Come Ottenere l’Approvazione della Leadership per la Tua Nuova Iniziativa
Ho avuto un'idea per una nuova iniziativa di formazione per i nuovi manager. Non avevamo un programma di formazione formale da offrire ai nuovi manager, quindi spettava ai direttori e vicepresidenti della nostra organizzazione occuparsi della formazione dei loro manager.
Come puoi immaginare, i manager ricevevano una formazione molto diversa tra loro, portando a pratiche di gestione incoerenti in tutta l’azienda.
La mia Direttrice delle Risorse Umane era d'accordo con la mia idea, ma avevamo bisogno che il team esecutivo comprendesse la necessità e credesse nella soluzione affinché desse il via libera al progetto.
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C’era un costo associato a questa iniziativa di formazione, quindi sapevo che sarebbe stato difficile ottenerne l’approvazione. Oltre all’importo economico necessario per finanziare questo programma di formazione, bisognava considerare anche il costo in termini di tempo dei manager.
Ma, nonostante qualche esitazione, sono riuscita a convincere e a far partire il programma di formazione.
Qui ti guiderò attraverso il mio processo per garantire che l’adozione della tua ultima iniziativa abbia successo, dalla costruzione di un business case al perfezionamento dell’elevator pitch.
Iniziamo!
Fase 1: Costruire un business case
Dovrai collegare la tua iniziativa agli obiettivi strategici e di business della tua organizzazione. Vediamo insieme come fare.
Individua i punti critici o le sfide all’interno dell’organizzazione che la tua iniziativa HR intende affrontare e come può risolvere problemi specifici, ad esempio, alto turnover, basso coinvolgimento dei dipendenti o carenze di competenze.
Puoi utilizzare i dati raccolti da strumenti come sondaggi, colloqui di permanenza, colloqui di uscita combinati con i classici indicatori HR.
Se possibile, mostra come la tua soluzione avrà un impatto positivo sulla redditività dell’azienda. Potresti dover fare ricerche sulle migliori pratiche del settore e raccogliere metriche e dati a supporto delle tue idee.
Questo si chiama rendimento previsto dell’investimento (ROI).
La Harvard Business School lo definisce come “Calcolato prima dell’avvio di un progetto. Il ROI previsto utilizza costi stimati, ricavi e altre ipotesi per determinare quanto profitto è probabile che un progetto generi.”
ROI = [(Valore finanziario – Costo del progetto) / Costo del progetto] x 100
Quando applicata a progetti futuri, questa formula verrà utilizzata in molti scenari diversi per determinare la gamma dei possibili risultati. Questi risultati vengono poi utilizzati per comprendere il rischio e decidere se un’iniziativa debba essere portata avanti.
La mia iniziativa di formazione per i manager era pensata per colmare un’importante lacuna di competenze che stavamo riscontrando tra i nuovi manager.
Avevamo persone appassionate e motivate, pronte a diventare manager senza però sapere come farlo in modo efficace. Avevamo bisogno di un programma di formazione formale per nuovi manager per supportare queste persone nei loro ruoli.
Questo stava avendo un impatto negativo sull’azienda in diversi modi. Non solo i nostri nuovi manager e i loro team sperimentavano un morale basso, ma incideva anche sui nostri risultati economici: due dipendenti ad alte prestazioni si sono dimessi a poche settimane di distanza l’uno dall’altro a causa di problemi con i loro diretti responsabili.
Sono riuscita a dimostrare la necessità di questa formazione usando la formula sopra per mostrare che il costo della formazione è inferiore a quello di sostituire quei due dipendenti. Sono inoltre riuscita a mostrare quale sarebbe l’impatto se altri 2, 4 o anche 10 talenti lasciassero a causa dei loro manager diretti.
Fase 2: Trova i primi sostenitori della tua causa
Individua e coinvolgi gli stakeholder chiave che possono influenzare il senior management. Potrebbero essere responsabili di reparto, dipendenti influenti o partner esterni.
Questi sostenitori dovrebbero possedere una profonda conoscenza della tua iniziativa nonché una certa influenza sul team di leadership.
Il networking è la chiave per riuscire a trovare questi sostenitori. Contatta la tua rete per vedere se qualcuno può consigliarti una persona potenzialmente interessata al tuo nuovo progetto.
Una volta trovati i tuoi sostenitori, assicurati di ottenere il loro supporto fin dall’inizio perché potranno aiutarti a superare eventuali ostacoli nel processo e a costruire consenso interno per la tua iniziativa.
Per l’iniziativa di formazione ai manager, mi sono rivolta a diversi Vicepresidenti che sapevo avessero difficoltà nella formazione dei loro nuovi manager.
Poter offrire a questi vicepresidenti una soluzione al loro problema li ha trasformati in sostenitori della mia iniziativa. Sono stati disposti e in grado di influenzare i loro colleghi e la leadership in modi che io non potevo.
Fase 3: Prepara e perfeziona il tuo elevator pitch (ti servirà per il prossimo passaggio)
È probabile che tu debba promuovere questa iniziativa più di una volta, e avere una presentazione coerente che sia chiara, concisa e coinvolgente è fondamentale affinché la nuova iniziativa HR venga approvata.
La tua presentazione dovrà spiegare in modo conciso cos’è l’iniziativa, perché è necessaria e come porterà benefici all’organizzazione.
Qui dovrai avere risposte concrete alle domande del team di leadership. Fai una ricerca sulle migliori pratiche del settore e preparati a citare altre organizzazioni che hanno ottenuto successo tramite progetti simili.
I tuoi primi sostenitori possono aiutarti a perfezionare la presentazione, poiché probabilmente conoscono meglio il pubblico che vuoi raggiungere. Presentala a loro e chiedi dei feedback.
Il mio piccolo ma potente team di VP mi ha aiutato a perfezionare la presentazione affinando i dettagli, eliminando ciò che non era rilevante per il team dirigente e aggiungendo dati a supporto della mia proposta.
Fase 4: Iterare
Prevedi eventuali obiezioni e preparati con risposte ben motivate. Dimostrerai così di aver ragionato a fondo sull’iniziativa.
Dovrai essere pronto a rispondere alle preoccupazioni della leadership dopo la presentazione, oltre alle domande della fase precedente.
Puoi usare dati e casi concreti raccolti nella ricerca per sostenere la tua iniziativa. Spesso il team dirigente vuole dati a supporto delle sue decisioni, quindi anche se non vedi la necessità di inserirli nella presentazione, è utile averli a disposizione.
Ho presentato la mia idea di formazione per manager diverse volte nell’arco di alcuni mesi. Ogni volta che mi veniva detto di no, insistevo prendendo i feedback e adattando di conseguenza il mio piano.
Fase 5: Definisci cosa significherà avere successo
Una parte fondamentale del business case della fase 1 sarà definire cosa significherà il successo e come verrà misurato.
Il successo assumerà forme diverse a seconda dell’iniziativa, del budget, delle tempistiche, ecc. Tuttavia dovrai definire cosa rappresenta il successo per il tuo progetto e anche mostrare come intendi misurarlo.
L’adozione di successo del mio progetto di formazione manageriale era definita come l’80% dei manager esistenti che ricevevano una formazione di base sulla gestione entro 90 giorni dal lancio, e il 100% dei nuovi manager che riceveva la formazione entro i primi 90 giorni nel ruolo.
Questo ci ha permesso di misurare il successo in modo concreto, basato sui dati, che la leadership ha ritenuto adeguato.
Fase 6: Crea una roadmap con tappe specifiche per misurare i progressi
Questa roadmap sarà la guida per restare nei tempi e nei budget previsti. Puoi prendere la definizione di successo della fase precedente e suddividerla in risultati incrementali.
Una delle opzioni è cominciare con un progetto pilota per testare l’iniziativa HR su scala ridotta. Questo riduce il rischio e permette ai leader di vedere risultati tangibili prima di un impegno completo.
Abbiamo utilizzato un programma pilota per il progetto di formazione dei manager impiegando il nostro team di marketing, che era particolarmente motivato a partecipare alla formazione.
Abbiamo richiesto feedback ai primi partecipanti e fatto compilare loro autovalutazioni sia prima che dopo la formazione.
Siamo riusciti ad applicare le lezioni apprese e i feedback dei partecipanti alla roadmap complessiva. Sono riuscita ad adattarmi, abbiamo aggiustato la tempistica di completamento e migliorato il programma stesso di formazione.
Fase 7: Ottenere il consenso dell’intera organizzazione
Coinvolgi di nuovo i tuoi sostenitori: possono aiutarti a costruire una più ampia “coalizione di influencer” in tutta l’organizzazione, che può favorire la gestione del cambiamento.
Dovrai definire una nuova roadmap, stavolta concentrandoti su come diffondere l’iniziativa HR a livello aziendale. Non dovrai ricominciare da capo, ma adattare la roadmap esistente per includere l’intero progetto.
L’utilizzo del programma pilota per i nuovi manager ha aiutato la mia iniziativa in modo inaspettato: diversi manager hanno deciso di promuovere il programma tra i loro colleghi.
I manager in tutta l’organizzazione hanno potuto vedere i benefici ottenuti dai colleghi con la formazione e hanno scelto di partecipare anche loro.
Fase 8: Comunica i progressi alla leadership
Una volta che l’iniziativa è stata approvata e avviata, mantieni una comunicazione regolare con la leadership. Significa fornire aggiornamenti costanti sui progressi, i traguardi raggiunti e le eventuali modifiche apportate lungo il percorso.
Dimostrare i progressi incrementali durante lo sviluppo del progetto crea fiducia con la leadership e, si spera, renderà più facile presentare le prossime iniziative.
Abbiamo utilizzato le lezioni apprese durante il programma pilota, informato la leadership dei cambiamenti fatti, e ottenuto l’approvazione per la diffusione su scala aziendale dell’iniziativa.
Ho fornito aggiornamenti mensili alla leadership per documentare i progressi durante il rollout.
La perseveranza e l’adattabilità sono fondamentali
Ottenere il consenso della leadership per le tue iniziative è uno step fondamentale per apportare cambiamenti positivi nella tua organizzazione.
Seguendo i passaggi sopra descritti, puoi aumentare la probabilità che le tue idee vengano accolte ed eseguite in modo efficace, contribuendo così al successo e alla crescita della tua organizzazione.
Ricorda: la perseveranza e l'adattabilità sono fondamentali. Anche di fronte a un rifiuto iniziale, un approccio ben strutturato può portare a risultati di successo.
Per ulteriori consigli e supporto su come ottenere l'appoggio della leadership per il tuo progetto, puoi trovarmi nella Community People Managing People, una comunità di supporto composta da leader HR e aziendali che condividono conoscenze e best practice per aiutarti a crescere nella tua carriera e avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.
Altre risorse utili:
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