Come Migliorare la Produttività sul Lavoro: Migliori Pratiche
Quando cerchi su Google "come migliorare la produttività in un'organizzazione", troverai numerosi articoli che promettono che se applichi questi 10 trucchi casuali per la produttività, sbloccherai la produttività sul posto di lavoro.
Ma spesso non è chiaro come questi consigli siano collegati tra loro e si combinino per spostare realmente l’ago della bilancia della produttività a livello organizzativo.
In questo articolo, adottiamo un approccio diverso. Inizieremo definendo la produttività organizzativa e come misurarla, per poi fornire le migliori pratiche per HR e leader su come creare una cultura della produttività. Inoltre, ti proporremo esempi reali che ti aiuteranno a partire con il piede giusto.
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Cos’è la produttività e perché dovresti misurarla?
Uno dei motivi per cui la produttività può risultare così sfuggente per un’organizzazione è la mancanza di consenso su cosa renda produttiva un’organizzazione.
In un contesto industriale, puoi misurare la produttività in base a quanto un lavoratore riesce a produrre in una determinata quantità di tempo. Ma in un’economia della conoscenza, dove i dipendenti producono tipicamente servizi invece che prodotti, è meno semplice.
Una possibilità è calcolare la produttività aziendale come il fatturato generato rispetto al numero di ore lavorate. Più soldi guadagni in meno tempo, più sei produttivo.
Sebbene sia una metrica logica per un’organizzazione, questo tipo di misurazione può essere difficile da tradurre a livello di singolo dipendente, dato che chi lavora con la conoscenza valuta spesso la propria produttività in base al numero di compiti che riesce a spuntare dalla propria lista. Tuttavia, affinché un’organizzazione consideri quel dipendente produttivo, gli elementi di quella lista devono generare valore per l’azienda.
Se definiamo la produttività come un modo per ottimizzare i ricavi, è comprensibile perché le organizzazioni siano interessate a misurarla. Aumentare le entrate (e quindi la produttività) è segno di un’attività sana e in crescita.
Come misurare la produttività
Quando prendi in considerazione come misurare la produttività nella tua organizzazione, concentrati sui risultati che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
A seconda della natura dell’azienda, esempi di metriche possono essere il fatturato, la soddisfazione del cliente o il tempo fino alla produzione.
Stabilisci cosa misurare
Il primo passo è stabilire cosa misurare e, cosa più importante, perché è importante farlo. In che modo la metrica scelta per la produttività si collega agli obiettivi aziendali?
Per essere sicuri che le metriche di produttività non siano semplicemente un tentativo alla cieca, lavora con i leader aziendali per stabilire un chiaro processo di definizione degli obiettivi.
Questo processo dovrebbe allineare i dipartimenti sugli obiettivi desiderati e su come valuteranno i progressi rispetto a tali obiettivi.
Stabilire obiettivi e risultati chiave (OKR) o obiettivi SMART permette inoltre alle organizzazioni di essere responsabili nel fare progressi rispetto alle priorità definite.
I dipendenti possono così vedere come il loro lavoro quotidiano sia connesso alla missione aziendale e supporti il raggiungimento dei traguardi fondamentali.
Elabora un metodo per monitorare le metriche
Un errore comune nella definizione degli OKR è scegliere risultati chiave troppo difficili da misurare.
Ad esempio, se il tuo obiettivo dichiarato è monitorare la soddisfazione del cliente ma per valutarla devi sintetizzare dati da molteplici fonti, forse non sei ancora pronto per un risultato chiave in questo ambito. Il tuo tempo sarebbe meglio speso per mettere ordine tra le diverse fonti dati e ottimizzare il processo di raccolta delle informazioni.
Allinearsi con le parti interessate trasversali può implicare lo sviluppo e la documentazione di un glossario di metriche. Pensalo come un dizionario di dati che orienta le parti coinvolte sulla definizione comune di ciò che si vuole misurare e sulla provenienza dei dati. Ad esempio, chi viene contato come utente o abbonato? Qual è il periodo temporale utilizzato per misurare l’engagement?
Sebbene creare un glossario possa richiedere molto lavoro, ho visto organizzazioni ottenere una maggiore produttività come risultato.
Questo perché più tempo il tuo team impiega a misurare, meno ne ha a disposizione per lavorare verso gli obiettivi aziendali. Fare un lavoro preliminare per ripulire e organizzare i dati e accordarsi su definizioni comuni ripaga nel lungo periodo.
Analizza i dati e usali per individuare potenziali metodi di miglioramento
Monitorando i risultati trimestre dopo trimestre, utilizza i dati raccolti per individuare aree di miglioramento e ottimizzare i processi.
Puoi sperimentare e testare ipotesi su piccola scala e, se i test si dimostrano efficaci, estendere il cambiamento di processo a tutta l’organizzazione.
Ad esempio, in uno studio recente, l’uso dell’intelligenza artificiale generativa ha migliorato la produttività dei lavoratori della conoscenza fino al 35% per i dipendenti alle prime armi e per i principianti.
Come migliorare la produttività nella tua organizzazione
Alcune organizzazioni valutano la produttività in base alle ore lavorate o all'apparente operosità, ma sfruttare il monitoraggio dei dipendenti offre una misura più accurata.
La pandemia di COVID-19 ha messo in luce i limiti dell'utilizzo della presenza come metrica di produttività, sottolineando la necessità di generare valore invece di monitorare le ore di lavoro.
A differenza degli operai, i lavoratori della conoscenza come i designer di prodotto dovrebbero essere valutati sulla qualità del risultato. Un design eccezionale può superare di gran lunga molti mediocri.
Il software per il monitoraggio dei dipendenti aiuta a migliorare la produttività individuando l'efficienza, distinguendo i collaboratori più meritevoli e favorendo una cultura che liberi il potenziale.
Ecco alcuni suggerimenti su come le risorse umane e i leader possono creare un ambiente di lavoro che garantisca produttività tra i team (suggerimento: la motivazione è fondamentale!).
Garantire chiarezza, responsabilità e rendicontazione
Definisci ruoli e responsabilità in modo chiaro affinché siano evidenti le priorità, chi è responsabile e chi è rendicontabile per cosa. Questo include la redazione di descrizioni di lavoro accurate quando si assumono nuove risorse, il lavoro per rendere il processo di selezione il più equo possibile, e la creazione di percorsi di carriera per i ruoli esistenti, così che i dipendenti comprendano cosa serve per avere successo e crescere nell’organizzazione. Per ulteriori consigli, dai un’occhiata a Il modello CRA della leadership.
Fai capire ai dipendenti che ciò che fanno conta
I membri del team perderanno rapidamente motivazione se pensano che il proprio lavoro sia inutile. Al contrario, se riescono a vedere come le attività quotidiane contribuiscono al quadro più ampio degli obiettivi dell’organizzazione, saranno più motivati a dare il massimo ogni giorno. La definizione di obiettivi tramite la metodologia OKR è un metodo efficace per raggiungere questo risultato.
Favorire il benessere dei dipendenti
È quasi scontato che assicurare il benessere mentale e fisico tramite ferie, permessi per assistenza familiare, benefit per il benessere ecc. aiuti i membri del team a lavorare al meglio delle loro possibilità e a prevenire il burnout.
Inoltre, le ricerche dimostrano che i dipendenti desiderano un lavoro intellettualmente stimolante e la libertà di scegliere come svolgerlo. Pensaci: se sapessi di non avere alcun controllo sul tipo di lavoro richiesto, perché dovresti preoccuparti di farlo meglio?
Rimuovere gli ostacoli
Coltivare un ambiente di lavoro produttivo significa anche eliminare potenziali impedimenti al successo e ottimizzare i sistemi.
I team HR possono creare linee guida su come utilizzare gli strumenti tecnologici dell’organizzazione (ad esempio email o Slack) per limitare i continui cambi di contesto e utilizzare sondaggi per capire se le persone hanno gli strumenti e le risorse necessari per lavorare in modo efficace. Possono anche creare e mantenere un archivio informativo per supportare l’onboarding dei dipendenti e ridurre al minimo il tempo speso nella ricerca di informazioni.
Riconosci il tuo team
Il riconoscimento non significa solo premi monetari—anche se una retribuzione adeguata aiuta certamente! Il riconoscimento comprende anche opportunità di crescita professionale, premi per le performance o anche solo un semplice elogio per un lavoro ben fatto. Qui trovi alcune ottime idee per il riconoscimento dei dipendenti.
Infine, è quasi impossibile rafforzare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il rischio di burnout senza manager intermedi.
I manager trasformano le priorità della direzione in piani operativi e ne garantiscono l’allineamento al livello operativo. Sono anche fondamentali per lo sviluppo e la retention dei team.
E non si possono avere manager intermedi efficaci senza un’adeguata formazione. Le risorse umane sono fondamentali per aiutare l’organizzazione a creare un solido programma formativo per i manager di linea, affinché possano esercitare una comunicazione efficace e diventare veri leader aziendali.
Caso di studio: migliorare la produttività dei dipendenti
Ci sono molte cose che puoi fare per migliorare la produttività dei dipendenti, anche se non fai parte dell’alta dirigenza.
Durante la mia esperienza nella consulenza strategica, ho guidato un team di 15 persone e mi sono concentrato costantemente sull’engagement dei dipendenti. Su una piramide di 200 persone, il mio team ha ottenuto oltre il 50% delle promozioni.
Ecco cosa ha reso il mio team vincente:
- Ho istituito un sondaggio mensile sulla motivazione per valutare il livello di engagement dei dipendenti e la soddisfazione nei confronti della leadership, e ho condiviso ogni mese i risultati anonimizzati con il team per: 1) normalizzare la raccolta dei feedback e 2) abbreviare il ciclo di apprendimento e di attivazione dei suggerimenti.
- Preparo ogni settimana una mail di ringraziamenti per riconoscere i membri del team per i loro risultati e metto in copia l’intero team di leadership. Mi assicuro di celebrare non solo i lavori di alta qualità, ma anche i casi in cui i membri delegano compiti, si supportano reciprocamente e si prendono cura del proprio benessere mentale.
- Ho stabilito incontri settimanali regolari con ciascuno dei miei collaboratori diretti per comprendere le loro preoccupazioni, guidarli nel migliorare le prestazioni dei dipendenti e costruire fiducia.
I dipendenti si sono sentiti supportati senza essere microgestiti e avevano uno stimolo a dare il meglio perché percepivano che il loro contributo era importante.
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Come ha implementato la tua organizzazione strategie per aumentare la produttività? Quali sfide avete incontrato lungo il percorso? Faccelo sapere nei commenti!
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