Wat is werknemersmonitoring?

Wat is werknemersmonitoring?

Werknemersmonitoring kan elk proces zijn dat verband houdt met het verzamelen van informatie over de activiteiten van werknemers.

Activiteiten kunnen alles omvatten wat de werknemer uitvoert. Bijvoorbeeld:

• Internetverkeer (bezochte websites, activiteit op sociale netwerken)
• Geolokalisatie (GPS-positiegegevens)
• Gezondheidsgegevens (medische onderzoeken, apparaten voor het bijhouden van fitnessactiviteiten)
• Gebruik van apps (welke apps de werknemer gebruikt en hoelang)

Welke soorten werknemersmonitoring zijn er?

Hoewel technologie de doos van Pandora heeft geopend voor een enorm scala aan opties en prijsmodellen, hebben alle methoden drie fundamentele elementen:

1 - Monitoren (meestal met realtime monitoring en integraties met software van derden)

2 - Rapporteren (waaronder push- en e-mailmeldingen of aangepaste rapporten)

3 - Onderbreking van de vorige twee stappen voorkomen.

Internetmonitoring (websites, e-mailmonitoring en sociale media)

Het internet is momenteel de belangrijkste focus van werknemersmonitoring. Rapporten kunnen alles omvatten, van browsergeschiedenis tot urenstaten die laten zien hoeveel tijd aan sociale media wordt besteed.

E-mails worden langzaam een ouderwets communicatiemiddel vanwege de lage productiviteit en efficiëntie van e-mails in vergelijking met recentere communicatiemiddelen. 

Ze worden echter nog steeds gebruikt en veel organisaties vertrouwen op software voor e-mailmonitoring om ze te monitoren. Gegevens die uit e-mails van werknemers worden verzameld, omvatten doorgaans de inhoud, het onderwerp en de ontvangers van de berichten.

Toezicht op het besturingssysteem

De meeste software voor werknemersmonitoring legt computeractiviteiten van de computer van de werknemer vast, waaronder welke programma's de gebruiker uitvoert en hoelang. Inactieve computertijd wordt vaak ook geregistreerd.

Sommige volgsoftware kan ook een time-lapsevideo maken met behulp van beelden die met een webcam zijn gemaakt of automatisch schermafbeeldingen maken.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Computerbewaking met toetsaanslagloggers

Keylogging, oftewel het registreren van toetsaanslagen, is een methode die alles registreert wat een gebruiker typt en ook schermafbeeldingen van het scherm kan maken.

Deze methode brengt aanzienlijke risico's met zich mee op het gebied van de privacy van werknemers en datalekken. Omdat vrijwel alle monitoringsoftware tegenwoordig online wordt gehost, wordt met deze methode alles, van creditcardnummers tot bedrijfsgeheimen, vastgelegd en via een netwerk verzonden.

Organisaties die monitoringgegevens binnen hun eigen infrastructuur moeten houden, kunnen in plaats daarvan software voor werknemersmonitoring op locatie gebruiken.

Telefoon- en chatmonitoring

Met sommige monitoringsoftware kunnen telefoongesprekken worden opgenomen en chatberichten tijdens werktijden worden gemonitord, zodat de gegevens later kunnen worden opgehaald voor analyse.

Locatietracking

Bedrijven kunnen GPS-tracking gebruiken om auto's te volgen en laptops en mobiele apparaten tijdens de werkdag van de werknemer te lokaliseren.

Videobewaking

Veel bedrijven integreren videobeelden van camera's om de aanwezigheid en handelingen van werknemers tijdens hun werktijd te monitoren.

Voordelen van werknemersmonitoring in een omgeving met veel vertrouwen

Er zijn verschillende belangrijke voordelen van software voor werknemersmonitoring:

• Je kunt de verzamelde gegevens gebruiken om werknemers te helpen die moeite hebben om hun werk uit te voeren en te bepalen aan welk type training elk team behoefte heeft.
• Het is ook een uitstekende gelegenheid om feedback te geven en te bespreken hoe elke werknemer zijn vaardigheden kan versterken en zijn loopbaan kan plannen om daar optimaal gebruik van te maken.
• Je kunt de rapporten ook gebruiken om realistischere doelen en verwachtingen voor teams op te stellen, zodat ze zich kunnen verbeteren door stap voor stap mijlpalen te bereiken.
• Door open gesprekken over de gegevens te voeren, laat je zien dat je betrokken bent en vergroot je de betrokkenheid en het werkgeluk van het team.

Aandachtspunten bij het implementeren van werknemersmonitoring

De onderstaande risico's van werknemersmonitoring moeten worden beperkt met behulp van een zorgvuldig opgesteld monitoringsbeleid.

Privacy

Een systeem voor werknemersmonitoring brengt verschillende privacykwesties met zich mee. 

Er bestaat een groot risico dat bedrijfs- of persoonsgegevens worden blootgelegd door een cyberbeveiligingsincident of malware, zoals een trojan of computervirus.

Helaas kan geen enkele oplossing garanderen dat de verzamelde gegevens 100% veilig zijn.

Werknemersbetrokkenheid

Als je je werknemers niet vertrouwt, waarom zouden zij jou dan wel vertrouwen?

En waarom zouden ze om hun werk geven als ze het bedrijf waarvoor ze werken niet vertrouwen?

Daarom is het cruciaal om na te denken over hoe je het onderwerp met werknemers bespreekt, om te voorkomen dat het moreel van werknemers wordt aangetast.

Toename van stress

Sommige mensen hebben, wanneer ze macht krijgen, van nature de neiging om hun invloed en controle over anderen uit te oefenen.

Wanneer ze hulpmiddelen voor werknemersmonitoring en andere HR-toepassingen tot hun beschikking hebben, is het voor hen veel gemakkelijker om werknemers te intimideren.

Bovendien stijgt het stressniveau van mensen wanneer ze weten dat het bedrijf waarvoor ze werken hen bespioneert, waardoor ze een groter risico lopen op een burn-out.

Juridische kwesties 

Volgens de Society for Human Resource Management (SHRM), die betere werkplekken wil creëren, moet je juridisch advies inwinnen voordat je een programma voor werkplekmonitoring opzet. 

In de VS moet je bijvoorbeeld voldoen aan federale en nationale wetgeving, en elke situatie is anders.

Je moet je ook houden aan de Wet op de privacy van elektronische communicatie (ECPA) om telefoongesprekken te monitoren.

In de EU bestaat het recht op privacy op het werk. Werkgevers moeten de toestemming van werknemers vragen om persoonsgegevens te verzamelen en moeten aangeven hoe en waarom ze deze verzamelen.

Je moet ook voldoen aan specifieke privacywetgeving. De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) stelt strenge eisen aan het opslaan en overdragen van gevoelige informatie.

Hier zijn enkele zaken om over na te denken:

• Welke methoden mag ik gebruiken voor activiteitenmonitoring?
• Wanneer is het toegestaan om te monitoren en op welke locatie?
• Moet ik toestemming van werknemers krijgen of hen alleen informeren?

Hoe je als leidinggevende werknemersmonitoring met teamleden bespreekt

Het is belangrijk om de tijd te nemen om na te denken over de werkelijke redenen die je tot deze manier van denken brengen aan de hand van de volgende vragen.

• Welke excuses gebruik ik om het micromanagen van deze werknemer te rechtvaardigen? Denk ik bijvoorbeeld dat ik de enige ben die deze taak kan opleveren?

• Waarom kan ik het grotere geheel niet zien? Als leidinggevende is het cruciaal om de details aan het team over te laten en je op het grotere geheel te richten. 

• Hoe kan ik deze werknemer helpen vooruitgang te boeken? Wanneer heeft diegene hier voor het laatst verslag over uitgebracht? Zijn er gebeurtenissen uit het verleden waardoor je aan diens vaardigheden bent gaan twijfelen of die ervoor zorgen dat je diegene niet vertrouwt?

• Hoe kan ik software voor activiteitenregistratie positief inzetten? Vind je aanwezigheid belangrijker dan prestaties? Hoe zou je je als werknemer voelen als je bedrijf besloot je handelingen te monitoren? Welke methoden zou ik overwegen te gebruiken en welke niet?

Effectieve platforms voor HR-casemanagement zorgen ervoor dat zorgen van werknemers over monitoringpraktijken eerlijk en transparant worden aangepakt.

De perfecte bedrijfsmentaliteit voor werknemersmonitoring

Als je uitstekende resultaten wilt zien bij het gebruik van werknemersmonitoring, investeer je middelen dan in het opbouwen van een bedrijfscultuur met veel vertrouwen, waarin werknemers zich:

• Gerespecteerd voelen als professionals
• Leiders hebben in plaats van bazen
• Ervaren dat de bedrijfscultuur fundamenteel eerlijk is
• Er goed doordachte monitoringbeleidsregels zijn.

Hoe je een omgeving met veel vertrouwen opbouwt

Al meer dan 30 jaar onderzoekt Great Place to Work de relatie tussen een cultuur met veel vertrouwen en het algehele succes van een bedrijf. 

In 2016 publiceerden ze "De bedrijfsmatige onderbouwing voor een cultuur met veel vertrouwen", met daarin een belangrijke bevinding:

Bedrijven met een op vertrouwen gebaseerde cultuur presteren beter op de aandelenmarkt, hebben een veel lager personeelsverloop en zijn creatiever, terwijl hun werknemers meer betrokken en productiever zijn. Ze laten ook hogere niveaus van klanttevredenheid zien.

Bovendien is volgens GPW geen enkel bedrijf zonder een cultuur met veel vertrouwen ooit opgenomen in de lijst "De 100 beste bedrijven om voor te werken volgens Fortune".

In 2020 stelde een onderzoek van de London School of Economics (LSE) vast dat "leiders en managers steeds meer zullen moeten leren dat vertrouwen centraal staat bij de prestaties, betrokkenheid, inzet en het behoud van productieve werknemers".

Doist, een softwarebedrijf voor productiviteit dat de toekomst van werk opnieuw vormgeeft, heeft een interessante aanpak om deze uitdaging aan te pakken.

Ze beginnen met het aannemen van de juiste mensen door te zoeken naar gemakkelijk herkenbare eigenschappen die erop wijzen dat iemand waarschijnlijk betrouwbaar is.

Je zult geen vacatures zien met onrealistische vereisten, zoals multitasken en 24/7 beschikbaarheid. 

Het selectieproces is zo transparant mogelijk, met regelmatige feedback van zowel de kandidaat als het bedrijf.

Nadat ze hebben besloten de kandidaat aan te nemen, bouwen ze vanaf dag één vertrouwen op met een speciaal inwerkproces dat het volgende omvat:

• Iemand uit het team uitnodigen om mentor van de nieuwe medewerker te worden. Ze zorgen er ook voor dat die persoon in de eerste maand tijd in de agenda vrijmaakt om eventuele vragen te beantwoorden.

• Regelmatig communiceren en altijd eerlijk zijn bij het geven van feedback.

• Nieuwe werknemers vanaf dag één echte kansen geven om bij te dragen aan het bedrijf.

• Duidelijke verwachtingen stellen over het resultaat van hun werk en eventuele prestatie-indicatoren die je zult gebruiken om hun werk te beoordelen.

• Informele momenten creëren waarop nieuwe medewerkers met collega's kunnen omgaan, zodat ze elkaar beter leren kennen.

Na enkele weken blijven ze hun vertrouwen bevestigen door nieuwe teamleden de autonomie te geven om hun werk uit te voeren.

Een les die we hieruit kunnen trekken, is dat leiders moeten leren hoe ze taken aan anderen kunnen toewijzen om vertrouwen op te bouwen; ze moeten hun neiging tot micromanagement inruilen voor leiderschapsvaardigheden. 

Geen gemakkelijke taak, maar het levert wel een verrassend resultaat op:

Werknemers zullen automatisch op deze mentaliteit reageren met een hogere productiviteit, doordat ze zich verantwoordelijk en gemotiveerd voelen.

Slotgedachten

Je moet werknemersmonitoring inzetten binnen een omgeving met veel vertrouwen om een positieve impact op de prestaties, efficiëntie en betrokkenheid van werknemers te hebben.

Onthoud dat het centrale punt het opbouwen van een bedrijfscultuur met veel vertrouwen is.

Neem de juiste mensen aan, zorg voor een zorgvuldig opgezet inwerkproces en geef werknemers de autonomie die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren.

Het is essentieel dat het leiderschap zich inspant om belemmeringen voor de workflow weg te nemen en werknemers tegelijkertijd meer betrokken en gemotiveerd te maken. Werknemersmonitoring kan een uitstekend hulpmiddel zijn om hen dit doel te laten bereiken.

Zodra je samen een cultuur van hoog vertrouwen met de juiste hulpmiddelen hebt opgebouwd, zal organisatorisch succes volgen.

Bekijk ter ondersteuning onze keuze van de beste software voor het monitoren van werknemers die momenteel op de markt is.

Gerelateerd artikel: De beste software voor het bijhouden van productiviteit voor hybride teams