En trinnvis veiledning i hvordan du utbetaler lønn til én ansatt

Ps. Ikke glem å dekke det grunnleggende først: Hvordan fungerer lønnsprogramvare, egentlig?

Forstå lønn for én ansatt

For småbedriftseiere kan det å mestre lønn – selv for bare én ansatt – virke overveldende. Når du kommer til delen der betalingene faktisk skal gjennomføres, kan du føle deg mer som en regnskapsfører enn en entreprenør eller HR-medarbeider hvis du håndterer lønnen selv.  

Lønn, i forbindelse med én enkelt ansatt, innebærer å beregne og utbetale lønn, samtidig som skatter, ytelser og trekk håndteres. Det handler ikke bare om å utstede en betaling, men også om å forstå juridiske forpliktelser og økonomisk planlegging for å sikre både etterlevelse og bærekraft.

Lønnens bestanddeler

Den viktigste bestanddelen av lønn er bruttolønn, som er beløpet en ansatt tjener før eventuelle trekk gjøres. Den omfatter vanligvis grunnlønn eller timelønn som er avtalt i arbeidsavtalen. Den kan også omfatte andre typer godtgjørelse, som overtidsbetaling, bonuser og provisjon. 

Beregningen av bruttolønn, særlig når overtid eller provisjon inngår, må følge bestemmelsene i loven om rettferdige arbeidsstandarder.

Trekk er den andre viktige bestanddelen av lønn. Dette er beløp som trekkes fra den ansattes bruttolønn, og omfatter skatter (som trygdeavgift, føderal og delstatlig inntektsskatt) og andre lovpålagte trekk, som Medicare. 

I tillegg til lovpålagte trekk kan frivillige trekk også inngå i lønnen. Disse kan dekke innbetalinger til pensjonsordninger og premier for helse- eller livsforsikring, som kan spores ved hjelp av programvare for utgiftsrapportering, samt eventuell tilbakebetaling av lån virksomheten kan ha gitt den ansatte. 

I tillegg er det mulig å forenkle lønnshåndteringen for én enkelt ansatt med gratis lønnsprogramvare som gjør beregningene enklere.

Det endelige resultatet etter at nødvendige beløp er trukket fra bruttolønnen, er nettolønn, altså den faktiske lønnen den ansatte får utbetalt. Når disse bestanddelene håndteres på en helhetlig måte, sikrer de at lønnsprosessen er korrekt og lovlig.

Du kan begynne med denne veiledningen for lønnsbehandling og tilpasse den etter behov for å imøtekomme den lille virksomhetens behov.

Kort oppsummert

Lønn består i hovedsak av fire deler:

• Lønn: Grunnbeløpet du mottar for arbeidet ditt.
• Skatter: Føderale og delstatlige skatter som må holdes tilbake og betales.
• Ytelser: Eventuelle goder eller forsikringer du tilbyr deg selv som ansatt.
• Trekk: Eventuelle innbetalinger før skatt, for eksempel pensjonssparing.

Velge virksomhetstype

Det er avgjørende å velge riktig virksomhetsstruktur fordi den påvirker skatteforpliktelsene dine, muligheten til å skaffe kapital, dokumentene du må sende inn, og ditt personlige ansvar. Her skal vi se på fire virksomhetstyper.

• Enkeltpersonforetak
• Aksjeselskap med begrenset ansvar (LLC)
• S-Corp
• C-Corp 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Enkeltpersonforetak

Et enkeltpersonforetak er den enkleste formen for virksomhetsstruktur og drives ofte med én ansatt – innehaveren. 

Når det gjelder lønnsstruktur, må du forstå at enkeltpersonforetaket regner all fortjeneste som personlig inntekt, og derfor er det ikke behov for tradisjonell lønnskjøring. De må imidlertid betale skatt på næringsinntekt basert på virksomhetens nettoinntekt, noe som inkluderer både trygdeavgift til den amerikanske trygdeordningen og Medicare-skatt.

Siden innehavere av enkeltpersonforetak er selvstendig næringsdrivende, har de andre skatteforpliktelser enn vanlige ansatte. 

Forskuddsskatt må beregnes, rapporteres og betales kvartalsvis gjennom året. Dette skal dekke eventuell inntektsskatt og skatt på næringsinntekt som skyldes for året. 

Selv om lønnsbehandling for en liten bedrift med enkeltpersonforetak kan virke enkelt fordi det ikke finnes ansatte, er det nødvendig med ekspertise for å forstå og håndtere disse nyanserte skatteforpliktelsene. 

Bruk av HR-programvare og verktøy for arbeidsplassadministrasjon kan forenkle disse oppgavene betydelig, og sikre korrekt bokføring og punktlige betalinger.

Selskap med begrenset ansvar

Selskaper med begrenset ansvar (LLC-er) tilbyr en fleksibel lønnsstruktur for ansatte. Eierne av en LLC, ofte kalt medlemmer, kan velge å betale seg selv lønn som ansatte eller ta ut inntekt direkte fra virksomhetens overskudd. 

Metoden som velges, kan ha stor betydning for lønnsprosesser og skattemessige konsekvenser, og derfor er det nødvendig å rådføre seg med skatteeksperter.

Hvis et LLC-medlem velger å betale seg selv lønn, omfatter lønnsfunksjonene vanlige arbeidsgiveravgifter og fradrag. Lønn rapporteres på et W-2-skjema, og selskapet er ansvarlig for innbetalinger til Medicare og den amerikanske trygdeordningen. 

Hvis medlemmene derimot tar ut inntekt fra virksomhetens overskudd, regnes de som selvstendig næringsdrivende skattemessig. De må betale skatt på næringsinntekt, som dekker Medicare og den amerikanske trygdeordningen, men kan trekke fra halvparten av denne skatten i inntektsskatten. 

Det kan med andre ord være komplisert å navigere i lønnsordningene i en LLC. Heldigvis finnes det flere typer lønnsprogramvare for én ansatt som kan bidra til å forenkle dette.

S-selskap

Et S-selskap, vanligvis kalt S-Corp, er en bestemt type virksomhet som er utformet for å unngå dobbeltbeskatningen som C-selskaper er utsatt for. 

Det medfører imidlertid særegne lønnsmessige hensyn for ansatte, inkludert eiere som er ansatt i selskapet. For slike selskaper er det avgjørende å forstå at eieransatte må betale seg selv en rimelig lønn før eventuell inntekt deles ut som utbytte. 

Denne lønnsmessige nyansen bidrar til å sikre at selskapet overholder kravene fra IRS og unngår mulige straffer.

I tillegg må S-selskaper følge standardprosedyrer for lønn, inkludert trekk av føderal inntektsskatt samt skatt til den amerikanske trygdeordningen og Medicare-skatt fra de ansattes lønnsutbetalinger. Disse beløpene må deretter innbetales til myndighetene regelmessig. 

Tidsbesparelse, nøyaktighet og hjelp til å overholde regelverket er viktige fordeler ved moderne skatteprogramvare for bedrifter. Slike verktøy kan være uunnværlige for S-selskaper som håndterer sine særegne lønnsutfordringer

C-selskap

Et C-selskap, eller C-Corp, er en type virksomhet som beskattes separat fra eierne. Lønnsprosessen for én ansatt i et C-selskap kan avvike noe fra andre typer organisasjoner, men de grunnleggende prinsippene er de samme – fastsett den ansattes lønnsskala, bestem en lønningsplan, trekk riktig skattebeløp og sørg for korrekt utbetaling i samsvar med alle relevante føderale og delstatlige lover.

C-selskapet må trekke føderal inntektsskatt samt skatt til den amerikanske trygdeordningen og Medicare-skatt fra den ansattes lønn. 

Skattesatsene kan variere ut fra den ansattes inntektsnivå, status for skatteinnlevering og fradragstillatelser. Det er også viktig at C-selskaper leverer de aktuelle arbeidsgiverskattskjemaene innen fristen. Dette omfatter blant annet skjema 941 (kvartalsvis føderal skatteoppgave) og skjema W-2 (lønnings- og skatteoppgave). 

I tillegg kan delstats- og lokalskatter gjelde, avhengig av hvor virksomheten ligger. 

Fastsett lønnen din

Logikken bak denne memen er morsom, men dessverre unøyaktig hvis du driver en virksomhet.

Å fastsette lønnen din som eneste ansatt og eier av virksomheten er en nyansert prosess som krever en balanse mellom dine personlige økonomiske behov, verdien av arbeidet ditt og virksomhetens samlede økonomiske helse. Her er noen viktige hensyn du bør ta:

Forstå virksomhetens økonomiske kapasitet

• Vurder lønnsomheten: Før du fastsetter en lønn, bør du forstå hvor lønnsom virksomheten din er. Gå gjennom inntektsstrømmene, kostnadene og fortjenestemarginene for å vurdere hvor mye virksomheten har råd til å betale deg uten å sette den økonomiske stabiliteten i fare.
• Lag en kontantstrømprognose: Ta hensyn til virksomhetens kontantstrøm, inkludert sesongvariasjoner og potensielle fremtidige investeringer. Lønnen din bør ikke hindre virksomheten i å drive effektivt eller investere i vekstmuligheter.

Vurder dine personlige økonomiske behov

• Beregn levekostnadene: Begynn med å beregne de nødvendige levekostnadene dine, inkludert bolig, mat, helsetjenester og transport. Dette gir et grunnlag for hvilken lønn du trenger for å opprettholde personlig velvære.
• Ta hensyn til langsiktige mål: Ta med sparemål for pensjon, nødsituasjoner og personlige investeringer. Lønnen din bør gjøre det mulig for deg å bidra til disse langsiktige økonomiske målene.

Gjenspeil verdien av arbeidet ditt

• Markedsnivåer: Ved å gjøre en lønnsbenchmarking kan du se hva andre i bransjen og regionen din får betalt for tilsvarende arbeid. Dette bidrar til å sikre at lønnen din er konkurransedyktig og rettferdig, og gjenspeiler verdien av kompetansen og bidragene dine.
• Rollens kompleksitet: Som eneste ansatt har du sannsynligvis mange ulike roller, fra ledelse til gjennomføring. Lønnen din bør ta hensyn til det brede spekteret av oppgaver og ansvarsområder du håndterer.

Juridiske og skattemessige hensyn

• Skatteeffektivitet: Rådfør deg med en skatterådgiver for å finne den mest skatteeffektive lønnsstrukturen for virksomhetstypen din (LLC, S-Corp osv.). Dette innebærer å forstå hvordan ulike lønninger påvirker skatteforpliktelsene dine og virksomhetens skattepliktige inntekt.
• Juridiske krav: For enkelte virksomhetsstrukturer, som S-Corps, finnes det juridiske krav om at du betaler deg selv en «rimelig lønn» for arbeidet du utfører. Sørg for at lønnen din er i samsvar med disse reglene for å unngå sanksjoner.

Regelmessige gjennomganger og justeringer

• Årlige gjennomganger: Gjennomgå regelmessig lønnen din i lys av virksomhetens økonomiske resultater og dine personlige økonomiske behov. Etter hvert som virksomheten vokser og blir mer lønnsom, kan lønnen justeres for å gjenspeile disse endringene.
• Fleksibilitet: Vær forberedt på å justere lønnen din som følge av utfordringer eller nedgangstider i virksomheten. En fleksibel tilnærming kan bidra til å sikre virksomhetens levetid og helse.

Lønnsutbetalingsplan

Å etablere en regelmessig lønnsutbetalingsplan som eier av en liten virksomhet, særlig når du er eneste ansatt, spiller en viktig rolle for å opprettholde økonomisk stabilitet og planlegge både for virksomheten og privatøkonomien. 

Hvor ofte du betaler deg selv, kan ha stor innvirkning på virksomhetens kontantstrøm og evnen din til å håndtere privatøkonomien effektivt.

Når du velger en lønnsutbetalingsplan, bør du vurdere hvordan den samsvarer med virksomhetens inntektssykluser og dine personlige økonomiske forpliktelser. Ukentlige lønnsutbetalinger kan passe for dem som foretrekker en jevn inntektsstrøm for å dekke ukentlige utgifter. Denne hyppigheten verdsettes ofte fordi den er forutsigbar, men den krever hyppigere lønnskjøring.

Utbetalinger annenhver uke balanserer hyppig behandling med en håndterbar innvirkning på kontantstrømmen, og er derfor et populært valg fordi det kombinerer regelmessighet med mindre administrativt arbeid.

Utbetalinger to ganger i måneden (vanligvis den 1. og 15.) kan gjøre budsjetteringen enklere ved å samsvare med vanlige månedlige økonomiske forpliktelser, som husleie eller boliglånsbetalinger. Denne planen kan passe for virksomhetseiere som har en stabil kontantstrøm og foretrekker å samordne lønnsperiodene med de månedlige regningene sine.

Månedlige utbetalinger er det minst hyppige alternativet og kan være fordelaktig for virksomheter med lengre inntektssykluser eller for dem som ønsker å minimere tiden som brukes på lønnskjøring. Det krever imidlertid nøye økonomisk planlegging for å sikre at private utgifter dekkes gjennom hele måneden.

Hver plan har sine fordeler og utfordringer. Valget ditt bør ta hensyn til virksomhetens økonomiske helse, hvor forutsigbar privatinntekten din er, og hvordan du håndterer privatøkonomien.

Betalingstyper

Å bestemme seg for om du skal utbetale deg selv lønn eller ta eieruttak, er en avgjørende økonomisk beslutning. Hvert alternativ har ulike konsekvenser for bedriftens kontantstrøm, skatteforpliktelser og stabiliteten i din personlige inntekt.

Lønn: En forutsigbar tilnærming

Å velge lønn innebærer at du utbetaler deg selv en fast, regelmessig inntekt, på samme måte som en ansatt får lønn. Denne tilnærmingen gir forutsigbarhet og gjør det enklere å planlegge privatøkonomien ved å gi deg en jevn inntektsstrøm. 

Fra et skattemessig perspektiv innebærer det å utbetale deg selv lønn at du må holde tilbake inntektsskatt, trygdeavgift og Medicare-innbetalinger, på samme måte som du ville gjort for en ansatt. Denne metoden kan være fordelaktig fordi den sørger for at skatteforpliktelsene dine oppfylles jevnt gjennom året, slik at du unngår store engangsbetalinger i skattesesongen. 

Det er imidlertid avgjørende å fastsette en lønn som bedriften kan opprettholde uten å svekke driftskapasiteten eller vekstpotensialet.

Eieruttak: Fleksibilitet med økonomisk nøyaktighet

Eieruttak gir på den annen side større fleksibilitet. Denne metoden innebærer at du tar ut midler fra bedriftens inntekter etter behov, i stedet for å motta en forhåndsbestemt lønn.

Uttak kan være fordelaktige for bedrifter med varierende inntekter, ettersom de lar eierne justere sin personlige inntekt basert på bedriftens nåværende økonomiske resultater. 

Denne fleksibiliteten krever imidlertid nøyaktig økonomistyring og skatteplanlegging. I motsetning til lønn er uttak ikke underlagt lønnsskatter når de tas ut, men du er fortsatt ansvarlig for å betale inntektsskatt og skatt på selvstendig næringsvirksomhet av disse beløpene i skattesesongen. Nøye sporing og avsetning av midler til skatteforpliktelser blir avgjørende for å lykkes med denne tilnærmingen.

Å ta valget

Valget mellom lønn og eieruttak avhenger av flere faktorer, blant annet selskapsstrukturen, den økonomiske stabiliteten, variasjoner i inntekten og behovet for personlig kontantstrøm. 

En balansert tilnærming kan innebære en moderat lønn til regelmessige utgifter, supplert med periodiske uttak for ekstra inntekt eller investeringer. Denne hybride strategien kan gi både stabilitet og fleksibilitet, tilpasset den dynamiske økonomien i små bedrifter, samtidig som den sikrer at skattereglene overholdes.

Feil du bør unngå

Vanlige feil i lønnshåndteringen omfatter å unnlate å holde tilbake riktig skattebeløp, gå glipp av skattefrister og ikke føre nøyaktige registre. Unngå disse feilene ved å:

• Bruke pålitelig lønnsprogramvare for oppstartsbedrifter eller bruke en lønnstjeneste tilpasset for små bedrifter.
• Holde deg informert om skatteforpliktelser og frister.
• Føre detaljerte økonomiske registre og registre over utbetalinger til ansatte.
• Unngå at kostnadene for lønnssystemet gradvis overstiger det du trenger eller har råd til.
• Ta særlig hensyn til driftsutgifter (anbefalt lesning: Slik fungerer programvare for utgiftsstyring).

For småbedriftseiere som bare skal betale seg selv, kan det være enklere enn det først ser ut til å håndtere lønn og beregne driftsutgifter.

Ved å forstå forpliktelsene og alternativene dine kan du etablere et lønnssystem som samtidig støtter bedriftens økonomiske helse og ditt personlige velvære.

10 Lønningsverktøy for bedrifter med én ansatt

Lurer du på hvilke av de mange lønnsplattformer for mindre team som passer best når du bare betaler én ansatt? Ikke bekymre deg, vi har det du trenger. Vi har testet et bredt utvalg av programvareløsninger rettet mot de aller minste bedriftene, og vi har valgt ut våre favoritter for å hjelpe deg med å få oversikt over alt sammen.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. QuickBooks Workforce — Best for self-service paycheck access
2. 2. Justworks — Best for tax filing assistance
3. 3. Gusto — Best for employee self-service
4. 4. RUN Powered by ADP® — Best for automated payroll calculations and tax filings
5. 5. Patriot Payroll — Best for affordable and flexible payroll options
6. 6. Wave — Best for integrated accounting and payroll features
7. 7. Square Payroll — Best for integrations with POS systems
8. 8. ADP — Best for compliance and support for small businesses
9. 9. Wagepoint — Best user-friendly payroll for small businesses
10. 10. Paychex — Best for responsive customer support

Når du har gått gjennom disse alternativene, kan veiledningen vår om hvordan du velger lønnsprogramvare hjelpe deg med å sammenligne faktorer som funksjoner, integrasjoner og priser før du tar en beslutning.

For å holde deg oppdatert på alt det nyeste innen personalledelse, abonner på nyhetsbrevet vårt for ledere og ansvarlige. Du får innsikt og tilbud skreddersydd for ledere og HR-fagfolk rett i innboksen din.