5 utfordringer ved å lede fjernteam (& hvordan du løser dem)

5 utfordringer ved å lede fjernteam

...og hvordan du kan overvinne dem

Utfordring nr. 1: Tillit

Tillit er grunnlaget som alt vellykket fjernarbeid bygger på. Etter min erfaring er det å bygge tillit også en av de største utfordringene ved å lede fjernansatte, fordi gammeldags, tradisjonell tankegang tilsier at du ikke kan sikre produktivitet hvis du ikke arbeider på samme kontor og faktisk kan se folk arbeide.

Jeg blir minnet om en eldre grunnlegger og administrerende direktør jeg kjenner, som installerte overvåkningskameraer over hele produksjonsanlegget sitt slik at han kunne overvåke de ansatte når som helst og hvor som helst.

Hvis han ikke så noen gjøre akkurat det han mente de burde gjøre i det øyeblikket, ringte han dem opp og «svingte pisken». Det er unødvendig å si at «tillit» ikke er et ord jeg ville brukt for å beskrive bedriftskulturen hans!

For å lede fjernarbeidere effektivt må du ha tillit til at de kan være like vellykkede når de arbeider hjemmefra eller fra et fjernkontor, som når de arbeider fra virksomhetens hovedkontor, og at de gjør det som er riktig for teamet og organisasjonen. 

I et intervju med Victor Tam, medgrunnlegger av bagasjevaremerket Monos, kommenterer Tam hvordan de tilnærmer seg tillit i møte med medarbeiderne sine: 

"Det finnes tillit til at de har virksomhetens interesser i tankene når de tar beslutninger, og det finnes tillit mellom hverandre; tillit til lagkameratene dine og visshet om at de også kommer til å gjøre sitt beste arbeid."

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Slik overvinner du tillitsutfordringer og bygger tillit i fjernteam

Det er ikke enkelt å bygge tillit, og det krever tid, tålmodighet og utholdenhet. Å gå i detalj gjennom alle måtene å bygge tillit på er en artikkel i seg selv, men å bygge tillit begynner vanligvis med å anta gode intensjoner.

Executive Coaching Network beskriver det slik: «Å anta gode intensjoner betyr å handle ut fra antakelsen om at personen du møter, er pålitelig og en lagspiller – at vedkommende deler ønsket ditt om best mulig resultat for organisasjonen. Du «oppfører deg som om» vedkommende kommer til å handle på en effektiv og positiv måte.»

Dette er en endring i tankesett som kreves for å starte tillitssyklusen med medlemmer av fjernteamet. Hvis du kan anta gode intensjoner, er noen tillitsskapende aktiviteter:

1. Opprett en levende tillitsavtale og teamnormer.
2. Etabler SMART-mål og OKR-er (mål og nøkkelresultater) som de ansatte kan forplikte seg til og følge opp.
3. Vær åpen og transparent, vis sårbarhet, og vær villig til å innrømme dine egne feil.
4. Kommuniser fra organisasjonens øverste nivåer at du har tillit til de ansatte, slik Airbnb-medgrunnlegger og administrerende direktør Brian Chesky gjorde i sin e-post til de ansatte.

Utfordring nr. 2: Kommunikasjon

Da jeg var fjernleder, ansatte vi medarbeidere internasjonalt i Tyskland og Japan, så jeg startet ofte dagen tidlig for å komme i kontakt med det tyske teamet, og avsluttet den sent for å møte mennesker i Japan.

Videokonferanseforbindelsene kunne være ustabile, språk var ofte en utfordring, og det var noen ganger vanskelig for folk å holde timeplanene og kalenderne sine oppdatert slik at de kunne delta i spontane samtaler.

Kommunikasjon kan være en stor utfordring når man leder fjernansatte, på grunn av alle de ulike aspektene ved fjernarbeid som kan påvirkes av den, for eksempel:

• Individuell kommunikasjon: Hvordan bør du kommunisere med mennesker 1:1? Hvilken innvirkning har tidssoner og språk på kommunikasjonen? Hvordan legger du til rette for ad hoc-samtaler? 
• Teamkommunikasjon: Hvordan bør du organisere og lede møter med fjernteam? Hvordan kan du kommunisere organisatorisk informasjon (f.eks. nye HR-retningslinjer) eller informasjon om teamet (f.eks. nye teammedlemmer) på en konsekvent måte til alle?
• Prosjektledelse: Hvordan håndterer du arbeidsprioriteringer på tvers av teammedlemmer? Hvordan sikrer du effektiv prosjektledelse og levering i tråd med forpliktelsene?

Slik overvinner du utfordringer med kommunikasjon med fjernansatte

Det er mange aspekter ved kommunikasjon, og hvert av dem har sine egne utfordringer og måter å overvinne dem på. Her er noen ideer du bør vurdere:

1. Be medlemmene av fjernteamet ditt om å sørge for at nettkalenderne deres er oppdaterte, slik at det blir enklere for alle å planlegge regelmessige, enkeltstående eller ad hoc-møter.
2. Bruk riktig programvare for videokonferanser (f.eks. Google Meet) som passer med måten teamet ditt arbeider på.
3. Fastsett tydelige retningslinjer for kommunikasjon for når og hvordan fjernarbeidere skal bruke direktemeldinger kontra e-post, telefon eller videokonferanser.
4. Bruk en egnet intranettplattform (f.eks. Microsoft Teams) som muliggjør effektiv deling av arbeidsressurser og informasjon.
5. Fjern byråkrati og unødvendige formaliteter som fører til unødvendig kommunikasjon (det finnes HR-apper som kan bidra til dette).
6. Som Zack McGill påpeker i en artikkel om ledelse av eksterne salgsteam: «Selv om det er enklere å samkjøre ukentlige møter i arbeidstiden, kan månedlige sosiale sammenkomster være en utfordring. Det hjelper å ha en «fast» dato hver måned, for eksempel den tredje onsdagen.»

En flott podkast for å optimalisere internkommunikasjonen: Slik forbedrer du driften gjennom internkommunikasjon.

Utfordring nr. 3: Fellesskap og tilhørighet

En av de største utfordringene ved å lede fjernansatte er å gjenskape den samme følelsen av fellesskap og tilhørighet som kan finnes på fysiske arbeidsplasser. Ledelse av distribuerte team krever at man håndterer potensielle problemer med isolasjon som kan oppstå blant teammedlemmene.

Med en fjernarbeidsstyrke er det vanskeligere å omgås uformelt med folk over lunsj i pauserommet eller ved å stoppe for en prat i korridoren. Slike aktiviteter for å bygge relasjoner er viktige for å skape og opprettholde bedriftskulturen. 

Noe av den beste tilbakemeldingen fra ansatte jeg noensinne har fått, har kommet fra en uformell kaffeprat eller en tur utendørs.

Fjernarbeid gjør det også mer utfordrende å arrangere arrangementer og feiringer som kan forbedre bedriftskulturen, særlig hvis du har valgt å sette ut HR-funksjonen.

Ved hjelp av plattformer for virtuelle arrangementer er disse arrangementene svært viktige for å fremme en sterk følelse av fellesskap og tilhørighet i organisasjonen.

Hvordan overvinner du utfordringene med å fremme en følelse av fellesskap og tilhørighet blant fjernarbeidere?

Den beste måten å svare på dette spørsmålet på er å se på hvordan noen store og kjente selskaper håndterer dette, særlig fordi det ofte blir mer utfordrende å skape en følelse av tilhørighet etter hvert som organisasjonen vokser.

De musikkglade folkene i Spotify snakker om hvor viktig tilhørighet er som en del av programmet deres «Arbeid fra hvor som helst»:

«Vi ønsker at alle som jobber her, skal føle at de hører til, enten de tilbringer mesteparten av tiden hjemme eller på kontoret. Vi har tilpasset hvordan vi utfører arbeidet vårt på dette området, ved å flytte fokuset fra fysiske arrangementer til virtuelle opplevelser som skaper muligheter for fellesskap og tilhørighet, og som markerer ulike kulturelle begivenheter gjennom året.»

I en nylig kunngjøring forteller samkjøringsselskapet Lyft hvordan de støtter fjernansatte med en fullt fleksibel arbeidsplass:

«Retningslinjene våre for utgifter vil støtte reiser til og fra teamsamlinger omtrent én gang i kvartalet. Selv om fysisk oppmøte er valgfritt, forventer vi at mange teammedlemmer vil se frem til muligheten til å samarbeide, idémyldre og feire sammen fysisk ved disse og flere anledninger.»

Her er noen flere ideer for å fremme en følelse av tilhørighet og fellesskap blant dine fjernarbeidere:

• Strøm video fra allmøter eller folkemøter, og be aktivt om spørsmål og tilbakemeldinger fra fjernarbeidere gjennom virtuell spørsmål og svar
• Støtt fysisk oppmøte når det er mulig på bedriftsarrangementer, feiringer, allmøter og lignende.
• Opprett mekanismer for tilbakemeldinger fra ansatte spesielt for fjernarbeidere, slik at de kan dele tankene sine når som helst og hvor som helst.

Utfordring nr. 4: Produktivitet

Den klassiske innvendingen mot fjernarbeid – en innvending jeg selv har hørt fra personer jeg har jobbet for tidligere – er: «Hvordan vet jeg om de ansatte gjør jobben sin når jeg ikke kan se dem?» 

Bekymringer rundt produktivitet og oppfatningen av at folk egentlig ikke jobber hjemmefra, men i stedet slapper av i bassengene sine med uendelighetskant (et annet eksempel fra virkeligheten), kan være en utfordring du møter når du enten vurderer et fjernarbeidsprogram eller leder fjernarbeidere. 

Hvordan overvinner du utfordringen med å håndtere produktiviteten til fjernarbeidere?

I sin e-post til de ansatte om fjernarbeid sa Airbnbs medgründer og administrerende direktør, Brian Chesky, følgende:

«For å få til dette nivået av fleksibilitet trenger vi rikelig med struktur og koordinering. Uten dette ville alt blitt fritt vilt. Grunnlaget for hvordan vi arbeider, vil fortsatt være den felles bedriftskalenderen vår med den flerårige veikartplanen. Den er bygget rundt to store produktlanseringer hvert år – en lansering i mai og en lansering i november. Selv om ikke alle arbeider direkte med disse produktlanseringene, organiserer vi hele kalenderen vår rundt dem for å opprettholde samordning i hele selskapet. Samarbeidsøktene, samlingene utenfor kontoret, sosiale arrangementene og pausene våre vil planlegges på forhånd og utformes rundt denne kalenderen.»

Disse kommentarene inneholder noen gode ideer til hvordan man kan sikre produktivitet, effektiv koordinering og positivt samarbeid med fjernarbeidere, blant annet:

• Implementer CRA-ledelsesmodellen for å hjelpe fjernarbeidere med å samles rundt en tydelig visjon og hensikt som driver spesifikke mål og leveranser.
• Ha en felles kalender, virtuelle samarbeidsverktøy eller programvare for mobil arbeidsstyring for å opprettholde samordning mellom fjernteam (dette er én av mange fordeler med programvare for mobil arbeidsstyring).
• Gjennomfør regelmessige 1:1-samtaler med medarbeiderne dine som gir deg innsyn i hverandres aktiviteter, men uten detaljstyring. Ta en titt på min guide til 1:1-samtaler med mal for hjelp.
• Bruk Liz Lockhart Lances rammeverk for kaskaderende mål for å hjelpe deg med å sette oppnåelige og målbare mål.

Det er også viktig å avklare forventningene til produktivitet for fjernarbeiderne dine tidlig i ansettelsesforholdet, spesielt under introduksjonsprosessen for fjernarbeidere. Dette bidrar til å sette tonen og gir dem tydelige og målbare produktivitetsmål å strekke seg etter.

Utfordring nr. 5: Kulturelt mangfold

Sist, men absolutt ikke minst, på listen over utfordringer ved å lede fjernarbeidere er kulturelt mangfold.

Tjenester for formell arbeidsgiver har gjort det enklere å få internasjonale medarbeidere inn i organisasjonen, men det gjenstår mye arbeid for at de skal føle at de er en verdsatt del av kulturen.

Hvordan overvinner du utfordringen med å håndtere kulturelle forskjeller blant ulike fjernarbeidere?

Jeg har opplevd utfordringene ved å lede medarbeidere fra ulike kulturer, fra et team med personer i Japan til en 62 år gammel babyboomer som arbeider hjemmefra i Oregon. 

I likhet med kulturene deres er hver utfordring unik og forskjellig, men de kan overvinnes ved hjelp av noen generelle ledelsesprinsipper:

• Vær nysgjerrig, sensitiv og åpen for å lære når det gjelder nye kulturer og ulike måter å gjøre ting på.
• Tilpass kommunikasjonsstilen din for å ta hensyn til ulike kulturer, særlig når det gjelder å gi tilbakemeldinger til ansatte eller gi instrukser.
• Gjennomfør tverrkulturell opplæring for å hjelpe medlemmer av fjernteamet med å forstå hverandre bedre.
• Unngå stereotypier og antakelser, som å anta at alle babyboomere er redde for teknologi, eller at alle asiater er flinke med tall.
• Dra nytte av eventuelle samarbeidspartnere, for eksempel en formell arbeidsgiver, for å få innsikt i kulturelle forskjeller.

Abonner på People Managing People-nyhetsbrevet

Hvis du vil vite mer om fjern- og hybridledelse, abonner på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt vårt nyeste innhold som hjelper deg med å utvikle karrieren din og skape større gjennomslag i organisasjonen din.