Programvare for arbeidsstyring: typer og viktige funksjoner
Styring av arbeidsstyrken er en viktig del av styring av virksomhetens resultater for enhver organisasjon.
Med raskt skiftende markedsforhold, regulatoriske omveltninger, økende personalavgang, økende fagforeningsvennlighet og en stadig mer mangfoldig og geografisk distribuert arbeidsstyrke blir styring av arbeidsstyrken stadig viktigere – og mer komplekst.
De riktige appene for styring av arbeidsstyrken kan gjøre denne komplekse oppgaven enklere og mer effektiv.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er styring av arbeidsstyrken?
Styring av arbeidsstyrken (WFM) viser til praksisen med å strategisk fordele, følge opp og optimalisere en organisasjons viktigste ressurs: menneskene.
Vellykket styring av arbeidsstyrken sørger for at de riktige medarbeiderne – med de riktige ferdighetene – er tilgjengelige til riktig tid for å oppfylle kravene i jobbene sine.
Selv om hver organisasjon har sine egne prioriteringer, er ressurseffektivitet et mål de fleste virksomheter deler.
Hvorfor er styring av arbeidsstyrken viktig?
Enten arbeidsplassen din er et etablert bedriftsmiljø, en voksende oppstartsbedrift eller en virksomhet som ansetter skiftarbeidere, er styring av arbeidsstyrken en uunnværlig del av virksomhetens strategi for ledelse.
Effektiv styring av arbeidsstyrken hjelper organisasjoner med å holde arbeidsstyrken så produktiv og kostnadseffektiv som mulig.
Uensartede retningslinjer for arbeidsstyrken og mangelfull håndheving av disse retningslinjene kan føre til utfordringer som:
- Bemanningsmangel
- Overflødige ansatte
- Ansatte med utilstrekkelig kompetanse
- Økte prosjektkostnader
- Forsinket prosjektleveranse
- Brudd på krav og regler
- Unngåelig overtid
- Hendelser knyttet til sikkerheten på arbeidsplassen
- Ansatte med lavt engasjement
- Lavt arbeidsmoralenivå eller utbrenthet
- Høy personalavgang.
Derfor er arbeidsstyrkeplanlegging et avgjørende aspekt ved talentstyring, og hjelper HR-medarbeidere med å:
- Optimalisere medarbeidernes produktivitet
- Sikre at prosjekter får tilstrekkelige ressurser
- Effektivisere resultatstyring
- Videreutvikle medarbeidernes kompetanse etter behov
- Ta tak i bemanningsutfordringer tidlig
- Få en nøyaktig oversikt over arbeidskraftkostnader
- Redusere organisatorisk risiko
- Fremme sikkerhet på arbeidsplassen
- Overholde lover og forskrifter på arbeidsplassen
- Iverksette tiltak for etterfølgerplanlegging
- Forbedre medarbeiderengasjementet og redusere personalavgangen.
Prosessen for styring av arbeidsstyrken
I bunn og grunn innebærer prosessen for styring av arbeidsstyrken å identifisere organisasjonens viktigste strategiske prioriteringer og fordele ressurser deretter. Dette krever at man forutser potensielle HR-utfordringer og iverksetter tiltak for å forbli effektiv og unngå ansvar og kostnader.
Prosessen for styring av arbeidsstyrken omfatter oppgaver som:
- Strategisk tilpasning
- Etterspørselsprognoser
- Arbeidsplanlegging
- Arbeidstidsregistrering
- Registrering av oppmøte
- Dataanalyse
- Myndiggjøring av ansatte
- Kompetansestyring
- Saksregistrering av HR-forespørsler
- Lønnshåndtering
- Prosjektavgrensning og budsjettering
- Oppgavehåndtering.
Det er mye å dekke!
Den gode nyheten er at alt dette kan effektiviseres og automatiseres ved hjelp av programvare for arbeidsstyring.
Hva er programvare for arbeidsstyring?
En programvareløsning for arbeidsstyring (WFM) er et verktøy som gjør det mulig for organisasjoner å organisere retningslinjene for arbeidsstyrken og automatisere mange av oppgavene og prosessene i systemet for arbeidsstyring.
Dette gjør det mulig for HR-medarbeidere å utnytte arbeidsstyrken mer effektivt, administrere arbeidstiden mer produktivt og til syvende og sist nå organisasjonens mål med mindre bryderi.
Hva er fordelene med programvare for arbeidsstyring?
Noen viktige fordeler med programvare for arbeidsstyring er at det blir enklere for ledelsen å effektivisere planleggingen, administrere oppmøte og tidsregistrering, følge med på produktiviteten, optimalisere resultatstyringen, gjennomføre lønnsprosesser, sikre overholdelse av regelverket og fremme de ansattes sikkerhet.
Når den riktige løsningen for arbeidsstyring implementeres og brukes effektivt, kan den hjelpe arbeidsgivere med å:
- Automatisere manuelle oppgaver for å spare tid, fjerne flaskehalser og redusere feil.
- Samle inn nøyaktige og oppdaterte arbeidsstyrkedata og ta bedre beslutninger basert på dataanalyse i sanntid.
- Ta i bruk arbeidsstyring på tvers av kanaler for å gi bedre tilgang til den hybride eller mobile arbeidsstyrken.
- Forbedre effektiviteten på tvers av team for å styrke samarbeidet og medarbeiderengasjementet, samtidig som siloer fjernes og dobbeltarbeid reduseres.
- Redusere driftskostnadene (som følge av overbemanning, for mye overtid og outsourcing) gjennom mer nøyaktige prognoser og ressursfordeling. Avanserte WFM-løsninger oppdaterer til og med budsjettene basert på endringer i arbeidsplanene.
- Optimalisere kundeopplevelsen gjennom ferdighetsbasert ruting som kobler kunder med riktig ekspert ved kontaktsenteret.
- Fordele den administrative belastningen gjennom selvbetjeningsportaler for ledere og ansatte som gir brukerne tilgang til utvalgte funksjoner.
- Forbedre lønnsnøyaktigheten ved automatisk å avstemme tidsregistrering, betalt fri, registrert overtid osv., og redusere tilfeller av menneskelige feil som kan oppstå ved manuell registrering og beregning av data.
- Identifisere og håndtere planleggingsproblemer proaktivt på forhånd ved å konsultere sanntidsdata om bemanningsplaner og gjøre justeringer for å unngå problemer som underbemanning. Den beste programvaren for arbeidsstyring gjør det til og med mulig for ledere å opprette smarte arbeidsplaner ved å filtrere etter avdeling, prosjekt, jobb eller sted.
- Opprettholde nøyaktige og detaljerte registre som bidrar til å dokumentere overholdelse av regelverket ved en eventuell revisjon.
Hvilke typer programvare for arbeidsstyring finnes?
Det finnes et bredt utvalg av ulike WFM-verktøy. Noen er frittstående produkter som tilbyr én eller flere av funksjonene nedenfor, mens andre tilbyr en mer helhetlig, integrert løsning.
- Programvare for arbeidsplanlegging
- Programvare for oppmøte
- Prosjektstyrings- (Kanban osv.) og kommunikasjonsverktøy
- Programvare for tidsregistrering
- Løsninger for fraværshåndtering
- Lønnsprogramvare
- Verktøy for medarbeiderengasjement
- Verktøy for styring av kunderelasjoner
- Løsninger for registrering av kunde- og brukerstøttehenvendelser
- Programvare for registrering av hendelser knyttet til sikkerhet på arbeidsplassen.
Store organisasjoner kan ha behov for programvare for arbeidsstyring i virksomheter som er utviklet for å koordinere disse funksjonene på tvers av komplekse eller distribuerte arbeidsstyrker.
Hva er de viktigste funksjonene i programvare for arbeidsstyring?
De beste løsningene for programvare for arbeidsstyring gjør det mulig for moderne virksomheter å organisere og følge opp alle aktivitetene som inngår i å opprettholde en effektivt bemannet, kostnadseffektiv og produktiv arbeidsstyrke.
Det finnes ulike prismodeller for programvare for arbeidsstyring som gir tilgang til flere brukere og/eller andre funksjoner.
Nedenfor finner du noen av de viktigste funksjonene du bør se etter når du velger programvare for arbeidsstyring.
Prognostisering av bemanningsbehov
En god WFM-løsning bør kunne hjelpe deg med å identifisere trender og prognostisere faktorer som påvirker bemanningsbehov og tilgjengelighet, for eksempel endringer i prosjekttidslinjer, sesongvariasjoner i arbeidstakernes tilgjengelighet, svingninger i forbruker- og kundebehov og mer. Ved å forutse disse scenariene kan du planlegge arbeidskraftbudsjettene bedre og fordele bemanningen mer effektivt.
Smart vaktplanlegging
Ethvert verktøy for arbeidsstyring som er verdt navnet, bør ha intelligente planleggingsfunksjoner som lar ledere velge ansatte til vakter eller prosjekter basert på kriterier som tilgjengelighet, ferdigheter, kostnader, erfaring, preferanser, plassering og mer. Verktøy for vaktplanlegging bør også tilby selvbetjening for ansatte, slik at medarbeidere kan bytte vakter seg imellom og sikre full bemanning av vaktene. Noen verktøy kan også inneholde funksjoner som tar i bruk AI for arbeidsstyring og planlegging.
Tidsregistrering
Et verktøy for arbeidsstyring bør ha funksjoner for, eller kunne integreres med, enheter og verktøy for tidsregistrering, som adgangsskannere, skybasert programvare for tidsregistrering, kiosker, betalingsterminaler (POS), mobilapper eller digitale timelister. Dette gjør det mulig å registrere tidsdata og behandle dem automatisk for nøyaktig lønnshåndtering. En annen fordel med programvare for tidsregistrering er varsler om overtid, som gir arbeidsgivere bedre kontroll over godkjenning og fordeling av overtidsarbeid.
Oppfølging av oppmøte og fravær
Programvare for arbeidsstyring bør registrere ansattes oppmøte, automatisere godkjenning av forespørsler om fri og avstemme ansattes fravær mot virksomhetens retningslinjer for permisjon (for eksempel betalt fri (PTO)) og offentlige bestemmelser.
Dataanalyse og rapportering
De fleste verktøyene for arbeidsstyring gir brukerne en sanntidsvisning av arbeidsstyrkedata via tilpassbare dashbord. Dette gjør det enkelt å oppdage potensielle problemer med vaktplanlegging eller bemanning og løse dem lenge før de utvikler seg til faktiske problemer.
De beste verktøyene for arbeidsstyring og analyse av arbeidsstyrken lar også brukerne generere rapporter ved hjelp av spesifikke parametere. Dette forbedrer virksomhetsinnsikten og bemanningsplanleggingen gjennom analyse av historiske data.
Mobil arbeidsstyring
WFM-verktøy som tilbyr tilgang via mobile enheter gjør det enklere å administrere arbeidsplaner og fylle vakter mens du er på farten, slik at du sikrer optimal bemanning også i nødsituasjoner. Dette er bare noen av de mange fordelene med programvare for mobil arbeidsstyring.
Selvbetjening for ansatte
Arbeidsstyrkeløsningen eller verktøyet ditt bør ideelt sett tilby en selvbetjeningsportal for ansatte, slik at de raskt kan registrere egne data når det er mulig. Dette frigjør tid for HR og reduserer feil.
Kraftige integrasjoner med virksomhetsverktøy
Uansett hvilken WFM-løsning du velger, bør den kunne fungere godt sammen med HR-programvaren og virksomhetsverktøyene organisasjonen allerede bruker. Dette er spesielt viktig hvis du ikke har en helhetlig løsning for arbeidsstyring, men bruker flere spesialiserte verktøy.
Med riktig programvare blir prosessen med å implementere, følge opp og forbedre systemet for arbeidsstyring langt mer effektiv og givende.
En fornøyd arbeidsstyrke er nøkkelen til en vellykket virksomhet
Effektiv arbeidsstyring har som mål å holde de ansatte fornøyde, samtidig som virksomhetens strategiske behov ivaretas.
Virksomheter som lykkes med dette aspektet av driften, vil bli mer effektive, innovative og robuste.
Teknologi anbefales for alle unntatt de minste virksomhetene. For å hjelpe deg i gang kan du se vår kortliste over den beste programvaren for arbeidsstyring og våre anbefalinger for programvare for tidsregistrering og fremmøte for å administrere og optimalisere arbeidsstyrkens tid og fremmøte på en effektiv måte.
Relatert lesning: Beste programvare for permisjonsadministrasjon for sporing av PTO
