Implementazione del software HR: consigli e trucchi degli esperti

Collaborare a stretto contatto con i fornitori di software HR durante l'implementazione è fondamentale per garantire una transizione fluida e un utilizzo efficace del sistema.

Oggi le organizzazioni hanno a disposizione un'ampia varietà di software HR. Una rapida occhiata al mercato dei software HR ti dirà che probabilmente questa situazione non cambierà.

Ma, ai fini di questo articolo, supponiamo semplicemente di parlare dell'implementazione di una soluzione software HRIS, HRMS o HCM. Il processo di implementazione di una qualsiasi di queste soluzioni richiede fasi approfondite di ricerca e sperimentazione per selezionare un'opzione in linea con i requisiti aziendali e tecnici.

Ecco una panoramica dei vari fattori di cui dovrai tenere conto nell'implementazione di un software HR, per assicurarti di ottenere tutti i vantaggi del software HCM.

• Chi: professionisti HR, personale IT, responsabili di reparto e una squadra di implementazione dedicata, che può includere una figura come un analista HRMS con conoscenze specialistiche dei sistemi.
• Cosa: un processo di implementazione prevede l'installazione del software, la configurazione delle impostazioni, la migrazione dei dati e la formazione dei dipendenti sui moduli per l'autogestione.
• Quando: generalmente programmata durante un periodo meno intenso per ridurre al minimo le interruzioni.
• Dove: l'implementazione avviene in tutta l'organizzazione, ma principalmente nei reparti HR e IT.
• Perché: per migliorare le funzioni HR fondamentali, garantire la conformità e migliorare l'esperienza dei dipendenti attraverso una migliore gestione dei dati e processi automatizzati.

Lista di controllo per l'implementazione di un HRIS

Che tu stia affrontando una nuova implementazione di un HRIS, aggiornando il software di contabilità HR o sperimentando una nuova piattaforma per il coinvolgimento dei dipendenti, dovrai seguire un processo chiaro e graduale per definire l'ambito del progetto e le esigenze di formazione degli utenti che dovranno essere soddisfatte. 

In questo caso, una lista di controllo per l'implementazione di un HRIS è fondamentale per assicurarti che tutti gli aspetti necessari siano coperti durante il processo di implementazione. Ecco una panoramica di base dei punti principali su cui devi riflettere.

1. Valutare le esigenze: valuta i processi HR attuali e individua le aree da migliorare.
2. Selezionare il software: scegli un software HR adatto alle esigenze della tua organizzazione. Hai bisogno di qualcosa che svolga una doppia funzione o che sia dinamico, come un software HR con gestione paghe integrata? Rifletti ora su questi aspetti.
3. Pianificare il budget: destina fondi al software non solo per il suo acquisto, ma anche per il costo totale del software HR, compresi implementazione, formazione e assistenza continuativa.
4. Raccogliere i dati: raccogli e pulisci tutti i dati necessari dei dipendenti per la migrazione.
5. Creare una squadra di implementazione: includi HR, IT e le principali parti interessate.
6. Sviluppare un piano di progetto: definisci tempistiche, traguardi e attività.
7. Sviluppare un piano di comunicazione: collabora con la squadra di implementazione per sviluppare una strategia trasparente di comunicazione sulla gestione del cambiamento.
8. Preparare i materiali di formazione: crea guide e programma sessioni di formazione.
9. Eseguire i test: esegui test per assicurarti che il software funzioni correttamente.
10. Distribuire il software: implementa il software secondo un programma ben definito e comunicato in modo chiaro.
11. Fornire assistenza continuativa: istituisci un sistema di assistenza per la risoluzione dei problemi e gli aggiornamenti.

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Progettare una strategia di implementazione

Quando crei una strategia di implementazione di un HRIS, considera i seguenti fattori per ridurre al minimo le interruzioni delle normali attività aziendali.

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Coinvolgimento dei portatori di interesse

Coinvolgi i principali portatori di interesse fin dall'inizio per assicurarti il loro sostegno e affrontare tempestivamente eventuali dubbi.

"Ottenere il consenso dei tuoi team è la sfida più grande, soprattutto per chi è restio al cambiamento", afferma Mike Kealey, direttore generale di Vero HR. "Durante l'implementazione, coinvolgi le altre aree dell'azienda e non pensare di dover fare tutto da solo. Comprendi fin dall'inizio le loro esigenze, coinvolgili sin dalle prime fasi per ottenere il loro sostegno e individua eventuali ‘vittorie rapide’, come un rapporto utile per il team finanziario o un cruscotto informativo di alto livello per il CEO."

Come fare: individua e coinvolgi tempestivamente i principali portatori di interesse nel processo. Tra questi rientrano i responsabili delle risorse umane, gli specialisti IT, i responsabili di reparto e gli utenti finali. Chiarisci il valore per l'azienda e gli obiettivi del passaggio alla nuova piattaforma HR. Pianifica riunioni iniziali per raccogliere i loro contributi e affrontare eventuali dubbi. Aggiorna regolarmente i portatori di interesse sui progressi e sulle modifiche per mantenerli coinvolti e motivati.

Comunicazione chiara

Mantieni una comunicazione trasparente durante tutto il processo per tenere tutti informati e allineati. Integrare una strategia di comunicazione per la gestione del cambiamento è un passaggio fondamentale per garantire la trasparenza nell'organizzazione prima, durante e dopo l'implementazione. 

La comunicazione trasparente è fondamentale

“Guidare i portatori di interesse nel processo di adattamento alle nuove tecnologie, ai nuovi processi e ai nuovi flussi di lavoro è essenziale per una transizione senza intoppi. Le organizzazioni devono adottare strategie di gestione del cambiamento che riducano al minimo la resistenza e massimizzino l’adozione, comunicando in modo trasparente con i portatori di interesse durante tutte le fasi del processo di transizione. Promuovendo una cultura che accolga il cambiamento, le organizzazioni garantiscono così il raggiungimento degli obiettivi organizzativi del nuovo sistema con interruzioni minime.” ~Kyle Berry, consulente principale presso Sendero Consulting

 

Come fare: sviluppa un piano di comunicazione che specifichi quali informazioni devono essere condivise, con chi e quando. Utilizza diversi canali di comunicazione, come e-mail, riunioni, software per la gestione dei flussi di lavoro delle risorse umane e strumenti di gestione dei progetti, per assicurarti che tutti siano informati. Crea un archivio centrale di documenti e aggiornamenti accessibile a tutti i membri del team.

Approccio all'implementazione

Implementa il software secondo le modalità più adatte alle esigenze della tua azienda. L'implementazione può essere realizzata per fasi, così da consentire eventuali adeguamenti e ridurre al minimo l'impatto sulle attività quotidiane.

Secondo Berry, “Questo approccio può prevedere fasi modulo per modulo, fasi suddivise per unità aziendale o una combinazione delle due. Potresti anche scoprire che un approccio con implementazione simultanea di tutti i moduli a livello aziendale è quello più adatto.”

Come fare: valuta i rischi, le tempistiche e i costi associati ai diversi approcci di implementazione. Nel valutare un approccio modulo per modulo, considera le integrazioni temporanee che devono essere realizzate per supportare i processi aziendali. Quando implementi il sistema per unità aziendale, comprendi l'impatto delle incoerenze della piattaforma in tutta l'azienda. Qualunque approccio tu scelga, assicurati di stabilire tempistiche e traguardi chiari per monitorare i progressi.

Formazione e supporto

Un software è efficace solo se viene utilizzato ampiamente e può essere usato correttamente solo se i tuoi team ricevono una formazione su come influisce sul loro lavoro, su cosa devono farne nei rispettivi ruoli e su dove possono ottenere supporto in caso di difficoltà.

Secondo Kealey, è meglio personalizzare la formazione affinché sia il più possibile pertinente per la tua organizzazione.

"Non affidarti esclusivamente a guide generiche per l'assistenza", ha affermato. "Dedica invece tempo specifico alla formazione e al lancio. Valuta la possibilità di personalizzare le guide per gli utenti, così da garantire che ogni pagina sia pertinente per il tuo personale, e offri sessioni di formazione a ciascun reparto con frequenti opportunità di accesso libero dopo il lancio."

Come fare: Esamina i manuali per gli utenti, i tutorial video e le guide di riferimento rapido per assicurarti che i contenuti siano pertinenti ai diversi gruppi di utenti. Pianifica sessioni di formazione pratica e fornisci assistenza continua tramite un servizio di assistenza o un team di supporto dedicato. Promuovi una cultura dell'apprendimento continuo offrendo corsi di aggiornamento e aggiornamenti sulle nuove funzionalità.

Garantire l'adozione

Uno dei principali ostacoli all'implementazione di un software HR è la resistenza al cambiamento. Per superarlo, dovrai promuovere l'adozione del software e illustrarne i vantaggi e il potenziale nel semplificare il lavoro delle persone. 

Promuovere i sostenitori del cambiamento

“Uno dei modi migliori per promuovere l’adozione è creare una rete di ‘sostenitori del cambiamento’, ovvero persone influenti all’interno dell’organizzazione. Coinvolgi i sostenitori del cambiamento durante tutto il processo di implementazione, così potranno innanzitutto aderire ai cambiamenti, facilitando la comunicazione e ottenendo ulteriore consenso.” ~Kyle Berry, responsabile di settore presso Sendero Consulting

Come fare: Per massimizzare l'adozione del software, evidenzia come renderà il lavoro dei dipendenti più semplice ed efficiente e ottieni il consenso dei loro responsabili. Crea un quadro di realizzazione dei vantaggi che delinei i benefici dei cambiamenti, spieghi perché sono vantaggiosi e illustri come ottenerli e mantenerli nel tempo. Raccogli regolarmente i riscontri per affrontare eventuali problemi o resistenze. 

Qualità dei dati 

Non importa se si tratta di un'implementazione di un software per la selezione del personale, di un sistema paghe, di una soluzione per la gestione delle prestazioni o di qualsiasi altro tipo di software HR: il progetto fallirà se la qualità dei dati è scarsa. Come recita il vecchio detto, spazzatura dentro, spazzatura fuori. Quando si tratta delle migliori pratiche per i dati, seguire una serie rigorosa di linee guida produrrà i risultati migliori. 

Come fare: Esegui una pulizia e una convalida approfondite dei dati prima della migrazione. Implementa politiche di governance dei dati per mantenere l'integrità dei dati nel tempo oppure rivolgiti a un consulente per la governance dei dati per ricevere assistenza in questa fase.

Il team di implementazione

Un team di implementazione efficace non coinvolge soltanto i membri del reparto HR. Il tuo team dovrebbe includere:

• Responsabili HR: per fornire informazioni sui processi e sui requisiti HR.
• Specialisti IT: per gestire gli aspetti tecnici e l'integrazione.
• Responsabile del progetto: per supervisionare il progetto e assicurarsi che proceda secondo i piani.
• Rappresentanti dei reparti: per fornire riscontri e garantire che il software soddisfi le esigenze dei diversi team.

Se stai implementando un sistema esteso, ad esempio uno con funzionalità di livello aziendale o capacità globali, potresti persino voler aggiungere al team di implementazione un consulente per la tecnologia HR, per assicurarti di fare tutto correttamente fin dall'inizio.

Preparare il team

Per garantire l'efficienza operativa, dovrai preparare il team di progetto. Questo potrebbe includere alcune attività per rafforzare la coesione del team, ma oltre a questo, ecco alcuni aspetti da tenere presenti. 

1. Definire ruoli e responsabilità: questo aiuta a prevenire sovrapposizioni e garantisce che tutti conoscano le proprie attività e i propri contributi specifici.
2. Fornire formazione: assicurati che tutti i membri del team comprendano il nuovo software HR e il proprio ruolo nel processo di implementazione. Organizza sessioni di formazione sulle funzionalità del software e sulle migliori pratiche.
3. Stabilire aspettative chiare: comunica al team gli obiettivi del progetto, le tempistiche e i risultati attesi. Aggiornalo regolarmente sui progressi e su eventuali modifiche per mantenere tutti allineati.
4. Promuovere la collaborazione: utilizza strumenti di gestione dei progetti per facilitare il coordinamento e monitorare i progressi.

Il piano del progetto

Un piano di progetto completo è essenziale per un'implementazione di successo del software HR, in particolare durante il processo di implementazione di un HRIS. L'importanza di pianificare ed eseguire la fase di lancio non può essere sottovalutata. Il piano dovrebbe includere:

• Cronoprogramma: Definisci un cronoprogramma realistico con tappe fondamentali e scadenze.
• Attività: Suddividi il processo di implementazione in attività gestibili.
• Risorse: Individua le risorse necessarie, tra cui personale, budget e strumenti.
• Gestione dei rischi: Pianifica i potenziali rischi e sviluppa strategie di mitigazione.

Migrazione dei dati

La migrazione dei dati è un passaggio fondamentale in un progetto di implementazione di software per le risorse umane e non è spesso il più semplice. Matt Erhard, socio amministratore presso la società canadese di reclutamento Summit Search Group, lo ha sperimentato recentemente.

Sebbene Erhard e il suo team si aspettassero un processo complesso, non avevano previsto quanto tempo e impegno sarebbero stati necessari per trasferire tutti i loro dati alla nuova interfaccia. La situazione è stata complicata dal fatto che Summit Search Group ha diversi uffici in tutto il Canada, ognuno dei quali utilizzava sistemi interni propri prima dell'implementazione del nuovo sistema. L'implementazione del software per le buste paga richiede un'attenta pianificazione per ridurre al minimo potenziali complicazioni di questo tipo.

Esamina i dati tempestivamente e spesso

“Inizia a raccogliere e preparare tutte le tue informazioni prima di quanto pensi sia necessario, con largo anticipo rispetto all’implementazione del nuovo software. Concediti il tempo non solo di raccogliere i dati, ma anche di esaminarli prima dell’implementazione. Questa è un’ottima opportunità per eliminare le informazioni duplicate o i dati di cui non hai più bisogno, oltre a permetterti di valutare in modo accurato e completo esattamente ciò che stai trasferendo.” – Matt Erhard

Collaudo

È essenziale eseguire collaudi approfonditi prima del rilascio completo. Esegui più prove per assicurarti che il software funzioni correttamente e si integri bene con i sistemi esistenti, come il sistema per le buste paga o il software per la rilevazione delle ore.

Le prove parallele delle buste paga sono essenziali

Se il sistema per le buste paga rientra nell’ambito della tua implementazione, assicurati di prevedere tempo per le prove parallele delle buste paga e la risoluzione delle discrepanze.” ~Kyle Berry, responsabile presso Sendero Consulting

Secondo Soumya Mahapatra, CEO della startup di gestione delle informazioni normative nel settore delle tecnologie mediche Essenvia, dovrai inoltre verificare le funzionalità per diverse popolazioni di dipendenti e controllare come gestire diversi tipi di casi d'uso.

Casi limite

“Il vero ostacolo di qualsiasi software per le risorse umane saranno, in ultima analisi, i casi limite. Dopo aver caricato tutti i tuoi attuali dipendenti a tempo pieno, inizia a inserire i nuovi assunti, le persone recentemente andate in pensione, i collaboratori esterni, le persone che sono passate da un ruolo all’altro e così via. Abbiamo persino creato un elenco fittizio di dipendenti con diverse caratteristiche uniche per verificare ogni componente del software per le risorse umane che implementiamo, proprio per questo motivo. In questo modo non dobbiamo affannarci quando i nostri dipendenti effettivi ci sottopongono problemi unici.” – Soumya Mahapatra.

Rilascio

Rilascia il software secondo l'approccio e il programma più adatti alla tua azienda e alla tua situazione. Predisponi un team di valutazione delle priorità pronto ad affrontare eventuali problemi. Definisci un piano di mitigazione dei rischi nel caso in cui la prima elaborazione delle buste paga non vada a buon fine.

Manutenzione

Dopo l'implementazione, è necessaria una manutenzione regolare per garantire che il software rimanga efficace. Pianifica aggiornamenti periodici, conduci verifiche regolari e fornisci formazione continua per tenerti al passo con le nuove funzionalità e le migliori pratiche.

Suggerimenti per ottimizzare il processo di implementazione

1. Coinvolgimento fin dalle prime fasi: coinvolgi tempestivamente le principali parti interessate nel processo per ottenere il loro consenso e affrontare eventuali dubbi.
2. Documentazione chiara: mantieni una documentazione dettagliata che descriva le difficoltà affrontate, le decisioni prese e le azioni intraprese.
3. Aggiornamenti regolari: tieni il team aggiornato sui progressi e su eventuali modifiche al piano.
4. Feedback degli utenti: raccogli e utilizza il feedback degli utenti per migliorare continuamente il nuovo sistema.
5. Pianificazione flessibile: preparati ad adeguare il piano secondo necessità, sulla base dei test e dei feedback.
6. Apprendimento continuo: incoraggia l'apprendimento continuo e l'adattamento alle nuove funzionalità e agli aggiornamenti del software.

L'implementazione di un software per le risorse umane non deve essere necessariamente complessa. Seguendo queste strategie e questi suggerimenti, puoi garantire un'implementazione efficace che migliori le tue attività HR e sostenga gli obiettivi della tua organizzazione. 

La scelta del software HR giusto è fondamentale, poiché può semplificare la gestione dei dipendenti e migliorare l'efficienza. Per assicurarti di scegliere il software più adatto alle tue esigenze, ti consiglio di approfondire la tua conoscenza delle principali differenze tra i sistemi HRIS, HRMS e HCM prima di prendere la decisione finale.