuto tu?”
• “C’è qualcosa che aggiungeresti o che vedi diversamente?”

Se, mentre condividi il feedback, ti raccontano qualcosa di inaspettato o la loro versione dei fatti mette in discussione quanto avevi dato per scontato, rimani aperto e lasciali parlare senza interromperli. 

Non è necessario risolvere ogni dettaglio sul momento. Riconosci il loro contributo e fai sapere che lo prenderai in considerazione:

“Grazie per aver condiviso. Questo contesto mi mancava, e voglio riflettere su come si inserisce nel quadro generale.”

L’obiettivo qui non è “vincere” la conversazione. È costruire una comprensione condivisa. 

4. Invita il loro punto di vista

Una volta che hai condiviso il feedback, e magari raccolto altre informazioni su come è andata per il tuo collaboratore, passa completamente all’ascolto e invita il membro del team a riflettere sulla propria esperienza nel ruolo. 

Non è solo una cortesia nei confronti del dipendente: ascoltare la sua prospettiva fa parte della comprensione di ciò che funziona, di ciò che non funziona e di quale supporto potrebbe aver bisogno per continuare a crescere.

Poni domande aperte come:

• “Di cosa sei più orgoglioso in questo trimestre?”
• “Qual è stata la tua sfida più grande?”
• “Cosa pensi ti abbia aiutato ad avere successo (o ti ha ostacolato)?”

Lasciali parlare senza interruzioni. Anche se la loro interpretazione non coincide completamente con la tua, ascoltare il loro punto di vista aiuta a costruire fiducia e a far emergere eventuali spunti che potresti aver perso. 

Quando si aprono, riconosci l’impegno e la vulnerabilità che richiede essere sinceri e aperti e concentrati sullo sviluppo, piuttosto che sull’avere ragione o “correggere” la loro prospettiva. 

5. Discuti lo sviluppo e gli obiettivi di carriera

Ora allarga lo sguardo. Dove vorrebbero crescere? Cosa li entusiasma in questo momento? Usa questa parte della conversazione per definire obiettivi futuri o opportunità di crescita.

Non si tratta di colmare lacune o di cambiare le persone. Si tratta di valorizzare i punti di forza, far crescere le capacità e allineare lo sviluppo con la direzione dell’azienda. 

Sii onesto su ciò che è possibile, ma sii anche generoso nel proporre supporto, coaching, visibilità o connessioni.

Poi, rendilo concreto. Ogni volta che è possibile, collega i loro obiettivi a vere opportunità aziendali, come progetti sfidanti o nuove necessità emergenti del team, così che la conversazione sembri rilevante e radicata nella realtà. 

6. Definisci i prossimi passi chiari

Al termine della review, riassumi i punti chiave e gli accordi per garantire che entrambi lasciate l’incontro con chiarezza condivisa e comprensione su cosa succederà dopo. 

Trasforma il feedback generale in obiettivi concreti o azioni di sviluppo con scadenze e criteri di successo chiari, assicurandoti che siano collegati alle priorità del team o aziendali dove possibile.

Se questo significa mettere in contatto il tuo collaboratore con qualcun altro per mentorship o inserirlo in un nuovo progetto stimolante, dai subito inizio a questa attività. 

Inoltre, assicurati di stabilire una cadenza di check-in o di follow-up informali in modo che la review diventi l’inizio di una conversazione continua, non un evento isolato.

7. Chiudi con una nota positiva

Concludere la review con un apprezzamento sincero rafforza il valore del dipendente e lo aiuta a lasciare la conversazione sentendosi motivato e rispettato.

Termina con qualcosa di reale e specifico. Fai sapere loro cosa apprezzi del loro lavoro, non come formalità, ma come riconoscimento del loro contributo. Può essere una competenza che hanno approfondito, un progetto che hanno gestito o il modo in cui si presentano all’interno del team.

Esempio: “Apprezzo davvero tutta la costanza che hai portato quest’anno. Ha aiutato il team a rimanere concentrato durante alcune difficili svolte, e vedo ogni settimana l’impatto del tuo lavoro e non vedo l’ora di lavorare con te sui nostri prossimi progetti.”

Chiudere con ottimismo riguardo alla loro crescita futura e al tuo impegno nel supportarli rafforza la fiducia, aumenta il morale e crea un clima propositivo per la prossima fase del loro sviluppo.

Questo aiuta il tuo collaboratore a lasciare la review guardando avanti invece che indietro.

Infine, lascia sempre la porta aperta per un follow-up. Una grande conversazione di review non conclude il ciclo di feedback. Piuttosto, stabilisce il tono per come lavorerete insieme nei mesi successivi.

Best practice per le performance review

Ecco alcune best practice per le performance review per aiutarti a ottenere il massimo da questo tempo prezioso. 

Evita conversazioni a senso unico

Quando si tratta di svolgere effettivamente una valutazione delle prestazioni, è facile pensare che si tratti di una conversazione a senso unico, in cui tu, come responsabile, dici al tuo collaboratore come sta andando.

Questo è proprio il comportamento da evitare! Una valutazione delle prestazioni deve essere una conversazione a doppio senso.

Quando un dipendente riflette e parla delle proprie prestazioni, assimila e comprende molto meglio il feedback riflessivo rispetto a quando tu semplicemente glielo dici (o leggi).

Una gestione delle prestazioni efficace può essere raggiunta solo facilitando una conversazione in cui condividi le tue intuizioni riflessive e ricevi feedback dal dipendente o valutato. 

Dando feedback costruttivo e avviando una conversazione aperta, il processo di valutazione offrirà spunti più approfonditi per entrambe le parti, il che porterà a una maggiore performance nel tempo.

L'onestà è la miglior politica

Una delle cose peggiori che puoi fare durante una riunione di valutazione delle prestazioni è evitare di affrontare i problemi. Questo vale non solo il giorno della valutazione, ma ogni giorno, poiché il feedback dovrebbe essere continuo, tempestivo, specifico e attuabile. 

È facile che si creino barriere tra responsabili e dipendenti in termini di comunicazione e trasparenza. È nella natura umana e spesso richiede uno sforzo consapevole per essere superato.

Uno dei modi migliori per esprimere onestà durante una valutazione è pensare a ciò che sai sul dipendente e a come pensi che preferisca ricevere il feedback. È una variante della regola d'oro: tratta gli altri come vorrebbero essere trattati. 

Alcune persone potrebbero preferire un approccio più diretto, mentre altre avranno bisogno di più tatto. Siamo tutti diversi su questo punto.

Se hai ancora difficoltà con l'onestà, un consiglio è di fare un passo indietro e valutare la tua comunicazione e le altre competenze trasversali.

Qualunque cosa tu faccia, assicurati sempre di terminare la conversazione con una nota positiva e orientata alle opportunità. Vuoi che il dipendente lasci la conversazione sentendosi ispirato, apprezzato e con una chiara roadmap su dove può migliorare.

Fornisci un feedback dettagliato

Quando dai un feedback, evita di essere vago. Non limitarti a usare frasi troppo generiche o solo analogie. Hai bisogno di dettagli concreti ed esempi specifici, specialmente quando evidenzi opportunità di miglioramento.

Forse c’è qualcosa che hanno fatto in un progetto il mese scorso e che vuoi discutere; magari hanno riportato un progetto in linea con la pianificazione o, al contrario, hanno contribuito a un ritardo.

Sii specifico quando spieghi un esempio di performance e assicurati di sottolineare l’impatto della performance, sia positiva che negativa. Essere specifici e mettere in evidenza l’impatto dei comportamenti aiuta chi riceve il feedback a capire come le sue azioni influenzano gli altri.

Più esempi concreti riesci a fornire a supporto del tuo feedback, meglio è. So che fornire esempi può essere difficile se le valutazioni non sono frequenti.

Per questo motivo è meglio effettuare valutazioni delle prestazioni più frequentemente, come mensilmente o trimestralmente, con un periodo di valutazione vicino al momento della consegna della valutazione. Così potrai usare esempi freschi, quando i dettagli sono ancora chiari.

Prenditi il tuo tempo e ascolta attivamente

Durante la valutazione, presenta il tuo feedback e osserva le reazioni: linguaggio del corpo, tono di voce e parole.

Quando dai feedback, soprattutto se negativo, potresti notare che la persona entra in modalità difensiva e smette di ascoltare! 

Devi anche essere empatico verso il loro punto di vista e attento a eventuali spunti interessanti che potrebbero emergere durante la valutazione.

Non sorvolare sulle opportunità di miglioramento; prenditi il tempo necessario per analizzare tutto il feedback e discutere come affrontarlo, compreso ciò che puoi fare tu come responsabile per favorire la crescita del dipendente.

Guida con empatia

Considera l’ambiente e la situazione della persona a cui stai dando il feedback. Non puoi mai sapere davvero cosa sta succedendo nella vita di qualcuno e, spesso, le persone non ci raccontano le cose più importanti e impattanti che stanno vivendo. 

Pratica l’empatia, non dare per scontato di sapere tutto, e mostra comprensione alle persone. 

Sfrutta gli strumenti disponibili

Esistono molti strumenti che possono aiutarti durante le valutazioni delle prestazioni. Perché non sfruttarli? Rendono la vita più facile a tutti.

Lo strumento che scegli dipenderà dalla tua organizzazione, dal tuo stile di lavoro e da come conduci le valutazioni delle prestazioni.

Una delle funzionalità che preferisco dei software per la valutazione delle prestazioni è la possibilità di documentare il follow-up insieme alla valutazione stessa, così tu o un futuro responsabile potete rivedere il feedback, eventuali note della conversazione e i punti su cui ci si è impegnati per il follow-up. 

Come responsabile delle persone nel lungo termine, questi sono anche eccellenti strumenti di riflessione per vedere quanto i tuoi dipendenti siano cresciuti nel loro sviluppo.

Abituati a dare feedback in modo continuo, sia positivo che negativo

Se gestisci persone, uno dei tuoi compiti principali è fornire feedback pertinenti e dettagliati in modo continuativo—sia positivi che negativi. Dare feedback regolari è una competenza gestionale essenziale. 

Concentra il feedback sui comportamenti, sugli impatti e sui risultati dei dipendenti e considera il tuo ruolo e la tua responsabilità nello sviluppo delle tue persone.

Non trattenere i feedback negativi nel tempo e non aspettare il prossimo ciclo di valutazione delle performance per darli, specialmente se si tratta di feedback negativo. I feedback, le critiche o le annotazioni di sviluppo non dovrebbero mai essere una sorpresa durante una valutazione delle performance.

Rivedi come fornire feedback efficaci in modo tempestivo, specifico e mirato ai risultati.

Allinea il tuo feedback alle aspettative del ruolo

Tutti i ruoli e le misurazioni delle performance richiedono aspettative chiare per essere efficaci. 

Ricorda, una valutazione delle performance serve a confrontare la performance dell’individuo nel ruolo rispetto ai requisiti dello stesso, non rispetto alle prestazioni passate né a quelle dei colleghi.

Si crea spesso confusione, con risultati disastrosi, quando la performance viene confrontata con qualsiasi cosa che non siano le chiare aspettative del ruolo.

Se il ruolo che stai valutando non ha una descrizione della posizione con responsabilità chiare, obiettivi e KPI, è il momento di scriverne una, così che le future valutazioni possano basarsi su aspettative chiare e scritte per il lavoro.

Considera il contesto e la struttura della valutazione delle performance

Se utilizzi scale o punteggi, assicurati che siano allineati alle aspettative e alle norme dell’organizzazione. 

Evita di essere il responsabile che "non dà mai il punteggio massimo" in un'organizzazione dove altri responsabili assegnano la valutazione più alta. 

Spesso il team HR dispone di statistiche sulla percentuale di dipendenti che normalmente ricevono ogni valutazione; utilizza queste informazioni a tuo vantaggio per capire come viene valutata una buona performance nella tua organizzazione.

Consiglio Pro: Se stai valutando le prestazioni di individui che si considerano top performer, fai attenzione a non scoraggiarli dando loro una valutazione che possa essere vista come "abbassata" o non completa. 

Spesso, le persone che lavorano al massimo livello sono molto consapevoli delle valutazioni delle performance e possono rimanere demotivate se la valutazione attuale è inferiore a quella precedente, soprattutto se sentono di aver lavorato più del solito di recente. 

Considera l’impatto che le valutazioni hanno sugli individui ad alte prestazioni e come questi sono motivati. Non lasciare che una valutazione sommaria delle prestazioni di un dipendente forte porti a problemi di retention (sì, succede molto spesso).

Controlla i tuoi pregiudizi

Considera di raccogliere feedback da più fonti per ridurre i pregiudizi nelle tue valutazioni, specialmente se non lavori molto a stretto contatto con i tuoi dipendenti nel quotidiano. 

Ad esempio, quando valuto i project manager, so che la mia opinione su di loro come responsabile non è in realtà quella che conta; ciò che importa sono invece le opinioni di coloro ai quali i project manager offrono il loro servizio.

Per ottenere queste informazioni, invio richieste di feedback ai principali stakeholder di ciascun project manager e raccolgo opinioni sia sulle prestazioni del singolo project manager sia sulla percezione del team di gestione dei progetti.

Dai ai tuoi collaboratori la possibilità di riflettere sul tuo feedback

Chiarisci ulteriormente e invita a fare domande. Spesso le persone hanno bisogno di tempo per elaborare le informazioni e possono trarre vantaggio dal leggere la tua valutazione, rifletterci su e poi tornare da te con quesiti. 

Durante una valutazione delle prestazioni, lascia la conversazione parzialmente aperta per invitare a ulteriori confronti e domande, trasmettendo al tuo collaboratore che sei a sua disposizione e impegnato ad aiutarlo a crescere sia a livello personale che professionale.

Esempi comuni di valutazioni delle performance

Vediamo ora alcune frasi tipo che puoi utilizzare nelle valutazioni.

Innanzitutto, è bene partire da categorie e spunti da coprire durante la valutazione delle performance.

Questa non è certamente una lista definitiva. Sentiti libero di scegliere, modificare e aggiungere ciò che vuoi, ma, per iniziare, considera i seguenti elementi che si possono applicare a quasi tutti i ruoli in un'organizzazione:

1. Punti di forza
2. Opportunità di miglioramento
3. Problem solving
4. Comunicazione
5. Lavoro di squadra
6. Responsabilità
7. Qualità del lavoro

Con ognuno di questi, puoi quindi creare note specifiche sulle prestazioni che evidenziano esempi positivi o meno desiderabili di comportamento manifestati durante il periodo di valutazione. 

Esempio di valutazione positiva delle prestazioni riguardo alla comunicazione

“Le comunicazioni di Moriah sono chiare, tempestive e complete. Eccelle nel garantire che le persone che devono essere informate... lo siano davvero. Ad esempio, quando Moriah ha guidato il lancio del nostro nuovo aggiornamento di prodotto, tutti gli stakeholder, clienti, agenti di supporto e venditori sono stati informati e hanno avuto anche l'opportunità di porre domande prima del lancio. Moriah si muove nel nostro ambiente frenetico bilanciando i risultati aziendali con la garanzia che stiamo facendo la cosa giusta per i nostri dipendenti.”

Esempio di valutazione meno positiva sulla comunicazione

“Sandra è una buona comunicatrice ma non comunica in modo coerente ai portatori di interesse i dettagli chiave dei progetti, lasciando alcune persone all'oscuro su questioni fondamentali. Ad esempio, nel progetto di riprogettazione del sito web, Sandra e il team hanno deciso quando lanciare le nuove pagine, ma Sandra non ha guidato il gruppo nell'informare i leader e il resto del personale del cambiamento imminente, il che, al momento della pubblicazione, ha preso alla sprovvista molte persone, compresi il nostro CEO e i principali responsabili delle vendite.”

Esempio di valutazione positiva sulla qualità del lavoro

“La qualità del lavoro di Moriah è eccezionale. Fissa il punto di riferimento per la pianificazione, la produttività e l'organizzazione, tanto che altri in azienda chiedono specificamente di lavorare con Moriah perché si fidano della qualità del suo lavoro e della coerenza delle sue prestazioni. Moriah è una figura influente e contribuisce a mantenere elevati standard qualitativi all'interno del suo team e sui progetti a cui partecipa. Moriah contribuisce allo sviluppo degli altri formando i colleghi sulle sue pratiche e producendo modelli che aiutano gli altri ad apprendere competenze qualitative simili.”

Esempio di valutazione meno positiva sulla qualità del lavoro

“Sandra è in grado di produrre lavori di qualità, ma dà il meglio solo quando lavora direttamente con me, controllando ogni singola fase e assicurandomi che Sandra persegua attivamente il completamento del compito. Ad esempio, Sandra si era impegnata a consegnare una raccomandazione per i cambiamenti al nostro sistema di apprendimento in questo trimestre. Quando mi sono avvicinato a Sandra per chiederle lo stato di avanzamento di questo obiettivo, mi ha informato che non aveva ancora iniziato a lavorare sulla mansione, la cui scadenza era ormai prossima. Sandra ha poi cominciato, ma ha avuto bisogno di una notevole quantità di interazione diretta con me per portare a termine il compito, incluse alcune correzioni di rotta come requisiti di conformità e reportistica. Un maggiore focus e abilità nella gestione del tempo, la comprensione dei requisiti del compito e il mantenimento dei portatori di interesse informati lungo il percorso aiuteranno a migliorare la qualità del lavoro di Sandra.”

Ricorda, sii specifico. Utilizzare esempi concreti per giustificare i tuoi commenti in ogni area produrrà un feedback molto più efficace rispetto a frasi vaghe come "sono un giocatore di squadra". Più riesci a giustificare con esempi passati, KPI e metriche, meglio sarà.

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Prossimi passi per le tue valutazioni delle prestazioni

Come manager, le valutazioni delle prestazioni sono una delle attività più rilevanti che svolgi nel tuo ruolo.

Se sei un responsabile delle risorse umane, uno degli elementi fondamentali del tuo ruolo consiste nell'aiutare i manager a imparare a fornire un feedback efficace sulle prestazioni e facilitare colloqui che motivino i dipendenti a dare il meglio. 

Punti chiave

• In qualità di responsabile, dovresti fornire continuamente sia feedback positivi che negativi, e tutti i feedback dovrebbero includere esempi specifici e l'impatto del comportamento.
• Le valutazioni formali delle prestazioni dovrebbero avvenire frequentemente, preferibilmente ogni trimestre o ogni sei mesi se possibile.
• Ogni ruolo dovrebbe avere aspettative chiare sulle prestazioni. Le valutazioni delle prestazioni devono essere effettuate rispetto alle aspettative del ruolo, non sulla base delle prestazioni passate di un individuo o sulle prestazioni degli altri membri del team.
• Assicurati che ogni dipendente abbia l'opportunità di riflettere anche sulle proprie prestazioni. 
• Per prepararti alla conversazione sulla valutazione delle prestazioni, documenta i punti salienti e le opportunità delle prestazioni individuali in una narrazione.
• Svolgi una conversazione individuale con la persona per esaminare sia la sua autovalutazione che il tuo feedback sulle sue prestazioni. Durante la conversazione, condividi esempi specifici e dettagli concreti sia dei comportamenti positivi che negativi e il loro impatto sull'organizzazione.
• Dopo la conversazione sulla valutazione delle prestazioni, prendi impegni su eventuali prossimi passaggi e fai un follow-up via email o tramite lo strumento di gestione delle prestazioni della tua organizzazione.
• Ricorda, in qualità di responsabile o valutatore delle prestazioni, sei un elemento chiave per la crescita e lo sviluppo dei singoli dipendenti. Sii un partner, sii onesto e preparati a vedere i tuoi dipendenti raggiungere nuovi traguardi!