Come Migliorare la Produttività sul Lavoro: Le Migliori Pratiche
Per migliorare la produttività in un'organizzazione, inizia comprendendo cosa significa realmente produttività organizzativa e come puoi misurarla. In questo articolo, illustrerò le migliori pratiche concrete che puoi utilizzare come leader HR o manager per creare una cultura che aumenti la produttività, oltre a fornire esempi reali per chiarire come puoi mettere subito in pratica queste idee.
Che cos'è la produttività e perché dovresti misurarla?
Uno dei motivi per cui la produttività può essere così sfuggente per un'organizzazione è la mancanza di consenso su cosa renda produttiva un'organizzazione.
In un contesto industriale, puoi misurare la produttività in base a quanto un lavoratore riesce a produrre in un determinato periodo di tempo. Ma in un'economia della conoscenza, dove i lavoratori producono tipicamente servizi piuttosto che prodotti, è meno immediato.
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Un'opzione è calcolare la produttività aziendale come il fatturato generato in base al numero di ore lavorate. Più denaro produci in meno tempo, più sei produttivo.
Sebbene sia un indicatore logico per un'organizzazione, questo tipo di misurazione può essere difficile da tradurre a livello di singolo dipendente perché un knowledge worker solitamente valuta la propria produttività personale in base al numero di attività depennate dalla propria lista delle cose da fare. Tuttavia, affinché un'organizzazione consideri quel lavoratore produttivo, gli elementi di quella lista devono generare valore per l'azienda.
Se definiamo la produttività come un modo per ottimizzare i ricavi, puoi capire perché le organizzazioni sono motivate a misurarla. Aumentare i ricavi (e quindi la produttività) è segno di un'azienda sana e in crescita.
Come misurare la produttività
Quando prendi in considerazione come misurare la produttività nella tua organizzazione, concentrati sui risultati che aiutano a raggiungere gli obiettivi aziendali.
A seconda della natura della tua azienda, esempi di metriche potrebbero includere fatturato, soddisfazione del cliente o tempi di produzione.
Stabilisci cosa monitorare
Il primo passo è stabilire cosa monitorare e, ancora più importante, perché sia utile farlo. In che modo la metrica di produttività scelta è collegata agli obiettivi aziendali?
Per assicurarti che le metriche di produttività non siano semplicemente un colpo nel buio, collabora con i leader aziendali per stabilire un processo chiaro di definizione degli obiettivi.
Questo processo dovrebbe allineare i vari dipartimenti sugli obiettivi desiderati e su come verrà valutato il progresso verso tali obiettivi.
Stabilire objective and key results (OKR) o obiettivi SMART responsabilizza inoltre le organizzazioni nel compiere progressi rispetto alle priorità definite.
I dipendenti possono così vedere come il lavoro che svolgono ogni giorno si collega alla missione e supporta i traguardi principali.
Definisci un metodo per monitorare le metriche
Un errore comune nella definizione degli OKR è scegliere risultati chiave troppo difficili da misurare.
Ad esempio, se il tuo obiettivo dichiarato è tracciare la soddisfazione del cliente, ma per valutarla devi sintetizzare dati provenienti da molteplici fonti, potresti non essere ancora pronto per un risultato chiave in quest'area. Sarebbe meglio investire tempo per sistemare le fonti di dati sparse e semplificare il processo di raccolta dati.
Allinearsi con stakeholder interfunzionali potrebbe includere la creazione e la documentazione di un glossario delle metriche. Pensalo come un dizionario dei dati che orienti gli stakeholder verso una definizione comune di ciò che vuoi misurare e da dove provengono i dati. Ad esempio, chi viene considerato utente o abbonato? Qual è il periodo temporale che userai per misurare l'engagement?
Anche se creare un glossario può sembrare molto lavoro, ho visto organizzazioni ottenere una migliore produttività grazie a questo strumento.
Questo perché più tempo il tuo team dedica alla misurazione, meno ne avrà a disposizione per lavorare al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Fare il lavoro preliminare per pulire e organizzare i dati e concordare definizioni comuni porta vantaggi nel lungo periodo.
Analizza i dati e usali per identificare possibili metodi di miglioramento
Man mano che monitori i risultati trimestre dopo trimestre, utilizza i dati raccolti per individuare aree di miglioramento e ottimizzare i tuoi processi.
Puoi sperimentare e testare ipotesi su piccola scala e, se i test hanno successo, estendere la modifica del processo a tutta l'organizzazione.
Ad esempio, in uno studio recente, l'uso dell'AI generativa ha migliorato la produttività dei knowledge worker fino al 35% per dipendenti entry-level e principianti.
Come migliorare la produttività nella tua organizzazione
Alcune organizzazioni valutano la produttività in base alle ore lavorate o all’apparente operosità, ma sfruttare il monitoraggio dei dipendenti offre una misura più accurata.
La pandemia di COVID-19 ha messo in evidenza i limiti dell'uso della presenza come metrica di produttività, sottolineando la necessità di concentrarsi sul valore generato invece che sulle ore contate.
A differenza degli operai, i lavoratori della conoscenza come i designer di prodotto dovrebbero essere valutati sulla qualità dei risultati. Un design eccezionale può superare di gran lunga diversi lavori mediocri.
Il software per il monitoraggio dei dipendenti aiuta a migliorare la produttività identificando l’efficienza, distinguendo i migliori collaboratori e promuovendo una cultura che valorizzi il potenziale di ciascuno.
Ecco alcuni consigli su come le Risorse Umane e i leader possono creare un ambiente di lavoro che garantisca produttività in tutti i team (suggerimento: la motivazione è fondamentale!).
Garantire chiarezza, responsabilità e accountability
Definire ruoli e responsabilità in modo chiaro aiuta a stabilire le priorità e chi sia responsabile e accountable di cosa. Questo include la redazione di descrizioni dettagliate delle posizioni quando si assumono nuovi ruoli, l’impegno a garantire che il processo di selezione sia il più equo possibile e la creazione di percorsi di carriera per i ruoli esistenti così che i dipendenti sappiano cosa è necessario per avere successo e crescere in azienda. Per ulteriori suggerimenti, consulta Il CRA della Leadership.
Mostrare ai dipendenti che ciò che fanno è importante
I membri del team possono demotivarsi facilmente se pensano che il loro lavoro sia inutile. Al contrario, se riescono a vedere come le proprie attività quotidiane contribuiscono agli obiettivi generali dell’organizzazione, saranno più motivati a dare il massimo ogni giorno. La definizione di obiettivi tramite OKR è un metodo efficace per ottenere questo risultato.
Favorire il benessere dei dipendenti
È quasi scontato che garantire il benessere mentale e fisico attraverso ferie, permessi per familiari a carico, benefit legati al benessere, ecc. contribuirà a lavorare al meglio delle capacità e prevenire il burnout.
Inoltre, la ricerca mostra che i dipendenti desiderano lavori intellettualmente stimolanti e la libertà di scegliere come portarli a termine. Pensaci: se sapessi di non avere alcun controllo sul lavoro che ti viene affidato, perché dovresti preoccuparti di farlo meglio?
Rimuovere gli ostacoli
Coltivare un ambiente di lavoro produttivo significa anche rimuovere potenziali ostacoli al successo e ottimizzare i sistemi.
I team HR possono creare linee guida su come i dipendenti dovrebbero usare la tecnologia aziendale (ad esempio, email o Slack) per limitare i cambi di contesto e possono utilizzare sondaggi per capire se tutti dispongono di strumenti e risorse adatti a lavorare in modo efficace. Possono inoltre creare e mantenere un archivio informativo per supportare l’onboarding dei dipendenti e ridurre al minimo il tempo speso per recuperare le informazioni.
Riconosci il tuo team
Il riconoscimento non significa solo premi monetari—anche se una giusta retribuzione sicuramente aiuta! Il riconoscimento include anche opportunità di crescita professionale, premi per le prestazioni o anche un semplice elogio per un buon lavoro svolto. Ecco alcune idee di riconoscimento dei dipendenti.
Infine, è quasi impossibile rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il rischio di burnout senza middle manager.
I manager trasformano le priorità della direzione in piani operativi e garantiscono l’allineamento a livello operativo. Sono anche fondamentali per lo sviluppo e la fidelizzazione dei team.
E non si possono avere middle manager efficaci senza un’adeguata formazione. L’HR è fondamentale per aiutare l’organizzazione a costruire un solido programma di formazione per i manager di linea, affinché possano praticare una comunicazione efficace e crescere come veri leader d’azienda.
Caso di studio: migliorare la produttività dei dipendenti
Ci sono molte cose che puoi fare per aumentare la produttività dei dipendenti, anche se non fai parte dei vertici aziendali.
Quando lavoravo nella consulenza strategica, guidavo un team di 15 persone e mi concentravo costantemente sull’engagement dei dipendenti. Su una piramide di 200 persone, il mio team ottenne oltre il 50% delle promozioni.
Ecco cosa ha reso il mio team di successo:
- Ho introdotto un sondaggio mensile sulla motivazione per monitorare l’engagement dei dipendenti e la soddisfazione verso la leadership e ho condiviso i risultati anonimi con il team: 1) per normalizzare il ricevimento di feedback e 2) per rendere più rapidi i cicli di apprendimento e azione attraverso il feedback.
- Ho preparato un’email settimanale di ringraziamento per riconoscere i membri del team per i loro successi e ho messo in copia l’intero gruppo dirigente. Ho fatto in modo di celebrare sia i lavori di alta qualità sia i comportamenti in cui i membri del team delegavano, si supportavano a vicenda e si prendevano cura del loro benessere mentale.
- Ho istituito incontri settimanali regolari con ciascuno dei miei collaboratori diretti per comprendere le loro preoccupazioni, motivarli a migliorare le prestazioni dei dipendenti e costruire fiducia.
I dipendenti si sono sentiti supportati senza essere microgestiti e avevano un incentivo a migliorare le proprie prestazioni perché sentivano che il loro contributo era importante.
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