Een kandidatendatabase opbouwen: handleiding in 5 stappen
Kandidatendatabases zijn uitstekende hulpmiddelen om de tijd tot indiensttreding en de kosten per aanwerving te verlagen, meer gekwalificeerde kandidaten te vinden en de organisatorische efficiëntie te verbeteren.
Als je in de praktijk een oplossing voor een kandidatendatabase voor recruitment wilt implementeren, help ik je graag!
In dit artikel bespreken we hoe je vanaf nul een kandidatendatabase kunt opbouwen en onderhouden–voor zowel bedrijven als bureaus–met veel tips en praktijkvoorbeelden.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is een kandidatendatabase?
Kandidatendatabases zijn hulpmiddelen om informatie over kandidaten op te slaan, zoals contactgegevens, cv, notities enzovoort, en om een relatie met hen op te bouwen zodat je hen later voor verschillende functies kunt aannemen.
Je kunt twee soorten HR-databasesystemen gebruiken:
- Ingebouwde databases: Je kunt de informatie van sollicitanten bekijken en beheren wanneer je een vacature plaatst op een platform zoals LinkedIn of Indeed. Dit zijn kleine kandidatendatabases die specifiek zijn voor die apps.
- Gecentraliseerde databases: Een gecentraliseerde personeelsdatabase verzamelt sollicitanten uit meerdere bronnen, zoals binnenkomende sollicitaties, werving, aanbevelingen, offline-evenementen enzovoort. Grote bedrijven en personeelsbureaus gebruiken deze oplossingen.
Gecentraliseerde databases zijn duurder, maar bieden veel geavanceerdere functionaliteit dan ingebouwde databases, zoals zoekmogelijkheden, communicatiegeschiedenis, inzicht in de wervingsfunnel, geautomatiseerd gegevensbeheer en integraties met andere apps. Het belangrijkste is echter hoe je de database gebruikt.
Volgens Kirsi Maharaj, een leider op het gebied van People & Culture en recruitmentconsultant, zijn er twee manieren om kandidatendatabases te gebruiken:
- Transactioneel: Je voegt alle sollicitanten toe aan je database.
- Relatieopbouw: Je selecteert zorgvuldig wie er in de database komt en bouwt vervolgens langdurige relaties met hen op. Personeelsbureaus gebruiken deze aanpak meestal. Ik run een recruitmentbureau en probeer met kandidaten te bellen om meer over hen te weten te komen, een indruk van hun persoonlijkheid te krijgen en de goede kandidaten uiteindelijk toe te voegen aan de database in onze software voor recruitmentbureaus.
Voordelen van een kandidatendatabase
Nu duidelijk is wat het is, gaan we kijken waarom je een kandidatendatabase nodig hebt.
Het eerste voordeel is dat werving veel eenvoudiger kan worden.
Zelfs met gespecialiseerde wervingssoftware kan het vinden van kandidaten een frustrerend en tijdrovend proces zijn, en contact opnemen met iemand die je koud benadert is altijd lastiger dan met iemand die al van je bestaan weet.
Een database met kandidaten over wie je al informatie hebt en met wie je al een bepaalde relatie hebt opgebouwd, is daarom een logische keuze.
Misschien is iemand bijna helemaal door je wervingsproces gekomen, maar uiteindelijk om welke reden dan ook niet bij je begonnen. Misschien ontbrak het die persoon aan ervaring op een bepaald gebied en was iemand anders beter gekwalificeerd.
Je hebt nog steeds veel informatie over die persoon en hopelijk een geweldige ervaring geboden, zodat je opnieuw contact kunt opnemen wanneer er in de toekomst een geschikte functie beschikbaar komt.
Het tweede en nauw verwante voordeel is dat het in het algemeen middelen bespaart, omdat je minder tijd aan werving besteedt en minder afhankelijk bent van andere kostenposten, zoals recruitmentbureaus, vacaturebanken en LinkedIn.
Een ander voordeel is dat je je wervingsproces kunt verfijnen. Software voor wervingsanalyses kan waardevolle inzichten bieden om je strategieën verder te optimaliseren.
Gaurav Bhardwaj, wervingsleider bij Innovaccer, gelooft dat “Kandidatendatabases geweldige bronnen zijn voor uitgebreide analyses en rapporten. Je kunt je wervingsproces hierop aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld bronnen identificeren die leiden tot kandidaten van de hoogste kwaliteit en daar extra op inzetten, terwijl je de rest afbouwt.”
Persoonlijk merk ik bij mijn bureau dat ik de beste kandidaten krijg uit branchegerelateerde communities, zoals Slack-groepen en subreddits op Reddit. Het is daar vaak gratis om vacatures te plaatsen en dit zijn onbenutte bronnen, in tegenstelling tot Indeed of LinkedIn.
De gegevens uit de kandidatendatabase maakten het mogelijk om dat vast te stellen.
Een kandidatendatabase opbouwen en beheren
Voordat we ingaan op de details van het opbouwen van een kandidatendatabase, moeten we een onderwerp bespreken dat meer aandacht verdient: een businesscase opbouwen voor een kandidatendatabase.
Je weet dat je organisatie in een database moet investeren. Maar dat gebeurt niet tenzij je dit aan je leidinggevenden uitlegt.
En de enige taal die zij begrijpen, zijn cijfers!
Bij haar vorige bedrijf merkt Kirsi op dat ze meer dan $150,000 aan wervingskosten hadden uitgegeven. Als ze dat zouden herinvesteren in een database, zouden ze hun afhankelijkheid van LinkedIn, bureaus enzovoort verminderen en een verbetering in essentiële KPI's voor werving zien.
Boom! Haar CEO keurde de investering in een geavanceerd kandidatendatabasesysteem goed!
Goed, laten we nu onze database opbouwen!
Stap één: bepalen welke tools je moet gebruiken
Kandidatendatabases kunnen variëren van uiterst eenvoudig tot ongelooflijk complex. Er zijn verschillende manieren waarop je ze kunt implementeren.
Ik gebruik een sollicitantvolgsysteem (ATS) genaamd Zoho Recruit om vacatures te plaatsen, sollicitaties te ontvangen en gegevens van potentiële kandidaten op te slaan.
Er zijn ook verschillende CRM-systemen voor werving en zelfs marketingplatforms voor werving beschikbaar die een vergelijkbare service bieden en je helpen met je marketing voor werving.
Als je budget echt beperkt is, kun je overwegen een Google Sheet als kandidatendatabase te gebruiken, maar ik zou dat niet aanraden. Het is tijdrovend om dit op grote schaal te gebruiken, je hebt aparte software voor automatisering van werving nodig en het beschikt niet over de ondersteunende tools die speciale wervingssoftware biedt.
Als je budget echter beperkt is, is wervingssoftware voor kleine bedrijven over het algemeen betaalbaarder en zeker geavanceerder dan Google Sheets of Excel.
Stap twee: kandidaatgegevens verzamelen
Je kunt kandidaatgegevens vanuit verschillende bronnen aan je database toevoegen. Sollicitaties, doorverwijzingen, sourcing en benadering, cv's van bureaus, vacaturesites enzovoort zijn enkele populaire bronnen.
Naarmate iemand verder komt in je wervingsproces, heb je meer informatie over die persoon. Zorg er dus voor dat deze goed wordt vastgelegd en opgeslagen.
Een ‘geheime’ tip die ik gebruik om passieve kandidaten te vinden, is het aanmaken van ‘open sollicitaties’ op de werken-bij-site van mijn bedrijf. Zo kunnen mensen hun gegevens indienen, zelfs als er geen openstaande functies zijn, en kunnen deze in je database worden opgenomen.
Om je daarbij te helpen, zoek je naar een wervingssysteem dat gebruiksvriendelijke tools voor vacaturebordbeheer biedt.
Stap drie: gegevenshygiëne
Gegevenshygiëne is een cruciale factor bij het gebruik van je wervingsdatabase. Te veel gegevens of slecht beheerde gegevens maken het moeilijker om de juiste kandidaten te vinden en inzichten te verkrijgen.
Definieer eerst strikte criteria voor wie aan je database mag worden toegevoegd. Alleen nieuwe kandidaten die aan alle vereisten in de vacaturetekst voldoen, mogen bijvoorbeeld aan de database worden toegevoegd, of alleen kandidaten die een proefproject hebben uitgevoerd enzovoort.
Vervolgens moet je regelmatig controleren of alle velden zijn ingevuld en of het juiste gegevenstype aanwezig is. Zorg er ook voor dat de cv's en contactgegevens van kandidaten actueel zijn.
Het is essentieel om mensen binnen je organisatie hierin te trainen, omdat je de velden en gegevens in je database gebruikt voor het bijhouden van gegevens en rapportage.
Tot slot is het een goed idee om kandidaten te taggen op basis van hun vaardigheden of andere kenmerken. Zo wordt het later eenvoudiger om Booleaanse zoekopdrachten (ja/nee-vragen) en geavanceerde zoekopdrachten uit te voeren.
De beste HRIS-certificeringen bieden essentiële vaardigheden voor het organiseren en benutten van kandidatendatabases.
Stap vier: conform blijven
Het verwerken van gebruikersgegevens is een zeer gevoelig onderwerp. Als dit verkeerd wordt gedaan, kan het leiden tot hoge boetes.
Als je database kandidaten uit de EU of het VK bevat, moet je voldoen aan de GDPR en aan de CCPA voor inwoners van Californië.
Je moet altijd toestemming van kandidaten verkrijgen voordat je hun gegevens toevoegt, een optie bieden om hun gegevens op verzoek te verwijderen en hun gegevens verwijderen op basis van de wetgeving.
In Canada moet je de gegevens van kandidaten bijvoorbeeld elke twee jaar verwijderen.
Stap vijf: regelmatig contact houden met kandidaten
Regelmatig op een gepaste manier contact houden met kandidaten is de beste manier om relaties met hen op te bouwen. Hier zijn enkele methoden die je kunt gebruiken:
- Voeg ze toe aan bedrijfsnieuwsbrieven en deel relevante berichten, zoals bedrijfsupdates, verhalen van medewerkers enzovoort.
- Organiseer fysieke evenementen en webinars
- Enquêtes tijdens het sollicitatieproces om hen betrokken te houden en gegevens te verzamelen
- Netwerkgesprekken voeren met de meest veelbelovende kandidaten (vooral kandidaten op seniorniveau)
Ik voeg veelbelovende kandidaten toe aan enkele van mijn Slack-groepen om contact met hen te houden. Het is sneller en gemakkelijker dan e-mail en leidt tot een meer gepersonaliseerde kandidaatervaring.
Je kunt ook elke 6 - 12 maanden contact opnemen met kandidaten en de AVG als excuus gebruiken.
Afronding
Een kandidatendatabase is een essentieel onderdeel van de wervingsstack. En het beste eraan is dat het opbouwen ervan vrij eenvoudig is en dat er volop hulpmiddelen zijn om je te helpen.
Onthoud dat alleen het hebben van een database niet genoeg is. Het gaat erom hoe je deze gebruikt. Het is een geweldig hulpmiddel om je werk minder stressvol te maken en KPI's te verbeteren.
