Inwerken van medewerkers: een complete gids + sjabloon

Wat is onboarding?

Onboarding is het proces waarbij een nieuwe werknemer in een organisatie wordt geïntegreerd. Het houdt in dat je de nieuwe werknemer de nodige tijd, informatie, training en middelen biedt om het bedrijf en diens rol daarin te begrijpen en banden met collega’s op te bouwen.

Waarom is onboarding belangrijk?

Onboarding is belangrijk omdat het nieuwe teamleden helpt om zo goed mogelijk van start te gaan. Effectieve onboarding kan:

De retentie verhogen

Een goede onboarding vermindert het personeelsverloop doordat nieuwe medewerkers zich welkom en ondersteund voelen.

Volgens onderzoek van de Brandon Hall Group kunnen bedrijven met een sterk onboardingproces de retentie van nieuwe medewerkers met 82% verbeteren.

Laten we eerlijk zijn: als je op je eerste dag binnenkomt en iedereen verrast lijkt door je komst, gaan er alarmbellen rinkelen. 

De productiviteit verhogen

Effectieve onboarding zorgt ervoor dat nieuwe werknemers hun rollen en verantwoordelijkheden beter en sneller leren kennen en daardoor in minder tijd productieve medewerkers worden.

Uit hetzelfde onderzoek van de Brandon Hall Group bleek dat effectieve onboarding de productiviteit van nieuwe medewerkers met meer dan 70% kan verhogen.

Bijdragen aan een sterker werkgeversmerk

Wanneer werknemers zich welkom en ondersteund voelen en de juiste voorwaarden krijgen om succesvol te zijn, zullen ze eerder reclame maken voor je bedrijf op sociale media en positieve beoordelingen achterlaten op sites zoals Glassdoor.

Hoe lang duurt onboarding?

Onboarding duurt voor de meeste functies ongeveer 90 dagen, maar kan voor complexere functies of seniorposities oplopen tot een jaar.

“Veel organisaties beschouwen onboarding ten onrechte als een eenmalige gebeurtenis in plaats van een doorlopend proces," zegt people-opsconsultant Rita Wittek. “Ze richten zich sterk op papierwerk en logistieke voorbereidingen en verwaarlozen de cruciale menselijke aspecten, zoals het opbouwen van verbindingen en het integreren van nieuwe medewerkers in de cultuur.”

De duur hangt af van factoren zoals de complexiteit van de functie, de omvang van de organisatie en het geboden ondersteuningsniveau.

Een goed gestructureerd onboardingprogramma voor 30, 60 en 90 dagen omvat doorgaans een preboardingfase, een eerste introductie (de eerste week), gevolgd door voortdurende ondersteuning, training en evaluatiemomenten gedurende de eerste paar maanden.

Typische onboardingactiviteiten

Voor een succesvolle onboarding moet er behoorlijk wat worden georganiseerd. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende onboardingactiviteiten in elke fase van het onboardingproces.

Preboarding

• Welkomstmails of -pakketten versturen.
• De benodigde documenten verstrekken (contracten, belastingformulieren enzovoort).
• Een planning voor de eerste week delen.
• Accounts instellen voor e-mail, software en systemen.

IT-configuratie en training

• Werkplekken, software en benodigde apparatuur instellen.
• Inleidende training over interne hulpmiddelen, software en systemen.
• Training over cyberbeveiliging en gegevensprivacy.

Introductie

• Bedrijfsoverzicht: missie, visie en waarden.
• Inleiding tot het bedrijfsbeleid (HR, beveiliging enzovoort).
• Rondleiding door het kantoor (of een virtuele rondleiding voor werknemers op afstand).
• Kennismaking met teamleden of belangrijke collega's.

Naleving en juridische training

• Veiligheidstraining (voor specifieke sectoren).
• Beleid tegen intimidatie en voor diversiteit en inclusie.
• Land- of sectorspecifieke training over naleving van wet- en regelgeving.

Functiespecifieke training

• Functiespecifieke processen en verwachtingen.
• Bespreken van verantwoordelijkheden en doelstellingen voor de functie.
• Mentorschap of samenwerking met een meer ervaren collega voor begeleiding.

Verwachtingen en doelstellingen vaststellen

• Eerste gesprek met een manager om doelstellingen voor de korte en lange termijn te bespreken.
• Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) vaststellen voor succes in de functie.

Sociale integratie

• Teamlunch of virtuele koffiebijeenkomst.
• Introductieve sociale evenementen om de nieuwe medewerker te helpen integreren in de bedrijfscultuur.
• Introductie tot personeelsnetwerken of interne netwerken.

Controles en feedback

• Regelmatige controles met de manager of HR tijdens de eerste weken of maanden.
• Feedback verzamelen om de inwerkperiode te optimaliseren.
• De voortgang van de nieuwe medewerker bespreken en eventuele uitdagingen aanpakken.

Tip van de expert

De eerste stap is het uitvoeren van een functieanalyse om vast te stellen welke taken de nieuwe medewerker daadwerkelijk zal uitvoeren, in plaats van te vertrouwen op verouderde taken of op de “manier waarop het altijd is gedaan.” Als dit je eerste medewerker is, begin dan met het opsommen van de taken waarvoor je zelf de tijd of vaardigheden mist. Dit helpt de functie te verduidelijken en zorgt ervoor dat je doelgericht begint met inwerken. – Lindsay Mastrogiovanni, People-strateeg bij ConsciousHR

Inwerkproces voor nieuwe medewerkers

Duurt het inwerken alleen de eerste dag of week, toch? Mis!

“Het inwerken eindigt niet aan het einde van de eerste werkdag," zegt Alice Ferretti van HumansR. “Meestal duurt het maximaal 3 maanden voordat nieuwe medewerkers volledig zijn ingewerkt binnen het bedrijf. Dit houdt in dat ze volledig zijn aangemeld voor extraatjes en secundaire arbeidsvoorwaarden, relaties hebben opgebouwd met de mensen met wie ze regelmatig samenwerken en ten slotte vertrouwd zijn met hun functie en taken.

Dit betekent dat de aanvankelijke ondersteuning van een nieuwe medewerker weliswaar kan worden afgebouwd, maar nog steeds aanwezig moet zijn. Regelmatig contact opnemen met de nieuwe medewerker kan het verschil maken.”

Hoewel geen twee inwerktrajecten er hetzelfde uitzien en ik later een vrij uniek voorbeeld zal geven, vinden de meeste organisaties het nuttig om het inwerken op te delen in fasen. Zo kunnen ze activiteiten ontwikkelen en de voortgang in elke fase meten.

Voorbereiding op het inwerken

De voorbereiding op het inwerken is de fase tussen het accepteren van een baanaanbod door een nieuwe medewerker en diens eerste werkdag. Deze fase helpt nieuwe medewerkers zich welkom en voorbereid te voelen en maakt hun overgang naar het bedrijf gemakkelijker.

Veelvoorkomende taken ter voorbereiding op het inwerken zijn:

1. Administratie: Het versturen en verzamelen van administratie voor nieuwe medewerkers, zoals contracten, belastingformulieren en bevestigingen van beleidsregels.
2. Welkomstcommunicatie: Het versturen van een welkomstmail of -pakket met bedrijfsinformatie, een introductie van het team en details over de eerste dag.
3. Technische inrichting: Het voorbereiden van benodigde hulpmiddelen, zoals een werkcomputer, e-mailaccount, softwaretoegang en werkplek.
4. Bedrijfsinformatie: Het delen van materialen zoals een medewerkershandboek, bedrijfsbeleid en organogrammen.
5. Introducties: Het verstrekken van informatie over teamleden, managers en belangrijke contactpersonen om de nieuwe medewerker te helpen kennismaken met toekomstige collega's.

Oriëntatie

Oriëntatie is de beginfase van het inwerkproces die plaatsvindt op de eerste dag van een nieuwe medewerker en doorloopt tot en met de eerste week. De focus ligt op de kennismaking met het bedrijf, de bedrijfscultuur en de basale operationele procedures.

Veelvoorkomende oriëntatietaken zijn:

1. Overzicht van het bedrijf: Het presenteren van de geschiedenis, missie, waarden en doelstellingen van het bedrijf om de nieuwe medewerker inzicht te geven in de identiteit en het doel van de organisatie.
2. Introducties: De nieuwe medewerker voorstellen aan teamleden, managers en belangrijke medewerkers om een gevoel van verbondenheid te bevorderen.
3. Beleid doornemen: Het doornemen van bedrijfsbeleid, procedures en de gedragscode, waaronder onderwerpen als kledingvoorschriften, werktijden en veiligheid op de werkplek.
4. Rondleiding door het kantoor: Het geven van een rondleiding door de werkplek (of een virtuele rondleiding voor medewerkers op afstand) om de nieuwe medewerker vertrouwd te maken met faciliteiten, vergaderruimten en belangrijke ruimtes.
5. Arbeidsvoorwaarden en beloning: Het uitleggen van arbeidsvoorwaarden, de beloningsstructuur en de manier waarop toegang kan worden verkregen tot gerelateerde informatie.
6. Overzicht van de functie: Het bespreken van de verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker, de teamstructuur en de prestatieverwachtingen.
7. Trainingsschema: Het uiteenzetten van de eerste trainingen, hulpmiddelen en tools die de nieuwe medewerker in de functie zal gebruiken.

0-30 dagen

Tijdens de periode van 0 tot 30 dagen van het inwerkproces ligt de focus op het helpen van de nieuwe medewerker bij het vinden van zijn of haar plek in de functie, het opbouwen van relaties en het beginnen met bijdragen aan het team. Deze periode is cruciaal voor het leggen van de basis voor succes.

Belangrijke activiteiten tijdens deze fase zijn:

1. Functiespecifieke training: Het geven van gedetailleerde training die verband houdt met de specifieke functie van de nieuwe medewerker, waaronder de tools, software en processen die deze moet gebruiken.
2. Doelstellingen vaststellen: Het bespreken van kortetermijndoelen en verwachtingen met de nieuwe medewerker, vaak samen met de manager, om in de eerste maanden een duidelijke focus te bieden.
3. Regelmatige check-ins: Het plannen van regelmatige gesprekken met managers of HR om vragen te beantwoorden, feedback te geven en ondersteuning te bieden tijdens de aanpassingsperiode.
4. Een mentor of buddy toewijzen: De nieuwe medewerker koppelen aan een collega of mentor die begeleiding biedt, vragen beantwoordt en helpt om vertrouwd te raken met de bedrijfscultuur.
5. Integratie in het team: Deelname aan teamvergaderingen, projecten en informele bijeenkomsten stimuleren om de nieuwe medewerker te helpen relaties op te bouwen en de teamdynamiek te begrijpen.
6. Feedback en aanpassingen: Feedback geven op de prestaties en waar nodig de training of werkbelasting aanpassen om de voortgang te ondersteunen.

Deze fase is gericht op het opbouwen van vertrouwen, het verduidelijken van verwachtingen en het bevorderen van een gevoel van verbondenheid binnen het team.

30-60 dagen

Tijdens de periode van 30 tot 60 dagen van het inwerkproces verschuift de focus naar het verdiepen van het inzicht van de nieuwe medewerker in de functie, het vergroten van diens bijdrage en verdere integratie in het team en de bedrijfscultuur.

Belangrijke activiteiten tijdens deze fase zijn:

1. Geavanceerde roltraining: Het aanbieden van meer diepgaande, functiespecifieke training om de vaardigheden en kennis van de nieuwe medewerker te verbeteren. Dit kan complexe taken, hulpmiddelen of systemen omvatten die relevant zijn voor hun functie.
2. Uitgebreidere verantwoordelijkheden: Geleidelijk meer uitdagende taken of projecten toewijzen om de nieuwe medewerker te helpen zelfvertrouwen op te bouwen en hun vaardigheden te tonen.
3. Doorlopende check-ins: Regelmatige gesprekken met managers voortzetten om de voortgang te bespreken, uitdagingen aan te pakken en constructieve feedback te geven. Deze gesprekken helpen ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich gesteund en gewaardeerd voelt.
4. Netwerken: De nieuwe medewerker aanmoedigen om collega's van andere afdelingen te ontmoeten, zodat die inzicht krijgt in de bredere bedrijfsvoering en een professioneel netwerk kan opbouwen.
5. Doelen evalueren en bijstellen: De oorspronkelijke doelen opnieuw bekijken en aanpassen op basis van de voortgang van de nieuwe medewerker, in overeenstemming met zowel individuele als teamdoelstellingen.
6. Culturele integratie: Deelname aan bedrijfsevenementen, teambuildingactiviteiten of sociale bijeenkomsten aanmoedigen om de band met de bedrijfscultuur te versterken.
7. Feedback vragen: De nieuwe medewerker vragen naar feedback over de onboardingervaring tot nu toe, om verbeterpunten in het proces te identificeren.

Deze periode is belangrijk voor het opbouwen van relaties, het verstevigen van hun begrip van hun rol en ervoor zorgen dat ze weten waar ze informatie kunnen vinden.

60-90 dagen

Tijdens de periode van 60-90 dagen van het inwerkproces ligt de nadruk op het versterken van de zelfstandigheid van de nieuwe medewerker, ervoor zorgen dat die volledig in de functie is geïntegreerd en de basis leggen voor langdurig succes binnen het bedrijf.

Belangrijke activiteiten tijdens deze fase zijn onder andere:

1. Meer zelfstandigheid: De nieuwe medewerker geleidelijk toestaan om verantwoordelijkheid te nemen voor hun projecten en taken, waarmee vertrouwen in hun vaardigheden en besluitvormingsvermogen wordt getoond.
2. Prestatie-evaluatie: Een formeel functioneringsgesprek voeren om de voortgang, sterke punten en verbeterpunten van de nieuwe medewerker te beoordelen. Deze beoordeling helpt verwachtingen op elkaar af te stemmen en vormt een uitgangspunt voor toekomstige prestaties.
3. Doorlopende feedback: Constructieve, direct toepasbare feedback geven om de nieuwe medewerker te helpen hun vaardigheden verder te ontwikkelen en zich aan te passen aan eventuele uitdagingen die ze zijn tegengekomen.
4. Gesprekken over loopbaanontwikkeling: Gesprekken starten over de carrièredoelen van de nieuwe medewerker en mogelijke doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf, om een duidelijk toekomstpad te laten zien.
5. Het netwerk uitbreiden: Verdere contacten met multidisciplinaire teams, belanghebbenden en andere afdelingen aanmoedigen om hun inzicht in de bedrijfsvoering en hun rol binnen de bredere context te verdiepen.
6. Vaardigheden verbeteren: Aanvullende trainings- of ontwikkelingsmogelijkheden identificeren op basis van hun prestaties en toekomstige loopbaanambities.
7. Betrokkenheid bij projecten: De nieuwe medewerker betrekken bij complexere of samenwerkingsgerichte projecten, waarmee hun integratie en gereedheid om op een hoger niveau bij te dragen worden benadrukt.

Deze fase verstevigt de rol van de nieuwe medewerker binnen het bedrijf, ondersteunt hun professionele groei en zorgt ervoor dat ze zich volledig betrokken en voorbereid voelen op langdurig succes.

90+ dagen

Na de eerste 90 dagen verschuift de focus naar langdurige integratie, voortdurende ontwikkeling en prestatiemanagement. Tijdens deze periode:

1. Overgang naar reguliere functioneringsgesprekken: De nieuwe medewerker gaat van frequente voortgangsgesprekken over naar de standaardcyclus voor functioneringsgesprekken van het bedrijf, met de nadruk op het stellen van doelen, doorlopende feedback en gesprekken over loopbaanontwikkeling.
2. Vaardigheidsontwikkeling en training: Er worden doorlopend trainingsmogelijkheden aangeboden om de vaardigheden van de nieuwe medewerker te verbeteren en af te stemmen op loopbaangroei en de langetermijndoelstellingen van het bedrijf.
3. Diepere integratie: De nieuwe medewerker neemt volledig deel aan teamprojecten, samenwerkingen tussen afdelingen en bedrijfsinitiatieven, waardoor hun rol en bijdragen binnen de organisatie verder worden verstevigd.

9 beste praktijken voor het inwerken van medewerkers

We spraken met enkele HR-experts om beste praktijken voor het inwerken van medewerkers te verzamelen die helpen zorgen voor een effectief en efficiënt proces:

1. Begin vóór de eerste dag (voorbereiding vooraf)

“Organisaties onderschatten het belang van voorbereiding vooraf—de periode vóór de eerste werkdag van een nieuwe medewerker,” zegt Wittek. “Door vooraf hulpmiddelen, kennismakingen en toegang tot tools te bieden, kan de spanning op de eerste dag aanzienlijk worden verminderd en voelen nieuwe medewerkers zich voorbereid en zelfverzekerd. Als de medewerker uit de buurt komt, kun je die ook uitnodigen om vóór de startdatum langs te komen voor de lunch of een vrijdagmiddagborrel; dat is altijd een welkome uitnodiging geweest bij de bedrijven waar ik heb gewerkt.”

En als je internationale werknemers aanneemt, wordt de inwerkfase nog belangrijker.

“Een verhaal dat me te binnen schiet, is toen we een nieuwe ontwikkelaar inwerkten die net naar een ander land was verhuisd om bij ons te komen werken”, herinnert Tetiana Burda, CAO bij Syndicode, zich. “Naast de gebruikelijke voorbereidingen hielpen we diegene met het vinden van huisvesting en vervoer en met het ontdekken van leuke plekken om in het weekend te bezoeken. Die extra inspanning betaalde zich terug in hun tevredenheid en in hoe snel ze zich aan onze werkcultuur aanpasten. Zulke momenten herinneren me eraan waarom inwerken zo belangrijk is.”

2. Maak een semi-gestandaardiseerd plan

Maak een semi-gestandaardiseerd 30-, 60- en 90-dagenplan met functiegebonden taken, trainingen, doelen en belangrijke vergaderingen voor elke fase van het inwerkproces.

Er zijn bepaalde activiteiten, zoals presentaties, die alle nieuwe medewerkers moeten voltooien, maar sommige activiteiten zijn uiteraard specifiek voor de functie.

Praktische tip: Rita Wittek

Maak \u003ca href=\u0022https://peoplemanagingpeople.com/employee-lifecycle/onboarding/new-hire-checklist/\u0022\u003echecklists voor het inwerken\u003c/a\u003e om consistentie in de inwerkervaring voor alle nieuwe medewerkers te waarborgen.

3. Automatiseer en stroomlijn administratieve taken

We beschikken over hulpmiddelen om repetitieve taken te automatiseren, zoals het versturen van welkomstmails, het organiseren van trainingsmodules of het digitaal ondertekenen van contracten vóór de eerste werkdag”, zegt Burda. “Mensen onderschatten vaak hoeveel wrijving je met eenvoudige automatisering kunt wegnemen. Daardoor krijgt HR meer tijd om zich te richten op wat belangrijk is: de menselijke verbinding.”

Gebruik HR- of inwerksoftware om repetitieve taken zoals papierwerk, inschrijving voor secundaire arbeidsvoorwaarden en trainingen te stroomlijnen.

4. Laat nieuwe medewerkers iets over zichzelf vertellen 

Iedereen wil gekend en gewaardeerd worden, zegt Reid Walsh, directeur personeelszaken bij NEOGOV. “Maak dit mogelijk door nieuwe medewerkers de kans te geven iets over zichzelf te vertellen:

• Maak een inwerkformulier waarin nieuwe medewerkers vragen beantwoorden over hun werkvoorkeuren (bijvoorbeeld communicatie via e-mail, telefoon, persoonlijk of een chatprogramma), persoonlijkheidskenmerken, favoriete dingen (koffiebestelling, snacks, films enzovoort) enzovoort.
• Deel elke week via e-mail, vergaderingen of chatprogramma’s een korte introductie van nieuwe medewerkers met het team.
• Organiseer een teambuildingoefening waarbij de hele afdeling een persoonlijkheidstest, zoals StrengthsFinder of het enneagram, doet en de resultaten deelt.
• Laat nieuwe medewerkers (en hun team) een presentatie maken en geven met opsommingstekens en foto’s over hun interesses, hobby’s, familie en achtergrond.”

5. Wijs een nieuwe medewerker een werkmaatje toe

Door nieuwe medewerkers te koppelen aan een ervaren collega, mentor of werkmaatje voelen ze zich vanaf de eerste dag welkom”, zegt Walsh. “Je kunt nieuwe medewerkers zelfs vooraf al met hun werkmaatje in contact brengen, zodat ze op de eerste dag een bekend gezicht zien.

Een werkmaatje kan hen de eerste dagen rondleiden op kantoor en voorstellen aan andere teamleden, maar de rol kan meerdere weken duren. Door vragen om het ijs te breken of gesprekstarters klaar te hebben, kunnen deze kennismakingen gemakkelijker verlopen.

Werkmaatjes kunnen ook op afstand waardevolle ondersteuning bieden, bijvoorbeeld met wekelijkse gesprekken om vragen te beantwoorden, de rollen van andere medewerkers uit te leggen of via schermdeling belangrijke hulpmiddelen te demonstreren.”

6. Verdeel de taken

Het opstellen van het inwerkplan moet een gezamenlijke inspanning zijn van afdelingen zoals HR, IT en financiën, managers en soms senior leidinggevenden.

Ook de uitvoering ervan moet een gezamenlijke inspanning zijn. Bovendien biedt dit de kans om bestaande teamleden verder te ontwikkelen:

“Er zijn veel individuele medewerkers die op zoek zijn naar kansen om projecten te leiden of te managen. Het inwerken van nieuwe teamleden is een uitstekende gelegenheid om een taak te delegeren aan iemand die nog geen manager of leidinggevende is, maar dat wel wil worden”, zegt HR-expert Maggie Michaels DeCan. “Zo krijgen zij de kans om te laten zien dat ze meer verantwoordelijkheid aankunnen en een belangrijke verantwoordelijkheid kunnen leiden, terwijl ze een belangrijke maar vaak over het hoofd geziene taak van een leidinggevende overnemen.”

Deze samenwerkingsgerichte aanpak is vooral belangrijk bij het ontwikkelen van wereldwijde onboardingstrategieën die rekening moeten houden met verschillende tijdzones, culturele overwegingen en lokale regelgeving.

7. Regelmatige contactmomenten

Onderzoek van Microsoft heeft aangetoond dat nieuwe medewerkers 3,5 keer vaker tevredenheid rapporteren als hun managers een actieve rol spelen in hun onboarding, een bevinding waar DeCan het mee eens is:

“Uiteindelijk is er geen vervanging voor de personeelsmanager die een notitie in zijn of haar agenda zet om na de eerste dag even langs te komen, vervolgens na de eerste week en maand opnieuw contact op te nemen en daarna regelmatig te informeren hoe het gaat, en te laten zien dat diegene betrokken is bij hun overgang.”

8. Begin gesprekken over loopbaanontwikkeling

Volgens Sasha Robinson, VP Personeel bij Trainual, is onboarding het perfecte moment om de betrokkenheid van medewerkers te versterken door gesprekken over loopbaanontwikkeling te beginnen:

“Medewerkers met een groot potentieel kunnen al vroeg worden geïdentificeerd door hen bloot te stellen aan leiderschap en groeimogelijkheden te laten zien. Door tijdens de onboarding 1-op-1-gesprekken met teamleiders in te plannen, krijgen nieuwe medewerkers de kans om contact te leggen met de beste en meest getalenteerde mensen in je team en zich een beeld te vormen van de loopbaanpaden die voor hen beschikbaar zijn. Door dit te combineren met duidelijke documentatie over loopbaanpaden, groeitrajecten en verwachtingen op het gebied van leiderschap, laat je hun zien welke mogelijkheden ze hebben en inspireer je hen om hoge doelen na te streven.”

9. Gebruik gegevens om het proces te verfijnen

Tot slot is het met de beschikbare hulpmiddelen vrij eenvoudig om statistieken zoals de tijd tot productiviteit, voltooiingspercentages van taken en feedback van medewerkers bij te houden. Zo kunnen knelpunten en verbeterpunten worden geïdentificeerd, waardoor datagedreven beslissingen kunnen worden genomen om het proces te verfijnen.

• Tijd tot productiviteit: Meet hoe lang het duurt voordat een nieuwe medewerker volledig productief is. Houd dit bij door mijlpalen voor belangrijke taken vast te stellen en te monitoren wanneer nieuwe medewerkers hun werk zelfstandig beginnen uit te voeren.
• Retentiepercentage van nieuwe medewerkers: Het percentage nieuwe medewerkers dat de onboarding succesvol afrondt (dit wordt natuurlijk ook beïnvloed door hoe goed het wervingsproces is).
• Tevredenheid van nieuwe medewerkers: Beoordeelt de onboardingervaring van nieuwe medewerkers aan de hand van onboarding-enquêtes of feedbackformulieren. Gebruik regelmatig korte peilingen om inzicht te krijgen in hun ervaring, betrokkenheid en eventuele uitdagingen.
• Voltooiingspercentage van onboardingtaken: Houdt bij of nieuwe medewerkers toegewezen onboardingactiviteiten voltooien, zoals trainingsmodules en papierwerk.

Tijd om de onboarding te voltooien: Meet hoe lang het volledige onboardingproces duurt. Registreer de tijd vanaf de startdatum van de nieuwe medewerker tot de voltooiing van de laatste onboardingactiviteit om de efficiëntie van het proces te volgen.

Onboardinghulpmiddelen

Hoewel onboarding in grote mate om mensen draait, zijn er verschillende hulpmiddelen die kunnen helpen bij het automatiseren van onboarding en het proces aangenamer en effectiever kunnen maken.

• Onboardingsoftware: Gespecialiseerde onboardingtools die helpen een gestructureerd onboardingproces op te zetten met gepersonaliseerde checklists, taakautomatisering en feedbackmechanismen.
• HR-workflowoplossing: Automatiseer alles, van het versturen van gepersonaliseerde welkomstmails tot het bijhouden van de voltooiing van taken en het zorgen dat alle nalevingsdocumenten zijn ingediend.
• HRMS/HRIS: Deze platforms bieden uitgebreide onboardingmodules voor het beheren van documentatie, het inschrijven voor arbeidsvoorwaarden en naleving, terwijl ze de voortgang van nieuwe medewerkers bijhouden. Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste HRMS en beste HRIS.
• Documentbeheer: Documentbeheersystemen helpen papierwerk te stroomlijnen, zodat nieuwe medewerkers contracten, beleidsdocumenten en andere noodzakelijke documenten elektronisch kunnen ondertekenen en indienen.
• Leerbeheersystemen: Deze systemen helpen bij het faciliteren van functiegerichte training en vaardigheidsontwikkeling, zodat nieuwe medewerkers toegang hebben tot educatieve inhoud, cursussen kunnen voltooien, gepersonaliseerde plannen kunnen ontwikkelen en hun voortgang kunnen bijhouden.
• Software voor medewerkerstraining: Software voor trainingsbeheer bevat modules om trainingsinhoud te creëren, organiseren en leveren en te controleren welke medewerkers het materiaal hebben bekeken en wanneer.
• Enquêtetools: Helpen feedback te verzamelen over de onboardingervaring en de betrokkenheid van nieuwe medewerkers te monitoren om verbeterpunten te identificeren. Bekijk onze selectie van de beste enquêtetools voor medewerkers.
• Software voor arbeidsvoorwaardenbeheer en salarisadministratie: Gecombineerde of afzonderlijke software voor salarisadministratie en systemen voor het beheer van arbeidsvoorwaarden stellen nieuwe medewerkers in staat persoonlijke gegevens in te voeren, arbeidsvoorwaarden te selecteren en voorkeuren voor de salarisadministratie in te stellen. Deze tools automatiseren de naleving tijdens onboarding, stroomlijnen de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en bieden selfserviceportalen voor eenvoudige toegang tot gegevens over beloning en arbeidsvoorwaarden.
• Checklisttemplate: People Managing People's checklisttemplate voor nieuwe medewerkers.

En als je een beetje overweldigd bent door de mogelijkheden, kunnen we je ook advies geven over hoe je onboardingsoftware selecteert .

Interessante onboardingcasus: Zappos

Zappos is een online kledingretailer met een interessant onboardingproces dat zich richt op waarden en cultuur, in het bijzonder klantenservice.

In de praktijk betekent dit dat ALLE nieuwe medewerkers, zelfs ingenieurs, de eerste 4 weken op het klantloyaliteitsteam moeten doorbrengen om vragen van klanten te beantwoorden. 

Dit is een behoorlijk ongelooflijke investering als je erover nadenkt, maar Zappos vindt het de moeite waard, zodat iedereen binnen de organisatie zijn klanten begrijpt en weet dat hun toewijding aan klantenservice de kern van het bedrijf vormt.

De periode bij de klantenservice wordt aangevuld met sessies over de bedrijfsgeschiedenis, klantfilosofie, cultuur en processen, evenals vraag-en-antwoordsessies met senior medewerkers. 

Ze maken het ook speels en voegen wat plezier toe met speurtochten, ei-dropwedstrijden en borrels (die allemaal aangemoedigd worden om op sociale media te worden gedeeld om het werkgeversmerk te versterken).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Na deze periode biedt Zappos de nieuwe medewerker, om twijfelaars eruit te filteren, $4000 om ontslag te nemen—een test van hun betrokkenheid bij de visie en cultuur.

Als ze doorgaan, is er een afstudeerfeest en krijgen ze meer training binnen hun respectieve teams.

Het onboardingproces van Zappos vertegenwoordigt de waarden van de organisatie op het gebied van klantenservice en plezier en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers goed worden ingewerkt op bedrijfs- en teamniveau.

De onboardingromance

Als je erover nadenkt, is onboarding in feite de wittebroodswekenperiode in de relatie tussen medewerker en werkgever. 

Jullie hebben besloten dat jullie elkaar leuk genoeg vinden om het een kans te geven en jullie zijn enthousiast om elkaar beter te leren kennen.

Onboarding is een weerspiegeling van je cultuur, dus wees niet terughoudend! Er zijn allerlei manieren waarop dit in je proces tot uiting kan komen.

Google stuurt bijvoorbeeld nog steeds de nieuwe medewerkers, die ‘Nooglers’ worden genoemd, de beroemde Noogler-hoed.

Je inwerkproces zal in de loop der tijd evolueren op basis van je succesmetingen en feedback van nieuwe medewerkers. 

Het loont om een bepaalde structuur met standaardelementen te hebben, maar vervolgens ruimte te laten voor aanpassingen afhankelijk van de functie.

Je kunt ons 30-60-90-dagensjabloon gebruiken om je eigen sjabloon te gaan ontwerpen.

30-60-90-dagen inwerksjabloon

Ontvang ons onboarding-sjabloon!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer informatie over inwerken en andere strategieën voor talentmanagement kun je je abonneren op onze nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders, waarin kennis en beste praktijken worden gedeeld om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.