Een succesvolle salarisadministratie uitvoeren (checklist)

Checklist voor salarisverwerking

Voordat je kunt beginnen met de salarisverwerking, heeft je kleine bedrijf een werkgeversidentificatienummer (EIN) nodig.

Het EIN is essentieel om federale loonbelasting te betalen. Je kunt dit aanvragen via de website van de IRS.

Afhankelijk van je locatie en de specifieke vereisten van je staat en lokale rechtsgebieden heb je mogelijk ook extra identificatienummers nodig. Neem voor de zekerheid contact op met ervaren HR-consultants in jouw omgeving.

Volg stap één tot en met vijf om de salarisadministratie soepel te laten verlopen.

Stap één: verzamel alle relevante belasting- en personeelsgegevens

Je eerste stap is het verzamelen van gegevens. Dit heb je voor elke medewerker nodig:

Gegevens van medewerkers

• Volledige wettelijke naam, adres, burgerservicenummer (SSN) en contactgegevens
• Startdatum van het dienstverband
• Formulier W-4 voor fulltime- en parttimemedewerkers
• Formulier W-9 voor zelfstandige opdrachtnemers 
• USCIS-formulier I-9 voor de vaststelling van de arbeidsbevoegdheid in de VS 
• Account voor het melden van nieuwe medewerkers aan de staat
• Account voor de werknemerscompensatieverzekering van de staat 
• Gegevens van de bankrekening voor automatische incasso
• Inschrijving voor arbeidsvoorwaarden 
• Huidige loonbeslagen.

Controleer de personeelsgegevens

• Controleer of alle personeelsgegevens correct en actueel zijn
• Vergelijk SSN's en namen met officiële documenten 

Classificatie van medewerkers

• Verduidelijk de arbeidsstatus—parttime of fulltime
• Classificeer medewerkers correct voor belastingdoeleinden—opdrachtnemers of werknemers

Betalingsschema 

• Betalingsfrequentie - wekelijks, tweewekelijkse salarisadministratie, halfmaandelijks of maandelijks
• Bevestig de datums van elke loonperiode

Belastinginformatie 

• Verzamel de meest recente tabellen voor inhoudingen van staats-, federale en lokale belastingen
• Belastingformulieren en publicaties van belastingautoriteiten

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Inhoudingen op het salaris

• Breng verplichte inhoudingen in kaart (zoals federale en nationale inkomstenbelasting, sociale zekerheid en Medicare)
• Noteer vrijwillige inhoudingen (zoals zorgverzekering en pensioenbijdragen)

Nalevingscontroles

• Zorg ervoor dat je loonadministratieprocessen voldoen aan federale, nationale en lokale arbeidswetten
• Blijf op de hoogte van eventuele wetswijzigingen die van invloed kunnen zijn op de loonverwerking

Als je al deze informatie hebt verzameld, kun je doorgaan naar stap twee en de lonen berekenen.

Tip van een expert: Kleine bedrijven kunnen profiteren van betrouwbare loonadministratiediensten die op hun behoeften zijn afgestemd om aan de regelgeving te blijven voldoen.

Stap twee: Bereken het loon

Om het loon correct te berekenen, moet je eerst het brutoloon (vóór belastingen) van werknemers berekenen. 

Voer hiervoor deze drie stappen uit:

1. Verzamel nauwkeurige urenstaten of aanwezigheidsregistraties voor werknemers die per uur worden betaald
2. Zorg ervoor dat de tegoeden voor betaald verlof (PTO) up-to-date zijn
3. Controleer recente loonsverhogingen, nabetalingen, promoties of beëindigingen van dienstverbanden

Het is ook essentieel om alle toepasselijke inhoudingen af te trekken. Hulpmiddelen zoals software voor het rapporteren van onkosten kunnen dit proces vereenvoudigen.

Werknemers die per uur worden betaald 

Vermenigvuldig hun uurloon met het aantal gewerkte uren tijdens de loonperiode. Zorg ervoor dat je rekening houdt met eventuele overuren (indien van toepassing) en pas het juiste overuurloon toe volgens de arbeidswetgeving.

Werknemers met een vast salaris

Deel voor werknemers met een vast salaris hun jaarsalaris door het aantal loonperioden per jaar om hun brutoloon voor de loonperiode te bepalen. 

Als werknemers commissies of bonussen ontvangen, bereken deze dan afzonderlijk en tel ze op bij het reguliere brutoloon.

Dit wordt ingewikkelder wanneer verschillende functies verschillende loonmodellen volgen. In tandartspraktijken kan de loonadministratie bijvoorbeeld personeel met een vast salaris, mondhygiënisten die per uur worden betaald, productieafhankelijke beloning voor medewerkers en bonussen omvatten. Al deze onderdelen moeten binnen dezelfde looncyclus correct worden berekend.

Nu je al deze informatie hebt, kun je het nettoloon berekenen. 

• Trek alle toepasselijke inhoudingen af van het brutoloon om het nettoloon (het loon dat de werknemer ontvangt) voor elke werknemer te berekenen.
• Inhoudingen kunnen het volgende omvatten:

• Federale en nationale inkomstenbelastingen
• Belasting voor sociale zekerheid en Medicare
• Premies voor een zorgverzekering
• Pensioenbijdragen
• Andere vrijwillige inhoudingen
• Bereken na verwerking van alle inhoudingen, belastingen en bijdragen het uiteindelijke nettoloon dat elke werknemer ontvangt.
• Genereer rapporten over de loonadministratie met een overzicht van de inkomsten, inhoudingen, belastingen en bijdragen van werknemers. Deze rapporten zijn essentieel voor archivering en naleving van regelgeving.

Stap drie: Controleer je werk

Dit is misschien wel de belangrijkste stap: controleer je werk. Controleer het daarna nogmaals. 

Verschillen in de loonadministratie komen vaak voor. Het loont dus (letterlijk) om de loonadministratie grondig te controleren en te verifiëren of de informatie in je loonregister correct is.

Overweeg een testverwerking van de loonadministratie uit te voeren voor een kleine groep werknemers voordat je de volledige loonadministratie verwerkt. Zo kun je problemen identificeren en corrigeren zonder dat dit gevolgen heeft voor alle werknemers.

Het is ook verstandig om iemand anders de looninformatie te laten controleren, zodat eventuele fouten worden opgemerkt. 

Als je iets verkeerds ontdekt, kan het zijn dat je loonadministratiesoftware het salaris van een andere werknemer weergeeft dan in je administratie staat. Controleer inconsistenties met je werknemers en verantwoordelijke teamleden om eventuele verschillen te corrigeren. 

Ga vervolgens verder en voer je berekeningen opnieuw uit.  

Stap vier: Sluit de loonadministratie af

Het afsluiten van de loonadministratie is de laatste stap in de cyclus van loonverwerking. Het is een belangrijke stap, ongeacht of het gaat om één werknemer in de loonadministratie of 500.

Dit omvat taken om ervoor te zorgen dat je alle vereiste loonadministratieactiviteiten voor de huidige loonperiode correct hebt uitgevoerd. 

Hier volgt een stapsgewijze handleiding voor het afsluiten van de loonadministratie:

1. Controleer salarisgegevens: Controleer alle salarisgegevens, berekeningen en inhoudingen nogmaals om nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen.
2. Breng aanpassingen aan: Als je tijdens het controleproces fouten of afwijkingen vaststelt, breng dan de nodige aanpassingen aan in de salarisgegevens.
3. Stem rekeningen af: Zoals rekeningen voor salarisverplichtingen en kostenrekeningen, om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met de salarisgegevens.
4. Verwerk betalingen van loonbelasting: Bereken het totale bedrag aan loonbelasting dat gedurende de loonperiode op de salarissen van werknemers is ingehouden. 
5. Bereid betalingen van loonbelasting voor en dien deze in bij de bevoegde belastingautoriteiten. Zorg ervoor dat je alle deadlines voor belastingbetalingen haalt. 
6. Genereer salarisrapporten voor de loonperiode: Deze rapporten moeten de inkomsten, inhoudingen, belastingen en werkgeversbijdragen van individuele werknemers specificeren.
7. Verstuur salarischeques of verwerk directe stortingen: Bereid salarischeques voor werknemers die papieren cheques ontvangen of start directe stortingen op de bankrekeningen van werknemers.
8. Zorg ervoor dat alle betalingen juist en op tijd zijn.
9. Verstrek salarissamenvattingen: Verstuur salarissamenvattingen aan werknemers met daarin hun inkomsten, ingehouden belastingen, inhoudingen en nettoloon over de loonperiode. 
10. Werk salarisgegevens bij: Verwerk de gegevens van de meest recente loonperiode, waaronder gewerkte uren, salarisaanpassingen en andere wijzigingen. 
11. Dien formulieren voor loonbelasting in: Vul alle benodigde formulieren voor loonbelasting in en dien ze in, zoals Formulier 941 (federale kwartaalaangifte loonbelasting voor werkgevers), Formulier WH-347 voor gecertificeerde salarisadministratie en formulieren voor staats- of lokale belastingen.
12. Bewaar salarisgegevens veilig: Bewaar alle documenten met betrekking tot de salarisadministratie veilig, waaronder loonstroken, salarisrapporten, belastingformulieren en andere gegevens, zoals wettelijk vereist.
13. Voer een afstemming van de salarisadministratie uit: Stem de salarisadministratie en bedrijfskosten en -verplichtingen in je boekhoudsysteem af om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met de salarisgegevens.
14. Bereid de volgende loonperiode voor: Verzamel tijdregistraties van werknemers, werk wijzigingen in de status van werknemers bij en bekijk de komende salarisschema's.

Stap vijf: Wijs bijdragen toe en dien inhoudingen in

Na het afsluiten van de salarisadministratie is het tijd om werkgeversbijdragen toe te wijzen en inhoudingen voor loonbelasting in te dienen. 

Deze stap zorgt ervoor dat de juiste bedragen worden overgemaakt naar de betreffende rekeningen en belastingautoriteiten. 

Hieronder vind je een overzicht van de betrokken taken:

• Wijs werkgeversbijdragen toe zoals zorgverzekeringen, pensioenregelingen (bijv. 401(k)) of andere secundaire arbeidsvoorwaarden, en wijs de juiste bedragen toe aan de individuele rekening van elke werknemer.
• Stort loonbelastingen bij de belastingautoriteiten op basis van de berekende inhoudingen voor loonbelasting. Deze belastingen omvatten doorgaans federale inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting, Medicare-belasting, staatsinkomstenbelasting en eventuele toepasselijke lokale belastingen (bekijk voor hulp ons artikel over loonbelasting versus inkomstenbelasting).
• Maak inhoudingen en werknemersbijdragen over aan de relevante belastingautoriteiten of aanbieders van arbeidsvoorwaarden.  
• Verstrek overzichten aan werknemers met daarin hun totale inkomsten, ingehouden loonbelastingen en eventuele werkgeversbijdragen die namens hen zijn betaald (bijv. bijdragen aan een pensioenregeling).
• Bewaar gegevens van rapporten over loonbelasting, afdrachten en bijdragen aan werknemersvoorzieningen zoals wettelijk vereist.

Checklist voor de salarisadministratie aan het einde van het jaar

Bij het uitvoeren van de jaarsalarisadministratie gaat het om meer dan alleen het uitgeven van de laatste salarischeques — het gaat erom je salarisadministratie voor het boekjaar nauwkeurig, conform de regelgeving en op tijd af te ronden. Hieronder vind je een gedetailleerde checklist die je door het proces leidt:

1. Controleer belangrijke data en deadlines

• Markeer deadlines voor de laatste salarisruns, belastingaangiften en de verspreiding van formulieren (bijv. W-2's, 1099's).
• Bepaal wanneer je laatste salarisverwerking van het jaar zal plaatsvinden.
• Controleer de deadlines van de IRS en de staat voor W-2's, 1099's en het indienen van belastingen (doorgaans 31 januari voor W-2's/1099's).
  

2. Controleer de gegevens van werknemers en opdrachtnemers

• Bevestig dat alle namen van werknemers, burgerservicenummers en adressen up-to-date zijn.
• Zorg ervoor dat de gegevens van opdrachtnemers/leveranciers volledig zijn voor de verwerking van 1099-formulieren (TIN, adres, enz.).
• Markeer werknemers uit dienst en zorg ervoor dat hun laatste salaris is opgenomen.
• Controleer op bijzondere omstandigheden:
  • Onlangs aangenomen werknemers of werknemers die bij indiensttreding geen W-4 hebben ingevuld
  • Werknemers met ongeldige of teruggedraaide salarisbetalingen
  • Werknemers of voormalige werknemers met actieve salarisgeschillen

3. Controleer en stem de salarisgegevens van het lopende jaar (YTD) af

• Stem het brutoloon, nettoloon, de inhoudingen en de ingehouden belastingen af.
• Zorg ervoor dat handmatige betalingen en betalingen buiten de reguliere betalingscyclus zijn geregistreerd.
• Controleer op ontbrekende salarisbetalingen of dubbele vermeldingen.

4. Bevestig inhoudingen en arbeidsvoorwaarden

• Valideer de totalen aan het einde van het jaar voor:
  • Zorgverzekering
  • 401(k)-bijdragen
  • HSA/FSA-inhoudingen
  • Forenzen- of secundaire arbeidsvoorwaarden
• Controleer op toegerekend inkomen (bijv. een collectieve levensverzekering met een dekking van meer dan $50,000).
• Stem inhoudingen vóór belasting af op inhoudingen na belasting.

5. Verwerk de laatste salarisbetaling van het jaar

• Verwerk de laatste salarisbetalingen nauwkeurig, inclusief alle eindejaarsbonussen of aanpassingen.
• Zorg voor de juiste fiscale behandeling van bonussen (vast percentage of geaggregeerde methode).
• Houd eventueel uitgestelde loonbelastingen in.

6. Bereid eindejaarsformulieren voor en verspreid ze

• Genereer W-2-formulieren en verspreid deze uiterlijk op 31 januari onder werknemers.
• Stuur 1099-NEC-formulieren naar opdrachtnemers en dien ze in bij de IRS (eveneens uiterlijk op 31 januari).
• Dien formulier W-3 (samenvatting van W-2-formulieren) in bij de SSA.
• Verstrek ACA-formulieren (1095-C) indien vereist voor naleving van de werkgeversverplichting.

7. Dien de jaarlijkse belastingaangiften in

• Betaal de laatste federale en staatsbelastingen.
• Dien het kwartaalformulier 941 (Q4) en het jaarlijkse formulier 940 voor FUTA-belasting in.
• Controleer de lokale belastingverplichtingen nogmaals als je in meerdere rechtsgebieden actief bent.
  

8. Maak een back-up van salarisgegevens en archiveer deze

• Bewaar alle eindejaarsrapporten: salarissamenvatting, belastingaangiften, rapporten over inhoudingen, enz.
• Bewaar gegevens volgens de wettelijke vereisten (doorgaans 3–7 jaar).
• Beperk de toegang tot gevoelige documenten en zorg voor veilige opslag.
  

9. Communiceer met werknemers

• Informeer werknemers wanneer en hoe ze hun W-2-formulieren ontvangen (per post of digitaal).
• Wijs een contactpersoon aan voor vragen over salarisadministratie.

10. Plan voor het nieuwe jaar

• Werk de belastingtabellen en tarieven voor arbeidsvoorwaarden bij voor het nieuwe jaar.
• Controleer wijzigingen in het minimumloon en de lokale nalevingsvereisten.
• Draag PTO- en saldi van arbeidsvoorwaarden over of stel deze indien nodig opnieuw in.
• Dit is een goed moment om je salarisbeleid voor het nieuwe jaar te evalueren en vast te stellen; misschien wil je meer flexibiliteit bieden.

Zo zorg je voor een soepel proces voor de salarisadministratie

Wil je de salarisadministratie wat soepeler laten verlopen? Dat willen we allemaal. Lees verder.

Nauwkeurige administratie

Dit is essentieel, want als je administratie niet klopt, klopt je salarisadministratie ook niet.

Enkele beste werkwijzen voor salarisadministratie voor een nauwkeurige administratie zijn:

• Werknemersdossiers bijhouden: Maak voor elke werknemer een individueel dossier met de essentiële informatie voor de salarisadministratie. 
• Gegevens tijdig invoeren: Controleer of je administratie voor elke loonperiode de meest actuele informatie bevat. 
• Regelmatige controles uitvoeren: Controles helpen je om eventuele afwijkingen of fouten te identificeren en te corrigeren en de integriteit van de gegevens te behouden. 
• Salarisgegevens beveiligen: Implementeer processen voor gevoelige informatie, zoals wachtwoordbeveiliging, veilige opslag en toegangscontroles. 
• Wijzigingen documenteren: Zorg ervoor dat je wijzigingen doorvoert zodra ze plaatsvinden, zoals salarisaanpassingen, wijzigingen in secundaire arbeidsvoorwaarden of aanpassingen van de arbeidsstatus.  

Opleiding

Overweeg een gespecialiseerde opleiding in salarisadministratie om je vaardigheden bij te werken. Enkele aanbieders zijn:

• Gecertificeerde salarisprofessional - behandelt alle aspecten van salarisadministratie, waaronder naleving, administratie, rapportage, belastingheffing en naleving. 
• Basis certificering salarisadministratie - ontworpen voor beginnende salarisprofessionals.

Er zijn ook volop online aanbieders van opleidingen in salarisadministratie die zelf te volgen certificeringen voor salarisadministratie aanbieden.

Software gebruiken

Als je de salarisadministratie zelf uitvoert, kan de juiste salarisadministratiesoftware voor kleine bedrijven de nauwkeurigheid en efficiëntie verbeteren.

Wanneer je de juiste salarisadministratiesoftware kiest, kun je werknemers op tijd en de juiste bedragen betalen zonder afhankelijk te zijn van een uitgebreide checklist voor de salarisadministratie.

Wat doet salarisadministratiesoftware? Salarisadministratiesoftware is ontworpen om de salarisadministratie zonder gedoe uit te voeren, waardoor eventuele kosten van salarisoplossingen eenvoudig te rechtvaardigen zijn. 

Afhankelijk van de aanbieder van de salarisadministratie kunnen zij een breed scala aan functies bieden om de verwerking van de salarisadministratie voor bedrijven van elke omvang te vereenvoudigen en de mogelijkheid bieden om flexibele salarisbetaling te introduceren, zoals betaling op aanvraag.

Gespecialiseerde software automatiseert in feite alles wat ik hierboven heb genoemd. Sommige gecombineerde HR- en salarisadministratiesystemen kunnen ook worden geïntegreerd met hulpmiddelen voor tijd- en aanwezigheidsregistratie. Bovendien werken ze goed samen met boekhoudprogramma's, zodat het overzetten van salarisgegevens een fluitje van een cent wordt. 

Voor teams die via het web toegang tot het proces willen hebben, kan online salarisadministratiesoftware het mogelijk maken om de salarisadministratie te beheren vanaf elke locatie waar ze werken.

En als je helemaal nieuw bent in de verwerking van de salarisadministratie, bieden sommige softwareaanbieders zelfs gespecialiseerde salarisoplossingen voor start-ups.

Uitbesteden

Meestal houdt HR toezicht op de salarisadministratie of doet een speciale boekhoud- of salarisadministratieafdeling dat. Sommige bedrijven willen die last echter niet dragen.

Een andere optie is om de salarisadministratie uit te besteden aan een dienstverlener voor salarisadministratie. Veel bedrijfseigenaren doen precies dat. En ze zijn er dol op.

Externe dienstverleners voor salarisadministratie zijn experts in hun vakgebied. Wat doet een dienstverlener voor salarisadministratie? Het is hun taak om op de hoogte te blijven van de nieuwste belastingwetten en voorschriften. Zo krijg je nauwkeurige en conforme rapporten over de verwerking van de salarisadministratie, met een veel kleiner risico op fouten.

Het uitbesteden van de salarisadministratie kan je zeker kostbare tijd besparen, zodat je je kunt richten op de kernactiviteiten van je bedrijf. En naarmate je bedrijf groeit, wordt de salarisadministratie onvermijdelijk complexer. 

Door deze taak uit handen te geven, kun je eenvoudig opschalen en wijzigingen in het aantal werknemers en aanvullende behoeften op het gebied van salarisadministratie opvangen zonder verstoring.

Bekijk ook ons artikel over de voor- en nadelen van het uitbesteden van de salarisadministratie.

Ga aan de slag met de salarisadministratie 

Of je nu ondernemer of HR-professional bent, je beschikt nu over de kennis om vol vertrouwen de salarisadministratie uit te voeren. 

Wat is de volgende stap? Je zou een ander bedrijf een plezier kunnen doen en de checklist delen op je sociale media. Delen is tenslotte geven!

Voor de nieuwste content van People Managing People kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om vooruitgang te boeken in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.