Uit onderzoek van remote bleek dat 59% van de respondenten meer stress, angst en druk vanuit het gezin meldde als gevolg van fouten in de salarisadministratie. Een correcte salarisadministratie is ook van cruciaal belang om te voldoen aan belastingregels en boetes en sancties te voorkomen. Volgens onderzoek van EY kost een gemiddelde fout in de salarisadministratie organisaties ~$300.
Er is maar één verkeerd ingevoerd cijfer in je salarisadministratiesoftware nodig om chaos te veroorzaken. Om je te helpen heb ik een succesvolle checklist voor de salarisadministratie samengesteld. Zie het als je bijbel voor het efficiënt beheren van de salarisadministratie, het ondersteunen van je medewerkers en het voorkomen van juridische problemen.
Hoewel deze checklist niet uitputtend is voor elk bedrijf, helpt hij je op weg in de juiste richting.
Checklist voor de verwerking van de salarisadministratie
Voordat je kunt beginnen met het verwerken van de salarisadministratie, heeft je kleine bedrijf een werkgeversidentificatienummer (EIN) nodig.
Het EIN is essentieel om federale loonbelasting te betalen. Je kunt dit aanvragen via de website van de IRS.
Afhankelijk van je locatie en de specifieke vereisten van je staat en lokale rechtsgebieden heb je mogelijk ook extra identificatienummers nodig. Neem voor de zekerheid contact op met ervaren HR-consultants in jouw omgeving.
Volg stap één tot en met vijf om de salarisadministratie soepel te laten verlopen.
Stap één: verzamel alle relevante belasting- en werknemersgegevens
Je eerste stap is het verzamelen van gegevens. Dit heb je voor elke werknemer nodig:
Werknemersgegevens
- Volledige wettelijke naam, adres, burgerservicenummer (SSN) en contactgegevens
- Startdatum van het dienstverband
- Formulier W-4 voor fulltime- en parttimewerknemers
- Formulier W-9 voor zelfstandige opdrachtnemers
- USCIS-formulier I-9 voor de vaststelling van de geschiktheid om in de VS te werken
- Account voor de melding van nieuwe werknemers bij de staat
- Account voor de werknemerscompensatieverzekering van de staat
- Gegevens van de bankrekening voor automatische incasso
- Inschrijving voor arbeidsvoorwaarden
- Huidige loonbeslagen.
Controleer de werknemersgegevens
- Zorg ervoor dat alle werknemersgegevens correct en actueel zijn
- Controleer SSN's en namen aan de hand van officiële documenten
Werknemersclassificatie
- Verduidelijk de arbeidsstatus—parttime of fulltime
- Classificeer werknemers correct voor belastingdoeleinden—opdrachtnemers of werknemers
Betalingsschema
- Betalingsfrequentie - wekelijks, tweewekelijkse salarisbetaling, halfmaandelijks of maandelijks
- Bevestig de data van elke betaalperiode
Belastinginformatie
- Vraag de meest recente tabellen voor inhoudingen op staats-, federale en lokale belastingen op
- Belastingformulieren en publicaties van belastingautoriteiten
Have an account? Log In
Inhoudingen op het salaris
- Identificeer verplichte inhoudingen (zoals federale en staatsinkomstenbelasting, Social Security en Medicare)
- Noteer vrijwillige inhoudingen (zoals zorgverzekeringspremies en pensioenbijdragen)
Nalevingscontroles
- Zorg ervoor dat uw salarisadministratieprocessen voldoen aan federale, nationale en lokale arbeidswetten
- Blijf op de hoogte van eventuele wetswijzigingen die van invloed kunnen zijn op de salarisverwerking
Nadat u al deze informatie hebt verzameld, kunt u doorgaan naar stap twee en de lonen berekenen.
Tip van de expert: Kleine bedrijven kunnen profiteren van betrouwbare salarisdiensten die zijn afgestemd op hun behoeften om aan de regelgeving te blijven voldoen.
Stap twee: Bereken het loon
Om het loon correct te berekenen, moet u eerst het brutoloon (vóór belastingen) van werknemers bepalen.
Voer hiervoor deze drie stappen uit:
- Verzamel nauwkeurige urenstaten of aanwezigheidsregistraties voor werknemers die per uur worden betaald
- Zorg ervoor dat de saldi van betaald verlof (PTO) actueel zijn
- Controleer recente salarisverhogingen, nabetalingen met terugwerkende kracht, promoties of beëindigingen van dienstverbanden
Het is ook essentieel om alle toepasselijke inhoudingen af te trekken. Hulpmiddelen zoals software voor het rapporteren van onkosten kunnen dit proces vereenvoudigen.
Werknemers die per uur worden betaald
Vermenigvuldig hun uurloon met het aantal gewerkte uren tijdens de loonperiode. Houd rekening met eventuele overuren (indien van toepassing) en pas het juiste overwerktarief toe volgens de arbeidswetten.
Werknemers met een vast salaris
Voor werknemers met een vast salaris deelt u hun jaarsalaris door het aantal loonperioden per jaar om hun brutoloon voor de loonperiode te bepalen.
Als werknemers commissies of bonussen ontvangen, berekent u deze afzonderlijk en telt u ze op bij het reguliere brutoloon.
Dit wordt ingewikkelder wanneer verschillende functies verschillende loonmodellen volgen. In tandartspraktijken kan de salarisadministratie bijvoorbeeld personeel met een vast salaris, mondhygiënisten die per uur worden betaald, productieafhankelijke beloning voor medewerkers en bonussen omvatten. Dit alles moet binnen dezelfde looncyclus correct worden berekend.
Nu u al deze informatie hebt, kunt u het nettoloon berekenen.
- Trek alle toepasselijke inhoudingen af van het brutoloon om het nettoloon (het loon dat de werknemer ontvangt) voor elke werknemer te berekenen.
- Inhoudingen kunnen het volgende omvatten:
- Federale en nationale inkomstenbelastingen
- Belasting voor sociale zekerheid en Medicare
- Premies voor zorgverzekeringen
- Pensioenbijdragen
- Andere vrijwillige inhoudingen
- Bereken na verwerking van alle inhoudingen, belastingen en bijdragen het uiteindelijke nettoloon dat elke werknemer ontvangt.
- Genereer salarisrapporten met een overzicht van de inkomsten, inhoudingen, belastingen en bijdragen van werknemers. Deze rapporten zijn essentieel voor het bijhouden van administratie en naleving van regelgeving.
Stap drie: Controleer uw werk
Dit is misschien wel de belangrijkste stap: controleer uw werk. Controleer het daarna nogmaals.
Verschillen in de salarisadministratie komen vaak voor. Het loont dus (letterlijk) om grondige controles uit te voeren en te verifiëren of de informatie in uw salarisregister correct is.
Overweeg een testsalarisadministratie uit te voeren voor een kleine groep werknemers voordat u de volledige salarisadministratie verwerkt. Zo kunt u problemen opsporen en corrigeren zonder alle werknemers te beïnvloeden.
Het is ook verstandig om iemand anders de salarisinformatie te laten controleren om eventuele fouten op te sporen.
Als u iets verkeerds opmerkt, kan uw salarissoftware het salaris van een andere werknemer tonen dan in uw administratie staat. Controleer inconsistenties met uw werknemers en verantwoordelijke teamleden om eventuele verschillen te corrigeren.
Ga vervolgens aan de slag en voer uw berekeningen opnieuw uit.
Stap vier: Sluit de salarisadministratie af
Het afsluiten van de salarisadministratie is de laatste stap in de cyclus van salarisverwerking. Het is een belangrijke stap, of het nu gaat om één werknemer in de salarisadministratie of om 500 werknemers.
Dit omvat taken om ervoor te zorgen dat u alle vereiste salarisgerelateerde activiteiten voor de huidige loonperiode correct hebt voltooid.
Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het afsluiten van de loonadministratie:
- Controleer de salarisgegevens: Controleer alle salarisgegevens, berekeningen en inhoudingen nogmaals om de juistheid en volledigheid te garanderen.
- Voer aanpassingen door: Als je tijdens het controleproces fouten of afwijkingen constateert, voer dan de noodzakelijke aanpassingen in de salarisgegevens door.
- Stem rekeningen af: Zoals rekeningen voor loonverplichtingen en kostenrekeningen, om te controleren of ze overeenkomen met de salarisgegevens.
- Verwerk betalingen van loonheffingen: Bereken het totale bedrag aan loonheffingen dat tijdens de loonperiode op de loonstroken van werknemers is ingehouden.
- Bereid betalingen van loonheffingen voor en dien deze in bij de bevoegde belastingautoriteiten. Zorg ervoor dat je alle deadlines voor belastingstortingen naleeft.
- Genereer loonrapporten voor de loonperiode: Deze rapporten moeten de inkomsten, inhoudingen, belastingen en werkgeversbijdragen van individuele werknemers vermelden.
- Verdeel looncheques of verwerk directe stortingen: Bereid looncheques voor werknemers die papieren cheques ontvangen voor of initieer directe stortingen op de bankrekeningen van werknemers.
- Zorg ervoor dat alle betalingen juist en op tijd zijn.
- Verstrek loonoverzichten: Verstrek loonoverzichten aan werknemers met hun inkomsten, ingehouden belastingen, inhoudingen en nettoloon voor de loonperiode.
- Werk de loonadministratie bij: Verwerk de gegevens van de meest recente loonperiode, waaronder gewerkte uren, salarisaanpassingen en andere wijzigingen.
- Dien formulieren voor loonheffingen in: Vul alle noodzakelijke formulieren voor loonheffingen in en dien ze in, zoals Formulier 941 (federale belastingaangifte per kwartaal van de werkgever), Formulier WH-347 voor gecertificeerde loonadministratie en nationale of lokale belastingformulieren.
- Bewaar loonadministratie veilig: Bewaar alle documenten met betrekking tot de loonadministratie veilig, waaronder loonstroken, loonrapporten, belastingformulieren en andere gegevens, zoals wettelijk vereist.
- Voer een afstemming van de loonadministratie uit: Stem de loonadministratie af met bedrijfskosten en verplichtingen in je boekhoudsysteem om te controleren of ze overeenkomen met de gegevens in de loonadministratie.
- Bereid je voor op de volgende loonperiode: Verzamel urenregistraties van werknemers, werk wijzigingen in de status van werknemers bij en bekijk de komende loonverwerkingsschema's.
Stap vijf: Wijs bijdragen toe en dien inhoudingen in
Na het afsluiten van de loonadministratie is het tijd om werkgeversbijdragen toe te wijzen en ingehouden loonheffingen in te dienen.
Deze stap zorgt ervoor dat de juiste bedragen worden afgedragen aan de betreffende rekeningen en belastingautoriteiten.
Hieronder vind je een overzicht van de betrokken taken:
- Wijs werkgeversbijdragen toe zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen (bijv. 401(k)) of andere secundaire arbeidsvoorwaarden, en wijs de juiste bedragen toe aan de individuele rekening van elke werknemer.
- Draag loonheffingen af aan de belastingautoriteiten op basis van de berekende ingehouden loonheffingen. Deze belastingen omvatten doorgaans federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting, Medicare-belasting, nationale inkomstenbelasting en eventuele toepasselijke lokale belastingen (bekijk voor hulp ons artikel over loonbelasting versus inkomstenbelasting).
- Draag inhoudingen en werknemersbijdragen af aan de relevante belastingautoriteiten of aanbieders van arbeidsvoorwaarden.
- Verstrek werknemersoverzichten met hun totale inkomsten, ingehouden loonheffingen en eventuele werkgeversbijdragen die namens hen zijn gedaan (bijv. bijdragen aan een pensioenregeling).
- Bewaar gegevens van rapporten over loonheffingen, afdrachten en bijdragen aan arbeidsvoorwaarden van werknemers, zoals wettelijk vereist.
Checklist voor de loonadministratie aan het einde van het jaar
Bij het uitvoeren van de loonadministratie aan het einde van het jaar gaat het om meer dan alleen het uitbetalen van de laatste lonen — het gaat erom je loonadministratie voor het boekjaar nauwkeurig, volgens de voorschriften en op tijd af te ronden. Hier volgt een gedetailleerde checklist die je door het proces leidt:
1. Bekijk belangrijke data en deadlines
- Noteer deadlines voor de laatste loonverwerkingen, belastingaangiften en de verspreiding van formulieren (bijv. W-2's, 1099's).
- Bepaal wanneer de laatste loonverwerking van het jaar zal plaatsvinden.
- Controleer de deadlines van de IRS en de nationale overheden voor het indienen van W-2's, 1099's en belastingen (doorgaans 31 januari voor W-2's/1099's).
2. Controleer de gegevens van werknemers en opdrachtnemers
- Bevestig dat alle namen van werknemers, burgerservicenummers en adressen actueel zijn.
- Zorg ervoor dat de gegevens van opdrachtnemers/leveranciers compleet zijn voor de verwerking van 1099-formulieren (TIN, adres, enz.).
- Markeer uit dienst getreden werknemers en zorg ervoor dat de eindbetaling is opgenomen.
- Controleer op bijzondere omstandigheden:
- Nieuw aangenomen werknemers of werknemers die bij indiensttreding geen W-4 hebben ingevuld
- Werknemers met ongeldig verklaarde of teruggedraaide loonbetalingen
- Werknemers of voormalige werknemers met actieve loonconflicten
3. Beoordeel en stem de loonadministratiegegevens van het lopende jaar (YTD) af
- Stem brutoloon, nettoloon, inhoudingen en ingehouden belastingen af.
- Zorg ervoor dat handmatige betalingen en betalingen buiten de reguliere looncyclus zijn geregistreerd.
- Controleer op ontbrekende loonbetalingen of dubbele vermeldingen.
4. Bevestig inhoudingen en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Valideer de totalen aan het einde van het jaar voor:
- Zorgverzekering
- 401(k)-bijdragen
- HSA/FSA-inhoudingen
- Reis- of overige secundaire arbeidsvoorwaarden
- Controleer op toegerekend inkomen (bijv. collectieve levensverzekering boven $50,000).
- Stem inhoudingen vóór belastingen af op inhoudingen na belastingen.
5. Verwerk de laatste loonbetaling van het jaar
- Verwerk de laatste loonbetalingen nauwkeurig, inclusief alle eindejaarsbonussen of aanpassingen.
- Zorg voor de juiste fiscale behandeling van bonussen (vast tarief of geaggregeerde methode).
- Houd eventueel uitgestelde loonbelastingen in.
6. Bereid eindejaarsformulieren voor en verspreid ze
- Genereer de W-2-formulieren en verstuur ze uiterlijk op 31 januari naar werknemers.
- Stuur 1099-NEC-formulieren naar opdrachtnemers en dien ze in bij de IRS (eveneens uiterlijk op 31 januari).
- Dien formulier W-3 (samenvatting van de W-2-formulieren) in bij de SSA.
- Verstrek ACA-formulieren (1095-C) indien vereist om aan de werkgeversverplichtingen te voldoen.
7. Dien de jaarlijkse belastingaangiften in
- Dien de laatste federale en staatsbelastingbetalingen in.
- Dien het kwartaalformulier 941 (Q4) en het jaarlijkse formulier 940 voor FUTA-belasting in.
- Controleer nogmaals de lokale belastingverplichtingen als je in meerdere rechtsgebieden actief bent.
8. Maak een back-up van de loonadministratie en archiveer deze
- Bewaar alle eindejaarsrapporten: loonoverzicht, belastingaangiften, rapporten over inhoudingen enz.
- Bewaar de gegevens volgens de wettelijke vereisten (doorgaans 3–7 jaar).
- Beperk de toegang tot gevoelige documenten en zorg voor een veilige opslag.
9. Communiceer met werknemers
- Informeer werknemers wanneer en hoe ze hun W-2-formulieren ontvangen (per post of digitaal).
- Wijs een contactpersoon aan voor vragen over de loonadministratie.
10. Plan voor het nieuwe jaar
- Werk de belastingtabellen en tarieven voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor het nieuwe jaar bij.
- Controleer wijzigingen in het minimumloon en de lokale regelgeving.
- Draag het verlof en de saldi van secundaire arbeidsvoorwaarden over of stel deze opnieuw in, indien nodig.
- Dit is een goed moment om je loonbeleid voor het nieuwe jaar te beoordelen en vast te stellen; misschien wil je meer flexibiliteit bieden.
Hoe zorg je voor een soepel proces voor de loonadministratie?
Wil je de salarisadministratie wat soepeler laten verlopen? Dat willen we allemaal. Lees verder.
Nauwkeurige administratie
Dit is essentieel, want als je administratie niet klopt, klopt je salarisadministratie ook niet.
Enkele beste werkwijzen voor de salarisadministratie voor een nauwkeurige administratie zijn:
- Werknemersdossiers bijhouden: Maak afzonderlijke werknemersdossiers met de essentiële informatie voor de salarisadministratie.
- Gegevens tijdig invoeren: Controleer of je administratie de meest actuele informatie voor elke loonperiode bevat.
- Regelmatige audits uitvoeren: Met audits kun je afwijkingen of fouten identificeren en corrigeren en de integriteit van de gegevens behouden.
- Gegevens over de salarisadministratie beveiligen: Implementeer processen voor gevoelige informatie, zoals wachtwoordbeveiliging, veilige opslag en toegangsbeheer.
- Wijzigingen documenteren: Zorg ervoor dat je wijzigingen doorvoert zodra ze plaatsvinden, zoals salarisaanpassingen, wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden of aanpassingen van de arbeidsstatus.
Opleiding
Overweeg een gespecialiseerde opleiding in salarisadministratie om je vaardigheden bij te werken. Enkele aanbieders zijn:
- Gecertificeerd professional in de salarisadministratie - behandelt alle aspecten van de salarisadministratie, waaronder naleving, administratie, rapportage, belastingheffing en naleving.
- Basis certificering in de salarisadministratie - ontwikkeld voor professionals in de salarisadministratie op instapniveau.
Er zijn ook tal van online aanbieders van opleidingen in de salarisadministratie die certificeringen in de salarisadministratie aanbieden die je in je eigen tempo kunt behalen.
Software gebruiken
Als je zelf de salarisadministratie doet, kan de juiste software voor de salarisadministratie van kleine bedrijven de nauwkeurigheid en efficiëntie verbeteren.
Wanneer je de juiste software voor de salarisadministratie kiest en een zorgvuldig implementatieproces voor de software volgt, kun je werknemers op tijd (en de juiste bedragen) betalen zonder afhankelijk te zijn van een uitgebreide checklist voor de salarisadministratie.
Wat doet software voor de salarisadministratie? Software voor de salarisadministratie is ontworpen om de salarisadministratie probleemloos uit te voeren, waardoor eventuele bijbehorende kosten van salarisoplossingen gemakkelijk te rechtvaardigen zijn.
Afhankelijk van de aanbieder van de salarisadministratie kunnen zij een breed scala aan functies bieden om de verwerking van de salarisadministratie voor bedrijven van elke omvang te vereenvoudigen en de mogelijkheid bieden om flexibele salarisbetaling te introduceren, zoals betaling op aanvraag.
Gespecialiseerde software automatiseert in feite alles wat ik hierboven heb genoemd. Sommige gecombineerde HR- en salarisadministratiesystemen kunnen ook worden geïntegreerd met hulpmiddelen voor tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie. En dan hebben we het nog niet eens over de soepele samenwerking met boekhoudprogramma's, waardoor de overdracht van gegevens uit de salarisadministratie een fluitje van een cent wordt.
Voor teams die webgebaseerde toegang tot het proces willen, kan online software voor de salarisadministratie het mogelijk maken om de salarisadministratie te beheren vanaf elke plek waar ze werken.
En als je helemaal nieuw bent in de verwerking van de salarisadministratie, bieden sommige softwareleveranciers zelfs gespecialiseerde salarisoplossingen voor start-ups.
Uitbesteden
Meestal houdt HR toezicht op de salarisadministratie of doet een speciale boekhoud- of salarisadministratieafdeling dat. Sommige bedrijven willen die last echter niet dragen.
Een andere optie is om de salarisadministratie uit te besteden aan een dienstverlener voor de salarisadministratie. Veel bedrijfseigenaren doen precies dat. En ze zijn er dol op.
Een dienstverlener voor de salarisadministratie is deskundig op dit gebied. Wat doet een salarisadministratiedienst? Het is hun taak om op de hoogte te blijven van de nieuwste belastingwetten en -voorschriften. Zo krijg je nauwkeurige en conforme verwerkingsrapporten van de salarisadministratie, met veel minder risico op fouten.
Door de salarisadministratie uit te besteden, kun je zeker kostbare tijd besparen, zodat je je kunt richten op je kernactiviteiten. En naarmate je bedrijf groeit, wordt de salarisadministratie onvermijdelijk complexer.
Door deze taak uit te besteden, kun je eenvoudig opschalen en wijzigingen in het aantal werknemers en aanvullende salarisbehoeften opvangen zonder verstoring.
Bekijk voor meer informatie ons artikel over de voor- en nadelen van het uitbesteden van de salarisadministratie.
Ga ervoor en voer die salarisadministratie uit
Of je nu bedrijfseigenaar of HR-professional bent, je beschikt nu over de kennis om vol vertrouwen de salarisadministratie uit te voeren.
Wat nu? Je zou een ander bedrijf kunnen helpen en de checklist op je sociale media kunnen delen. Delen is tenslotte zorgzaam!
Voor de nieuwste content van People Managing People kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.