Functies van wervingssoftware om je werving naar een hoger niveau te tillen
Als je op zoek bent naar wervingssoftware, heb je waarschijnlijk te maken met de dagelijkse uitdagingen van het vinden en aantrekken van toptalent.
Je weet dat de juiste software de werklast kan verlichten en je processen efficiënter kan maken. Maar met zoveel opties kan het lastig zijn om te bepalen welke functies echt een verschil zullen maken voor jou en je team.
Of het nu gaat om het volgen van sollicitaties, het plannen van gesprekken of het analyseren van wervingsgegevens, de juiste functies kunnen je workflow transformeren. Laten we deze essentiële functies samen bekijken en zien hoe ze je wervingsinspanningen kunnen ondersteunen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is wervingssoftware?
Wervingssoftware is elk hulpmiddel dat is ontworpen om je te helpen het wervingsproces efficiënter te beheren. Deze hulpmiddelen kunnen helpen bij alles, van het vinden van kandidaten en het plannen van gesprekken tot het uitbrengen van aanbiedingen en het inwerken van succesvolle nieuwe medewerkers.
Zoals we zullen bespreken, omvatten veelvoorkomende functies het plaatsen van vacatures, het volgen van kandidaten en communicatiebeheer, evenals analysemogelijkheden die waardevolle inzichten bieden om het wervingsproces te verbeteren.
Functies voor het aantrekken en vinden van kandidaten
De eerste stap in het wervingsproces is het vinden van het talent dat je nodig hebt, intern of op de arbeidsmarkt, en er zijn verschillende functies die je hierbij kunnen helpen.
Kandidaten vinden
Het vinden van kandidaten is een gespecialiseerde functie van wervingssoftware voor het identificeren en aantrekken van potentiële kandidaten voor vacatures.
Het automatiseert het zoeken naar kandidaten door geavanceerde algoritmen te gebruiken om verschillende online platforms te scannen, zoals vacaturebanken, sociale media en professionele netwerken.
Tools voor het vinden van kandidaten stellen recruiters en wervingsmanagers in staat om efficiënt een pool van gekwalificeerde kandidaten op te bouwen, waardoor de tijd en moeite die doorgaans nodig zijn in de beginfase van het zoeken aanzienlijk worden verminderd.
Door deze technologie te benutten, kunnen organisaties hun wervingsstrategie versterken, de kwaliteit van hun kandidatenpool verbeteren en het wervingsproces versnellen.
Integratie voor het plaatsen van vacatures
Integratie voor het plaatsen van vacatures in wervingssoftware draait volledig om het soepeler en efficiënter maken van je wervingsproces door je vacatures te koppelen aan verschillende vacaturebanken en socialemediaplatforms.
Met deze functie kun je vacatures met slechts een paar klikken op meerdere sites plaatsen, waardoor jij en je team waardevolle tijd besparen.
Dit is vooral nuttig voor recruiters en HR-managers die snel een groot publiek willen bereiken zonder telkens afzonderlijk bij elke site te moeten inloggen.
Bouwer voor werken-bij-pagina's en websites
Het hosten van een werken-bij-pagina in wervingssoftware is een belangrijk onderdeel voor het presenteren van vacatures binnen je bedrijf en het aantrekken van potentiële kandidaten.
Je kunt hiermee een speciale plek creëren waar werkzoekenden de mogelijkheden binnen je organisatie kunnen bekijken.
In wezen vormt deze functie een brug tussen je bedrijf en potentiële talenten, waarbij je merk op een professionele manier wordt gepresenteerd.
De belangrijkste functie is het hosten en beheren van de inhoud van je werken-bij-site, vaak met een naadloze integratie met je sollicitantvolgsysteem (ATS) om het sollicitatieproces te stroomlijnen.
Wervingsmarketing
Functies voor wervingsmarketing helpen recruiters om de bedrijfscultuur te promoten en gerichte reclamecampagnes op te zetten om kwalitatief goede kandidaten te bereiken op tal van digitale platforms, waaronder socialemediakanalen.
Wervingsmarketingsoftware kan je helpen kandidaten van hogere kwaliteit te bereiken via gerichte campagnes die een bredere talentenpool aanspreken, waaronder actieve en passieve kandidaten.
Daarnaast verbeteren deze functies je wervingsproces door repetitieve taken te elimineren, mobielvriendelijke sollicitaties te ondersteunen en een betere kandidaatervaring te creëren via geautomatiseerde communicatie die een positief werkgeversmerk versterkt en interesse in je organisatie wekt.
Relatiebeheer voor kandidaten
Tools voor relatiebeheer van kandidaten (CRM) in wervingssoftware helpen bij het opbouwen en onderhouden van relaties met potentiële kandidaten in je kandidatendatabase, vergelijkbaar met klantrelatiebeheer in de verkoop.
De belangrijkste functie ervan is om kandidaten gedurende het hele wervingsproces betrokken en geïnformeerd te houden. Dit wordt bereikt door hulpmiddelen te gebruiken zoals e-mailmeldingen, geautomatiseerde herinneringen en gepersonaliseerde communicatiestrategieën.
Voor jouw team kan CRM in wervingssoftware een echte gamechanger zijn. Het helpt recruiters en HR-managers om een talentenpool op te bouwen, interacties met kandidaten bij te houden en een positieve kandidaatervaring te behouden.
Let op subfuncties zoals integratie met e-mail- en agenda-apps, mogelijkheden voor batchuploads en geavanceerde hulpmiddelen voor kandidaatbetrokkenheid, zoals video-interviews of chatbots.
Medewerkersreferentieprogramma
Veel wervingsexperts zullen het erover eens zijn dat de beste kandidaten via medewerkersreferentieprogramma's binnenkomen. Een nuttige functie van wervingssoftware is dan ook een interne vacaturebankmaker met automatische meldingen, eenvoudige indieningsopties en hulpmiddelen voor delen op sociale media.
Functies voor het beoordelen van kandidaten
Vervolgens worden kandidaten beoordeeld op basis van hun cv's en hun prestaties tijdens interviews en andere beoordelingen. Hieronder vind je enkele nuttige functies voor deze fase.
Cv-verwerking en het matchen van kandidaten
Cv-verwerking en het matchen van kandidaten werken samen om het wervingsproces te stroomlijnen door twee cruciale stappen te automatiseren: het extraheren van kandidaatgegevens en het identificeren van de best passende kandidaten.
Cv-verwerking haalt automatisch belangrijke gegevens uit cv's en ordent deze — zoals contactgegevens, werkervaring, opleiding en vaardigheden — waardoor recruiters niet elk document handmatig hoeven te beoordelen.
Zodra de gegevens zijn gestructureerd, gebruikt het matchen van kandidaten filters, trefwoorden en AI-gestuurde algoritmen om profielen te vergelijken met functievereisten. Zo kun je snel de beste kandidaten vinden en voorkom je dat je sterke talenten over het hoofd ziet.
Deze functies besparen niet alleen tijd, maar verbeteren ook de nauwkeurigheid en consistentie van het screeningproces.
Subfuncties om op te letten zijn onder meer het matchen van trefwoorden om relevante kwalificaties uit te lichten, aanpasbare filters zoals certificeringen of aantal jaren ervaring, flexibele opmaak voor het verwerken van verschillende bestandstypen en AI-gestuurde vaardighedenmatching die verder gaat dan exacte trefwoordzoekopdrachten.
Het volgen van sollicitanten
De belangrijkste functie van een sollicitantvolgsysteem (ATS) is het beheren van de volledige wervingscyclus, van het plaatsen van vacatures tot de selectie van kandidaten.
In de kern ordent een ATS de informatie over elke sollicitant en maakt deze eenvoudig toegankelijk, zodat je kandidaten efficiënt kunt beheren gedurende het hele wervingsproces.
Het systeem verzamelt en bewaart cv's, sollicitaties en kandidaatgegevens in een centrale database, die je vervolgens kunt openen en filteren op basis van jouw specifieke wervingscriteria.
Belangrijke subfuncties om in een ATS-hulpmiddel te zoeken zijn:
- Flexibele aanpassing van de kandidatenpijplijn om pijplijnen af te stemmen op verschillende functies en sectoren.
- Geautomatiseerde communicatie met kandidaten om kandidaten op de hoogte te houden met automatische berichten.
- Ondersteuning voor meerdere talen bij internationale werving
- Mobiele toegankelijkheid
- Integraties met andere hulpmiddelen, zoals e-mail en agenda's.
Interviewplanning
Functies voor interviewplanning helpen je om interviewtijden met kandidaten af te stemmen zonder het gebruikelijke heen-en-weer sturen van e-mails en telefoontjes.
De functie integreert met jouw agenda en de beschikbaarheid van kandidaten om de beste tijdstippen te vinden die voor iedereen werken.
Het is waardevol om software voor interviewplanning in je wervingstoolkit te hebben, omdat je je daardoor meer kunt richten op het vinden van het juiste talent in plaats van dat je wordt opgehouden door de logistiek.
Let op subfuncties zoals automatische herinneringen, de mogelijkheid om verschillende soorten interviews in te plannen (bijvoorbeeld telefonisch, via video of persoonlijk) en de optie om meerdere interviewers toe te voegen. Deze functies kunnen het proces nog soepeler en efficiënter maken.
Samenwerkingstools
Met samenwerkingstools in wervingssoftware zorg je ervoor dat je wervingsteam goed op elkaar afgestemd blijft en wordt het besluitvormingsproces eenvoudiger.
Deze tools stimuleren samen werven doordat teams eenvoudig kunnen communiceren en informatie kunnen delen, zoals interviewsjablonen en feedback, zodat iedereen op één lijn zit.
Daarnaast verminderen functies zoals gestructureerde scorekaarten, voorgestelde vragen en consistente feedbackindelingen vooroordelen en zorgen ze ervoor dat iedere kandidaat een meer gelijke ervaring krijgt.
Beoordelingstools
Met tools voor kandidaatbeoordeling evalueer je de vaardigheden, persoonlijkheid en geschiktheid van sollicitanten voor een functie, verdergaand dan wat er op hun cv staat.
Dit kunnen technische vaardigheidstests of beoordelingen van cognitieve vaardigheden zijn, persoonlijkheidsvragenlijsten of tests voor situationeel oordeel, die vaak (zoals die van Workable) op wetenschappelijk onderzoek zijn gebaseerd.
Belangrijke functies zijn vaak aanpasbare testbibliotheken, functiegerichte beoordelingen, geautomatiseerde scores, vergelijking met andere kandidaten en integraties met platforms voor video-interviews.
AI-interviewassistent
Een AI-interviewassistent, zoals die in Lever, is ontworpen om het interviewproces eenvoudiger, sneller en consistenter te maken. In plaats van uitsluitend te vertrouwen op handmatig notities maken of het geheugen, gebruikt deze AI om automatisch transcripten vast te leggen, samenvattingen te genereren en belangrijke momenten tijdens interviews te markeren.
Dit zorgt voor snellere feedbackcycli, betere prestaties van interviewers en duidelijkere inzichten in de geschiktheid van kandidaten.
Functies voor afronding en onboarding
Je hebt alle moeite gedaan om kandidaten te vinden en te beoordelen en hebt uiteindelijk “de juiste kandidaat” gevonden—nu is het tijd om hen binnen te halen en, als ze het aanbod accepteren, zo snel en efficiënt mogelijk productief te maken.
Salarisschatting
Een salarisschattingstool helpt recruiters en personeelsmanagers om een eerlijke en concurrerende beloning voor een bepaalde functie vast te stellen.
Door factoren zoals functietitel, locatie, benchmarks binnen de sector en soms de ervaring van de kandidaat te analyseren, helpt de tool bij het vergelijken van salarissen en geeft deze een geschatte salarisrange om beslissingen over aanbiedingen te ondersteunen.
Zo zorg je ervoor dat beloningspakketten aansluiten bij marktverwachtingen en interne beloningsstructuren.
Tools voor het opstellen van aanbiedingen
De functie voor het opstellen van aanbiedingen vereenvoudigt het proces van het doen van baanaanbiedingen door het opstellen van aanbiedingsbrieven en bijbehorende documentatie te automatiseren.
Recruiters kunnen belangrijke gegevens invoeren—zoals functietitel, beloning, secundaire arbeidsvoorwaarden en startdatum—en snel professionele, nauwkeurige en aanpasbare aanbiedingspakketten genereren. Deze tools integreren vaak met kandidatenvolgsystemen om alles consistent en gestroomlijnd te houden.
Ze helpen ook om naleving van regelgeving te waarborgen door de juiste juridische formuleringen en bedrijfsbeleid op te nemen, waardoor zowel recruiters als kandidaten vertrouwen hebben in de definitieve documenten.
Achtergrondcontroles
Tools voor achtergrondcontroles verifiëren de achtergrond van een kandidaat om de juistheid te bevestigen en potentiële risico’s te beoordelen. Deze controles omvatten vaak strafrechtelijke gegevens, arbeidsverleden, opleidingsverificatie en soms krediet- of referentiecontroles, afhankelijk van de functie.
Ze integreren in het wervingsproces, waardoor het eenvoudiger wordt om resultaten aan te vragen en bij te houden zonder het wervingsplatform te verlaten.
Het automatiseren van achtergrondcontroles bespaart bovendien tijd in vergelijking met handmatige verificatie en helpt het screeningproces voor alle nieuwe medewerkers te standaardiseren.
Onboardingintegratie
Onboardingintegratie verbindt wervingssoftware met onboardingsystemen, zodat de gegevens van een kandidaat naar het onboardingproces worden doorgestuurd zodra die een aanbod accepteert.
Dit kan bestaan uit het instellen van salarisadministratieaccounts, het toewijzen van softwaretoegang, het plannen van trainingen en het beheren van papierwerk zoals belastingformulieren en contracten. Hierdoor is dubbele gegevensinvoer niet nodig en zijn er minder handmatige overdrachtsmomenten.
Deze functie is nuttig omdat deze zowel HR-teams als nieuwe medewerkers een soepelere ervaring biedt. Door administratieve taken te automatiseren, kunnen recruiters en managers zich richten op het verwelkomen en betrekken van nieuwe medewerkers.
Voor medewerkers zorgt onboardingintegratie voor een positieve eerste indruk doordat hun overstap naar het bedrijf eenvoudig en georganiseerd verloopt, wat de retentie en algehele tevredenheid verbetert.
Functies om het wervingsproces te verbeteren
Net als elk ander proces moet werving voortdurend worden geëvalueerd en verbeterd om concurrerend en compliant te blijven. Hier zijn enkele nuttige functies waarmee je jouw proces kunt verbeteren.
Rapportage en analyses
Functies voor rapportage en analyses geven je inzicht in de prestaties van je wervingsproces.
Ze volgen belangrijke statistieken, zoals de tijd tot invulling, de kosten per aanwerving, de bron van de aanwerving en conversiepercentages van de kandidatenpijplijn, en zetten zo onbewerkte wervingsgegevens om in bruikbare inzichten.
Zo helpen rapportage en analyses bijvoorbeeld bij het optimaliseren van wervingsstrategieën door te laten zien welke vacaturebanken of campagnes de beste kandidaten opleveren, waar kandidaten afhaken of hoe lang elke fase duurt.
Belangrijke functies om op te letten zijn aanpasbare dashboards, geautomatiseerde rapportage, visuele gegevensgrafieken en integraties met sollicitantvolgsystemen en HR-platforms om alle wervingsstatistieken op één plek te bundelen.
Compliancebeheer
Compliancebeheer richt zich voornamelijk op het waarborgen van eerlijkheid en rechtmatigheid bij werving, met aandacht voor aspecten zoals wetgeving inzake gegevensbescherming (AVG, CCPA) en richtlijnen voor gelijke kansen op werk (EEOC).
Door compliancebeheer in je ATS te integreren, kun je het wervingsproces beheren en tegelijkertijd zorgen voor naleving van de wetgeving.
Belangrijke functies om op te letten bij compliancebeheer zijn:
- Geautomatiseerde rapportage: genereert compliancerapporten om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen.
- Controles voor gegevensprivacy: beschermt kandidaat-informatie en waarborgt toestemming.
- Hulpmiddelen voor het beperken van vooroordelen: helpen bij het anonimiseren van kandidaatgegevens om discriminatie te voorkomen.
- Updates van regelgeving: houdt het systeem up-to-date met de nieuwste wettelijke vereisten.
Kandidaatenquêtes
De kandidaatervaring is allesbepalend. Met enquêtehulpmiddelen voor kandidaten kun je in verschillende fasen van het wervingsproces feedback van sollicitanten verzamelen om tevredenheid te meten, knelpunten zichtbaar te maken en kandidaten de kans te geven te delen wat ze goed of minder goed vonden aan je proces.
Belangrijke functies zijn vaak aanpasbare enquêtesjablonen, opties voor anonieme feedback, geautomatiseerde triggers voor enquêtes en ingebouwde analyses om trends en mogelijkheden voor verbetering te identificeren.
Andere nuttige functies
Tot slot zijn er enkele nuttige—of liever gezegd noodzakelijke—functies voor alle wervingssoftware.
Gegevensbeveiliging
Hulpmiddelen voor gegevensbeveiliging in wervingssoftware zijn ontworpen om gevoelige informatie over kandidaten en bedrijven te beschermen. Functies zoals Eenmalige aanmelding (SSO) zorgen voor veilige toegang doordat gebruikers kunnen inloggen met bestaande bedrijfsgegevens, terwijl compliancekaders zoals de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) bepalen hoe kandidaatgegevens worden verzameld, opgeslagen en gedeeld. Aanvullende maatregelen omvatten vaak rolgebaseerde toegang, gegevensversleuteling en veilige audittrails.
Integraties (bijv. beoordelingshulpmiddelen, antecedentenonderzoek en HRIS)
Dankzij integratiemogelijkheden kan wervingssoftware verbinding maken met andere HR- en bedrijfssystemen.
Dit kan bijvoorbeeld het koppelen van beoordelingsplatforms voor vaardigheidstests, aanbieders van antecedentenonderzoek voor het screenen van kandidaten en HRIS voor een soepele gegevensoverdracht omvatten zodra iemand is aangenomen.
Met deze integraties kunnen recruiters alles op één plek beheren zonder gegevens handmatig tussen hulpmiddelen te verplaatsen.
Belangrijke functies om op te letten zijn vooraf gebouwde integraties met grote leveranciers van HR-technologie, open API's voor maatwerk, realtime gegevenssynchronisatie en gecentraliseerde dashboards die kandidaat-informatie uit meerdere platforms samenbrengen.
Functies van wervingssoftware per bedrijfstype
Je wervingsbehoeften variëren afhankelijk van de omvang van je bedrijf. Hieronder vind je enkele richtlijnen voor elk type bedrijf om te overwegen bij de aanschaf van wervingssoftware.
Kleine bedrijven
Kleine bedrijven hebben vaak beperkte middelen en hebben wervingssoftware nodig die de efficiëntie maximaliseert zonder onnodig complex te zijn. De belangrijkste functies voor kleine bedrijven zijn:
- Gebruiksvriendelijke interface
- Automatisering
- Aanpasbare workflows
- Mobiele toegankelijkheid
- Betaalbare prijsplannen
- Basisrapportages en analyses
Middelgrote bedrijven
Middelgrote bedrijven hebben robuustere functies nodig om een toenemend aantal kandidaten en complexere wervingsprocessen te beheren. De belangrijkste functies voor middelgrote bedrijven zijn:
- Geavanceerde analyses
- Integratiemogelijkheden
- Relatiebeheer voor kandidaten (CRM)
- Flexibel beheer van vacatureplaatsingen
- Uitgebreidere samenwerkingstools
- Compliancebeheer
Grote bedrijven
Grote bedrijven verwerken veel sollicitaties en hebben geavanceerde tools nodig om complexe wervingsbehoeften binnen meerdere afdelingen te beheren. De belangrijkste functies voor grote bedrijven zijn:
- Schaalbaarheid
- Uitgebreide rapportages en analyses
- Geavanceerde automatisering
- Aanpasbare dashboards
- Integratie met meerdere systemen
- Wereldwijd compliancebeheer
Internationale bedrijven
Internationale bedrijven hebben wervingssoftware nodig die werving in meerdere regio's en talen ondersteunt en daarbij wereldwijd consistentie en naleving waarborgt.
De belangrijkste functies voor internationale bedrijven zijn:
- Ondersteuning voor meerdere talen
- Wereldwijd compliancebeheer
- Internationale werving van kandidaten
- Beheer van tijdzones
- Tools voor het beoordelen van culturele fit
- Gecentraliseerd beheer van de talentpool
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Lees meer over het kiezen van de juiste wervingssoftware en abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People. Je ontvangt al onze nieuwste content om je carrière te ontwikkelen en meer impact te maken binnen je organisatie.