Hvordan fungerer søkersporingssystemer?

Hva er et system for sporing av søkere?

Et system for sporing av søkere (ATS) er en type rekrutteringsprogramvare som er utviklet for å gjøre rekrutteringsprosessen mer effektiv, redusere manuelt arbeid og forbedre kvaliteten på ansettelser ved å hjelpe bedrifter med raskt å identifisere og administrere kvalifiserte kandidater.

Systemer for sporing av søkere fungerer ved å automatisere og effektivisere ulike oppgaver, som å publisere ledige stillinger, kommunisere med kandidater, følge søkere gjennom ulike stadier av ansettelsesprosessen og organisere kandidatopplysninger i en sentralisert database.

Hvordan fungerer systemer for sporing av søkere?

I bunn og grunn er ATS-en utviklet for å hjelpe rekrutterere med å administrere kandidater fra første kontakt til siste intervju og (forhåpentligvis) et akseptert tilbud.

Avhengig av løsningen kan de også hjelpe en ansettelsesansvarlig med å publisere stillingsannonser, finne kandidater, analysere og vurdere kandidater, gjennomføre intervjuer og gi tilbud gjennom hele ansettelsesprosessen.

Kjernen i all programvare for sporing av søkere er en database som lagrer kandidatens opplysninger og informasjon om søknaden, for eksempel CV, søknadsbrev og tilbakemeldinger fra intervjuer.

Rekrutteringsteam kan deretter konfigurere verktøyet etter sin rekrutteringsprosess og flytte kandidater videre etter hvert som de går gjennom de ulike stadiene. Slutt på kjedelige regneark!

Automatiseringer i programmet, som påminnelser, bidrar til å sikre at ingen trinn blir hoppet over, og at ingen «faller mellom to stoler».

Andre nyttige funksjoner omfatter muligheten til å sende masseavslag på e-post basert på bestemte kriterier.

HR-fagfolk som deltar på toppmøter om bemanningsløsninger, får ofte en dypere forståelse av hvordan systemer for sporing av søkere kan integreres effektivt. Deltakelse på slike toppmøter kan vise hvordan systemer for sporing av søkere effektiviserer rekrutteringen og bidrar til å identifisere de beste talentene raskere.

Hva er de viktigste funksjonene i et system for sporing av søkere?

Som med all rekrutteringsprogramvare tilbyr alle ATS-leverandører ulike funksjoner og finesser.

Noen hjelper deg for eksempel med å gå ut i markedet og finne kandidater, samt analysere søknader. 

Andre lar deg automatisere rekrutteringsprosesser, som å planlegge et kandidatintervju. Viktige funksjoner i systemer for sporing av søkere omfatter:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Publisering av stillingsannonser

Noen ATS-er fungerer også som plattformer for publisering av stillingsannonser, slik at du raskt kan publisere stillingsbeskrivelser på bedriftens karrieresider, på en jobbportal og i sosiale kanaler.

Fordelene med dette – å spare massevis av tid og få konsekvente stillingsannonser – ser du umiddelbart!

Kontakt via e-post

Når du har funnet en liste over sannsynlige kandidater, kan de fleste ATS-er hjelpe deg med å strukturere, sende, følge opp og optimalisere personlige e-poster som en del av talentanskaffelsesprosessen.

Kandidatdatabase

Kandidatinformasjon, inkludert eventuell kontakt med dem, lagres (selv om du bør undersøke hvor lenge du har lov til å oppbevare den), slik at du kan bygge en kandidatdatabase og pleie relasjoner over tid. Derfor omtales ATS-er noen ganger som programvare for rekrutteringsdatabaser.

Importering av CV-er

Etter at søkere har begynt å svare på stillingsannonsen din, vil du sannsynligvis motta CV-er fra mange kilder.

Noen kandidater kan til og med velge den gammeldagse metoden og sende CV-en sin i posten eller levere en papirkopi.

Den beste ATS-løsningen har fleksible importalternativer, fra skanning av papirdokumenter til innlasting av Indeed-søknader i databasen din. (Bruk av supplerende programvare for CV-screening kan også gjøre denne prosessen mer effektiv hvis du håndterer store mengder kandidater).

ATS-programvare gjør det enkelt å samle alle søknadene dine på ett sted.

Elektroniske CV-er importeres raskt til systemet, papirkopier gjøres om til digitale dokumenter som kan skannes for relevante nøkkelord og erfaringsdata, og data fra eksterne nettsteder omgjøres til noe nyttig og lesbart for sluttbrukeren. 

Analyse av CV-er

CV-analysefunksjonen er nyttig når du mottar svært mange søknader, og lar deg analysere hundrevis av CV-er raskt ved hjelp av forhåndsvalgte kriterier.

En ATS-skanning hjelper også med å finne relevant informasjon uansett hvor i dokumentet den befinner seg. 

Selv om det finnes noen standarder for CV-format, er hver CV forskjellig. Noen fører for eksempel opp ferdighetene sine under hver arbeidserfaring, mens andre lager en egen overskrift for å føre dem opp til slutt. 

CV-analysefunksjonen henter ut nøkkelord fra hver CV, uavhengig av format, og kategoriserer hver jobbkandidat etter hvem som passer best med stillingsbeskrivelsen.

Planlegging av intervjuer

ATS-en kan synkroniseres med kalendere og bruke innebygd programvare for intervjup­­lanlegging til å automatisere planleggingen av intervjuer samt utsending av nødvendig informasjon og påminnelser.

Oppfølging av kandidater

Et ATS-system hjelper HR-teamet med å holde oversikt over hvem de har kontaktet, hvilket stadium de befinner seg på, og når det kan være aktuelt å følge opp. Dette bidrar til å effektivisere ansettelsesprosessen og sikrer en god kandidatreise.

Dataanalyse

Hvis HR-teamet ditt har kvoter som skal nås, bør ATS-plattformen også kunne spore og rapportere om disse. 

Vil du kunne spore og rapportere om viktige innsikter fra rekrutteringsmålinger, for eksempel hvilke kilder som er mest effektive, og på hvilket stadium flest kandidater faller fra?

Mer avansert analyse kan koste mer, så sørg for å sjekke hva som er inkludert i ATS-prisen din.

Hva er fordelene ved å bruke en ATS?

Vi går mer grundig gjennom dette i artikkelen vår om fordelene ved ATS, men kort oppsummert kan bruk av en ATS være fordelaktig for organisasjonen din på følgende måter:

1. Effektivitet og tidsbesparelser: Sentraliserer datahåndteringen og effektiviserer ansettelsesprosessen.
2. Bedre kandidatreise: Forenkler søknadsprosessen og automatiserer kommunikasjonen, noe som bidrar til en bedre kandidatreise.
3. Bedre organisering og samarbeid: Standardiserer prosesser og styrker samarbeidet i teamet.
4. Forbedret rapportering og analyse: Innebygde analyseverktøy for rekruttering gir datadrevet innsikt og sikrer etterlevelse.
5. Skalerbarhet: Håndterer store volumer og tilpassbare HR-arbeidsflyter.
6. Kostnadsreduksjon: Reduserer avhengigheten av rekrutterere og administrative kostnader.
7. Bedre kvalitet på kandidater: Målretter stillingsannonser og forbedrer samsvaret mellom ferdigheter og stilling.

Alt i alt effektiviserer en ATS rekrutteringen, forbedrer ansettelsesbeslutningene og styrker rekrutteringsstrategien.

Bruker mange selskaper ATS-programvare? 

Minst 40 % av selskapene bruker for øyeblikket en ATS-plattform. Dette tallet er imidlertid økende, ettersom selskaper over hele verden fokuserer på å bli mer teknologisk relevante i en tid med internett, stordata og nettbaserte økosystemer. 

De fleste store selskaper har brukt ATS-er eller andre typer rekrutteringsprogramvare lenge, enten det er et eksternt system eller en kandidatportal som er integrert i deres egen HR-programvare. 

Heldigvis finnes det nå alternativer som gjør det mulig for små og mellomstore bedrifter å investere i disse systemene og dra nytte av fordelene.

Derfor har vi satt sammen denne nyttige listen over de beste systemene for sporing av søkere for små bedrifter.

En bedre ansettelsesopplevelse for begge parter

ATS-programvare kan spare deg for tid, og dermed penger, ved å automatisere mye av prosessen med å rekruttere nye medarbeidere.

Dette gjelder spesielt for moderne ATS-systemer drevet av kunstig intelligens, ettersom de kan gjøre prosessen med å sile ut kandidater betydelig raskere.

Det som gjør ansettelsesprosessen mer effektiv for ansettelsesteamene, er også mer effektivt for kandidatene, og ATS-systemer vil sannsynligvis forbedre kandidatopplevelsen og bidra til å sikre at ingen faller mellom sprekkene. Det er imidlertid viktig å velge det beste ATS-systemet for dine behov.

For mer innsikt om HR-programvare og beste praksis, abonner på nyhetsbrevet People Managing People.