Come scrivere una RFP per i servizi globali di gestione delle paghe

A differenza di una RFP standard per la gestione delle paghe, una RFP globale dovrebbe chiedere ai fornitori di spiegare come erogheranno il servizio in ciascun Paese, se si affidano a partner locali, come vengono gestiti gli adempimenti e i pagamenti previsti dalla legge, come circolano i dati delle paghe tra sistemi e giurisdizioni e come verrà organizzata l'implementazione per fasi nelle diverse sedi.

Questo offre alle funzioni HR, finanziaria, legale, acquisti e IT una base più coerente per confrontare i fornitori di servizi globali per la gestione delle paghe.

Avete davvero bisogno di una RFP globale per la gestione delle paghe?

Una RFP formale è appropriata quando il numero di Paesi, interlocutori e rischi operativi coinvolti è troppo complesso per essere gestito con una semplice dimostrazione e un listino prezzi.

Consente a ciascun fornitore di rispondere agli stessi requisiti globali per la gestione delle paghe e rende più facile confrontare le differenze nella copertura dei Paesi, nell'assegnazione delle responsabilità di conformità, nell'implementazione e nell'erogazione del servizio.

I segnali più chiari che ne avete bisogno sono:

• State espandendo la gestione delle paghe in più Paesi o regioni contemporaneamente.
• State consolidando diversi fornitori locali o regionali di servizi paghe in un'unica soluzione globale per la gestione delle paghe.
• Operate attraverso più entità giuridiche o utilizzate modelli diversi di gestione della forza lavoro nei vari Paesi.
• Avete bisogno di una maggiore chiarezza sulla responsabilità per gli adempimenti fiscali locali, i pagamenti previsti dalla legge e gli obblighi di conformità.
• Avete bisogno di report sulle paghe e integrazioni coerenti tra il vostro sistema informativo delle risorse umane, il sistema ERP e i sistemi finanziari.
• La vostra organizzazione richiede un processo formale di approvvigionamento o l'approvazione da parte degli interlocutori di HR, finanza, area legale, IT e acquisti.

Quando una RFP potrebbe essere eccessiva

Se la vostra decisione relativa alle paghe riguarda un solo Paese, un'unica entità o un servizio definito in modo restrittivo, una RFP globale completa potrebbe richiedere più lavoro di quanto valore generi.

Una RFP standard per la gestione delle paghe, una RFP per i servizi paghe o una RFQ mirata potrebbero essere più adatte quando non avete bisogno di confrontare la copertura di più Paesi, i modelli di conformità locale o le capacità di implementazione globale.

RFI, RFP e RFQ: qual è la differenza?

Una RFI analizza i servizi globali disponibili per la gestione delle paghe, una RFP confronta soluzioni personalizzate e una RFQ richiede un'offerta economica per requisiti definiti. Non tutti gli acquisti richiedono una RFP, quindi scegliere il documento giusto vi aiuta a raccogliere informazioni pertinenti senza creare lavoro inutile.

Utilizzate questo confronto per scegliere il documento più adatto alla fase del vostro processo di approvvigionamento dei servizi paghe:

Tipo di documento	Obiettivo	Quando utilizzarlo	Cosa includere	Livello di dettaglio richiesto
Richiesta di informazioni (RFI)	Conoscere le capacità dei fornitori e le opzioni disponibili sul mercato	State definendo i requisiti o esplorando i fornitori	Paesi supportati, modelli di servizio, copertura degli adempimenti, integrazioni e capacità generali	Da basso a moderato
Richiesta di proposta (RFP)	Confrontare approcci completi al servizio, piani di implementazione e costi	Avete bisogno di una soluzione per requisiti complessi di gestione delle paghe in più Paesi	Profilo della forza lavoro, Paesi, ambito dei servizi paghe, requisiti, standard di sicurezza, implementazione, assistenza e prezzi.	Alto
Richiesta di quotazione (RFQ)	Ottenere prezzi confrontabili per servizi chiaramente definiti	I requisiti e le specifiche del servizio sono già stabiliti	Volumi dei dipendenti, frequenze di pagamento, Paesi, livelli di servizio, condizioni contrattuali e modello per i prezzi	Da moderato ad alto

Errori comuni nelle RFP da evitare

Gli errori comuni nelle RFP possono lasciare indefiniti importanti requisiti relativi alle paghe o far emergere i costi solo all'inizio dell'implementazione. Possono inoltre produrre proposte difficili da confrontare, ritardando le decisioni e aumentando i rischi di non conformità.

Evitate questi problemi fornendo ai fornitori un contesto, requisiti e istruzioni per la risposta chiari:

Informazioni di base o contesto insufficienti

Un fornitore ha bisogno di conoscere il profilo della vostra forza lavoro, i Paesi, le entità, le frequenze di pagamento, le tipologie di lavoratori e l'attuale configurazione delle paghe. Senza questo contesto, le proposte potrebbero basarsi su ipotesi che escludono requisiti locali, integrazioni o attività di transizione. Fornite una breve panoramica dell'azienda, l'elenco dei Paesi, il numero di dipendenti e gli obiettivi del progetto.

Budget assente o poco chiaro

Un budget non definito può produrre proposte che variano notevolmente per portata, modello di prezzo e servizi inclusi. Chiedete ai fornitori di separare i costi di implementazione, i costi ricorrenti, gli addebiti per dipendente, le commissioni specifiche per Paese, i servizi opzionali e le attività fuori ambito. Quando possibile, indicate l'intervallo di budget previsto o i limiti di approvvigionamento.

Requisiti vaghi o gergo giuridico

Requisiti poco chiari portano i fornitori a interpretare in modo diverso gli obblighi relativi alla gestione delle paghe, alla fiscalità, alla protezione dei dati e al lavoro. Questo può creare divari tra ciò che il vostro team si aspetta e ciò che il contratto copre. Utilizzate un linguaggio semplice, definite i termini tecnici e descrivete i risultati richiesti, la copertura locale, le integrazioni e le responsabilità relative al servizio.

Nessun criterio di valutazione condiviso

Quando i fornitori non sanno come valuterete le proposte, possono concentrarsi su funzionalità, modelli di prezzo o promesse di servizio differenti. Il vostro team deve quindi confrontare informazioni incoerenti e potrebbe attribuire un valore eccessivo alla qualità della presentazione.

Condividete criteri ponderati per la copertura dei Paesi, il supporto alla conformità, l'implementazione, la tecnologia, i livelli di servizio, la sicurezza e il costo totale.

Nessun formato standard per le risposte dei fornitori

Senza un modello di risposta, ogni fornitore può organizzare in modo diverso prezzi, ipotesi e dettagli del servizio. Questo rende più difficile individuare le esclusioni, confrontare la copertura dei Paesi e verificare che ogni requisito sia stato affrontato.

Fornite un formato obbligatorio con domande numerate, tabelle dei prezzi, tappe fondamentali dell'implementazione, ipotesi e documenti di supporto.

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Costituite il team per la RFP sui servizi globali di gestione delle paghe

Un team interfunzionale porta nella RFP prospettive operative, finanziarie, legali e relative ai dipendenti. Questo contributo condiviso vi aiuta a definire requisiti chiari e a individuare le lacune prima che i fornitori presentino le loro proposte.

Coinvolgete fin dall'inizio questi ruoli e gruppi:

Sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto potrebbe essere il responsabile delle persone, il direttore finanziario o il responsabile delle operazioni HR. Definisce gli obiettivi del progetto, prende le decisioni principali, garantisce il supporto interno e conferma che la raccomandazione finale sia in linea con le priorità dell'organizzazione.

Esperti funzionali

Includete responsabili delle paghe, specialisti delle operazioni HR, responsabili del controllo finanziario, consulenti legali, responsabili della conformità e specialisti della sicurezza informatica. Definiscono i requisiti specifici per Paese relativi alle paghe, i controlli sui dati, le integrazioni, le esigenze di reportistica e le aspettative in materia di conformità.

Addetti agli approvvigionamenti o redattori della RFP

Questo gruppo può includere responsabili degli approvvigionamenti, specialisti dell'approvvigionamento, responsabili dei contratti o membri del team HR con esperienza nella selezione dei fornitori. Strutturano la RFP, standardizzano le domande ai fornitori, gestiscono le tempistiche, coordinano le comunicazioni e supervisionano una valutazione equa delle proposte.

Utenti finali e parti interessate

Includete amministratori delle paghe, partner aziendali HR, analisti finanziari, dipendenti e manager che fanno affidamento sulle informazioni relative alle paghe. Possono descrivere i flussi di lavoro quotidiani, le esigenze di reportistica, le aspettative relative al supporto ai dipendenti e i problemi di usabilità che i requisiti tecnici potrebbero non cogliere.

Definite requisiti indispensabili e obiettivi

Definite ciò che la vostra nuova soluzione per la gestione delle paghe deve fare prima di chiedere ai fornitori di presentare proposte. Punti critici, obiettivi e requisiti imprescindibili chiari aiutano i fornitori a rispondere alle stesse aspettative e fanno emergere le differenze tra le proposte.

Considerate questi aspetti quando definite i requisiti:

• Problemi attuali: Descrivi i problemi specifici del tuo attuale processo di gestione delle buste paga, come l'inserimento ripetuto manuale dei dati, la presentazione tardiva delle dichiarazioni nei vari Paesi o le capacità di reporting limitate. Spiega con quale frequenza si verifica ciascun problema e quali team o gruppi di dipendenti interessa.

• Miglioramenti e risultati: Indica i cambiamenti previsti, come una riduzione delle correzioni delle buste paga, cicli di approvazione più rapidi o prestazioni coerenti rispetto alle date di pagamento nei vari Paesi. Definisci risultati misurabili, come la riduzione dei pagamenti fuori ciclo o il completamento dei report sulle buste paga entro un determinato periodo.

• Esigenze funzionali, tecniche e di conformità: Definisci le funzionalità di gestione delle buste paga necessarie nei vari Paesi, inclusi i calcoli locali, le dichiarazioni obbligatorie, le tracce di controllo, l'accesso basato sui ruoli e i controlli di sicurezza dei dati. Specifica le integrazioni necessarie con i tuoi sistemi HRIS, ERP e finanziari, insieme ai requisiti relativi alla protezione dei dati, alla conservazione dei documenti e alla conformità specifica di ciascun Paese.

• Utenti e flussi di lavoro: Identifica tutte le persone che interagiranno con la soluzione globale per la gestione delle buste paga, inclusi gli amministratori delle buste paga, i team HR, i responsabili delle revisioni finanziarie, i manager e i dipendenti nei diversi Paesi. Documenta flussi di lavoro come la configurazione dei nuovi assunti, le approvazioni delle buste paga, i pagamenti fuori ciclo, l'accesso dei dipendenti ai cedolini e il reporting consolidato tra le diverse entità.

• Preferenze di implementazione: Spiega se hai bisogno di una gestione globale delle buste paga, di un software per le buste paga, di fornitori locali, di servizi di datore di lavoro formale (EOR) o di una combinazione di modelli. Includi le aspettative relative al lancio graduale nei vari Paesi, alle migrazioni dagli attuali fornitori di servizi per le buste paga, ai test paralleli delle buste paga e al supporto durante la prima elaborazione effettiva delle buste paga in ciascun mercato.

Scrivi la RFP per i servizi globali di gestione delle buste paga

Una volta definiti gli obiettivi, gli stakeholder, il profilo della forza lavoro e i criteri di valutazione, puoi trasformare questa preparazione in una RFP mirata.

Un documento ben organizzato fornisce ai fornitori le stesse informazioni, rende visibili le esclusioni dal servizio e i costi e crea una base equa per confrontare le proposte. Includi nella tua RFP le sezioni seguenti:

1. Riepilogo esecutivo

Spiega perché stai cercando servizi globali per la gestione delle buste paga e di cosa ha bisogno la tua organizzazione per il progetto. Includi le dimensioni della forza lavoro, i Paesi in cui operi, le tipologie di lavoratori e le date di lancio previste. Ad esempio, specifica che stai sostituendo fornitori distinti per ciascun Paese con un'unica piattaforma a supporto di 2,500 dipendenti in 12 Paesi.

2. Ambito di lavoro

Descrivi ogni servizio che il fornitore dovrà offrire, inclusi i calcoli delle buste paga, le dichiarazioni fiscali, i pagamenti, il reporting e il supporto ai dipendenti. Identifica le responsabilità specifiche di ciascun Paese, le frequenze di pagamento, le categorie di lavoratori e le integrazioni necessarie.

Indica se ti aspetti una gestione esternalizzata delle buste paga, l'accesso a un software, fornitori locali o una combinazione di servizi.

3. Requisiti tecnici

Elenca i sistemi e le funzionalità tecniche che il tuo servizio per la gestione delle buste paga deve supportare. Includi le integrazioni con i sistemi HRIS e contabili, le importazioni dei dati, i flussi di approvazione, il reporting, l'accesso basato sui ruoli, i registri di controllo e i servizi autonomi per i dipendenti. Fornisci dettagli pratici, ad esempio richiedendo una connessione API con il tuo sistema HRIS e file mensili delle buste paga per il reparto finanziario.

4. Qualifiche del fornitore

Chiedi ai fornitori di descrivere la loro esperienza nel supporto di organizzazioni simili alla tua per dimensioni, settore e presenza geografica.

Richiedi referenze di clienti, gli anni di esperienza nella fornitura di servizi globali di gestione delle buste paga, la copertura dei Paesi e informazioni dettagliate sui loro team locali addetti alle buste paga. Chiedi esempi di implementazioni riuscite che abbiano coinvolto volumi di dipendenti comparabili o strutture retributive complesse.

5. Requisiti di sicurezza e conformità

Definisci le tue aspettative in materia di protezione dei dati, controlli degli accessi, crittografia, conservazione dei dati, risposta agli incidenti e conformità normativa. Chiedi ai fornitori di presentare le certificazioni pertinenti, i report di audit, i subincaricati e le sedi di hosting dei dati.

Se la tua organizzazione tratta dati personali soggetti al GDPR, richiedi informazioni chiare sulle responsabilità relative al GDPR e sui trasferimenti internazionali di dati.

6. Aspettative relative all'implementazione e alla formazione

Descrivi le tempistiche di implementazione preferite, l'approccio alla migrazione, i requisiti di test e le responsabilità interne. Richiedi un piano dettagliato che copra la convalida dei dati, le elaborazioni parallele delle buste paga, i lanci nei vari Paesi, la risoluzione dei problemi e il supporto per la prima elaborazione delle buste paga.

Specifica chi deve ricevere la formazione, ad esempio gli amministratori delle buste paga, i responsabili delle revisioni finanziarie, i manager e i dipendenti.

7. Prezzi e licenze

Fornisci dati sulla forza lavoro che consentano ai fornitori di definire il prezzo per gli stessi requisiti, inclusi Paesi, numero di dipendenti, frequenze di pagamento e tipologie di lavoratori. Richiedi costi separati per l'implementazione, i servizi ricorrenti, le tariffe per dipendente, i costi per Paese, le integrazioni, il supporto e le funzionalità opzionali.

Chiedete ai fornitori di individuare ipotesi e costi fuori ambito, come elaborazioni speciali delle paghe o la migrazione dei dati storici.

8. Termini contrattuali

Indicate le vostre aspettative riguardo alla durata del contratto, alle regole di rinnovo, ai livelli di servizio, alla responsabilità, all’assicurazione, alla risoluzione e alla proprietà dei dati. Chiedete ai fornitori di spiegare i crediti di servizio, gli aumenti dei prezzi, il supporto alla transizione e l’assistenza al termine dei servizi. Includete requisiti misurabili, come le scadenze per l’invio delle paghe, i tempi di risposta e le procedure di correzione.

9. Istruzioni per la presentazione

Indicate ai fornitori esattamente come e quando presentare le loro proposte. Includete il formato della risposta, la scadenza per le domande, la data di presentazione della proposta, il calendario delle presentazioni, i requisiti dei file e il referente per gli acquisti.

Richiedete ai fornitori di rispondere a ogni domanda numerata, completare il modello dei prezzi, dichiarare le eccezioni e distinguere le ipotesi dagli impegni confermati.

Definite i vostri criteri di valutazione

Definite i criteri di valutazione prima che i fornitori presentino le proposte, in modo che il vostro gruppo confronti gli stessi requisiti in maniera coerente. Criteri chiari impediscono inoltre che una presentazione accattivante o un’offerta iniziale bassa prevalgano sulle lacune di conformità e sulle esclusioni dal servizio.

Iniziate scegliendo le vostre priorità, assegnando i pesi e concordando le modalità con cui i valutatori assegneranno i punteggi alle proposte:

Che cosa conta di più?

Scegliete da tre a cinque categorie ponderate che supportino direttamente gli obiettivi e le priorità del vostro progetto. Ad esempio, un’azienda che entra in diversi Paesi potrebbe assegnare un peso maggiore alla copertura dei Paesi e al supporto alla conformità rispetto alle funzionalità autogestite per i dipendenti. Considerate queste categorie comuni, quindi selezionate solo quelle più importanti:

• Copertura dei Paesi
• Supporto alla conformità
• Piano di implementazione
• Livelli di servizio
• Tecnologia e integrazioni
• Sicurezza e privacy
• Costo totale
• Esperienza del fornitore
• Supporto ai dipendenti

Utilizzate una matrice di valutazione

Assegnate a ogni categoria un peso percentuale, assicurandovi che la somma di tutti i pesi sia pari al 100%. Ad esempio, potreste assegnare un peso del 30% al supporto alla conformità, del 25% alla copertura dei Paesi, del 20% all’implementazione, del 15% alla tecnologia e del 10% al costo totale. Adattate queste percentuali per riflettere le vostre priorità interne, quindi assegnate a ogni criterio un punteggio su una scala coerente da 1 a 5 o da 1 a 10.

Chiarite il processo di valutazione

Decidete chi valuterà le proposte, ad esempio rappresentanti delle paghe, delle risorse umane, della finanza, degli acquisti, dell’IT e dell’ufficio legale. Fornite a ogni valutatore la stessa griglia, le stesse definizioni e sezioni della proposta, nonché le istruzioni per registrare le prove alla base di ogni punteggio.

Programmate una riunione di calibrazione prima dell’inizio della valutazione, in modo che i valutatori interpretino i punteggi in maniera coerente, soprattutto per criteri quali la qualità del servizio e il rischio di implementazione.

Emettete la RFP per i servizi globali di elaborazione delle paghe

Distribuite la RFP per i servizi globali di elaborazione delle paghe attraverso un processo controllato, in modo che ogni fornitore riceva le stesse informazioni e scadenze. Un piano di distribuzione chiaro consente inoltre al vostro gruppo di mantenere un registro accurato delle domande dei fornitori, delle proposte presentate e delle azioni successive. Seguite questi passaggi per emettere la RFP in modo equo e mantenere organizzate le risposte:

Scegliete il metodo di distribuzione giusto

Inviate la RFP tramite un sistema centralizzato per gli acquisti, un portale sicuro o un processo di posta elettronica controllato. Un sistema centralizzato consente al vostro gruppo di monitorare quali fornitori hanno ricevuto il documento, presentato domande e caricato le proposte.

Se utilizzate la posta elettronica, mantenete un elenco dei contatti dei fornitori oppure create una casella di posta basata sui ruoli, come payrollrfp@yourcompany.com, invece di affidarvi all’indirizzo di un singolo dipendente.

Stabilite aspettative chiare sulle tempistiche

Pubblicate il calendario completo all’interno della RFP e applicate le stesse date a ogni fornitore partecipante. Concedete tempo sufficiente ai fornitori per confermare la copertura dei Paesi, consultare i gruppi locali addetti alle paghe e preparare le ipotesi sui prezzi. Un calendario standard potrebbe essere il seguente:

• Data di pubblicazione della RFP: Inviare il documento finale, il modello dei prezzi, i requisiti e le istruzioni per la presentazione.
• Finestra per le domande e risposte dei fornitori: Accettare le domande scritte durante un periodo definito, quindi condividere le risposte pertinenti con tutti i fornitori.
• Scadenza finale per la presentazione: Stabilire la data, l'ora, il fuso orario e il luogo di consegna esatti per le proposte completate.
• Periodo di valutazione e selezione: Spiegare quando il team esaminerà le proposte, terrà le presentazioni, selezionerà il fornitore preferito e informerà i partecipanti.

Definire i requisiti di presentazione

Indicare ai fornitori quali formati di file si accettano, ad esempio PDF per la proposta e un formato per foglio di calcolo per le tabelle dei prezzi. Specificare se devono inviare la documentazione tramite un portale per gli acquisti, un servizio sicuro di trasferimento file o un indirizzo e-mail designato, e richiedere i propri modelli o moduli, ove applicabile.

Indicare se le presentazioni tardive saranno rifiutate, accettate solo previa approvazione scritta o valutate a discrezione del team. Chiedere ai fornitori di denominare chiaramente i file e di separare gli impegni confermati, le ipotesi, le eccezioni e i servizi opzionali.

Valutare e selezionare le risposte dei fornitori

Valutare le proposte rispetto agli stessi requisiti, alle stesse evidenze e alle stesse ipotesi sui prezzi. Un processo di revisione coerente aiuta il team a distinguere le capacità confermate dalle affermazioni commerciali, dalle esclusioni e dai rischi di implementazione. Utilizzare questi passaggi per confrontare le risposte e creare una rosa ristretta affidabile:

• Standardizzare la revisione delle proposte: Organizzare ogni risposta secondo le stesse intestazioni, come copertura dei Paesi, ambito delle paghe, integrazioni, sicurezza, implementazione, assistenza e prezzi. Registrare le ipotesi e le eccezioni di ciascun fornitore accanto al requisito pertinente, così che i servizi mancanti non scompaiano in documenti molto lunghi.

• Applicare una matrice di valutazione: Assegnare un punteggio a ogni proposta sulla base di criteri ponderati concordati prima dell'inizio della valutazione. Ad esempio, assegnare un peso maggiore al supporto alla conformità e alla copertura dei Paesi quando si entra in diversi nuovi mercati, quindi richiedere ai valutatori di citare le evidenze della proposta per ogni punteggio.

• Programmare dimostrazioni pratiche: Chiedere ai fornitori inclusi nella rosa ristretta di dimostrare flussi di lavoro che corrispondano alle proprie attività, come l'importazione dei nuovi assunti, l'approvazione delle paghe, l'elaborazione di un pagamento fuori ciclo e la produzione di report finanziari. Coinvolgere gli amministratori delle paghe, le risorse umane, il reparto finanziario e il reparto IT, in modo che ogni gruppo possa testare le funzionalità pertinenti.

• Verificare le referenze dei clienti: Parlare con clienti che abbiano volumi di dipendenti, Paesi, frequenze di pagamento e tipologie di lavoratori simili. Chiedere come il fornitore abbia gestito scadenze mancate, correzioni delle paghe, avvii in nuovi Paesi, escalation all'assistenza e modifiche ai requisiti locali.

• Chiarire le risposte poco chiare: Inviare domande scritte su termini vaghi, copertura incompleta dei Paesi, responsabilità del servizio non chiare o costi indicati come opzionali. Chiedere ai fornitori di confermare se elementi quali gli adempimenti fiscali, l'assistenza ai dipendenti, la migrazione dei dati storici e le elaborazioni speciali delle paghe siano inclusi nel prezzo proposto.

Selezionare e informare i fornitori

Selezionare il fornitore più adatto nel complesso, non semplicemente quello con il preventivo iniziale più basso. Confermare la copertura dei Paesi, la responsabilità della conformità, la preparazione all'implementazione, i livelli di servizio, il costo totale e le ipotesi ancora irrisolte prima di annunciare la decisione. Completare questi passaggi finali per passare dalla revisione delle proposte alla firma del contratto:

Informare i fornitori selezionati e non selezionati

Contattare tempestivamente ogni fornitore dopo la decisione, utilizzando messaggi chiari e rispettosi. Comunicare al fornitore selezionato quali saranno i prossimi passaggi e fornire ai fornitori non selezionati un breve feedback, ad esempio sulla copertura più debole dei Paesi o sui costi di implementazione più elevati, quando le regole sugli acquisti lo consentono.

Una comunicazione tempestiva protegge i rapporti con i fornitori e previene l'incertezza mentre proseguono le approvazioni interne.

Prepararsi alle negoziazioni finali

Negoziare gli elementi che potrebbero modificare la fornitura, il rischio o il costo totale prima della firma. Esaminare i costi di implementazione, gli addebiti per dipendente, gli aumenti annuali, i servizi specifici per Paese, i livelli di servizio, le procedure per la correzione delle paghe, la responsabilità, i trasferimenti dei dati, l'assistenza alla cessazione e il supporto per le elaborazioni speciali delle paghe.

Ad esempio, confermare se la migrazione dei dati storici e il supporto per la prima elaborazione delle paghe siano inclusi o abbiano un prezzo separato.

Garantire l'allineamento interno prima della firma

Ottenere l'approvazione degli stakeholder responsabili del budget, delle operazioni relative alle paghe, della sicurezza, dei rischi legali e delle politiche sugli acquisti.

Il team finanziario dovrebbe confermare il modello del costo totale, il reparto IT dovrebbe approvare le integrazioni e i controlli sui dati, mentre il reparto legale dovrebbe esaminare i termini relativi a responsabilità, privacy, rinnovo e cessazione. Registrare queste approvazioni e risolvere le eccezioni aperte prima che chiunque firmi.

Principali servizi globali di gestione paghe da considerare

Usa questo elenco come punto di partenza per una ricerca oggettiva sui fornitori, quindi valuta ciascuna opzione in base ai tuoi Paesi, al profilo della forza lavoro e ai requisiti della RFP:

• ADP.
• CloudPay.
• Deel.
• Papaya Global.
• Remote.
• Rippling.
• TMF Group.

Sei pronto a scegliere un fornitore globale di servizi di gestione paghe

Una volta completata la RFP, il passo successivo è scegliere il partner giusto a lungo termine. La nostra guida alla scelta di un fornitore globale di servizi di gestione paghe ti illustra gli aspetti principali da considerare, dalla conformità e dalle integrazioni alla definizione di una motivazione economica e alla negoziazione di un contratto.