14 fordeler med søkersporingssystemer

Viktige ATS-funksjoner omfatter kandidatoppfølging, publisering av stillingsannonser, planlegging av intervjuer, automatisert kandidatkommunikasjon og rekrutteringsanalyse.

I bunn og grunn er måten ATS-er fungerer på en database som lagrer kandidatens opplysninger og informasjon om søknaden, for eksempel CV, søknadsbrev og tilbakemeldinger fra intervjuer.

Ansettelsesteam kan deretter konfigurere verktøyet for sin rekrutteringsprosess og flytte kandidater videre etter hvert som de går gjennom hvert trinn. 

14 viktige fordeler med søkeroppfølgingssystemer

ATS-er er nyttige verktøy for automatisering av rekruttering (i hvert fall de irriterende delene), og et velvalgt søkeroppfølgingssystem kan gi følgende fordeler:

1. Forbedret effektivitet

Et ATS automatiserer mange tidkrevende oppgaver, som publisering av stillingsannonser, kandidatsiling og oppfølging av kandidater og ansettelsesledere, slik at rekrutterere kan fokusere på mer strategiske aktiviteter.

2. Sentralisert database

ATS-er bidrar til å organisere og lagre kandidatopplysninger i en sentralisert database. Organisasjoner kan bruke denne til å bygge opp en gruppe potensielle kandidater som støtter kandidatsøk og rekrutteringsmarkedsføring.

3. Enklere kandidatsiling

ATS-programvare kan programmeres til å stille bestemte spørsmål i søknadsfasen og automatisk avvise kandidater som ikke oppfyller bestemte kriterier, for eksempel bosted eller visumstatus.

Noen AI-ATS-er hevder at de kan bruke kunstig intelligens til å filtrere og rangere kandidater, men vi anbefaler å være forsiktig her.

4. Effektivisert kommunikasjon

Automatiserte kommunikasjonsverktøy i et ATS legger til rette for rettidig og konsekvent samhandling med kandidater og ansettelsesteam, forbedrer den samlede kandidatopplevelsen og holder søkerne informert om statusen sin.

5. Bedre samarbeid og koordinering

Systemet muliggjør bedre samarbeid mellom medlemmer av ansettelsesteamet ved at de kan dele notater, tilbakemeldinger og vurderinger av kandidater på ett sted.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Datadrevne beslutninger

ATS-plattformer støtter datadrevet rekruttering ved å tilby analyse- og rapporteringsfunksjoner som gir innsikt i ulike deler av rekrutteringsprosessen, for eksempel kildenes effektivitet, tid til ansettelse og kostnad per ansettelse. Dette hjelper organisasjoner med å ta datadrevne beslutninger for å forbedre ansettelsene.

7. Bedre kandidatopplevelse

Ved å tilby en effektivisert søknadsprosess, oppdateringer i tide og nyttige data bidrar ATS-er til å forbedre kandidatopplevelsen. Det blir dermed mer sannsynlig at talentfulle kandidater får et positivt inntrykk av organisasjonen, uavhengig av utfallet.

8. Kostnadsbesparelser

Ved å automatisere og optimalisere ulike deler av ansettelsesprosessen kan et ATS føre til kostnadsbesparelser gjennom redusert administrativ arbeidsmengde, raskere ansettelsesprosesser, mindre avhengighet av eksterne konsulenter og bedre rekrutteringsresultater.

9. Samsvar og sikkerhet

Et ATS sørger for at kandidatdata lagres sikkert og hjelper organisasjoner med å overholde juridiske krav og personvernregler, noe som reduserer risikoen for sanksjoner ved manglende etterlevelse.

10. Skalerbarhet

Et ATS kan enkelt skaleres for å imøtekomme behovene til organisasjoner i vekst, slik at de kan håndtere økende mengder søknader og stillingsannonser uten en tilsvarende økning i manuelt arbeid. Etter hvert som dere legger mer arbeid inn i ATS-et, kan dere også benytte leverandøren til å få ATS-opplæring for rekrutterere og ansettelsesteam.

11. Konsistent merkevare

ATS-systemer inkluderer ofte tilpassbare maler for karrieresider, stillingsannonser og kommunikasjon, noe som sikrer at organisasjonens arbeidsgiverprofilering og budskap er konsistente i all kommunikasjon med kandidater.

12. Enklere etterlevelse og rapportering

Et ATS kan bidra til å sikre overholdelse av arbeidsrett og ansettelsesregler, samt føre detaljerte opptegnelser over ansettelsesprosessen.

13. Integrasjon med annen HR-programvare

Integrasjoner med andre HR-programvareverktøy, programvare for bakgrunnssjekk, vurderingsplattformer, lønnsprogramvare og kalendersystemer legger til rette for en smidig dataflyt når ansatte beveger seg gjennom arbeidsforholdets livssyklus. 

14. Global rekruttering

For organisasjoner med internasjonal virksomhet kan et ATS støtte ansettelse av internasjonale medarbeidere ved å håndtere flere språk og tidssoner, samt overholdelse av ulike lokale regler.

Funksjoner som støtter internasjonal rekruttering kan koste mer, så sørg for å sjekke hva som er inkludert i ATS-prisen deres.

Mulige ulemper ved bruk av et søkersporingssystem

Selv om søkersystemer stort sett er svært nyttige, finnes det noen mulige ulemper man bør ta hensyn til:

Mindre menneskelig interaksjon

Automatisering kan potensielt redusere mengden personlig kontakt mellom rekrutterere og kandidater, særlig når det gjelder å gi tilbakemeldinger til kandidater og avvise kandidater. Noen ting krever menneskelig kontakt!

Kostnader

Det kan være dyrt å implementere og vedlikeholde et ATS, spesielt for små bedrifter eller oppstartsbedrifter med begrensede budsjetter. Derfor har vi satt sammen en liste over søkersporingssystemer for små bedrifter.

Overdrevne påstander

Som nevnt ovenfor hevder noen ATS-er at de kan bruke AI til å filtrere, rangere og kanskje til og med avvise kandidater. Men som rekrutteringsekspert Mariya Hristova sier:

«Jeg har ennå ikke sett et ATS med en godt gjennomført «AI»- eller til og med «maskinlærings»-modell for vurdering av CV-er per stilling. Selv stillinger med samme tittel kan være så forskjellige at jeg ikke ser for meg at noe nåværende verktøy kan vurdere kandidat-CV-er på en pålitelig måte. De fleste ender bare opp som SEO-fangere, det vil si at de ser etter nøkkelord og hvor ofte de brukes.

Av denne grunnen unngår jeg disse verktøyene, selv om det kan være fristende å bruke dem til å fordele arbeidsbyrden. I stedet er løsningen min å ikke la CV-er hope seg opp, men gå gjennom dem regelmessig (bruk 30 minutter daglig).»

Noen systemer har også problemer med å skanne og tolke CV-er med uvanlig formatering.

Slik fungerer søkersporingssystemer

ATS-er fungerer ved å automatisere og effektivisere ulike stadier av rekrutteringsprosessen:

1. Publisering og distribusjon av stillingsannonser

• Opprettelse: Rekrutterere oppretter stillingsannonser i ATS-et med informasjon om stillingsbeskrivelse, krav og annen relevant informasjon.
• Distribusjon: ATS-et inkluderer verktøy for publisering av stillingsannonser som distribuerer disse stillingsannonsene til ulike jobbportaler, bedriftens karrieresider og sosiale medieplattformer for å nå et bredere publikum.

2. Innsamling av søknader

• Søknader på nett: Kandidater søker på stillinger gjennom ATS-et og sender inn CV-er, søknadsbrev og andre nødvendige dokumenter.
• Søknader på e-post: Noen ATS-plattformer kan også registrere søknader som sendes via e-post, og importere dem automatisk til systemet.

4. Kandidatvurdering

• Nøkkelordmatching: ATS-et sammenligner kandidatens kvalifikasjoner og erfaring med kravene til stillingen ved hjelp av nøkkelordmatching og andre kriterier.
• Automatisk rangering: I teorien rangeres kandidatene automatisk basert på hvor godt de egner seg til stillingen, slik at rekrutterere kan prioritere de best kvalifiserte søkerne.
• Vurderingsspørsmål: Noen ATS-plattformer inkluderer tilpassbare vurderingsspørsmål som bidrar til å filtrere kandidatene ytterligere basert på bestemte kvalifikasjoner eller kriterier.

5. Kandidathåndtering

• Profiler: ATS-et oppretter individuelle profiler for hver kandidat, der all relevant informasjon, dokumentasjon og kommunikasjonshistorikk lagres.
• Sporing av kandidater: Rekrutterere kan følge kandidater gjennom de ulike stadiene i ansettelsesprosessen, for eksempel gjennomgang av søknader, planlegging av intervjuer og håndtering av jobbtilbud.

6. Kommunikasjon og engasjement

• Automatiserte e-poster: ATS-et kan sende automatiserte e-poster til kandidater på ulike stadier i rekrutteringsprosessen, for eksempel bekreftelse på søknad, invitasjoner til intervju og avslag.
• Planlegging av intervjuer: Rekrutterere kan bruke ATS med integrert programvare for intervjup​​lanlegging som integreres med kalendere for å unngå planleggingskonflikter.

7. Samarbeid og tilbakemeldinger

• Teamsamarbeid: Medlemmer av ansettelsesteamet kan dele notater, tilbakemeldinger og vurderinger av kandidater i ATS-et, noe som legger til rette for en samarbeidende beslutningsprosess.
• Vurderinger og kommentarer: Rekrutterere og ansettelsesledere kan vurdere kandidater og legge igjen kommentarer, noe som bidrar til å gi et helhetlig bilde av hver søker.

More Articles

• 11 funksjoner i søkersporingssystemer for smartere ansettelser

8. Rapportering og analyse

• Dataanalyse: ATS-et tilbyr analyseverktøy for rekruttering som gir innsikt i ulike aspekter ved rekrutteringsprosessen, for eksempel kildeeffektivitet, tid til ansettelse og kvaliteten på kandidatene.
• Tilpassede rapporter: Rekrutterere kan generere tilpassede rapporter for å følge bestemte måltall og ta datadrevne beslutninger.

9. Samsvar og sikkerhet

• Databeskyttelse: ATS-et sørger for at kandidatdata lagres på en sikker måte og i samsvar med regelverket for databeskyttelse.
• Revisjonsspor: Systemet opprettholder detaljerte revisjonsspor som dokumenterer alle handlinger som er utført i ATS-et, med tanke på samsvar og ansvarlighet.

10. Integrasjon med andre systemer

• HRIS-integrasjon: ATS-et kan integreres med systemer for personaladministrasjon (HRMS) og andre HR-verktøy for å sikre en sømløs overgang fra kandidat til nyansatt.
• Tredjepartstjenester: Noen ATS-plattformer integreres med tjenester for bakgrunnssjekk, vurderingsverktøy og andre tredjepartsleverandører for å forbedre rekrutteringsprosessen.

Få ekspertråd

For å hjelpe deg i gang med å velge et nytt ATS har vi satt sammen en nyttig liste over de beste systemene for søkersporing. Alternativt kan du snakke med en av våre eksperter på HR-programvare.