Jak działają systemy śledzenia kandydatów?

Czym jest system śledzenia kandydatów?

System śledzenia kandydatów (ATS) to rodzaj oprogramowania rekrutacyjnego, którego celem jest usprawnienie procesu rekrutacyjnego, ograniczenie pracy ręcznej i poprawa jakości zatrudnianych osób poprzez pomoc firmom w szybkim identyfikowaniu wykwalifikowanych kandydatów i zarządzaniu nimi.

Systemy śledzenia kandydatów działają poprzez automatyzację i usprawnianie różnych zadań, takich jak publikowanie ofert pracy, komunikacja z kandydatami, śledzenie kandydatów na różnych etapach procesu rekrutacyjnego oraz organizowanie informacji o kandydatach w centralnej bazie danych.

Jak działają systemy śledzenia kandydatów?

W swojej istocie system ATS ma pomagać rekruterom w zarządzaniu kandydatami — od pierwszego kontaktu aż po końcową rozmowę kwalifikacyjną i (miejmy nadzieję) przyjęcie oferty.

W zależności od aplikacji mogą one również pomagać menedżerowi ds. rekrutacji w publikowaniu ofert pracy, wyszukiwaniu kandydatów, analizowaniu i ocenianiu kandydatów, przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych oraz składaniu ofert w trakcie całego procesu rekrutacyjnego.

Podstawą każdego oprogramowania do śledzenia kandydatów jest baza danych przechowująca dane kandydata oraz informacje o jego aplikacji, np. życiorys, list motywacyjny i opinie z rozmów kwalifikacyjnych.

Zespoły rekrutacyjne mogą następnie skonfigurować narzędzie zgodnie ze swoim procesem rekrutacyjnym i przesuwać kandydatów dalej w miarę przechodzenia przez kolejne etapy. Koniec z uciążliwymi arkuszami kalkulacyjnymi!

Automatyzacje w programie, takie jak przypomnienia, pomagają zagwarantować, że żadne kroki nie zostaną pominięte i że nikt nie „wypadnie z systemu”.

Do innych przydatnych funkcji należy możliwość wysyłania masowych wiadomości e-mail z odrzuceniem kandydatur na podstawie określonych kryteriów.

Specjaliści HR uczestniczący w szczytach poświęconych rozwiązaniom kadrowym często lepiej rozumieją, jak skutecznie integrować systemy śledzenia kandydatów. Udział w takich szczytach może pokazać, jak systemy śledzenia kandydatów usprawniają rekrutację i pomagają szybciej identyfikować najlepsze talenty.

Jakie są najważniejsze funkcje systemu śledzenia kandydatów?

Podobnie jak w przypadku każdego oprogramowania rekrutacyjnego, każdy dostawca ATS oferuje inne funkcje i możliwości.

Niektóre rozwiązania pomagają na przykład dotrzeć do rynku i pozyskiwać kandydatów, a także analizować aplikacje. 

Inne umożliwiają automatyzację procesów rekrutacyjnych, takich jak planowanie rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem. Do najważniejszych funkcji systemu śledzenia kandydatów należą:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Publikowanie ofert pracy

Niektóre systemy ATS pełnią również funkcję platform do publikowania ofert pracy, które umożliwiają szybkie zamieszczanie opisów stanowisk na stronach kariery firmy, a także w serwisach z ofertami pracy i kanałach społecznościowych.

Korzyści z tego rozwiązania — *ogromna oszczędność czasu i spójne ogłoszenia o pracę* — widać natychmiast!

Kontakt mailowy

Po znalezieniu listy potencjalnych kandydatów większość systemów ATS może pomóc w tworzeniu, wysyłaniu, śledzeniu i optymalizowaniu spersonalizowanych wiadomości e-mail w ramach procesu pozyskiwania talentów.

Baza kandydatów

Informacje o kandydatach, w tym wszelkie interakcje z nimi, są przechowywane w dokumentacji (sprawdź jednak, jak długo zgodnie z prawem możesz je przechowywać), co pozwala budować bazę kandydatów i rozwijać relacje z czasem. Dlatego systemy ATS są czasami określane jako oprogramowanie do zarządzania bazą rekrutacyjną.

Importowanie życiorysów

Gdy kandydaci zaczną odpowiadać na Twoje ogłoszenie o pracę, prawdopodobnie będziesz otrzymywać życiorysy z wielu źródeł.

Niektórzy kandydaci mogą nawet wybrać tradycyjną drogę i wysłać swój życiorys pocztą lub wręczyć Ci jego papierową kopię.

Najlepsze rozwiązanie ATS będzie oferować elastyczne opcje importowania — od skanowania papierowych dokumentów po pobieranie aplikacji z Indeed do bazy danych. (Korzystanie z dodatkowego oprogramowania do selekcji CV może również usprawnić ten proces, jeśli masz do czynienia z dużą liczbą kandydatów).

Oprogramowanie ATS ułatwia zgromadzenie wszystkich aplikacji w jednym miejscu.

Elektroniczne CV są szybko importowane do systemu, papierowe dokumenty są przekształcane w dokumenty cyfrowe, które można skanować pod kątem odpowiednich słów kluczowych i wskaźników doświadczenia, a dane z zewnętrznych stron internetowych są przekształcane w informacje użyteczne i czytelne dla użytkownika końcowego. 

Analizowanie CV

Funkcja analizowania CV jest świetnym rozwiązaniem, gdy otrzymujesz mnóstwo aplikacji, ponieważ umożliwia szybkie przeanalizowanie setek CV za pomocą wcześniej wybranych kryteriów.

Skanowanie ATS pomaga również w znajdowaniu istotnych informacji niezależnie od tego, gdzie znajdują się one w dokumencie. 

Chociaż istnieją pewne standardy formatowania CV, każde CV jest inne. Na przykład niektóre osoby wymieniają swoje umiejętności przy każdym doświadczeniu zawodowym, podczas gdy inne tworzą osobny nagłówek, aby wymienić je na końcu. 

Funkcja analizowania CV wyodrębnia słowa kluczowe z każdego CV, niezależnie od formatu, i kategoryzuje kandydatów do pracy według tego, którzy z nich najlepiej pasują do opisu stanowiska.

Planowanie rozmów kwalifikacyjnych

System ATS może synchronizować się z kalendarzami i korzystać z wbudowanego oprogramowania do planowania rozmów kwalifikacyjnych, aby automatyzować planowanie rozmów, a także wysyłanie niezbędnych informacji i przypomnień.

Śledzenie kandydatów

System ATS pomaga zespołowi ds. zasobów ludzkich śledzić, z kim się skontaktowano, na jakim etapie znajduje się każda osoba oraz kiedy może przypadać dobry termin na kontakt zwrotny. Pomaga to usprawnić proces rekrutacji i zapewnić doskonałe doświadczenie kandydata.

Analiza danych

Jeśli Twój zespół HR ma do zrealizowania określone cele liczbowe, platforma ATS powinna również umożliwiać ich śledzenie i raportowanie. 

Będziesz mieć możliwość śledzenia i raportowania kluczowych informacji dotyczących wskaźników rekrutacyjnych, takich jak to, które źródła są najbardziej skuteczne i na którym etapie odpada najwięcej kandydatów.

Bardziej zaawansowane analizy mogą kosztować więcej, dlatego sprawdź, co obejmuje cennik ATS.

Jakie są korzyści z korzystania z systemu ATS?

Omówiliśmy to szerzej w naszym artykule na temat korzyści z korzystania z ATS, ale podsumowując, korzystanie z systemu ATS może przynieść Twojej organizacji następujące korzyści:

1. Większa efektywność i oszczędność czasu: Centralizuje zarządzanie danymi i usprawnia proces rekrutacji.
2. Lepsze doświadczenie kandydata: Upraszcza proces aplikowania i automatyzuje komunikację, przyczyniając się do poprawy doświadczenia kandydata.
3. Lepsza organizacja i współpraca: Standaryzuje procesy i usprawnia współpracę w zespole.
4. Ulepszone raportowanie i analityka: Wbudowane narzędzia analityczne do rekrutacji dostarczają opartych na danych informacji i zapewniają zgodność z przepisami.
5. Skalowalność: Obsługuje duże wolumeny oraz konfigurowalne przepływy pracy HR.
6. Redukcja kosztów: Ogranicza zależność od rekruterów i zmniejsza koszty administracyjne.
7. Lepsza jakość kandydatów: Umożliwia kierowanie reklam ofert pracy do odpowiednich odbiorców i poprawia dopasowanie umiejętności.

Ogólnie rzecz biorąc, system ATS usprawnia rekrutację, poprawia decyzje dotyczące zatrudnienia i wzmacnia strategię rekrutacyjną.

Czy wiele firm korzysta z oprogramowania ATS? 

Co najmniej 40% firm korzysta obecnie z platformy ATS. Odsetek ten jednak rośnie, ponieważ firmy na całym świecie koncentrują się na zwiększaniu swojej konkurencyjności technologicznej w dobie internetu, dużych zbiorów danych i ekosystemów internetowych. 

Większość dużych korporacji od dawna korzysta z systemów ATS lub innych rodzajów oprogramowania rekrutacyjnego, niezależnie od tego, czy jest to system zewnętrzny, czy portal dla kandydatów zintegrowany z ich własnym oprogramowaniem HR. 

Jednak na szczęście małe i średnie firmy mają teraz dostępne opcje inwestowania w te systemy i czerpania z nich korzyści.

Dlatego przygotowaliśmy tę przydatną listę najlepszych systemów śledzenia kandydatów dla małych firm.

Lepsze doświadczenie rekrutacyjne dla obu stron

Oprogramowanie ATS może zaoszczędzić czas, a tym samym pieniądze, automatyzując znaczną część procesu rekrutacji nowych pracowników.

Dotyczy to szczególnie nowoczesnych systemów ATS opartych na sztucznej inteligencji, ponieważ mogą one znacznie przyspieszyć proces selekcji kandydatów.

To, co zwiększa efektywność zespołów rekrutacyjnych, jest również korzystne dla kandydatów, a systemy ATS prawdopodobnie poprawią doświadczenia kandydatów i pomogą zagwarantować, że żaden z nich nie zostanie pominięty. Jednak ważne jest, aby wybrać najlepszy system ATS dopasowany do swoich potrzeb.

Aby uzyskać więcej informacji na temat oprogramowania HR i najlepszych praktyk, zapisz się do newslettera People Managing People.