Guida di un Esperto alla Conduzione di Colloqui di Valutazione delle Prestazioni + Modello

Basandomi sulla mia esperienza personale nel condurre centinaia se non migliaia di valutazioni delle prestazioni, e nell’aiutare le organizzazioni ad ottimizzare le proprie, condividerò come prepararsi e come condurre una valutazione delle prestazioni efficace.

Richiesta veloce: rispondi al nostro sondaggio di 60 secondi per condividere come ti senti realmente sull’utilizzo degli agenti AI nelle valutazioni delle prestazioni, nelle promozioni e nel coaching. Il tuo contributo ci aiuta a comprendere meglio le reali sfide che i team HR affrontano con l’AI nella gestione delle prestazioni.

Come prepararsi a una valutazione delle prestazioni

Prepararsi a condurre una valutazione delle prestazioni non è un compito da prendere alla leggera, e di certo non è qualcosa da fare la sera prima che la valutazione venga effettuata!

Le valutazioni delle prestazioni richiedono tempo per essere strutturate. Se ti affretti, le persone se ne accorgeranno. 

Fase 1: Rifletti sulle prestazioni del tuo team e dei tuoi dipendenti

Il primo passo nella preparazione di una valutazione delle prestazioni è riflettere sulle prestazioni dell’individuo e anche su quelle del team.

Considera cosa è successo di positivo, neutro o negativo. Cosa è successo che era fuori dal controllo del team o dell’individuo? Come contribuisce l’individuo al team? Una riflessione su questi punti è un ottimo modo per iniziare.

Un’altra cosa da considerare è la tua percezione. Se non lavori quotidianamente con la persona, chi lo fa e chi potrebbe fornirti informazioni su come ha lavorato di recente il membro del team?

Soprattutto nei casi in cui gestisco dipendenti molto indipendenti, raccogliere feedback dai colleghi può essere estremamente utile per effettuare valutazioni delle prestazioni eque, accurate e preziose.

Spesso, si utilizza un processo di feedback a 360 gradi, ma può essere dispendioso in termini di tempo. Puoi raccogliere rapidamente feedback dai colleghi sulle prestazioni del tuo collaboratore utilizzando Google o Microsoft Forms.

Quando rifletto sulle prestazioni di un individuo in preparazione a una valutazione, spesso scrivo i prompt o le domande previste dalla mia azienda. Poi uso gli elenchi puntati per individuare alcuni aspetti per ogni dipendente sotto ciascun prompt.

In sostanza, sto facendo una versione abbreviata della valutazione che poi amplierò nella mia narrazione includendo esempi e raccomandazioni per il futuro.

Author's Tip

 

Il dipendente che stai valutando trarrà beneficio anche dal riflettere sulle proprie prestazioni e sui contributi apportati nel suo ruolo. Molti processi formali di valutazione delle prestazioni iniziano con un’autovalutazione del dipendente. Questo passaggio sostiene una conversazione dal vivo più focalizzata e produttiva.

Fase 2: Redigi il tuo feedback e collegalo alle aspettative del ruolo 

Una volta che hai raccolto i tuoi pensieri, eventuali feedback dei colleghi e hai fatto lo schema della valutazione, sei pronto per redigere la narrazione.

La stesura della narrazione è una delle parti più importanti della valutazione.

Probabilmente, questa fase potrebbe essere ancora più importante del colloquio stesso, soprattutto nel caso in cui tu debba fornire un feedback di sviluppo e ti aspetti che l’individuo cambi comportamento a seguito dell’incontro.

La narrazione, in forma scritta, è un documento a cui le persone torneranno per rivedere il proprio feedback, ed è anche un documento ufficiale che descrive le prestazioni e il feedback di un dipendente specifico.

Le narrazioni delle valutazioni delle prestazioni (la parte scritta) dovrebbero sempre includere dichiarazioni sulle performance, confronti con le aspettative o i comportamenti attesi, esempi dettagliati di buone o cattive performance e come queste incidono sugli altri.

KPI e metriche sono strumenti di misurazione ideali da utilizzare nella valutazione delle prestazioni, per identificare opportunità e fissare obiettivi futuri di performance.

Ad esempio, per chi lavora nelle vendite, potresti descrivere la qualità del lavoro e il senso di responsabilità specificando quanto sono stati raggiunti gli obiettivi e le metriche stabilite. Così come gli obiettivi devono essere misurabili, anche la performance dovrebbe esserlo.*

Esempio di narrazione

“Brent continua a fare fatica nel prestare attenzione ai dettagli, specialmente durante la configurazione del nostro sistema di gestione dell'apprendimento. L'impatto della mancanza di attenzione di Brent ai dettagli, come l'iscrizione ai corsi, è che i dipendenti non vengono assegnati ai corsi che sono obbligati a completare. Quando le persone non sono assegnate ai corsi giusti, come la formazione obbligatoria sulla conformità, questo significa che come azienda siamo fuori conformità perché non abbiamo gestito efficacemente la formazione obbligatoria richiesta.”

Oltre alla narrazione con esempi concreti e misurabili, tu come valutatore e responsabile dovresti anche essere pronto a descrivere come aiuterai la persona a migliorare le proprie competenze o ad adottare il comportamento desiderato.

Sì, le narrazioni delle valutazioni delle prestazioni possono essere lunghe, ma, secondo la mia esperienza, una narrazione più lunga e dettagliata è di grande utilità sia per aiutare i dipendenti a capire le proprie prestazioni sia per documentarle nel lungo termine.

*Articolo utile per la definizione degli obiettivi: Portare le organizzazioni sulla strada del successo utilizzando il metodo degli obiettivi a cascata

Fase 3: Preparati a consegnare la valutazione delle prestazioni

Una volta raccolte le tue idee e ogni feedback aggiuntivo, riflettuto sulle prestazioni dell'individuo e scritta la narrazione, sei ora pronto a prepararti per consegnare la valutazione delle prestazioni.

Se ti stai preparando per una conversazione difficile, pianifica come inizierai la discussione e considera alcune domande che pensi il membro del team possa avere all'inizio. Preparati a parlare di ogni punto con esempi concreti.

Personalmente, mi piace iniziare con una nota positiva, sottolineare i buoni contributi che la persona ha dato al team nel periodo di valutazione, e poi passare alle critiche costruttive e alle opportunità di crescita insieme a ciò che ho intenzione di fare per supportare il dipendente lungo il suo percorso. 

Suggerimento professionale: Spesso mi piace inviare la mia narrazione al membro del team appena prima di iniziare la conversazione dal vivo. Preferisco ricevere lo stesso da loro, ma non prima che io abbia scritto la mia narrazione.

Questo metodo di redazione delle valutazioni delle prestazioni si chiama valutazione a doppio cieco. Trovo che questo metodo aiuti ciascuno a svolgere il proprio lavoro (niente di questa auto-valutazione dei dipendenti ripetuta nelle valutazioni del responsabile) e a partecipare alla conversazione con riflessioni autentiche.

Come Condurre una Valutazione delle Prestazioni

Hai fatto la preparazione, riflessione, raccolta dei feedback e scritto la narrazione. Ora arriva la parte più importante: la conversazione.

Qui è dove la valutazione delle prestazioni passa dall'essere solo una formalità a diventare qualcosa di utile. La conversazione dal vivo dà a te e al tuo collaboratore la possibilità di allinearsi, adattarsi e rinnovare l'impegno rispetto al lavoro e a ciò che vi aspetta. 

Ma non aspettarti di seguire lo script al 100 percento. 

Le migliori conversazioni spesso nascono dall'imprevisto. Quando un dipendente solleva qualcosa di sorprendente, forse anche qualcosa che sembra fuori luogo, non è una distrazione. È un punto di vista.

Quando questo accade, il tuo compito è ascoltare, restare curioso e mantenere la conversazione produttiva e umana. Ecco come condurre la valutazione in modo che abbia davvero valore.

1. Imposta il tono giusto

Inizia contestualizzando la conversazione. Vuoi chiarire che questa non è una sentenza di giudizio sulle prestazioni, ma un momento condiviso per riflettere e pianificare. Creare un clima di sicurezza fin da subito può alleviare eventuali tensioni e aprire la strada a un dialogo sincero.

Esempio: “Apprezzo che tu abbia trovato del tempo oggi. Il mio obiettivo è quello di passare al vaglio i feedback che ho preparato, ma, altrettanto importante, voglio sentire come tu abbia vissuto il tuo lavoro e dove vedi le opportunità di crescita.”

Impostare il tono fin dall'inizio crea sicurezza psicologica e fa capire al membro del team che la conversazione è per e con loro, non solo su di loro.

2. Rivedi obiettivi e aspettative

Prima di entrare nel feedback, allinea subito le aspettative rivedendo gli obiettivi originali e le aspettative per il periodo di valutazione. 

Prendi la documentazione relativa a obiettivi, traguardi o ciò che il dipendente aveva dichiarato avrebbe fatto e fai una rapida verifica sull'effettivo completamento di tali elementi entro i tempi previsti. 

Questo aiuta a ricollegare la conversazione a ciò che era stato concordato e offre a entrambi un punto di riferimento condiviso per valutare le prestazioni.

Se le priorità sono cambiate durante il ciclo, riconoscilo. Se le aspettative non erano chiare, assumitene la responsabilità. Ancorare la conversazione al contesto la mantiene equa e focalizzata.

3. Esponi chiaramente il tuo feedback

Ora è il momento di presentare il tuo feedback in modo diretto, ponderato e basato su elementi specifici. 

Inizia da ciò che sta andando bene: evidenzia i successi, i punti di forza e i comportamenti positivi osservati e poi passa alle opportunità di crescita. 

Usa esempi concreti per illustrare i tuoi punti e sii chiaro sull'impatto. Modelli come Situation–Behavior–Impact (SBI) possono aiutarti a strutturare il tuo messaggio.

Mentre condividi le tue osservazioni, concentrati sui comportamenti e sui risultati, non sulle supposizioni o impressioni. Questo aiuta il collaboratore a capire non solo cosa hai notato, ma anche perché è importante.

Ricorda che il feedback viene percepito diversamente da ognuno. Alcune persone annuiranno; altre potrebbero avere bisogno di tempo per elaborare. Crea spazio facendo una pausa e chiedendo il loro punto di vista:

• “Questo corrisponde a come l'hai vissuto?”
• “C'è qualcosa che aggiungeresti o che vedi in modo diverso?”

Se, mentre stai condividendo il tuo feedback, raccontano qualcosa di inaspettato, o la loro versione dei fatti mette in discussione ciò che pensavi, rimani aperto e lascia che ne parlino senza interruzioni. 

Non devi risolvere ogni dettaglio sul momento. Riconosci il loro contributo e fagli sapere che lo prenderai in considerazione:

“Grazie per aver condiviso questo. Non avevo quel contesto e voglio riflettere su come si inserisce nel quadro generale.”

L'obiettivo qui non è "vincere" la conversazione. È costruire una comprensione condivisa. 

4. Invita il loro punto di vista

Una volta che hai condiviso il tuo feedback, e magari ottenuto qualche informazione in più su come è andata per il tuo collaboratore, passa completamente all'ascolto e invita il membro del team a riflettere sulla propria esperienza nel ruolo. 

Non è solo una gentilezza verso il collaboratore: ascoltare il suo punto di vista è parte del comprendere cosa funziona, cosa no e quale supporto potrebbe essere necessario per continuare a crescere.

Fai domande aperte come:

• “Di cosa sei più orgoglioso in questo trimestre?”
• “Qual è stata la tua sfida più grande?”
• “Cosa pensi ti abbia aiutato ad avere successo (o ti ha rallentato)?”

Lasciali parlare senza interruzioni. Anche se la loro visione non corrisponde del tutto alla tua, ascoltare il loro punto di vista aiuta a costruire fiducia e a far emergere insight che potresti aver perso. 

Quando si aprono, valida lo sforzo e la vulnerabilità che servono per essere sinceri e aperti e concentrati sullo sviluppo invece che sull'avere ragione o "correggere" la loro prospettiva. 

5. Discuti sviluppo e obiettivi di carriera

Adesso, amplia la prospettiva. Dove vogliono crescere? Cosa li entusiasma in questo momento? Usa questa parte della conversazione per delineare obiettivi futuri o opportunità di crescita.

Questo non dovrebbe riguardare la correzione di lacune o il cambiare le persone. Si tratta di valorizzare i punti di forza, sviluppare capacità e allineare la crescita con la direzione dell'azienda. 

Sii onesto su ciò che è possibile, ma sii anche generoso nell'offrire supporto, coaching, visibilità o connessioni.

Poi, rendilo concreto. Ogni volta che puoi, collega i loro obiettivi a reali opportunità aziendali, come progetti sfidanti o nuove esigenze del team, così la conversazione risulta rilevante e tangibile. 

6. Definisci i prossimi passi chiari

Alla fine della valutazione, riassumi i punti chiave e gli accordi per assicurarti che entrambi lasciate il confronto con chiarezza condivisa e una comprensione su cosa succederà dopo. 

Traduci il feedback generale in obiettivi concreti o azioni di sviluppo con tempistiche e metriche di successo chiare, assicurandoti che siano collegati alle priorità del team o dell'azienda quando possibile.

Se questo significa mettere in contatto il tuo collaboratore con qualcun altro per un percorso di mentoring o inserirlo in un nuovo progetto stimolante, avvia subito il processo. 

Inoltre, assicurati di stabilire una frequenza per i follow-up o check-in informali affinché la valutazione sia l'inizio di un dialogo continuo, non un evento isolato.

7. Concludi con una nota positiva

Concludere la valutazione con un ringraziamento sincero rafforza il valore della persona e la aiuta a lasciare la conversazione sentendosi motivata e rispettata.

Chiudi con qualcosa di reale e specifico. Fai sapere cosa apprezzi del suo lavoro, non come formalità, ma come riflesso del suo contributo. Può essere una competenza che ha approfondito, un progetto di cui si è fatto carico, o il modo in cui si comporta all'interno del team.

Esempio: “Apprezzo davvero la stabilità che hai portato quest'anno. Ha aiutato il team a rimanere concentrato durante cambi di rotta importanti, vedo l'impatto del tuo lavoro ogni settimana e non vedo l'ora di lavorare insieme sui prossimi progetti.”

Concludere con ottimismo riguardo alla loro futura crescita e il tuo impegno a supportarli rafforza la fiducia, aumenta il morale e pone le basi per la fase successiva del loro percorso di sviluppo.

Questo aiuta il collaboratore a lasciare la valutazione guardando avanti, invece che indietro.

Infine, lascia sempre la porta aperta per un seguito. Una grande conversazione di feedback non conclude il ciclo del feedback. Al contrario, stabilisce il tono di come lavorerete insieme nei mesi a venire.

Best practice per le valutazioni delle prestazioni

Ecco alcune best practice per le valutazioni delle prestazioni che ti aiuteranno a sfruttare al meglio questo tempo prezioso. 

Evita conversazioni a senso unico

Quando si tratta di svolgere una valutazione delle prestazioni, è facile pensare che sarà una conversazione unilaterale in cui, come responsabile, dici al membro del tuo team come sta andando.

Questo è proprio il comportamento che devi evitare! Una valutazione delle prestazioni dovrebbe essere una conversazione a doppio senso.

Quando un dipendente parla delle proprie prestazioni, apprende e comprende il feedback riflessivo molto più a fondo rispetto a quando glielo comunichi semplicemente (o glielo leggi tu).

Una gestione efficace delle prestazioni può essere raggiunta solo se faciliti una conversazione per condividere le tue riflessioni e ottenere il feedback dal dipendente o dall’interessato. 

Fornendo un feedback costruttivo e avviando una conversazione aperta, il processo di valutazione porterà a intuizioni più profonde da entrambe le parti, portando nel tempo a prestazioni migliori.

L’onestà è la miglior politica

Una delle peggiori cose che puoi fare in una riunione di valutazione delle prestazioni di un dipendente è girare intorno ai problemi. Questo vale non solo il giorno della valutazione ma anche ogni giorno, perché il feedback dovrebbe essere continuo, tempestivo, specifico e attuabile. 

È facile che esistano delle barriere tra responsabili e dipendenti in merito a comunicazione e trasparenza. È nella natura umana e spesso richiede uno sforzo consapevole per essere affrontata.

Uno dei modi migliori per esprimere la propria onestà durante una valutazione delle prestazioni è riflettere su ciò che sai del dipendente e su come pensi che preferirebbe ricevere il feedback. È una variante della regola d’oro: tratta gli altri come vorrebbero essere trattati. 

Alcune persone preferiscono che tu sia più diretto, mentre altre hanno bisogno di più delicatezza. Siamo tutti diversi su questo aspetto.

Se hai ancora difficoltà con l’onestà, un consiglio è fare un passo indietro e osservare la tua comunicazione e altre soft skills.

Qualunque cosa tu faccia, assicurati sempre di concludere su una nota positiva e orientata alle opportunità. Vorrai che la persona lasci la conversazione sentendosi ispirata, apprezzata e con una chiara roadmap di dove può migliorare.

Fornisci un feedback dettagliato

Quando dai un feedback, evita di essere vago. Non devi limitarti a generalità o a parlare solo per analogie. Hai bisogno di dettagli concreti ed esempi, soprattutto quando sottolinei opportunità di miglioramento.

Forse c’è qualcosa che hanno fatto in un progetto il mese scorso che vuoi menzionare; magari hanno riportato un progetto nei tempi previsti o hanno avuto un ruolo nel far sì che qualcosa si ritardasse.

Sii specifico quando spieghi un esempio di prestazione e assicurati di evidenziare l’impatto positivo o negativo. Essere specifici e mettere in luce gli effetti dei comportamenti aiuta la persona che riceve il feedback a comprendere come ciò che ha fatto abbia influenzato gli altri.

Più esempi concreti riesci a fornire per sostenere il tuo feedback, meglio è. So che trovare esempi può essere difficile se le valutazioni non sono frequenti.

Ecco perché è meglio condurre valutazioni delle prestazioni più frequentemente, ad esempio mensilmente o trimestralmente, con un periodo di valutazione vicino al momento in cui viene fornita. Così potrai usare esempi mentre sono ancora freschi e i dettagli ancora chiari.

Prenditi il tuo tempo e ascolta attivamente

Durante la valutazione, presenta il tuo feedback e osserva le reazioni: linguaggio del corpo, tono della voce e parole.

Quando dai un feedback, soprattutto negativo, potresti notare che la persona entra in modalità fuga e smette di ascoltare! 

Devi anche essere empatico rispetto al loro punto di vista e pronto a cogliere eventuali spunti interessanti che potrebbero emergere durante la valutazione.

Non sorvolare sulle opportunità di miglioramento; prenditi il tempo di esaminare tutto il feedback e discutere i modi per affrontarlo, compreso ciò che puoi fare tu come responsabile per contribuire alla loro crescita.

Guida con empatia

Considera l’ambiente e la realtà della persona a cui stai dando il feedback. Non puoi mai sapere cosa sta succedendo nella vita di qualcuno e, spesso, le persone non ci raccontano le cose più importanti e impattanti che stanno accadendo. 

Pratica l’empatia, non dare per scontato di sapere tutto ciò che sta succedendo, e sii comprensivo con i tuoi collaboratori. 

Sfrutta gli strumenti disponibili

Esistono moltissimi strumenti che possono aiutare durante le valutazioni delle prestazioni. Perché non usarli? Rendono la vita più facile a tutti.

La scelta dello strumento dipenderà dalla tua organizzazione, dal tuo stile di lavoro e da come intendi condurre le valutazioni delle prestazioni.

Una delle mie funzioni preferite del software di valutazione delle prestazioni è la possibilità di documentare i follow-up insieme alla valutazione, così che tu o un futuro responsabile possiate consultare il feedback, eventuali note della conversazione e gli impegni di follow-up. 

Come responsabile delle persone su un orizzonte più lungo, questi sono anche ottimi strumenti riflessivi per vedere quanto i tuoi collaboratori sono cresciuti nel loro sviluppo.

Abituati a fornire feedback in modo continuo, sia positivo che negativo

Se gestisci persone, uno dei tuoi compiti principali è quello di dare feedback pertinenti e dettagliati in modo continuo—sia positivi che negativi. Fornire feedback regolari è una competenza essenziale della gestione. 

Concentra il feedback sui comportamenti, sugli impatti e sui risultati dei dipendenti e considera il tuo ruolo e la tua responsabilità nello sviluppo delle tue persone.

Non trattenere feedback negativi a lungo e non aspettare il prossimo ciclo di valutazione delle prestazioni per fornire un feedback, soprattutto se negativo. Il feedback, la critica o le note di sviluppo non dovrebbero mai rappresentare una sorpresa in una valutazione delle prestazioni.

Ripassa le modalità per dare un feedback efficace che sia tempestivo, specifico e focalizzato sui risultati.

Allinea il tuo feedback alle aspettative del ruolo

Tutti i ruoli e le misurazioni delle prestazioni richiedono aspettative chiare per essere efficaci. 

Ricorda, una valutazione delle prestazioni serve a confrontare le prestazioni dell’individuo nel ruolo rispetto ai requisiti del ruolo, non rispetto alle sue prestazioni passate o a quelle di altri colleghi.

Questo viene spesso frainteso e si creano problemi quando le prestazioni vengono confrontate con qualsiasi cosa che non siano le aspettative chiare del ruolo.

Se il ruolo che stai valutando non possiede una descrizione della posizione con responsabilità, obiettivi e KPI chiari, è il momento di iniziare a scriverne una, così le future valutazioni delle prestazioni potranno basarsi sulla valutazione rispetto ad aspettative chiare e scritte del lavoro.

Prendi in considerazione il contesto e la struttura della valutazione delle prestazioni

Se utilizzi scale o punteggi, assicurati che siano allineati alle aspettative e alle norme dell’organizzazione. 

Evita di essere il responsabile che “non dà mai il massimo punteggio” in un’organizzazione dove altri manager lo danno regolarmente. 

Spesso il tuo team delle risorse umane avrà statistiche sulla percentuale di dipendenti che di solito ricevono ciascun punteggio; utilizza queste informazioni a tuo vantaggio per comprendere come viene valutata una buona prestazione nella tua organizzazione.

Consiglio professionale: Se stai valutando le prestazioni di persone che si considerano eccellenti, fai attenzione a non demotivarle assegnando loro una valutazione che possa essere percepita come “abbassata” o non esaustiva. 

Spesso, le persone che lavorano ai massimi livelli sono molto consapevoli delle valutazioni delle prestazioni e possono sentirsi scoraggiate se la valutazione attuale è inferiore a quella precedente, specialmente se sentono di essersi impegnate più del solito negli ultimi tempi. 

Considera l’impatto delle valutazioni delle prestazioni sugli individui ad alto rendimento e su come questi siano motivati. Non permettere che una valutazione superficiale delle prestazioni di un collaboratore valido causi problemi di retention (sì, è un problema molto comune).

Verifica i tuoi bias

Valuta di raccogliere feedback da diverse fonti per ridurre i pregiudizi nelle tue valutazioni, specialmente se non lavori molto a stretto contatto con i tuoi dipendenti nel quotidiano. 

Ad esempio, quando valuto i project manager, so che la mia opinione nei loro confronti come responsabile non è ciò che conta realmente; ciò che conta sono invece le opinioni di coloro a cui i project manager offrono un servizio.

Per ottenere queste informazioni, invio richieste di feedback ai principali stakeholder di ciascun project manager e raccolgo feedback sia sulle prestazioni del singolo project manager sia sulla percezione del team di project management.

Dai ai tuoi collaboratori l’opportunità di riflettere sul tuo feedback

Ottieni ulteriori chiarimenti e invita a fare domande. Spesso le persone hanno bisogno di tempo per elaborare le informazioni e possono trarre beneficio dal tempo per leggere la valutazione, rifletterci e poi venire da te con domande. 

Quando conduci una valutazione delle prestazioni, lascia la conversazione parzialmente aperta per invitare ulteriori discussioni e domande e per segnalare al tuo collaboratore che sei lì per lui e impegnato ad aiutarlo a crescere sia personalmente che professionalmente.

Esempi Comuni di Valutazione delle Prestazioni

Passiamo ora ad alcune frasi utili che puoi utilizzare durante la valutazione.

Per iniziare, suddividi la valutazione in categorie e spunti da coprire durante il colloquio.

Questa non è una lista definitiva. Sentiti libero di scegliere, scartare e aggiungere ciò che ritieni utile ma, per cominciare, considera i seguenti elementi che possono essere applicati praticamente a qualsiasi ruolo in un’organizzazione:

1. Punti di forza
2. Opportunità di miglioramento
3. Problem solving
4. Comunicazione
5. Lavoro di squadra
6. Responsabilità
7. Qualità del lavoro

Per ciascuna di queste categorie, puoi poi creare note specifiche sulla prestazione che evidenziano esempi positivi o meno desiderabili del comportamento mostrato nel periodo di valutazione. 

Esempio di valutazione delle prestazioni positiva riguardo alla comunicazione

“Le comunicazioni di Moriah sono chiare, tempestive e complete. Eccelle nell'assicurarsi che le persone che devono essere informate... siano effettivamente informate. Ad esempio, quando Moriah ha guidato il lancio del nostro nuovo aggiornamento di prodotto, tutti gli stakeholder, i clienti, gli agenti di supporto e i commerciali sono stati informati e hanno avuto persino l'opportunità di porre domande prima del lancio. Moriah gestisce il nostro ambiente frenetico bilanciando i risultati di business con la garanzia che vengano prese le decisioni più giuste per i nostri dipendenti.”

Esempio di valutazione meno positiva sulla comunicazione

“Sandra è una buona comunicatrice ma non comunica in modo costante i dettagli chiave dei progetti agli stakeholder, il che significa che alcune persone vengono lasciate all’oscuro su questioni importanti. Ad esempio, nel progetto di restyling del sito web, Sandra e il team hanno deciso quando lanciare le nuove pagine, ma Sandra non ha guidato il team nell’informare i responsabili e il resto del personale sul prossimo cambiamento del sito, il che, al momento del rilascio, ha colto di sorpresa molte persone, compresi il nostro CEO e i principali responsabili delle vendite.”

Esempio di valutazione positiva riguardo alla qualità del lavoro

“La qualità del lavoro di Moriah è eccezionale. Stabilisce lo standard di eccellenza in pianificazione, produttività e organizzazione, al punto che altri membri dell’organizzazione richiedono specificatamente di lavorare con Moriah perché si fidano della qualità del suo lavoro e della coerenza nelle sue consegne. Moriah è una figura influente e contribuisce a mantenere alti standard qualitativi nel suo team e nei progetti a cui partecipa. Sta contribuendo allo sviluppo degli altri formando i colleghi sulle sue pratiche e producendo modelli che aiutano gli altri ad acquisire capacità di qualità simili.”

Esempio di valutazione meno positiva riguardo alla qualità del lavoro

“Sandra è in grado di produrre lavoro di qualità, ma raggiunge il suo risultato migliore solo se affiancata da me direttamente, controllando ogni passaggio intermedio e assicurandosi di perseguire attivamente il completamento del compito. Ad esempio, Sandra si era impegnata a consegnare una raccomandazione per modifiche al nostro sistema di apprendimento in questo trimestre. Quando le ho chiesto a che punto fosse con questo obiettivo, mi ha informato che non aveva ancora iniziato il compito a poche settimane dalla scadenza. Sandra ha iniziato, ma ha avuto bisogno di molta interazione diretta con me per portare a termine il compito, inclusi alcuni aggiustamenti come requisiti di conformità e reportistica. Una maggiore attenzione e competenza nella gestione del tempo, nella comprensione dei requisiti e nel mantenere gli stakeholder informati durante il processo aiuteranno a migliorare la qualità del lavoro di Sandra.”

Ricorda, sii specifico. Usare esempi concreti per giustificare i tuoi commenti in ciascuna area genererà feedback molto migliori rispetto a frasi vaghe come "sono un buon giocatore di squadra". Più puoi giustificare con esempi precedenti, KPI e metriche, meglio è.

Modello di valutazione delle prestazioni

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Prossimi passi per le tue valutazioni delle prestazioni

Come manager, le valutazioni delle prestazioni sono una delle attività più incisive che svolgi nel tuo ruolo.

Se sei un responsabile delle risorse umane, uno degli elementi fondamentali del tuo ruolo è aiutare i manager a imparare come fornire feedback efficaci sulle prestazioni e facilitare valutazioni che motivino i dipendenti a dare il meglio di sé. 

Punti chiave

• In qualità di manager, dovresti fornire costantemente sia feedback positivi che negativi, e ogni feedback dovrebbe includere esempi specifici e l’impatto del comportamento.
• Le valutazioni formali delle prestazioni dovrebbero avvenire frequentemente, se possibile ogni trimestre o almeno due volte l’anno.
• Ogni ruolo dovrebbe avere aspettative chiare in merito alle prestazioni. Le valutazioni delle prestazioni devono essere fatte rispetto alle aspettative del ruolo, non rispetto alle prestazioni passate dell’individuo o a quelle degli altri membri del team.
• Assicurati che ogni dipendente abbia l’opportunità di riflettere anche sulle proprie prestazioni. 
• Per prepararti alla conversazione sulla valutazione delle prestazioni, documenta i punti di forza e le aree di miglioramento della prestazione dell’individuo in una narrazione.
• Organizza un colloquio individuale con la persona per esaminare sia la sua autovalutazione sia il tuo feedback sulle sue prestazioni. Durante tutta la conversazione, condividi esempi specifici e dettagli concreti sia dei comportamenti positivi che negativi e del loro impatto sull’organizzazione.
• Dopo la conversazione di valutazione delle prestazioni, prendi l’impegno di eventuali prossimi passi e fai un follow-up tramite email o utilizzando lo strumento di gestione delle performance della tua organizzazione.
• Ricorda, come manager o valutatore delle prestazioni, sei una componente chiave nella crescita e nello sviluppo di ogni singolo dipendente. Sii un partner, sii onesto e preparati a vedere i tuoi dipendenti raggiungere nuovi traguardi!