Costruire Comportamenti Organizzativi Che Generano Risultati
Oggi i leader operano con meno risorse e con altrettante, se non più, priorità.
Le aziende spesso implementano framework o strumenti per aiutare, ma questi possono finire per aumentare il carico di lavoro se non vengono abbinati a un cambiamento comportamentale esplicito.
Costruendo comportamenti condivisi all'interno dell'organizzazione, le aziende possono promuovere l'allineamento, la coerenza e l'efficienza di cui hanno bisogno per ridurre il carico di lavoro e migliorare le prestazioni.
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In questo articolo mi concentro sul valore dei comportamenti organizzativi condivisi e su come identificarli e coltivarli.
Cos’è il comportamento organizzativo (OB)?
Il comportamento organizzativo è lo studio di come le persone interagiscono nei gruppi all’interno delle organizzazioni, con l’obiettivo di prevedere le loro azioni e migliorare l’efficacia complessiva.
Sebbene l'OB tragga spunto da discipline come psicologia, sociologia, antropologia, economia e management per esplorare vari aspetti del comportamento umano sul lavoro, l’identificazione e l’applicazione di un insieme condiviso di comportamenti su scala organizzativa è tutt’altro che solo teorica.
Perché è importante concentrarsi sui comportamenti organizzativi condivisi
Identificare e concentrarsi sui comportamenti condivisi è fondamentale per progettare modalità di lavoro efficaci insieme.
Essi contribuiscono a stabilire aspettative coerenti e un terreno comune su come le persone lavorano sia in autonomia sia in collaborazione.
Avere aspettative condivise sui comportamenti:
- Favorisce efficienza e produttività, creando un ambiente lavorativo coerente senza bisogno di stabilire e chiarire costantemente le aspettative.
- Rafforza la collaborazione e favorisce un lavoro di squadra migliore, poiché tutti sanno cosa aspettarsi dagli altri, riducendo sia i conflitti che lo stress.
- Aumenta fiducia e rispetto, poiché le persone sanno che i colleghi agiranno in modo affidabile e coerente.
- Migliora la produttività e le prestazioni dei dipendenti, allineando i comportamenti agli obiettivi organizzativi, permettendo alle persone di dare priorità a lavori e apprendimenti che contribuiscono a questi obiettivi.
- Favorisce una leadership più efficace, in cui i manager si fidano dei propri team e possono delegare con sicurezza.
- Aumenta innovazione e adattabilità creando un ambiente psicologicamente sicuro in cui le persone sono incoraggiate a sperimentare e apprendere dagli errori senza paura di ripercussioni.
- Sostiene la capacità delle risorse umane di offrire iniziative di formazione e sviluppo più mirate, applicabili a segmenti più ampi dell’organizzazione.
Livelli del comportamento organizzativo
Esistono tre diversi livelli attraverso cui è possibile analizzare i comportamenti all'interno delle organizzazioni.
Ogni livello fornisce informazioni su aspetti specifici del comportamento e su come interagiscono tra loro.
1. Livello individuale
Questo livello si concentra sulla comprensione del comportamento individuale all’interno dell’organizzazione. Esamina fattori come personalità, atteggiamenti, percezioni, motivazione e processi decisionali.
L’obiettivo è comprendere in che modo i singoli contribuiscono all’efficacia organizzativa e come rispondono alle diverse situazioni lavorative.
2. Livello di gruppo/team
A questo livello, l'attenzione si sposta dal comportamento individuale a quello dei gruppi o team all'interno dell’organizzazione. Ciò include lo studio delle dinamiche di gruppo, dello sviluppo dei network, dei modelli di comunicazione, degli stili di leadership, di potere e politica e della risoluzione dei conflitti.
Sono proprio i comportamenti a determinare se un insieme di individui è un gruppo o un team. Comprendere il comportamento di gruppo aiuta a migliorare la collaborazione, ad aumentare le performance del team e a gestire i conflitti.
3. Livello organizzativo
Questo livello fa un passo indietro per esaminare la struttura organizzativa complessiva, la cultura, le politiche e i processi che plasmano il comportamento collettivo di individui e gruppi.
Analizza come la progettazione organizzativa, la cultura e l’ambiente esterno influenzino il comportamento dei dipendenti e l’efficacia dell’organizzazione.
Comprendere il comportamento a livello organizzativo aiuta nel prendere decisioni strategiche, gestire il cambiamento e promuovere l’innovazione.
Gli Elementi Chiave dei Comportamenti Organizzativi
I comportamenti organizzativi sono composti da molteplici elementi. L’interazione tra questi elementi determina le dinamiche interne all’organizzazione e influenza il modo in cui le persone e i gruppi si comportano.
Ecco alcune domande da considerare per alcuni degli elementi più critici:
1. Comunicazione
- Trasparenza: Incoraggiamo il dialogo aperto? Qual è il nostro modello di feedback (frequenza, formato, formalità/informalità, ecc.)? Come condividiamo le informazioni e a quali livelli dell’organizzazione?
- Chiarezza: Come ci assicuriamo che le informazioni siano comprese facilmente da tutti? Privilegiamo la sintesi? Quali strumenti di comunicazione ci aspettiamo che le persone usino e come (es: Slack, email, presentazioni, riunioni, intranet)?
- Ascolto: Valutiamo l’ascolto quanto o più della parola? Sappiamo come dimostrare l’ascolto attivo?
2. Lavoro di squadra
- Collaborazione: Come lavoriamo insieme nei team e tra funzioni diverse? Le persone vengono premiate per lavorare nei silos o per collaborare?
- Fiducia: Qual è il livello di sicurezza psicologica nell’organizzazione? I leader sanno come creare fiducia nei loro team?
- Gestione dei conflitti: È sicuro esprimere disaccordo in modo costruttivo nell’organizzazione? Come risolviamo i conflitti?
3. Leadership
- Prioritizzazione: Sappiamo identificare e concentrarci sulle attività che portano più valore? Come valutiamo e rivediamo costantemente le priorità? Come eliminiamo compiti e progetti a basso valore?
- Processo decisionale: Qual è il nostro modello decisionale? Come assicuriamo che chi prende le decisioni riceva i giusti input e raccomandazioni? Sosteniamo una decisione presa e proviamo a garantirne il successo?
- Sviluppo delle persone: Come supportiamo proattivamente la crescita dei nostri team? Forniamo regolarmente coaching e mentoring alle nostre persone?
4. Adattabilità
- Agilità nel cambiamento: Siamo disposti ad adattarci a cambiamenti nella struttura/processi/tecnologie organizzative? Siamo aperti a uscire dalla nostra zona di comfort e sperimentare?
- Apprendimento: Cerchiamo opportunità di crescita e sviluppo continui? Offriamo opportunità e risorse di apprendimento? Le persone vengono premiate per l’apprendimento continuo?
- Miglioramento continuo: Vediamo il lavoro come un processo iterativo? Ci impegniamo costantemente a migliorare processi, prodotti e servizi?
5. Responsabilità
- Proprietà: Ci assumiamo la responsabilità delle nostre azioni e dei nostri risultati? Ammettiamo proattivamente gli errori e cerchiamo di correggerli?
- Follow up: Rispettiamo i nostri impegni come promesso? Siamo affidabili? Come teniamo proattivamente informati gli altri su progressi e ostacoli?
- Pensiero critico: Analizziamo i problemi in modo oggettivo? Come consideriamo molteplici punti di vista? Abbiamo la consapevolezza di capire come contribuiamo al problema e/o alla soluzione?
6. Tecnologia
- Strumenti digitali interni: Quali strumenti digitali abbiamo a disposizione (es: email, messaggistica, strumenti di project management, sistema di gestione dell’apprendimento, ecc.)? Quali strumenti ci mancano che ci aiuterebbero a collaborare meglio?
- Automazione/AI: Quali automazioni/AI abbiamo implementato per occuparci delle attività di routine? I dipendenti stanno sfruttando l’automazione o ne hanno paura?
- Analisi: Cosa facciamo con i dati che raccogliamo? Come usiamo le analisi per sostenere innovazione e approfondimenti?
7. Struttura
- Gerarchia: I livelli della nostra gerarchia favoriscono o ostacolano la produttività? In che modo i nostri canali di comunicazione e i metodi decisionali sono definiti attraverso i vari livelli dell'organizzazione?
- Chiarezza dei ruoli: Abbiamo definito chiaramente l’ambito di responsabilità di ciascun ruolo? Come fanno le persone a sapere come i loro ruoli e responsabilità si inseriscono nel loro team, nel team trasversale e nell'organizzazione?
- Allineamento culturale: In che modo la nostra struttura organizzativa supporta (o meno) la nostra missione e i nostri valori? Modifichiamo la nostra struttura secondo necessità per incoraggiare i comportamenti che desideriamo che i dipendenti adottino?
Come determinare e coltivare i comportamenti organizzativi
Determinare e coltivare comportamenti organizzativi condivisi non deve essere necessariamente troppo complesso.
Questi passaggi pratici ti aiuteranno a individuare i comportamenti desiderati, a comunicarli in modo specifico e a codificarli nelle modalità operative dell'organizzazione.
1. Identificare i comportamenti chiave
Identificare i comportamenti chiave implica raccogliere e analizzare diversi aspetti dell'organizzazione, sia formali che informali.
Rivedi la missione, la visione e i valori dell'organizzazione
Il linguaggio utilizzato in queste dichiarazioni spesso mette in evidenza i comportamenti più rilevanti per l’organizzazione (ad es.: lavoro di squadra, creatività, impatto, orientamento al futuro).
Considera i comportamenti necessari per supportare queste competenze. Ad es.: una missione che include la creazione della migliore esperienza utente potrebbe richiedere comportamenti come curiosità, iterazione ed empatia.
Rivedi gli obiettivi dell'organizzazione e/o del team
Scomponi gli obiettivi nelle attività necessarie a raggiungerli e poi considera i comportamenti che supportano ciascuna attività. Ad es.: l'obiettivo di ridurre il time-to-market di un prodotto può richiedere comportamenti come decisione, adattabilità e capacità di stabilire priorità.
Osserva le norme lavorative già esistenti
Questi sono i comportamenti già costantemente dimostrati dai dipendenti. Includono modalità decisionali, di comunicazione tra le persone, o di gestione del cambiamento.
Raccogli feedback
Chiedi ai dipendenti a tutti i livelli quali comportamenti vedono come utili e quali, invece, come ostacolo.
2. Specificare come si manifesta l’efficacia di questi comportamenti
Una volta individuati i comportamenti chiave, crea descrizioni specifiche di come si concretizzano all’interno dell’organizzazione.
Queste ‘dichiarazioni di comportamento’ devono includere esempi concreti su come il comportamento dovrebbe essere manifestato, utilizzando un linguaggio semplice e comprensibile.
Ad esempio, Amazon ha elencato i comportamenti attesi in una serie di Principi di Leadership, tra cui uno è "Guadagnare Fiducia".
La loro dichiarazione di comportamento su Guadagnare Fiducia è: “I leader ascoltano con attenzione, parlano con franchezza e trattano gli altri con rispetto. Sono apertamente autocritici, anche quando risulta difficile o imbarazzante. I leader non credono che il loro o l’odore corporeo del loro team abbia il profumo di un'essenza. Si confrontano con i migliori sia individualmente che come team.”
Possono essere forniti anche esempi specifici per ruolo. Per quanto riguarda la fornitura e la richiesta regolare di feedback, questo potrebbe manifestarsi così:
- I manager tengono incontri one-to-one settimanali con ciascun membro del team per offrire supporto e consulenza, forniscono feedback positivo e costruttivo in tempo reale durante le sessioni di lavoro e richiedono formalmente feedback ai collaboratori diretti e ai pari due volte l’anno.
- I collaboratori individuali ricercano proattivamente feedback da leader e colleghi per migliorare la performance, richiedono formalmente feedback una volta l’anno come parte del processo di fine anno e forniscono regolarmente feedback positivo e costruttivo ai leader, ai compagni di squadra e ai partner trasversali.
Puoi anche sviluppare risorse formative, tra cui esercizi che consentono ai dipendenti di apprendere e mettere in pratica i comportamenti chiave in un ambiente sicuro, e strumenti di autovalutazione affinché le persone possano confrontare i propri comportamenti con lo standard.
3. Integra i comportamenti negli strumenti e nei processi per le persone
Affinché i comportamenti si radichino veramente, integra le aspettative e la responsabilità nel modo in cui acquisisci, valuti e premi i dipendenti con programmi di incentivi sul luogo di lavoro.
- Integra le aspettative comportamentali nelle descrizioni del lavoro e nelle domande poste durante il processo di selezione.
- Inserisci i nuovi arrivati ai comportamenti durante l’orientamento dei neoassunti.
- Includi obiettivi comportamentali come parte del documento di definizione degli obiettivi.
- Fornisci risorse formative e supporto per costruire, rafforzare e scalare i comportamenti.
- Fornisci regolarmente feedback su quanto bene le persone mettono in atto i comportamenti nel loro lavoro.
- Usa i comportamenti come base per il riconoscimento e le ricompense dei dipendenti, sia formali che informali.
Caso di Studio sui Comportamenti Organizzativi: Focalizzare un Team di Prodotto
Recentemente, ho lavorato con un team di prodotto che aveva bisogno di cambiare alcuni comportamenti radicati da tempo.
Creavano una vasta gamma di prodotti che venivano venduti in quantità troppo piccole per contribuire in modo significativo ai risultati economici.
Ci voleva la stessa quantità di ore di lavoro per creare un prodotto che contribuiva al 2% delle vendite totali tanto quanto uno che contribuiva al 20%!
Allo stesso tempo, ogni passaggio del processo di sviluppo deragliava con persone che rivedevano decisioni già prese.
Sebbene il team avesse già identificato la necessità di semplificare la propria offerta e lavorare in modo più efficiente, l’azienda ha attraversato una riorganizzazione significativa che ha ridotto il personale complessivo. Di conseguenza, è diventato ancora più imperativo che il team lavorasse diversamente.
I responsabili del team hanno collaborato per:
- Definire chiaramente lo stato Da/A. Ad esempio, sono passati dal fornire feedback sul prodotto basato su opinioni a un feedback basato sui dati.
- Identificare i comportamenti allineati ai valori aziendali e chiarire le affermazioni comportamentali per ciascuno. Ad esempio, il comportamento generale "mantieni le cose semplici" si traduce in "Chiediamoci se questo lavoro contribuisce davvero a raggiungere i nostri obiettivi" e "Dedica tempo alle cose che offrono maggior valore e trova scorciatoie in altro".
- Svolgere una sessione di un’intera giornata con il team di leadership esteso per introdurre i comportamenti, discutere come dimostrarli attraverso una prossima milestone nel processo di creazione del prodotto e concordare come responsabilizzarsi tra loro, con i team e nei confronti di se stessi.
- Riunirsi dopo la milestone per discutere cosa è andato bene, dove ci sono state difficoltà e cosa avrebbero cambiato per la prossima milestone.
Fortunatamente, sia il team che i partner interfunzionali hanno segnalato miglioramenti significativi nella milestone, tra cui un assortimento di prodotti più mirato e minore discussione su prodotti di basso valore.
I leader intendono replicare il processo prima di ogni prossima milestone fino a quando i comportamenti non diventeranno una seconda natura per il team.
Cosa Portare a Casa
Abbiamo trattato molti temi (grazie per essere arrivato fin qui!), quindi ecco tre spunti pratici da tenere a mente quando pensi ai comportamenti organizzativi nella tua azienda:
- Stabilisci e definisci i comportamenti chiave: Identifica i comportamenti che si allineano ai valori, agli obiettivi e alle norme aziendali. Poi crea frasi comportamentali chiare che offrano esempi concreti di come questi comportamenti dovrebbero emergere nelle operazioni quotidiane.
- Integra i comportamenti nei processi HR: Incorpora i comportamenti desiderati negli strumenti e processi HR chiave come descrizioni del lavoro, valutazioni delle prestazioni, formazione e programmi di riconoscimento. Questo approccio promuove la responsabilità e allinea le azioni dei dipendenti agli obiettivi organizzativi.
- Promuovi una mentalità di crescita: Incoraggia il dialogo aperto, feedback regolari e apprendimento continuo per aiutare i dipendenti ad adattare i propri comportamenti, promuovere la sicurezza psicologica e favorire l’adattabilità e l’innovazione nei team.
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