Hoe je als HR-functie effectief communiceert

Het werkt het best als het een tweerichtingsproces is, waarbij HR informatie naar medewerkers stuurt en medewerkers de mogelijkheid krijgen om feedback te geven en hun stem te laten horen.

Het kan een mix zijn van communicatie van één naar velen en van één naar één, bijvoorbeeld:

• Evenementen, initiatieven en belangrijke data bekendmaken
• Updates over organisatiebeleid of -processen communiceren
• Nieuwe medewerkers inwerken
• Wijzigingen in de organisatiestructuur communiceren
• Communicatie over arbeidsvoorwaarden
• Nieuwe kansen voor functies, waaronder het gebruik van sociale media van het bedrijf
• Advies voor managers
• Feedback van medewerkers verzamelen en opvolgen.

HR-communicatie versus interne communicatie

Wacht even, is dat niet allemaal interne communicatie? Nou ja, en nee. Zowel communicatie vanuit de HR-afdeling als interne communicatie hebben gemeenschappelijke doelen: beide zijn erop gericht boodschappen over te brengen, actie aan te moedigen en medewerkers in de hele organisatie te ondersteunen. Soms worden beide rollen door hetzelfde teamlid vervuld, vooral in kleine bedrijven.

Er is echter een klein verschil in doelen en focus. HR houdt zich bezig met boodschappen die gericht zijn op de behoeften van de organisatie; IC gaat dieper en vervult bijna een interne PR-rol. Beide streven ernaar vertrouwen op te bouwen met behulp van communicatiemiddelen en sjablonen.

“De relatie tussen personeelszaken en interne communicatie is nog nooit zo belangrijk geweest,” zegt IC-expert Helen Deverell. “Het Institute of Internal Communication (IoIC) heeft onlangs zijn eerste IC Index gelanceerd, een enquête onder werknemers in het Verenigd Koninkrijk. Twee van de drie onderwerpen waarover medewerkers op het werk meer wilden horen, waren salaris en arbeidsvoorwaarden, en carrière- en ontwikkelingsmogelijkheden—niet bepaald verrassend gezien de huidige communicatie rond de kosten van levensonderhoud. Als mensen niet begrijpen welke ondersteuning voor hen beschikbaar is, is de kans kleiner dat ze zich inzetten voor strategische en zakelijke updates.”

Waar ligt deze verantwoordelijkheid binnen de hiërarchie van het bedrijf?

De verantwoordelijkheid voor HR-communicatie kan veel verschillende bedrijfsgebieden raken, zegt peoplemanager en HR-consultant Raahki Vadera.

“Tot nu toe heb ik HR-communicatie geïntegreerd in alles van medewerkersbetrokkenheid, waaronder de volledige levenscyclus van medewerkers, interne communicatie, wervingsmarketing, beleid en compliance, alle werkgerelateerde evenementen, het beheer van externe belanghebbenden en crisiscommunicatie,” zegt ze. “Ook vanuit het perspectief van inclusiviteit wordt vaak op HR gesteund, dus het communicatieperspectief dat het HR-team kan bieden is van onschatbare waarde.”

Waarom is HR-communicatie belangrijk?

Raakhi vervolgt: “Onze rol binnen HR is om de werknemerservaring in alle fasen zo ‘gemakkelijk’ te maken dat mensen zich kunnen richten op de functie waarvoor ze zijn aangenomen. Doelgerichte communicatie vanuit HR is verantwoordelijk voor het behouden van een positieve werkcultuur, het aantrekken en behouden van talent, het oplossen van problemen, het voldoen aan wettelijke vereisten en het ondersteunen van de groei en het welzijn van medewerkers. Ik zou zelfs zo ver gaan om te zeggen dat het de basis vormt van een HR-functie die ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit.”

Dus HR-communicatie is inderdaad behoorlijk belangrijk! Om dieper op het onderwerp in te gaan, vroeg ik een aantal experts op het gebied van HR en communicatie naar hun mening over waarom HR-communicatie belangrijk is; hun inzichten vind je doorheen dit artikel.

Communicatieconsultant Imogen Hitchcock is duidelijk: “Kun je je een HR-functie voorstellen die helemaal niet communiceert? Geen informatie over de basiszaken (zoals salaris, arbeidsvoorwaarden, vakantiedagen enzovoort). Geen informatie over grote veranderingen binnen het bedrijf. Geen informatie over wat er wordt verwacht op het gebied van gedrag en cultuur. Geen erkenning van de verschillende mensen die samen de werknemers vormen. Zou je voor dat bedrijf werken? Nee, ik ook niet…”

“HR speelt, in nauwe samenwerking met de communicatiefunctie, een essentiële rol bij het vormgeven van de cultuur van een organisatie. HR is de stem van de medewerker. HR helpt een personeelsbestand te creëren dat productief, proactief en tevreden is in het werk. Als HR geen verbinding maakt met de mensen die er het meest toe doen (hun medewerkers en potentiële medewerkers), zal het bedrijf uiteindelijk fundamenteel falen.”

Het communicatiepartnerschap

HR kan niet in een isolement opereren. Om effectief te zijn, moet HR samenwerken met belanghebbenden op alle niveaus, die vervolgens kunnen helpen om beleid, nieuwe initiatieven of veranderingen uit te dragen.

Dit betekent sterke relaties met het leiderschapsteam, creatieve teams en het middenmanagement.

Daarnaast zijn er de relaties tussen verschillende teams, zoals L&D, welzijn, DE&I en meer. Maar voor effectieve HR-communicatie is de stem aan de top essentieel; zonder draagvlak van het leiderschap zullen HR-professionals bij elke stap obstakels tegenkomen. 

“De reikwijdte van communicatie die door het HR-perspectief wordt beïnvloed, is enorm en vereist veel samenwerkingsverbanden – met name met het interne communicatieteam, het senior leiderschapsteam en eerstelijnsmanagers,” zegt Danny Wareham, oprichter van Firgun, een specialist in werkcultuur.

De relatie met het bredere communicatieteam is net zo belangrijk, zegt Imogen Hitchcock: “Het gaat er niet om eindeloos e-mails naar iedereen te sturen in de hoop dat je wordt gehoord. Je communicatie moet doelgericht en relevant zijn en een duidelijke oproep tot actie bevatten. Wat wil je dat mensen denken, voelen of doen als gevolg van wat je hebt gezegd? Als je dat niet weet… waarom communiceer je dan?” Hierover meer wanneer we bij de strategietips komen!

Tot slot is het de moeite waard om het belang van HR-communicatie voor het welzijn van medewerkers en voor nieuwe medewerkers te benadrukken. Dit is het expertisegebied van Georgia Emms. Ze zegt dat HR misschien een programma voor werknemersbijstand heeft om te communiceren, maar dat de rol verder gaat dan dit soort maatregelen. Het is belangrijk om na te denken over hoe er op het werk over mentale gezondheid en welzijn wordt gesproken en hoe deze onderwerpen worden genormaliseerd.

“De manier waarop nieuw beleid of beleidswijzigingen worden ingevoerd en gecommuniceerd, kan een grote invloed hebben op de acceptatie ervan,” zegt Georgia. “Het heeft geen zin om nieuw beleid voor een ziektedag vanwege mentale gezondheid of ouderschapsverlof in te voeren als mensen bang zijn om er gebruik van te maken. Ik spreek nog steeds met mensen die terughoudend zijn om op het werk ziektedagen vanwege mentale gezondheid op te nemen uit angst voor wat anderen van hen zullen denken, of omdat ze bang zijn te worden gezien als iemand die ‘niet met druk kan omgaan’ en daarom liever een masker opzet en gewoon doorgaat.”

Het is de taak van je HR-communicatiestrategie om psychologische veiligheid en het welzijn van medewerkers te normaliseren, niet om medewerkers in naam van productiviteit en winst tot het uiterste te drijven.

Zo ontwikkel je een effectieve HR-communicatiestrategie

We hebben het belang van HR-communicatie vastgesteld, evenals de noodzaak om samen te werken met andere bedrijfsonderdelen om effectieve HR-communicatie te creëren.

Nu gaan we in op hoe je een HR-communicatiestrategie creëert—iets dat als baken kan dienen voor alle HR-communicatieactiviteiten en iedereen kan terugbrengen naar het centrale doel en de centrale missie.

Hier volgen enkele tips om vanaf de basis een effectief HR-communicatieplan te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat het aansluit bij de bedrijfsdoelen en bedrijfsdoelstellingen.

Psst! Gebruik platforms voor documentbeheer om betere communicatie en het delen van documenten binnen HR-teams te faciliteren.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Segmenteer je medewerkers

Doelgroepsegmentatie is het proces waarbij mensen op basis van vooraf bepaalde criteria in subgroepen worden verdeeld. 

Segmentatie kan gebaseerd zijn op functie, afdeling, kantoorlocatie of deelname aan een specifiek L&D-programma.

Dit helpt je om je communicatie af te stemmen op je doelgroep. Zo kun je bijvoorbeeld het intranet gebruiken voor mensen die toegang hebben tot een computer, terwijl eerstelijnsmedewerkers, chauffeurs, machinebedieners en anderen niet de hele dag achter een computer zitten.

Voor dit werknemerssegment wil je misschien een communicatie-app aanbieden die ze op hun telefoon kunnen gebruiken, of vertrouwen op nabesprekingen met managers en teamvergaderingen om belangrijke boodschappen over te brengen. 

Er zijn ook de ouderwetse gedrukte materialen om over na te denken! Deze kunnen helpen bij de medewerkerstevredenheid, vooral voor werknemers die niet aan een bureau werken.

Bepaal de kanalen

De kanalen die je gebruikt om te communiceren, variëren afhankelijk van het type communicatie en wat voor jou beschikbaar is. In werkelijkheid is het doorgaans het beste om meerdere kanalen te gebruiken om ervoor te zorgen dat de communicatie wordt opgemerkt.

Een herinnering aan een aankomende IT-storing moet bijvoorbeeld op het intranet staan, naar iedereen die erdoor wordt getroffen worden gemaild en door managers onder de aandacht van medewerkers worden gebracht. Je kunt ook een chatbericht of bureaubladmelding overwegen. 

Je beschikt ook over meer gestroomlijnde kanalen voor informatie die alleen relevant is voor bepaalde personen, zoals het gebruik van software voor het reserveren van vergaderruimtes voor vergaderingen en evenementen, zodat iedereen die deze middelen gebruikt op de hoogte kan blijven van beschikbaarheid, storingen of last-minute wijzigingen.

En, belangrijker nog, zorg ervoor dat je berichten op aanvraag terug te vinden zijn op communicatieplatforms, zegt Jonathan Davies: “Net zoals entertainment op aanvraag beschikbaar is geworden, zouden berichten dat ook moeten zijn. Het intranet van het bedrijf is hier ideaal voor—mits het een sterke zoekfunctie heeft. E-mail daarentegen is verschrikkelijk.”

Bepaal je relaties

Welke teams moet je bij deze strategie betrekken? Op wie ga je vertrouwen om de berichten te verspreiden? Wie moet worden betrokken bij de goedkeuring? Herinner jezelf aan de belangrijke samenwerkingsverbanden die we eerder in dit artikel hebben besproken.

Doelen en meetgegevens: hoe ziet succes eruit?

Een strategie is pas compleet als je hebt bepaald hoe succes eruit zal zien en een verbeteringsproces hebt ingesteld, zegt Imogen Hitchcock.

“De enige manier om te beoordelen of je communicatie effectief is geweest, is via je doelgroep. Zij bepalen of de communicatie aansprekend is, of deze begrijpelijk is en of ze ernaar handelen,” zegt ze. Ze voegt eraan toe dat je evaluatiemethoden in het hele plan moet opnemen en deze consequent moet bijhouden. Zo kun je je communicatie corrigeren en verfijnen om ervoor te zorgen dat deze je doelstellingen daadwerkelijk bereikt. 

Plan belangrijke activiteiten

Of je nu een spreadsheet, een kalender of een platform op maat gebruikt, zorg voor een contentplan. Je communicatieteam voor personeelszaken zal je dankbaar zijn.

Zet belangrijke data in het jaar op een rij, zoals betaaldagen, kantoorsluitingen, teamdagen enzovoort. Dit is in deze fase alleen voor jou, dus neem ook zaken op die kunnen leiden tot communicatiebehoeften, zoals bestuursvergaderingen en pensioendata.

Als je de belangrijke data hebt vastgelegd, kun je overgaan naar campagnes. Ga je iets organiseren voor de Week van de Geestelijke Gezondheid? Is er een verandering op komst waarvoor een begeleide aanloop nodig is? Voeg deze ook toe aan de kalender.

Van hieruit kun je beginnen met plannen hoe je over deze belangrijke activiteiten gaat communiceren, welke kanalen en middelen je daarvoor gebruikt en op welk segment je je richt. Overweeg een vaste en regelmatige datum te kiezen voor bijvoorbeeld een nieuwsbrief van het personeelsmanagementteam, zodat medewerkers weten wanneer ze deze kunnen verwachten.

En controleer je content regelmatig, zegt L&D-leider Helen Bailey: “Bedenk hoe lang de communicatie al beschikbaar is en of deze nog steeds relevant is.” Zet ook die data in de kalender!

Welke middelen heb je nodig?

Het communicatieplan helpt je ook om inzicht te krijgen in de middelen die je nodig hebt, van budget en platforms tot personeelsbezetting. 

Helen Bailey stelt voor dat je rekening houdt met je interne HR-merk, zodat medewerkers HR-communicatie onmiddellijk kunnen herkennen—maar zorg ervoor dat dit consistent is met het bredere organisatiemerk. Benodigd middel: tijd met het marketing- en communicatieteam.

Met je strategie en plan bij de hand kun je bepalen om welk budget je moet vragen, welke nieuwe medewerkers je eventueel voor je team wilt aantrekken en welke nieuwe technologie je efficiënter kan maken. Heb je tijd nodig van een ander team? Zorg er dan voor dat je dat ook toevoegt.

Effectieve HR-communicatie is essentieel. Maak daarbij gebruik van software zoals systemen voor feedback van medewerkers, beveiligde interne berichtenplatforms (meer over de voordelen van interne communicatietools vind je hier) en zelfs zaken zoals tools voor sollicitatiegesprekkenbeheer.

Creëer een feedbacklus

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van je HR-communicatiestrategie: het moet een tweerichtingsproces zijn. 

Zegt Imogen Hitchcock: “Vergeet niet te luisteren. Communicatie gaat niet alleen over spreken. Communicatie gaat over vragen stellen, ideeën delen, luisteren naar wat anderen denken, percepties veranderen en actie stimuleren. Zorg ervoor dat er voldoende feedbackmechanismen aanwezig zijn. Hoewel een bedrijf niet helemaal een democratie is, zou het ook geen dictatuur moeten zijn.”

Testen en leren

De enige manier om succes te vinden en erachter te komen of je HR-communicatiestrategie effectief is, is door eropuit te gaan en ermee aan de slag te gaan. Gebruik het principe van “testen en leren”—probeer iets uit, meet het succes, evalueer opnieuw en leer van de ervaring om toekomstige communicatie nog sterker te maken.

“Doe een stap terug en bekijk jezelf ook als werknemer,” zegt Raakhi Vadera. “Het is zo gemakkelijk om communicatie alleen te zien als een vinkje voor een HR-gerichte introductie of boodschap, maar als je wilt dat de boodschap impact heeft en aankomt, moet je toegankelijk en duidelijk zijn. Vergeet niet dat er op jou wordt gerekend om op te komen voor werknemers in je organisatie en hun ervaring te verbeteren—en jij bent daar zelf een van. Geef je communicatiestrategie vorm met duidelijkheid en vriendelijkheid, dan volgt de rest vanzelf!”.

Beste praktijken voor HR-communicatie

De strategie is geregeld; hoe zit het met de uitvoering? Onze experts gaven ons volop beste praktijken om je HR-communicatie effectief te maken.

Gebruik het volledige spectrum aan communicatiemogelijkheden

Vergeet niet dat HR-communicatie meer is dan alleen een e-mail naar alle medewerkers sturen of een personeelsbijeenkomst houden. Er zijn vier soorten communicatie:

• Opwaarts, waarbij werknemers hun stem kunnen laten horen 
• Neerwaarts, waarbij het management of HR informatie naar werknemers verspreidt
• Diagonaal, waarbij verschillende niveaus binnen de hiërarchie met elkaar communiceren
• Horizontaal, waarbij communicatie tussen afdelingen plaatsvindt

Er is ook één-op-ééncommunicatie of communicatie van één naar velen—het verschil tussen een persoonlijk bericht dat rechtstreeks naar één werknemer wordt gestuurd en de uitzendachtige berichten van top-downcommunicatie.

Beoordeel goed welke manier van communiceren het beste werkt om je boodschap over te brengen. Het kan de spreekwoordelijke bijeenkomst met alle medewerkers zijn, maar ook het inschakelen van managers om de informatie door te geven voor een persoonlijkere ervaring. Het kan ook een mix zijn van vragen voor opwaartse feedback en aansporingen aan werknemers.

Benadering via meerdere kanalen

Daarmee komen we bij de verschillende kanalen die nu beschikbaar zijn. E-mail is al heel lang het belangrijkste kanaal voor HR-communicatie, maar tegenwoordig lopen we het risico op een overvolle inbox. 

Werknemers ontvangen gemiddeld 74 e-mails tijdens een werkdag. Hoe groot is de kans dat die e-mail van HR wordt gelezen vóór essentiële e-mails van klanten?

“Erken dat, net als bij veel andere dingen, een aanpak die voor iedereen hetzelfde is niet zal werken,” zegt adviseur op het gebied van betrokkenheid en welzijn Georgia Emms. “We zoeken allemaal uit hoe we informatie het beste op een boeiende manier kunnen verspreiden via de vele verschillende communicatiekanalen, en voor sommigen van ons wordt dat overweldigend. Er is een dunne lijn tussen werknemers geïnformeerd, verbonden en ‘op de hoogte’ houden en hen bestoken met wéér een e-mail die uiteindelijk ongelezen blijft.”

Gebruik meerdere kanalen, van inbox tot intranet, chatberichten, forums en discussiegroepen—maar ook kanalen in de echte wereld, zoals briefings van managers en één-op-ééngesprekken met werknemers, posters aan de muren van de kantine, promotiemateriaal voor nieuwe lanceringen enzovoort.

Communiceer het waarom

Sinds Simon Sinek op het TED-podium stond en ons vertelde dat we “met het waarom moeten beginnen”, zijn communicatiespecialisten over de hele wereld zich gaan richten op het toevoegen van het ‘waarom’ aan communicatiestrategieën. HR-communicatie is niet anders. Waarom communiceer je deze boodschap? Waarom is die belangrijk? En waarom zouden werknemers zich er iets van aantrekken?

“Zorg ervoor dat het niet vaag of vrijblijvend is,” zegt Jonathan Davies. “Idealiter moet het nauw verband houden met iets meetbaars of zelf meetbaar zijn. Als het een doelverklaring is, zorg er dan voor dat dit doel richting geeft. Als iemand een beslissing moet nemen, moet die persoon de uitkomst van die beslissing kunnen afwegen tegen het doel. Als de uitkomst niet bij het doel past, weet die persoon dat hij of zij het niet moet doen.”

Meet altijd

Als je niet kijkt naar hoe het is gegaan, hoe weet je dan of je het in de toekomst opnieuw moet doen? Zoals een van mijn voormalige managers altijd zei: als je altijd doet wat je altijd hebt gedaan, krijg je altijd wat je altijd hebt gekregen! Test, leer en verbeter stap voor stap, en baseer je beslissingen op solide gegevens uit de praktijk.

Enkele manieren om de effectiviteit van je communicatie te meten zijn:

• Resultaten van onderzoeken naar werknemersbetrokkenheid
• eNPR, oftewel de net-promotorscores van werknemers
• Openingspercentages van e-mails
• Statistieken over het lezen van intranetpagina’s
• Percentage voltooide verplichte taken
• Paginaweergaven of aanmeldingen
• Adoptiepercentages van nieuwe programma’s of initiatieven.

Laat de stem van werknemers horen

“Het belangrijkste is dat mensen het gevoel hebben dat er naar hen is geluisterd; dat hun standpunt in overweging is genomen – zelfs wanneer de uitkomst niet is waarop iemand had gehoopt. Recht voor z’n raap zijn; transparantie; luisteren naar en horen van andere standpunten – al deze dingen leiden tot succesvollere uitkomsten, wat de kwestie ook is,” zegt Jill Aburrow van Heartfelt HR en auteur van Redundancy With Love. 

Praktisch gezien betekent dit dat je ervoor moet zorgen dat werknemers een manier hebben om feedback te geven aan HR, bijvoorbeeld via een intranetpagina, regelmatige vergaderingen, enquêtes of een andere methode voor tweerichtingscommunicatie. 

Overweeg werknemers expliciet te laten zien dat je hebt gehoord wat ze zeiden; ik herinner me dat ik bij een eerdere werkgever campagnes met de titel “Jullie zeiden, wij deden” opzette om te laten zien dat de stem van werknemers was gehoord en dat ernaar was gehandeld. 

Houd het eenvoudig

Helen Bailey, hoofd Leren en ontwikkeling bij Strategi Solutions, dringt er bij HR-communicatieprofessionals op aan om “het eenvoudig te houden”.

“Als je een webpagina gebruikt, denk dan na over hoeveel keer mensen moeten klikken om te vinden wat ze nodig hebben. Denk na over de praktische aspecten van hoe eenvoudig het zou zijn om de pagina te onderhouden.” Ze zegt dat je verschillende methoden moet gebruiken – “video’s, animaties, afbeeldingen” – om je content “fris en dynamisch” te houden.

Jonathan Davies vertelt ons ook dat we waar mogelijk moeten automatiseren en gebruik moeten maken van de overvloed aan op AI gebaseerde technologieën die nu op de markt zijn.

Houd rekening met diversiteit

Tenzij je geneigd bent klonen aan te nemen, is iedere werknemer anders. Dat betekent dat je rekening moet houden met verschillende leerstijlen en communicatievoorkeuren—sommige mensen kunnen zich bijvoorbeeld niet concentreren op audio, dus moet je telefoongesprekken opvolgen met schriftelijke notities of een transcriptie voor video’s aanbieden.

Maar het gaat niet alleen om stijl. Georgia Emms herinnert ons eraan dat er ook binnen iedere groep werknemers verschillende opvattingen en achtergronden te vinden zijn. Ze zegt dat het gebruik van voorbeelden uit de praktijk en de kracht van verhalen vertellen een ‘leuke, boeiende en persoonlijkere manier kan zijn om te communiceren”.

“Ik werkte met een klant om de kracht van verhalen vertellen te gebruiken ter promotie van het gebruik van hun beleid voor uitgebreid vaderschapsverlof,” zegt ze. “Een lid van het leiderschapsteam nam vlak voordat hij met verlof ging een korte video op waarin hij openlijk vertelde waarom dit belangrijk was voor hem, zijn vrouw en zijn gezin.  De video werd op een intern communicatiekanaal geplaatst, samen met een vervolgbericht en een herinnering aan het beleid van HR.  Naast het feit dat het diende als herinnering aan het beleid zelf, had het vooral tot gevolg dat anderen ‘toestemming’ voelden om hetzelfde te doen en niet bang hoefden te zijn dat het opnemen van langer verlof gevolgen zou hebben voor hun functie.”

More Articles

• Top 17 HR-analyticscertificeringen 2026
• Hoe je je AI-programma verder brengt dan prompts
• Wat dit moment van leiders vraagt

Zorg ervoor dat je publiek iets voelt en in actie komt

Hoe wil je dat het publiek zich voelt als gevolg van deze communicatie? Welke actie moeten zij ondernemen? Deze vragen moeten centraal staan in iedere HR-communicatie, zegt Danny Wareham:

• Bepaal of communicatie nodig is. Als het doel niet vereist dat het publiek zich anders voelt, anders handelt of informatie begrijpt/onthoudt, hebben we die communicatie dan nodig?
• Stel vast hoe een goed resultaat eruitziet. Dit zorgt voor verantwoordelijkheid bij het meten van de resultaten ten opzichte van die uitkomst.
• Haal het medium en de inhoud uit het proces. Zo kan de eigenaar van de communicatie de beste aanpak, het beste medium, de juiste planning en het beste proces bepalen om die specifieke boodschap bij dat specifieke publiek te laten landen, met dat specifieke meetbare resultaat.

Gebruik technologie ter ondersteuning van je HR-communicatiestrategie

Het zal niet verbazen dat Jonathan Davies, die in communicatietechnologie werkt, veel te zeggen heeft over hoe technologie een essentiële partner voor HR kan zijn.

“Je hebt binnen je bedrijf al talloze communicatiekanalen en elk kanaal heeft zijn eigen sterke en zwakke punten,” zegt hij. “E-mails zijn de verwachte vorm van communicatie, maar ze zorgen niet voor betrokkenheid en faciliteren zeker geen digitale tweerichtingscommunicatie. Slack, Teams of andere hulpmiddelen voor chatberichten zijn geweldig voor informele zaken en communicatie van één naar een groep of van één naar velen, maar raken vaak gevuld met korte berichten en dwalen snel af van het onderwerp. Intranetten kunnen een grotere verscheidenheid aan berichttypen op één plek aanbieden, maar kunnen moeite hebben met adoptiepercentages, actualiteit of gewoon de tevredenheid van gebruikers.

“Wat je ook doet, stuur alsjeblieft niet slechts één HR-nieuwsbrief per kwartaal en verwacht dan dat dit voldoende is. Marketing stemt zijn boodschappen af op verschillende kanalen om een publiek te overspoelen en ervoor te zorgen dat iets blijft hangen. Dat kun jij ook.”

Pas op voor de uitdagingen

Hoe sterk je strategie ook is, er zullen altijd uitdagingen zijn. Onze deskundige bijdragers vertelden me over enkele hiaten en problemen die ze in hun loopbaan hebben gezien, waaronder:

• Een gebrek aan consistentie in processen
• Een gebrek aan duidelijke intentie
• Misverstanden, die kunnen leiden tot verlies van vertrouwen of wrok
• Het uiteenvallen van relaties tussen collega's
• Inconsistentie in berichtgeving, wat tot verwarring kan leiden
• Vertrouwen op een top-downstrategie
• Communiceren om maar iets te zeggen, wat alleen maar ruis toevoegt
• Werknemers niet meenemen in het traject
• Spanning tussen HR en het bredere communicatieteam over wie waarvoor verantwoordelijk is
• Communicatie statisch houden, waardoor deze naar de achtergrond verdwijnt
• Te veel focussen op beleid en procedures zonder rekening te houden met de hele persoon
• In silo's werken, wat leidt tot slechte communicatie
• Geen afstemming zoeken met de interne communicatiestrategie bij het ontwikkelen van het HR-communicatieplan

Zoals Danny Wareham zegt: “Communicatie vindt plaats, of we deze nu publiceren of niet. 

In een vacuüm zullen mensen zelf interpretaties bedenken. Zonder een sterke, doelgerichte communicatiestrategie lopen we het risico de regie over het verhaal te verliezen—en het ongedaan maken van wat via de “tam­tam” is gepubliceerd, is veel moeilijker.”

Einde van communicatie

Effectieve communicatie houdt de wereld draaiende en is vooral belangrijk voor HR-teams die veranderingen effectief moeten communiceren, de bedrijfscultuur moeten versterken en mensen betrokken moeten houden.

HR-communicatie kan over meer gaan dan alleen urenregistratie en secundaire arbeidsvoorwaarden; ga de organisatie in en bouw relaties op met het leiderschap, interne communicatie en marketing. 

Bouw je eigen HR-communicatieambassadeurs op om je te helpen de boodschap te verspreiden. En zorg er ook voor dat werknemers een stem krijgen—de stem van werknemers is nog nooit zo belangrijk geweest, en door digitale werknemerscommunities te ontwikkelen kan HR ervoor zorgen dat tweerichtingscommunicatie tot bloei komt.

Dit onderwerp is zo belangrijk dat we er uitgebreid aandacht aan besteden. Luister naar onze podcast over hoe je bedrijfsactiviteiten kunt verbeteren door middel van interne communicatie, of bekijk onze nieuwste lijst met de beste communicatiesoftware voor werknemers of communicatiesoftware en -apps.

Je kunt ook deelnemen aan het gesprek in de People Managing People Community, een ondersteunende community van HR- en bedrijfsleiders die gepassioneerd zijn over het bouwen van organisaties van de toekomst.

Meer informatie:

• Hoe je HR naar een strategische businesspartner tilt
• Hoe je beter luistert: een blik op de verschillende luisterniveaus
• 5 strategieën, methoden en best practices voor het luisteren naar werknemers
• 8 effectieve manieren om feedback van werknemers te krijgen (+ voor- en nadelen)
• 18 beste podcasts over interne communicatie.