Ansattdata: Typer, bruksområder og beste praksis

Men hva er egentlig medarbeiderdata, og hvordan samler du dem inn? Og hvilke etiske hensyn må tas, og hvordan holder du dataene sikre?

Typer medarbeiderdata

La oss begynne reisen gjennom medarbeiderdataenes verden med en nærmere titt på de ulike typene datapunkter vi håndterer daglig. 

Vi skal ikke gå inn i komplisert datateori her – tenk heller på dette som en uformell lunsj og læring. 

Personopplysninger:

• Det grunnleggende: navn, fødselsdato, adresse og så videre.

Ansettelsesopplysninger:

• Stillingsbeskrivelse, stillingstittel og avdeling
• Startdato
• Ansettelsesdetaljer og status (heltid, deltid, kontrakt og så videre)
• Lønns- og kompensasjonsdetaljer (lønn, bonuser, ytelser)
• Arbeidssted og kontortilhørighet

Utdannings- og yrkesbakgrunn:

• Akademiske kvalifikasjoner (grader og skoler man har gått på)
• Profesjonelle sertifiseringer
• Tidligere arbeidserfaring

Prestasjoner og arbeidshistorikk:

• Prestasjonsevalueringer og vurderinger
• Arbeidsoppgaver og prosjekter
• Lønnshistorikk
• Forfremmelser og overføringer
• Disiplinærtiltak og advarsler

Tidsregistrering og fraværsregistrering:

• Timelister og fraværsregistreringer
• Forespørsler om overtid og fri
• Historikk over medarbeidernes arbeidstid og fravær

Ytelser og kompensasjon:

• Opplysninger om helseforsikring
• Opplysninger om pensjonsordning
• Aksjeopsjoner eller tildelinger av egenkapital
• Opplysninger om skattetrekk
• Fradrag og innbetalinger

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Opplysninger om nødkontakt:

• Navn og kontaktopplysninger til nærmeste pårørende eller nødkontakter

Opplysninger om mangfold og demografi:

• Kjønn
• Rase/etnisitet
• Funksjonsnedsettelsesstatus
• Veteranstatus (hvis relevant)

Personalopplysninger

• Antall ansatte

Juridiske dokumenter og samsvarsdokumenter:

• Ansettelseskontrakter
• Fortrolighetsavtaler (NDAs)
• Taushetserklæringer
• I-9-skjemaer (bekreftelse av arbeidstillatelse)
• Skatteskjemaer (W-4, W-2, 1099 og så videre)

Resultatmålinger og mål:

• Viktige resultatindikatorer (KPI-er)
• Mål og målsettinger
• Resultatvurderinger, inkludert resultatdata
• Planer for resultatforbedring (PIP-er)

Opplæring og utvikling:

• Opplæringshistorikk og sertifiseringer
• Vurderinger av ferdigheter og kompetanse

Registreringer ved fratredelse og oppsigelse:

• Avslutningsintervjuer
• Ansettelsestid
• Årsaker til oppsigelse
• Informasjon om sluttoppgjør og ytelser

Medarbeiderengasjement

• Tilbakemeldinger fra undersøkelser
• Tilbakemeldinger fra intervjuer
• Medarbeidernes netto anbefalingsscore

Rekrutteringsmålinger

• Rekrutteringskilde
• Akseptgrad for jobbtilbud
• Kostnad per ansettelse
• Tid frem til ansettelse

Dataene ovenfor kan kombineres på stadig mer avanserte måter for å forbedre prosessene og den overordnede medarbeideropplevelsen.

Du kan for eksempel se på avgangsratene på tvers av bestemte demografiske grupper, eller undersøke om medarbeidere slutter kort tid etter at de har blitt forfremmet.

Deretter kan du presentere disse dataene for de relevante interessentene og fordele ressursene på en hensiktsmessig måte.

Hvorfor er medarbeiderdata nyttige?

Medarbeiderdata er avgjørende for å ta gode beslutninger om arbeidsstyrken og overholde arbeidsrettslige regler, skatteregler og regelverk for personvern og databeskyttelse.

Organisasjoner må for eksempel føre nøyaktige lønnsregistre, inkludert utbetalt lønn, skattetrekk og arbeidsgiveravgift, for å overholde skattelovgivningen og sikre korrekt rapportering til offentlige myndigheter.

Dette er den kjedelige delen, men som nevnt i innledningen kan medarbeiderdata som demografi, avgangsrater og andre HR-målinger brukes til å fortelle en historie om hva som skjer i organisasjonen din, og til å ta strategiske beslutninger.

IBM gjennomførte for eksempel en grundig analyse av medarbeideravgang for å identifisere viktige faktorer som påvirker medarbeideravgangen. De oppdaget at medarbeidere som reiste ofte, hadde en avgangsrate som var 2,4 ganger høyere enn hos dem som sjelden reiste. 

I tillegg viste medarbeidere i HR-avdelingen en større tendens til å slutte. Denne innsikten gjorde det mulig for IBM å håndtere konkrete utfordringer og utvikle strategier for å redusere medarbeideravgangen. ​

Slik samler du inn medarbeiderdata

Den gode nyheten er at det er ganske enkelt å samle inn alle disse dataene hvis du har de riktige verktøyene.

Personellinformasjonssystem (HRIS)

Et HRIS hjelper deg med å organisere og lagre alle medarbeiderdataene dine digitalt på ett sentralisert sted, slik at de er enkle å få tilgang til og oppdatere. 

Det automatiserer daglige HR-oppgaver som registrering av fravær og håndtering av medarbeiderregistre, og du kan kjøre raske rapporter for å oppdage trender eller overholde arbeidsrettslige regler.

Personelladministrasjonssystem (HRMS)

Et HRMS er en mer omfattende løsning som går lenger enn et HRIS ved å integreres med andre forretningsfunksjoner. Det bidrar ikke bare til datainnsamling, men støtter også arbeidsstyrkeplanlegging, lønnsbehandling og etterlevelsesstyring.

Systemer for søkersporing (ATS) 

En ATS spiller en avgjørende rolle i de tidlige stadiene av datainnsamlingen, spesielt under rekrutteringen, og legger til rette for innsamling av data om kandidatenes kvalifikasjoner, erfaringer og tilbakemeldinger fra intervjuer. Disse dataene kan deretter overføres til HRIS eller HRMS når en kandidat blir nyansatt.

Programvare for medarbeideranalyse 

Spesialisert programvare for medarbeideranalyse lar deg ikke bare samle inn, men også analysere medarbeiderdata for å få innsikt i trender i arbeidsstyrken, resultatmålinger og prediktiv analyse. Disse løsningene er ofte svært spesialiserte og gjør det mulig for HR-team å ta strategiske beslutninger som fremmer organisasjonens suksess.

Analyseprogramvare for rekruttering 

Spesialisert analyseprogramvare for rekruttering, utviklet med avanserte funksjoner for rekrutteringsanalyse for å gå i dybden på ansettelsesprosessen.

HR-medarbeidere og rekrutteringsteam bruker den til å få innsikt i rekrutteringsstrategiene sine og ta datadrevne beslutninger.

Undersøkelser og medarbeiderintervjuer

Metoder som undersøkelser, skip-level-samtaler og bli-intervjuer gir deg verdifulle tilbakemeldinger, meninger og forslag fra medarbeiderne. 

Disse kvalitative dataene fra verktøy som programvare for medarbeiderundersøkelser utfyller de kvantitative dataene som er lagret i HRIS/HRMS, og gir et helhetlig bilde av medarbeidernes opplevelser og oppfatninger.

Programvare for medarbeidersamtaler

Verktøy for resultatstyring hjelper med å spore og lagre viktige medarbeiderdata som mål, tilbakemeldinger, vurderinger og utviklingsplaner på ett tilgjengelig sted.

Dette gjør det enklere å oppdage trender, støtte utvikling og ta informerte beslutninger om forfremmelser eller opplæring.

Beste praksis for medarbeiderdata

Håndtering av medarbeiderdata innebærer en balansegang for å følge beste praksis og sikre datasikkerhet, overholdelse av regelverk og etisk behandling av arbeidsstyrken din. 

More Articles

• De 17 beste sertifiseringene innen HR-analyse 2026
• HRIS-, HRMS- og HCM-systemer: Hva er forskjellen?

Beste praksis for datahygiene

Datahygiene er avgjørende for å opprettholde kvaliteten, nøyaktigheten og nytten av dataene dine. Dårlig datahygiene kan føre til alle slags feil, ineffektivitet og tapte muligheter.

Dette bør du gjøre:

• Nøyaktighet og integritet: Sørg for at medarbeideropplysningene er nøyaktige og oppdaterte. Dette gjør du ved regelmessig å kontrollere og verifisere dataene for å sikre at de er korrekte. Unøyaktige data kan føre til feil i lønn, ytelser og problemer (dvs. katastrofe).
• Retningslinjer for oppbevaring av data: Utarbeid tydelige retningslinjer for hvor lenge medarbeiderdata skal oppbevares, og når de skal slettes eller arkiveres på en sikker måte. Dette sikrer overholdelse av juridiske krav og reduserer mengden overflødige data.
• Kassering av data: Følg sikre prosedyrer for destruksjon av data når fysiske eller elektroniske dokumenter skal kasseres. Makuler papirdokumenter og slett elektroniske medier på en sikker måte for å forhindre datalekkasje.
• Sikkerhetskopiering av data: Sikkerhetskopier medarbeiderdata regelmessig for å forhindre tap ved systemfeil eller ødelagte data. Test rutiner for gjenoppretting av data for å sikre at dataene kan gjenopprettes.

Eksperttips

Lag en plan for å arkivere dokumentasjon regelmessig, med en frekvens som fungerer for deg. Når teamet mitt for eksempel behandler endringer i medarbeiderdata, arkiverer de dokumentasjonen mens de jobber, i stedet for å vente til slutten av dagen og arkivere alt på én gang. Vi har erfart at dette er en mer effektiv måte å huske å arkivere all dokumentasjon knyttet til hver endring på. — Jessica Cieslinski, HR-generalist, Arhaus

Sikkerhet

Sikkerhet påvirker oss alle, og det er spesielt viktig å beskytte organisasjonens sensitive data. 

Med dette i tankene er her noen beste praksiser du bør vurdere når du håndterer sikkerhet:

• Regelmessige risikovurderinger av data: Gjennomfør regelmessige vurderinger av datarisiko og sårbarheter for å identifisere potensielle trusler og svakheter i praksisen din for datahåndtering, og iverksett korrigerende tiltak. Hvis du trenger hjelp til å få på plass disse systemene, kan du ta kontakt med en rådgiver innen datastyring for å få støtten du trenger.

• Beredskapsplan for hendelser: Utarbeid og dokumenter en omfattende beredskapsplan for hendelser, slik at datainnbrudd eller sikkerhetshendelser kan håndteres raskt. Sørg for at de ansatte kjenner trinnene de skal følge ved et datainnbrudd, og integrer planen i bedriftskulturen.
• Cybersikkerhetstiltak: Ta i bruk robuste cybersikkerhetstiltak som kryptering, brannmurer og flerfaktorautentisering for å beskytte sensitiv informasjon.
• Tilgangskontroll: Implementer strenge tilgangskontroller for å begrense hvem som kan få tilgang til ansattdata. Du bør bare gi tilgang til autorisert personell basert på deres roller og ansvarsområder. Gå regelmessig gjennom og oppdater tilgangstillatelser for å minimere risikoen for datainnbrudd.
• Leverandør- og tredjepartsrisikostyring: Hvis du bruker HR-programvare eller tjenester fra tredjeparter, bør du gjennomføre en grundig vurdering av deres praksis for datasikkerhet. Se for eksempel etter sertifiseringer som ISO 27001 og SOC 2, og sørg for at de overholder de samme standardene for databeskyttelse som dere følger internt.
• Overholdelse av personvernregler: Hold deg oppdatert på personvernregler som GDPR (General Data Protection Regulation), CCPA (California Consumer Privacy Act) og andre relevante lover. Sørg for at du samler inn, lagrer og behandler ansattdata i samsvar med disse reglene. Husk at du må innhente samtykke når det kreves. For fagpersoner som er ansvarlige for disse kravene, kan sertifiseringer innen regelverksetterlevelse bidra til å formalisere kompetanse innen områder som personvern og databeskyttelse.
• Revisjonsspor og logging: Oppretthold revisjonsspor og logger over datatilgang og endringer. Disse registreringene kan bidra i undersøkelser av sikkerhetshendelser og dokumentere overholdelse av regelverket for databeskyttelse.

Etikk

Prioriter etiske hensyn i alle aspekter av datahåndteringen din for å sikre rettferdighet, respekt og tillit i organisasjonens praksis.

• Oppmuntre til ansvarlig datahåndtering fra begynnelsen (introduksjon av nye ansatte), og motvirk alt misbruk eller all uautorisert deling av ansattinformasjon.
• Innhent informert samtykke fra de ansatte før du samler inn og behandler dataene deres. Vær åpen om hvordan dataene deres vil bli brukt, og gi tydelige personvernerklæringer.
• Opplæringsprogrammer for å lære opp HR-fagfolk og ansatte i hvordan data skal lagres, samt beste praksis for databeskyttelse. Frem en kultur for bevissthet rundt personvern i hele arbeidsmiljøet for å minimere risikoen for utilsiktet eksponering av data.

Ansattdata: Håndter det tilfeldig på eget ansvar 

I det daglige arbeidet med å administrere en arbeidsstyrke samler vi naturlig nok inn og vedlikeholder en mengde opplysninger om de ansatte, og det er viktig å huske at dette ikke er en tilfeldig oppgave som kan tas eller utelates.

Håndtering av ansattdata er en mangesidig oppgave som krever en balansegang mellom juridisk overholdelse, datasikkerhet og etiske hensyn. Det er ikke for de lettskremte.

Så husk at når det gjelder ansattdata, er det bedre å være overbeskyttende enn å ha en tilfeldig tilnærming. De ansattes tillit og organisasjonens omdømme avhenger av det.

For å ikke avslutte med en så alvorlig tone bør du også huske at ansattdata er som en superkraft som kan hjelpe HR med å bli en mer strategisk partner. Du kan til og med ha det litt moro med det.

Lær hvordan du best kan presentere data i Liam Reeses utmerkede artikkel om HR-dataanalyse.

Det kan være lurt å øke datakompetansen din ved å delta på en konferanse om personalanalyse eller ta et kurs i HR-analyse og/eller en sertifisering i dokumentforvaltning.

Abonner på nyhetsbrevet People Managing People

For mer om ansattdata og strategisk talentforvaltning kan du abonnere på vårt ukentlige nyhetsbrev for HR- og bedriftsledere. Du får alt vårt nyeste innhold, slik at du kan utvikle deg i karrieren og skape større innvirkning i organisasjonen din.