Inwerken van medewerkers: een complete gids + sjabloon

Wat is inwerken?

Inwerken is het proces waarbij een nieuwe medewerker wordt geïntegreerd in een organisatie. Het houdt in dat de medewerker de nodige tijd, informatie, training en middelen krijgt om het bedrijf en de eigen rol daarin te begrijpen en banden met collega's op te bouwen.

Waarom is inwerken belangrijk?

Inwerken is belangrijk omdat het nieuwe teamleden helpt om zo goed mogelijk van start te gaan. Effectief inwerken kan:

De retentie verhogen

Een goed inwerkproces vermindert personeelsverloop doordat nieuwe medewerkers zich welkom en gesteund voelen.

Volgens onderzoek van de Brandon Hall Group kunnen bedrijven met een sterk inwerkproces de retentie van nieuwe medewerkers met 82% verbeteren.

Laten we eerlijk zijn: als je op je eerste werkdag binnenkomt en iedereen verrast lijkt door je komst, gaan er alarmbellen rinkelen. 

De productiviteit verhogen

Effectief inwerken zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers hun rollen en verantwoordelijkheden beter en sneller leren kennen en daardoor in minder tijd productief worden.

Uit hetzelfde onderzoek van de Brandon Hall Group bleek dat effectief inwerken de productiviteit van nieuwe medewerkers met meer dan 70% kan verhogen.

Bijdragen aan een sterker werkgeversmerk

Wanneer medewerkers zich welkom en gesteund voelen en de juiste voorwaarden voor succes krijgen, zullen ze eerder voor je bedrijf op sociale media pleiten en positieve beoordelingen achterlaten op websites zoals Glassdoor.

Hoe lang duurt inwerken?

Inwerken duurt voor de meeste functies ongeveer 90 dagen, maar kan bij complexere functies of hogere managementposities oplopen tot een jaar.

“Veel organisaties beschouwen inwerken ten onrechte als een eenmalige gebeurtenis in plaats van als een doorlopend proces," zegt HR-consultant Rita Wittek. “Ze richten zich sterk op papierwerk en logistieke voorbereidingen en verwaarlozen de cruciale menselijke aspecten, zoals het opbouwen van relaties en het integreren van nieuwe medewerkers in de cultuur.”

De duur hangt af van factoren zoals de complexiteit van de functie, de omvang van de organisatie en het niveau van de geboden ondersteuning.

Een goed gestructureerd inwerkprogramma van 30, 60 en 90 dagen omvat doorgaans een fase voorafgaand aan de indiensttreding, een eerste introductie (de eerste week), gevolgd door voortdurende ondersteuning, training en evaluatiemomenten gedurende de eerste paar maanden.

Typische activiteiten tijdens het inwerken

Voor succesvol inwerken moet er behoorlijk wat worden georganiseerd. Hier volgt een overzicht van de verschillende activiteiten in elke fase van het inwerkproces.

Voorafgaand aan de indiensttreding

• Welkomstmails of welkomstpakketten versturen.
• De benodigde documenten verstrekken (contracten, belastingformulieren enzovoort).
• Een planning voor de eerste week delen.
• Accounts voor e-mail, software en systemen instellen.

IT-installatie en training

• Werkplekken, software en benodigde apparatuur instellen.
• Een introductietraining geven over interne hulpmiddelen, software en systemen.
• Training geven over cyberbeveiliging en gegevensbescherming.

Introductie

• Overzicht van het bedrijf: missie, visie en waarden.
• Introductie tot het bedrijfsbeleid (HR, beveiliging, enzovoort).
• Kantoorbezoek (of een virtuele rondleiding voor medewerkers op afstand).
• Kennismaking met teamleden of belangrijke collega's.

Training op het gebied van compliance en wetgeving

• Veiligheidstraining (voor specifieke sectoren).
• Beleid tegen intimidatie en voor diversiteit en inclusie.
• Land- of sectorspecifieke training op het gebied van naleving van wet- en regelgeving.

Functiespecifieke training

• Functiespecifieke processen en verwachtingen.
• Bespreken van verantwoordelijkheden en doelstellingen voor de functie.
• Mentorschap of samenwerken met een meer ervaren collega voor begeleiding.

Verwachtingen en doelstellingen vaststellen

• Eerste gesprek met een manager om de doelstellingen voor de korte en lange termijn te bespreken.
• Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) vaststellen voor succes in de functie.

Sociale integratie

• Team­lunch of virtuele koffiebijeenkomst.
• Sociale kennismakingsevenementen om de nieuwe medewerker te helpen integreren in de bedrijfscultuur.
• Introductie tot personeelsverenigingen of interne netwerken.

Evaluatiemomenten en feedback

• Regelmatige gesprekken met de manager of HR tijdens de eerste weken of maanden.
• Feedback verzamelen om het inwerkproces te optimaliseren.
• De voortgang van de nieuwe medewerker bespreken en eventuele uitdagingen aanpakken.

Praktische tip

De eerste stap is het uitvoeren van een functie-audit om vast te stellen welke taken de nieuwe medewerker daadwerkelijk zal uitvoeren, in plaats van te vertrouwen op verouderde taken of op de “manier waarop het altijd is gedaan.” Als dit je eerste medewerker is, begin dan met het opstellen van een lijst van de taken waarvoor je zelf de tijd of vaardigheden mist. Dit helpt de functie te verduidelijken en zorgt ervoor dat je doelgericht inwerkt. – Lindsay Mastrogiovanni, People Strategist bij ConsciousHR

Inwerkproces voor nieuwe medewerkers

Duurt het inwerken alleen de eerste dag of week, toch? Fout!

“Het inwerken eindigt niet aan het einde van de eerste werkdag," zegt Alice Ferretti van HumansR. “Gewoonlijk duurt het tot 3 maanden voordat nieuwe medewerkers volledig zijn ingewerkt binnen het bedrijf. Dit omvat volledig opgenomen zijn in extra's en voordelen, relaties opbouwen met de mensen met wie ze regelmatig samenwerken en uiteindelijk vertrouwd zijn met hun functie en taken.

Dit betekent dat de aanvankelijke ondersteuning aan een nieuwe medewerker weliswaar kan worden afgebouwd, maar nog steeds aanwezig moet zijn. Regelmatig contact opnemen met de nieuwe medewerker kan het verschil maken.”

Hoewel geen twee inwerktrajecten er hetzelfde uitzien en ik later een vrij uniek voorbeeld zal geven, vinden de meeste organisaties het nuttig om het inwerken in fasen op te delen. Zo kunnen ze activiteiten ontwikkelen en de voortgang in elke fase meten.

Voorafgaand aan de indiensttreding

De fase voorafgaand aan de indiensttreding is de periode tussen het accepteren van een baanaanbod door een nieuwe medewerker en de eerste werkdag. Deze fase helpt nieuwe medewerkers zich welkom en voorbereid te voelen en maakt hun overgang naar het bedrijf gemakkelijker.

Veelvoorkomende taken voorafgaand aan de indiensttreding zijn:

1. Documentatie: Het verzenden en verzamelen van documentatie voor nieuwe medewerkers, zoals contracten, belastingformulieren en bevestigingen van beleidsregels.
2. Welkomstcommunicatie: Het verzenden van een welkomstmail of -pakket met bedrijfsinformatie, een introductie tot het team en details voor de eerste werkdag.
3. Technische inrichting: Het voorbereiden van noodzakelijke hulpmiddelen, zoals een werkcomputer, e-mailaccount, toegang tot software en een werkplek.
4. Bedrijfsmiddelen: Het delen van materialen zoals een werknemershandboek, bedrijfsbeleid en organogrammen.
5. Introducties: Het verstrekken van informatie over teamleden, managers en belangrijke contactpersonen om de nieuwe medewerker te helpen kennismaken met toekomstige collega's.

Introductie

De introductie is de eerste fase van het inwerkproces. Deze vindt plaats op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker en loopt door tot en met de eerste week. De focus ligt op het kennismaken met het bedrijf, de bedrijfscultuur en de basisprocedures.

Veelvoorkomende introductietaken zijn:

1. Overzicht van het bedrijf: Het presenteren van de geschiedenis, missie, waarden en doelstellingen van het bedrijf om de nieuwe medewerker inzicht te geven in de identiteit en het doel van de organisatie.
2. Introducties: Het voorstellen van de nieuwe medewerker aan teamleden, managers en belangrijke medewerkers, om een gevoel van verbondenheid te stimuleren.
3. Beleidsbeoordeling: Het doornemen van bedrijfsbeleid, procedures en de gedragscode, inclusief onderwerpen zoals kledingvoorschriften, werktijden en veiligheid op de werkplek.
4. Rondleiding door het kantoor: Het geven van een rondleiding door de werkplek (of een virtuele rondleiding voor medewerkers op afstand) om de nieuwe medewerker vertrouwd te maken met faciliteiten, vergaderruimtes en belangrijke ruimtes.
5. Arbeidsvoorwaarden en beloning: Het uitleggen van arbeidsvoorwaarden, de beloningsstructuur en hoe toegang kan worden verkregen tot gerelateerde bronnen.
6. Overzicht van de functie: Het bespreken van de verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker, de teamstructuur en de prestatieverwachtingen.
7. Trainingsschema: Het uiteenzetten van de eerste trainingssessies, bronnen en hulpmiddelen die de nieuwe medewerker in de functie zal gebruiken.

0-30 dagen

Tijdens de eerste 0-30 dagen van het inwerkproces ligt de focus op het helpen van de nieuwe medewerker om zich in de functie te vestigen, relaties op te bouwen en een bijdrage te gaan leveren aan het team. Deze periode is cruciaal voor het leggen van de basis voor succes.

Belangrijke activiteiten tijdens deze fase zijn:

1. Functiegerichte training: Het geven van gedetailleerde training die verband houdt met de specifieke functie van de nieuwe medewerker, inclusief de hulpmiddelen, software en processen die deze moet gebruiken.
2. Doelen stellen: Het bespreken van kortetermijndoelen en verwachtingen met de nieuwe medewerker, vaak samen met de manager, om een duidelijke focus te bieden voor de eerste maanden.
3. Regelmatige contactmomenten: Het plannen van regelmatige contactmomenten met managers of HR om vragen te beantwoorden, feedback te geven en ondersteuning te bieden tijdens de aanpassing.
4. Een mentor of begeleider toewijzen: De nieuwe medewerker koppelen aan een collega of mentor die begeleiding biedt, vragen beantwoordt en helpt om vertrouwd te raken met de bedrijfscultuur.
5. Integratie in het team: Deelname aan teamvergaderingen, projecten en informele bijeenkomsten aanmoedigen om de nieuwe medewerker te helpen relaties op te bouwen en de dynamiek binnen het team te begrijpen.
6. Feedback en aanpassingen: Feedback geven op de prestaties en de training of werklast waar nodig aanpassen om de voortgang te ondersteunen.

Deze fase is bedoeld om zelfvertrouwen op te bouwen, verwachtingen te verduidelijken en een gevoel van verbondenheid binnen het team te stimuleren.

30-60 dagen

Tijdens de periode van 30-60 dagen van het inwerkproces verschuift de focus naar een verdiepend inzicht in de functie, een grotere bijdrage van de nieuwe medewerker en verdere integratie in het team en de bedrijfscultuur.

Belangrijke activiteiten tijdens deze fase zijn:

1. Geavanceerde training voor de functie: Het bieden van uitgebreidere, functiegerichte training om de vaardigheden en kennis van de nieuwe medewerker te verbeteren. Dit kan complexe taken, hulpmiddelen of systemen omvatten die relevant zijn voor diens functie.
2. Uitgebreidere verantwoordelijkheden: Geleidelijk uitdagendere taken of projecten toewijzen om de nieuwe medewerker te helpen vertrouwen op te bouwen en diens vaardigheden te laten zien.
3. Doorlopende evaluatiemomenten: Regelmatig contact met managers voortzetten om de voortgang te bespreken, uitdagingen aan te pakken en constructieve feedback te geven. Deze gesprekken helpen ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich gesteund en gewaardeerd voelt.
4. Netwerken: De nieuwe medewerker aanmoedigen om collega’s van andere afdelingen te ontmoeten, zodat die inzicht krijgt in de bredere bedrijfsvoering en een professioneel netwerk opbouwt.
5. Doelen evalueren en bijstellen: De oorspronkelijke doelen opnieuw bekijken en aanpassen op basis van de voortgang van de nieuwe medewerker, in overeenstemming met zowel individuele als teamdoelstellingen.
6. Culturele integratie: Deelname aan bedrijfsevenementen, teambuildingactiviteiten of sociale bijeenkomsten aanmoedigen om de band met de bedrijfscultuur te versterken.
7. Feedback vragen: De nieuwe medewerker vragen om feedback over diens ervaring met het inwerkproces tot nu toe, om verbeterpunten in het proces te identificeren.

Deze periode is essentieel voor het opbouwen van relaties, het versterken van het begrip van de functie en ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker weet waar die informatie kan vinden.

60-90 dagen

Tijdens de periode van 60-90 dagen van het inwerkproces ligt de nadruk op het versterken van de zelfstandigheid van de nieuwe medewerker, ervoor zorgen dat die volledig in de functie is geïntegreerd en de basis leggen voor langdurig succes binnen het bedrijf.

Belangrijke activiteiten tijdens deze fase zijn onder andere:

1. Meer zelfstandigheid: De nieuwe medewerker geleidelijk de verantwoordelijkheid geven voor diens projecten en taken, waarmee vertrouwen in diens vaardigheden en besluitvormingsvermogen wordt getoond.
2. Prestatiebeoordeling: Een formele prestatiebeoordeling uitvoeren om de voortgang, sterke punten en verbeterpunten van de nieuwe medewerker te beoordelen. Deze beoordeling helpt verwachtingen op elkaar af te stemmen en vormt een ijkpunt voor toekomstige prestaties.
3. Doorlopende feedback: Constructieve, bruikbare feedback geven om de nieuwe medewerker te helpen diens vaardigheden verder te ontwikkelen en zich aan te passen aan eventuele uitdagingen die die is tegengekomen.
4. Gesprekken over loopbaanontwikkeling: Gesprekken starten over de loopbaandoelen van de nieuwe medewerker en mogelijke doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf, om een toekomstperspectief te bieden.
5. Uitbreiding van het netwerk: Verdere netwerkactiviteiten met multidisciplinaire teams, belanghebbenden en andere afdelingen aanmoedigen om het inzicht in de bedrijfsvoering en de eigen rol binnen de bredere context te verdiepen.
6. Vaardigheden verbeteren: Aanvullende opleidings- of ontwikkelingsmogelijkheden identificeren op basis van de prestaties en toekomstige loopbaanambities.
7. Betrokkenheid bij projecten: De nieuwe medewerker betrekken bij complexere of gezamenlijke projecten, waarmee diens integratie en bereidheid om op een hoger niveau bij te dragen worden benadrukt.

Deze fase verstevigt de rol van de nieuwe medewerker binnen het bedrijf, ondersteunt diens professionele groei en zorgt ervoor dat die zich volledig betrokken en voorbereid voelt op langdurig succes.

90+ dagen

Na de eerste 90 dagen verschuift de focus naar integratie op de lange termijn, voortdurende ontwikkeling en prestatiebeheer. Tijdens deze periode:

1. Overgang naar reguliere prestatiebeoordelingen: De nieuwe medewerker gaat van frequente evaluatiemomenten over naar de standaardcyclus voor prestatiebeoordelingen van het bedrijf, met de nadruk op het stellen van doelen, doorlopende feedback en gesprekken over loopbaanontwikkeling.
2. Vaardigheidsontwikkeling en training: Er worden doorlopende opleidingsmogelijkheden geboden om de vaardigheden van de nieuwe medewerker te verbeteren en deze af te stemmen op loopbaangroei en de langetermijndoelstellingen van het bedrijf.
3. Diepere integratie: De nieuwe medewerker neemt volledig deel aan teamprojecten, samenwerkingen tussen afdelingen en bedrijfsinitiatieven, waarmee diens rol en bijdragen binnen de organisatie worden verstevigd.

9 beste werkwijzen voor het inwerken van medewerkers

We spraken met enkele HR-experts om enkele beste werkwijzen voor het inwerken van medewerkers te verzamelen die kunnen helpen bij een effectief en efficiënt proces:

1. Begin vóór de eerste dag (voorbereiding vóór indiensttreding)

“Organisaties onderschatten het belang van de voorbereiding vóór indiensttreding—de periode vóór de eerste werkdag van een nieuwe medewerker,” zegt Wittek. “Door vooraf hulpmiddelen, kennismakingen en toegang tot tools te bieden, kunnen de zenuwen op de eerste dag aanzienlijk worden verminderd en kunnen nieuwe medewerkers zich voorbereid en zelfverzekerd voelen. Als de medewerker lokaal woont, kun je die ook uitnodigen om vóór de startdatum langs te komen voor de lunch of een vrijdagmiddagborrel; dat is altijd een welkome uitnodiging geweest waar ik ook heb gewerkt.”

En als je internationale werknemers aanneemt, wordt de preboardingfase nog belangrijker.

“Een verhaal dat me te binnen schiet, is toen we een nieuwe ontwikkelaar onboardden die net naar een ander land was verhuisd om bij ons te komen werken,” herinnert Tetiana Burda, CAO bij Syndicode, zich. “Naast de gebruikelijke voorbereidingen hielpen we diegene met het vinden van woonruimte en vervoer en met het ontdekken van leuke plekken om in het weekend te bezoeken. Die extra inspanning wierp zijn vruchten af in hun tevredenheid en in hoe snel ze zich aan onze werkcultuur aanpasten. Momenten als deze herinneren me eraan waarom onboarding zo belangrijk is.”

2. Maak een semi-gestandaardiseerd plan

Maak een semi-gestandaardiseerd plan voor 30, 60 en 90 dagen waarin functiegebonden taken, trainingen, doelen en belangrijke vergaderingen voor elke fase van de onboardingworkflow worden beschreven.

Er zijn bepaalde activiteiten, zoals presentaties, die alle nieuwe medewerkers moeten voltooien, maar sommige activiteiten zijn uiteraard specifiek voor de functie.

Professionele tip: Rita Wittek

Maak checklists voor onboarding om consistentie in de onboardingervaring voor alle nieuwe medewerkers te garanderen.

3. Automatiseer en stroomlijn administratieve taken

“We hebben hulpmiddelen om repetitieve taken te automatiseren, zoals het versturen van welkomstmails, het organiseren van trainingsmodules of het digitaal ondertekenen van contracten vóór de eerste werkdag,” zegt Burda. “Mensen onderschatten vaak hoeveel wrijving je met eenvoudige automatisering kunt wegnemen. Zo krijgt HR de ruimte om zich te richten op wat belangrijk is: de menselijke verbinding.”

Gebruik HR- of onboardingsoftware om repetitieve taken zoals papierwerk, inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en trainingen te stroomlijnen.

4. Laat nieuwe medewerkers over zichzelf vertellen 

Iedereen wil gekend en gewaardeerd worden, zegt Reid Walsh, directeur personeelszaken bij NEOGOV. “Faciliteer dit door nieuwe medewerkers de kans te geven om over zichzelf te vertellen:

• Maak een onboardingformulier waarop nieuwe medewerkers vragen beantwoorden over hun werkvoorkeuren (bijv. communicatie via e-mail, telefoon, persoonlijk of via een chatprogramma), persoonlijkheidskenmerken, favoriete dingen (koffiebestelling, snacks, films enzovoort), enz.
• Deel elke week via e-mail, vergaderingen of chatprogramma’s een introductie over een nieuwe medewerker met het team.
• Organiseer een teambuildingoefening waarbij de hele afdeling een persoonlijkheidstest zoals StrengthsFinder of het Enneagram maakt en de resultaten deelt.
• Laat nieuwe medewerkers (en hun team) een diavoorstelling maken en presenteren met opsommingstekens en foto’s over hun interesses, hobby’s, familie en achtergrond.”

5. Wijs een buddy op kantoor toe aan een nieuwe medewerker

“Door nieuwe medewerkers te koppelen aan een ervaren collega, mentor of buddy kunnen ze zich vanaf de eerste dag welkom voelen,” zegt Walsh. “Je kunt nieuwe medewerkers zelfs vooraf met hun buddy in contact brengen, zodat ze op de eerste dag een bekend gezicht zien.

Een buddy op kantoor kan hen de eerste dagen rondleiden en aan andere teamleden voorstellen, maar de rol kan meerdere weken duren. Als je vragen om het ijs te breken of gesprekstarters bij de hand hebt, kan dat helpen om het ijs tijdens deze kennismakingen te breken.

Buddies kunnen ook op afstand waardevolle ondersteuning bieden, bijvoorbeeld met wekelijkse gesprekken om vragen te beantwoorden, de rollen van andere medewerkers uit te leggen of via scherm delen belangrijke hulpmiddelen te demonstreren.”

6. Verdeel de taken

Het opstellen van het onboardingplan moet een gezamenlijke inspanning zijn van afdelingen zoals HR, IT en financiën, managers en soms leidinggevenden op hoog niveau.

Ook de uitvoering ervan moet een gezamenlijke inspanning zijn, en dit biedt eveneens de mogelijkheid om bestaande teamleden te ontwikkelen:

“Er zijn veel individuele medewerkers die op zoek zijn naar mogelijkheden om projecten te leiden of te managen, en het onboarden van nieuwe teamleden is een geweldige kans om een taak te delegeren aan iemand die nog geen manager of leidinggevende is, maar dat wel wil worden,” zegt HR-expert Maggie Michaels DeCan. “Dit geeft diegene de mogelijkheid om te laten zien dat hij of zij meer verantwoordelijkheid kan dragen en een belangrijke verantwoordelijkheid kan leiden, terwijl een belangrijke maar vaak over het hoofd geziene taak van een leidinggevende wordt overgenomen.  

Deze samenwerkingsgerichte aanpak is vooral belangrijk bij het ontwikkelen van wereldwijde onboardingstrategieën die rekening moeten houden met verschillende tijdzones, culturele overwegingen en lokale regelgeving.

7. Regelmatige voortgangsgesprekken

Uit onderzoek van Microsoft bleek dat nieuwe medewerkers 3,5 keer vaker tevredenheid rapporteren als hun managers een actieve rol spelen bij hun inwerkproces, een bevinding waar DeCan het mee eens is:

“Uiteindelijk is er geen vervanging voor een personeelsmanager die een notitie in zijn agenda zet om na de eerste dag even langs te komen, vervolgens na de eerste week en de eerste maand contact op te nemen en dit daarna regelmatig te blijven doen om te vragen hoe het gaat en te laten zien dat hij om hun overgang geeft.”

8. Begin gesprekken over loopbaanontwikkeling

Volgens Sasha Robinson, VP People bij Trainual, is het inwerkproces het perfecte moment om de betrokkenheid van medewerkers te verankeren door gesprekken over loopbaanontwikkeling te beginnen:

“Medewerkers met veel potentieel kunnen al vroeg worden geïdentificeerd door hen kennis te laten maken met leiders en groeimogelijkheden te laten zien. Door tijdens het inwerkproces 1-op-1-gesprekken met teamleiders in te plannen, krijgen nieuwe medewerkers de kans om contact te leggen met de beste en meest getalenteerde mensen in je team en zich een beeld te vormen van de beschikbare loopbaanpaden. In combinatie met duidelijke documentatie over carrièrepaden, groeitrajecten en verwachtingen ten aanzien van leiderschap laat dit hun zien waar ze naartoe kunnen groeien en inspireert het hen om hoog te mikken.”

9. Gebruik gegevens om het proces te verfijnen

Tot slot is het met de beschikbare hulpmiddelen vrij eenvoudig om statistieken bij te houden, zoals de tijd tot productiviteit, voltooiingspercentages van taken en feedback van medewerkers, om knelpunten en verbeterpunten te identificeren. Zo kunnen datagestuurde beslissingen worden genomen om het proces te verfijnen.

• Tijd tot productiviteit: Meet hoe lang het duurt voordat een nieuwe medewerker volledig productief is. Houd dit bij door mijlpalen voor belangrijke taken vast te stellen en te monitoren wanneer nieuwe medewerkers hun werk zelfstandig beginnen uit te voeren.
• Behoudspercentage van nieuwe medewerkers: Het percentage nieuwe medewerkers dat het inwerkproces succesvol doorloopt (dit wordt natuurlijk ook beïnvloed door hoe goed het wervingsproces is).
• Tevredenheid van nieuwe medewerkers: Beoordeelt de inwerkervaring van nieuwe medewerkers via enquêtes over het inwerkproces of feedbackformulieren. Gebruik regelmatig korte peilingen om inzicht te krijgen in hun ervaring, betrokkenheid en eventuele uitdagingen.
• Voltooiingspercentage van inwerktaken: Houdt bij of nieuwe medewerkers toegewezen inwerkactiviteiten voltooien, zoals trainingsmodules en papierwerk.

Tijd om het inwerkproces te voltooien: Meet hoe lang het volledige inwerkproces duurt. Registreer de tijd vanaf de startdatum van de nieuwe medewerker tot aan de voltooiing van de laatste inwerkactiviteit om de efficiëntie van het proces te volgen.

Hulpmiddelen voor het inwerkproces

Hoewel het inwerkproces vooral om mensen draait, zijn er verschillende hulpmiddelen die kunnen helpen het inwerkproces te automatiseren en het proces aangenamer en effectiever te maken.

• Onboardingsoftware: Gespecialiseerde onboardingtools die helpen een gestructureerd onboardingproces op te zetten met gepersonaliseerde checklists, taakautomatisering en feedbackmechanismen.
• HR-workflowoplossing: Automatiseer alles, van het versturen van gepersonaliseerde welkomst-e-mails tot het bijhouden van de voltooiing van taken en ervoor zorgen dat alle vereiste nalevingsdocumenten zijn ingediend.
• HRMS/HRIS: Deze platforms bieden uitgebreide onboardingmodules voor het afhandelen van documentatie, het inschrijven voor arbeidsvoorwaarden en naleving, terwijl ze de voortgang van nieuwe medewerkers bijhouden. Bekijk voor meer informatie onze selectie van de beste HRMS en beste HRIS.
• Documentbeheer: Documentbeheersystemen helpen papierwerk te stroomlijnen, zodat nieuwe medewerkers contracten, beleidsdocumenten en andere noodzakelijke documenten elektronisch kunnen ondertekenen en indienen.
• Leerbeheersystemen: Deze systemen helpen bij het faciliteren van functiegerichte training en vaardigheidsontwikkeling, zodat nieuwe medewerkers toegang hebben tot educatieve inhoud, cursussen kunnen voltooien, gepersonaliseerde plannen kunnen ontwikkelen en hun voortgang kunnen bijhouden.
• Software voor medewerkerstraining: Software voor trainingsbeheer bevat modules om trainingsinhoud te creëren, organiseren en leveren, en om bij te houden welke medewerkers het materiaal hebben bekeken en wanneer.
• Enquêtetools: Helpen feedback te verzamelen over de onboardingervaring en de betrokkenheid van nieuwe medewerkers te monitoren om verbeterpunten te identificeren. Bekijk onze selectie van de beste enquêtetools voor medewerkers.
• Software voor arbeidsvoorwaardenbeheer en salarisadministratie: Gecombineerde of afzonderlijke software voor salarisadministratie en systemen voor het beheer van arbeidsvoorwaarden stellen nieuwe medewerkers in staat persoonlijke gegevens in te voeren, arbeidsvoorwaarden te selecteren en voorkeuren voor de salarisadministratie in te stellen. Deze tools automatiseren naleving tijdens de onboarding, stroomlijnen de inschrijving voor arbeidsvoorwaarden en bieden zelfbedieningsportalen voor eenvoudige toegang tot gegevens over beloning en arbeidsvoorwaarden.
• Checklisttemplate: People Managing People's checklisttemplate voor nieuwe medewerkers.

En als je een beetje overweldigd bent door de mogelijkheden, kunnen we je ook advies geven over hoe je onboardingsoftware kiest .

Interessante onboardingcasestudy: Zappos

Zappos is een online kledingretailer met een interessant onboardingproces dat zich richt op waarden en cultuur, en dan vooral op klantenservice.

In de praktijk betekent dit dat ALLE nieuwe medewerkers, zelfs ingenieurs, de eerste 4 weken in het klantloyaliteitsteam moeten doorbrengen om vragen van klanten te beantwoorden. 

Als je erover nadenkt, is dit een behoorlijk ongelooflijke investering, maar Zappos vindt het de moeite waard, zodat iedereen binnen de organisatie zijn klanten begrijpt en weet dat hun toewijding aan klantenservice de kern van het bedrijf vormt.

De periode bij de klantenservice wordt aangevuld met sessies over de bedrijfsgeschiedenis, klantfilosofie, cultuur en processen, evenals vraag-en-antwoordsessies met senior medewerkers. 

Ze maken het bovendien speels en voegen wat plezier toe met speurtochten, eiervallen en borrels (die allemaal worden aangemoedigd om op sociale media te worden gedeeld om het werkgeversmerk te versterken).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Na deze periode biedt Zappos de nieuwe medewerker, om eventuele twijfelaars eruit te filteren, $4000 om ontslag te nemen—een test van hun betrokkenheid bij de visie en cultuur.

Als ze doorgaan, is er een afstudeerfeest en krijgen ze meer training binnen hun respectievelijke teams.

Het onboardingproces van Zappos vertegenwoordigt de waarden van de organisatie op het gebied van klantenservice en plezier, en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers goed worden ingewerkt op bedrijfs- en teamniveau.

De onboardingromance

Als je erover nadenkt, is onboarding in feite de wittebroodsweken in de relatie tussen medewerker en organisatie. 

Jullie hebben besloten dat jullie elkaar leuk genoeg vinden om het een kans te geven en jullie zijn enthousiast om elkaar beter te leren kennen.

Onboarding is een weerspiegeling van je cultuur, dus wees niet verlegen! Er zijn talloze manieren waarop dit in je proces tot uiting kan komen.

Google stuurt bijvoorbeeld nog steeds de nieuwe medewerkers, die ‘Nooglers’ worden genoemd, de beroemde Noogler-hoed.

Je onboardingproces zal in de loop der tijd evolueren op basis van je succesmetingen en feedback van nieuwe medewerkers. 

Het loont om een bepaalde structuur met standaardelementen te hebben, maar vervolgens ruimte te laten voor aanpassingen afhankelijk van de functie.

Je kunt onze template voor 30, 60 en 90 dagen gebruiken om te beginnen met het ontwerpen van die van jou.

Onboardingtemplate voor 30-60-90 dagen

Ontvang onze onboardingtemplate!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People

Voor meer informatie over onboarding en andere strategieën voor talentmanagement kun je je abonneren op onze nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders, waarin kennis en best practices worden gedeeld om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.