Voordelen van het aannemen van werknemers op afstand

Voordat we ingaan op de praktische richtlijnen voor het aannemen van werknemers op afstand, eerst enkele woorden over waarom je dit proces überhaupt zou kunnen overwegen.

• Toegang tot een bredere talentpool: Een wervingsproces voor werken op afstand geeft je toegang tot een wereldwijde talentpool, die niet wordt beperkt door geografische grenzen. Dit betekent een grotere kans om de perfecte kandidaat voor specifieke functies te vinden, met uiteenlopende vaardigheden en ervaringen.
• Besparingen: Je kunt besparen op kosten die samenhangen met het onderhouden van een fysiek kantoor, waaronder huur, nutsvoorzieningen en kantoorbenodigdheden. Daarnaast accepteren werknemers op afstand mogelijk een lager salaris in ruil voor de flexibiliteit en besparingen op woon-werkverkeer.
• Divers personeelsbestand: Werving op afstand bevordert een diverser personeelsbestand, omdat werkgevers niet beperkt zijn tot het aannemen van kandidaten uit een specifieke regio. Deze diversiteit kan verschillende perspectieven en ideeën met zich meebrengen en innovatie en creativiteit stimuleren.
• Verbeterd welzijn van werknemers: Werken op afstand kan leiden tot een betere mentale gezondheid en een beter algemeen welzijn van werknemers, omdat zij meer controle hebben over hun werkomgeving en een betere balans tussen werk en privéleven kunnen behouden.
• Bedrijfscontinuïteit: Een team op afstand kan de klok rond beschikbaar zijn en je bedrijf veerkrachtiger maken in tijden van crisis.

Ik herinner me dat ik ooit op zoek moest naar een iOS-ontwikkelaar in Grimsby, VK, omdat ons kantoor daar gevestigd was. Ik kan je vertellen dat niemand daar veel plezier aan beleefde. Wij niet, het team niet en de kandidaten niet.

Na maanden vruchteloos zoeken besloten we iemand op afstand aan te nemen en binnen een maand was de vacature vervuld.

Author's Tip

Werving op afstand biedt ook de mogelijkheid om de aandacht opnieuw te richten op je bedrijfswaarden en op wat mensen samenbrengt—ongeacht hun locatie. Wanneer ik zie dat organisaties in paniek raken omdat ze denken dat ze hun “bedrijfscultuur” zullen verliezen zodra ze een kantoorlocatie verliezen, zeg ik: “Het spijt me dat jullie geen bedrijfscultuur hadden, maar een kantoorcultuur”.

Hoe neem je werknemers op afstand aan?

Dus laten we erin duiken. Werknemers op afstand aannemen betekent dat je je huidige wervingsproces aanpast om rekening te houden met zaken zoals taalverschillen en waar je naar kandidaten zult zoeken. 

Hier moet je op letten:

Vacatureteksten aanpassen

Een van de eerste stappen is het controleren van je vacatureteksten om er zeker van te zijn dat ze voor verschillende doelgroepen gemakkelijk te begrijpen zijn. Dit betekent dat ze in toegankelijke taal zijn geschreven, zonder spreektaal of idiomatische uitdrukkingen. 

Probeer bijvoorbeeld clichés als “aanpakker” te vermijden en maak iets als “een goed gevoel voor humor” geen vereiste.

Mensen kunnen uitstekend Engels spreken zonder noodzakelijkerwijs spreektaal of idiomatische uitdrukkingen te begrijpen, en niemand zou je vacaturetekst met een woordenboek erbij moeten lezen. 

Zorg ervoor dat eventuele beperkingen, zoals salaris, tijdzone of ploegendiensten, duidelijk zichtbaar in de vacaturetekst staan.

Daarnaast vermeld ik altijd graag naar welke mentaliteit we op zoek zijn, bijvoorbeeld iemand die ondernemend en proactief is.

Werken op afstand brengt meestal minder microbeheer met zich mee, maar dat betekent dat er veel werk zelfstandig moet worden uitgevoerd.

Potentiële kandidaten moeten daarop voorbereid zijn en dit tijdens een sollicitatiegesprek kunnen aantonen door voorbeelden te geven van situaties waarin ze proactief problemen signaleerden en oplosten, of waarin ze effectief communiceerden met meerdere belanghebbenden om op afstand een complex project op te leveren.

Lees voor meer informatie over het schrijven van vacatureteksten mijn artikel over het schrijven van een vacaturetekst.

Vacatures op verschillende plaatsen publiceren

Hoewel sommige reguliere vacaturesites proberen meer functies op afstand mogelijk te maken, kun je ook eens kijken naar vacaturesites die specifiek gericht zijn op werken op afstand.

De meeste zijn betaald, maar er zijn ook enkele gratis opties. Mijn suggesties zijn: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Een goed volgsysteem voor sollicitanten helpt je om je kandidatenpool op te bouwen en kandidaten gedurende het proces te beheren.

Het is ook belangrijk om een sterke wervingspagina te ontwikkelen om openstaande functies onder de aandacht te brengen van potentiële sollicitanten die je bedrijf rechtstreeks kunnen volgen.

Software voor carrièrepagina's kan het beheer van dit proces een stuk eenvoudiger maken en er tegelijkertijd voor zorgen dat je vacatureteksten consistent zijn met je werkgeversmerk.

Iets meer voorbereiding op sollicitatiegesprekken

Sollicitatiegesprekken op afstand kunnen wat meer voorbereiding vereisen van jou en van iedereen in je team die de gesprekken zal voeren.

Je moet ervoor zorgen dat je zowel qua apparatuur als qua instelling goed voorbereid bent:

Zorg ervoor dat je een goede opstelling hebt voor sollicitatiegesprekken op afstand. Je hebt geen 4K-camera en apparatuur op het niveau van een streamer of YouTuber nodig, maar zorg ervoor dat je goed zichtbaar bent in beeld en dat er weinig afleiding is wanneer je gesprekken voert. 

Idealiter zit je aan een bureau — vermijd gesprekken in een auto of onderweg, want je wordt afgeleid en het getuigt van weinig respect voor de tijd van de ander. 

Streef er altijd naar om je video aan te zetten, zodat je meer contact kunt maken met de ander en vraag de ander waar mogelijk om tijdens het proces ten minste één keer de video aan te zetten. 

Je zult veel uit een videogesprek moeten afleiden — wat lastiger kan zijn — en dat betekent dat je waarschijnlijk meer tijd met elke kandidaat moet doorbrengen. 

En net zoals jij misschien meer tijd nodig hebt om een goed beeld te krijgen, heeft de kandidaat mogelijk ook meer tijd nodig om jou en je bedrijf beter te begrijpen. 

Richt je erop tijd met elke kandidaat door te brengen om hen inzicht te geven in je cultuur en de doelen van het team of bedrijf.

Misschien komen ze uit een andere cultuur. Zorg er daarom voor dat ze de verwachtingen en normen begrijpen en zich daarin kunnen vinden.

Als je bijvoorbeeld in een zeer samenwerkend team werkt, maar de kandidaat misschien als opdrachtnemer gewend is om een project toegewezen te krijgen dat hij of zij zonder veel communicatie moet opleveren, leg dan duidelijk uit wat het verschil is en controleer of de kandidaat hiermee akkoord gaat.

Als je daarnaast mensen op afstand vanuit een kantoor werft, wees dan voorbereid op vragen over hoe je bedrijf de balans tussen werknemers op kantoor en op afstand bewaakt wat betreft kansen en zichtbaarheid. 

Een opmerking over gesprekken met mensen uit verschillende culturen. Als je je kandidatenpijplijn openstelt voor de hele wereld, kun je maar beter voorbereid zijn op allerlei communicatiestijlen. 

Ik raad The Culture Map van Erin Meyer aan als een goede introductie tot interculturele communicatie.

Bekijk voor meer advies over betere sollicitatiegesprekken in het algemeen mijn artikel de sleutel tot gerichte, boeiende sollicitatiegesprekken, waarin ik gestructureerde, gestandaardiseerde gesprekken bespreek (die nog belangrijker zijn bij werving op afstand).

Als je bovendien hulp nodig hebt bij het vinden van software om sollicitatiegesprekken op afstand mogelijk te maken, bekijk dan het artikel van People Managing People over de beste software voor videogesprekken die momenteel op de markt is.

Meer geduld bij het doen van een aanbod 

Zoals altijd moet je ervoor zorgen dat je goed geïnformeerd en goed uitgerust bent om een aanbod te doen voordat je ook maar in de buurt van deze fase komt.

Een aanbod kan wat meer heen-en-weercommunicatie met kandidaten op afstand vereisen en misschien ook wat meer begeleiding om mensen door je proces te leiden, omdat dit de eerste keer kan zijn dat een kandidaat contact heeft met een bedrijf uit jouw land. 

Rust jezelf uit met geduld. 

Lees voor meer informatie over het doen van een aanbod mijn artikel over hoe je een baanaanbod doet.

Beste werkwijzen voor het aannemen van werknemers op afstand

Het aannemen van werknemers op afstand vereist andere processen en werkwijzen. Hier zijn enkele beste werkwijzen die je kunt volgen terwijl je je personeelsbestand op afstand uitbreidt.

Onderzoek de lokale arbeidswetgeving

Wanneer je werknemers op afstand aanneemt, is het belangrijk om je eerst vertrouwd te maken met de arbeidswetgeving van de staten of landen waar potentiële werknemers op afstand wonen. 

Dit omvat inzicht in regelgeving met betrekking tot werktijden, minimumloon, arbeidsvoorwaarden en procedures voor beëindiging van het dienstverband.

Creëer een wereldwijde beloningsstrategie

Uiteindelijk is beloning voor de meesten van ons de belangrijkste reden om te werken, dus het is de moeite waard om na te denken over hoe je dit wilt aanpakken bij werving op afstand.

Zoals Liam Reese adviseert in zijn uitstekende artikel over wereldwijde beloning: “De meeste organisaties kiezen ervoor om het basissalaris te lokaliseren. Daarom moet je tijd nemen om de lokale marktconforme tarieven te onderzoeken en deze vervolgens aan te passen op basis van je strategie per functie (onder, op of boven de markt).

Natuurlijk moet je ook rekening houden met lokale regelgeving, waaronder wetten inzake minimumloon, regels voor overwerk, fiscale gevolgen en verplichte arbeidsvoorwaarden.

Als je niet over de middelen beschikt om dit soort analyses voor elke functie in elk land uit te voeren, kun je de beloning altijd aanpassen op basis van de kosten van levensonderhoud. Dit kan ook relevant zijn voor landen waarin je niet veel functies hebt.”

Laat je cultuur voor werken op afstand al vroeg zien

Wanneer je op afstand werft, krijgen kandidaten niet de kans om door je kantoor te lopen, te zien hoe teams samenwerken of je cultuur op te pikken via informele interacties. 

Dat betekent dat het aan jou is om actief te laten zien hoe het is om met je team te werken.

Dit betekent dat je hen voorstelt aan toekomstige teamgenoten, niet alleen aan wervingsmanagers, en hen laat horen hoe mensen communiceren en samenwerken. 

Je kunt ook zaken delen zoals je Slack-gedragsregels, een fragment uit je personeelshandboek of zelfs een korte Loom-video waarin je de teamrituelen laat zien.

Je kunt kandidaten ook laten proeven van je waarden in de praktijk. Als je zegt dat je organisatie vooroploopt met asynchrone samenwerking of sterk inzet op autonomie, laat dan zien hoe dat er in de praktijk uitziet—vertel bijvoorbeeld hoe je dagelijkse korte teamoverleggen organiseert of beslissingen neemt zonder eindeloze vergaderingen.

Het is ook goed om eerlijk te zijn over uitdagingen (“We zijn nog aan het uitzoeken wat ons ideale vergaderritme is”). Die eerlijkheid wekt vertrouwen en helpt kandidaten het gevoel te krijgen dat ze een weloverwogen keuze maken, in plaats van zich alleen te laten overtuigen door een gelikt verhaal.

Overweeg hulp van experts

Het navigeren door de vele onbekende arbeidswetten en salarisadministratieprocessen in een nieuw rechtsgebied kan voor sommige organisaties te veel zijn.

Daarom kiezen veel organisaties ervoor om gebruik te maken van een dienst voor formeel werkgeverschap. Hierdoor kun je snel fulltimewerknemers aannemen zonder een buitenlandse entiteit te hoeven oprichten of de salarisadministratie zelf te regelen.

Je kunt ook contractanten inhuren of misschien een buitenlandse entiteit oprichten en samenwerken met een lokale PEO of een hr-adviesbureau om ervoor te zorgen dat je alles goed regelt.

Aandachtspunten bij het aannemen van werknemers op afstand

Het klinkt geweldig om de talentenpool waartoe je toegang hebt uit te breiden, maar dit kan ook enkele complicaties met zich meebrengen.

De salarisadministratie beheren

Salarisadministratie kan complex zijn, vooral voor kleine bedrijven. Het verwerken van salarissen in verschillende rechtsgebieden brengt extra complexiteit en risico’s met zich mee als dit niet correct wordt afgehandeld.

De beloning berekenen

Bij het bepalen van een eerlijke beloning voor werknemers op afstand moet je rekening houden met lokale salarisniveaus, de kosten van levensonderhoud en de verwachte arbeidsvoorwaarden.

Risico op een vaste inrichting

Een bedrijfsaanwezigheid in een ander land kan ertoe leiden dat je onderworpen wordt aan vennootschapsbelasting en aanvullende nalevingsnormen.

Een vaste inrichting verwijst naar de minimumdrempel die, zodra deze wordt overschreden, ertoe leidt dat een bedrijf in een ander land wordt belast en aan de regelgeving van dat land wordt onderworpen.

Werknemers verkeerd classificeren als contractanten

Een verkeerde classificatie van werknemers kan leiden tot boetes, sancties en juridische geschillen. Daarom is het belangrijk om functies duidelijk te definiëren en te overwegen contractanten om te zetten in werknemers om aan de regelgeving te blijven voldoen (om je door dit complexe deelonderwerp te leiden, raad ik aan om hierna onze uitleg over een verkeerde classificatie van werknemers en hoe je dit voorkomt te lezen.)

IE- en uitvindingsrechten

Internationale aanwervingen kunnen de bescherming van intellectueel eigendom (IP) bemoeilijken door verschillen in IE-wetgeving en werkomgevingen op afstand.

Belastingheffing voor werknemers op afstand

Bepalen waar werknemers op afstand belasting betalen, is cruciaal. Begrijpen hoe je hiermee omgaat, kan lastig zijn en het kan nodig zijn om een dienstverlener te raadplegen die je kan helpen inzicht te krijgen in nalevingsproblemen en buitenlandse belastingpraktijken.

Werknemers op afstand voorbereiden op succes

Ik beheer al enkele jaren teams op afstand, dus tot slot dacht ik een paar lessen te delen om je te helpen je werknemers op afstand voor te bereiden op succes.

Grondige onboarding 

Iemand op afstand onboarden is moeilijker dan iemand op kantoor verwelkomen, omdat het vaak neerkomt op vergadering na vergadering en wachttijd tussen vergaderingen waarin die persoon alleen maar uit het hoofd hoeft te lezen of op de volgende actie moet wachten.

Een paar dingen waarop ik me richt om het onboardingproces op afstand zo soepel mogelijk te laten verlopen: 

• Zorg ervoor dat je alle informatie en apparatuur van tevoren kunt versturen.
• Begin hen al vóór dag 1 uit te nodigen voor stand-ups en gesprekken, zodat ze namen al herkennen en weten tot wie ze zich mogelijk kunnen wenden zodra ze beginnen. 
• Als er rond de startdatum een bedrijfsuitje gepland staat, vraag dan of je nieuwe medewerker mee kan gaan (maar zorg ervoor dat je rekening houdt met de tijd van de nieuwe medewerker; die kan mogelijk niet aan alle vergaderingen of uitstapjes deelnemen omdat diegene het vorige dienstverband misschien nog moet afronden).

Bekijk voor meer informatie 11 tips voor het onboarden van werknemers op afstand.

Feedback aanpassen

Wanneer je een team op afstand aanstuurt, zul je vaak vertrouwen op de vindingrijkheid en ondernemingsgeest van je teamleden. 

Zoals hierboven vermeld, voeg ik dit graag toe aan mijn functieomschrijvingen. Maar je moet ervoor zorgen dat je iedereen nog steeds tijdig feedback en begeleiding biedt 

Je hebt misschien niet de kans gehad om zo'n hechte relatie met je teamleden op te bouwen omdat ze op afstand werken

Daarom is het van vitaal belang dat je zoveel mogelijk inzicht probeert te krijgen in de situatie en de manier van denken van de persoon voordat je feedback geeft. 

Stel vragen zoals: “Waar staan we hiermee? Welke belemmeringen verwachten we, of welke belemmeringen zijn er? Wat heb je van mij nodig om je te ondersteunen bij het opleveren hiervan?”. 

Ik bespreek ook graag de doelen die ik voor het komende kwartaal met mijn team heb gesteld, om te controleren wat er met elk van hen afzonderlijk gebeurt en vervolgens met hen allemaal als groep. De belangrijkste doelen controleer en stel ik eenmaal per kwartaal vast, waarna we elke maand de voortgang blijven bespreken. 

Ik bespreek individuele doelen ook regelmatig tijdens onze 1-op-1-gesprekken, elke twee weken, en gebruik deze tijd ook om te controleren hoe het met de persoon gaat.

Je ziet mensen niet in het echt, dus je weet niet of hun kind ziek is of dat ze problemen hebben die tijdelijk van invloed kunnen zijn op hun werk. Trek dus geen overhaaste conclusies. 

Je kunt vergaderingen beginnen met rood/geel/groen of een score van #/10, om te peilen hoe je team zich voelt. Zorg ervoor dat je contact opneemt met mensen die signalen afgeven (lage cijfers of geel/rood)

Context is van vitaal belang, maar gaat gemakkelijker verloren in een omgeving op afstand. Zorg er dus voor dat je tijd besteedt aan het beter begrijpen van je team en niet alleen oppervlakkige check-ins doet.

Teambuilding 

Om een goede band op te bouwen, besteed ik graag tijd aan informele interacties die niet over werk gaan. Dat kan een borrel of theemoment met het team zijn.

Het kan ook een spelsessie tijdens de lunch zijn of het aanmaken van een Discord-server waar mensen een ruimte met alleen audio kunnen binnenlopen (om videomoeheid tegen te gaan) en zo weinig of zo veel met elkaar kunnen communiceren als ze willen terwijl ze aan het werk zijn. 

Mensen kunnen ook meerdere schermen tegelijk delen om samenwerking gemakkelijker te maken.

Op dit moment, terwijl ik dit schrijf, zit ik na het werk op een Discord-server met mijn vrienden, die een aantal spellen spelen, en ik voel me helemaal niet moe na een volledige dag videobellen. 

Werven op afstand kan je helpen je doelstellingen te behalen

Op afstand werven is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je de beste persoon voor je functie vindt, in plaats van de beste persoon binnen een bepaalde straal.

Ja, het kan veel inspanning vergen om dit goed te doen, maar de voordelen zijn groot, omdat je zo een enorme diversiteit aan inzichten kunt krijgen.

In mijn bedrijf waarderen we het echt om de verschillende perspectieven van mensen te horen, omdat we een wereldwijd product willen creëren.

Thuiswerken is geen rage en is niet langer alleen voor de enkele ‘digitale nomaden’; het is een verschuiving in het werkparadigma.

Voor verdere hulp bij het vinden van het talent dat je nodig hebt, kun je misschien deze tips voor het vinden van kandidaten, specifiek deze tips voor het aannemen van internationale werknemers, of advies voor het opbouwen van een sterk werkgeversmerk om kandidaten aan te trekken bekijken.

Veelgestelde vragen over het aannemen van werknemers op afstand

Welke functies komen vaak voor bij werknemers op afstand?

Veelvoorkomende functies op afstand zijn onder meer:

• Softwareontwikkelaars
• Marketeers
• Medewerkers van de klantenservice
• Ontwerpers
• Contentmakers
• Projectmanagers.
  

Functies die afhankelijk zijn van digitale hulpmiddelen en zelfstandig werken, passen zich over het algemeen goed aan een werkomgeving op afstand aan.

Wat is de beste manier om werknemers op afstand te betalen?

Als je dit zelf regelt, kun je wereldwijde salarisadministratieplatforms zoals Deel, Remote.com of Papaya Global gebruiken om naleving van regelgeving, belastingen en valutaconversies te beheren.

Je kunt ook werknemers aannemen via een formele werkgeversdienst (EOR) als je geen lokale entiteit hebt in het land van de werknemer.

Is het goedkoper om werknemers op afstand te hebben?

Vaak wel—bedrijven besparen op kantoorruimte, nutsvoorzieningen, verhuiskosten en in sommige gevallen op salarissen, afhankelijk van de geografische kosten van levensonderhoud.

Er moet echter ook rekening worden gehouden met kosten zoals vergoedingen voor technologie voor werken op afstand, wereldwijde salarisadministratiediensten en lokale nalevingskosten.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer advies over het aannemen van werknemers op afstand en andere onderwerpen op het gebied van talentmanagement kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste artikelen om je te helpen groeien in je carrière en een grotere impact te maken binnen je organisatie.