Come Funzionano i Sistemi di Gestione delle Candidature?
I sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) sono utilizzati da molte organizzazioni per aiutare nella ricerca di nuovi assunti e nella gestione del loro percorso durante il processo di assunzione.
Se ti occupi di reclutamento all'interno di un'organizzazione o come consulente esterno, senza dubbio hai sentito parlare dei sistemi di tracciamento dei candidati (ATS). Tuttavia, essendo qui, forse non sei ancora sicuro al 100% di come funzionino.
In questo articolo ti mostreremo come funzionano i sistemi di tracciamento dei candidati e come possono aiutarti in ogni fase del processo di selezione.
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Che cos'è un sistema di tracciamento dei candidati?
Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) è un tipo di software per il reclutamento progettato per rendere il processo di selezione più efficiente, ridurre il lavoro manuale e migliorare la qualità delle assunzioni aiutando le aziende a individuare e gestire rapidamente i candidati qualificati.
I sistemi di tracciamento dei candidati funzionano automatizzando e semplificando varie attività come la pubblicazione delle offerte di lavoro, la comunicazione con i candidati, il tracciamento degli aspiranti nelle diverse fasi del processo di selezione e l'organizzazione delle informazioni sui candidati in un database centralizzato.
Come funzionano i sistemi di tracciamento dei candidati?
In sostanza, l'ATS è progettato per aiutare i recruiter a gestire i candidati dal primo contatto fino al colloquio finale e (si spera) all'accettazione dell'offerta.
A seconda dell'applicazione, possono anche assistere il responsabile delle assunzioni nella pubblicazione delle offerte di lavoro, nella ricerca dei candidati, nell'analisi e valutazione dei profili, nei colloqui e nelle offerte durante tutto il processo di selezione.
Il nucleo di qualsiasi software di tracciamento dei candidati è un database che memorizza i dettagli del candidato e le informazioni relative alla sua candidatura, ad esempio il curriculum, la lettera di presentazione e i feedback sui colloqui.
I team di selezione possono quindi configurare lo strumento in base al proprio processo di selezione e far avanzare i candidati man mano che progrediscono nelle diverse fasi. Basta con i noiosi fogli di calcolo!
Le automazioni all'interno del programma, come i promemoria, aiuteranno a garantire che nessun passaggio venga dimenticato e che nessuno "scivoli tra le maglie della rete".
Altre funzionalità utili includono la possibilità di inviare rifiuti tramite email in massa sulla base di determinati criteri.
I professionisti HR che partecipano a summit sulle soluzioni di staff spesso acquisiscono una comprensione più approfondita su come integrare efficacemente i sistemi di tracciamento dei candidati. Partecipare ai summit può far vedere chiaramente come i sistemi di tracciamento rendano più efficiente il reclutamento e permettano di individuare più rapidamente i migliori talenti.
Quali sono le funzioni chiave di un sistema di tracciamento dei candidati?
Come ogni software di selezione, ogni fornitore di ATS offre diverse funzionalità e caratteristiche extra.
Alcuni, ad esempio, ti aiutano a esplorare il mercato e trovare i candidati, oltre ad analizzare le candidature.
Altri ti permettono di automatizzare i processi di selezione come la programmazione di un colloquio. Le principali funzionalità dei sistemi di tracciamento includono:
Pubblicazione offerte di lavoro
Alcuni ATS fungono anche da piattaforme per la pubblicazione di offerte di lavoro che ti permettono di pubblicare rapidamente le descrizioni delle posizioni sia sulle pagine carriere della tua azienda sia su un job board o sulle reti sociali.
I vantaggi di questo risparmio di tantissimo tempo e annunci di lavoro coerenti sono subito evidenti!
Invio email ai candidati
Una volta identificata una lista di candidati potenziali, la maggior parte degli ATS può aiutarti a strutturare, inviare, tracciare e ottimizzare le email personalizzate come parte del processo di acquisizione talenti.
Database dei candidati
Le informazioni sui candidati, comprese tutte le interazioni avute, vengono archiviate (anche se è importante verificare per quanto tempo sia legale conservarle), permettendoti di costruire un database dei candidati e mantenere i rapporti nel tempo. Ecco perché gli ATS sono talvolta chiamati anche software database per la selezione.
Importazione dei curriculum
Dopo che i candidati hanno iniziato a rispondere alla tua offerta, probabilmente riceverai curriculum da molte fonti diverse.
Alcuni candidati potrebbero persino optare per la vecchia maniera e inviartelo per posta o consegnarne una copia cartacea.
La migliore soluzione ATS offrirà opzioni di importazione flessibili, dalla scansione di copie cartacee all'integrazione delle candidature di Indeed nel tuo database. (Utilizzare un software di screening dei curriculum supplementare può rendere questo processo ancora più efficiente se stai gestendo un grande volume di candidati).
Un software ATS facilita la raccolta di tutte le candidature in un unico posto.
I curriculum elettronici vengono rapidamente importati nel sistema, le copie cartacee vengono trasformate in documenti digitali che possono essere scansionati per individuare parole chiave e metriche di esperienza rilevanti, e i dati provenienti da siti web esterni vengono resi utili e facilmente leggibili dall’utente finale.
Parsing dei curriculum
La funzione di parsing dei curriculum è ideale quando si ricevono molte candidature, permettendo di analizzare rapidamente centinaia di CV utilizzando fattori pre-selezionati.
Una scansione ATS aiuta anche a trovare le informazioni rilevanti ovunque si trovino nel documento.
Nonostante esistano alcuni standard nel formato dei curricula, ognuno è diverso. Ad esempio, alcuni candidati elencano le loro competenze sotto ogni esperienza lavorativa, mentre altri creano un’intestazione separata alla fine.
La funzione di parsing dei curriculum estrae parole chiave da ciascun CV, indipendentemente dal formato, e categorizza ogni candidato in base a chi meglio corrisponde alla descrizione della posizione aperta.
Pianificazione dei colloqui
L’ATS può sincronizzarsi con i calendari e utilizzare un software di pianificazione dei colloqui integrato per automatizzare la programmazione dei colloqui e inviare informazioni e promemoria necessari.
Monitoraggio dei candidati
Un sistema ATS aiuta il team delle risorse umane a tenere traccia di chi è stato contattato, a che fase è ogni candidato e quando potrebbe essere opportuno fare un follow-up. Questo aiuta a ottimizzare il processo di selezione e garantire un’ottima esperienza candidati.
Analisi dei dati
Se il tuo team HR ha dei target da raggiungere, anche questi dovrebbero poter essere monitorati e riportati dalla piattaforma ATS.
Potrai monitorare e generare report su metriche di recruiting fondamentali, ad esempio quali sono le fonti più efficaci e in quale fase si verifica il maggior abbandono dei candidati.
Funzionalità di analisi più avanzate potrebbero avere un costo maggiore, quindi verifica cosa è incluso nel tuo canone ATS.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un ATS?
Affrontiamo questo tema in maniera più approfondita nel nostro articolo sui benefici dell’ATS, ma in sintesi utilizzare un ATS può portare alla tua organizzazione i seguenti vantaggi:
- Efficienza e risparmio di tempo: Centralizza la gestione dei dati e ottimizza il processo di selezione.
- Migliore esperienza per i candidati: Semplifica la candidatura e automatizza le comunicazioni, contribuendo a una miglior esperienza per il candidato.
- Migliore organizzazione e collaborazione: Standardizza i processi e favorisce la collaborazione tra i membri del team.
- Reportistica e analisi avanzate: Strumenti di recruiting analytics integrati per ottenere insight basati sui dati e garantire la compliance.
- Scalabilità: Gestisce grandi volumi e consente flussi di lavoro HR personalizzabili tramite workflow HR.
- Riduzione dei costi: Riduce la dipendenza dai recruiter e i costi amministrativi.
- Migliore qualità dei candidati: Mira a una pubblicità delle offerte di lavoro più mirata e migliora l'abbinamento delle competenze.
Nel complesso, un ATS ottimizza il recruiting, migliora le decisioni di assunzione e rafforza la strategia di selezione.
Quante aziende utilizzano software ATS?
Almeno il 40% delle aziende utilizza attualmente una piattaforma ATS. Tuttavia, questa percentuale è in crescita poiché le aziende in tutto il mondo si stanno concentrando sull’adozione di tecnologie più avanzate nell'era di internet, dei big data e degli ecosistemi online.
La maggior parte delle grandi aziende utilizza ATS o altri tipi di software per il recruiting da molto tempo, sia tramite sistemi esterni che portali candidati integrati nel proprio software HR.
Tuttavia, fortunatamente, ora ci sono opzioni disponibili anche per le piccole e medie imprese per investire in questi sistemi e beneficiarne.
Ecco perché abbiamo compilato questa utile lista dei migliori sistemi di tracciamento candidati per piccole imprese.
Un'esperienza di assunzione migliore per entrambe le parti
Il software ATS può farti risparmiare tempo, e quindi denaro, automatizzando gran parte del processo di reclutamento di nuovi dipendenti.
Questo è particolarmente vero per i moderni sistemi ATS alimentati dall'intelligenza artificiale, poiché possono accelerare significativamente il processo di screening dei candidati.
Ciò che è più efficiente per i team di selezione lo è anche per i candidati; inoltre, gli ATS probabilmente miglioreranno l'esperienza dei candidati e contribuiranno a garantire che nessuno venga trascurato. Tuttavia, è importante scegliere l'ATS più adatto alle tue esigenze.
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