Czym jest system HRMS? Funkcje, korzyści i historia

Jaka jest różnica między HRMS a HRIS?

HRIS to skrót od angielskiego określenia system informacji o zasobach ludzkich i jest używany zamiennie z terminem HRMS. Określenie to zaczęło być stosowane w latach 80., gdy rozwiązania IT były powszechnie określane mianem systemów informacji zarządczej (MIS). Później, gdy systemy zarządzania zasobami ludzkimi zostały zmodernizowane, skrót MIS zmieniono na HRIS.

Obecnie, po dalszym rozwoju technologicznym systemów zarządzania zasobami ludzkimi, które wykraczają poza przechowywanie danych pracowników, termin HRIS służy do opisywania bardziej podstawowych systemów zarządzania zasobami ludzkimi, podczas gdy HRMS oznacza systemy wyposażone w bardziej zaawansowane funkcje. Dla osoby takiej jak analityk HRMS przydatna jest wiedza wspólna dla obu systemów, jednak specjalistyczna znajomość każdego z nich jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu na tym stanowisku.

Pomimo kluczowych różnic między HRIS a HRMS, oba terminy są często używane synonimicznie do opisywania oprogramowania HR wykorzystywanego przez organizację do zarządzania danymi pracowników.

Historia systemów HRMS

Historia systemów HRMS sięga lat 70., gdy firmy chciały zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń i usprawnić zarządzanie personelem. W tamtym czasie korzystanie z komputerów było ograniczone, a firmy polegały na ręcznym wprowadzaniu danych podczas przeprowadzania ocen pracowników.

Pojawiły się komputery typu mainframe, które wykorzystywano do obliczania potrąceń i zarobków pracowników, monitorowania zobowiązań płacowych oraz drukowania papierowych czeków.

Jedną z pierwszych firm, które opracowały kompletny system HR, była firma PeopleSoft w 1987 roku. Jej system obejmował zarządzanie dokumentacją pracowników, administrację świadczeniami, czas pracy i obecność, rekrutację pracowników, raportowanie zgodności, naliczanie wynagrodzeń oraz szczegóły dotyczące wynagrodzeń. Specjaliści HR mogli wówczas lepiej automatyzować cykl życia pracownika, a także usprawniać decyzje dotyczące personelu.

Gwałtowny rozwój korzystania z internetu pod koniec lat 90. usprawnił procesy HR. Papierowe ogłoszenia o pracę szybko wychodziły z użycia i były zastępowane elektronicznymi tablicami ogłoszeń. Do 2000 roku zarządzanie wynagrodzeniami stało się w pełni elektroniczne, gdy samoobsługa pracowników i narzędzia do wpłat bezpośrednich zyskały powszechną popularność. 

W tym czasie pojawiły się usługi HR hostowane w chmurze, a do lat 2010. stały się powszechnie dostępne dla organizacji każdej wielkości i oferowane w przystępnych cenach.

Obecnie systemy HRMS i HRIS całkowicie zdominowały rynek i nadal wykorzystują najnowsze technologie. Na przykład platformy HRMS oparte na sztucznej inteligencji są obecnie wyposażone we wbudowaną analizę predykcyjną i sztuczną inteligencję, pomagając organizacjom w takich zadaniach jak wykrywanie trendów dotyczących personelu i analizowanie kandydatów podczas rekrutacji.

Funkcje systemu HRMS

System HRMS pomaga działowi HR działać wydajniej i dokładniej dzięki bezpiecznemu przechowywaniu danych oraz automatyzacji podstawowych procesów. Dobrze opracowany system HRMS będzie wspierać zespoły HR w następujących obszarach: 

Zarządzanie cyklem życia pracownika

Najlepszy system HRMS zapewni wsparcie pracownikom na każdym etapie ich cyklu życia zawodowego — od złożenia aplikacji, przez bieżące szkolenia i awanse, aż po administrację świadczeniami. Zarządzanie pracownikami może również obejmować gromadzenie, przechowywanie i analizowanie dokumentów oraz danych personelu.

Kolejną popularną funkcją systemu HRMS jest samoobsługa pracowników, która umożliwia im dostęp do własnych informacji i ich aktualizowanie, rezerwowanie urlopu itd.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Zarządzanie personelem

Funkcje zarządzania personelem w systemie HRMS pomagają firmom skutecznie zarządzać harmonogramami pracowników, obecnością i rozdzielaniem obciążenia pracą. Dzięki automatyzacji i aktualizacjom w czasie rzeczywistym minimalizują konflikty, zapewniają zgodność z przepisami prawa pracy i utrzymują produktywność personelu. Zaawansowane analizy umożliwiają lepsze prognozowanie zapotrzebowania na zasoby, ograniczając koszty i poprawiając efektywność operacyjną.

Istnieją również samodzielne systemy zarządzania personelem, jeśli tylko tego potrzebujesz.

Zaangażowanie pracowników

System HRMS może pomóc w utrzymaniu zaangażowania pracowników, wspierając zdobywanie nowych umiejętności, rozwój ścieżki kariery i zapewniając pracownikom uznanie (tj. poprzez oceny lub nagrody). Zatrudnianie, zwalnianie i przechodzenie na emeryturę nie powinny być jedynymi okazjami do kontaktu z pracownikami. System HRMS ułatwia tworzenie cykli pozytywnej informacji zwrotnej, ciągły rozwój i osiąganie osobistej satysfakcji.

Zarządzanie płacami

Jedną z podstawowych funkcji oprogramowania HRMS od momentu jego powstania było zarządzanie płacami. Dzięki funkcjom samoobsługowym w systemie HRMS pracownicy mogą zmieniać dobrowolne potrącenia, wysokość pobieranych podatków i rachunki do wpłat bezpośrednich, a także pobierać zestawienia swoich zarobków.

Zarządzanie wydajnością

Platformy HRMS często zawierają narzędzia do ustalania jasnych celów pracowników, dostosowywania ich do celów firmy oraz przeprowadzania regularnych ocen wydajności. Systemy te zapewniają uporządkowane mechanizmy przekazywania informacji zwrotnej, pomagając menedżerom identyfikować mocne strony i obszary wymagające poprawy w czasie rzeczywistym. Wspierając ciągły rozwój, pomagają w rozwoju kariery i zapewniają, że pracownicy pozostają zaangażowani i zmotywowani.

Planowanie personelu

Aby zatrzymać najlepsze talenty i zwiększyć zaangażowanie pracowników, większość firm koncentruje się na optymalizacji personelu, aby zachować odporność na zmiany (czasami określaną jako zarządzanie kapitałem ludzkim lub planowanie personelu). Systemy HRMS mogą dostarczyć potrzebnych danych biznesowych, aby sprawdzić, co działa w ramach personelu, a co wymaga poprawy. 

Korzyści z systemu HRMS

Systemy HRMS są uznawane za rodzaj podstawowego oprogramowania HR. Pomagają usprawniać funkcjonowanie sprawnie działających firm. Korzyści z systemu HRMS obejmują:

Oszczędność czasu

Specjaliści HR nie muszą już poświęcać tak dużej części swojego czasu na rutynowe aktualizacje, takie jak ręczne aktualizowanie informacji o pracownikach. Systemy HRMS dokładnie rejestrują i integrują wszystkie informacje w systemie.

Dokładność

Raportowanie danych finansowych bez błędów jest jedną z wielu korzyści, jakie organizacje mogą czerpać z korzystania z nowoczesnych systemów HRMS.

Samoobsługa pracowników

Bezpieczne funkcje samoobsługowe zintegrowane z systemami HRMS przyczyniły się do wzrostu produktywności. Mniej czasu traci się na konsultowanie z profesjonalistami HR kwestii, do których dostęp jest już możliwy z poziomu systemów HRMS. Przykładowo pracownicy mogą samodzielnie łatwo uzyskiwać dostęp do formularzy, takich jak W-2, a także generować zestawienia płatności.

Scentralizowane przechowywanie danych

Wszystkie dane pracowników są zintegrowane w jednym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie i udostępnianie za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Zwiększa to bezpieczeństwo poufnych informacji, ponieważ dostęp do różnych plików i informacji można szyfrować i ograniczać za pomocą przypisanych uprawnień.

Raportowanie na żądanie

Udostępnianie raportów innym działom jest tak łatwe, jak kliknięcie myszą komputerową. Nie trzeba wykonywać żmudnej pracy polegającej na porządkowaniu różnych arkuszy Excela.

Promowanie kultury samoobsługi

Pracownicy samodzielnie wykonują różne zadania, takie jak generowanie zestawień płatności i formularzy W-2.

Usprawnione zarządzanie danymi

Specjaliści HR mogą przeglądać i zarządzać ogromnymi ilościami danych za pomocą rozwiązania HRMS. Wyszukiwanie, filtrowanie i raportowanie danych również staje się znacznie łatwiejsze.

Mniej systemów do zarządzania

Jeden dobry system HRMS wystarczy, aby obsłużyć całą organizację w wielu kluczowych obszarach. Procesy HR są ujednolicone, zamiast korzystania z oddzielnych narzędzi do obsługi płac, rekrutacji, świadczeń i tak dalej. Zrozumienie struktury kosztów rozwiązań HRMS pomaga organizacjom podejmować świadome decyzje dotyczące tego ujednoliconego podejścia.

Szybkie procesy wdrażania nowych pracowników

Specjaliści HR mogą korzystać z rozwiązań do automatyzacji wdrażania nowych pracowników, które zmniejszają część obciążeń administracyjnych związanych z wdrażaniem nowych pracowników bez uszczerbku dla procesu rekrutacji.

Bezpieczeństwo HRMS

Bezpieczeństwo to jedna z najważniejszych funkcji HRMS, których firmy nie powinny pomijać. System HRMS powinien zapewniać dostęp do danych pracowników oparty na rolach, segmentację systemu dla różnych działów, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie danych oraz silne hasła i dobre zasady ich resetowania.

Wybór systemu HRMS

Mam nadzieję, że znasz już dobrą odpowiedź na pytanie „Czym jest system HRMS?”, a także znasz jego funkcje i korzyści. Teraz możesz przejść do kolejnego kroku, czyli ustalenia, jak wybrać najlepszy system HRMS odpowiadający Twoim potrzebom. 

Na szczęście wykonaliśmy już tę pracę za Ciebie. Zapoznaj się więc z naszą listą najlepszych systemów HRMS lub najlepszych systemów HRMS dla małych firm. Listy te pomogą Ci łatwo porównać najlepsze dostępne systemy i znaleźć opcję najlepiej dopasowaną do Twoich potrzeb. 

Bądź na bieżąco

Blog i podcast People Managing People powstały po to, aby pomóc Ci stać się lepszym liderem ludzi i katalizatorem zdrowej kultury organizacyjnej. 

Możesz również zapisać się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o publikacji nowych artykułów i podcastów zawierających najnowsze przemyślenia na temat HR, pochodzące od ekspertów z dziedziny przywództwa i zarządzania z całego świata.