Come scrivere una descrizione del lavoro: la guida di un esperto

Serve da guida sia per i potenziali candidati sia per i responsabili delle assunzioni e gli altri membri del team addetto alle assunzioni.

Dovrebbe contenere informazioni sufficienti a suscitare l'interesse di chi cerca lavoro e motivarlo a procedere con il processo di assunzione.

È anche un'opportunità per offrire una panoramica della cultura, della missione e dei valori della tua azienda e contribuisce ad allineare le aspettative tra datori di lavoro e dipendenti.

Componenti di una descrizione del lavoro

Titolo del lavoro

Indica chiaramente il titolo del lavoro, che dovrebbe riflettere accuratamente la posizione e il suo livello all'interno dell'organizzazione.

Esempi: Direttore operativo (COO), Direttore marketing, Ingegnere software senior, Responsabile del team vendite, Coordinatore delle risorse umane, Addetto al servizio clienti.

Scopo del lavoro

Fornisci una breve panoramica del lavoro, illustrandone lo scopo principale e il modo in cui si inserisce nell'organizzazione.

Compiti e responsabilità

Elenca le attività principali e le responsabilità associate alla posizione. Utilizza elenchi puntati per maggiore chiarezza e inizia ogni punto con un verbo d'azione (ad es. "Gestire", "Sviluppare", "Coordinare").

Qualifiche richieste

Descrivi in dettaglio le qualifiche richieste, inclusi istruzione, certificazioni, livello di esperienza e competenze.

Istruzione

Specifica le qualifiche formative necessarie affinché un dipendente possa svolgere efficacemente i compiti e le responsabilità del lavoro. Indica chiaramente gli ambiti di studio pertinenti, i tipi di laurea o le specializzazioni specifiche che forniscono le conoscenze necessarie per avere successo in questo ruolo.

Esperienza

Specifica il numero minimo di anni di esperienza lavorativa a tempo pieno richiesto per il ruolo, insieme ai tipi di esperienza pertinenti necessari per la qualifica.

Se tirocini, esperienze lavorative durante gli studi universitari o assistentati alla ricerca post-laurea sono considerati esperienze accettabili, indicarlo chiaramente come esperienza valida ai fini della qualifica.

Conoscenze, competenze e capacità

Definisci chiaramente il livello di conoscenza richiesto per accedere alla posizione, specificando la profondità di comprensione necessaria. Utilizza le seguenti definizioni come guida:

• Conoscenza operativa: Comprensione di base dei principi e della terminologia, che consente di risolvere problemi semplici.
• Conoscenza generale: Padronanza del settore sufficiente a gestire attività standard e situazioni lavorative tipiche, inclusa la familiarità con gli aspetti fondamentali della materia.
• Conoscenza approfondita: Comprensione avanzata della materia, che consente di risolvere problemi complessi, fornire consulenza tecnica e fungere da punto di riferimento per gli altri.
• Conoscenza completa: Padronanza a livello esperto, che implica una comprensione approfondita, pensiero innovativo e sviluppo di nuovi concetti o approcci (utilizza questo livello con parsimonia per i ruoli altamente specializzati).

Inoltre, elenca le competenze e le capacità specifiche essenziali per avere successo nel ruolo e includi eventuali licenze o certificazioni richieste.

Qualifiche preferenziali

Un elenco più ampio delle qualifiche preferenziali può aiutare a valutare ulteriormente il potenziale successo e la produttività di un candidato nel ruolo.

Sebbene non siano essenziali per lo svolgimento delle responsabilità principali del lavoro, queste qualifiche aumentano la capacità del candidato di eccellere. 

Le qualifiche preferenziali sono considerate "un valore aggiunto" e includono istruzione aggiuntiva, esperienza pertinente, conoscenze specialistiche, competenze avanzate e capacità specifiche in linea con gli obiettivi del ruolo e le esigenze organizzative.

L'inclusione di tali criteri fornisce un quadro più chiaro del candidato ideale, consentendo al contempo flessibilità nel processo di assunzione.

Guida con intelligenza nell'era dell'IA

Unisciti alla community di People Managing People per accedere a contenuti esclusivi, modelli pratici, eventi riservati ai membri e approfondimenti settimanali sulla leadership—l'iscrizione è gratuita.

Get Free Access

Have an account? Log In

Condizioni di lavoro

Descrivi le condizioni di lavoro e le esigenze fisiche direttamente correlate alle mansioni essenziali del lavoro per garantire la conformità alla Legge sugli americani con disabilità (ADA). 

Specifica il tipo, l'intensità (livello di sforzo), la frequenza (quanto spesso) e la durata (lunghezza del periodo) delle capacità fisiche o mentali richieste.

Considera i seguenti fattori:

• Ambiente di lavoro: Specifica se il lavoro viene svolto al chiuso (ad esempio, in ufficio) o all'aperto e indica le condizioni ambientali rilevanti.
• Rischi di esposizione: Indica l'eventuale esposizione a materiali pericolosi, temperature estreme, rumori forti o altri rischi ambientali.
• Requisiti fisici: Includi le attività fisiche essenziali come salire, stare in piedi, accovacciarsi, chinarsi o digitare.
• Sollevamento/sforzo fisico: Definisci il livello di sforzo fisico richiesto:
  • Sedentario: Fino a 10 libbre
  • Leggero: Fino a 20 libbre
  • Medio: Fino a 50 libbre
  • Pesante: Oltre 50 libbre
• Orario di lavoro: Indica se il ruolo richiede di lavorare di notte, nei fine settimana o di essere regolarmente reperibili.
• Requisiti relativi alla sede e agli spostamenti: Specifica la sede e se sono richiesti spostamenti, inclusi, se applicabili, la frequenza e le destinazioni.
• Designazione del personale di emergenza: Chiarisci se la posizione è considerata essenziale durante le emergenze o le operazioni critiche.

Queste informazioni garantiscono che le aspettative relative al lavoro siano definite chiaramente, sostenendo al contempo un processo di assunzione inclusivo e conforme.

Missione, visione e valori dell'azienda

Dichiara chiaramente la missione, la visione e i valori fondamentali dell'organizzazione per comunicare il tuo scopo e gli obiettivi a lungo termine.

Questo aiuta i candidati a comprendere i principi guida dell'azienda, le aspettative culturali e il modo in cui il loro ruolo contribuisce al successo complessivo.

Stipendio, benefici e bonus

Valuta la possibilità di delineare lo stipendio, i benefici e la struttura dei bonus associati al ruolo per stabilire aspettative trasparenti per i candidati. 

Potresti includere una fascia salariale, benefici, bonus e struttura delle commissioni, nonché i vantaggi che offri.

Comunicare chiaramente questi aspetti garantisce che i candidati comprendano il pacchetto retributivo complessivo e possano valutare il pieno valore del ruolo.

Come scrivere una descrizione del lavoro: processo in 4 fasi

1. Crea un titolo professionale semplice e facilmente comprensibile

Inizia dal titolo professionale del ruolo. Il mio mantra è usare un linguaggio semplice e facilmente comprensibile.

Se esiste già una convenzione per la denominazione di un determinato ruolo, non è necessario essere creativi con il titolo professionale. In caso contrario, le persone avranno difficoltà a capire se il ruolo è adatto a loro basandosi sul titolo. 

Esempio: se il ruolo è quello di responsabile dei clienti, chiamalo così invece di "Guru delle relazioni con i clienti" o qualcosa di simile.

2. Definisci responsabilità e risultati

Successivamente, delinea le responsabilità del ruolo e il modo in cui contribuiscono agli obiettivi della tua organizzazione. I candidati desiderano ardentemente queste informazioni!

Se hai difficoltà a definire le responsabilità, crea un lungo elenco di tutte le specifiche del lavoro che ti vengono in mente e che la persona che ricoprirà questo ruolo dovrà completare.

Puoi utilizzare una struttura simile a quella che creeresti per la tua strategia di ricerca dei candidati per aiutarti a organizzare le tue idee.

Quindi, riduci l'elenco infinito di mansioni che hai elaborato. L'obiettivo è essere informativi, senza però sovraccaricare di informazioni. 4-6 punti elenco per le responsabilità e altrettanti per le competenze rappresentano un buon riferimento.

Dopo aver deciso quali responsabilità includere, ripensa alla tua missione come azienda. Forse hai alcuni OKR o obiettivi per il team ai quali queste mansioni contribuiranno.

Inizia a definirli come risultati e aggiungili all'elenco. In questo modo, puoi collegare uno specifico insieme di responsabilità a un risultato.

Esempio

Supponiamo che tu stia cercando un professionista tecnico per l'acquisizione di talenti. Potresti includere queste responsabilità e questi risultati desiderati nella descrizione del lavoro:

• Ricercare, coinvolgere e selezionare candidati nell'ambito dei prodotti e dell'ingegneria per aiutarci a passare da X a XX persone nei prossimi 9 mesi.
• Collaborare con i responsabili delle assunzioni per creare piani e priorità di assunzione e inserimento a supporto della crescita e dell'espansione, garantendo inoltre un'esperienza eccellente per i nuovi assunti.

Continua a collegarti alla missione dell'azienda e al motivo per cui esiste. Questo crea un senso di appartenenza per il ruolo e, di conseguenza, un senso di appartenenza nel potenziale candidato che legge la descrizione.

3. Definisci le competenze e le caratteristiche necessarie

Da qui, inizia a riflettere sulle competenze, sull'esperienza pertinente, sulla formazione, sulle certificazioni e sulle caratteristiche richieste affinché una persona possa essere considerata un candidato qualificato.

Questo deve essere realmente mirato al pubblico di riferimento della posizione aperta.

Competenze e caratteristiche per i ruoli di livello iniziale

Se stai assumendo per un ruolo di livello iniziale, non indicare 2-3 anni di esperienza in X.

Questo paradosso del "serve esperienza per ottenere esperienza" è così diffuso da essere diventato un meme popolare.

Per un ruolo di livello iniziale, concentrati maggiormente sulle caratteristiche e sulle ambizioni del potenziale candidato. Ad esempio, se stai assumendo una persona per un ruolo amministrativo di livello iniziale, includi elementi come:

• Attenzione ai dettagli
• Organizzazione
• Capacità di stabilire le priorità

L'esperienza in questi ambiti può presentarsi in molte forme e non deve necessariamente derivare da un precedente lavoro amministrativo.

Competenze e caratteristiche per i ruoli che non sono di livello iniziale

Per i ruoli che non sono di livello iniziale, dovrai includere esperienza specifica, requisiti o persino qualifiche per attirare i candidati giusti.

Specificare il numero minimo di anni di esperienza è un argomento controverso. Alcune aziende lo considerano imprescindibile, mentre altre preferiscono mantenerlo vago.

Una difficoltà a cui prestare attenzione, tuttavia, è non richiedere più anni di esperienza di quanti ne abbia la tecnologia, come nell'esempio seguente:

Questa decisione la lascio a te, poiché vedo entrambi i lati dell'argomentazione. Personalmente, penso che una guida approssimativa possa essere utile alle persone, ma non dovrebbe essere trattata come un dogma, e tendo a non utilizzarla.

4. Evidenzia perché la tua azienda è un ottimo luogo di lavoro

Più il candidato è qualificato, più opzioni di carriera ha: è semplicemente un dato di fatto.

Quindi, sebbene sia importante fornire informazioni sul lavoro, è altrettanto importante dare ai potenziali candidati un assaggio di ciò che la cultura della tua azienda ha da offrire.

Prendi in considerazione l'aggiunta di un riepilogo e di alcuni punti elenco sui seguenti aspetti:

• Missione e valori dell'azienda
• Tipo di ambiente di lavoro (ad esempio, in ufficio, da remoto o ibrido)
• Vantaggi (ad esempio, abbigliamento informale o pranzi gratuiti il venerdì)
• Pacchetti di benefit (ad esempio, assicurazione sanitaria, copertura odontoiatrica e per la salute mentale)
• Iniziative per la salute e il benessere
• Opportunità di sviluppo professionale
• Politiche relative alle ferie e ai permessi retribuiti
• Politiche per assunzioni eque e/o diversificate

Ricorda che il tuo annuncio di lavoro pubblicizza la tua azienda nel suo complesso, non solo la posizione aperta.

È qui che avere una chiara proposta di valore per i dipendenti (EVP) si rivelerà di inestimabile aiuto. In sostanza, un'EVP è un insieme di vantaggi e offerte unici che un datore di lavoro promette di fornire ai propri dipendenti in cambio delle loro competenze, della loro esperienza e del loro impegno. 

Pensala come il valore che un'organizzazione offre ai propri dipendenti in cambio del loro contributo.

Le migliori pratiche per scrivere una descrizione del lavoro

1. Crea un modello standard per la descrizione del lavoro

È qui che entra in gioco il tuo branding del datore di lavoro e, idealmente, dovresti collaborare con il responsabile marketing. 

Il tuo obiettivo è creare un'identità in cui determinati elementi siano standardizzati e riconoscibili, ad esempio titoli che guidino l'occhio attraverso la pagina e le informazioni sull'azienda.

2. Usa un tono di voce coerente

Il tono di voce è un altro aspetto per cui il marketing può aiutarti, poiché è una componente dell'identità del marchio del datore di lavoro. Se non ti è chiaro cosa intendo per "tono di voce", ecco alcuni esempi del ruolo che il tono svolge nelle descrizioni del lavoro.

Esempi di tono di voce

1. Uso del "tu" rispetto alla forma passiva. Sono un grande sostenitore dell'uso del "tu" nelle descrizioni del lavoro. Penso che crei vicinanza con il candidato e aiuti a visualizzare e umanizzare l'esperienza. Questo si contrappone alla forma passiva, che suona invece così: "Il candidato ideale per questa posizione dovrà possedere..."
2. Formalità del linguaggio. Alcune aziende comunicano con un tono molto formale, mentre altre usano un linguaggio più rilassato: entrambe le opzioni vanno bene e comunicano qualcosa sulla cultura dell'organizzazione. Tuttavia, se il tono di voce della tua azienda è informale e le tue descrizioni del lavoro sembrano l'invito a un ballo di gala, potresti rappresentare involontariamente in modo errato la tua azienda e confondere i candidati.

3. Mantienila semplice 

Usa un linguaggio semplice e accessibile (a meno che tu non stia parlando di termini tecnici specifici). Nessuno resterà impressionato se avrà bisogno di un dizionario dei sinonimi per comprendere la tua descrizione del lavoro, a meno che tu non stia assumendo un autore di dizionari dei sinonimi!

4. Mantienila più breve 

Ogni ruolo comporta una montagna di responsabilità e attività da descrivere. Tuttavia, se scrivi tutto, otterrai un muro di testo che poche persone leggeranno. 

I punti elenco sono i tuoi migliori alleati e puoi raggruppare alcune attività e riassumerle in un unico punto elenco (vedi l'esempio del partner per i talenti tecnologici riportato sopra).

5. Collega le responsabilità ai risultati

Cerca di aiutare la persona a immaginarsi nel ruolo collegando le responsabilità ai risultati e i risultati agli obiettivi del team o dell'azienda. 

Devi assicurarti che il candidato giusto stia già immaginando come crescerà insieme alla tua azienda.

6. Sperimenta

Come per ogni aspetto del marketing del reclutamento, conviene mantenere le cose aggiornate e sperimentare un po'. 

Potresti scrivere un paio di descrizioni del lavoro per ogni ruolo e sottoporle a un test A/B per vedere quale ottiene risultati migliori in termini di numero e, soprattutto, qualità dei candidati.

Naturalmente, dovrai anche aggiornare le descrizioni del lavoro con il passare del tempo e al cambiare delle condizioni all'interno dell'organizzazione.

5 aspetti a cui prestare attenzione in una descrizione del lavoro

1. Requisiti riempitivi

Sono fermamente convinto che, se tutto ciò che scrivete è "ottime capacità comunicative" o "attenzione ai dettagli", non conoscete abbastanza bene la persona che dovrebbe ricoprire il ruolo.

Dovete riflettere sul tipo di capacità comunicative richieste ed essere più espliciti. Requisiti lavorativi vaghi o addirittura ridicoli allontanano rapidamente i migliori talenti.

Ad esempio, un Responsabile di prodotto potrebbe dover possedere "comprovate capacità di comunicazione interfunzionale, che gli consentano di comprendere allo stesso modo le esigenze aziendali e tecniche".

Questo fornisce indicazioni più precise.

2. Requisiti formativi

È un argomento delicato, ma quello che dirò è: riflettete su ciò che è assolutamente necessario.

Se è richiesta una qualifica o una certificazione specifica, ha assolutamente senso menzionarla.

Ma una "votazione minima di 2:1 conseguita presso una delle 20 migliori università" è incredibilmente escludente. Dovremmo cercare di allontanarci da questa pratica, soprattutto considerando i numerosi percorsi alternativi verso una carriera.

3. Linguaggio escludente

Un linguaggio escludente nelle descrizioni delle offerte di lavoro può scoraggiare i candidati appartenenti a gruppi diversi e creare un ambiente non inclusivo. 

È importante usare un linguaggio inclusivo per attrarre un bacino più ampio di talenti, migliorare la reputazione dell'azienda e garantire la conformità normativa.

Gli esempi includono l'uso di termini neutrali rispetto al genere e l'evitare espressioni specifiche per età o culturalmente discriminatorie.

4. Formattazione sulle bacheche di lavoro

Prestate attenzione a come la formattazione potrebbe apparire sulle diverse bacheche di lavoro. Molte volte ho lavorato a lungo su titoli ed elenchi puntati ben strutturati, solo per scoprire che la bacheca di lavoro incollava un muro di testo quando si visualizzava l'offerta.

Cercate un pulsante di anteprima, le regole di formattazione della bacheca di lavoro (di solito nella pagina con l'editor) o, almeno, assicuratevi di visualizzare l'offerta pubblicata subito dopo averla pubblicata, per verificare la formattazione. 

5. Fascia salariale

In un numero sempre maggiore di giurisdizioni è obbligatorio indicare una fascia o un intervallo salariale in una descrizione del lavoro.

Ritengo che sia un cambiamento interessante per creare condizioni di maggiore parità e dare più potere ai candidati durante la negoziazione. 

Se intendete adeguare gli stipendi in base alla posizione geografica di un candidato da remoto, assicuratevi di specificarlo.

Strumenti utili

Scrivere una descrizione del lavoro da zero può portare a un brutto caso di "sindrome della pagina bianca", ovvero quella difficoltà che consiste nel fissare una pagina vuota e scoprire che anche la propria mente è rimasta completamente vuota. Ecco alcuni strumenti che possono aiutarti:

Leggi altre descrizioni del lavoro per avere un punto di partenza

Per quanto possa sembrare semplice, se sei davvero bloccato e non sai da dove iniziare a descrivere un ruolo (è successo molte volte per ruoli junior o operativi), dai un'occhiata a come lo descrivono altre aziende. 

Esamina alcuni esempi di aziende concorrenti e magari anche alcuni di aziende completamente estranee al settore, per capire quali sono le somiglianze e le differenze (ad esempio, se sei un'azienda B2B SaaS, osserva come le aziende di beni di consumo descrivono questo ruolo).

Una volta definito un approccio, un software per la gestione delle descrizioni del lavoro può aiutarti a standardizzare e mantenere le descrizioni dei diversi ruoli.

Usa un decodificatore di genere per individuare il linguaggio escludente

Numerosi studi hanno rilevato due differenze sostanziali nel modo in cui uomini e donne si candidano per un lavoro. 

Nel complesso, le donne cercano di soddisfare il 100% dei requisiti per un ruolo prima di candidarsi (ecco perché è consigliabile riassumere e limitarsi a un numero minore di punti elenco) e sono meno propense a rispondere positivamente a un linguaggio eccessivamente aggressivo o escludente.

Recentemente ho visto: "Entrerà a far parte di un team di 4 uomini". Bene per il riferimento a lui/lei (sarebbe stato meglio usare tu), ma poi si sono penalizzati con il team di 4 uomini. È un modo di dire? Sì. Può essere escludente? Anche.

Esistono diversi strumenti per farlo. Datapeople e Textio sono strumenti a pagamento con funzionalità avanzate, come decodificatori linguistici e alcune forme di IA (ad esempio, riconoscono i modi di dire), mentre Genderdecoder è più semplice ma gratuito. 

Potrebbe sorprenderti ciò che può essere considerato un linguaggio escludente, soprattutto se non hai mai avuto bisogno di esaminare attentamente ciò che scrivi. Uno studio recente ha rilevato che il linguaggio può persino influire sull'età media dei candidati.

Chat GPT

ChatGPT e altri chatbot possono aiutarti a scrivere descrizioni delle posizioni lavorative fornendo testi chiari, inclusivi e coinvolgenti, adattati alle tue esigenze. Quando utilizzi ChatGPT per scrivere descrizioni delle posizioni lavorative, segui queste buone pratiche:

1. Fornisci dettagli chiari: descrivi chiaramente le responsabilità del ruolo, le competenze richieste, le qualifiche e qualsiasi valore specifico o aspetto della cultura aziendale, per garantire contenuti accurati e pertinenti.
2. Concentrati sull'inclusività: sottolinea l'uso di un linguaggio inclusivo per attirare una gamma diversificata di candidati, evitando termini che potrebbero escludere involontariamente determinati gruppi.
3. Rivedi e modifica: rivedi e perfeziona sempre i contenuti generati per verificarne l'accuratezza, il tono e l'allineamento con la voce della tua azienda, come delineata nel marchio del datore di lavoro.
4. Assicurati della conformità legale: verifica che il linguaggio utilizzato sia conforme alle leggi sulle pari opportunità di impiego e alle altre normative pertinenti.

Esempio di prompt:

"Scrivi una descrizione dettagliata della posizione lavorativa di [Titolo della posizione]. Includi una panoramica coinvolgente del ruolo, le responsabilità principali, le qualifiche richieste (istruzione, esperienza, competenze), le qualifiche preferenziali, le condizioni di lavoro, i requisiti fisici e qualsiasi vantaggio o benefit pertinente. Adatta il tono in modo che sia [professionale/informale/coinvolgente] e allinea i contenuti agli standard del settore."

Sistemi di tracciamento dei candidati

Infine, alcuni sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) dispongono anche di modelli di descrizioni delle posizioni lavorative che puoi utilizzare e di suggerimenti su come ottimizzare i tuoi annunci per la SEO, affinché vengano mostrati alle persone giuste.

Assicurati di consultarli e, se disponi di uno specialista SEO interno, valuta la possibilità di chiedergli cos'altro puoi fare.

Iscriviti alla newsletter di People Managing People

Per ulteriori consigli su come scrivere una descrizione di una posizione lavorativa e sul reclutamento in generale, iscriviti alla nostra newsletter settimanale per responsabili delle risorse umane e leader aziendali. Riceverai tutti i nostri contenuti più recenti per aiutarti a progredire nella tua carriera e ad avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.