Costruire Comportamenti Organizzativi Che Portano Risultati
Oggi i leader operano con meno risorse e altrettante, se non più, priorità.
Spesso le aziende implementano strutture o strumenti per aiutare, ma questi possono finire per aumentare il carico di lavoro se non sono accompagnati da un cambiamento esplicito dei comportamenti.
Costruendo comportamenti organizzativi condivisi, le organizzazioni possono promuovere quello che serve per allineamento, coerenza ed efficienza al fine di ridurre il carico di lavoro e migliorare le prestazioni.
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In questo articolo mi concentro sul valore dei comportamenti organizzativi condivisi e su come identificarli e coltivarli.
Che cos'è il comportamento organizzativo (OB)?
Il comportamento organizzativo è lo studio di come le persone interagiscono all'interno di gruppi nelle organizzazioni nel tentativo di prevederne le azioni e migliorare l'efficacia complessiva.
Anche se l'OB attinge a discipline come psicologia, sociologia, antropologia, economia e management per esplorare diversi aspetti del comportamento umano sul lavoro, l'identificazione e l'applicazione di un insieme condiviso di comportamenti all'interno di un'organizzazione vanno ben oltre la teoria.
Perché è importante concentrarsi sui comportamenti organizzativi condivisi
Identificare e concentrarsi su comportamenti condivisi è fondamentale per progettare modalità di lavoro efficaci insieme.
Aiutano a stabilire aspettative coerenti e una base comune su come le persone lavorano sia in modo indipendente che insieme.
Avere aspettative comuni sui comportamenti:
- Favorisce efficienza e produttività, creando un ambiente di lavoro coerente senza la necessità di ridefinire e chiarire continuamente le aspettative.
- Migliora la collaborazione e facilita il lavoro di squadra poiché tutti sanno cosa aspettarsi dagli altri, riducendo sia i conflitti che lo stress.
- Aumenta la fiducia e il rispetto visto che le persone sanno che i colleghi agiranno in modo affidabile e costante.
- Migliora la produttività e le prestazioni dei dipendenti allineando i comportamenti agli obiettivi organizzativi, consentendo alle persone di dare priorità a lavori e apprendimento che contribuiscono a tali obiettivi.
- Favorisce una leadership più efficace: i manager si fidano dei team e possono delegare con sicurezza.
- Aumenta innovazione e adattabilità aiutando a creare un ambiente psicologicamente sicuro dove le persone sono incoraggiate a sperimentare e imparare dagli errori senza timore di conseguenze.
- Supporta le risorse umane nell'erogare iniziative formative e di sviluppo più mirate, applicabili a segmenti più ampi dell'organizzazione.
Livelli del comportamento organizzativo
Ci sono tre diversi livelli attraverso cui possiamo analizzare il comportamento all'interno delle organizzazioni.
Ogni livello fornisce una visione di aspetti specifici dei comportamenti e di come questi interagiscono tra loro.
1. Livello individuale
Questo livello si concentra sulla comprensione dei comportamenti dei singoli all'interno dell'organizzazione. Esamina fattori come personalità, atteggiamenti, percezioni, motivazione e processi decisionali.
L'obiettivo è comprendere come i singoli contribuiscono all'efficacia organizzativa e come rispondono a varie situazioni lavorative.
2. Livello di gruppo/squadra
A questo livello l'attenzione si sposta dal comportamento individuale a quello di gruppi o squadre all'interno dell'organizzazione. Comprende lo studio delle dinamiche di gruppo, dello sviluppo di reti, dei modelli di comunicazione, degli stili di leadership, del potere e della politica e della risoluzione dei conflitti.
I comportamenti sono infatti ciò che determina se un insieme di individui è solo un gruppo o una vera squadra. Capire il comportamento dei gruppi aiuta a migliorare la collaborazione, le prestazioni del team e la gestione dei conflitti.
3. Livello organizzativo
Questo livello amplia la prospettiva per esaminare la struttura organizzativa, la cultura, le politiche e i processi che plasmano il comportamento collettivo di individui e gruppi.
Analizza come il design organizzativo, la cultura e l’ambiente esterno influenzino il comportamento dei dipendenti e l’efficacia dell'organizzazione.
Comprendere il comportamento a livello organizzativo aiuta nelle decisioni strategiche, nella gestione del cambiamento e nel favorire l'innovazione.
Gli Elementi Chiave del Comportamento Organizzativo
I comportamenti organizzativi sono composti da molteplici elementi. L’interazione tra questi elementi modella le dinamiche all’interno di un’organizzazione e influenza il comportamento di individui e gruppi.
Ecco alcune domande da considerare per alcuni degli elementi più critici:
1. Comunicazione
- Trasparenza: Incoraggiamo il dialogo aperto? Qual è il nostro modello di feedback (frequenza, formato, formalità/informalità, ecc.)? Come condividiamo le informazioni e a quali livelli dell’organizzazione?
- Chiarezza: Come garantiamo che le informazioni siano facilmente comprensibili da tutti? Preferiamo la concisione? Quali strumenti di comunicazione ci aspettiamo che le persone utilizzino e come (es: Slack, email, presentazioni, riunioni, intranet)?
- Ascolto: Valorizziamo l’ascolto tanto quanto o più della parola? Sappiamo come dimostrare un ascolto attivo?
2. Lavoro di squadra
- Collaborazione: Come lavoriamo insieme nei team e tra diverse funzioni? Le persone vengono premiate per lavorare in compartimenti stagni o per collaborare?
- Fiducia: Qual è il livello di sicurezza psicologica nell’organizzazione? I leader sanno come costruire la fiducia nei loro team?
- Gestione dei conflitti: È sicuro esprimere disaccordi produttivi in questa organizzazione? Come risolviamo costruttivamente i conflitti?
3. Leadership
- Definizione delle priorità: Identifichiamo e ci concentriamo sulle attività che creano il maggior valore? Come valutiamo e ridefiniamo costantemente le priorità? Come eliminiamo compiti e progetti a basso valore?
- Processo decisionale: Qual è il nostro modello decisionale? Come assicuriamo che chi prende le decisioni riceva gli input e le raccomandazioni giuste? Sosteniamo la decisione presa e ci impegniamo per garantirne il successo?
- Sviluppo delle persone: Come supportiamo proattivamente la crescita dei nostri team? Facciamo regolarmente coaching e mentoring delle persone?
4. Adattabilità
- Agilità nel cambiamento: Siamo disposti ad adattarci alle evoluzioni nella struttura/processi/tecnologie aziendali? Siamo aperti a uscire dalla nostra zona di comfort e sperimentare?
- Apprendimento: Cerchiamo opportunità di crescita e sviluppo continuo? Offriamo opportunità e risorse per l’apprendimento? Le persone vengono premiate per l'apprendimento continuo?
- Miglioramento continuo: Consideriamo il lavoro come un processo iterativo? Ci impegniamo costantemente per migliorare processi, prodotti e servizi?
5. Responsabilità
- Senso di responsabilità: Ci assumiamo la responsabilità delle nostre azioni e dei nostri risultati? Ammettiamo proattivamente i nostri errori e cerchiamo di correggerli?
- Follow up: Rispettiamo gli impegni presi? Siamo affidabili? Come teniamo proattivamente informati gli altri su progressi e difficoltà?
- Pensiero critico: Analizziamo i problemi in modo oggettivo? Come valutiamo diverse prospettive? Abbiamo la consapevolezza di capire come contribuiamo al problema e/o alla soluzione?
6. Tecnologia
- Strumenti digitali interni: Quali strumenti digitali sono disponibili internamente (es: email, messaggistica, strumenti di gestione dei progetti, sistemi di gestione della formazione, ecc.)? Quali strumenti mancano che potrebbero aiutarci a collaborare meglio?
- Automazione/AI: Quali sistemi di automazione/AI abbiamo implementato per occuparci dei compiti di routine? I dipendenti sfruttano le automazioni o ne hanno paura?
- Analisi dei dati: Cosa facciamo con i dati che raccogliamo? In che modo usiamo l’analisi per supportare l’innovazione e i nuovi insight?
7. Struttura
- Gerarchia: I livelli della nostra gerarchia favoriscono o ostacolano la produttività? In che modo i nostri canali di comunicazione e i metodi decisionali sono definiti attraverso i livelli dell'organizzazione?
- Chiarezza dei ruoli: Abbiamo chiaramente definito l'ambito di responsabilità per ogni ruolo? Come fanno le persone a sapere come i loro ruoli e le loro responsabilità si inseriscono nel proprio team, nel team interfunzionale e nell'organizzazione?
- Allineamento culturale: In che modo la nostra struttura organizzativa supporta (o meno) la nostra mission e i nostri valori? Adattiamo la nostra struttura quando necessario per incoraggiare i comportamenti che desideriamo che i dipendenti adottino?
Come determinare e coltivare i comportamenti organizzativi
Determinare e coltivare comportamenti condivisi in azienda non deve essere necessariamente un processo troppo complesso.
Questi passaggi pratici ti aiuteranno a identificare i comportamenti desiderati, a comunicarli in modo specifico e a codificarli all'interno delle modalità operative dell'organizzazione.
1. Identificare i comportamenti chiave
Identificare i comportamenti chiave implica raccogliere e analizzare molteplici aspetti dell'organizzazione, sia formali che informali.
Rivedere mission, vision e valori dell'organizzazione
Il linguaggio usato in queste dichiarazioni spesso mette in luce i comportamenti più importanti per l’organizzazione (es: lavoro di squadra, creatività, impatto, orientamento al futuro).
Considera quali comportamenti sono necessari per realizzare queste competenze. Es: una mission che include la creazione della migliore esperienza utente potrebbe richiedere comportamenti come curiosità, iterazione ed empatia.
Rivedere gli obiettivi dell'organizzazione e/o del team
Scomponi gli obiettivi nelle attività richieste per raggiungerli e considera quindi i comportamenti che supportano ciascuna attività. Es: l'obiettivo di ridurre i tempi di lancio del prodotto sul mercato può richiedere comportamenti come decisionalità, adattabilità e capacità di dare priorità.
Osservare le norme esistenti sul posto di lavoro
Questi sono i comportamenti già costantemente dimostrati dai dipendenti. Includono, ad esempio, come vengono prese le decisioni, come le persone comunicano tra loro o come gestiscono il cambiamento.
Raccogliere feedback
Chiedi ai dipendenti di tutti i livelli quali comportamenti ritengono aggiungano valore e quali creano ostacoli.
2. Specificare come mettere efficacemente in mostra i comportamenti
Una volta identificati i comportamenti chiave, crea descrizioni specifiche su come dovrebbero essere messi in pratica nel contesto dell’organizzazione.
Queste "dichiarazioni di comportamento" dovrebbero includere esempi concreti di come il comportamento deve essere dimostrato, utilizzando un linguaggio semplice e comprensibile.
Ad esempio, Amazon ha descritto i comportamenti attesi in una lista di Principi di Leadership, uno dei quali è "Guadagnare Fiducia".
La loro dichiarazione di comportamento per Guadagnare Fiducia è: “I leader ascoltano attentamente, parlano in modo sincero e trattano gli altri con rispetto. Sono apertamente autocritici, anche quando questo è scomodo o imbarazzante. I leader non credono che il loro, o quello del proprio team, odore corporeo profumi di rosa. Si confrontano e confrontano i loro team con i migliori.”
Puoi anche fornire esempi specifici per ruolo. Per la fornitura e la richiesta regolare di feedback, questo potrebbe concretizzarsi in:
- I manager organizzano incontri individuali settimanali (colloqui individuali) con ciascun membro del team per fornire supporto e guida, offrire feedback positivi e costruttivi in tempo reale durante le sessioni di lavoro e richiedere formalmente feedback da collaboratori diretti e colleghi due volte l'anno.
- I collaboratori hanno un atteggiamento proattivo nella ricerca di feedback da leader e colleghi per migliorare le proprie prestazioni, richiedono formalmente un feedback una volta l’anno come parte del processo di fine anno, e forniscono abitualmente feedback tempestivi, positivi e costruttivi a leader, compagni di squadra e partner interfunzionali.
Puoi anche sviluppare risorse formative tra cui esercizi che permettono ai dipendenti di conoscere e mettere in pratica i comportamenti chiave in un ambiente sicuro, e strumenti di autovalutazione per consentire alle persone di confrontare i propri comportamenti con lo standard.
3. Integra i comportamenti negli strumenti e nei processi delle persone
Affinché i comportamenti vengano realmente adottati, integra le aspettative e la responsabilità nel modo in cui acquisisci, valuti e premi i dipendenti con programmi di incentivi sul posto di lavoro.
- Incorpora le aspettative comportamentali nelle descrizioni delle mansioni e nelle domande poste durante il processo di selezione.
- Integra i comportamenti durante l'orientamento dei nuovi assunti.
- Includi obiettivi comportamentali nel tuo documento di definizione degli obiettivi.
- Fornisci risorse formative e supporto per costruire, rafforzare ed espandere i comportamenti.
- Fornisci regolarmente feedback su quanto bene le persone mettono in pratica i comportamenti nel loro lavoro.
- Usa i comportamenti come base per il riconoscimento dei dipendenti, sia formale che informale, e per i premi.
Caso Studio sui Comportamenti Organizzativi: Focalizzare un Team di Prodotto
Recentemente ho lavorato con un team di prodotto che aveva bisogno di cambiare alcuni comportamenti radicati da tempo.
Creavano una vasta gamma di prodotti che vendevano in quantità troppo ridotte per contribuire in modo significativo al risultato economico.
Impiegarono la stessa quantità di ore di lavoro per creare un prodotto che contribuiva al 2% delle vendite totali come per uno che contribuiva al 20%!
Allo stesso tempo, ogni fase del processo di sviluppo andava fuori rotta con persone che rivedevano decisioni già prese.
Sebbene il team avesse già individuato la necessità di ottimizzare l'offerta di prodotti e lavorare in modo più efficiente, l'azienda è passata attraverso una significativa riorganizzazione che ha ridotto il personale complessivo. Di conseguenza, è diventato ancora più imperativo che il team lavorasse in modo diverso.
I responsabili del team hanno collaborato per:
- Definire chiaramente lo stato Da/A. Per esempio, sono passati dal fornire feedback sui prodotti basati su opinioni a feedback supportati dai dati.
- Individuare comportamenti allineati ai valori aziendali e chiarire le affermazioni comportamentali per ciascuno. Ad esempio, il comportamento generale "mantieni la semplicità" si traduce in "Chiediamoci se questo lavoro contribuirà concretamente al raggiungimento dei nostri obiettivi" e "Dedichiamo tempo alle attività che generano maggiore valore e semplifichiamo altrove".
- Organizzare una giornata intera con il team dirigenziale esteso per introdurre i comportamenti, discutere come dimostrarli durante una prossima tappa del processo di creazione del prodotto e concordare come ogni membro si sarebbe assunto la responsabilità individuale, di team e reciproca.
- Riunirsi dopo la tappa per discutere cosa è andato bene, dove ci sono state difficoltà e cosa avrebbero modificato per la prossima tappa.
Fortunatamente sia il team sia i partner cross-funzionali hanno segnalato importanti miglioramenti alla tappa, tra cui un assortimento di prodotti più selezionato e meno discussioni su prodotti a basso valore.
I leader pianificano di replicare il processo prima di ogni prossima tappa, finché i comportamenti non diventeranno una seconda natura per il team.
Suggerimenti Pratici
Abbiamo trattato molti aspetti (grazie per essere rimasto fino a qui!), quindi ecco tre suggerimenti pratici da tenere a mente quando pensi ai comportamenti organizzativi nella tua organizzazione:
- Stabilisci e definisci i comportamenti chiave: Individua comportamenti che siano allineati con i valori, gli obiettivi e le norme della tua organizzazione. Crea poi affermazioni comportamentali chiare che offrano esempi concreti di come questi comportamenti dovrebbero manifestarsi nelle attività quotidiane.
- Integra i comportamenti nei processi HR: Inserisci i comportamenti desiderati negli strumenti e nei processi chiave delle risorse umane, come le descrizioni delle mansioni, le valutazioni delle prestazioni, la formazione e i programmi di riconoscimento. Questo approccio promuove la responsabilità e allinea le azioni dei dipendenti agli obiettivi dell'organizzazione.
- Promuovi una mentalità di crescita: Incoraggia il dialogo aperto, il feedback regolare e l'apprendimento continuo per aiutare i dipendenti ad adattare i loro comportamenti, favorire la sicurezza psicologica e promuovere adattabilità e innovazione nei team.
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