Wat is een HRMS-systeem? Functies, voordelen en achtergrond

Wat is het verschil tussen een HRMS en een HRIS?

HRIS is een acroniem voor human resource information system en wordt door elkaar gebruikt met HRMS. Het gebruik ervan gaat terug tot de jaren 80, toen IT-oplossingen vaak managementinformatiesystemen (MIS) werden genoemd. Later, toen HR-beheersystemen werden verbeterd, werd MIS gewijzigd in HRIS.

Tegenwoordig wordt HRIS, na verdere technologische ontwikkeling van het HR-beheersysteem die verder gaat dan het opslaan van personeelsgegevens, gebruikt om meer basale HR-beheersystemen te beschrijven, terwijl de term HRMS systemen met geavanceerdere functies beschrijft. Voor iemand zoals een HRMS-analist is er overlappende kennis die nuttig is, maar gespecialiseerde kennis van elk systeem is noodzakelijk om succesvol te zijn in de functie.

Ondanks de belangrijkste verschillen tussen HRIS en HRMS worden de twee termen vaak als synoniemen gebruikt om de HR-software te beschrijven die een organisatie gebruikt om personeelsgegevens te beheren.

Geschiedenis van HRMS

De geschiedenis van HRMS-systemen gaat terug tot de jaren 70, toen bedrijven hoopten hun salarisadministratie te automatiseren en een beter personeelsbeheer te realiseren. Computergebruik was toen beperkt en bedrijven vertrouwden op handmatige invoer bij het uitvoeren van personeelsbeoordelingen.

Mainframecomputers deden hun intrede en werden gebruikt om inhoudingen en inkomsten van werknemers te berekenen, salarisverplichtingen bij te houden en papieren cheques af te drukken.

Een van de eerste bedrijven die met een compleet HR-systeem kwam, was PeopleSoft in 1987. Hun systeem omvatte het beheer van personeelsgegevens, het beheer van arbeidsvoorwaarden, tijd- en aanwezigheidsregistratie, werving van medewerkers, rapportage over naleving, salarisadministratie en vergoedingsgegevens. HR-professionals konden de levenscyclus van medewerkers nu beter automatiseren en personeelsbeslissingen verbeteren.

De snelle groei van het internetgebruik tegen het einde van de jaren 90 verbeterde HR-processen. Vacatures op papier werden snel uitgefaseerd en vervangen door elektronische vacaturebanken. Het beheer van de salarisadministratie was in 2000 volledig elektronisch geworden, toen zelfservice voor medewerkers en tools voor rechtstreekse salarisstorting algemeen beschikbaar werden. 

Rond deze tijd kwamen HR-diensten vanuit de cloud op en tegen de jaren 2010 was deze dienst gangbaar geworden en voor organisaties van elke omvang toegankelijk tegen betaalbare tarieven.

Tegenwoordig hebben HRMS en HRIS de markt volledig overgenomen en blijven ze de nieuwste technologieën integreren. Zo beschikken HRMS-platforms met AI nu over ingebouwde voorspellende analyses en kunstmatige intelligentie, waarmee organisaties worden geholpen bij taken zoals het signaleren van trends in het personeelsbestand en het analyseren van kandidaten tijdens de werving.

Functies van een HRMS

Een HRMS helpt je HR-functie efficiënter en nauwkeuriger te werken door beveiligde gegevens bij te houden en basisprocessen te automatiseren. Een goed ontwikkeld HRMS ondersteunt HR-teams op de volgende gebieden: 

Beheer van de levenscyclus van medewerkers

Het beste HRMS biedt ondersteuning aan medewerkers gedurende hun levenscyclus binnen de organisatie, van sollicitatie tot doorlopende training, promoties en zelfs het beheer van arbeidsvoorwaarden. Medewerkersbeheer kan ook het verzamelen, opslaan en analyseren van personeelsdocumenten en -gegevens omvatten.

Een andere populaire functie van HRMS is zelfservice voor medewerkers, waarmee medewerkers hun eigen gegevens kunnen inzien en bijwerken, verlof kunnen aanvragen enzovoort.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Personeelsbeheer

Functies voor personeelsbeheer in een HRMS helpen bedrijven om werknemersroosters, aanwezigheid en de verdeling van de werkbelasting efficiënt te beheren. Dankzij automatisering en realtime-updates beperken ze conflicten, zorgen ze voor naleving van arbeidswetten en behouden ze de productiviteit van het personeel. Geavanceerde analyses maken betere voorspellingen van de benodigde middelen mogelijk, waardoor kosten worden verlaagd en de operationele efficiëntie wordt verbeterd.

Er bestaan ook zelfstandige systemen voor personeelsbeheer, als dat alles is wat je nodig hebt.

Medewerkersbetrokkenheid

Een HRMS kan helpen om je medewerkers betrokken te houden door te ondersteunen bij het verwerven van nieuwe vaardigheden, het ontwikkelen van een carrièrepad en het geven van erkenning (bijv. beoordelingen of onderscheidingen) aan je personeel. Indiensttreding, ontslag en pensionering zouden niet de enige momenten moeten zijn om contact te hebben met medewerkers. Een HRMS faciliteert positieve feedbackcycli, voortdurende groei en persoonlijke voldoening.

Salarisadministratie

Een van de belangrijkste functies van HRMS-software sinds het ontstaan ervan is salarisadministratie. Via de zelfbedieningsfuncties in het HRMS-systeem kunnen medewerkers vrijwillige inhoudingen, fiscale inhoudingen en rekeningen voor rechtstreekse stortingen wijzigen en ook hun loonstroken opvragen.

Prestatiebeheer

HRMS-platforms bevatten vaak hulpmiddelen om duidelijke doelen voor medewerkers vast te stellen, deze af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen en regelmatig functioneringsgesprekken te voeren. Deze systemen bieden gestructureerde mechanismen voor feedback, waarmee managers sterke punten en verbeterpunten in realtime kunnen identificeren. Door voortdurende ontwikkeling te stimuleren, ondersteunen ze loopbaangroei en zorgen ze ervoor dat medewerkers betrokken en gemotiveerd blijven.

Personeelsplanning

Om toptalent te behouden en de betrokkenheid van medewerkers te verbeteren, nemen de meeste bedrijven de verantwoordelijkheid voor het optimaliseren van hun personeelsbestand om veerkrachtig te blijven tijdens veranderingen (soms aangeduid als human capital management of personeelsplanning). HRMS-systemen kunnen je voorzien van de bedrijfsinformatie die je nodig hebt om te zien wat er binnen je personeelsbestand goed werkt en wat moet worden verbeterd. 

Voordelen van een HRMS

HRMS-systemen worden beschouwd als een type basissoftware voor HR. Ze helpen tegenwoordig om soepel draaiende bedrijven gesmeerd te laten lopen. Voordelen van een HRMS zijn onder andere:

Tijdsbesparing

HR-specialisten hoeven niet langer zoveel tijd te besteden aan routinematige updates, zoals het handmatig bijwerken van werknemersinformatie. HRMS-systemen leggen alle informatie nauwkeurig vast en integreren deze in het systeem.

Nauwkeurigheid

Foutloze rapportage van financiële gegevens is een van de vele voordelen die organisaties hebben kunnen ervaren door moderne HRMS-systemen te gebruiken.

Zelfbediening voor medewerkers

Veilige zelfbedieningsfuncties die in HRMS-systemen zijn geïntegreerd, hebben geleid tot een hogere productiviteit. Er gaat minder tijd verloren aan het raadplegen van HR-professionals over informatie die al toegankelijk is via de HRMS-systemen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld eenvoudig zelf formulieren zoals W-2's openen en ook loonstroken genereren.

Gecentraliseerde opslag

Alle gegevens van medewerkers zijn op één plek geïntegreerd, waardoor ze met slechts enkele klikken eenvoudig kunnen worden opgevraagd en gedeeld. Dit verbetert de beveiliging van gevoelige informatie, omdat toegang tot verschillende bestanden en gegevens kan worden versleuteld en afgeschermd met toegewezen rechten.

Rapportage op aanvraag

Rapporten delen met andere afdelingen is net zo eenvoudig als een klik met de computermuis. Geen vervelend werk meer waarbij verschillende Excel-bladen moeten worden gesorteerd.

Bevordert een cultuur van zelfbediening

Medewerkers voeren verschillende taken zelfstandig uit, zoals het genereren van loonstroken en W-2-formulieren.

Verbeterd gegevensbeheer

HR-professionals kunnen met behulp van een HRMS-oplossing grote hoeveelheden gegevens doorzoeken en beheren. Ook het zoeken in, filteren van en rapporteren over gegevens wordt veel eenvoudiger.

Minder systemen om te beheren

Eén goed HRMS is voldoende om een hele organisatie voor allerlei cruciale doeleinden te ondersteunen. HR-processen worden gebundeld in plaats van afzonderlijke hulpmiddelen te gebruiken voor salarisadministratie, werving, secundaire arbeidsvoorwaarden enzovoort. Inzicht in de kostenstructuur van HRMS-oplossingen helpt organisaties weloverwogen beslissingen te nemen over deze gebundelde aanpak.

More Articles

• 6 HRMS-integraties die ik gebruik om HR-werk te vereenvoudigen
• Het moeilijke deel begint nadat AI werkt
• Wat is een HRIS? Functies, voordelen & voorbeelden

Snelle inwerkprocessen

HR-professionals kunnen vertrouwen op automatiseringsoplossingen voor het inwerken die een deel van de administratieve lasten van het inwerken van nieuwe medewerkers wegnemen zonder het wervingsproces in gevaar te brengen.

HRMS-beveiliging

Beveiliging is een van de belangrijkste HRMS-functies die bedrijven niet over het hoofd mogen zien. Je HRMS moet beschikken over rolgebaseerde toegang tot het personeelsbestand, systeemsegmentatie voor verschillende afdelingen, tweefactorauthenticatie, gegevensversleuteling en een sterk wachtwoordbeleid met goede procedures voor het opnieuw instellen van wachtwoorden.

Een HRMS kiezen

Ik hoop dat je nu een goed antwoord hebt op de vraag “Wat is een HRMS-systeem?”, evenals op de vraag wat de functies en voordelen ervan zijn. Nu ben je klaar voor de volgende stap, namelijk uitzoeken hoe je het beste HRMS-systeem voor jouw behoeften kiest. 

Gelukkig hebben wij het voorbereidende werk al voor je gedaan. Bekijk daarom hierna onze lijst met de beste HRMS-systemen of de beste HRMS-systemen voor kleine bedrijven. Deze lijsten helpen je eenvoudig de beste systemen die beschikbaar zijn met elkaar te vergelijken, zodat je de optie kunt identificeren die het beste bij jouw behoeften past. 

Blijf verbonden

De blog en podcast van People Managing People zijn er om je te helpen een betere leider van mensen en een katalysator voor een gezonde bedrijfscultuur te worden. 

Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief om updates te ontvangen wanneer we nieuwe artikelen en podcasts publiceren met de nieuwste inzichten op het gebied van HR van deskundigen op het gebied van leiderschap en management uit de hele wereld.