Dane pracowników: rodzaje, zastosowania i najlepsze praktyki

Ale czym dokładnie są dane pracowników i jak je gromadzić? Ponadto, jakie są kwestie etyczne i jak zapewnić bezpieczeństwo danych?

Rodzaje danych pracowników

Rozpocznijmy naszą podróż po świecie danych pracowników od bliższego przyjrzenia się różnym rodzajom danych, z którymi mamy do czynienia na co dzień. 

Nie będziemy tutaj zagłębiać się w złożoną teorię danych — potraktujmy to raczej jak swobodną rozmowę przy lunchu połączoną z nauką. 

Dane osobowe:

• Podstawowe informacje: imię i nazwisko, data urodzenia, adres i tak dalej.

Informacje o zatrudnieniu:

• Opis stanowiska, nazwa stanowiska i dział
• Data rozpoczęcia pracy
• Szczegóły i status zatrudnienia (pełny etat, część etatu, umowa i tak dalej)
• Szczegóły wynagrodzenia (pensja, premie, świadczenia)
• Miejsce pracy i przydział do biura

Wykształcenie i doświadczenie zawodowe:

• Kwalifikacje akademickie (uzyskane stopnie naukowe, ukończone szkoły)
• Certyfikaty zawodowe
• Poprzednie doświadczenie zawodowe

Wyniki pracy i historia zatrudnienia:

• Oceny wyników pracy i ewaluacje
• Przydzielone zadania i projekty
• Historia wynagrodzeń
• Awanse i przeniesienia
• Działania dyscyplinarne i ostrzeżenia

Ewidencja czasu pracy i obecności:

• Ewidencja czasu pracy i obecności
• Nadgodziny i wnioski o czas wolny
• Historia czasu pracy i obecności pracownika

Świadczenia i wynagrodzenie:

• Informacje o ubezpieczeniu zdrowotnym
• Szczegóły planu emerytalnego
• Opcje na akcje lub przyznane udziały
• Informacje o potrącaniu podatku
• Potrącenia i składki

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Dane kontaktowe w nagłych przypadkach:

• Imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe najbliższych krewnych lub osób do kontaktu w nagłych przypadkach

Informacje dotyczące różnorodności i danych demograficznych:

• Płeć
• Rasa/pochodzenie etniczne
• Status osoby z niepełnosprawnością
• Status weterana (jeśli ma zastosowanie)

Informacje kadrowe

• Liczba pracowników

Dokumenty prawne i dotyczące zgodności:

• Umowy o pracę
• Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
• Umowy o poufności
• Formularze I-9 (weryfikacja uprawnień do zatrudnienia)
• Formularze podatkowe (W-4, W-2, 1099 i tak dalej)

Wskaźniki i cele dotyczące wyników:

• Kluczowe wskaźniki wyników (KPI)
• Cele i założenia
• Oceny wyników obejmujące dane dotyczące wyników
• Plany poprawy wyników (PIP)

Szkolenia i rozwój:

• Historia szkoleń i certyfikaty
• Oceny umiejętności i kompetencji

Dokumentacja odejść i rozwiązania stosunku pracy:

• Rozmowy wyjściowe
• Staż pracy
• Powody rozwiązania stosunku pracy
• Informacje dotyczące końcowego wynagrodzenia i świadczeń

Zaangażowanie pracowników

• Opinie z ankiet
• Opinie z rozmów
• Wskaźnik rekomendacji netto pracowników

Wskaźniki rekrutacyjne

• Źródło pozyskania pracownika
• Wskaźnik akceptacji ofert pracy
• Koszt zatrudnienia pracownika
• Czas potrzebny na zatrudnienie

Powyższe dane można łączyć na coraz bardziej zaawansowane sposoby, aby usprawniać procesy i ogólne doświadczenia pracowników.

Możesz na przykład przeanalizować wskaźniki odejść w określonych grupach demograficznych albo sprawdzić, czy pracownicy odchodzą wkrótce po awansie.

Następnie możesz przedstawić te dane odpowiednim interesariuszom i właściwie przydzielić zasoby.

Dlaczego dane pracowników są przydatne?

Dane pracowników mają kluczowe znaczenie dla podejmowania trafnych decyzji dotyczących personelu oraz zachowania zgodności z przepisami prawa pracy, przepisami podatkowymi i regulacjami dotyczącymi ochrony danych.

Organizacje muszą na przykład prowadzić dokładną dokumentację płacową, obejmującą wypłacone wynagrodzenia, pobrane podatki i składki pracodawcy, aby przestrzegać przepisów podatkowych i zapewnić prawidłowe raportowanie do organów państwowych.

To może wydawać się nudne, ale jak wspomniano we wstępie, dane pracowników, takie jak dane demograficzne, wskaźniki odejść i inne wskaźniki HR, można wykorzystać do opowiedzenia historii o tym, co dzieje się w organizacji, a następnie do podejmowania strategicznych decyzji.

Na przykład IBM przeprowadził szczegółową analizę odejść pracowników, aby zidentyfikować kluczowe czynniki wpływające na rotację. Odkryto, że wskaźnik odejść pracowników, którzy często podróżowali, był 2,4 razy wyższy niż w przypadku osób, które podróżowały rzadko. 

Ponadto pracownicy działu zasobów ludzkich wykazywali większą skłonność do odchodzenia. Dzięki tym informacjom IBM mógł rozwiązać konkretne problemy i opracować strategie ograniczenia rotacji. ​

Jak zbierać dane pracowników

Dobrą wiadomością jest to, że zebranie wszystkich tych danych jest dość proste, jeśli dysponujesz odpowiednimi narzędziami.

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS)

System HRIS pomaga organizować i przechowywać wszystkie dane pracowników w formie cyfrowej, w jednej centralnej lokalizacji, dzięki czemu można je łatwo przeglądać i aktualizować. 

Automatyzuje codzienne zadania HR, takie jak monitorowanie urlopów i zarządzanie dokumentacją pracowników, a także umożliwia szybkie generowanie raportów w celu wykrywania trendów lub zachowania zgodności z przepisami prawa pracy.

System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS)

System HRMS jest bardziej kompleksowym rozwiązaniem, które wykracza poza HRIS dzięki integracji z innymi funkcjami biznesowymi. Nie tylko pomaga w zbieraniu danych, lecz także wspiera planowanie zatrudnienia, przetwarzanie płac i zarządzanie zgodnością.

Systemy śledzenia kandydatów (ATS) 

Odgrywając kluczową rolę na wczesnych etapach gromadzenia danych, a konkretnie podczas rekrutacji, system ATS ułatwia gromadzenie danych dotyczących kwalifikacji i doświadczenia kandydatów oraz informacji zwrotnych z rozmów kwalifikacyjnych. Dane te można następnie przenieść do systemu HRIS lub HRMS, gdy kandydat zostanie nowo zatrudnionym pracownikiem.

Oprogramowanie do analityki pracowników 

Specjalistyczne oprogramowanie do analityki pracowników pozwala nie tylko gromadzić, lecz także analizować dane pracowników, aby uzyskać wgląd w trendy dotyczące siły roboczej, wskaźniki wydajności i analizy predykcyjne. Często wysoce wyspecjalizowane narzędzia tego typu umożliwiają zespołom HR podejmowanie strategicznych decyzji, które wspierają sukces organizacji.

Oprogramowanie do analityki rekrutacyjnej 

Specjalistyczne oprogramowanie do analityki rekrutacyjnej, wyposażone w zaawansowane funkcje analityki rekrutacyjnej, umożliwia dogłębną analizę procesu zatrudniania.

Specjaliści HR i zespoły rekrutacyjne korzystają z niego, aby uzyskać wgląd w swoje strategie rekrutacyjne i podejmować decyzje oparte na danych.

Ankiety i rozmowy z pracownikami

Metody takie jak ankiety, spotkania skip-level i rozmowy stay interview dostarczają cennych informacji zwrotnych od pracowników, wiedzy o ich odczuciach i sugestiach. 

Te dane jakościowe pochodzące z narzędzi takich jak oprogramowanie do ankiet pracowniczych uzupełniają dane ilościowe przechowywane w systemach HRIS/HMRS i zapewniają całościowy obraz doświadczeń oraz postrzegania organizacji przez pracowników.

Oprogramowanie do ocen pracowniczych

Narzędzia do zarządzania wydajnością pomagają śledzić i przechowywać najważniejsze dane pracowników, takie jak cele, informacje zwrotne, oceny i plany rozwoju, w jednym łatwo dostępnym miejscu.

Ułatwia to dostrzeganie trendów, wspieranie rozwoju oraz podejmowanie świadomych decyzji dotyczących awansów lub szkoleń.

Dobre praktyki dotyczące danych pracowników

Zarządzanie danymi pracowników wymaga znalezienia równowagi między przestrzeganiem dobrych praktyk a zapewnieniem bezpieczeństwa danych, zgodności z przepisami i etycznego traktowania pracowników. 

More Articles

• 17 najlepszych certyfikatów z analityki HR 2026
• Systemy HRIS, HRMS a HCM: jaka jest różnica?

Dobre praktyki w zakresie higieny danych

Higiena danych ma kluczowe znaczenie dla zachowania ich jakości, dokładności i użyteczności. Niewłaściwa higiena danych może prowadzić do różnego rodzaju błędów, nieefektywności i utraconych możliwości.

Oto, co należy zrobić:

• Dokładność i integralność danych: Prowadź dokładne i aktualne rejestry pracowników. W tym celu regularnie kontroluj i weryfikuj dane, aby zapewnić ich poprawność. Nieprawidłowe dane mogą prowadzić do błędów w naliczaniu wynagrodzeń i świadczeń oraz do problemów (np. katastrofy).
• Zasady przechowywania danych: Opracuj jasne zasady przechowywania danych, określające, jak długo dane pracowników będą przechowywane oraz kiedy powinny zostać bezpiecznie usunięte lub zarchiwizowane. Zapewnia to zgodność z wymogami prawnymi i ogranicza bałagan w danych.
• Utylizacja danych: Podczas usuwania dokumentacji fizycznej lub elektronicznej stosuj bezpieczne procedury niszczenia danych. Niszcz dokumenty papierowe i bezpiecznie usuwaj dane z nośników elektronicznych, aby zapobiec wyciekowi danych.
• Kopie zapasowe danych: Regularnie twórz kopie zapasowe danych pracowników, aby zapobiec ich utracie w przypadku awarii systemu lub uszkodzenia danych. Testuj procedury przywracania danych, aby upewnić się, że można je odzyskać.

Wskazówka

Regularnie planuj porządkowanie dokumentacji, w rytmie, który jest dla Ciebie wygodny. Na przykład, gdy mój zespół przetwarza zmiany w danych pracowników, członkowie zespołu porządkują dokumentację w trakcie pracy, zamiast odkładać to do końca dnia i zajmować się wszystkim jednocześnie. Odkryliśmy, że jest to skuteczniejszy sposób na pamiętanie o uporządkowaniu całej dokumentacji związanej z każdą zmianą. — Jessica Cieslinski, specjalistka ds. zasobów ludzkich, Arhaus

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo dotyczy nas wszystkich, a ochrona poufnych danych organizacji ma szczególne znaczenie. 

Mając to na uwadze, oto kilka dobrych praktyk, które warto rozważyć, zajmując się bezpieczeństwem:

• Regularne oceny ryzyka związanego z danymi: Regularnie oceniaj ryzyko i podatności związane z danymi, aby identyfikować potencjalne zagrożenia i słabe punkty w praktykach zarządzania danymi oraz podejmować działania naprawcze. Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu tych systemów, skontaktuj się z konsultantem ds. zarządzania danymi, który zapewni Ci potrzebne wsparcie.

• Plan reagowania na incydenty: Opracuj i udokumentuj kompleksowy plan reagowania na incydenty, aby szybko reagować na naruszenia danych lub incydenty związane z bezpieczeństwem. Upewnij się, że pracownicy znają kroki, które należy podjąć w przypadku naruszenia danych, i utrwal ten plan w kulturze swojej firmy.
• Środki cyberbezpieczeństwa: Stosuj solidne środki cyberbezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, zapory sieciowe i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby chronić poufne informacje.
• Kontrola dostępu: Wdróż rygorystyczne mechanizmy kontroli dostępu, aby ograniczyć liczbę osób, które mogą uzyskać dostęp do danych pracowników. Dostęp powinien być przyznawany wyłącznie upoważnionym osobom, na podstawie ich ról i obowiązków. Regularnie przeglądaj i aktualizuj uprawnienia dostępu, aby zminimalizować ryzyko naruszeń danych.
• Zarządzanie ryzykiem dostawców i podmiotów zewnętrznych: Jeśli korzystasz z zewnętrznego oprogramowania lub usług HR, przeprowadź analizę należytej staranności, aby ocenić ich praktyki w zakresie bezpieczeństwa danych. Zwróć na przykład uwagę na certyfikaty takie jak ISO 27001 i SOC 2 oraz upewnij się, że dostawcy przestrzegają tych samych standardów ochrony danych, które stosujesz wewnętrznie.
• Zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych: Bądź na bieżąco z przepisami dotyczącymi prywatności danych, takimi jak GDPR (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), CCPA (kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów) i inne obowiązujące przepisy. Upewnij się, że gromadzisz, przechowujesz i przetwarzasz dane pracowników zgodnie z tymi regulacjami. Pamiętaj, że w razie potrzeby musisz uzyskać zgodę. W przypadku specjalistów odpowiedzialnych za te wymagania certyfikaty zgodności mogą pomóc sformalizować wiedzę specjalistyczną w obszarach takich jak prywatność i ochrona danych.
• Ścieżki audytu i rejestrowanie: Prowadź ścieżki audytu i dzienniki dostępu do danych oraz ich zmian. Dokumentacja ta może pomóc w badaniu incydentów związanych z bezpieczeństwem i wykazywaniu zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych.

Etyka

We wszystkich aspektach przetwarzania danych traktuj priorytetowo kwestie etyczne, aby zapewnić sprawiedliwość, szacunek i zaufanie do praktyk stosowanych w Twojej organizacji.

• Od początku promuj odpowiedzialne praktyki związane z danymi (od wdrożenia pracownika) i zniechęcaj do niewłaściwego wykorzystywania lub nieuprawnionego udostępniania informacji o pracownikach.
• Uzyskuj świadomą zgodę pracowników przed gromadzeniem i przetwarzaniem ich danych. W przejrzysty sposób informuj, jak będą wykorzystywane ich dane, oraz udostępniaj jasne informacje dotyczące prywatności.
• Programy szkoleniowe dla specjalistów HR i pracowników w zakresie przechowywania danych oraz najlepszych praktyk ochrony danych. Promuj kulturę świadomości prywatności danych w całym środowisku pracy, aby zminimalizować ryzyko przypadkowego ujawnienia danych.

Dane pracowników: lekkomyślne zarządzanie może mieć opłakane skutki 

W codziennej pracy związanej z zarządzaniem personelem w naturalny sposób gromadzimy i przechowujemy wiele informacji o pracownikach, dlatego należy pamiętać, że nie jest to kwestia, do której można podchodzić lekkomyślnie.

Zarządzanie danymi pracowników to wieloaspektowe zadanie, które wymaga delikatnego wyważenia zgodności z prawem, bezpieczeństwa danych i kwestii etycznych. To nie jest zadanie dla osób o słabych nerwach.

Dlatego pamiętaj, że w przypadku danych pracowników lepiej zachować nadmierną ostrożność, niż podchodzić do nich beztrosko. Zależą od tego zaufanie pracowników i reputacja Twojej organizacji.

Aby nie kończyć w tak poważnym tonie, pamiętaj również, że dane pracowników są niczym supermoc, która pomaga działowi HR stać się bardziej strategicznym partnerem. Możesz nawet trochę się przy tym pobawić.

Dowiedz się, jak najlepiej prezentować dane, czytając doskonały artykuł Liama Reese'a na temat analizy danych HR.

Możesz zwiększyć swoje kompetencje w zakresie danych, uczestnicząc w konferencji poświęconej analityce pracowników lub biorąc udział w kursie analityki HR i/lub zdobywając certyfikat zarządzania dokumentacją.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Aby dowiedzieć się więcej o danych pracowników i strategicznym zarządzaniu talentami, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.