Guida alla Revisione di Metà Anno: Processo in 4 Passi e 8 Semplici Consigli
Le valutazioni delle prestazioni possono essere un periodo estremamente pesante o un’opportunità per riflettere sulle performance e premiare le persone.
Quando si tratta della tradizionale valutazione annuale, come si può riassumere un intero anno di lavoro ed evitare di cadere nella trappola del bias di frequenza, concentrandosi solo sugli ultimi 3-4 mesi? Oppure, dall’altro lato, come si può evitare di scrivere la “Guerra e Pace” delle valutazioni delle performance?
Un modo per scongiurare entrambi gli scenari è suddividere l’anno in due semestri e realizzare una valutazione intermedia a metà anno.
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In questo modo non dovrai fare il riassunto di un anno di performance del membro del tuo team; puoi invece concentrarti sul suo sviluppo.
Personalmente, penso che le valutazioni intermedie possano essere molto efficaci per riportare l’attenzione dei dipendenti sui loro obiettivi e riallinearsi a quelli aziendali.
A tal proposito, approfondirò struttura, contenuti, consigli e strategie generali per condurre una valutazione intermedia davvero efficace.
Come strutturare il processo di valutazione includendo la review di metà anno
Il vantaggio della review di metà anno è che, se già effettui valutazioni annuali delle prestazioni, non devi modificare troppo il tuo processo di gestione delle performance.
Tuttavia, sono necessari alcuni cambiamenti, sia a livello operativo che nell’approccio generale alle valutazioni.
Alcune domande da porsi mentre si riflette sulla struttura:
Qual è lo scopo della suddivisione delle valutazioni?
È necessario affrontare le valutazioni con il preciso intento di stabilire ciò che si vuole ottenere e quale dovrebbe essere il risultato di ciascuna review, sia per i manager che per i dipendenti.
Dovrebbe trattarsi di indicazioni di sviluppo e obiettivi, o il risultato dovrebbe essere più intangibile e qualitativo, come l’ispirazione? Decidi tu!
Quale sarà l’impatto sui dipendenti?
Ci sono due principali dimensioni dell’impatto da considerare: quella finanziaria e quella relativa alla fidelizzazione.
Dal punto di vista finanziario, decidi se le persone potranno essere promosse in entrambe le valutazioni, solo in una, o in qualsiasi momento. Che dire degli aumenti regolari di stipendio?
Dal punto di vista della fidelizzazione, cosa significa se le persone superano gli obiettivi o sono sotto le aspettative? Dopo due cicli si lascia l’azienda, oppure hanno solo un ciclo di sei mesi per migliorare la loro performance?
E per chi eccelle, devono forse aspettare un certo numero di cicli prima di ricevere una promozione?
Ci sarà una differenza tra le valutazioni?
Qui ci sono due opzioni principali. Una è mantenere le valutazioni uguali, rendendo davvero il processo semestrale.
L’altra consiste nel rendere una delle due valutazioni più approfondita e l’altra più un semplice “check-in”.
Diverse circostanze possono rendere l’ambiente aziendale più adatto all’una o all’altra opzione.
Ad esempio, le aziende che si muovono rapidamente e che affrontano numerosi progetti in un breve arco di tempo possono trarre vantaggio da una valutazione semestrale.
Come affrontare una valutazione semestrale
Se vuoi che il tuo processo di valutazione sia ogni 6 mesi per riflettere un ambiente frenetico, o desideri milestone prestazionali più regolari per gestire chi va premiato e chi va aiutato, tieni presenti alcuni aspetti:
Domande più brevi
Pensa a rendere i quesiti adatti a un periodo di tempo più breve (più avanti riporterò alcune buone domande); ad esempio, se chiedi al manager di evidenziare i traguardi raggiunti, limita a 2-3 anziché 6.
Allo stesso modo, per quanto riguarda i punti di sviluppo, evita elenchi infiniti di aree da migliorare per il dipendente.
Quanti aspetti può davvero migliorare in 6 mesi, soprattutto se si tratta di sviluppi significativi?
Mantieni la valutazione focalizzata
Non chiedere domande che costringano a entrare nei minimi dettagli sugli ultimi 6 mesi di lavoro di una persona. Concentrati sui risultati ottenuti, sui punti di sviluppo e sugli obiettivi.
Cosa è già stato realizzato e cosa resta ancora da raggiungere?
Rendi la valutazione una conversazione multidirezionale
Aumentare la frequenza delle valutazioni delle performance richiede un aggiustamento dei contenuti.
Spesso, se non adeguatamente formati, i manager tendono a comportarsi come nella valutazione annuale, arrivando con un’ingente quantità di feedback per ogni membro del team.
Non solo questo processo è poco piacevole e toglie autonomia ai collaboratori, ora diventa anche più frequente!
Per renderlo un confronto produttivo, presenta il tuo feedback nella parte scritta della valutazione, ma apri l’incontro con domande come: “Cosa pensi della mia valutazione sul tuo lavoro?” oppure “Dove pensi che manchi del contesto o delle informazioni sulla tua performance, puoi aiutarmi a colmare questi vuoti?”.
Inoltre, chiedi maggiori dettagli sul loro feedback e aiutali a percepire che apprezzi davvero il loro contributo.
Come affrontare una revisione in stile “Check-In”
Se vuoi mantenerla più leggera puoi optare per una revisione in "modalità leggera".
Questa può essere una 1-1 più approfondita durante la quale si analizzano comunque gli obiettivi e si avvia una conversazione su come sta andando il tuo collaboratore diretto.
Fondamentalmente, dedichi uno dei tuoi incontri 1-1 al tema dello sviluppo del tuo collaboratore diretto.
Dovresti comunque inviare gli spunti al collaboratore diretto in anticipo per aiutarlo a prepararsi, e anche tu dovresti prepararti con alcune osservazioni più generali prima del vostro 1-1 più "strutturato".
Tuttavia, questo tipo di revisione è maggiormente a beneficio del dipendente piuttosto che una valutazione esaustiva del suo lavoro che influisce su compenso e prospettive di permanenza.
Spunti/Domande
Secondo la mia esperienza, avere una buona domanda-stimolo sia per i manager che per i collaboratori diretti è essenziale perché l'obiettivo è la discussione (non il report).
Consiglio di avere alcune domande di apertura come spunto di partenza e di usare le domande di approfondimento durante la discussione, oppure come guida su cosa dovrebbe concentrarsi il collaboratore diretto o il manager durante il confronto sullo spunto.
Ad esempio, se chiedi informazioni sugli obiettivi, le domande di approfondimento saranno sui problemi che prevedono e sul supporto di cui hanno bisogno per superarli.
Spunti per i collaboratori diretti
Auto-riflessione e risultati raggiunti
Spunto: Quali sono le 2-3 conquiste di cui sei più orgoglioso negli ultimi 6 mesi?
Domande di approfondimento/dettaglio:
- Quali obiettivi hai raggiunto o superato e cosa ti ha aiutato a farlo?
- Quali sfide hai incontrato e come le hai superate?
- Quali competenze o punti di forza hai sviluppato o utilizzato di più negli ultimi sei mesi?
Allineamento tra obiettivi e ruolo
Spunto: Come stai procedendo rispetto agli obiettivi che abbiamo concordato durante la tua ultima revisione?
Domande di approfondimento/dettaglio:
- Ci sono obiettivi attuali che necessitano una modifica a causa di cambi di priorità?
- In che modo il tuo lavoro è allineato con gli obiettivi o i valori dell’azienda?
- C’è qualche aspetto del tuo ruolo in cui ti senti disallineato o non hai chiarezza sulle aspettative?
Sviluppo e crescita
Spunto: Quali competenze o conoscenze vuoi sviluppare nei prossimi mesi?
Domande di approfondimento/dettaglio:
- Quale supporto, risorse o formazione ti aiuterebbero a raggiungere i tuoi obiettivi?
- Ci sono progetti o aree in cui vorresti essere più coinvolto?
Spunto: Quali sono i tuoi obiettivi chiave per il resto dell'anno e qual è il tuo piano per raggiungerli?
Domande di approfondimento/dettaglio:
- Come posso (io o il team) aiutarti meglio a raggiungere i tuoi obiettivi?
- Ci sono ostacoli che incidono sulla tua crescita, motivazione o coinvolgimento?
- Cosa ti farebbe sentire soddisfatto tra 6 mesi?
Feedback al manager
Spunto: Quali sono state le tue osservazioni o esperienze nel lavorare con il tuo manager?
Domande di approfondimento/dettaglio:
- Cosa ti è piaciuto del lavorare con il tuo manager?
- In quali aspetti può migliorare?
- In che modo può supportarti di più?
Spunti per i manager
Per i manager, gli spunti possono essere molto simili ma vanno mantenuti orientati a risultati e aree di sviluppo.
Questo permette a entrambe le parti di affrontare gli stessi temi dalle rispettive prospettive e di confrontarsi.
Se siete un team ben affiatato, scoprirete che siete in sintonia su molte cose, ma ci sarà sempre qualcosa che o il manager o il collaboratore diretto vedranno in modo diverso rispetto all’altro.
Potrebbe capitare che il manager sia orgoglioso di alcuni risultati che il collaboratore diretto non considera significativi, o di obiettivi che questi non ha riconosciuto.
Risultati raggiunti
Spunto: Quali sono i 2-3 risultati del tuo collaboratore diretto negli ultimi 6 mesi che desideri mettere in evidenza?
- Perché spiccano in particolare questi risultati?
Prompt: Come sta lavorando questa persona rispetto alle aspettative?
- Perché è stato assegnato proprio questo “voto”?
Allineamento tra obiettivi e ruolo
Prompt: In che modo il tuo collaboratore diretto sta progredendo rispetto agli obiettivi concordati durante l'ultima revisione?
Domande di approfondimento/dettaglio
- Ci sono degli obiettivi attuali che necessitano di aggiustamenti in base alle priorità che sono cambiate?
- In che modo il loro lavoro è allineato con gli obiettivi o i valori aziendali?
Sviluppo e crescita
Prompt: Quali competenze o conoscenze deve sviluppare il tuo collaboratore diretto nei prossimi mesi?
Domande di approfondimento/dettaglio
- Quali esempi ci sono delle aree di miglioramento individuate nel loro lavoro?
- Quali sono le lacune che noti in modo specifico?
Processo di Revisione Intermedia in 4 Passaggi
1. Pianifica il colloquio
Stabilire una scadenza ben prima di iniziare la preparazione aiuterà sia te che il tuo collaboratore diretto a lavorare insieme verso l’obiettivo di una revisione efficace. Per questo motivo è importante fissare il colloquio di revisione in calendario il prima possibile.
Nell’invito, indica chiaramente lo scopo e quali preparativi devono essere fatti in anticipo da ciascuno, ad esempio compilare un documento di revisione e leggerlo attentamente. Prepara anche un ordine del giorno, includendo punti come la discussione della revisione e la definizione degli obiettivi.
Consiglio di fissare il colloquio per almeno un’ora, ma senza superare i 90 minuti. Così avrai il tempo di affrontare tutti i temi senza tralasciare dettagli essenziali.
2. Prepara la revisione
Qualunque sia il tipo di revisione che svolgi, il modo migliore per affrontarla è che sia i manager che i collaboratori scrivano in anticipo una risposta a una serie di prompt prima del colloquio vero e proprio.
Queste risposte potranno poi essere lette prima dell’incontro, così da poterle approfondire insieme durante la revisione.
In questo modo, il colloquio sarà subito produttivo e si entrerà rapidamente nel vivo della discussione.
In pratica, il processo sarà:
- Il collaboratore diretto compila la propria auto-valutazione
- Il manager compila la sua valutazione (facoltativamente può anche raccogliere feedback da pari)
- Entrambi i documenti vengono condivisi e ognuno ha il tempo di leggerli per intero
- Colloquio per discutere la revisione e definire gli obiettivi per i prossimi 6 mesi.
3. Conduci il colloquio
Nulla dovrebbe essere una vera sorpresa, ma non si può mai sapere come le persone reagiranno a certi feedback. Per questo motivo il colloquio andrebbe sempre svolto in uno spazio privato, ad esempio una sala riunioni o un luogo equivalente.
All’inizio ascolta con l’intento di capire meglio: come hanno vissuto il tuo feedback? Ci sono dubbi o problematiche? C’è qualcosa che non hanno menzionato nella revisione dal loro punto di vista?
Infine, sii empatico. Sarà molto più probabile che le persone accettino obiettivi ambiziosi e cambiamenti se percepiscono che vengono ascoltati e il manager comprende il loro punto di vista.
4. Segui il collaboratore
Non dimenticare di ringraziare il tuo collaboratore anche per il suo feedback finale: può darsi che non sia stato facile esprimersi.
Per concludere, conferma i prossimi passi. Può essere necessario un altro incontro per suddividere gli obiettivi più ampi in attività più gestibili oppure concordare un follow up nei colloqui one-to-one.
Assicurati che sappiano che sarai al loro fianco lungo il percorso e che il tuo ruolo non è quello di trovare lacune nelle competenze solo due volte l’anno.
8 Consigli per Revisioni Intermedie Efficaci
C’è il rischio concreto che le revisioni si trasformino in una semplice lista di controllo, da spuntare ogni 6 mesi: ecco come evitare che accada.
1. Ricorda sempre gli obiettivi
Per esempio:
- Aiutare collaboratori e manager a migliorarsi
- Riconoscere l’impegno e i risultati ottenuti
- I risultati della revisione devono tradursi in obiettivi chiari e piani di sviluppo.
2. Usa esempi
Menziona solo ciò che può essere dimostrato, gli esempi sono i tuoi migliori alleati. Se la persona che ti riporta direttamente vede che le tue critiche nei suoi confronti si basano solo su delle "sensazioni", è il modo più sicuro per perdere fiducia.
3. Sii conciso
Mantieni le recensioni concise e dirette al punto, questo aiuterà a comunicare le cose più importanti sia per il manager sia per la persona e a non confondere le questioni.
Ad esempio, se hai un feedback critico puoi menzionare 1-2 esempi in cui questa situazione si è verificata, non portare un elenco infinito.
Se sei anche troppo prolisso o usi un linguaggio eccessivamente "attenuante", il messaggio sull’importanza che cambino o mantengano una determinata direzione si perderà.
4. Non saltare la preparazione
Come per la maggior parte delle attività, la preparazione è fondamentale, anche se richiede tempo. Una buona preparazione significa che il meeting finale sarà molto più produttivo e dovrai passare meno tempo a spiegare il contesto, così potrai avviare una vera discussione.
5. Fai un follow-up, un follow-up e ancora un follow-up
Controllare costantemente con la persona, durante i 1-1, è importante per assicurarsi che si sentano supportati e riconosciuti lungo tutto il percorso.
In questo modo possono vedere che i manager sono veramente coinvolti nel loro sviluppo. Non permettere che le tue osservazioni nelle recensioni rimangano un episodio isolato.
Sebbene le review siano un buon momento per fermarsi e riflettere, il feedback deve essere tempestivo e continuativo.
6. Assicurati di dare priorità
Sia chi scrive la review sia chi la riceve dovrebbero davvero investire tempo ed energie in ogni valutazione. Non dovrebbe ridursi a un’attività da 20 minuti per rispondere alle domande sopra.
La stagione delle recensioni potrebbe richiedere qualche straordinario, quindi tenere buoni appunti durante i 1-1 sarà fondamentale, perché molti degli argomenti della valutazione emergeranno da questi incontri.
7. Mantieni la comunicazione a doppio senso
La review stessa dovrebbe essere una discussione, non lo spazio affinché il manager elenchi solo una serie di cose da migliorare per il dipendente.
8. Documenta ogni cosa
Tieni traccia durante l’anno di ogni review per monitorare i progressi. Personalmente, tengo un link al documento della valutazione nel documento dei 1-1 per un facile riferimento e promemoria.
Considerazioni finali
Le review di metà anno sono un modo davvero efficace per avvicinarsi a feedback più frequenti e tempestivi, che aiutano ogni individuo a orientarsi più facilmente nello sviluppo e acquisire nuove competenze.
Questo può tradursi in cambiamenti più rapidi per l’azienda e nella capacità di resistere ai cambiamenti del mercato, dei clienti, ecc.
Alla fine ogni azienda ha la possibilità di scegliere come gestire le performance del proprio team.
C’è spazio per sperimentare e ci sono molte scuole di pensiero su come condurre le performance review e sulla frequenza, ecc. Ad esempio, alcune aziende scelgono anche le review trimestrali.
Tuttavia, una cosa è certa: serve creare meccanismi per dare e ricevere feedback e sostenerli nel tempo.
Finché coinvolgi il team lungo il percorso, sono certo che saranno pronti a abbracciare feedback più frequenti e opportunità di crescita e promozione!
