Wat is een HRMS-systeem? Functies, voordelen en achtergrond
Een HRMS (systeem voor personeelsbeheer) is software die helpt bij het stroomlijnen van HR-taken zoals salarisadministratie, het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, werving en het bijhouden van prestaties. In dit artikel leg ik uit wat een HRMS is, hoe het werkt en laat ik precies zien hoe het je HR-processen eenvoudiger en efficiënter kan maken.
Wat is een HRMS?
Een systeem voor personeelsbeheer (HRMS) is een softwaretoepassing die door HR-professionals wordt gebruikt voor het beheer van personeelszaken, oftewel mensen. Het werkt door een aantal gerelateerde HR-functies te integreren in één platform.
HRMS-systemen zijn ontworpen om verschillende functies van je HR-afdeling te ondersteunen, zoals salarisbeheer, werving, het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, het beheer van personeelsgegevens, prestatiebeheer van medewerkers, training en het bijhouden van competenties.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is het verschil tussen een HRMS en een HRIS?
HRIS is een acroniem voor informatiesysteem voor human resources en wordt door elkaar gebruikt met HRMS. Het gebruik ervan gaat terug tot de jaren 80, toen IT-oplossingen doorgaans managementinformatiesystemen (MIS) werden genoemd. Later, toen HR-beheersystemen werden geüpgraded, veranderde MIS in HRIS.
Tegenwoordig wordt HRIS, na verdere technologische ontwikkeling van het HR-beheersysteem die verder gaat dan het opslaan van personeelsgegevens, gebruikt om meer basale HR-beheersystemen te beschrijven, terwijl de term HRMS systemen met geavanceerdere functies beschrijft. Voor iemand zoals een HRMS-analist is er overlappende kennis die nuttig is, maar gespecialiseerde kennis van elk systeem is noodzakelijk om succesvol te zijn in de functie.
Ondanks de belangrijkste verschillen tussen HRIS en HRMS worden de twee termen vaak als synoniemen gebruikt om de HR-software te beschrijven die een organisatie gebruikt om personeelsgegevens te beheren.
Geschiedenis van HRMS
De geschiedenis van HRMS-systemen gaat terug tot de jaren 70, toen bedrijven hoopten de salarisadministratie te automatiseren en een beter personeelsbeheer in te voeren. Computergebruik was destijds beperkt en bedrijven vertrouwden op handmatige invoer bij het uitvoeren van personeelsbeoordelingen.
Mainframecomputers deden hun intrede en werden gebruikt om inhoudingen en het loon van werknemers te berekenen, loonverplichtingen bij te houden en papieren cheques af te drukken.
Een van de eerste bedrijven die met een compleet HR-systeem kwam, was PeopleSoft in 1987. Hun systeem omvatte het beheer van personeelsdossiers, het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, tijd en aanwezigheid, personeelswerving, rapportage over naleving, salarisadministratie en details over beloning. HR-professionals konden de levenscyclus van medewerkers nu beter automatiseren en ook personeelsbeslissingen verbeteren.
De snelle ontwikkeling van het internetgebruik tegen het einde van de jaren 90 verbeterde HR-processen. Vacatures op papier werden snel uitgefaseerd en vervangen door elektronische vacaturebanken. Het beheer van de salarisadministratie was in 2000 volledig elektronisch geworden, toen zelfbediening voor medewerkers en hulpmiddelen voor directe stortingen algemeen beschikbaar werden.
Rond deze tijd kwamen HR-diensten in de cloud op en tegen de jaren 2010 was deze dienstverlening algemeen gangbaar geworden en toegankelijk voor organisaties van elke omvang tegen betaalbare tarieven.
Tegenwoordig hebben HRMS en HRIS het volledig overgenomen en blijven ze de nieuwste technologieën integreren. Zo beschikken AI-gestuurde HRMS-platforms nu over ingebouwde voorspellende analyses en kunstmatige intelligentie, waarmee organisaties worden geholpen bij taken zoals het detecteren van trends in het personeelsbestand en het analyseren van kandidaten tijdens de werving.
Functies van een HRMS
Een HRMS helpt je HR-functie efficiënter en nauwkeuriger te werken door veilige gegevens bij te houden en basisprocessen te automatiseren. Een goed ontwikkeld HRMS ondersteunt HR-teams op het gebied van:
Beheer van de levenscyclus van medewerkers
Het beste HRMS-systeem biedt ondersteuning aan medewerkers gedurende hun werklevenscyclus, van sollicitatie tot doorlopende training, promoties en zelfs het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden. Medewerkersbeheer kan ook het verzamelen, opslaan en analyseren van personeelsdocumenten en -gegevens omvatten.
Een andere populaire functie van HRMS is zelfbediening voor medewerkers, waarmee medewerkers hun eigen gegevens kunnen bekijken en bijwerken, verlof kunnen aanvragen enzovoort.
Personeelsbeheer
Functies voor personeelsbeheer in een HRMS helpen bedrijven om werknemersroosters, aanwezigheid en werkverdeling efficiënt te beheren. Met automatisering en realtime-updates minimaliseren ze conflicten, zorgen ze voor naleving van arbeidswetten en behouden ze de productiviteit van het personeel. Geavanceerde analyses maken betere prognoses van resourcebehoeften mogelijk, waardoor kosten worden verlaagd en de operationele efficiëntie wordt verbeterd.
Er bestaan ook zelfstandige systemen voor personeelsbeheer, als dat alles is wat je nodig hebt.
Betrokkenheid van werknemers
Een HRMS kan helpen om je werknemers betrokken te houden door te helpen bij het verwerven van nieuwe vaardigheden, het ontwikkelen van een carrièrepad en het bieden van erkenning (bijv. beoordelingen of onderscheidingen) voor je personeel. Aannemen, ontslaan en met pensioen laten gaan zouden niet de enige momenten moeten zijn om contact te hebben met werknemers. Een HRMS faciliteert positieve feedbackcycli, voortdurende groei en persoonlijke voldoening.
Salarisadministratie
Een van de belangrijkste functies van HRMS-software sinds het ontstaan ervan is salarisadministratie. Via de selfservicefuncties in het HRMS-systeem kunnen werknemers vrijwillige inhoudingen en belastinginhoudingen wijzigen, rekeningen voor directe stortingen aanpassen en ook hun loonstroken opvragen.
Prestatiebeheer
HRMS-platforms bevatten vaak hulpmiddelen om duidelijke doelen voor werknemers vast te stellen, deze af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen en regelmatig prestatiebeoordelingen uit te voeren. Deze systemen bieden gestructureerde feedbackmechanismen, waarmee managers in realtime sterke punten en verbeterpunten kunnen identificeren. Door voortdurende ontwikkeling te bevorderen, ondersteunen ze carrièregroei en zorgen ze ervoor dat werknemers betrokken en gemotiveerd blijven.
Personeelsplanning
Om toptalent te behouden en de betrokkenheid van werknemers te verbeteren, nemen de meeste bedrijven de verantwoordelijkheid voor het optimaliseren van hun personeelsbestand, zodat dit veerkrachtig blijft tijdens veranderingen (soms aangeduid als human capital management of personeelsplanning). HRMS-systemen kunnen je de bedrijfsinformatie en gegevens bieden die je nodig hebt om te zien wat er binnen je personeelsbestand goed werkt en wat moet worden verbeterd.
Voordelen van een HRMS
HRMS'en worden beschouwd als een type centrale HR-software. Ze helpen tegenwoordig de raderen van soepel draaiende bedrijven gesmeerd te houden. Voordelen van een HRMS zijn onder andere:
Tijdbesparing
HR-specialisten hoeven niet langer zoveel tijd te besteden aan routinematige updates, zoals het handmatig bijwerken van werknemersgegevens. HRMS-systemen leggen alle informatie nauwkeurig vast en integreren deze in het systeem.
Nauwkeurigheid
Foutloze rapportage van financiële gegevens is een van de vele voordelen die organisaties hebben kunnen ervaren door het gebruik van moderne HRMS-systemen.
Selfservice voor werknemers
Veilige selfservicefuncties die in HRMS-systemen zijn geïntegreerd, hebben geleid tot een hogere productiviteit. Er gaat minder tijd verloren aan het raadplegen van HR-professionals over zaken die al toegankelijk zijn via de HRMS-systemen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld zelfstandig eenvoudig formulieren zoals W-2-formulieren openen en ook loonstroken genereren.
Gecentraliseerde opslag
Alle werknemersgegevens zijn op één plek geïntegreerd, waardoor ze met slechts enkele klikken eenvoudig kunnen worden opgezocht en gedeeld. Dit verbetert de beveiliging van gevoelige informatie, aangezien de toegang tot verschillende bestanden en gegevens kan worden versleuteld en afgeschermd met toegewezen rechten.
Rapportage op aanvraag
Rapporten delen met andere afdelingen is net zo eenvoudig als een klik met de computermuis. Geen vervelend werk meer waarbij verschillende Excel-sheets moeten worden gesorteerd.
Bevordert een selfservicecultuur
Werknemers voeren verschillende taken zelfstandig uit, zoals het genereren van loonstroken en W-2-formulieren.
Verbeterd gegevensbeheer
HR-professionals kunnen met behulp van een HRMS-oplossing grote hoeveelheden gegevens doorzoeken en beheren. Ook het zoeken in, filteren van en rapporteren over gegevens wordt veel eenvoudiger.
Minder systemen om te beheren
Eén goed HRMS is voldoende om een hele organisatie voor allerlei cruciale doeleinden te bedienen. HR-processen worden samengevoegd in plaats van afzonderlijke tools te gebruiken voor salarisadministratie, werving, arbeidsvoorwaardenbeheer enzovoort. Inzicht in de kostenstructuur van HRMS-oplossingen helpt organisaties weloverwogen beslissingen te nemen over deze geïntegreerde aanpak.
Snelle inwerkprocessen
HR-professionals kunnen vertrouwen op oplossingen voor geautomatiseerd inwerken die een deel van de administratieve lasten van het inwerken van nieuwe medewerkers wegnemen zonder het wervingsproces in gevaar te brengen.
HRMS-beveiliging
Beveiliging is een van de meest belangrijke HRMS-functies die bedrijven niet over het hoofd mogen zien. Je HRMS moet beschikken over rolgebaseerde toegang tot het personeelsbestand, systeemsegmentatie voor verschillende afdelingen, tweefactorauthenticatie, gegevensversleuteling en een sterk wachtwoordbeleid met goede procedures voor het opnieuw instellen van wachtwoorden.
Een HRMS kiezen
Ik hoop dat je nu een goed antwoord hebt op de vraag “Wat is een HRMS-systeem?”, en op de vraag welke functies en voordelen het biedt. Nu ben je klaar voor de volgende stap: uitzoeken hoe je het beste HRMS-systeem voor jouw behoeften kiest.
Gelukkig hebben wij het voorwerk al voor je gedaan. Bekijk daarom vervolgens onze lijst met de beste HRMS-systemen of de beste HRMS-systemen voor kleine bedrijven. Met deze lijsten kun je de beste systemen op de markt eenvoudig vergelijken, zodat je de optie kunt vinden die het beste bij jouw behoeften past.
Blijf verbonden
De blog en podcast van People Managing People zijn bedoeld om je te helpen een betere leider van mensen en een katalysator voor een gezonde bedrijfscultuur te worden.
Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief om updates te ontvangen wanneer we nieuwe artikelen en podcasts publiceren met de nieuwste inzichten op het gebied van HR van leiderschaps- en managementexperts uit de hele wereld.
