Capire le imposte sui salari: una guida completa 2026

Quindi, ogni volta che paghi il tuo team, non stai semplicemente versando gli stipendi: stai anche agendo come esattore delle imposte per conto del governo, calcolando gli importi esatti, trattenendo le somme, versando i contributi corrispondenti e inviando tutto alle agenzie governative competenti.

Anche se hai un solo dipendente in busta paga, gestire le imposte in modo errato, pagando troppo poco, pagando troppo, pagando in ritardo o presentando i moduli sbagliati può comportare sanzioni, molti costi amministrativi del personale e problemi amministrativi.

Cosa coprono le imposte sui salari?

Ora che hai compreso il cosa, è il momento di analizzare il quanto. Le imposte sui salari finanziano specifici programmi di assicurazione sociale e si suddividono in alcune categorie, illustrate di seguito.

Una precisazione prima di iniziare: la ritenuta dell'imposta federale sul reddito non è tecnicamente un'imposta sui salari, ma viene gestita nella stessa elaborazione delle paghe e dichiarata sugli stessi moduli, quindi l'abbiamo inclusa qui. Nella prossima sezione spiegheremo la differenza tra le due.

Ritenuta dell'imposta federale sul reddito

La ritenuta dell'imposta sul reddito è un pagamento anticipato dell'imposta annuale sul reddito del dipendente, non un contributo a un programma specifico. Consiste nel dedurre una parte della retribuzione del dipendente e versarla all'IRS nel corso dell'anno. Aiuta i dipendenti a evitare ingenti imposte da pagare o sanzioni per insufficiente versamento al momento della presentazione della dichiarazione annuale.

L'importo trattenuto dipende da diversi fattori, la maggior parte delle informazioni cruciali dei quali è indicata nel modulo W-4.

I dipendenti lo compilano al momento dell'assunzione e include dettagli come lo stato civile ai fini fiscali, il numero di persone a carico, il reddito aggiuntivo, le detrazioni, gli importi aggiuntivi da trattenere, ecc.

Imposte FICA: Previdenza Sociale e Medicare

Le imposte FICA (Legge federale sui contributi assicurativi) sono costituite dalle imposte sulla Previdenza Sociale e Medicare e sono generalmente quelle che la maggior parte delle persone associa alle imposte sui salari.

Sia i datori di lavoro sia i dipendenti contribuiscono in parti uguali. 

L'imposta sulla Previdenza Sociale è pari al 6,2%, a carico sia del dipendente sia del datore di lavoro, per un totale del 12,4%. A partire dal 2026, il limite della base imponibile (la retribuzione massima soggetta all'imposta) per la Previdenza Sociale è di $184,500, rispetto ai $176,100 del 2025.

L'imposta Medicare è pari all'1,45% per il datore di lavoro e all'1,45% per il dipendente, per un totale del 2,9%.

Per le persone che guadagnano più di $200,000, il datore di lavoro è tenuto a trattenere un ulteriore 0,9% sulle retribuzioni superiori a $200K fino alla fine dell'anno solare. 

I datori di lavoro non sono tenuti a versare un contributo corrispondente a questo importo; devi soltanto trattenerlo dalle retribuzioni del dipendente.

Il tuo compito è trattenere la quota d'imposta del dipendente, versare un contributo corrispondente per le componenti relative alla Previdenza Sociale e a Medicare (per un totale del 7,65%) e pagare entrambe le quote al governo.

Imposta federale sulla disoccupazione (FUTA)

I datori di lavoro sono responsabili del pagamento dell'imposta prevista dalla Legge federale sull'imposta sulla disoccupazione (FUTA), che finanzia le prestazioni di disoccupazione per i lavoratori che hanno perso il lavoro. 

Questa è interamente a tuo carico; i dipendenti non contribuiscono.

L'aliquota dell'imposta FUTA è del 6% sui primi $7,000 di retribuzione corrisposti a ciascun dipendente in un anno solare. 

Tuttavia, tu, in qualità di datore di lavoro, puoi ricevere un credito fino al 5,4% per aver pagato puntualmente e per intero le imposte statali sulla disoccupazione, ottenendo un'aliquota FUTA netta dello 0,6%. 

Quindi, se ne hai diritto, pagherai solo $42 per dipendente all'anno di FUTA.

Imposta statale sulla disoccupazione (SUTA)

I datori di lavoro sono inoltre responsabili del pagamento delle imposte statali sulla disoccupazione, che finanziano le prestazioni di disoccupazione a livello statale.

Le aliquote e le basi imponibili delle imposte statali sulla disoccupazione variano da uno stato all'altro e cambiano ogni anno. La tabella seguente mostra le basi imponibili del 2026 e gli intervalli delle aliquote pubblicati più di recente. Verifica l'aliquota esatta con l'agenzia del tuo stato.

Stato	Base imponibile salariale SUTA 2026	Intervallo aliquote del datore di lavoro	Note
Alabama	$8,000	0.14–5.34%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: Tabella A (2.7%); imposta ESA per la formazione dello 0.06%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare invece di pagare la SUTA
Alaska	$54,200	1.0–5.4%	Contributo del dipendente: 0.50%; aliquota per i nuovi datori di lavoro variabile in base alla tabella (nessuna aliquota fissa per i nuovi datori di lavoro); nessuna imposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Arizona	$8,000	0.04–9.72%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 2.0%; nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Arkansas	$7,000	0.20–10.10%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 1.9%; contributo amministrativo dello 0.10%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
California	$7,000	1.5–6.2%	Contributo del dipendente: nessuno (i dipendenti pagano invece la SDI); aliquota per i nuovi datori di lavoro: 3.4% (la tabella 2026 è F+, ovvero la Tabella F più una sovrattassa del 15%); imposta per la formazione professionale (ETT) dello 0.10%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Colorado	$30,600	0.64–8.86%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 3.05% (3.08–7.65% per l'edilizia); nessuna imposta separata per la formazione; le sovrattasse per il sostegno e la solvibilità variano in base al settore; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Connecticut	$27,000	1.1–8.9%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 2.2%; nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Delaware	$14,500	0.30–5.40%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 1.0%; contributo speciale per la formazione dello 0.20%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
D.C.	$9,000	1.9–7.4%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 2.7%; contributo amministrativo dello 0.20%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Florida	$7,000	0.1–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 2.7%; nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Georgia	$9,500	0.04–8.1%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 2.64% (fissa fino al 2026); contributo amministrativo dello 0.06%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Hawaii	$64,500	0.0–5.6%	Contributo del dipendente: nessuno (i dipendenti pagano invece la TDI); nuovo datore di lavoro: Tabella C (varia in base al tipo di attività); contributo per la formazione professionale dello 0.01%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Idaho	$58,300	0.225–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 1.00%; sovrattasse per la forza lavoro ridotta e amministrative (0.00–0.00675% più 0.00–0.03825%); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Illinois	$14,250	0.2–7.3%	Contributo del dipendente: nessuno; aliquota per i nuovi datori di lavoro: 3.65% (include FRR); imposta FRR per il rafforzamento del fondo dello 0.55%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Indiana	$9,500	0.5–7.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.5% (1.6% per i datori di lavoro pubblici); nessuna sovrattassa per la solvibilità; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Iowa	$20,400	0–7.0%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.0% (7.0% per l'edilizia); nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Kansas	$15,100	0.00–6.65%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.75% (5.55% per l'edilizia); nessuna sovrattassa per il rafforzamento del fondo (0%); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Kentucky	$12,000	0.3–9.0%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella A (2.7%; 9–10% per l'edilizia); SCUF dello 0.075% (fondo statale per la formazione); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Louisiana	$7,000	0.09–6.2%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: varia in base al settore (basato sul codice NAICS); imposta per la formazione dei lavoratori già occupati più Integrity Social Charge Fund (variabile); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Maine	$12,000	0.0–5.75%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: varia in base alla tabella (verificare con il Dipartimento del lavoro del Maine); imposte sul fondo della forza lavoro CSSF dello 0.14% e UPAF dello 0.16%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Maryland	$8,500	0.3–7.5%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella A (2.6%; 3.3% per l'edilizia); nessun contributo aggiuntivo; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Massachusetts	$15,000	0.83–12.65%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella D (2.13%; 5.45% per l'edilizia); imposta per la formazione della forza lavoro (WTF) dello 0.056%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Michigan	$9,000 (confermare; alcune fonti indicano $9,500)	0.06–10.30%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.7% (4.9% per l'edilizia); nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Minnesota	$44,000	0.40–8.90%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: varia in base al settore (1.0–8.9%); contributo per lo sviluppo della forza lavoro dello 0.10%; sovrattassa per la solvibilità del 5% (deficit del fondo); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Mississippi	$14,000	0.2–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.0–1.2% (progressiva in base al monte salari); sovrattasse combinate per la forza lavoro dello 0.2% (MS Works, formazione); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Missouri	$9,000	0.0–6.0%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.376% (1.00% per le organizzazioni senza scopo di lucro); sovrattassa per l'automazione dello 0.02%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare (pagano l'1% invece del 2.376%)
Montana	$47,300	0.0–6.12%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella 1 (1.0–2.0% in base alle dimensioni del monte salari); imposta sul fondo amministrativo dello 0.13–0.18%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Nebraska	$9,000 / $24,000	0–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.25% (5.4% per l'edilizia); sovrattassa di allocazione SUIT del 20% sull'aliquota SUI; base più elevata ($24,000) per i datori di lavoro appartenenti al gruppo con l'aliquota più alta; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Nevada	$43,700	0.25–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.95%; sovrattassa del Career Enhancement Program dello 0.05%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
New Hampshire	$14,000	0.1–7.0%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella I (2.7%); sovrattassa amministrativa dello 0.4%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
New Jersey	$44,800	0.6–6.4%	Contributo del dipendente: sì, una piccola parte della retribuzione (inferiore all'1%); nuovo datore di lavoro: Tabella D (3.1%); contributo per lo sviluppo della forza lavoro dello 0.10% più sovrattasse supplementari dello 0.0175%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
New Mexico	$34,800	0.33–6.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.0% (o media del settore, se superiore); nessun contributo aggiuntivo; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
New York	$17,600	2.025–9.825%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 4.025%; sovrattassa per i servizi di reinserimento lavorativo dello 0.075%; sovrattassa per la valutazione degli interessi dello 0.12%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
North Carolina	$34,200	0.06–5.76%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.0%; nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
North Dakota	$46,600	0.14–9.69%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 1.03% (6.09% per i datori di lavoro pubblici; 9.69% per l'edilizia); nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Ohio	$9,000	0.4–10.1%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.7% (5.6% per l'edilizia); nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Oklahoma	$25,000	0.3–9.2%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Fattore condizionale D (1.5%); sovrattassa per il reinvestimento tecnologico del 5%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Oregon	$56,700	0.9–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella III (2.4%); sovrimposta compensativa trimestrale (circa 0.109–0.139%); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Pennsylvania	$10,000	1.419–10.373%	Contributo del dipendente: 0.07%; nuovo datore di lavoro: 3.822% (10.592% per l'edilizia); sovrimposta sugli interessi delle obbligazioni dello 0%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Rhode Island	$30,800	0.89–9.49%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella G (0.89%); imposta sul fondo per lo sviluppo professionale dello 0.21%; base più elevata per i datori di lavoro con aliquota massima; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
South Carolina	$14,000	0–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 0.29%; sovrattassa contingente dello 0.06% (solvibilità 0.00%); le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
South Dakota	$15,000	0–8.8%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella C (1.2% generale; 1.0% per l'edilizia); contributo amministrativo dello 0.02% più sovrattasse sugli investimenti dello 0–0.55%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Tennessee	$7,000	0.01–10.0%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: varia in base al codice NAICS; nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Texas	$9,000	0.25–6.25%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.7% (o media del settore, se superiore); imposta sugli investimenti nella formazione dello 0.10%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Utah	$50,700	0.2–7.2%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 7.2% (per l'edilizia); le altre aliquote variano in base al settore; nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Vermont	$15,400	0.4–5.4%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella 1 (1.0%); nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Virginia	$8,000	0.1–6.2%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 2.5% (6.2% per i datori di lavoro stranieri o morosi); commissione amministrativa dello 0.05%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Washington	$78,200	0.27–6.02%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: 90% della media del settore (minimo 1.0%); sovrattasse EAF dello 0.03% e per la solvibilità dello 0.03%; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
West Virginia	$9,500	1.5–8.5%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: aliquote della Colonna C (2.7%; 8.5% per l'edilizia); nessun contributo aggiuntivo; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Wisconsin	$14,000	0.0–12% (piccoli); 0.05–12% (grandi)	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: Tabella D (3.05% per i piccoli; 3.25% per i grandi; 2.90%/3.10% per l'edilizia); nessuna sovrimposta aggiuntiva; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare
Wyoming	$33,800	0–8.5%	Contributo del dipendente: nessuno; nuovo datore di lavoro: varia in base alla classe del datore di lavoro; sovrattasse per la formazione dello 0.0423% per il fondo di sostegno all'occupazione più 0.0143% per lo sviluppo della forza lavoro; le organizzazioni senza scopo di lucro possono scegliere di rimborsare

Fonti: EY Basi imponibili dell'assicurazione statale contro la disoccupazione nel 2026

Alcuni stati applicano anche imposte aggiuntive per i programmi di invalidità e per i programmi di congedo familiare retribuito.

Sei stati gestiscono programmi statali di assicurazione contro l'invalidità (SDI), mentre altri 16 hanno o avranno programmi di assicurazione per il congedo familiare e medico retribuito (PFML). Ecco una panoramica:

Stato	Programma/i	Base salariale (2026)	Aliquota dipendente	Aliquota datore di lavoro	Principali esenzioni	Note
California	SDI (include il congedo familiare retribuito)	Nessuna (tutti i salari)	1.3%	0%	–	Interamente finanziato dai dipendenti.
Colorado	PFML	$184,500	0.44%	0.44% (0% se <10 dipendenti)	<10 dipendenti (nessuna quota del datore di lavoro)	Confermare l'aliquota del 2026 con il CDLE.
Connecticut	PFML	$184,500	0.5%	0%	–	–
Delaware	PFML	$184,500	0.4%	0.4%	<10 dipendenti esenti; 10–24 dipendenti coprono solo il congedo parentale	L'aliquota totale è dello 0.8% (0.32% parentale, 0.4% medico, 0.08% assistenza familiare), suddivisa equamente.
Distretto di Columbia	PFML	Nessuna (tutti i salari)	0%	0.75%	–	Finanziato solo dal datore di lavoro.
Hawaii	TDI	Limite salariale settimanale (confermare il dato del 2026)	Fino allo 0.5% dei salari, con limite settimanale	Resto del costo del piano	–	I dati del 2026 non erano disponibili al momento della verifica.
Maine	PFML	$184,500	0.5%	0.5% (0% se <15 dipendenti)	<15 dipendenti (nessuna quota del datore di lavoro)	L'aliquota totale è dell'1%. Le prestazioni sono iniziate il 1° maggio 2026.
Maryland	PFML	Base della previdenza sociale	0.45%	0.45% (0% se <15 dipendenti)	<15 dipendenti (nessuna quota del datore di lavoro)	I contributi iniziano il 1° gennaio 2027. Le prestazioni iniziano a gennaio 2028. L'aliquota totale è dello 0.9%.
Massachusetts	PFML	$184,500	Circa 0.46% (0.18% familiare + 0.28% medico)	Circa 0.42% (datori di lavoro con 25 o più dipendenti)	<25 dipendenti (nessuna quota del datore di lavoro)	Aliquote invariate per il 2026. Confermare la ripartizione della quota medica su Mass.gov.
Minnesota	PFML	Circa $185,000 (base della previdenza sociale, arrotondata)	0.44%	0.44%	–	Il programma è stato avviato il 1° gennaio 2026. L'aliquota totale è dello 0.88%. Per alcuni piccoli datori di lavoro possono applicarsi aliquote ridotte.
New Hampshire	PFML (volontario)	–	–	–	Partecipazione facoltativa	I datori di lavoro possono ottenere un credito d'imposta del 50% per la partecipazione volontaria.
New Jersey	TDI; FLI	TDI: $44,800 (datore di lavoro); FLI e TDI dei dipendenti: $171,100	TDI 0.19%; FLI 0.23%	TDI: 0.5% per i nuovi datori di lavoro (0.1%–0.7% per gli altri); FLI: 0%	–	Confermare le aliquote con la Divisione per l'invalidità temporanea del NJ.
New York	DBL (SDI); PFL	PFL: salario settimanale medio statale annualizzato (circa $95,349)	PFL: 0.432% (massimo $411.91/anno); DBL: piccolo importo settimanale fisso	DBL: resto del costo del piano; PFL: 0%	–	Il PFL è finanziato dai dipendenti.
Oregon	PFML	$184,500	0.6%	0.4% (0% se <25 dipendenti)	<25 dipendenti (nessuna quota del datore di lavoro)	I dipendenti pagano lo 0.6% indipendentemente dalle dimensioni del datore di lavoro.
Rhode Island	TDI; TCI	Confermare il dato del 2026 (una fonte indica $100,000)	1.3%	0%	–	Finanziato dai dipendenti.
Vermont	PFML (volontario)	–	–	–	Partecipazione facoltativa	–
Virginia	PFML (di recente approvato)	–	–	–	–	Approvato ad aprile 2026. I contributi iniziano il 1° aprile 2028. Le prestazioni iniziano il 1° dicembre 2028.
Washington	PFML; LTC	PFML: $184,500; LTC: nessuna	PFML: circa 0.81% (71.43% di 1.13%); LTC: 0.58%	PFML: circa 0.32% (0% se <50 dipendenti)	<50 dipendenti (nessuna quota del datore di lavoro)	I dipendenti pagano sempre la loro quota PFML. WA Cares (LTC) è a carico dei dipendenti, che possono rinunciare con una copertura privata approvata.

Imposte locali o cittadine aggiuntive

In alcune giurisdizioni, come New York City e San Francisco, possono applicarsi imposte locali sui salari. Queste possono includere imposte locali sul reddito, imposte sul lavoro e imposte dei distretti scolastici.

Imposte internazionali sui salari (se assumi al di fuori degli Stati Uniti)

Se assumi personale a livello internazionale, spesso sei soggetto alle leggi fiscali di quel Paese, non solo a quelle degli Stati Uniti.

Ad esempio, in Canada, i datori di lavoro devono gestire il CPP (Piano pensionistico canadese), l'EI (assicurazione contro la disoccupazione) e il versamento delle imposte sul reddito. 

Poiché queste norme e regolamentazioni variano significativamente, è consigliabile utilizzare un servizio globale per la gestione dei salari o un EOR (datore di lavoro registrato) per garantire la conformità.

Variazioni anno su anno (dal 2025 al 2026)

• Base salariale della previdenza sociale: $176,100 → $184,500 (+$8,400).

• Aliquote fiscali FICA e aliquote Medicare: Invariate per legge.

• Ritenuta sui salari supplementari: Rimane al 22% (37% oltre 1 milione di dollari), prorogata a tempo indeterminato dalla P.L. 119-21.

• Novità per il 2026: La P.L. 119-21 ha introdotto detrazioni per le mance qualificate (fino a $25,000) e per la retribuzione qualificata per gli straordinari (fino a $12,500 / $25,000 per i coniugi che presentano una dichiarazione congiunta) dall'imposta federale sul reddito — sebbene tali importi rimangano soggetti alla FICA. I datori di lavoro devono applicare le istruzioni aggiornate per la ritenuta del Modulo W-4 ai sensi della Pubblicazione 15-T.

• Soglia di dichiarazione 1099-NEC / W-2: Aumentata da $600 a $2,000 per i pagamenti a partire dal 2026 ai sensi della P.L. 119-21.

Imposte sui salari e ritenuta dell'imposta sul reddito a confronto

Entrambe vengono detratte dalla stessa busta paga e compaiono sullo stesso cedolino, ma funzionano in modo molto diverso.

	Ritenuta dell'imposta sul reddito	Imposte sui salari
Che cos'è	Un pagamento anticipato a fronte dell'imposta annuale sul reddito del dipendente	Contributi destinati ai programmi di assicurazione sociale
Chi paga	Solo il dipendente (il datore di lavoro la trattiene e la versa)	Ripartite per la FICA; a carico esclusivo del datore di lavoro per la disoccupazione federale (FUTA) e nella maggior parte degli Stati (SUTA)
Destinazione	Imposta federale, oltre alle imposte statali e locali sul reddito ove applicabili, a finanziamento della spesa pubblica generale	Previdenza sociale, Medicare, assicurazione contro la disoccupazione e, in alcuni Stati, congedo familiare retribuito o assicurazione per l'invalidità
Come viene calcolata	Varia in base ai salari, allo stato civile ai fini della dichiarazione e alle selezioni del W-4	Percentuali fisse dei salari
Struttura delle aliquote	Progressiva: i redditi più elevati sono tassati con aliquote più alte	Per lo più fissa: 6.2% per la previdenza sociale e 1.45% per Medicare sia per il datore di lavoro sia per il dipendente
Tetto salariale	Nessuno	La previdenza sociale si applica fino alla base salariale annuale ($184,500 nel 2026). Medicare non ha un tetto e la FUTA si applica solo ai primi $7,000 per dipendente.
Importo finale	Riconciliato quando il dipendente presenta la dichiarazione, quindi può comportare un rimborso o un saldo da pagare	Definitivo al momento del pagamento, senza rimborso per ritenute in eccesso o insufficienti (ad eccezione dell'eccesso di previdenza sociale trattenuto da più datori di lavoro)

Punti chiave

• Entrambe sono detenute in via fiduciaria. L'imposta sul reddito trattenuta e la quota della FICA a carico del dipendente appartengono al governo, non all'azienda. Il mancato versamento può comportare la sanzione per il recupero del fondo fiduciario, che può rendere i titolari o le persone responsabili personalmente debitori.

• Solo la FICA è realmente ripartita. Il datore di lavoro e il dipendente pagano ciascuno il 6.2% per la previdenza sociale e l'1.45% per Medicare, pari al 7.65% ciascuno e al 15.3% complessivo. I lavoratori con redditi elevati devono inoltre pagare un'imposta aggiuntiva Medicare dello 0.9% sui salari superiori a $200,000, a carico esclusivo del dipendente.

• La ritenuta è una stima. Modificare il W-4 cambia l'importo trattenuto, non quanto il dipendente deve infine pagare.

• Le deduzioni ante imposte trattano le due imposte in modo diverso. I contributi tradizionali a un piano 401(k) riducono i salari soggetti all'imposta sul reddito, ma non quelli soggetti alla previdenza sociale o a Medicare. Le prestazioni ai sensi della Section 125, come i premi sanitari, riducono generalmente entrambi.

Imposta sul lavoro autonomo

I lavoratori autonomi — titolari di imprese individuali, contraenti indipendenti, liberi professionisti e titolari di LLC con un unico socio — non hanno un datore di lavoro con cui ripartire la FICA. Pagano invece l'equivalente tramite l'imposta sul lavoro autonomo, indicata nello Schedule SE.

Come viene calcolata l'imposta sul lavoro autonomo

L'aliquota dell'imposta sul lavoro autonomo è del 15.3% — la somma delle quote a carico del dipendente e del datore di lavoro per la previdenza sociale (12.4%) e Medicare (2.9%). Tuttavia, l'imposta non si applica al reddito lordo da lavoro autonomo. Il calcolo utilizza un moltiplicatore del 92.35% per tenere conto del fatto che i datori di lavoro non pagano la FICA sulla quota di FICA a loro carico:

1. Calcolare i guadagni netti da lavoro autonomo (utile netto dello Schedule C o reddito agricolo netto dello Schedule F).

2. Moltiplicare i guadagni netti per il 92.35% per ottenere la base imponibile dell'imposta sul lavoro autonomo.

3. Applicare il 12.4% per la previdenza sociale sulla base imponibile fino alla base salariale di $184,500 (ridotta di eventuali salari derivanti da un lavoro con modulo W-2 sui quali sia già stata trattenuta la previdenza sociale).

4. Applicare il 2.9% per Medicare sull'intera base imponibile, senza tetto.

5. Se la base imponibile dell'imposta sul lavoro autonomo supera $200,000 ($250,000 per i coniugi che presentano una dichiarazione congiunta), applicare l'imposta Medicare aggiuntiva dello 0.9% sulla parte eccedente.

La metà deducibile

I lavoratori autonomi possono dedurre il 50% dell'imposta sul lavoro autonomo come rettifica del reddito lordo nel Prospetto 1 del Modulo 1040. Questa deduzione riduce l'imposta sul reddito, ma non riduce l'imposta sul lavoro autonomo in sé. È pensata per approssimare il trattamento fiscale dei dipendenti, il cui contributo FICA a carico del datore di lavoro non è mai incluso nel loro reddito imponibile.

Pagamenti trimestrali stimati

In genere, i lavoratori autonomi devono effettuare pagamenti trimestrali stimati dell'imposta utilizzando il Modulo 1040-ES se prevedono di dovere almeno $1,000 complessivi di imposta sul reddito e di imposta sul lavoro autonomo per l'anno. Le scadenze trimestrali sono il 15 aprile, il 15 giugno, il 15 settembre e il 15 gennaio dell'anno successivo. La mancata effettuazione puntuale dei pagamenti stimati comporta una sanzione per insufficienza di versamento ai sensi della Sezione 6654 dell'IRC.

Per i liberi professionisti e i lavoratori della gig economy, l'imposta sul lavoro autonomo del 15.3% è spesso una sorpresa più grande dell'imposta sul reddito, perché non c'è un datore di lavoro che ne assorba metà del costo. Un lavoratore autonomo con un profitto netto di $100,000 dovrà versare circa $14,130 di sola imposta sul lavoro autonomo, prima di qualsiasi imposta sul reddito. Comprendere questo obbligo — e accantonare fondi trimestralmente — è essenziale per evitare uno shock fiscale a fine anno.

Come calcolare le imposte sui salari (con esempi)

Per vedere come funziona il sistema delle buste paga nella pratica, seguiamo Jamie, un responsabile marketing in California che guadagna $100,000 all'anno e viene pagato mensilmente. Jamie presenta la dichiarazione come persona non coniugata, senza altre rettifiche nel W-4, e versa $500 al mese in un piano 401(k) tradizionale. Questo contributo non è soggetto all'imposta federale o statale sul reddito, ma è comunque incluso nei salari ai fini della previdenza sociale, di Medicare e della FUTA.

Passaggio 1: calcolare la retribuzione lorda

La retribuzione lorda comprende tutto ciò che un dipendente guadagna prima di qualsiasi deduzione. Include salari, stipendi, bonus, provvigioni, mance e qualsiasi altro compenso imponibile.

• Dipendenti pagati a ore: moltiplicare le ore lavorate per la tariffa oraria. I dipendenti non esenti devono ricevere una maggiorazione per gli straordinari pari a 1.5x della tariffa ordinaria per le ore oltre le 40 in una settimana lavorativa. Alcuni Stati, come la California, prevedono ulteriori regole sugli straordinari giornalieri.
• Dipendenti con stipendio fisso: dividere lo stipendio annuale per il numero di periodi di paga (ad esempio, 26 per i pagamenti bisettimanali, 24 per i pagamenti due volte al mese o 12 per i pagamenti mensili). I dipendenti con stipendio fisso che non soddisfano i requisiti per l'esenzione hanno comunque diritto agli straordinari.

Esempio di Jamie: $100,000 ÷ 12 = $8,333.33 di retribuzione lorda al mese.

Passaggio 2: sottrarre le deduzioni ante imposte

Sottrarre i contributi ante imposte dalla retribuzione lorda per ottenere i salari imponibili. Tra gli esempi più comuni figurano i contributi pensionistici 401(k) e 403(b), i premi dell'assicurazione sanitaria, i contributi HSA e FSA e le agevolazioni qualificate per i pendolari.

Non tutte le deduzioni ante imposte riducono ogni imposta. I contributi tradizionali 401(k) e 403(b) riducono i salari soggetti all'imposta sul reddito, ma sono comunque soggetti alla previdenza sociale, a Medicare e alla FUTA. Le agevolazioni offerte tramite un piano di benefit flessibili ai sensi della Sezione 125, come i premi sanitari, gli FSA e i contributi HSA detratti dalla busta paga, in genere riducono sia i salari soggetti all'imposta sul reddito sia quelli soggetti alla FICA. Tenere separati i due importi salariali, in modo che ogni imposta venga calcolata sull'importo corretto.

Esempio di Jamie: i salari soggetti all'imposta sul reddito sono $8,333.33 − $500 = $7,833.33. I salari soggetti alla previdenza sociale, a Medicare e alla FUTA restano pari all'intero importo di $8,333.33.

Passaggio 3: trattenere l'imposta federale sul reddito

La ritenuta dell'imposta federale sul reddito si basa sul Modulo W-4 del dipendente e sui suoi salari imponibili dopo le deduzioni ante imposte. La maggior parte dei datori di lavoro utilizza il metodo percentuale dell'IRS o le tabelle delle fasce salariali della Pubblicazione 15-T, oppure lascia che sia il software per le buste paga a gestire il calcolo. Il processo funziona in questo modo:

1. Calcolare su base annuale i salari imponibili del dipendente.
2. Sottrarre la deduzione standard prevista per il suo stato civile ai fini fiscali ($16,100 per i contribuenti non coniugati e $32,200 per i coniugi che presentano una dichiarazione congiunta nel 2026), adeguata in base alle eventuali voci del W-4.
3. Applicare al risultato le fasce d'imposta federali vigenti.
4. Dividere l'imposta annuale per il numero di periodi di paga per ottenere la ritenuta per ciascuna busta paga.

La ritenuta è solo una stima di quanto il dipendente dovrà versare. L'importo finale viene determinato quando presenta la dichiarazione dei redditi.

Esempio di Jamie:

• Salari imponibili annualizzati: $7,833.33 × 12 = $94,000
• Meno la deduzione standard di $16,100: $77,900
• Imposta calcolata utilizzando le fasce per i contribuenti non coniugati del 2026: $1,240 (10% sui primi $12,400) + $4,560 (12% sui successivi $38,000) + $6,050 (22% sui $27,500 oltre $50,400) = $11,850
• Per busta paga: $11,850 ÷ 12 = $987.50 al mese

La fascia d'imposta più alta di Jamie è il 22%, ma tale aliquota si applica solo al reddito superiore a $50,400, motivo per cui la ritenuta effettiva è molto inferiore al 22% della retribuzione. Il software per le buste paga che utilizza il metodo percentuale della Pubblicazione 15-T arriverà a una cifra vicina, ma potrebbe differire di alcuni dollari.

Passaggio 4: calcolare le imposte FICA e FUTA

La FICA comprende la Previdenza sociale e Medicare. Trattenere il 6.2% della retribuzione per la Previdenza sociale (fino alla base salariale annuale, $184,500 nel 2026) e l'1.45% per Medicare (senza limite massimo) dalla retribuzione del dipendente. Il datore di lavoro paga una quota corrispondente del 7.65%. I dipendenti che guadagnano più di $200,000 devono inoltre pagare un'imposta Medicare aggiuntiva dello 0.9%, che il datore di lavoro trattiene, ma senza versare una quota corrispondente.

La FUTA è pagata esclusivamente dal datore di lavoro. L'aliquota nominale è del 6.0% sui primi $7,000 della retribuzione di ciascun dipendente, ma la maggior parte dei datori di lavoro riceve un credito fino al 5.4% per il pagamento puntuale dell'imposta statale sulla disoccupazione, portando l'aliquota effettiva allo 0.6% (un massimo di $42 per dipendente all'anno). I datori di lavoro negli Stati soggetti alla «riduzione del credito», che hanno prestiti federali per la disoccupazione non rimborsati, perdono parte di tale credito e pagano di più. La California è uno di questi Stati.

Esempio di Jamie:

• Previdenza sociale: 6.2% × $8,333.33 = $516.67 da Jamie, più $516.67 dal datore di lavoro
• Medicare: 1.45% × $8,333.33 = $120.83 da Jamie, più $120.83 dal datore di lavoro
• FUTA: l'aliquota standard sarebbe di $42 all'anno, ma i datori di lavoro californiani sono soggetti a una riduzione del credito. Nel 2025 era dell'1.2%, portando l'aliquota effettiva all'1.8%. Per il 2026, la California è soggetta a una potenziale riduzione dell'1.5%, che porterebbe l'aliquota effettiva al 2.1%, ovvero $147 all'anno sui primi $7,000 della retribuzione di Jamie. L'aliquota definitiva per il 2026 non sarà stabilita prima del 10 novembre 2026.

La prima busta paga di Jamie ($8,333.33) supera la base salariale FUTA di $7,000, quindi l'intera passività FUTA matura a gennaio. Il pagamento segue il calendario ordinario: viene effettuato insieme al versamento FUTA trimestrale quando la passività accumulata supera $500, oppure con il Modello 940 a fine anno se tale soglia non viene mai superata. Qualsiasi importo dovuto per la riduzione del credito è considerato maturato nel quarto trimestre e deve essere versato entro il 31 gennaio dell'anno successivo.

Passaggio 5: calcolare le imposte statali e locali

Verificare se il proprio Stato o la propria giurisdizione locale richiede la ritenuta dell'imposta sul reddito. Alcuni Stati, come il Texas e la Florida, non la applicano, mentre altri prevedono aliquote fisse o progressive e alcune città aggiungono le proprie imposte.

Si dovrà inoltre pagare l'imposta statale sulla disoccupazione (SUTA). Nella maggior parte degli Stati è pagata esclusivamente dal datore di lavoro, anche se alcuni richiedono piccoli contributi ai dipendenti. Le aliquote dipendono dallo Stato e dalla storia delle richieste di indennizzo dell'azienda, e ogni Stato stabilisce la propria base salariale imponibile.

Esempio di Jamie:

• Imposta sul reddito della California: la California non tassa nemmeno i differimenti 401(k). Il reddito annuo imponibile di Jamie è $100,000 − $6,000 (401(k)) − $5,706 (detrazione standard della California) = $88,294. Utilizzando la tabella delle aliquote più recente pubblicata dalla California, l'imposta è pari a $3,201.97 + 9.3% dell'importo superiore a $72,724, per un totale di circa $4,650 all'anno, ovvero circa $387.50 al mese. Il piccolo credito californiano per l'esenzione personale ridurrebbe leggermente questo importo. La ritenuta effettiva segue le tabelle dell'EDD, quindi questo dato deve essere considerato una stima.
• SUTA: i nuovi datori di lavoro californiani pagano il 3.4% sui primi $7,000 della retribuzione, pari a $238 all'anno.
• Imposta per la formazione professionale (ETT): i datori di lavoro californiani pagano inoltre lo 0.1% sui primi $7,000, pari a $7 all'anno.

Come per la FUTA, le basi salariali SUTA ed ETT vengono raggiunte con la prima busta paga di Jamie, quindi l'imposta matura a gennaio. SUTA ed ETT vengono pagate con la dichiarazione statale trimestrale, generalmente entro la fine del mese successivo a ciascun trimestre.

Passaggio 6: calcolare i contributi statali SDI e PFML

Alcuni Stati finanziano l'assicurazione per l'invalidità a breve termine (SDI) o il congedo familiare e medico retribuito (PFML) attraverso i contributi sulle retribuzioni. A seconda dello Stato, questi contributi sono pagati dal dipendente, dal datore di lavoro o da entrambi, e le aliquote e i massimali salariali variano. La California, il New Jersey, New York, Washington e il Colorado sono tra gli Stati che dispongono di questi programmi. Verificare le aliquote aggiornate presso l'agenzia statale prima di elaborare le retribuzioni.

Esempio di Jamie: l'SDI della California (che include il congedo familiare retribuito) è pagato esclusivamente dal dipendente, all'1.3% di tutte le retribuzioni nel 2026, senza massimale salariale: 1.3% × $8,333.33 = $108.33 al mese.

Passaggio 7: trattenere, versare e presentare le dichiarazioni

Una volta effettuati i calcoli, trattenere le imposte dalla busta paga del dipendente, aggiungere la quota a carico del datore di lavoro per FICA, FUTA e imposte statali, quindi versare tutto puntualmente. I versamenti federali vengono generalmente effettuati per via elettronica tramite EFTPS con cadenza mensile o bisettimanale, a seconda dell'ammontare complessivo delle imposte dovute.

Presentare quindi i moduli richiesti:

• Modello 941 trimestrale, per dichiarare l'imposta sul reddito trattenuta e le imposte FICA
• Modello 940 annuale, per la FUTA
• Modelli W-2 e W-3 entro il 31 gennaio (o il giorno lavorativo successivo), ai dipendenti e all'Amministrazione della Previdenza sociale
• Dichiarazioni statali e locali come richiesto

Le imposte trattenute sono detenute in amministrazione fiduciaria per conto del governo, quindi i versamenti tardivi o mancati possono comportare sanzioni, inclusa la responsabilità personale dei soggetti responsabili.

Busta paga mensile di Jamie:

Ritenute del dipendente	Importo
Imposta federale sul reddito	$987.50
Previdenza sociale (6.2%)	$516.67
Medicare (1.45%)	$120.83
Imposta sul reddito della California (stima)	$387.50
SDI della California (1.3%)	$108.33
Contributo 401(k) (al lordo delle imposte)	$500.00
Totale detrazioni	$2,620.83
Retribuzione netta	$5,712.50

Costi a carico del datore di lavoro oltre alla retribuzione di Jamie:

Imposta a carico del datore di lavoro	Gennaio	Febbraio–dicembre (ogni mese)
Contributo corrispondente per la previdenza sociale (6.2%)	$516.67	$516.67
Contributo corrispondente per Medicare (1.45%)	$120.83	$120.83
FUTA (2.1% previsto)	$147.00	$0
SUTA della California (3.4%)	$238.00	$0
ETT della California (0.1%)	$7.00	$0
Totale	$1,029.50	$637.50

Nel corso dell'anno, si tratta di circa $8,042 di imposte sui salari a carico del datore di lavoro, oltre allo stipendio di Jamie di $100,000. La tabella mostra quando ciascuna imposta matura, non quando viene pagata, poiché SUTA, ETT e FUTA vengono pagate secondo scadenze trimestrali o annuali.

Si tratta di molti calcoli manuali per un solo dipendente, che devono essere ripetuti a ogni periodo di paga, con aliquote e basi imponibili che cambiano ogni anno. Moltiplicate il tutto per un intero team e capirete perché così tante aziende automatizzano il processo.

Andrew Lokenauth, CFO frazionario ed esperto di finanza, conferma questa opinione:

Dopo aver gestito oltre $10M di buste paga annuali, ho sviluppato un sistema infallibile. Per prima cosa, calcolo le retribuzioni lorde. Poi sottraggo le detrazioni al lordo delle imposte, come l'assicurazione sanitaria e il 401k.

Suggerimento: utilizzate un software per la gestione delle buste paga o il calcolatore delle ritenute dell'IRS. Fare i calcoli manualmente significa andare incontro a problemi.”

Moduli fiscali essenziali per le buste paga e loro funzione

Oltre a pagare le imposte, dovete anche presentare i moduli corretti alle agenzie corrette, entro i termini. Ecco una panoramica dei principali moduli che ogni datore di lavoro deve conoscere, a cosa servono e quando presentarli.

1. Modulo W-2: dichiarazione dei salari e delle imposte

Funzione: comunica le retribuzioni pagate e le imposte trattenute per ciascun dipendente.
Destinatari: dipendenti, amministrazione della previdenza sociale (SSA) e, talvolta, agenzie fiscali statali.
Scadenza:

• Ai dipendenti: entro il 31 gennaio
• Alla SSA (cartaceo o tramite invio elettronico): entro il 31 gennaio

Se presentate il modulo in ritardo o in modo errato, la sanzione può arrivare fino a $310 per modulo, a seconda del ritardo.

2. Modulo W-3: trasmissione delle dichiarazioni dei salari e delle imposte

Funzione: un modulo riepilogativo che totalizza tutti i moduli W-2 trasmessi alla SSA.
Destinatario: SSA (solo quando si presentano moduli W-2 cartacei).
Scadenza: entro il 31 gennaio, come per i moduli W-2.

3. Modulo 941: dichiarazione fiscale federale trimestrale del datore di lavoro

Funzione: comunica l'imposta federale sul reddito trattenuta, oltre alle imposte sulla previdenza sociale e Medicare (FICA).
Destinatario: IRS
Scadenza:

• Trimestrale: 30 aprile, 31 luglio, 31 ottobre, 31 gennaio
• Anche se in quel trimestre non sono state pagate retribuzioni, il modulo deve comunque essere presentato (a meno che non abbiate presentato una dichiarazione finale).

Se siete un datore di lavoro stagionale o assumete personale con poca frequenza, potete indicarlo nel modulo per evitare comunicazioni superflue da parte dell'IRS.

4. Modulo 940: dichiarazione annuale dell'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) del datore di lavoro

Funzione: comunica e paga l'imposta FUTA, che finanzia le prestazioni federali di disoccupazione.
Destinatario: IRS
Scadenza: annuale: entro il 31 gennaio

• Potete versare l'imposta FUTA trimestralmente, ma dovete presentare il modulo una sola volta all'anno.
• Se la vostra responsabilità fiscale FUTA totale per l'anno supera $500, dovete effettuare i versamenti trimestralmente.

5. Modulo W-4: certificato di ritenuta fiscale del dipendente

A cosa serve: Viene utilizzato dai dipendenti per determinare gli importi della ritenuta dell'imposta federale sul reddito.
Chi lo riceve: I datori di lavoro lo conservano nei propri archivi (non viene inviato all'IRS, salvo specifica richiesta).
Scadenza: Al momento dell'assunzione e ogni volta che il dipendente lo aggiorna.
Suggerimento: Assicurati sempre di avere un W-4 in archivio per ogni dipendente. Se non viene presentato, devi trattenere le imposte come se la persona fosse single e senza rettifiche.

6. Moduli statali per le imposte sui salari

A cosa servono: Variano a seconda dello Stato. Possono includere moduli per la ritenuta dell'imposta sul reddito, l'assicurazione contro la disoccupazione o i programmi di invalidità (ad esempio, i moduli DE 9/DE 9C della California per la rendicontazione di UI e SDI).
Scadenza: Solitamente trimestrale o annuale, a seconda delle norme statali.
Suggerimento: Utilizza il portale fiscale per i datori di lavoro del tuo Stato oppure collabora con un fornitore di servizi per l'elaborazione delle buste paga che gestisca la conformità normativa in più Stati.

7. Modulo 1099-NEC (se assumi collaboratori indipendenti)

A cosa serve: Rendiconta i pagamenti di almeno $600 effettuati a collaboratori indipendenti.
Scadenza:

• Ai collaboratori: entro il 31 gennaio
• All'IRS: entro il 31 gennaio (cartaceo o tramite invio elettronico)

Cosa fare se sei in ritardo con le imposte sui salari

Rimanere indietro con le imposte sui salari non è raro, ma la situazione può diventare rapidamente seria. Che si tratti di una crisi di liquidità o di una svista, la cosa peggiore che puoi fare è ignorarla. 

L'IRS non si limita ad agire contro la tua azienda; in alcuni casi, può rivalersi personalmente su di te.

Quindi, cosa dovresti fare?

1. Presenta tutto, anche se non puoi ancora pagare.

Non aspettare. La priorità è presentare tutte le dichiarazioni mancanti. Anche se al momento non hai il denaro, presentarle dimostra la tua buona fede e mantiene più basse le sanzioni.

Lokenauth ha affrontato questa situazione e questo è ciò che ha da dire:

“Questa situazione mi tocca da vicino. All'inizio della mia carriera nella consulenza, ho ereditato un cliente che non aveva pagato le imposte sui salari per 6 mesi: era in arretrato di circa $175K. 

La prima cosa da fare è presentare immediatamente tutte le dichiarazioni mancanti, anche senza effettuare il pagamento. Poi contatta l'IRS per impostare un piano rateale. Se agisci tempestivamente, sono piuttosto ragionevoli. Siamo riusciti a ottenere un piano di pagamento di 24 mesi con sanzioni minime.”

2. Mettiti in regola, poi recupera gli arretrati

Non continuare a commettere lo stesso errore mentre cerchi di risolvere quello precedente. L'IRS si aspetta che tu effettui puntualmente i versamenti correnti delle imposte sui salari, anche se stai ancora pagando le imposte arretrate.

Raoul P.E. Schweicher, socio amministratore di MSadvisory, ha oltre 8 anni di esperienza nella gestione delle buste paga. Afferma:

“Effettua puntualmente i versamenti correnti, così non finirai per scavare una buca ancora più profonda. La struttura delle sanzioni diventa rapidamente pesante: 2% per un ritardo da 1 a 5 giorni, sale al 5% dopo 6 giorni, quindi arriva al 10% dopo 15 giorni. Se non rispondi a un avviso dell'IRS entro 10 giorni, rischi il 15%.”

3. Imposta un piano di pagamento

Se sei trasparente, l'IRS spesso consente un accordo rateale di 24 mesi per il debito relativo alle imposte sui salari.

Questo non cancellerà le sanzioni o gli interessi, ma ti dà tempo e ti protegge dalle procedure di riscossione forzata, come pignoramenti o gravami.

Schweicher aggiunge:

“I piani di pagamento sono tuoi alleati se non puoi pagare tutto in una volta: l'IRS preferisce essere pagato piuttosto che darti la caccia. Di solito puoi ottenere 24 mesi per le imposte sui salari dell'azienda. La riduzione delle sanzioni per la prima violazione è spesso disponibile se hai una storia regolare.”

4. Conosci i rischi se non agisci

Se le imposte sui salari rimangono non pagate abbastanza a lungo, l'IRS può applicare la sanzione per il recupero del fondo fiduciario: il 100% dell'importo non pagato, addebitato personalmente a proprietari, dirigenti o chiunque non abbia “volontariamente” versato i fondi.

5. Rivolgiti presto a un professionista

Gli avvocati tributaristi e gli specialisti nella risoluzione dei debiti relativi alle imposte sui salari conoscono il sistema e spesso possono negoziare condizioni migliori, ridurre le sanzioni o persino ottenere una riduzione delle sanzioni per la prima violazione. Non aspettare che la situazione sfugga di mano.

Errori comuni relativi alle imposte sui salari da evitare

Alcuni passi falsi possono causare problemi significativi. Ecco a cosa prestare attenzione:

• Pagamenti in ritardo. La puntualità è fondamentale. I pagamenti in ritardo sono soggetti a commissioni che aumentano quanto più a lungo il pagamento rimane insoluto.
• Errata classificazione dei dipendenti. Libero professionista o dipendente a tempo pieno? La classificazione del dipendente influisce sul suo scaglione fiscale, quindi assicurati di effettuare la scelta corretta. Secondo Lokenauth, “Lo scorso marzo, uno dei miei clienti, una startup, ha rischiato una sanzione di 25.000 $ perché aveva classificato erroneamente i collaboratori come dipendenti. Il fatto è che i problemi di classificazione sono molto comuni: li riscontro in circa il 30% dei nuovi clienti.”
• Utilizzo di aliquote e tabelle fiscali obsolete. L'utilizzo di aliquote, tabelle o moduli fiscali obsoleti può portare a calcoli errati delle imposte sui salari. Utilizza sempre le aliquote e le tabelle fiscali più aggiornate fornite dall'IRS per garantire la correttezza.
• Mancata considerazione dei benefit imponibili. Dimenticare di includere i benefit accessori imponibili, come bonus, provvigioni o compensi non monetari, nei calcoli delle retribuzioni può portare a una dichiarazione dei redditi inferiore a quella effettiva e al pagamento insufficiente delle imposte.
• Trascurare le detrazioni alla fonte spettanti ai dipendenti. Non tenere conto delle detrazioni alla fonte spettanti ai dipendenti (in sostanza, delle eccezioni) o dei cambiamenti nello stato di dichiarazione indicati nel Modulo W-4 può portare a importi errati delle ritenute dell'imposta federale sul reddito.
• Calcolo inaccurato della retribuzione per gli straordinari. Calcolare in modo errato le tariffe degli straordinari per i dipendenti non esenti può portare a un pagamento insufficiente delle retribuzioni e delle imposte sui salari. Segui le norme federali e statali sulla retribuzione degli straordinari e calcola accuratamente le retribuzioni per gli straordinari.
• Mancata gestione corretta dei moduli fiscali dei collaboratori: La gestione errata di moduli come il Modulo 1096 e il Modulo 1099 per i collaboratori negli Stati Uniti può portare a problemi di conformità e sanzioni. Assicurati che questi moduli siano compilati correttamente e presentati nei termini.

Evitare gli errori comuni relativi alle imposte sui salari è fondamentale per prevenire problemi legali. Strumenti come i software fiscali avanzati possono aiutare a garantire la conformità e l'accuratezza dei processi di gestione delle retribuzioni.

Domande frequenti

Ecco le risposte ad alcune delle domande più comuni sulle imposte sui salari.

Cosa succede se non si pagano le imposte sui salari?

L’IRS applica sanzioni per il mancato versamento che vanno dal 2% al 15%, a seconda del ritardo nel pagamento, oltre agli interessi. Ancora più importante, le imposte non versate sui fondi fiduciari (la quota a carico dei dipendenti trattenuta per la FICA e l’imposta sul reddito) possono comportare la sanzione per il recupero dei fondi fiduciari ai sensi della Sezione 6672 dell’IRC, che rende le persone responsabili personalmente obbligate per il 100% dell’importo non versato.

Come si calcolano manualmente le imposte sui salari?

Moltiplica i salari lordi (dopo le detrazioni ante imposte applicabili) per il 6,2% per la previdenza sociale e per l’1,45% per Medicare. Il datore di lavoro corrisponde entrambi gli importi. Utilizza le tabelle delle ritenute dell’IRS nella Pubblicazione 15-T per determinare la ritenuta dell’imposta federale sul reddito in base al modulo W-4 del dipendente e allo stato di dichiarazione. Applica la FUTA (0,6% sui primi $7.000) e la SUTA secondo l’aliquota e la base salariale del tuo Stato.

Qual è la differenza tra imposta sui salari e imposta sul lavoro autonomo?

L’imposta sui salari è suddivisa tra dipendente e datore di lavoro, che versano ciascuno il 7,65% per la FICA. L’imposta sul lavoro autonomo è versata interamente dal lavoratore autonomo, con un’aliquota del 15,3% (sul 92,35% dei guadagni netti), di cui la metà è deducibile come rettifica del reddito. La base salariale della previdenza sociale e le regole Medicare sono le stesse per entrambi.

Le imposte sui salari si applicano ai bonus?

Sì. I bonus sono salari supplementari e sono soggetti alla FICA (previdenza sociale e Medicare) e alla ritenuta dell’imposta federale sul reddito. L’imposta federale sul reddito relativa ai salari supplementari può essere trattenuta con un’aliquota fissa del 22% (37% per gli importi superiori a $1 milione nell’anno solare) oppure aggregata con i salari ordinari utilizzando le tabelle standard delle ritenute.

Come funziona l'imposta sui salari per i titolari di piccole imprese?

Se sei un titolare che riceve salari W-2 dalla propria società S, le imposte sui salari vengono calcolate come per qualsiasi altro dipendente: paghi la quota a carico del dipendente e la società paga la quota a carico del datore di lavoro. I titolari di imprese individuali e i proprietari di LLC con un solo membro che non sono inclusi nel libro paga pagano invece l’imposta sul lavoro autonomo sul reddito netto dell’attività. I soci di una società di persone pagano l’imposta sul lavoro autonomo sulla loro quota distributiva del reddito della società.

L'importanza della diligenza

Gestire le imposte sui salari è una responsabilità significativa per i datori di lavoro. Considerate le possibili implicazioni legali e finanziarie, è fondamentale svolgere questa attività con diligenza e precisione. 

Comprendendo le componenti, sapendo quali spese l'azienda può dedurre, utilizzando gli strumenti giusti e rimanendo informati, puoi assicurarti che la tua azienda rimanga conforme alle normative e finanziariamente solida.