De drijvende kracht achter terugkeer naar kantoor is het streven naar samenwerking
Is uw kantoor een smeltkroes van samenwerkingsideeën of een bron van conflicten en boosheid? Uw antwoord op die vraag kan bepalend zijn voor de toekomst van de bedrijfsaanpak van kantoorsamenwerking en thuiswerken.
De drang om terug te keren naar kantooromgevingen wordt voornamelijk gedreven door de wens om de essentie van samenwerking en verbondenheid binnen teams nieuw leven in te blazen. Diep geworteld in de overtuiging dat virtuele samenwerkingstools maar tot op zekere hoogte toereikend zijn en dat persoonlijke interacties een bijzondere waarde hebben, zijn terug-naar-kantooropdrachten in verschillende sectoren sterk toegenomen.
Waarom keren bedrijven terug naar kantoor?
Een rapport van VTS, waarin de antwoorden van meer dan 400 bedrijfsleiders werden geanalyseerd, benadrukt deze beweging sterk. De belangrijkste reden om een terugkeer naar kantoor verplicht te stellen, genoemd door 36% van de respondenten, was het streven naar persoonlijke samenwerking en het bevorderen van een gevoel van verbondenheid.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ook de Eptura Workplace Index, waarin meer dan 2,6 miljoen bureaus bij meer dan 8.000 bedrijven werden geanalyseerd en de antwoorden van 6.714 werknemers werden meegenomen, stelde vast dat senior managers en middenmanagers, wanneer hun werd gevraagd wat zij het meest waarderen aan naar kantoor gaan, samenwerking met collega's beiden als het grootste voordeel rangschikken.
Op basis van mijn eigen ervaringen als consultant die bedrijven helpt bij het vormgeven van hun strategieën voor terugkeer naar kantoor, heb ik deze overtuiging zelf waargenomen.
De klanten met wie ik heb gewerkt, brengen consequent een gemeenschappelijk thema naar voren: er zit een onmiskenbare “magie” in fysieke interacties die eenvoudigweg niet kan worden nagebootst via virtuele platforms.
Of het nu gaat om het spontaan uitwisselen van ideeën tijdens een koffiepauze of om dynamische brainstormsessies in vergaderruimten, deze persoonlijke ervaringen worden gezien als essentieel voor het stimuleren van creativiteit en het opbouwen van sterke, hechte teams.
Deze gedeelde overtuiging heeft een sterke basis en is er een die ik over het algemeen deel en ondersteun. Onderzoeken wijzen al lange tijd op de voordelen van fysieke aanwezigheid bij het opbouwen van vertrouwen, begrip en een gedeeld gevoel van doelgerichtheid onder teamleden.
Het gaat om de nuances van non-verbale communicatie, de energie van een gedeelde ruimte en de toevallige samenwerkingsmomenten die vaak leiden tot doorbraken en innovaties.
De realiteit rond de waarde van RTO: conflicten te midden van samenwerking
Helaas heeft de terugkeer naar kantoor, die werd gezien als een weg naar betere samenwerking, zich ontvouwd met een eigen reeks complexiteiten. Hoewel de verwachte toename van samenwerkingsinspanningen inderdaad heeft plaatsgevonden, is die gepaard gegaan met een onverwachte metgezel: conflicten.
Deze realiteit suggereert dat de dynamiek van werken op kantoor meer omvat dan alleen het faciliteren van teamwerk. Ze omvat ook de uitdaging om interpersoonlijke problemen te navigeren die in externe werkomgevingen minder vaak voorkomen.
Ik heb dit verschijnsel in verschillende organisaties waargenomen. Mijn klanten, die het kantoor graag opnieuw als samenwerkingscentrum wilden positioneren, merkten dat ze te maken kregen met een toename van conflicten tussen teamleden. De problemen varieerden van eenvoudige misverstanden tot dieperliggende meningsverschillen, wat de complexiteit van menselijke interacties in een gedeelde fysieke ruimte benadrukt.
Om de omvang van dit probleem buiten mijn directe professionele kring te peilen, heb ik een enquête op LinkedIn gehouden onder een diverse groep professionals. De bevindingen waren veelzeggend.
Van de 302 respondenten gaf 57% aan meer mensgerelateerde problemen te ervaren tijdens het werken op kantoor. Daarentegen meldde slechts 12% dat dergelijke problemen vaker voorkwamen tijdens het werken op afstand.
Het is vermeldenswaard dat 31% van de stemmers geen noemenswaardig verschil waarnam in de frequentie van personeelsproblemen tussen de twee situaties.
De gegevens over RTO benadrukken een belangrijk inzicht: de terugkeer naar kantoor is niet alleen een logistieke verandering, maar ook een culturele en sociale transitie.
De toegenomen frequentie van conflicten en personeelsproblemen in de kantooromgeving, zoals blijkt uit mijn ervaringen en de resultaten van de enquête, wijst op de noodzaak van een dieper inzicht in en proactief beheer van de dynamiek op de werkplek.
Dit suggereert dat fysieke nabijheid inderdaad samenwerking kan bevorderen, maar ook vraagt om hernieuwde aandacht voor communicatievaardigheden, conflictoplossing en emotionele intelligentie om positieve werknemersrelaties te onderhouden.
Etiquettetraining voor nieuwe normen
Om deze uitdagingen bij onze klanten aan te pakken, hebben we trainingsprogramma's geïntroduceerd die gericht zijn op normen en etiquette voor samenwerking op kantoor onder medewerkers.
Dit initiatief was erop gericht medewerkers uit te rusten met de vaardigheden en het inzicht die nodig zijn om met de nuances van interacties in fysieke werkomgevingen om te gaan.
Uit een enquête van ResumeBuilder.com onder 1.548 bedrijfsleiders bleek dat deze problemen wijdverbreid zijn in het Amerikaanse bedrijfsleven en dat er actie tegen wordt ondernomen.
Uit het onderzoek bleek dat 45% van de bedrijven al etiquettecursussen heeft gelanceerd en dat nog eens 18% van plan is dergelijke trainingen het komende jaar te implementeren. De reacties op deze cursussen waren overweldigend positief: twee derde van de organisaties die ze momenteel aanbieden, rapporteerde een hoog succesniveau.
Voor wie is dit nodig?
Je zou kunnen denken dat alleen jongere groepen binnen de beroepsbevolking die na hun afstuderen weinig tijd op kantoor hebben doorgebracht, dergelijke training nodig hebben. Dat is echter niet wat mijn klanten hebben vastgesteld: hetzelfde beeld kwam naar voren uit de enquête van ResumeBuilder.com, waarin slechts 10% van de bedrijven die deze cursussen plannen of momenteel aanbieden, zich uitsluitend richtte op Generatie Z en pas afgestudeerden.
In plaats daarvan heeft 60% van deze bedrijven het belang van dergelijke training voor hun volledige personeelsbestand erkend, ongeacht leeftijd of ervaringsniveau.
De invoering van etiquettetraining als reactie op de terugkeer naar kantoor getuigt van een bredere erkenning binnen het bedrijfsleven dat de vaardigheden die nodig zijn voor succesvolle samenwerking op locatie, zijn geëvolueerd. Of op zijn minst dat iedereen deze vaardigheden is verleerd tijdens de gedwongen periode van werken op afstand.
Naarmate de aard van werk verder verandert, zullen deze trainingsprogramma’s steeds belangrijkere hulpmiddelen worden voor organisaties om ervoor te zorgen dat hun teams productief en harmonieus kunnen samenwerken, ongeacht de omgeving waarin ze werken.
Moderne kantoorbeheersystemen kunnen bijvoorbeeld de samenwerking verbeteren door bronnen en communicatiemiddelen voor alle medewerkers te centraliseren.
Uitdagingen op het gebied van diversiteit en inclusie aanpakken
Een specifieke zorg voor verschillende van mijn klantorganisaties betrof aanzienlijke uitdagingen met klachten van medewerkers uit minderheidsgroepen. Deze klachten hadden vaak betrekking op ervaringen met microagressies, discriminatie en een algemeen gevoel van uitsluiting binnen de kantooromgeving.
Dergelijke problemen zijn helaas geen geïsoleerde incidenten, maar weerspiegelen een bredere trend die breed werd waargenomen tijdens de overgang naar werken op kantoor.
Op basis van eerder onderzoek verwachtten we bepaalde DEI-uitdagingen. Zo onthulde een onderzoek van Future Forum, dat werd uitgevoerd voordat de grootschalige terugkeer naar kantoren plaatsvond, een groot verschil tussen de voorkeuren van zwarte kenniswerkers en die van hun witte collega’s. Slechts 3% van de zwarte kenniswerkers gaf aan fulltime op locatie te willen werken, tegenover 21% van hun witte collega’s.
Als reactie op deze uitdagingen werkte ik met klanten samen om hun trainingsprogramma’s te herzien. Ons doel was om gevallen van microagressies en discriminatie op de werkplek aan te pakken en te beperken in de context van hybride werk.
De training richtte zich op bewustwording en herkenning van microagressies, inzicht in de impact van onbewuste vooroordelen en het ontwikkelen van strategieën voor inclusieve communicatie, waarbij interacties op afstand en op kantoor met elkaar in balans werden gebracht.
Inzichten uit de neurowetenschap over de waarde van RTO
Hoewel de trainingsprogramma’s de resultaten aanzienlijk hebben verbeterd, hebben ze de realiteit van problemen tussen mensen niet volledig weggenomen. Als gevolg daarvan is er een groeiende trend om opnieuw te beoordelen hoeveel tijd medewerkers op kantoor doorbrengen.
Deze veranderde visie sluit aan bij onderzoek van Slaloms HabLab en het Wharton Neuroscience Initiative van de University of Pennsylvania.
In een experiment bekeken medewerkers van HabLab verschillende video’s terwijl ze headsets droegen die hun hersenactiviteit registreerden. Een belangrijke observatie was dat medewerkers die elkaar als hechte collega’s beschouwden, vergelijkbare patronen van hersenactiviteit vertoonden en soortgelijke gevoelens over hun werkomgeving deelden.
Opmerkelijk genoeg bleek uit het onderzoek dat deze patronen van hersenactiviteit consistent bleven, ongeacht of de medewerkers elkaar persoonlijk of virtueel spraken.
Volgens Natalie Richardson, directeur van Slaloms HabLab: “We hebben door ons onderzoek bewezen dat je virtuele vriendschappen kunt creëren die in de hersenen net zo sterk zijn als vriendschappen in persoon.”
Deze uitspraak biedt veelbelovende mogelijkheden voor organisaties die omgaan met de complexiteit van hybride en externe werkomgevingen. Ze vormt een uitdaging voor de traditionele opvatting dat sterke, betekenisvolle relaties op de werkplek fysieke aanwezigheid vereisen.
De hersenen hebben een pauze nodig
De onderzoekers wierpen ook licht op de impact van ogenschijnlijk kleine aanpassingen in een virtuele werkomgeving.
Medewerkers van HabLab kregen headsets voor hersenmonitoring om tijdens hun werkdag te dragen. Het onderzoek richtte zich op twee scenario's: dagen met aaneengeschakelde vergaderingen van 30 minuten of langer, en dagen waarop medewerkers de mogelijkheid hadden om tussen vergaderingen door minstens 10 minuten pauze te nemen.
Zoals te verwachten vonden onderzoekers aanzienlijk hogere signalen van hersenactiviteit die verband hielden met lagere stressniveaus en verbeterd creatief denken op dagen waarop medewerkers regelmatig pauze namen. Dit onderstreept het belang van het zo structureren van de virtuele werkdag dat er pauzes in zijn opgenomen, wat zowel het welzijn als de productiviteit van medewerkers bevordert.
Technologie biedt uitkomst
Een ander onderzoek, een samenwerking tussen Jabra en het Behavioural Lab van de London School of Economics, verdiepte zich in de invloed van technologie op de kwaliteit van vergaderingen.
Uit het onderzoek bleek dat het gebruik van professionele headsets en webcams door deelnemers op afstand de waargenomen kwaliteit van vergaderingen aanzienlijk verbeterde. Opvallend was dat teams op afstand 22% meer vertrouwen hadden in andere deelnemers op afstand die vergelijkbare professionele apparatuur gebruikten.
Ondertussen beoordeelden deelnemers die fysiek aanwezig waren in hybride vergaderingen deelnemers op afstand als 32% expressiever en hun inbreng als 25% kwalitatief beter wanneer zij professionele apparatuur gebruikten.
Het onderzoek benadrukte ook dat deelnemers in de vergaderruimte deelnemers op afstand die professionele audio- en videotechnologie gebruikten, bijna twee keer zo hoog beoordeelden op het gebied van betrokkenheid (84%) als deelnemers op afstand die standaardlaptopapparatuur gebruikten.
Wanneer zowel deelnemers in de vergaderruimte als deelnemers op afstand technologie gebruikten, rapporteerden deelnemers op afstand een verbetering van 56% in de kwaliteit van de inbreng van degenen in de vergaderruimte, evenals een 11% hogere vertrouwensscore.
Deze bevindingen wijzen op een duidelijke conclusie: de sleutel tot succesvolle samenwerking op afstand ligt in het strategisch gebruik van technologie en de invoering van effectieve virtuele werkmethoden.
Door te investeren in de juiste software voor videoconferenties en rekening te houden met de structuur en het tempo van virtuele interacties, kunnen organisaties de effectiviteit en tevredenheid van samenwerking op afstand aanzienlijk vergroten.
Het belang van fysiek contact
Dat betekent niet dat kantoren geen nut hebben voor fysiek werk. Hoewel de meeste van mijn klanten een hybride-eerstmodel invoerden, kozen twee klanten voor een volledig model op afstand. Toch bieden ook deze klanten kantoorruimtes aan voor teams die af en toe bij elkaar willen komen voor teambuilding en strategische gesprekken. Hier kun je een platform voor kantoorruimtebeheer gebruiken om naar behoefte ruimte te reserveren, in plaats van permanente dagelijkse werkplekken in te richten.
Onderzoek bevestigt deze voordelen. Atlassian, een bedrijf dat vooroploopt op het gebied van virtueel werken, heeft bijvoorbeeld enkele kantoren over de hele wereld en moedigt teams aan daar meerdere keren per jaar samen te komen, met de nadruk op teambuilding en onderlinge verbondenheid.
Uit hun onderzoek blijkt dat dergelijke bijeenkomsten de verbondenheid binnen teams met 27% vergroten, waarbij deze toename 4-5 maanden aanhoudt. Gemiddeld ervaren nieuwe medewerkers de grootste toename in teamverbondenheid na een fysieke bijeenkomst. Deze gegevens komen overeen met vergelijkbare bevindingen van mijn andere klanten.
De waarde van samenwerking op locatie: Veel bedrijven dringen aan op een terugkeer naar kantoorwerk om de samenwerking en verbondenheid binnen teams te verbeteren. Onderzoeken en ervaringen benadrukken de unieke voordelen van interacties in persoon, zoals spontane uitwisselingen van ideeën en dynamische brainstormsessies, die lastig virtueel na te bootsen zijn.
Uitdagingen van de terugkeer naar kantoor: Hoewel meer samenwerking een belangrijk voordeel is, heeft de terugkeer naar kantooromgevingen ook geleid tot meer interpersoonlijke conflicten. Om deze conflicten aan te pakken, moeten communicatievaardigheden, conflictoplossing en emotionele intelligentie onder medewerkers worden verbeterd.
Het belang van training in omgangsvormen en inclusiviteit: Het invoeren van normen voor samenwerking op kantoor en training in omgangsvormen is essentieel geworden. Training helpt medewerkers om interacties in fysieke werkomgevingen in goede banen te leiden, waarbij problemen zoals microagressies worden aangepakt en inclusieve communicatie wordt gewaarborgd. Dit is cruciaal voor het behouden van een harmonieuze en productieve kantooromgeving, vooral op diverse werkplekken.
Tijd op kantoor opnieuw beoordelen: Ondanks de voordelen van werk in persoon is er een groeiende trend om de hoeveelheid tijd die medewerkers op kantoor doorbrengen opnieuw te beoordelen. Onderzoek wijst erop dat sterke virtuele relaties net zo effectief kunnen zijn als relaties in persoon, wat suggereert dat werken op afstand betekenisvolle verbindingen en samenwerking net zo goed kan bevorderen.
Praat mee
Ontdek hoe andere HR-leiders uitdagingen rond werken op afstand en hybride werken overwinnen door lid te worden van de People Managing People-community. Daar vind je een groep samenwerkende en innovatieve professionals die elke dag met dezelfde problemen als jij te maken hebben en samen aan oplossingen werken.
