5 consigli degli esperti per un processo di gestione delle prestazioni di successo
La gestione delle prestazioni è notoriamente difficile da fare bene, ma non impossibile. In questa serie, parliamo con esperti per ottenere le loro idee su come creare un sistema efficace di gestione delle prestazioni.
Ciao Elena. Puoi raccontarci un po’ del tuo percorso e di come hai iniziato?
Assolutamente! Sono peruviana e vivo a Houston, Texas, da più della metà della mia vita. Sono arrivata negli Stati Uniti a 22 anni con l’intenzione di conseguire un master in Hotel e Restaurant Management.
Come accade a molti immigrati, il mio percorso mi ha portata a ottenere un lavoro in una prestigiosa catena internazionale di hotel, che alla fine ha fatto sì che decidessi di stabilirmi qui negli Stati Uniti. Sposando un americano e diventando madre di un figlio, il mio legame con questa terra è diventato più forte di quello con il Perù.
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La mia carriera è iniziata con un ruolo come addetta alla reception durante i turni notturni, mentre frequentavo contemporaneamente la Hilton College, una divisione dell’Università di Houston.
Ripensandoci, spesso dico agli amici che quel ruolo è stato il mio dottorato personale, perché mi ha dato resilienza, la capacità di risolvere problemi sul momento e l’attitudine a gestire una serie di sfide in autonomia. È stata la mia prima esperienza di leadership.
Purtroppo, a causa di questioni legate al visto, sono stata temporaneamente trasferita a Cancun, in Messico, per un anno. Tornata negli Stati Uniti, è arrivata una nuova offerta in Risorse Umane dalla mia ex Direttrice HR, precisamente come formatrice in hotel.
Questo punto ha segnato l’inizio della mia carriera nelle Risorse Umane, una traiettoria che dura da oltre 25 anni e che include settori e culture differenti. Proprio questo percorso mi ha portato a decidere di fondare una mia attività di coaching per la leadership, area che ho iniziato a esplorare proprio quest’anno. In particolare, il coaching dei leader è stato l’aspetto più gratificante del mio percorso HR.
Nessuno di noi può raggiungere il successo senza un aiuto lungo il percorso. C’è una persona in particolare a cui sei grata per averti aiutata ad arrivare dove sei ora?
Sono pienamente d’accordo. Ho avuto molti mentori e coach straordinari che mi hanno guidata lungo il cammino.
Una di queste persone è Marilyn, che era la Direttrice HR quando lavoravo in un hotel di lusso e che ha visto in me qualcosa che nemmeno io sapevo di avere: il potenziale per lavorare nelle Risorse Umane.
Ero appena rientrata dal Messico, dove lavoravo come Responsabile Reception, e quando ha scoperto che ero tornata a Houston mi ha contattata e mi ha detto che mi voleva di nuovo in hotel, ma come Formatore HR. Così la mia vita è cambiata completamente ed è iniziato il percorso che mi ha portato dove sono oggi.
Ha visto in me la capacità di trattare le persone come vorrei essere trattata io stessa e di aiutare le organizzazioni a prosperare tramite il benessere dei collaboratori. A lei sarò sempre grata.
Puoi condividere con noi la tua citazione preferita su una lezione di vita? E raccontare come è stata significativa nella tua vita?
Mia madre ci ha sempre insegnato, a noi figli, che non c’è azione peggiore di quella che non si compie (No hay peor gestion que la que no se hace).
Restare fermi, aver paura di compiere il prossimo passo, per quanto possa spaventare, o avere dubbi nell’affrontare una decisione difficile anche se non ci sono alternative, non fa parte del mio modo di vivere.
Sono sempre stata una persona che si prende dei rischi; questo mi ha portato su strade meno battute e mi ha costretto a prendere decisioni difficili e ad affrontare momenti dolorosi, ma non cambierei mai questo percorso per nulla al mondo.
Sono ciò che sono e sono dove sono proprio perché ho preso quelle iniziative e compiuto quelle scelte difficili. Questa lezione di vita mi ha accompagnata in ogni momento e ora più che mai, mentre costruisco la mia azienda.
Ripensando alla tua carriera, cosa diresti alla te stessa più giovane?
Adoro questa domanda! La uso spesso nelle mie sessioni di coaching perché invita a una riflessione molto profonda su sé stessi. Direi alla me più giovane di fidarsi di ciò che l’universo mi propone, di non disperarsi, che alla fine andrà tutto bene e diventerai migliore e più saggia grazie a ciò che attraversi. Alla fine, tutto si aggiusta.
Perché la gestione delle prestazioni è così difficile da fare bene?
La mia esperienza mi ha dimostrato che i dipendenti desiderano e necessitano di feedback, anche quando potrebbe non essere piacevole da ascoltare. Farlo nel modo giusto costruisce fiducia tra datore di lavoro e dipendente, stabilendo il tono per il resto della carriera del dipendente e quindi per il successo dell’organizzazione.
Gestire la performance di un dipendente significa guidarlo e supportarlo, sin dall’inizio, in modo trasparente e autentico, attraverso le incognite di una nuova cultura e ambiente, attraverso la complessità di processi e politiche, e l’imprevedibilità del comportamento umano nelle organizzazioni.
Si tratta di un esercizio di equilibrio per i manager, poiché richiede una combinazione di consapevolezza di sé, coraggio, vulnerabilità e compassione. Come quando faccio coaching agli altri, sviluppando sé stessi si rafforza questa capacità di gestire gli altri, inclusa la loro performance.
Quando vedo dirigenti timorosi di affrontare problemi di performance, di solito noto una mancanza di consapevolezza di sé e la paura di dire o fare ciò che deve essere detto e fatto in quel preciso momento.
Le organizzazioni di successo considerano la gestione delle performance un elemento fondamentale, intrinsecamente quotidiano e integrato nella loro strategia, una conversazione alla volta.
Dove vedi che molte organizzazioni sbagliano nella gestione delle performance?
In base alla mia esperienza, vedo che le organizzazioni considerano la gestione delle performance come un evento isolato e obbligatorio una volta all’anno, invece di vederlo come un ciclo continuo di gestione delle performance.
La temuta sessione di valutazione annuale della performance a volte include una conversazione difficile che determina aumenti, promozioni o forse il famigerato PIP (piano di miglioramento delle performance).
Le organizzazioni di successo considerano la gestione delle performance un elemento fondamentale, intrinsecamente quotidiano e integrato nella loro strategia, una conversazione alla volta.
Si tratta di un’opportunità dinamica e coinvolgente per vere conversazioni e occasioni di coaching che arricchiscono entrambe le parti e rafforzano la relazione.
In base alla tua esperienza e successo, quali sono i tuoi 5 migliori consigli per un processo di gestione delle performance di successo?
1 . Creare un ambiente psicologicamente sicuro: questo inizia ancora prima che il nuovo dipendente inizi il suo primo giorno. Quando un responsabile delle assunzioni, un recruiter o anche un dipendente HR si mette in contatto con il candidato selezionato prima del suo primo giorno, si crea una relazione di fiducia e un ambiente sicuro, e il dipendente inizia il nuovo lavoro entusiasta e sentendosi accolto, invece che disinformato e spaventato.
Un esempio potrebbe essere quando l’offerta di lavoro viene fatta verbalmente dal futuro diretto responsabile invece che dall’HR. Questo rafforza il legame tra manager e dipendente fin dall’inizio.
La mia nuova responsabile nell’ultimo lavoro mi inviò un messaggio il fine settimana prima del mio primo giorno per dirmi quanto fosse entusiasta di poter darmi presto il benvenuto. Stabilire una relazione che favorisca fiducia e sicurezza parte da subito.
2 . Quando il nuovo dipendente inizia, una delle prime sessioni con il manager dovrebbe riguardare la definizione di aspettative chiare per il ruolo. Queste aspettative dovrebbero includere non solo i compiti tecnici della posizione ma anche i comportamenti che l’azienda e il responsabile si aspettano da tutti i dipendenti.
Siediti con il dipendente nella prima settimana e rivedi insieme i compiti e le aspettative del ruolo. Spiega come dovrebbe essere una prima settimana di successo, cosa aspettarsi nei primi 90 giorni e quali risultati ci si aspetta a distanza di un anno. Verifica a cadenza settimanale/bisettimanale che le aspettative siano ancora chiare e che il dipendente si senta supportato riguardo a tali aspettative.
Ho introdotto questa agenda di formazione per la prima settimana dei nuovi assunti, includendo persone specifiche con cui desideravo che si mettessero in contatto. Ho anche aggiunto un sistema di “buddy” e sessioni di check-in quotidiane alla fine di ogni giorno nella prima settimana. Il pranzo con il team e una breve presentazione biografica all’intero gruppo sono stati condivisi il primo giorno.
3 . Fornire feedback tempestivi e oggettivi. I dipendenti, in tutte le fasi della carriera, desiderano ricevere feedback sulla loro performance. A seconda della situazione, il feedback può essere fornito immediatamente oppure durante una riunione programmata.
Se viene fatto con rispetto e in modo oggettivo, il dipendente vorrà sapere rapidamente se sta sbagliando qualcosa. Lo stesso vale quando fanno qualcosa di giusto: anche questo tipo di feedback è necessario per rinforzare la performance dimostrata.
Una volta ho dato un feedback a un dipendente che era obsoleto e non verificato; il dipendente era molto contrariato e chiese delle prove, cosa che non potei fornire in quel momento. Prepararsi per questo tipo di conversazione è fondamentale.
4 . Se la performance è al di sotto delle aspettative, è fondamentale documentare le osservazioni, registrare esempi specifici e annotare i commenti/feedback degli altri.
Questo è un passaggio molto importante verso una gestione della performance oggettiva e basata sui fatti. Mantiene equo il processo ed elimina soggettività e pregiudizi.
I migliori piani di miglioramento delle performance che ho visto nella mia carriera sono quelli che espongono chiaramente i fatti, includendo la documentazione a loro supporto.
Una pratica che consiglio è assicurarsi che la documentazione sia confidenziale, venga registrata in un luogo sicuro a cui nessun altro dipendente abbia accesso e che il colloquio di feedback sia svolto in privato. Nessuno nel team dovrebbe sapere che qualcuno è soggetto a un PIP.
5. La comunicazione costante è fondamentale. Comunicare con i dipendenti su come stanno andando è indispensabile per un processo di gestione delle performance di successo.
Nulla dovrebbe sorprendere il dipendente alla fine del ciclo annuale. Confronti regolari, in cui rispetto e trasparenza sono sempre presenti, garantiranno un processo sereno. Questo include anche il riconoscimento regolare quando è meritato; ai dipendenti piace essere riconosciuti per il buon lavoro svolto, purché ciò avvenga in modo coerente e giusto.
Una delle migliori esperienze che ho avuto è stata con una manager che scriveva biglietti di ringraziamento, che conservo ancora con me, dove mi ringraziava per un ruolo specifico che avevo avuto su un progetto di successo, o per una presentazione che avevo appena fatto ad altri dipendenti; mi ha sempre mantenuto motivata a continuare su quella strada, sfidandomi continuamente a migliorare.
Come affrontate la gestione delle performance nella vostra organizzazione? Ad esempio, la collegate alla retribuzione?
Tutte le aziende per cui ho lavorato hanno sempre collegato la retribuzione alle performance. È un modo equo per premiare chi lavora bene e per non premiare chi invece non raggiunge gli obiettivi stabiliti.
Ci sono diversi modi di farlo, il più comune è assegnare valutazioni ai livelli di performance. Che vengano utilizzati numeri o descrizioni, il dipendente riceve una certa percentuale di incremento in base alla valutazione complessiva delle sue performance.
Quali strumenti utilizzate per la gestione delle performance?
Esistono molti strumenti di valutazione dei dipendenti disponibili sul mercato e di solito fanno parte di una soluzione HR più completa. Per le organizzazioni più piccole, consiglio un semplice modello word e un sistema di punteggio, anche se oggi tutto può essere trasformato in un processo elettronico e sistematizzato.
L'importante è che sia oggettivo e correttamente utilizzato da tutti i manager.
Come misurate e migliorate il vostro processo di gestione delle performance?
I risultati! Se la direzione è equa, coerente e ha a cuore il benessere dei dipendenti, puoi scommettere che l'azienda ha, tra gli altri elementi, un processo e una filosofia di gestione delle performance solidi.
Questo può tradursi in punteggi di engagement, tassi di turnover, coesione culturale, produttività e, in ultima analisi, redditività.
C'è una persona al mondo con cui ti piacerebbe pranzare privatamente, e perché?
Sarebbe un sogno che si avvera se potessi incontrare Tony Robbins, il Dr Joe Dispenza o Vishen Lakhiani. Senza un ordine particolare!
