Come Scrivere una Descrizione del Lavoro: Guida di un Esperto

Serve come guida sia per i potenziali candidati sia per i responsabili delle assunzioni e per gli altri membri del team di selezione.

Dovrebbe contenere informazioni sufficienti a suscitare l'interesse dei candidati e motivarli a partecipare al processo di selezione.

È anche un’occasione per offrire una panoramica sulla cultura aziendale, sulla mission e sui valori, aiutando ad allineare le aspettative tra datori di lavoro e dipendenti.

Componenti di una Job Description

Titolo della posizione

Indica chiaramente il titolo della posizione, che deve rispecchiare accuratamente la posizione e il suo livello all'interno dell'organizzazione.

Esempi: Chief Operating Officer (COO), Direttore Marketing, Senior Software Engineer, Team Leader Vendite, Coordinatore Risorse Umane, Addetto Assistenza Clienti.

Obiettivo della posizione

Fornisci una breve panoramica del lavoro, descrivendo il suo scopo principale e come si inserisce nell'organizzazione.

Mansioni e responsabilità

Elenca le principali attività e responsabilità legate alla posizione. Utilizza elenchi puntati per maggiore chiarezza e inizia ogni punto con un verbo d’azione (ad esempio, "Gestire", "Sviluppare", "Coordinare").

Requisiti richiesti

Dettaglia le qualifiche richieste, inclusi educazione, certificazioni, esperienza e competenze necessarie.

Formazione

Specifica il livello di istruzione necessario affinché un dipendente possa svolgere efficacemente i compiti e le responsabilità del ruolo. Indica chiaramente i campi di studio rilevanti, i tipi di laurea o le aree di specializzazione specifiche che forniscono le conoscenze richieste per questa posizione.

Esperienza

Specifica gli anni minimi di esperienza lavorativa a tempo pieno richiesti per il ruolo, insieme ai tipi di esperienza rilevanti necessari per la candidatura.

Se gli stage, le esperienze di lavoro durante gli studi universitari o l’attività assistenziale post-laurea sono considerati validi, indicalo chiaramente come esperienze qualificanti.

Conoscenze, competenze e abilità

Definisci chiaramente il livello di conoscenza richiesto per accedere alla posizione specificando la profondità di comprensione richiesta. Usa le seguenti definizioni come guida:

• Conoscenza operativa: Comprensione di base dei principi e della terminologia che consente di risolvere problemi semplici.
• Conoscenza generale: Competenza sufficiente per affrontare compiti standard e situazioni lavorative tipiche, inclusa familiarità con gli aspetti principali della materia.
• Conoscenza approfondita: Comprensione avanzata dell’argomento, che permette di risolvere problemi complessi, fornire consulenza tecnica e fungere da riferimento per gli altri.
• Conoscenza completa: Padronanza a livello di esperto, includendo una conoscenza approfondita, pensiero innovativo e lo sviluppo di nuovi concetti o approcci (utilizza questo livello solo per ruoli altamente specializzati).

Inoltre, elenca competenze e abilità specifiche essenziali per il successo nel ruolo e includi eventuali licenze o certificazioni obbligatorie.

Requisiti preferenziali

Un elenco ampliato di requisiti preferenziali può aiutare a valutare meglio il potenziale di successo e produttività del candidato nel ruolo.

Anche se non sono essenziali per svolgere le responsabilità principali della posizione, questi requisiti migliorano la capacità del candidato di eccellere. 

I requisiti preferenziali sono considerati "un valore aggiunto" e possono comprendere ulteriori titoli di studio, esperienze rilevanti, conoscenze specialistiche, competenze avanzate e abilità specifiche che si allineano con gli obiettivi del ruolo e le esigenze dell’organizzazione.

Includere tali criteri offre un quadro più chiaro del candidato ideale, pur mantenendo flessibilità nel processo di assunzione.

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Department

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Condizioni di lavoro

Descrivi le condizioni di lavoro e le richieste fisiche direttamente collegate alle mansioni essenziali del lavoro per garantire la conformità con l'Americans with Disabilities Act (ADA). 

Specifica il tipo, l'intensità (livello di sforzo), la frequenza (quanto spesso) e la durata (periodo di tempo) delle capacità fisiche o mentali richieste.

Considera i seguenti fattori:

• Ambiente di lavoro: Specifica se il lavoro si svolge al chiuso (es. ufficio) o all'aperto e menziona le condizioni ambientali rilevanti.
• Rischi di esposizione: Segnala eventuali esposizioni a materiali pericolosi, temperature estreme, rumore elevato o altri rischi ambientali.
• Requisiti fisici: Includi mansioni fisiche essenziali come arrampicarsi, stare in piedi, chinarsi, piegarsi o digitare.
• Sollevamento/sforzo fisico: Definisci il livello di sforzo fisico richiesto:
  • Sedentario: Fino a 10 libbre
  • Leggero: Fino a 20 libbre
  • Medio: Fino a 50 libbre
  • Pesante: Oltre 50 libbre
• Orario di lavoro: Indica se il ruolo richiede di lavorare di notte, nei fine settimana o di essere regolarmente reperibile.
• Località e requisiti di viaggio: Specifica il luogo e se sono richiesti spostamenti, inclusa la frequenza e le destinazioni se applicabile.
• Designazione del personale di emergenza: Chiarisci se la posizione è considerata essenziale durante emergenze o operazioni critiche.

Queste informazioni assicurano che le aspettative lavorative siano chiaramente definite sostenendo al contempo un processo di assunzione inclusivo e conforme.

Missione, visione e valori aziendali

Dichiara chiaramente la missione, la visione e i valori fondamentali dell'organizzazione per trasmettere il tuo scopo e gli obiettivi a lungo termine.

Questo aiuta i candidati a comprendere i principi guida dell'azienda, le aspettative culturali e il contributo del loro ruolo al successo complessivo.

Retribuzione, benefici, bonus

Valuta la possibilità di illustrare la retribuzione, i benefici e la struttura dei bonus associati al ruolo per impostare aspettative trasparenti per i candidati. 

Potresti voler includere una fascia retributiva, i benefit, la struttura di bonus e commissioni e i vantaggi che offri.

Comunicare chiaramente questi aspetti assicura che i candidati comprendano il pacchetto retributivo complessivo e possano valutare il valore totale del ruolo.

Come scrivere una job description: processo in 4 fasi

1. Crea un titolo di lavoro semplice e facilmente comprensibile

Inizia con il titolo della posizione. Il mio mantra è usare un linguaggio semplice e di facile comprensione.

Se esiste già una convenzione di denominazione per una determinata posizione, non è necessario inventare. In caso contrario, le persone avranno difficoltà a comprendere se sono adatte al ruolo solo dal titolo. 

Esempio: Se la posizione è Account Manager, chiamala così invece di "Guru delle relazioni con i clienti" o altro.

2. Definisci responsabilità e risultati

Successivamente delinea le responsabilità della posizione e come contribuiscono agli obiettivi della tua organizzazione. I candidati desiderano queste informazioni!

Se hai difficoltà a creare le responsabilità, fai un lungo elenco di tutte le mansioni che ti vengono in mente e che chi ricopre questa posizione dovrà svolgere.

Puoi usare uno schema simile a quello che creeresti per la tua strategia di ricerca dei candidati per aiutarti a organizzare le idee.

Quindi, riduci l'elenco delle mansioni che hai compilato. L’obiettivo è essere informativi senza sovraccaricare di informazioni. 4-6 punti elenco per responsabilità, e altrettanti per le competenze, rappresentano un buon parametro.

Dopo aver deciso quali responsabilità includere, ripensa alla tua missione aziendale. Forse hai qualche OKR o obiettivi per il team a cui queste mansioni contribuiranno.

Inizia a definirle come risultati e aggiungile all'elenco. In questo modo, puoi collegare un insieme specifico di responsabilità a un risultato.

Esempio

Supponiamo che tu stia assumendo un Tech Talent Partner. Potresti includere queste responsabilità e risultati desiderati nella descrizione del ruolo:

• Ricercare, coinvolgere e selezionare candidati nell’area prodotto e ingegneria per aiutarci a crescere da X a XX unità nei prossimi 9 mesi.
• Collaborare con i manager per creare piani di assunzione e di inserimento e priorità per supportare la crescita e garantire un'ottima esperienza ai nuovi assunti.

Continua a collegarti alla missione aziendale e al motivo per cui esistete. Questo crea un senso di appartenenza per il ruolo e, di conseguenza, per il potenziale candidato che legge.

3. Definisci le competenze e le caratteristiche necessarie

A partire da qui, inizia a pensare alle competenze, l’esperienza rilevante, l’istruzione, le certificazioni e le caratteristiche richieste affinché una persona sia considerata un candidato qualificato.

Questo deve essere davvero mirato al pubblico a cui è rivolta la posizione aperta.

Competenze e caratteristiche per ruoli entry-level

Se stai assumendo per un ruolo entry-level, non indicare 2-3 anni di esperienza in X.

Questo "serve esperienza per ottenere esperienza" è un paradosso talmente diffuso da essere stato trasformato in un meme molto popolare.

Per un ruolo entry-level, concentrati maggiormente sulle caratteristiche e sulle ambizioni del candidato potenziale. Ad esempio, se stai cercando un addetto amministrativo alle prime armi, includi aspetti come:

• Attenzione ai dettagli
• Organizzazione
• Capacità di dare priorità

L’esperienza in questi ambiti può arrivare in molte forme e non deve necessariamente derivare da precedenti lavori amministrativi.

Competenze e caratteristiche per ruoli non entry-level

Per ruoli non entry-level, dovrai includere esperienze specifiche, requisiti o anche qualifiche per attrarre i candidati giusti.

Specificare il numero minimo di anni di esperienza è un argomento divisivo. Alcune aziende ci giurano, altre preferiscono lasciare il requisito più vago.

Un aspetto a cui fare attenzione, però, è di non richiedere più anni di esperienza di quelli in cui la tecnologia esiste, come nell'esempio qui sotto:

Qui lascio decidere a te, perché capisco entrambi i punti di vista. Personalmente, penso che una linea guida generale possa essere utile ma non dovrebbe essere considerata assoluta, e tendo a non usarla.

4. Sottolinea perché la tua azienda è un ottimo posto in cui lavorare

Più il candidato è valido, più opzioni di carriera avrà: è un dato di fatto.

Quindi, anche se è importante fornire informazioni sul lavoro, è altrettanto importante dare ai potenziali candidati un assaggio di ciò che la cultura aziendale può offrire.

Valuta di aggiungere un riepilogo e alcuni punti elenco sui seguenti aspetti:

• Missione e valori dell'azienda
• Tipo di ambiente di lavoro (cioè in presenza, da remoto o ibrido)
• Agevolazioni (ad es. codice di abbigliamento informale o pranzi gratuiti il venerdì)
• Pacchetti di benefit (ad es. assicurazione sanitaria, odontoiatria e copertura per la salute mentale)
• Iniziative per la salute e il benessere
• Opportunità di sviluppo professionale
• Politiche su ferie e permessi retribuiti
• Politiche per un'assunzione equa e/o inclusiva

Ricorda che il tuo annuncio di lavoro sta promuovendo l’intera azienda, non solo la posizione vacante.

Questo è il momento in cui avere una chiara proposta di valore per il datore di lavoro (EVP) ti aiuterà enormemente. Sostanzialmente, una EVP è un insieme di benefici e offerte unici che un datore di lavoro promette di fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, esperienza e impegno. 

Pensala come il valore che un’organizzazione offre ai suoi dipendenti in cambio del loro contributo.

Best practice per scrivere la descrizione di una posizione lavorativa

1. Crea un modello standard per la descrizione della posizione lavorativa

Qui è dove puoi integrare il tuo employer branding e, idealmente, collaborare con il responsabile marketing. 

Vuoi creare un'identità in cui alcuni elementi siano standardizzati e facilmente riconoscibili—per esempio, intestazioni che guidino l’occhio nella pagina e le informazioni sull’azienda.

2. Utilizza un tono di voce coerente

Anche il tono di voce è qualcosa su cui il marketing può aiutarti, poiché è una componente dell’identità del brand del datore di lavoro. Se non ti è chiaro cosa intendo per 'tono di voce', ecco alcuni esempi di come il tono influisce sulle descrizioni di lavoro.

Esempi di tono di voce

1. Voce diretta (tu) vs voce passiva. Sono un grande sostenitore dell’uso del “Tu” nelle descrizioni di lavoro. Credo crei vicinanza con il candidato e aiuti a visualizzare e umanizzare l’esperienza. Questo è in contrasto con la voce passiva, che risulta come: “Il candidato ideale per questa posizione dovrà avere...”
2. Formalità del linguaggio. Alcune aziende comunicano con un tono molto formale, altre con un linguaggio più rilassato—entrambi vanno bene e dicono qualcosa sulla cultura dell’organizzazione. Ma se il tono della tua azienda è informale e le tue descrizioni di lavoro sembrano un invito reale di gala, rischi di rappresentare male la tua azienda e confondere i candidati.

3. Mantienilo semplice 

Usa un linguaggio semplice e accessibile (a meno che tu non stia parlando di termini tecnici specifici). Nessuno sarà impressionato se dovrà consultare il dizionario per capire la tua descrizione di lavoro — a meno che tu non stia cercando un autore di dizionari!

4. Mantienilo conciso 

Ogni posizione comporta una montagna di responsabilità e compiti da includere. Ma se elenchi tutto, otterrai un muro di testo che pochi leggeranno. 

I punti elenco sono tuoi alleati, ed è possibile raggruppare alcune attività e riassumerle in un solo punto elenco (vedi l’esempio sopra del Tech Talent Partner).

5. Collega le responsabilità ai risultati

Cerca di aiutare la persona a immaginarsi nel ruolo collegando le responsabilità ai risultati e questi ultimi agli obiettivi del team o dell’azienda. 

Vuoi che il candidato giusto si immagini già mentre cresce insieme alla tua azienda.

6. Sperimenta

Come per tutte le cose che riguardano il recruitment marketing, è utile innovare e sperimentare un po’. 

Prova magari a scrivere un paio di descrizioni per ogni ruolo e a fare dei test A/B per vedere quale performa meglio in termini di quantità e, ancora più importante, qualità dei candidati.

Dovrai anche aggiornare regolarmente le descrizioni delle posizioni man mano che il tempo passa e l’organizzazione evolve.

5 aspetti da tenere d’occhio in una descrizione di lavoro

1. Requisiti superflui

Sono fermamente convinto che, se tutto ciò che scrivi è "ottime capacità comunicative" o "attenzione ai dettagli", non conosci abbastanza bene la persona che deve ricoprire il ruolo.

Devi pensare a quali tipi di capacità comunicative sono richieste ed essere più esplicito. Requisiti lavorativi vaghi o addirittura ridicoli sono un modo rapido per allontanare i talenti migliori.

Ad esempio, un Product Manager potrebbe aver bisogno di "dimostrate capacità di comunicazione cross-funzionale in cui sia in grado di comprendere sia le esigenze aziendali che quelle tecniche".

Questo fornisce maggiori indicazioni.

2. Requisiti di istruzione

Questo è un argomento delicato ma, ciò che posso dire è: pensa a ciò che è davvero necessario.

Se è richiesto un titolo o una certificazione specifica, è assolutamente giusto menzionarlo.

Ma un "voto minimo di 2:1 ottenuto in una delle prime 20 università" è incredibilmente esclusivo. Dovremmo cercare di abbandonare questa pratica, soprattutto considerando i tanti percorsi alternativi verso una carriera.

3. Linguaggio esclusivo

Un linguaggio esclusivo nelle descrizioni delle posizioni può scoraggiare candidature diverse e creare un ambiente non inclusivo.

È importante utilizzare un linguaggio inclusivo per attrarre un bacino di talenti più ampio, migliorare la reputazione dell’azienda e garantire la conformità normativa.

Esempi includono l'uso di termini neutri rispetto al genere e l’evitare frasi specifiche sull’età o culturalmente tendenziose.

4. Formattazione sulle bacheche di lavoro

Presta attenzione a come la tua formattazione potrebbe apparire sulle diverse bacheche di annunci di lavoro. Spesso mi sono impegnato a lungo su titoli e punti elenco ben realizzati, solo per poi vedere che il portale pubblica un muro di testo una volta inserito l’annuncio.

Cerca il pulsante di anteprima, leggi le regole di formattazione del portale (di solito sulla pagina dell’editor) o, almeno, assicurati di visualizzare l’annuncio dal vivo subito dopo la pubblicazione per verificare la formattazione.

5. Fascia salariale

In sempre più giurisdizioni è obbligatorio indicare una fascia di stipendio o una banda salariale in un annuncio di lavoro.

Credo che questa sia una mossa interessante per livellare il campo e dare più potere ai candidati in fase di negoziazione.

Se intendi adeguare lo stipendio a seconda della posizione geografica di un candidato remoto, assicurati di specificarlo.

Strumenti Utili

Scrivere una descrizione di lavoro da zero può portare a una vera e propria "sindrome da pagina bianca", cioè quel malessere in cui, fissando la pagina vuota, anche la tua mente si svuota. Ecco alcuni strumenti che possono aiutarti:

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Leggi altre descrizioni di lavoro per avere un punto di partenza

Sembra banale, ma se davvero hai difficoltà a cominciare a descrivere una posizione (succede spesso per ruoli junior o operativi), dai un’occhiata a come lo fanno le altre aziende. 

Dai un’occhiata ad alcuni esempi di concorrenti, ma anche ad aziende completamente diverse, per osservare quali sono le somiglianze e le differenze (ad esempio, se sei una società B2B SaaS, guarda come le aziende di beni di consumo descrivono questo ruolo).

Utilizza un gender decoder per individuare un linguaggio esclusivo

Numerosi studi hanno riscontrato due grandi differenze nel modo in cui uomini e donne si candidano per le offerte di lavoro. 

In generale, le donne tendono a soddisfare il 100% dei requisiti richiesti per una posizione prima di candidarsi (ecco perché si consiglia di riassumere e ridurre il numero di punti elenco) e sono meno propense a rispondere a un linguaggio eccessivamente aggressivo o esclusivo.

Recentemente ho visto "Entrerà a far parte di un team di 4 uomini". Bene aver usato Lui/Lei (meglio ancora sarebbe Tu), ma poi hanno rovinato tutto con il team di 4 uomini. È un modo di dire?—sì. Può essere esclusivo?—anche sì.

Esistono diversi strumenti per questo. Datapeople e Textio sono strumenti a pagamento con funzionalità avanzate come decodificatori di linguaggio e alcune forme di intelligenza artificiale (ad es. riconoscono i modi di dire), mentre Genderdecoder è più semplice ma gratuito. 

Potrebbe sorprenderti ciò che può essere considerato linguaggio esclusivo, specialmente se non hai mai dovuto analizzare a fondo la tua scrittura. Un recente studio ha scoperto che il linguaggio può persino influenzare l'età media dei candidati.

Chat GPT

ChatGPT e altri chatbot possono aiutarti a scrivere descrizioni di lavoro fornendo testi chiari, inclusivi e coinvolgenti su misura per le tue esigenze. Quando usi ChatGPT per scrivere descrizioni di lavoro, segui queste buone pratiche:

1. Fornisci dettagli chiari: Descrivi chiaramente le responsabilità del ruolo, le competenze richieste, le qualifiche e qualsiasi valore aziendale o aspetto culturale specifico per garantire contenuti accurati e pertinenti.
2. Punta sull'inclusività: Sottolinea l'uso di un linguaggio inclusivo per attrarre una gamma diversificata di candidati, evitando termini che potrebbero escludere involontariamente determinati gruppi.
3. Revisione e modifica: Rivedi e affina sempre il contenuto generato per precisione, tono e allineamento con la voce aziendale definita nel brand di datore di lavoro.
4. Assicurati della conformità legale: Verifica che il linguaggio utilizzato sia conforme alle leggi sulle pari opportunità di lavoro e alle altre normative rilevanti.

Esempio di prompt:

"Scrivi una descrizione dettagliata della posizione di [Titolo del Lavoro]. Includi una panoramica convincente del ruolo, le responsabilità principali, le qualifiche richieste (formazione, esperienza, competenze), le qualifiche preferenziali, le condizioni di lavoro, le richieste fisiche e eventuali benefit o vantaggi offerti. Adatta il tono al contesto [professionale/informale/coinvolgente] e allinea il contenuto agli standard di settore."

Sistemi di tracciamento dei candidati

Infine, alcuni sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) offrono anche modelli di descrizioni di lavoro che puoi usare e suggerimenti su come ottimizzare gli annunci per la SEO affinché appaiano alle persone giuste.

Assicurati di verificare queste opzioni e, se hai uno specialista SEO interno, valuta con lui cos'altro puoi fare.

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