11 wervingskosten en hoe u ze berekent
Werving is een cruciale bedrijfsfunctie die zorgvuldige aandacht vereist. Als er geen controle op wordt gehouden, kunnen wervingskosten snel de pan uit rijzen. Gebruik daarom deze gids om ze goed in de gaten te houden en je rendement op je investering te maximaliseren.
Wat zijn wervingskosten?
Wervingskosten omvatten alle uitgaven die verband houden met het proces van het aantrekken, vinden, interviewen en aannemen van nieuwe medewerkers. Deze kosten kunnen direct of indirect zijn en kunnen sterk variëren afhankelijk van factoren zoals de sector, het niveau van de functie die wordt ingevuld en de gebruikte wervingsstrategieën.
Wanneer alle kosten bij elkaar worden opgeteld en gedeeld door het aantal aangenomen medewerkers, krijg je de gemiddelde kosten per aanname. Je kunt natuurlijk ook gedetailleerder te werk gaan en de kosten voor een bepaalde functie of afdeling berekenen.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Welke factoren worden gebruikt om wervingskosten te berekenen?
Bij het berekenen van wervingskosten moet je rekening houden met verschillende factoren, die elk bijdragen aan de totale uitgaven die met het wervingsproces samenhangen. Je krijgt beter inzicht in welke factoren de kosten bepalen door middel van een wervingsaudit.
Dit zijn de belangrijkste factoren die worden gebruikt bij het berekenen van wervingskosten:
1. Kosten voor advertenties en vacatureplaatsingen
- Vacaturebanken en websites: Kosten voor het plaatsen van vacatures op platforms zoals LinkedIn, Indeed, Glassdoor enzovoort.
- Adverteren op sociale media: Kosten voor het promoten van vacatures op platforms zoals Facebook, Twitter en Instagram.
- Printmedia: Uitgaven voor advertenties in kranten, tijdschriften of andere gedrukte publicaties.
- Onderhoud van de carrièrepagina: Kosten voor het onderhouden en bijwerken van de carrièrewebsite van het bedrijf.
2. Kosten van wervingsbureaus
- Bemiddelingscommissies: Doorgaans een percentage van het jaarsalaris van de nieuwe medewerker als een wervingsbureau wordt ingeschakeld.
- Kosten voor directiewerving: Voor bureaus voor directiewerving die vooraf kosten in rekening brengen voor het vinden van kandidaten voor functies op seniorniveau.
Door samen te werken met RPO-bedrijven kunnen organisaties de wervingskosten echter aanzienlijk verlagen en tegelijkertijd hoogwaardige medewerkers aannemen.
3. Kosten van medewerker-aanbrengprogramma's
- Aanbrengbonussen: Betalingen of stimulansen voor huidige medewerkers die succesvolle kandidaten aandragen (platforms voor het aandragen van medewerkers kunnen helpen om dit bij te houden).
4. Kosten van het interne wervingsteam
- Salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden: Vergoeding voor HR- en wervingsmedewerkers die bij het wervingsproces betrokken zijn.
- Opleiding en ontwikkeling: Kosten van doorlopende training en professionele ontwikkeling voor het wervingsteam.
- Operationele uitgaven: Kantoorruimte, nutsvoorzieningen en andere overheadkosten die verband houden met de wervingsafdeling.
5. Kosten van interviews en beoordelingen
- Reis en verblijf: Uitgaven voor het laten overvliegen van kandidaten voor interviews, inclusief hotelovernachtingen, maaltijden en vervoer.
- Tijd voor interviews: De kosten van de tijd die managers, HR-medewerkers en teamleden besteden aan het afnemen van interviews (vaak berekend op basis van hun uurloon).
- Beoordelingsinstrumenten: Kosten voor eventuele tests vóór indiensttreding, psychometrische beoordelingen of vaardigheidstests die bij kandidaten worden afgenomen.
6. Technologie en wervingsinstrumenten
- Sollicitantvolgsystemen (ATS): Kosten voor wervingssoftware, zoals sollicitantvolgsystemen die helpen het wervingsproces te beheren en te stroomlijnen.
- CV-databases: Kosten voor toegang tot online databases met cv's van kandidaten.
- Diensten voor antecedentenonderzoek: Kosten die gepaard gaan met het uitvoeren van antecedentenonderzoeken, kredietcontroles en drugstests.
- IT-infrastructuur: Kosten voor het opbouwen en onderhouden van een carrièrepagina van het bedrijf, inclusief software voor het plaatsen van vacatures.
Psst. Veel kleine bedrijven kiezen voor gratis HR-tools of gratis wervingssystemen om de wervingskosten onder controle te houden.
7. Banenbeurzen en wervingsevenementen
- Deelnamekosten voor evenementen: Kosten voor het reserveren van een stand of aanwezigheid op banenbeurzen, carrièredagen van universiteiten en andere wervingsevenementen.
- Marketingmateriaal: Kosten voor brochures, banners en promotiemateriaal dat tijdens evenementen wordt verspreid.
- Reiskosten: Kosten voor recruiters om evenementen bij te wonen, waaronder vervoer, accommodatie en maaltijden.
9. Diverse kosten
- Juridische kosten: Kosten voor het opstellen van arbeidsovereenkomsten of andere juridische diensten.
- Verhuiskosten: Kosten die het bedrijf vergoedt om nieuwe medewerkers naar hun werklocatie te verhuizen.
- Uitstroomkosten: Bij het vervangen van een medewerker: de kosten voor ontslagvergoeding, voortzetting van arbeidsvoorwaarden en andere kosten in verband met beëindiging van het dienstverband.
10. Tijd- en efficiëntiemaatstaven
- Tijd tot indiensttreding: De tijd die nodig is om een functie in te vullen, vanaf het plaatsen van de eerste vacature tot de datum van indiensttreding, vaak uitgedrukt als kosten in termen van productiviteitsverlies.
- Kosten per indiensttreding: Een specifieke maatstaf waarbij de totale wervingskosten worden gedeeld door het aantal aangenomen medewerkers, wat de gemiddelde kosten per nieuwe medewerker oplevert.
11. Externe economische factoren
- Marktomstandigheden: Economische omstandigheden, krapte op de arbeidsmarkt en sectorspecifieke factoren kunnen de wervingskosten beïnvloeden.
- Concurrentie om talent: In sectoren met een hoge vraag moeten bedrijven mogelijk meer uitgeven aan wervingsinspanningen om toptalent aan te trekken.
Hoe u uw wervingskosten berekent voor budgetplanning
Zo schat u uw totale wervingskosten wanneer u uw wervingsbudget opstelt.
1. Schat het totale aantal aan te nemen medewerkers
Begin met vast te stellen hoeveel functies u binnen een bepaalde periode (bijvoorbeeld per kwartaal) op elke afdeling moet invullen.
Hopelijk wordt dit vastgesteld via een gezamenlijke planningssessie voor personeelswerving, waarbij ook rekening wordt gehouden met het verwachte personeelsverloop.
2. Schat uw vaste kosten
- Kosten van het interne wervingsteam: Omvat salarissen, arbeidsvoorwaarden en andere vergoedingen die gedurende een bepaalde periode aan uw HR- en wervingsteam worden betaald. U kunt ook een stap verder gaan en de kosten schatten van de tijd van personeelsmanagers en andere teamleden.
- Operationele overheadkosten: Houd rekening met de kosten van kantoorruimte, nutsvoorzieningen en benodigdheden die door het wervingsteam worden gebruikt.
3. Variabele wervingskosten
- Advertentiekosten: Schat het totale bedrag dat je zult uitgeven aan vacatureplaatsingen, onlineadvertenties, promoties op sociale media en andere marketinginspanningen.
- Uitzendbureaukosten: Schat eventuele kosten die je betaalt aan externe wervingsbureaus, bijvoorbeeld als je moeilijk in te vullen functies werft. Beschik je over eerdere gegevens die aangeven hoeveel mensen met behulp van recruiters zijn aangenomen?
- Houd rekening met referralbonussen: Gebruik opnieuw eerdere gegevens als je die hebt en schat eventuele beloningen die je aan medewerkers betaalt voor succesvolle doorverwijzingen van kandidaten.
- LinkedIn en andere platforms: Kosten voor licenties of abonnementen op werving via LinkedIn en andere wervingsplatforms.
4. Schat de kosten van wervingstechnologie
- Volgsysteem voor sollicitanten: Neem de kosten op voor elk ATS of andere wervingssoftware die je gebruikt.
- Beoordelingstools: Voeg kosten toe voor software voor het testen van kandidaten of screeningtools.
- Overige kosten voor wervingstechnologie: Houd rekening met aanvullende technologiegerelateerde uitgaven, zoals toegang tot cv-databases of software voor antecedentenonderzoek.
5. Bereken de kosten per aanstelling
Totale wervingskosten: Tel alle kosten uit de vorige stappen bij elkaar op om een schatting van je totale wervingsuitgaven te krijgen.
Kosten per aanstelling: Deel de totale wervingskosten door het totale aantal aanstellingen.
Voorbeeldberekening
- Totaal aantal aanstellingen: 20
- Vaste kosten: $80,000
- Variabele wervingskosten: $20,000
- Kosten van wervingstechnologie: $10,000
Totale wervingskosten:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00
Kosten per aanstelling:
95,000/20 = 4,750
In dit geval zouden je kosten per aanstelling $4,750 bedragen.
Met deze methode krijg je een duidelijk beeld van hoeveel het je organisatie kost om elke nieuwe medewerker aan te nemen. Ook kun je hiermee gebieden identificeren waarop je kosten kunt verlagen of de efficiëntie kunt verbeteren. Kost een bepaald vacatureplatform bijvoorbeeld veel geld zonder kandidaten op te leveren?
10 beste werkwijzen om wervingskosten te verlagen en beheersen
Natuurlijk willen we allemaal meer voor minder, dus hoe kun je je wervingskosten verlagen en tegelijkertijd andere wervingskengetallen, zoals de kwaliteit van aanstellingen, verbeteren?
1. Effectieve planning
Het aannemen van het juiste talent begint met zorgvuldige planning, en het feit dat je dit artikel leest is een goed begin!
Een goed gedefinieerd plan helpt om middelen effectief toe te wijzen, onnodige uitgaven aan werving en het inwerken van nieuwe medewerkers te beperken en zorgt voor een betere kandidatenervaring. Het helpt ook om verkeerde en overmatige aanwervingen te voorkomen.
Daarnaast houdt een goed uitgevoerd wervingsplan niet alleen rekening met het aannemen van nieuwe medewerkers, maar ook met hun succes op de lange termijn en behoud binnen de organisatie (waardoor de noodzaak om überhaupt te werven kan afnemen).
Het helpt bijvoorbeeld om rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en gesprekken te openen over interne mobiliteit en ontwikkeling.
2. Bouw een sterk werkgeversmerk op
Investeren in je werkgeversmerk helpt je kandidaten aan te trekken en vermindert de behoefte aan dure advertenties, wat leidt tot een groter aantal kwalitatief goede sollicitaties.
De kern van je werkgeversmerk is je waardepropositie voor medewerkers (EVP), oftewel wat je als werkgever aanbiedt in ruil voor iemands arbeid.
Een goed gedefinieerde EVP helpt je huidige medewerkers te behouden en de juiste kandidaten voor je functies aan te trekken.
3. Automatiseer
Hoewel veel van werving draait om creatief zijn en op persoonlijk niveau contact maken met kandidaten, is er ook een aanzienlijke hoeveelheid repetitieve taken en inefficiënties.
Wervingsautomatisering automatiseert veel van deze taken om administratieve werkzaamheden te verminderen en wervingsteams vrij te maken om zich te richten op belangrijkere zaken, zoals gesprekken met kandidaten en het verder stroomlijnen van het wervingsproces.
Goede kandidaten voor automatisering zijn onder andere:
- Het plaatsen van functieomschrijvingen
- Communicatie, bijvoorbeeld afwijzingen, informatie of herinneringen
- Het plannen van sollicitatiegesprekken
- Het genereren van rapporten.
Lees ons overzicht van de beste geautomatiseerde wervingssoftware voor systemen die hierin uitblinken.
4. Maak gebruik van bestaande medewerkers
Bestaande medewerkers zijn een uitstekende manier om kandidaten te vinden, omdat zij je functies en organisatie kennen.
Als je werkgeversmerk en EVP sterk zijn, zou dit niet al te moeilijk moeten zijn. Je kunt echter altijd extra stimulansen toevoegen en het mensen gemakkelijk maken door hen op de hoogte te houden van openstaande functies en functieomschrijvingen te geven om te delen.
Je kunt huidige medewerkers ook betrekken bij je inspanningen op het gebied van wervingsmarketing en verhalen en getuigenissen delen op je website en sociale media om je bedrijfscultuur onder de aandacht te brengen.
5. Zorg voor goed gegevensbeheer
Het verlagen van wervingskosten draait volledig om het monitoren van je wervingsproces en het zichtbaar maken van inefficiënties. Daarvoor heb je gegevens van goede kwaliteit nodig die de werkelijkheid weerspiegelen.
De beste manier om dit te doen is door regelmatig opvolging te geven en contact te houden met je team en de wervingsmanagers, zodat je hen helpt de gewoonte te ontwikkelen om gegevens in te voeren en bij te werken.
Om er bijvoorbeeld voor te zorgen dat telefonische screenings in het systeem worden ingevoerd, stel je er een KPI voor op en controleer je dit regelmatig.
Als je ervoor wilt zorgen dat wervingsmanagers hun feedback invoeren, neem dan na elk gesprek contact met hen op en controleer of het om kwalitatief goede feedback gaat.
6. Optimaliseer vacatureplaatsingen
Je wilt je vacatures natuurlijk onder de aandacht brengen van zoveel mogelijk potentiële kandidaten. Het ontwikkelen van een goede SEO-strategie voor werving helpt je aanzienlijk om het maximale uit elke vacatureplaatsing te halen.
Daarnaast helpen duidelijke, doelgerichte functieomschrijvingen om de meest geschikte kandidaten aan te trekken en het aantal ongeschikte sollicitaties te verminderen.
Bekijk voor richtlijnen de uitstekende gids van Mariya Hristova over het schrijven van een functieomschrijving.
7. Training
Investeer in training voor interne teams om hun vaardigheden op gebieden zoals het zoeken naar kandidaten, sollicitatiegesprekken en onderhandelen te verbeteren. Dit zou zich op de lange termijn hopelijk moeten terugbetalen.
8. Werf intern
Het talent dat je nodig hebt, is misschien al aanwezig in je organisatie, waardoor het niet nodig is om de bredere markt op te gaan.
Een manier om intern in de talentbehoefte te voorzien, is door effectieve leer- en ontwikkelingsstrategieën te implementeren en een vaardigheidsgerichte organisatie te worden.
In plaats van de nadruk te leggen op functietitels en posities, ligt de primaire focus op de unieke vaardigheden en capaciteiten van je medewerkers en op de manier waarop deze het effectiefst kunnen worden ontwikkeld en ingezet om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen.
9. Besteed uit
Uitbesteding van het wervingsproces kan helpen de kosten te verlagen door tijd en middelen te besparen die verband houden met het vinden van kandidaten. Wervers helpen normaal gesproken ook bij het sollicitatieproces, zodat beide partijen kunnen bepalen of er sprake is van een goede match.
Opties zijn onder andere een professionele wervingsdienst, een professionele werkgeversorganisatie of een werkgever van record.
10. Maak gebruik van gratis of goedkope hulpmiddelen
Het gebruik van gratis of goedkope hulpmiddelen kan de wervingskosten aanzienlijk verlagen zonder dat dit ten koste gaat van de efficiëntie. Verlaag bijvoorbeeld je totale uitgaven met een gratis salarisoplossing die helpt de salarisadministratie te stroomlijnen naast je wervingsactiviteiten.
Door gebruik te maken van online platforms en software zonder of met lage kosten, kunnen bedrijven besparen op kosten voor wervingsbureaus, marketingkosten en administratieve taken, waardoor het gemakkelijker wordt om werving met een beperkt budget te beheren.
