Revisione trimestrale delle prestazioni: guida pratica e modello

Uno degli obiettivi principali delle valutazioni trimestrali delle prestazioni è allineare gli obiettivi individuali a breve termine con gli obiettivi aziendali generali (una tecnica chiave di gestione delle prestazioni).

Gli obiettivi possono essere perfezionati o adattati in base al cambiamento delle priorità e valutare i progressi ogni trimestre può renderli più raggiungibili. È inoltre più facile monitorare i progressi.

Un altro obiettivo specifico delle valutazioni trimestrali è restringere l'attenzione della valutazione ai 3 mesi precedenti.

Ciò significa che le valutazioni sono più tattiche e le domande della valutazione si concentrano sui risultati recenti e sulle aree di miglioramento. Offrono una base per follow-up più frequenti e rappresentano un approccio più proattivo alla gestione delle prestazioni.

Cosa includere nelle valutazioni trimestrali delle prestazioni

Fin qui tutto bene? Ecco cosa includere nelle valutazioni trimestrali.

Metriche delle prestazioni

Utilizziamo un insieme di diversi tipi di valutazione delle prestazioni, comprese metriche quantitative (ad esempio, obiettivi di vendita/servizio clienti o risultati di progetto) e fattori qualitativi (ad esempio, lavoro di squadra e capacità di risolvere i problemi), per contribuire a valutare le prestazioni.

Alcuni metodi per misurare le prestazioni qualitative:

• Scale di valutazione ancorate ai comportamenti (BARS): Utilizzare una scala di valutazione delle prestazioni ancorata a comportamenti specifici per valutare in modo coerente i tratti qualitativi.
• Feedback a 360 gradi: Raccogliere feedback da diverse fonti per ottenere una visione completa delle prestazioni del dipendente.
• Checklist basate sulle competenze: Esaminare durante le valutazioni una checklist delle competenze chiave associate a comportamenti osservabili.
• Risultati di progetto e casi di studio: Analizzare i risultati di progetto o i casi di studio per valutare i contributi in aree come la creatività e l'iniziativa.

Allineamento agli obiettivi

Rivedi e adegua gli obiettivi per allinearli alle aspirazioni professionali del dipendente e alle priorità strategiche dell'azienda.

Riscontri e indicazioni per il futuro

Fornisci un riscontro costruttivo sulle prestazioni passate e offri indicazioni per il futuro, incentrate su suggerimenti concreti per i miglioramenti futuri.

Promuovere un dialogo aperto

Formiamo i nostri responsabili affinché siano in grado di porre domande significative che incoraggino i membri della squadra a condividere le proprie esperienze, preoccupazioni e aspirazioni. Tra gli esempi figurano “Quale supporto ti aiuterebbe a raggiungere i tuoi obiettivi?” e “Quali competenze vuoi sviluppare?”.

Individuare opportunità di sviluppo professionale

Queste valutazioni rappresentano un'opportunità per individuare corsi di formazione, certificazioni, incarichi stimolanti o opportunità di mentoring in linea sia con gli obiettivi professionali del dipendente sia con le esigenze dell'azienda.

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Azioni concrete

Concludi la valutazione definendo passaggi specifici e concreti che il dipendente e il responsabile intraprenderanno per garantire progressi nel trimestre successivo. Le azioni possono includere nuovi compiti, adeguamenti ai progetti in corso o attività di sviluppo.

Come condurre una valutazione trimestrale delle prestazioni

Una valutazione trimestrale delle prestazioni segue una struttura simile a quella annuale e Liz Lockhart ha realizzato un'analisi approfondita e fantastica nel suo articolo su come condurre le valutazioni delle prestazioni.

Primo passaggio: rifletti sulle prestazioni della tua squadra e del dipendente

Poiché valuterai le prestazioni dei 3 mesi precedenti, questo passaggio dovrebbe richiedere meno tempo rispetto a una valutazione annuale.

Oltre ai punti di forza e alle criticità delle prestazioni dal punto di vista del responsabile e del dipendente, puoi anche raccogliere riscontri a 360 gradi dai membri della squadra, nonché da altri responsabili e parti interessate che conoscono il lavoro del dipendente.

Chiedere ulteriori contributi ad altre persone può ridurre i pregiudizi e contribuire a creare una valutazione delle prestazioni più completa per i membri della squadra.

Inoltre, individua le eventuali difficoltà incontrate dai tuoi collaboratori diretti e determina quali rientravano nel loro ambito di controllo. Quindi, crea alcune idee orientate all'azione per affrontare tali difficoltà e individuare aree di miglioramento. 

Cerca le aree di crescita del dipendente durante il trimestre precedente e annota i miglioramenti nelle aree di criticità rilevate nell'ultima valutazione delle prestazioni. 

Secondo passaggio: prepara il tuo riscontro collegandolo alle aspettative del ruolo

Creare uno schema dettagliato dei punti che desideri trattare ti sarà d'aiuto durante il processo di valutazione delle prestazioni.

Nello schema, dovrai evidenziare specifiche misure delle prestazioni relative al trimestre precedente (tali misure dovrebbero basarsi sulle aspettative del ruolo).

Successivamente, puoi fornire indicazioni basate sulle azioni che il dipendente potrà utilizzare per migliorare le proprie prestazioni nel trimestre successivo.

Se hai richiesto contributi sulle prestazioni a colleghi o ad altri responsabili, includi queste informazioni per dimostrare in che modo le prestazioni dei tuoi dipendenti influiscono sugli altri membri dell'organizzazione.

Terzo passaggio: preparati a condurre la valutazione delle prestazioni

In questo passaggio creerai il tuo schema dettagliato nell'ordine in cui desideri che si sviluppi la conversazione, utilizzando il modello di valutazione delle prestazioni della tua organizzazione (se non ne hai uno, puoi utilizzare quello scaricabile qui sotto).

Un ottimo modo per iniziare la conversazione consiste nel fornire un riscontro positivo, evidenziando i buoni contributi apportati dalla persona alla squadra nell'ultimo trimestre. Puoi discutere dei traguardi raggiunti rispetto ai suoi obiettivi.

Puoi quindi passare al riscontro costruttivo e alle opportunità di crescita, insieme alle idee su come intendi supportare il dipendente. È qui che discuterai degli elementi di riscontro basati sulle azioni.

Quarto passaggio: conduci la valutazione delle prestazioni

Utilizzando il tuo schema dettagliato, discuti delle misure delle prestazioni e fornisci un riscontro basato sulle azioni. 

Consenti al tuo collaboratore diretto di parlare delle proprie prestazioni nell'ultimo trimestre e ascolta attivamente ciò che ha da dire, anche se non sei d'accordo con il suo punto di vista. Se ha completato un'autovalutazione, questo è il momento di esaminarla insieme.

Chiedi al tuo dipendente quali ritiene siano le proprie aree di miglioramento e discutete eventuali disallineamenti. Questa parte della conversazione è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia e consentire ai tuoi dipendenti di condividere le loro prospettive. 

Successivamente, dai ai tuoi dipendenti il tempo di parlare del loro sviluppo professionale, compreso ciò su cui vorrebbero lavorare nel prossimo trimestre. 

Infine, chiedi al tuo dipendente come puoi sostenerlo e chiedigli di condividere eventuali feedback sulle tue prestazioni come manager.

Ho affrontato questo argomento piuttosto rapidamente; ti suggerisco di leggere l'eccellente articolo di Mariya Hristova sulle migliori pratiche per le valutazioni delle prestazioni per approfondire.

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Come passare alle valutazioni trimestrali delle prestazioni nella tua organizzazione

Passare dalle valutazioni annuali a quelle trimestrali delle prestazioni rappresenta un cambiamento significativo per qualsiasi organizzazione e ha un impatto sui dipendenti a tutti i livelli.

Di seguito sono riportati i passaggi che la mia organizzazione ha seguito per passare da un ciclo annuale a uno trimestrale di valutazione delle prestazioni.

Una nota sul nostro processo e sulle tempistiche: abbiamo utilizzato gli stessi strumenti di gestione delle prestazioni che avevamo già a disposizione, eliminando la necessità di implementare nuove tecnologie.

Abbiamo inoltre mantenuto il modello di valutazione delle prestazioni pressoché invariato. Se lo avessimo modificato, le nostre tempistiche ne avrebbero risentito in modo significativo.

Ottenere il sostegno della dirigenza

Come per qualsiasi iniziativa, dovrai ottenere il sostegno della dirigenza prima di intraprendere il passaggio alle valutazioni trimestrali delle prestazioni.

Abbiamo elaborato un caso aziendale da presentare alla dirigenza, dimostrando che le valutazioni trimestrali avrebbero ottimizzato il processo di gestione delle prestazioni per i dipendenti a tutti i livelli dell'organizzazione, mettendo in evidenza i vantaggi elencati sopra. 

Nel nostro discorso introduttivo abbiamo inoltre sottolineato che il passaggio avrebbe fatto risparmiare tempo ai manager e reso il processo meno oneroso per tutti i dipendenti.

Dopo aver ottenuto il sostegno della dirigenza, abbiamo individuato alcuni sostenitori iniziali in tutta l'azienda che ci aiutassero a ottenere un consenso più ampio all'interno dell'organizzazione.

Comunicazione e gestione del cambiamento

Abbiamo iniziato fissando una data precisa entro la quale completare le prime valutazioni trimestrali e, partendo da quella data, abbiamo definito a ritroso le tempistiche, sviluppando un solido piano di gestione del cambiamento e di comunicazione.

Con l'entrata in funzione prevista alla fine del primo trimestre dell'anno successivo, abbiamo iniziato a lavorare nel secondo trimestre per definire le tempistiche e assicurarci di avere abbastanza tempo per introdurre adeguatamente questo cambiamento. 

Abbiamo lavorato alle comunicazioni per spiegare chiaramente le ragioni del cambiamento sia ai dipendenti sia ai manager. Abbiamo utilizzato diverse piattaforme per diffondere queste comunicazioni, tra cui l'e-mail e la nostra intranet, in modo da raggiungere tutti i dipendenti.

Nelle comunicazioni abbiamo sottolineato i vantaggi di ricevere feedback più frequenti e la loro coerenza con gli obiettivi dell'azienda.

Nelle comunicazioni rivolte ai manager, abbiamo sottolineato in particolare che il passaggio alle valutazioni trimestrali non avrebbe aumentato il loro carico di lavoro e avrebbe semplificato il processo. Abbiamo inoltre mostrato loro come questo li avrebbe aiutati a monitorare i progressi dei dipendenti rispetto agli obiettivi. 

Sessioni di formazione

Oltre alle comunicazioni rivolte a tutta l'azienda, abbiamo sviluppato programmi di formazione per tutti i dipendenti e li abbiamo erogati in sessioni Zoom di 20 minuti. 

Queste sessioni di formazione ribadivano le comunicazioni precedenti, fornendo al contempo a dipendenti e manager gli strumenti e le informazioni necessari per completare con successo il loro primo ciclo di valutazioni trimestrali.

Abbiamo inoltre fornito una formazione aggiuntiva ai manager, dotandoli delle competenze di coaching necessarie per guidare i dipendenti nel loro sviluppo professionale. 

Nell'ambito della formazione, abbiamo ricordato ai manager di fornire feedback specifici, attuabili e orientati al miglioramento.

Rivedere e iterare

Dopo il primo ciclo di una revisione trimestrale delle prestazioni è il momento ideale per raccogliere feedback sul suo svolgimento. Puoi inviare un breve sondaggio di valutazione a tutti i dipendenti e ai manager per conoscere il loro punto di vista su ciò che ha funzionato bene e sulle opportunità di miglioramento.

La mia organizzazione invierà sondaggi di valutazione separati, uno ai manager e uno a tutti i dipendenti, chiedendo un feedback sull'andamento della revisione trimestrale delle prestazioni. Vogliamo ascoltare l'organizzazione per assicurarci che il processo proceda senza intoppi e determinare se sia necessario apportare modifiche. 

Adatteremo il sondaggio di valutazione per chiedere se i dipendenti e i manager si sono sentiti preparati e se hanno ritenuto che il processo si sia svolto senza intoppi. 

Raccoglieremo inoltre feedback più avanti nel corso dell'anno per determinare se i cicli di revisione trimestrali risultino meno onerosi rispetto a un ciclo annuale. 

Buone pratiche per la revisione trimestrale delle prestazioni

Tecnologia e modello

Se non lo fai già, il mio consiglio è di utilizzare un software per la gestione delle prestazioni così da semplificare il processo di revisione trimestrale. È probabile che il software che utilizzi già sia in grado di supportare un ciclo di revisione trimestrale. 

All'inizio della nostra pianificazione abbiamo stabilito che il software per la gestione delle prestazioni attualmente in uso poteva passare a un ciclo di revisione trimestrale. Il passaggio potrebbe essere ancora più semplice se utilizzi uno strumento che offre funzionalità di intelligenza artificiale per le revisioni delle prestazioni.

Indipendentemente dal fatto che tu stia implementando o meno un nuovo software, questo è il momento ideale per rivedere il tuo modello di valutazione delle prestazioni.

Potrebbe essere necessario apportare modifiche al modello attuale per adattarlo a un ciclo di revisione trimestrale. 

Determina se i modelli attuali di autovalutazione e valutazione da parte del manager sono adatti alle tue nuove esigenze.

Definizione e allineamento degli obiettivi

È importante allineare gli obiettivi individuali e del team con gli obiettivi generali dell'azienda. 

Incoraggia manager e dipendenti a definire gli obiettivi della revisione delle prestazioni per ogni trimestre utilizzando il framework SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, Temporali).

Prendere gli obiettivi generali dell'azienda e suddividerli in obiettivi SMART trimestrali è un ottimo modo per garantire l'allineamento. 

È importante che i dipendenti comprendano in che modo i loro obiettivi individuali si allineano con quelli dell'azienda, e i manager svolgono un ruolo fondamentale nell'aiutarli a comprendere questo allineamento. 

Un ciclo di revisione trimestrale delle prestazioni consente di riesaminare e modificare regolarmente gli obiettivi a breve termine per riflettere le priorità aziendali in evoluzione. 

Promuovere una cultura del feedback continuo

Le revisioni periodiche delle prestazioni dovrebbero contribuire a promuovere una cultura caratterizzata da un feedback più continuo.

Puoi incoraggiare una cultura aziendale del feedback continuo al di fuori delle revisioni formali mettendo a disposizione canali per il feedback in tempo reale, come incontri periodici e piattaforme di comunicazione aperte.

Gli incontri individuali periodici sono ottime opportunità per dare e ricevere feedback e rendono inoltre più semplice monitorare le prestazioni.

Altri preziosi metodi per raccogliere il feedback dei dipendenti includono sondaggi, incontri con manager di livello superiore e colloqui di uscita.

Un altro ottimo modo per creare una cultura del feedback continuo consiste nel riconoscere e premiare regolarmente i comportamenti desiderati e le prestazioni positive: non è necessario aspettare la revisione delle prestazioni. 

Domande da porre durante le revisioni trimestrali

Riprendendo quanto detto sopra sull'importanza di promuovere un dialogo aperto, ecco alcune domande utili da porre durante una revisione trimestrale.

Allineamento e avanzamento degli obiettivi

• "Come valuti i tuoi progressi verso il raggiungimento degli obiettivi di questo trimestre?"
• "Quali ostacoli hai incontrato mentre lavoravi per raggiungere i tuoi obiettivi e come li hai superati?"

Punti di forza e risultati

• "Quali risultati raggiunti ti rendono più orgoglioso/a in questo trimestre?"
• "Quali dei tuoi punti di forza hanno contribuito maggiormente al tuo successo di recente?"

Aree di miglioramento

• "Quali competenze o aree vorresti sviluppare ulteriormente?"
• "In quali aspetti ritieni che avresti potuto ottenere risultati migliori e di quale supporto hai bisogno?"

Feedback e prospettive future

• "Quale feedback daresti a te stesso/a sulla base dei risultati di questo trimestre?"
• "Cosa posso fare in qualità di manager per supportarti meglio nel prossimo trimestre?"

Sviluppo professionale

• "Ci sono opportunità di formazione o sviluppo che vorresti cogliere?"
• "Quali competenze o esperienze ti aiuterebbero a raggiungere i tuoi obiettivi professionali a lungo termine?"

Ambiente di lavoro e benessere

• "Cosa pensi del tuo attuale carico di lavoro e dell'equilibrio tra vita professionale e privata?"
• "Hai suggerimenti per migliorare il flusso di lavoro o i processi del nostro team?"

Obiettivi e aspettative future

• "Quali obiettivi vorresti fissare per il prossimo trimestre e perché?"
• "Come vedi evolversi il tuo ruolo nel prossimo anno e quali passi possiamo compiere per aiutarti a raggiungere questo obiettivo?"

Collaborazione e relazioni nel team

• "Come descriveresti la tua collaborazione con il team in questo trimestre?"
• "C'è qualcuno con cui vorresti lavorare più a stretto contatto o qualche dinamica del team che vorresti migliorare?"

Trova ulteriore ispirazione nel nostro elenco di domande per la valutazione delle prestazioni e frasi per la valutazione delle prestazioni.

Le valutazioni trimestrali favoriscono una gestione delle prestazioni più dinamica

Le valutazioni trimestrali delle prestazioni stanno diventando una tendenza nella gestione delle prestazioni che rappresenta un cambiamento progressivo verso un approccio più dinamico e proattivo alla gestione delle prestazioni.

Le organizzazioni possono promuovere una cultura del feedback e del miglioramento continui, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e contribuire al successo complessivo dell'azienda.

Una comunicazione efficace, la gestione del cambiamento e le sessioni di formazione sono componenti fondamentali di una transizione efficace, poiché garantiscono che dipendenti e manager comprendano le ragioni del cambiamento e dispongano degli strumenti necessari per una transizione senza intoppi.

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