11 korzyści z oprogramowania HR

Rynek oprogramowania HR stale się rozwija, a dostępna gama narzędzi pozwala automatyzować powtarzalne zadania, porządkować dane pracowników oraz usprawniać i zwiększać efektywność procesów.

Niezależnie od tego, czy chodzi o przyspieszenie rekrutacji, zapewnienie prawidłowego naliczania wynagrodzeń czy poprawę doświadczeń pracowników, odpowiedni zestaw technologii HR pomoże zespołom HR skupić się na tym, co naprawdę ma znaczenie: wspieraniu sukcesu firmy.

Przejdźmy więc nieco głębiej — jakie są konkretne korzyści z oprogramowania HR?

1. Zwiększa wydajność

Czas jest najcenniejszym zasobem każdego człowieka. Oprogramowanie HR automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak przetwarzanie listy płac, planowanie grafików i wprowadzanie danych, znacząco ograniczając czasochłonną pracę manualną.

Podobnie portale samoobsługowe w rozwiązaniach takich jak HRIS lub HRMS umożliwiają pracownikom samodzielne wykonywanie zadań HR, takich jak aktualizowanie danych osobowych, składanie wniosków urlopowych i uzyskiwanie dostępu do pasków wynagrodzeń.

Jedno z badań wykazało, że wdrożenie nowego systemu HRIS pomogło jednej małej lub średniej firmie zaoszczędzić 175 tys. dolarów w ciągu roku.

Dzięki temu zespoły HR zyskują również więcej czasu na zadania o większej wartości, takie jak rozwój talentów i zwiększanie zaangażowania pracowników.

Jedno z rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji skróciło proces naliczania wynagrodzeń w jednej małej lub średniej firmie do godziny miesięcznie!

2. Ogranicza liczbę błędów

Manualne zarządzanie HR może przypominać nieustanną walkę z błędami — nieprawidłowe obliczenia wynagrodzeń, nieaktualne dane pracowników i pominięte wymogi zgodności szybko mogą się nawarstwiać. 

Jeden niewielki błąd w naliczaniu wynagrodzeń może sprawić, że pracownik nie otrzyma prawidłowej wypłaty, a brakujący dokument dotyczący zgodności może doprowadzić do wysokich kar.

Systemy takie jak oprogramowanie do obsługi listy płac zdejmują ten ciężar z zespołów HR, automatyzując obliczenia, sygnalizując rozbieżności i zapewniając dokładność oraz aktualność wszystkich danych.

Dzięki wbudowanym zabezpieczeniom i alertom w czasie rzeczywistym możesz ograniczyć liczbę błędów, zachować zgodność z przepisami i uniknąć problemów związanych z naprawianiem kosztownych pomyłek po fakcie.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Poprawia zgodność z przepisami

Zgodność HR z przepisami jest jednym z największych wyzwań dla działów HR, zwłaszcza gdy zarządzają pracownikami w różnych stanach lub krajach, w których przepisy prawa pracy stale się zmieniają.

Pojedyncze uchybienie — niezależnie od tego, czy chodzi o pominiętą aktualizację podatkową, czy niekompletne dane pracownika — może prowadzić do wysokich kar lub problemów prawnych.

Dzięki bezpiecznemu i uporządkowanemu przechowywaniu dokumentacji oraz monitorowaniu zgodności w czasie rzeczywistym zespoły HR mogą wyprzedzać zmiany w przepisach i unikać stresu związanego z poprawkami lub karami nakładanymi w ostatniej chwili.

4. Usprawnia rekrutację

Rekrutacja może być przytłaczająca, szczególnie gdy trzeba przeglądać setki życiorysów, koordynować rozmowy kwalifikacyjne i utrzymywać zaangażowanie kandydatów — jednocześnie zajmując się innymi zadaniami HR. 

System śledzenia aplikacji kandydatów (ATS) odciąża zespoły, automatyzując wstępną selekcję życiorysów, usprawniając planowanie rozmów kwalifikacyjnych i centralizując komunikację z kandydatami. 

Platformy takie jak Greenhouse pomagają tworzyć atrakcyjne opisy stanowisk, publikować je na wielu portalach z ofertami pracy i filtrować aplikacje na podstawie wcześniej określonych kryteriów, dzięki czemu możesz skupić się na kandydatach najlepiej dopasowanych do stanowiska.

Na przykład IBM wykorzystał swoje rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, Watson Recruitment, aby skrócić czas potrzebny na zatrudnienie o 40% i zwiększyć jakość kandydatów o 20%.

Nie tylko przyspiesza to proces rekrutacji, lecz także zapewnia kandydatom płynniejsze doświadczenia, wzmacniając markę pracodawcy i sprawiając, że Twoja firma staje się czołowym wyborem dla utalentowanych osób.

5. Podejmuj decyzje w większym stopniu na podstawie danych

Zarządzanie dokumentacją pracowników w wielu arkuszach kalkulacyjnych, szafach na dokumenty i niepołączonych systemach sprawia, że praca działu HR jest trudniejsza, niż powinna być. 

Odszukiwanie ocen wyników pracy, informacji o świadczeniach czy dokumentów związanych ze zgodnością z przepisami może być czasochłonne i podatne na błędy.

Oprogramowanie HR centralizuje wszystkie te dane na jednej, bezpiecznej platformie, ułatwiając wyszukiwanie informacji, generowanie raportów i zapewnianie ich dokładności.

Poza organizacją dane te zasilają analitykę pracowników, pomagając zespołom śledzić kluczowe wskaźniki HR, takie jak odpływ pracowników, retencja, absencja i trendy dotyczące wyników pracy.

Firma Google wykorzystała nawet swoją zaawansowaną platformę analityki pracowników, aby zbadać co wyróżnia świetnego menedżera i odpowiednio dostosować programy rozwoju przywództwa.

Dzięki dostępowi do aktualnych informacji dział HR może wyjść poza zadania administracyjne i odgrywać bardziej strategiczną rolę w planowaniu zatrudnienia oraz podejmowaniu decyzji biznesowych, pomagając umocnić pozycję HR jako strategicznego partnera biznesowego.

6. Usprawnia naukę i rozwój

Utrzymanie zaangażowania pracowników w naukę i rozwój może być trudne, zwłaszcza gdy programy szkoleniowe są nieuporządkowane lub trudno dostępne.

Narzędzia takie jak systemy zarządzania nauczaniem (LMS) usprawniają ten proces, ułatwiając tworzenie, prowadzenie i monitorowanie programów szkoleniowych, ocenę umiejętności oraz certyfikacji.

Pracownicy uzyskują dostęp do spersonalizowanych ścieżek nauki dostosowanych do ich ról i celów zawodowych, a dział HR może monitorować postępy, wskaźniki ukończenia oraz wymogi dotyczące zgodności w czasie rzeczywistym. 

Dzięki temu szkolenia są nie tylko skuteczniejsze, lecz także skalowalne, co pomaga organizacjom podnosić kwalifikacje pracowników i utrzymywać konkurencyjność.

Przykładowo zespół ds. nauki decyzyjnej firmy farmaceutycznej Johnson & Johnson był w stanie wykorzystać modele analityczne do zestawienia istniejących zestawów umiejętności z przewidywanymi potrzebami i przygotować pracowników na przyszłe wyzwania.

7. Zwiększa zaangażowanie pracowników

Utrzymanie zaangażowania pracowników wykracza poza samo oferowanie benefitów — chodzi o tworzenie miejsca pracy, w którym czują się wysłuchani, doceniani i zmotywowani.

Na przykład badanie firmy Nectar wykazało, że 80% pracowników zgodziło się, że uznanie zwiększa ich motywację do osiągania sukcesów w pracy.

Oprogramowanie HR ułatwia to, zapewniając narzędzia do przeprowadzania ankiet pracowniczych, zbierania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym oraz prowadzenia programów uznania.

Zespoły mogą zbierać informacje na temat nastrojów pracowników, identyfikować obszary wymagające poprawy i podejmować działania, zanim problemy z zaangażowaniem doprowadzą do odejść pracowników.

Funkcje uznania pozwalają również menedżerom i współpracownikom świętować osiągnięcia oraz wzmacniać wartości firmy, budując kulturę doceniania i przynależności.

8. Usprawnia wdrażanie pracowników

Nieuporządkowany proces wdrażania może sprawić, że nowo zatrudnione osoby poczują się zagubione, przytłoczone, a nawet zaczną kwestionować swoją decyzję o dołączeniu do firmy.

Specjalistyczne oprogramowanie do wdrażania pracowników pomaga stworzyć uporządkowane i dopasowane doświadczenie dzięki portalom samoobsługowym, formularzom cyfrowym oraz automatycznym listom kontrolnym.

Nowi pracownicy mogą wypełnić dokumenty, uzyskać dostęp do materiałów szkoleniowych i zacząć nawiązywać relacje z zespołem jeszcze przed pierwszym dniem pracy, dzięki czemu czują się mile widziani i przygotowani. 

Eliminując niejasności i opóźnienia, dobrze uporządkowany proces wdrażania poprawia retencję, zwiększa zaangażowanie i pomaga nowo zatrudnionym osobom szybciej osiągnąć produktywność.

9. Wspiera pracę zdalną i hybrydową

Zarządzanie zdalnym lub hybrydowym zespołem wiąże się z wyjątkowymi wyzwaniami — niepołączone systemy, luki w komunikacji i niespójne wdrażanie pracowników mogą utrudniać produktywność.

Chmurowe platformy HR rozwiązują te problemy, zapewniając pracownikom i zespołom HR dostęp do niezbędnych narzędzi z dowolnego miejsca (między innymi korzyści płynących z chmurowego oprogramowania HR).

Dzięki funkcjom takim jak wirtualne wdrażanie pracowników, monitorowanie wyników i cyfrowa współpraca pracownicy zdalni pozostają w kontakcie i są zaangażowani, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Jeśli korzystasz z modelu hybrydowego, oprogramowanie do rezerwacji biurek może pomóc w efektywnym zarządzaniu przestrzenią biurową.

Nie tylko poprawia to efektywność przepływu pracy, ale także wzmacnia poczucie przynależności, zapewniając, że rozproszone zespoły pozostają produktywne i działają zgodnie z celami firmy.

10. Poprawia komunikację

Jasna komunikacja jest niezbędna do utrzymania zaangażowania pracowników i zapewnienia ich zgodnego działania, ale poleganie na rozproszonych wiadomościach e-mail i komunikatach może prowadzić do dezorientacji i pomijania informacji. 

Oprogramowanie HR upraszcza ten proces, zapewniając wbudowane narzędzia komunikacyjne, takie jak ogłoszenia dla całej firmy, komunikatory wewnętrzne i powiadomienia o zadaniach. 

Pracownicy są na bieżąco z aktualizacjami zasad, nadchodzącymi wydarzeniami i ważnymi terminami, dzięki czemu nigdy nie przeoczą kluczowych informacji (choć to, czy nadal zwracają uwagę, to zupełnie inna kwestia).

Scentralizowane centrum komunikacji nie tylko zwiększa przejrzystość, ale także sprzyja tworzeniu bardziej zintegrowanego i lepiej poinformowanego miejsca pracy.

11. Zwiększa bezpieczeństwo

Dział HR przetwarza wysoce wrażliwe dane pracowników — informacje dotyczące wynagrodzeń, dane osobowe i dokumenty związane ze zgodnością z przepisami — dlatego bezpieczeństwo jest najwyższym priorytetem.

Bez odpowiednich zabezpieczeń firmy narażają się na wycieki danych, kradzież tożsamości lub niezgodność z przepisami dotyczącymi prywatności.

Oprogramowanie HR zwiększa bezpieczeństwo dzięki szyfrowaniu, mechanizmom kontroli dostępu opartym na rolach i automatycznym kopiom zapasowym, zapewniając, że tylko upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do kluczowych informacji.

Dzięki wbudowanym funkcjom zapewniającym zgodność z przepisami, takimi jak RODO i SOC 2, firmy mogą chronić dane pracowników, jednocześnie ograniczając ryzyko kosztownych incydentów związanych z bezpieczeństwem.

Jak wybrać właściwe oprogramowanie HR: proces w 8 krokach

Skoro znasz już potencjalne korzyści, jak wybrać właściwe rozwiązanie HR dopasowane do swoich potrzeb?

1. Określ swoje potrzeby: Oceń obecne wyzwania związane z HR i ustal, które procesy wymagają poprawy.
2. Ustal budżet: Określ, ile jesteś gotów zainwestować, i uwzględnij zarówno koszty początkowe, jak i bieżące opłaty abonamentowe. Doskonały artykuł Dana George’a na temat znajomości finansów w HR pomaga wyznaczyć przydatne wskaźniki, takie jak ROI.
3. Określ kluczowe funkcje: Sporządź listę niezbędnych funkcji, takich jak automatyzacja, portale samoobsługowe, monitorowanie zgodności, analityka, skalowalność lub integracje z istniejącymi narzędziami w używanym zestawie. Warto zebrać opinie kluczowych decydentów, zespołów HR, działu IT i poszczególnych pracowników, aby zapewnić zgodność z potrzebami biznesowymi i konkretnymi wymaganiami dotyczącymi oprogramowania.
4. Weź pod uwagę skalowalność: Upewnij się, że oprogramowanie może rozwijać się wraz z firmą i obsługiwać przyszłe potrzeby, takie jak praca zdalna, zgodność z przepisami w wielu krajach lub dodatkowe moduły.
5. Przeczytaj opinie i poproś o rekomendacje: Zapoznaj się z opiniami użytkowników i studiami przypadków oraz poproś o rekomendacje osoby ze swojej sieci zawodowej, pracujące w podobnych firmach, aby poznać rzeczywistą skuteczność rozwiązania.
6. Poproś o prezentacje: Umów kilka rozmów wstępnych i prezentacji z wybranymi platformami, aby porównać funkcje, użyteczność, integracje, możliwości rozbudowy i poziom wsparcia.
7. Przygotuj uzasadnienie biznesowe: Po zebraniu wszystkich powyższych danych nadszedł czas na przygotowanie uzasadnienia biznesowego dla oprogramowania HR, uwzględniającego takie elementy jak koszt oprogramowania HR, problemy, które zostaną rozwiązane, oraz ROI.
8. Zaplanuj wdrożenie i szkolenia: Weź pod uwagę czas konfiguracji, proces migracji danych i szkolenia pracowników, aby zapewnić płynne przejście.

Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi wyboru oprogramowania do zarządzania wynikami oraz modernizacji istniejącego oprogramowania HR.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Aby dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu HR i o tym, jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu, a otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.